Công tác Thu phí

Công tác Thu phí
1.
Giám sát, định hướng kế hoạch hành động hàng tháng của CB QLTP
5.
Định hướng xây dựng chính sách khen thưởng, hỗ trợ thu phí
4.
Sắp xếp, bố trí lực lượng thu phí Công ty
3.
Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng công tác Thu phí
2.
Giám sát/định hướng công tác Quản lý công nợ TVV
Tìm hiểu và đánh giá thực trạng lực lượng thu phí tại Công ty (từ thực tế và báo cáo của TP.DVKH, CB QLTP)
Sắp xếp, bố trí lại lực lượng chuyên thu, TVV vừa khai thác vừa thu phí tối ưu hơn
TVV chuyên thu/TVV vừa khai vừa thu
Trưởng Ban, Trưởng Nhóm thu phí
Bố trí chuyên thu hiện tại (mục tiêu để hỗ trợ tốt cấp quản lý trong công tác thu phí để lực lượng này dành thời gian cho quản lý Ban/Nhóm)
Xây dựng thêm chuyên thu trong Ban/Nhóm để hỗ trợ công tác thu phí (nếu cần: VD lượng khách hàng,hợp đồng/1 chuyên thu đang quá tải,...)
Quy định Bàn giao HĐ TVV PA/nghỉ việc/vi phạm cho ai
Số lượng, địa bản giao quản lý
Số lượng HĐ giao quản lý, số lượng hóa đơn PS hàng tháng (quy mô phí phải thu)
Khả năng CSKH với khối lượng công việc hiện tại? Có đảm bảo được công tác thu phí không? Có cần bàn giao HĐ không?
Số lượng HĐ giao quản lý, số lượng hóa đơn PS hàng tháng
Công tác thu phí ảnh hưởng thế nào đến việc quản lý Ban/Nhóm?
Ban/Nhóm có TVV chuyên thu chưa? Cần thiết xây dựng thêm chuyên thu trong Ban/Nhóm không?
Quan điểm/thái độ với công tác thu phí: có nhận thức được vai trò của thu phí và lợi ích từ thu phí và CSKH?
Quan điểm/thái độ với công tác thu phí: có nhận thức được vai trò của thu phí và lợi ích từ thu phí và CSKH?
Vai trò trong việc đôn đốc thu phí
Phù hợp địa bàn (VD nhà ở địa bàn nào gioao địa bàn đó?...)
Theo số lượng khách hàng (VD?...)
Người tuyển dụng
TB/TN của TVV tuyển dụng
Chuyên thu theo địa bàn
Ưu
Nhược
Ưu
Nhược
Ưu
Nhược
Tìm hiểu và đánh giá thực trạng chính sách khen thưởng/hỗ trợ thu phí hiện tại của Công ty
Định hướng xây dựng chính sách phù hợp tạo động lực thu phí
Truyền thông quyền lợi thu phí và CSKH đến TVV/TN/TB
Định lượng bao nhiêu là quá tải
Định lượng bao nhiêu là hợp lý
Định lượng bao nhiêu là ít
Quyền lợi
Cách thức truyền thông
Căn cứ xây dựng chính sách
Phương án xây dựng chính sách (cuối trang có thể ví dụ 1 PA tốt)
Thu nhập bình quân hàng tháng từ thu phí
Tổng thu nhập hàng tháng từ thu phí
Thực trạng lực lượng thu phí
Tác động đến từng nhóm đối tượng
Các yếu tố liên quan
TVV chuyên thu
TVV vừa khai thác vừa thu phí
TB/TN
Thời điểm: Tháng nào trong quý? Đầu tháng hay cuối tháng
Địa bàn/ban nhóm (tác động như thế nào?)
Độ lớn hóa đơn thu phí (tác động như thế nào?)
Ưu tiên riêng với TVV chuyên thu: thu nhập cần đảm bảo mức sống tối thiều
Ưu tiên nhận bàn giao thêm HĐ của TVV PA/nghỉ/vi phạm
Ưu tiên quyền tái tục/nhận thêm quyền tái tục
Ưu tiên chính sách khen thưởng/hỗ trợ
Tài chính
Phi tài chính
Phương tiện truyền thông: email, group zalo, ...
Trò chuyện chia sẻ tại các cuộc họp Nhóm/Ban/Công ty
Hoa hồng
Thưởng
Hình thức khen thưởng
Tôn vinh TB/TN/TVV có thành tích xuất sắc tại các cuộc họp Nhóm/Ban/Công ty
Thưởng nóng
KH cũ gắn bó do được chăm sóc tốt
Nguồn khách hàng tiềm năng từ KH cũ giới thiệu, mở rộng địa bàn khai thác
Yêu cầu TP.DVKH, báo cáo tiến độ thực hiện KH thu phí tháng
Định kỳ báo cáo: Tuần/Tháng
Hình thức báo cáo: Họp trực tiếp/Các kênh email, zalo
Biểu mẫu báo cáo đính kèm
KH hành động cụ thể của CB QLTP (mẫu)
Yêu cầu với CB QLTP
Ngày 1
Ngày 2-3
Ngày 5 - cuối tháng
Nắm rõ và phối hợp tốt với HTKD/PTKD đào tạo kỹ năng thu phí
Truyền thông đến TVV lợi ích của thu phí
Xây dựng KH hành động cụ thể hàng tháng trên cơ sở tuân thủ các quy định nghiệp vụ
Tạm chốt số liệu thu phí tháng liền trước, thông báo đến TB/TN/TVV + đối chiếu
Chốt thi đua thưởng và hỗ trợ thu phí tháng liền trước, tổ chức trao thưởng và tôn vinh
Rà soát dữ liệu hóa đơn trên Báo cáo hóa đơn chưa thu (BK07 trên BCP) và Báo cáo hóa đơn phải thu (RP11 trên AMS) đảm bảo dữ liệu đã được tạo đầy đủ (Hoá đơn thu phí trên hệ thống được tạo trước ngày đến hạn nộp phí 30 ngày)
Đề xuất chương trình thi đua cho TB/TN/TVV và truyền thông
In KH thu phí của tháng gửi đến từng TVV, lưu ý các hóa đơn phí lớn
Thường xuyên cập nhật tiến độ thu phí và tiến độ thi đua cho Ban/Nhóm/TVV, tần suất tăng vào các ngày cuối tháng (đẩy vào: 3,10,15,20,24,27,28,29,30,31. Ngày 31 đẩy nhiều lần)
Kết hợp truyền thông thưởng của Công ty và TCT (nếu có)
Kịp thời xử lý các đề nghị thay đổi điều kiện HĐ, các hóa đơn dừng hủy
Bàn giao kịp thời các hóa đơn của TVV PA/nghỉ việc/vi phạm để không ảnh hưởng đến việc phục vụ khách hàng
Quản lý chặt chẽ công nợ TVV, không để xảy ra chiếm dụng phí. Xử lý nghiêm các TH vi phạm theo quy định.
Tổ chức họp riêng với cấp quản lý, chuyên thu,... khi tỷ lệ thu phí thấp so với tiến độ. Tôn vinh, động viên, cảnh báo/xử lý vi phạm kịp thời.
Định hướng triển khai
Lợi ích của TVV: Đủ điều kiện nhận thưởng quý/năm, gia tăng thưởng quý; Thêm hoa hồng, thưởng hỗ trợ thu phí; Thêm nguồn KH tiềm năng, mở rộng địa bàn khai thác...
Lợi ích của khách hàng: Đảm bảo quyền lợi baor hiểm; Gia tăng giá trị tài khoản
TVV/TN/TB thu phí có sử dụng công nghệ
Cập nhật đầy đủ dữ liệu thu lên hệ thống thu phí
Thường xuyên cập nhật tiến độ thu phí, thi đua thưởng thu phí đến từng nhóm TB/TN/TVV/Chuyên thu, đảm bảo chính xác
Phối hợp với bộ phận QLHĐ xử lý kịp thời các yêu cầu thay đổi điều kiện HĐ của KH
Cung cấp dịch vụ TVV chất lượng
Chủ động đề xuất bàn giao HĐ với các TH TVV PA/nghỉ việc/vi phạm theo yêu cầu KH, ...đảm bảo công tác thu phí diễn ra liên tục, KH được chăm sóc tốt nhất
Xử lý kịp thời các vướng mắc của TVV
Bố trí đủ công cụ làm việc cho TVV
Chủ động đề xuất chương trình thi đua, khen thưởng, hỗ trợ để thúc đẩy thu phí
Cung cấp tiến độ thu phí, thi đua kịp thời, thường xuyên, chính xác
Yêu cầu TP.DVKH báo cáo tiến độ tất toán công nợ hàng tháng
Định kỳ báo cáo: tháng (thời điểm nào trong tháng?)
Hình thức báo cáo: Họp trực tiếp/Phương tiện truyền thông email, zalo
Định hướng triển khai
Biểu mẫu báo cáo đính kèm
Một số yêu cầu với công tác QLCN (GĐ nắm để định hướng)
CB QLCN hàng ngày cập nhật tiến độ tất toán công nợ của TVV/TB/TN
Các TH vi phạm quy định cần có văn bản nhắc nhở kịp thời/phối hợp với TCT xử lý nghiêm theo quy định
Mục tiêu: Không có tình trạng nợ phí, chiếm dụng phí
Nắm cách thức tính các tỷ lệ
Yêu cầu CB QLTP triển khai đầy đủ các bước công việc
Giao TP.DVKH giám sát chặt chẽ việc thực hiện KH của CB QLTP và báo cáo thường xuyên
Tỷ lệ thu phí tháng/quý/năm của TVV/Nhóm/Ban/Công ty
Tỷ lệ tất toán công nợ
Thang điểm của tỷ lệ thu phí/tỷ lệ tất toán công nợ trong đánh giá chất lượng DVKH
Đối tượng tìm hiểu
TVV chuyên thu
TVV vừa khai vừa thu
Trưởng Ban/Trưởng Nhóm
Nội dung tìm hiểu
Mức Hoa hồng thu phí CB nhận được như thế nào?
Thưởng và hỗ trợ thu phí từ Công ty như thế nào
Tổng thu nhập hàng tháng có đảm bảo mức sống tối thiểu không? (ND này xét riêng cho chuyên thu)
Thu nhập từ thu phí có tác dụng thúc đẩy tinh thần thu phí không?
Thực trạng quản lý công nợ TVV
Phối hợp với TCT chốt số ntn?
Một số nguyên nhân lệch số hay gặp
Hệ thống nghiệp vụ ghi nhận thừa/thiếu (LS tạo thừa hoá đơn, CB quên thu hồi hoá đơn
Các để nghị thay đổi điều kiện HĐ trong tháng chưa đượ xử lý kịp thời
80 1 2