Mindmap-Galerie Wie man ein ausgezeichneter Projektmanager wird-05 Wie man die Projektkommunikation verwaltet
In der IT-Branche sind komplexe Anforderungen, professionelle Analysen und die Überprüfung von Produktprototypen von entscheidender Bedeutung. Der Kern des Projektmanagements ist die Kommunikation, die ein tiefgreifendes, professionelles und umfassendes Verständnis der Anforderungen, Projektmitarbeiter, Projektziele, Aufgaben, Zeitpläne usw. erfordert. Kosten, Risiken, Qualität, Nutzen usw. Umfassende und detaillierte Kommunikation. Die Professionalität von Projektmanagern liegt in der Kommunikation und im Management. Verbesserte berufliche Fähigkeiten sind förderlicher für den Erfolg großer Projekte. Es ist normal, dass ein professioneller Großprojektmanager ein Jahresgehalt von 500.000 Yuan oder mehr verdient, beginnend bei 1 Million Yuan.
Bearbeitet um 2021-01-28 17:49:59Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
Wie wird man ein guter Projektmanager? 05-Projektkommunikationsmanagement
1. Kernpunkte des Projektkommunikationsmanagements
1. Was sind die Prozesse des Projektkommunikationsmanagements?
2. Die Bedeutung von Projektkommunikation und Kommunikationsmanagement.
3. Ein allgemeines Modell des Kommunikationsprozesses.
4. Was sind die Grundprinzipien der Kommunikation?
5. Wie berechnet man die Anzahl der Kommunikationspfade?
6. Wie führt man eine Projekt-Schlüsselkontaktanalyse durch? Auch als Stakeholder bekannt
7. Klassifizierung verschiedener Kommunikationsmethoden und Vergleich der Vor- und Nachteile verschiedener Kommunikationsmethoden.
8. Definition von Leistungsberichten, Statusberichten, Fortschrittsberichten und Prognosen.
9. Punkte, auf die Sie bei der Durchführung effizienter Meetings achten sollten.
2. Projektkommunikationsprozess
1. Bereiten Sie einen Kommunikationsplan vor
Verstehen Sie die Bedürfnisse der Projektbeteiligten und entwickeln Sie einen Projektkommunikationsmanagementplan
Verwenden Sie einen Kommunikationsplan, um den Informations- und Kommunikationsbedarf der Projektbeteiligten zu ermitteln
enthalten
Bestimmen Sie, wer die Projektbeteiligten sind
Welchen Einfluss haben sie auf das Umsatzniveau des Projekts?
Wer braucht Informationen? Welche Informationen werden benötigt? Wann werden Informationen benötigt?
Wie kann man es ihnen weitergeben?
2. Informationsveröffentlichung
Definition
Rechtzeitige Bereitstellung erforderlicher Informationen für Projektbeteiligte, einschließlich der Umsetzung eines Kommunikationsmanagementplans und der Beantwortung unvorhergesehener Informationsanfragen. Informationskonferenzen, Projektergebniskonferenzen; Projektfortschrittsberichte; DingTalk-Projektmanagement-Tools; .
Informationsergebnisse
Manuelles Archivierungssystem...
Projektinformationsdatenbank...
Projektmanagement-Software..
Derzeit sehr beliebte Tools
Ermöglicht den Zugriff auf technische Dokumentationssysteme wie Arbeitszeichnungen, Designspezifikationen und Testpläne.
3. Leistungsbericht
Definition
Ein dynamischer Prozess zum Sammeln und Verteilen von Projektleistungsinformationen, einschließlich Statusberichten, Fortschrittsberichten und Projektprognosen.
Verfahren
Projektbeteiligte überprüfen Projektleistungsberichte (tatsächlich sollten sie gemeinsam Projektentwicklungsergebnisse überprüfen – Softwaresysteme oder Hardware, und Testüberprüfungen durchführen), um zu verstehen, wie die Organisation Ressourcen verwendet, um Projektziele zu erreichen, den Status dieser Ressourcen und ihren Beitrag dazu das Projekt;
Bleiben Sie jederzeit über die neuesten Entwicklungen und Fortschritte des Projekts auf dem Laufenden; die Projektleistung kann mit Projektmeilensteinen, Aufgabenbearbeitern, Abschlussstatus, Zeitraum usw. programmiert werden. Erstellen Sie einen Projektkalender
Analysieren Sie den Entwicklungstrend des Projekts und erfassen Sie umgehend die Schwierigkeiten und bestehenden Probleme, die während des Projektentwicklungsprozesses auftreten
Entwickeln Sie entsprechend die erforderlichen Korrekturmaßnahmen und ergreifen Sie diese.
4. Projekt-Stakeholder-Management
Verwalten Sie die Kommunikation, um die Bedürfnisse der Projektbeteiligten zu erfüllen und Probleme mit ihnen zu lösen: Benutzer, Benutzervertreter, Benutzerleiter usw. (bezieht sich auch auf Schlüsselpersonen im Kundenteam)
3. Die Bedeutung von Kommunikation und Kommunikationsmanagement
1. Zunächst müssen wir die Bedürfnisse der Benutzer verstehen. Wir müssen den Benutzern auch klar machen, wie diese Bedürfnisse in der Software umgesetzt werden.
Funktionsliste
Bedarfsforschungsbericht
Flussdiagramm
bilden
Bearbeitungsprozess..
eingeben.
Ausgabe..
Produktdesign-Schnittstelle
Kernergebnisse: Produktdesign-Prototyp und Dokumentation
2. Es ist der Prozess der Übertragung oder Interaktion von Informationen, Ideen und Emotionen zwischen Menschen, Organisationen oder Teams für ein bestimmtes Ziel.
3. Projektkommunikationsmanagement basiert auf Managementkommunikation und dient den gemeinsamen Interessen von Projektmanagement und Projektbeteiligten.
4. Der Aufbau wichtiger Verbindungen zwischen Menschen und Projektfaktoren wie Informationen, Ideen und Emotionen wird zu einem notwendigen Prozess für den Projekterfolg.
5. Ziele der Projektkommunikation: Projektinformationen rechtzeitig und angemessen erstellen, sammeln, senden, speichern und verarbeiten;
4. Allgemeines Modell der Projektkommunikation
Elemente einschließen
Absender der Nachricht
Information
Informationsempfänger
Kommunikationskanäle
Es ist oft ein zyklischer Prozess oder ein Prozess, der klar, klar, intuitiv ist und Rauschen herausfiltert;
Absender der Nachricht
Zunächst müssen Sie den Inhalt der gesendeten Informationen bestimmen und die erforderliche Verarbeitung, Kodierung und Übersetzung durchführen. verarbeitet Die Nachricht wird in eine Reihe von Symbolen übersetzt, die für den Empfänger verständlich sind.
Informationsempfänger
Entsprechend den unterschiedlichen Übertragungssymbolen, Medien und Übermittlungsmethoden wird die entsprechende Empfangsmethode ausgewählt und diese Symbole durch Dekodierung oder Übersetzung in Informationen mit spezifischer Bedeutung übersetzt.
Zum Verstehen sind subjektive Anstrengungen wie Zusammenfassung, Organisation und Argumentation erforderlich. Anschließend werden die verstandenen Informationen zusammengefasst, ergänzt oder zu neuen Informationsinhalten verarbeitet, und die Rückmeldungsinformationen werden ermittelt und an den Absender weitergeleitet.
Feedback-Prozess
Ein umgekehrter Kommunikationsprozess, mit dem überprüft wird, ob beide Parteien die übermittelten Informationen verstanden haben.
Dadurch entsteht eine Zwei-Wege-Zirkulation. Sie können einen Prüfcode senden: einen Prüfcode, der aus dem Informationspaket-Header, dem zufälligen Mittelteil, dem Ende usw. besteht;
Störgeräusche
Es gibt viele Störungen und Faktoren, die die Informationsübertragung beeinträchtigen und üblicherweise als Rauschen bezeichnet werden.
Die Lärmquelle ist der Mangel an einschlägigem Fachwissen oder beruflicher Qualität sowohl auf der sendenden als auch auf der empfangenden Seite.
Hauptgeräusch:
physische Distanz
Umweltfaktor
Keine klaren Kommunikationskanäle
komplexe Organisationsstruktur
Komplexe Fachbegriffe
ungünstige Einstellung
kognitive Beeinträchtigung
Es ergibt sich aus persönlicher Bildung, Erfahrung, Erfahrung usw. Verschiedene Menschen haben unterschiedliche Wahrnehmungen derselben Sache (Informationsquelle).
Semantische Störung, auch Persönlichkeitsstörung genannt, bezieht sich auf den unterschiedlichen Ausdruck (Verständnis) derselben Ideen und Dinge durch Menschen aufgrund unterschiedlicher Kultivierungs- und Ausdrucksfähigkeiten.
5. Grundprinzipien der Kommunikation
Um Kommunikationsziele erfolgreich zu erreichen, muss das IT-Projektmanagement die folgenden Grundprinzipien befolgen
1. Kommunizieren Sie frühzeitig
Seien Sie zukunftsorientiert: Stellen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit Projektmitgliedern und Projektbeteiligten her, so können nicht nur aktuelle Probleme leicht erkannt, sondern auch viele potenzielle Probleme aufgedeckt werden.
Es ist nicht schlimm, dass bei dem Projekt Probleme auftreten. Das Schlimmste ist, dass die Probleme nicht entdeckt wurden.
Je später die Kommunikation erfolgt, desto später wird sie offengelegt und desto größer ist der Verlust.
2. Aktive Kommunikation
Aktive Kommunikation ist eine Einstellung zur Kommunikation.
Aktive Kommunikation wird dringend empfohlen, insbesondere wenn klar ist, dass Kommunikation stattfinden muss.
Wenn die Kommunikation zwischen dem Projektmanager gegenüber den Projektbeteiligten oder Vorgesetzten und den Teammitgliedern gegenüber dem Projektmanager stattfindet, kann eine aktive Kommunikation nicht nur eine enge Verbindung herstellen, sondern auch Ihre Aufmerksamkeit für das Projekt und Ihre Begeisterung für die Teilnahme zeigen, was Sie zufriedenstellen wird andere Kommunikationspartei erheblich verbessert, sehr vorteilhaft für das gesamte Projekt.
3. Der Unterschied zwischen innen und außen
Unabhängig davon, wie groß die Unterschiede innerhalb des Projektteams sind, muss bei der Auseinandersetzung mit Personen außerhalb des Projektteams und bei der Bewältigung projektbezogener Probleme Wert auf externe Konsistenz gelegt werden. Ein Projektteam muss mit einer Stimme sprechen, nicht mit einer Form, sondern mit einer Stimme Kultur.
Sie können sogar bestimmte Redner für unterschiedliche Zielgruppen auswählen, was zu unerwarteten Ergebnissen führen kann.
4. Verwenden Sie einen Kommunikationsstil, der für die andere Partei akzeptabel ist.
Achten Sie darauf, welche Gefühle Ihre Körpersprache und Ihr Tonfall bei der anderen Person hervorrufen.
Sowohl der verbale als auch der physische Ausdruck müssen eine kooperative und Win-Win-Haltung vermitteln, damit beide Parteien eine „Win-Win-Situation“ in Bezug auf Problemlösung und Atmosphäre erzielen können.
5. Verbesserung der Kommunikationsprinzipien
Horizontale Kommunikation vermittelt ein Gefühl der Gleichheit, und der rationale Einsatz vertikaler Kommunikation kann dazu beitragen, Probleme schnell zu lösen.
Die Kommunikationsaktualisierung kann in 4 Schritten durchgeführt werden;
1. Kommunizieren Sie mit der anderen Partei
2. Kommunizieren Sie mit dem Vorgesetzten der anderen Partei. Sie können fragen, ob Sie die Erlaubnis des Vorgesetzten einholen möchten und ob Sie die andere Partei zur Kommunikation mit dem Vorgesetzten begleiten müssen.
3. Kommunizieren Sie mit Ihren Vorgesetzten
4. Ihr Vorgesetzter kommuniziert mit dem Vorgesetzten der anderen Partei
Gedächtnistipps: Ergreifen Sie früh morgens die Initiative.
6. Berechnung der Anzahl der Kommunikationskanäle
1. Berechnungsformel
Anzahl der Kommunikationspfade = (n*(n-1))/2
n Anzahl der Vertreter
Beispiel: Wenn das Team aus 3 Personen besteht, beträgt die Anzahl der Kommunikationskanäle: 3*(3-1)/2=3, Permutations- und Kombinationsformel
Wenn das Projektteam aus 6 Personen besteht, beträgt die Anzahl der Kommunikationskanäle 6*(6-1)/2=15
Kommunikation kostet das Projekt. Versuchen Sie daher, die Größe des Teams zu kontrollieren und Missverständnisse zu vermeiden, die in großen Teams häufig auftreten.
7. Kommunikationsklassifizierung
1. Formelle und informelle Kommunikation
Formelle Kommunikation: Informationsübermittlung über von der Organisation und dem Projektteam festgelegte Kanäle, wie z. B. Bekanntmachungen, Anweisungen, interne Dokumente sowie vorgeschriebene Berichtssysteme, regelmäßige Besprechungssysteme, Berichtssysteme, offizielle Korrespondenz zwischen der Organisation und anderen Organisationen usw.
Informelle Kommunikation: Die Übermittlung von Informationen über informelle oder persönliche Kanäle. Zum Beispiel private Gespräche zwischen Projektmitgliedern über jemanden oder etwas, vorübergehende telefonische Anfragen von Projektkunden usw.
formelle Kommunikation
Vorteile: gute Kommunikationswirkung, relativ seriös, starke Bindung, leicht vertraulich zu behandeln und Informationen verbindlich zu halten.
Geeignete Szenarien: Wichtige Nachrichten, Dokumente und Entscheidungen in Organisationen werden in der Regel auf diese Weise kommuniziert;
Nachteile: Die Kommunikationsgeschwindigkeit ist langsam und da die Übertragung von Informationen auf der schichtweisen Übertragung des Organisationssystems beruht, kann es zu Informationsverzerrungen oder -verzerrungen kommen.
Also: Jetzt gibt es öffentliches Projektmanagement, internes Büro-OA, Feishu, DingTalk, Enterprise WeChat usw.; es gibt öffentliche intelligente KI-Videokonferenzen und Besprechungsprotokolle: Themen, Ziele, Tagesordnungen, Redner, Entscheidungen: Angelegenheiten, Ausführende, Frist, Besprechungsergebnisse und ob die nächste Besprechungszeit stattfinden wird;
informelle Kommunikation
Es ist eine Ergänzung zur formellen Kommunikation;
Vorteile: schnelle Verbreitungsgeschwindigkeit, relativ genaue Informationen und hohe Kommunikationseffizienz.
Nachteile: Im Allgemeinen gibt es keine Beweise, keine Verantwortung und es ist schwierig, die Informationsübertragung zu kontrollieren. Informationsinhalte werden häufig übertrieben und falsch interpretiert und sind teilweise einseitig.
2. Vertikale und horizontale Kommunikation
Je nach Richtung wird die Kommunikation in vertikale Kommunikation und horizontale Kommunikation unterteilt. Vertikale Kommunikation umfasst Aufwärtskommunikation und Abwärtskommunikation, und horizontale Kommunikation wird auch Parallelkommunikation genannt.
Bei der Aufwärtskommunikation handelt es sich um eine Bottom-up-Kommunikation, bei der Untergebene Informationen an Vorgesetzte weitergeben. Dabei geht es hauptsächlich darum, Leistungsberichte, Vorschläge, Anweisungen usw. zur Überprüfung oder Genehmigung an Vorgesetzte zu übermitteln.
Abwärtskommunikation ist eine Top-Down-Kommunikation, bei der Vorgesetzte Informationen an Untergebene übermitteln. Es handelt sich um einen Prozess, bei dem Vorgesetzte Befehle, Pläne, Richtlinien, Vorschriften und Anweisungen an Untergebene erteilen. Zu den formellen Formaten gehören Mitteilungen, Befehle, Genehmigungen usw.
Die horizontale Kommunikation umfasst den Informationsaustausch zwischen parallelen Abteilungen in der Organisation und die Kommunikation zwischen Organisationen oder Mitgliedern auf verschiedenen Ebenen, die nicht direkt untergeordnet sind. Das formale Format besteht hauptsächlich aus Briefen.
3. Mündliche Kommunikation, schriftliche Kommunikation und nonverbale Kommunikation
Je nach Ausdrucksweise oder -methode kann die Kommunikation in schriftliche Kommunikation, mündliche Kommunikation und nonverbale Kommunikation unterteilt werden.
Die Vor- und Nachteile werden wie folgt gegenübergestellt
4. Besprechungssoftware, Projektsoftware, Planungs- und Aufgabensoftware, Leistungssoftware
Die Entwicklung von Netzwerken, Software und intelligenter Konferenzhardware, künstlicher Intelligenz, Big Data und intelligenten Suchmaschinen kann Menschen bei ihrer Arbeit weiter unterstützen und die Arbeitseffizienz durch die Analyse von Konferenzen, Grafiken, Texten sowie Audio und Video verbessern.
8. Leistungsbericht
Definition
Bei der Leistungsberichterstattung handelt es sich um einen dynamischen Prozess zum Sammeln und Verteilen von Projektleistungsinformationen, einschließlich Statusberichten, Fortschrittsberichten und Projektprognosen.
Inhalte einbeziehen
Projektfortschritt und Anpassungsstatus;
Projektabschlussstatus;
Die Gesamtinvestition des Projekts und die Verfügbarkeit der Mittel;
Der tatsächliche Mittelaufwand für das Projekt;
Die Hauptvorteile des Projekts;
Umsetzungsstand des Projektfinanzsystems;
Projektteam Leistung jedes Funktionsteams;
Probleme und Verbesserungsmaßnahmen bei der Projektumsetzung.
Erinnerungstipps:
Fortschritt, Mittel, Vorteile, Systeme, Teams, Probleme;
Statusbericht
Stellen Sie die Position des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt vor und erläutern Sie dabei hauptsächlich den aktuellen Status unter drei Gesichtspunkten: Umfang, Zeitplan und Kosten.
Fortschrittsbericht
Die Darstellung der vom Projektteam innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossenen Arbeiten kann als monatlicher Statusbericht betrachtet werden, der detaillierter und mikroskopischer ist. Neben der Auflistung grundlegender Leistungsindikatoren ist es auch erforderlich, die Gründe für Terminverzögerungen (bzw. Vorverlegungen) und Kostenüberschreitungen (bzw. Einsparungen) zu analysieren, die Ursachen herauszufinden und Lösungsvorschläge zu unterbreiten.
Projektprognose
Wird verwendet, um den zukünftigen Projektstatus des Projekts vorherzusagen, im Allgemeinen einschließlich Umfang, Zeitplan, Kosten, Qualität usw. und manchmal auch unter Risiko- und Beschaffungsaspekten.
Statusüberprüfungstreffen
Tools und Techniken zur Leistungsberichterstattung.
Bei den meisten Projekten finden Besprechungen zur Überprüfung des Projektstatus auf verschiedenen Ebenen und in unterschiedlicher Häufigkeit statt. Beispielsweise kann das Projektmanagement-Team intern wöchentliche Review-Meetings und monatliche Meetings mit Kunden abhalten.
9. Projekt-Stakeholder-Management
Ziel
„Erfüllen Sie die Bedürfnisse der Projektbeteiligten“
Substanz
Verwalten Sie die Kommunikation, um den Bedürfnissen der Projektbeteiligten gerecht zu werden und Probleme zwischen ihnen zu lösen.
Verschiedene Stakeholder haben oft unterschiedliche Ziele, und diese Ziele können widersprüchlich sein.
Managementtechniken und -tools
Kommunikationsmethode
Bestimmen Sie Kommunikationsmethoden für jede Person
persönliches Treffen
Die effektivste Möglichkeit für Projektbeteiligte, Probleme zu diskutieren und zu lösen
Wenn dies nicht notwendig oder machbar ist, führen Sie die Durchführung per Video, Telefon, E-Mail, Chat-Software usw. durch.
Problemprotokollblatt
oder Aktionsplannotizen zur Aufzeichnung und Überwachung der Problemlösung.
Im Allgemeinen eskalieren Probleme nicht so weit, dass ein Projekt oder eine Einzelmaßnahme erforderlich ist, um sie anzugehen. Sie müssen jedoch häufig angegangen werden, um gute Arbeitsbeziehungen mit den Projektbeteiligten aufrechtzuerhalten.
Das Problem wird so geklärt und dargelegt, dass es gelöst werden kann. Für jedes Projektproblem muss ein Zieltermin festgelegt werden. Wenn das Problem nicht gelöst wird, kann es dazu kommen Konflikte und Projektverzögerungen.
10. Effiziente Meetings
Zweck des Treffens
Die Projektkoordination erfolgt meist in Form von Besprechungen. Lösen Sie viele Projektprobleme.
Probleme, die beachtet werden sollten
1. Entwickeln Sie im Voraus ein System für regelmäßige Treffen.
2. Geben Sie Meetings auf, die abgehalten werden können oder nicht.
3. Klären Sie den Zweck und die erwarteten Ergebnisse des Treffens.
4. Veröffentlichen Sie die Besprechungsbekanntmachung.
5. Versenden Sie den Teilnehmern vor dem Meeting Besprechungsmaterialien.
6. Sie können Videokonferenzgeräte verwenden.
7. Intelligente Konferenzsoftware, intelligente Konferenzräume, intelligente Mikrofone, Konferenzvorlagen ...
8. Klären Sie die Geschäftsordnung der Sitzung.
9. Über die Sitzungen sollten Protokolle geführt werden.
10. Nach dem Treffen sollte eine Zusammenfassung erstellt und die Schlussfolgerung verfeinert werden.