会議の目標と議題を決定する: 開札会議の前に、会議が効率的に行われるように、会議の目標と議題の取り決めを明確にする必要があります。

参加者のリストを決定する: 調達担当者、入札担当者、入札書類レビューの専門家を含む参加者のリストを決定します。

開札資料の作成：入札書類、入札者名簿、入札評価基準等を含む開札資料を作成し、資料の充実度を確認します。

開札の場所と時間を決定する: 開札の具体的な場所と時間を決定し、開札会場の設備と環境が開札会議のニーズを満たすことができることを確認します。

主催者のスピーチ: 主催者は開会の挨拶をし、会議の目的と重要性を紹介し、出席してくれた参加者に感謝の意を表します。

会議の背景説明: 参加者がプロジェクトを明確に理解できるように、プロジェクトの目的、規模、要件など、プロジェクトの背景情報を簡単に紹介します。

入札書類の概要: 参加者が関連する質問を理解し、回答できるように、入札書類の概要を提供し、入札書類の構造と内容を紹介します。

入札者の資格の確認: 入札書類に指定された資格を満たしているかどうか、完全な入札書類を提出したかどうかなど、入札者の資格を確認します。

入札エンベロープを開く: 入札開始時間のシーケンスに従って、入札エンベロープを順番に開きます。

入札見積書の確認: 入札見積書の正確性と完全性をチェックして、入札書類の見積書が開札フォームと一致していることを確認します。

技術文書レビュー：入札者が提出したプロジェクト計画書や施工図などの技術文書をレビューし、入札文書の要件を満たしているかどうかを評価します。

ビジネス文書のレビュー: 契約条件、価格条件などを含む入札者によって提出されたビジネス文書をレビューし、それらが準拠しており合理的であるかどうかを評価します。

資格書類の審査：企業の資格証明書、プロジェクトの経験などを含む、入札者によって提出された資格書類を審査し、関連する資格要件を満たしているかどうかを評価します。

入札評価結果記録：各入札者の技術点、ビジネス点、総合点などの入札評価結果を記録します。

入札者からの質問に答える: 参加入札者からの質問に答え、その回答が正確かつ明確であることを確認して、入札者が入札書類をより明確に理解できるようにします。

補足書類の説明：入札書類を補足または修正する必要がある場合は、すべての入札者が変更内容を理解できるように明確に説明してください。

入札書類の明確化と変更：入札書類に明確化または変更が必要な内容がある場合は、対応する調整を行い、すべての入札者に変更内容を通知します。

秘密保持業務の紹介：秘密保持業務の重要性を紹介し、入札書類の秘密を確保するための秘密保持業務の具体的な取り組みについて説明します。

機密保持声明への署名: 入札書類の内容を権限のない者に開示しないことを保証するために、参加入札者に機密保持声明への署名を要求します。

残っている問題を記録する: 開札プロセス中に発生した残りの問題を記録し、解決とフォローアップの責任を負う関連担当者を指名します。

やるべきことの決定：開札会議後の入札評価業務の段取りや入札結果の発表など、業務を円滑に進めるための具体的なやるべきことを確認します。

司会者の締めの挨拶：司会者が開札会議の締めくくりの挨拶を行い、開札会議の全体状況を説明し、改めて参加者への感謝の意を表します。

閉会のアナウンス: 開札会議の正式な閉会を発表し、会議の要件に従ってフォローアップ作業を行うよう関係者に通知します。