Determine los objetivos y la agenda de la reunión: antes de la reunión de apertura de ofertas, es necesario aclarar los objetivos de la reunión y los arreglos de la agenda para garantizar que la reunión se lleve a cabo de manera eficiente.

Determine la lista de participantes: determine la lista de participantes, incluido el personal de adquisiciones, el personal de licitaciones y los expertos en revisión de documentos de licitación.

Prepare los materiales de apertura de ofertas: prepare los materiales de apertura de ofertas, incluidos los documentos de licitación, la lista de postores, los criterios de evaluación de ofertas, etc., y verifique que los materiales estén completos.

Determine el lugar y la hora para la apertura de ofertas: determine el lugar y la hora específicos para la apertura de ofertas y asegúrese de que el equipo y el entorno del lugar de apertura de ofertas puedan satisfacer las necesidades de la reunión de apertura de ofertas.

Discurso del anfitrión: El anfitrión pronunciará un discurso de apertura, presentará el propósito y la importancia de la reunión y expresará su agradecimiento a los participantes por su presencia.

Introducción a los antecedentes de la reunión: presente brevemente los antecedentes del proyecto, incluido el propósito, la escala, los requisitos, etc. del proyecto, para que los participantes puedan tener una comprensión clara del proyecto.

Descripción general de los documentos de licitación: proporcione una descripción general de los documentos de licitación e introduzca la estructura y el contenido de los documentos de licitación para que los participantes puedan comprender y responder las preguntas relevantes.

Verifique las calificaciones del postor: verifique las calificaciones del postor, incluido si cumple con las calificaciones especificadas en los documentos de licitación, si ha presentado un documento de licitación completo, etc.

Abrir los sobres de oferta: Abra los sobres de oferta en secuencia de acuerdo con la secuencia horaria de apertura de ofertas.

Confirmación de la cotización de la oferta: verifique la precisión y la integridad de la cotización de la oferta para garantizar que la cotización en el documento de licitación sea consistente con el formulario de apertura de la oferta.

Revisión de documentos técnicos: Revisar los documentos técnicos presentados por los postores, incluidos planos de proyecto, planos de construcción, etc., para evaluar si cumplen con los requisitos de los documentos de licitación.

Revisión de documentos comerciales: revise los documentos comerciales presentados por los postores, incluidos los términos del contrato, los términos de precios, etc., para evaluar si cumplen y son razonables.

Revisión de documentos de calificación: revise los documentos de calificación presentados por el postor, incluidos los certificados de calificación corporativos, la experiencia en proyectos, etc., para evaluar si cumplen con los requisitos de calificación pertinentes.

Registro de resultados de la evaluación de la oferta: registre los resultados de la evaluación de la oferta de cada postor, incluida la puntuación técnica, la puntuación comercial, la puntuación total, etc.

Responder preguntas de los postores: Responda las preguntas planteadas por los postores participantes y asegúrese de que las respuestas sean precisas y claras para que los postores puedan tener una comprensión más clara de los documentos de licitación.

Descripción de documentos complementarios: Si necesita complementar o modificar los documentos de licitación, explíquelos claramente para garantizar que todos los postores comprendan los cambios.

Aclarar y modificar los documentos de licitación: Si hay algún contenido en los documentos de licitación que deba ser aclarado o modificado, realizar los ajustes correspondientes y notificar a todos los oferentes sobre las modificaciones.

Introducción al trabajo de confidencialidad: Introducir la importancia del trabajo de confidencialidad y explicar las medidas específicas para las operaciones de confidencialidad para garantizar la confidencialidad de los documentos de licitación.

Firma de declaración de confidencialidad: Exigir a los licitadores participantes que firmen una declaración de confidencialidad para garantizar que prometen no revelar el contenido de los documentos de licitación a ninguna persona no autorizada.

Registrar los asuntos restantes: Registrar los asuntos restantes que surjan durante el proceso de apertura de ofertas y designar al personal relevante para que se encargue de resolverlos y darles seguimiento.

Determine las tareas pendientes: confirme las tareas pendientes específicas después de la reunión de apertura de ofertas, incluidos los arreglos de trabajo de evaluación de ofertas, anuncios de resultados de ofertas, etc., para garantizar el buen progreso del trabajo.

Discurso final del moderador: El moderador pronunciará un discurso final sobre la reunión de apertura de ofertas, describirá la situación general de la reunión y expresará una vez más su agradecimiento a los participantes.

Anuncio de cierre: Anuncie el cierre formal de la reunión de apertura de ofertas y recuerde al personal relevante que realice trabajos de seguimiento de acuerdo con los requisitos de la reunión.