Mindmap-Galerie Betriebshandbuch
Die Bedienungsanleitung sollte Dokumentinformationen wie Version, Schreibdatum, Autor usw. des Handbuchs enthalten, damit Benutzer die grundlegende Situation des Handbuchs verstehen können. Das Organigramm hilft Benutzern, den Gesamtrahmen und die hierarchischen Beziehungen der manuellen Inhalte zu verstehen. Der Abschnitt Infrastruktur sollte eine detaillierte Beschreibung der Umgebung, der Ausrüstung, der Software und anderer Anforderungen enthalten, die für den Betrieb erforderlich sind. Die Ausarbeitung von Plan B besteht darin, alternative Lösungen für mögliche Probleme oder anormale Situationen bereitzustellen. Wie mit dem Abschnitt fortzufahren ist, sollte spezifische Anweisungen zu den Arbeitsschritten, Vorsichtsmaßnahmen usw. enthalten, um sicherzustellen, dass Benutzer korrekt und sicher arbeiten können.
Bearbeitet um 2024-05-29 09:54:44Die Bedienungsanleitung sollte Dokumentinformationen wie Version, Schreibdatum, Autor usw. des Handbuchs enthalten, damit Benutzer die grundlegende Situation des Handbuchs verstehen können. Das Organigramm hilft Benutzern, den Gesamtrahmen und die hierarchischen Beziehungen der manuellen Inhalte zu verstehen. Der Abschnitt Infrastruktur sollte eine detaillierte Beschreibung der Umgebung, der Ausrüstung, der Software und anderer Anforderungen enthalten, die für den Betrieb erforderlich sind. Die Ausarbeitung von Plan B besteht darin, alternative Lösungen für mögliche Probleme oder anormale Situationen bereitzustellen. Wie mit dem Abschnitt fortzufahren ist, sollte spezifische Anweisungen zu den Arbeitsschritten, Vorsichtsmaßnahmen usw. enthalten, um sicherzustellen, dass Benutzer korrekt und sicher arbeiten können.
Diese Mind Map skizziert die Organisationsstruktur von CASA im WORST-CASE Szenario. Sie umfasst das Organigramm, die Leitung bei der Caritas, Dokumentations- und Prozessabläufe, das Backup-Team, Kontaktdaten, die Infrastruktur (Gebäude, Räume, Schlüsselbox, Flyer-Info, Kassen, Parkausweise) und Medien (Cloud, Telefon, Handy, Beamer). Der Plan beinhaltet auch die Einleitung der Aufgabenverteilung, Informationsweitergabe an Ehrenamtliche, automatische Email-Funktionen und die Informierung des Backup-Teams. Diese Struktur gewährleistet eine effektive Organisation und Kommunikation in Krisensituationen.
Die Bedienungsanleitung sollte Dokumentinformationen wie Version, Schreibdatum, Autor usw. des Handbuchs enthalten, damit Benutzer die grundlegende Situation des Handbuchs verstehen können. Das Organigramm hilft Benutzern, den Gesamtrahmen und die hierarchischen Beziehungen der manuellen Inhalte zu verstehen. Der Abschnitt Infrastruktur sollte eine detaillierte Beschreibung der Umgebung, der Ausrüstung, der Software und anderer Anforderungen enthalten, die für den Betrieb erforderlich sind. Die Ausarbeitung von Plan B besteht darin, alternative Lösungen für mögliche Probleme oder anormale Situationen bereitzustellen. Wie mit dem Abschnitt fortzufahren ist, sollte spezifische Anweisungen zu den Arbeitsschritten, Vorsichtsmaßnahmen usw. enthalten, um sicherzustellen, dass Benutzer korrekt und sicher arbeiten können.
Diese Mind Map skizziert die Organisationsstruktur von CASA im WORST-CASE Szenario. Sie umfasst das Organigramm, die Leitung bei der Caritas, Dokumentations- und Prozessabläufe, das Backup-Team, Kontaktdaten, die Infrastruktur (Gebäude, Räume, Schlüsselbox, Flyer-Info, Kassen, Parkausweise) und Medien (Cloud, Telefon, Handy, Beamer). Der Plan beinhaltet auch die Einleitung der Aufgabenverteilung, Informationsweitergabe an Ehrenamtliche, automatische Email-Funktionen und die Informierung des Backup-Teams. Diese Struktur gewährleistet eine effektive Organisation und Kommunikation in Krisensituationen.
Betriebshandbuch
PLAN B
Vorbereitung vom Plan B
Plan B Auslöser
WAS wird kommuniziert? (Anlass, mögliche Dauer der Abwesenheit, Sicherheit der Information?) Wer informiert: - Caritas (Koterba, Daberto, Sortino?) - Sprecher(in) vom Backup-Team, deren Stellvertretung Wer wird per Mail informiert: - Caritas-interne Mitarbeitende (interne Info?) - Alle Ehrenamtlichen (alle ? wie werden diejenigen informiert, die keine Mail haben?)
Plan B-Start
Dazu wird l.lagalante@caritas-wm-sog.de verwendet und die alternative Notfall-Adresse casa-penzberg@web.de vorgestellt. Es wird um Antwort auf diese Mail gebeten mit - Bestätigung vom Erhalt der Mail, - Kenntnis der alternativen Mail-Adresse. Nachbesprechung im PLAN-B Team
Plan B-Details überprüfen
- Zuordnung möglichst aller Punkte im Vertretungsdokument zu einer Person - Überprüfung der Beschreibungen durch die genannten Personen, ob die Informationen vollständig und korrekt beschrieben sind.
SO GEHT ES
Einleitung der Aufgabenverteilung
WIE: Geschäftsführung teilt per Email notwendige Dokumente mit -> mit der Bitte um Bearbeitung der zuständigen Aufgaben an alle involvierten Mitarbeitenden der Caritas sowie dem Back-Up-Team
WER: Geschäftsführung: Thomas Koterba und Sekretariat Christine Daberto oder Petra Sortino
Infomail an alle Ehrenamtliche
WIE: Infomail an Ehrenamtliche über aktuellen Stand/Zustand mit Hinweis auf Back-Up-Team
WER: Geschäftsführung: Thomas Koterba und Sekretariat Christine Daberto oder Petra Sortino
Automatische Email einstellen ohne Weiterleitungsfunktion
Klären: Automatische Email einstellen ohne Weiterleitungsfunktion ist wegen Datenschutz schwierig, wenn datenempfindliche Emails ankommen. Mit Hinweis: Fragen bzgl. Beratung bitte an CASA-Vertretung wenden ???? Wer??? Oder ans Sekretariat wenden: c.daberto@caritas-wm-sog.de Bei Fragen oder Anliegen bzgl. Ablauf an CASA-Vertretung oder allgemeine Email-Adresse -> Cloud wenden?
WIE: Erkrankte CASA-Leitung oder jemand für sie mit hinterlegten Passwort, falls sie nicht mehr selbst kann. Bei Lisa Lagalante: Casa-Vertretung (momentan nicht vorhanden) / Verwaltung/Geschäfsführung? – graubereich! Da keine Weitergabe offiziell erlaubt.
WER: Casa-Vertretung? Sekretariat? Verwaltung? Vertraute Person von CASA-Leitung mit Wissen um Zugangsdaten
Zugang zu alten Mails
Wie: Wenn Informationen fehlen, soll CASA-Vertretung oder Geschäftsführung Zugang zum Outlook der erkrankten Person haben und durchforsten können und dürfen. Graubereich! Wer: Vertraute Person von CASA-Leitung mit Wissen um Zugangsdaten
Bürotelefon umleiten
Wie: Umleitung auf Geschäftsstelle – 0881 90 95 90 0 Wer stellt diese Umleitung ein? Wer: CASA-Vertretung/ Gaby Schweiger-Koterba oder Barbara Mahlke
Briefkasten
WIE: Entleeren und bearbeiten falls notwendig, Post in jeweiliges Fach legen im Büro Wer: CASA-Vertretung/ Gaby Schweiger-Koterba / Barbara Mahlke
Termine nachhalten
Wie: Checken und bei Bedarf absagen, wenn möglich -> Verwaltung hat Zugriff auf Kalender der CASA-Leitung CASA-Leitung sollte immer bei Info im Termin Kontaktdaten hinterlegen oder einen Hinweis, wenn der Termin wichtig ist und ggf. abgesagt/verschoben werden muss. Verwaltung kann auch Absage ggf., wenn es als Sinnvoll erachtet wird, delegieren auf Back-Up-Team um Termin zu übernehmen? Wer: CASA-Vertretung/ Verwaltung
ToDo-Liste intern
Wie: V-Ordner -> CASA -> Organisation –> Aktuelle To-Do´s Dokument durchsehen und bei notwendigen To-Do´s -> z.B. Rechnungschreiben; Sponsorentermin vorbereiten -> sich um Absage kümmern oder Vertretung z.B. durch Delegation an Back-Up-Team oder andere involvierte Personen. Wer: CASA-Vertretung/ Verwaltung
Backup-Team informieren
Info-Erstellung
Termin-Flyer
H. Baumgarten
Terminübersicht für Folgemonat(e)
H. Baumgarten
Einzeltermine ankündigen / ändern
H. Baumgarten
Speiseplan
Speiseplan vorbereiten
B. Leise
Info-Verteilung
Speiseplan verteilen an Verteiler XYZ
Homepages
Stadt Pz: Veranstaltungskalender
H. Baumgarten
SBR: Speiseplan
H. Baumgarten
Presse
Termine
H. Baumgarten
Flyer--Ablagen am und im Gebäude
Mittagstisch
https://navigator.web.de/cloud?sid=0dc5e9b9565d5981d6c0b3d46583f3847946f670b61ff462c87a4911c75885faf04aa5bbfed9f6ee501eaa0c723f03ba
Verwaltung
Dokumentation
CASA-Leitung
Was: Caritas-internes Mail-System, kann nur von Caritas-Mitarbeitern und deshalb auch bei Plan B nicht von Ehremamtlichen genutzt werden. Wer: CASA-Leitung und Herr Koterba/Sekretariat
CASA-Ehrenamtliche
Was: Genutzt wird die Dateiablage von "casa-penzberg@web.de", eine kostenlose Funktion der Mail-Adresse. Wer: Vollzugriff haben Horst Baumgarten und die CASA-Leitung Nach Benennung der Personen vom Plan B-Team erhalten auch diese Zugriff zur Mail
Cloud
Cloud-Info
Was: Genutzt wird die Dateiablage von "casa-penzberg@web.de", eine kostenlose Funktion der Mail-Adresse. Wer: Vollzugriff haben Horst Baumgarten und die CASA-Leitung. Nach Benennung der Personen vom Plan B-Team erhalten auch diese Zugriff zur Dateiablage in der Cloud
Cloud-Verwaltung
Was: Ablage für alle wichtigen Dokumente des CASA-Betriebes. Admiinistration der Cloud: Organisation, Ablage und Pflege der Cloud-Inhalte. Wer: Horst Baumgarten und die CASA-Leitung
Papierordner
allgemein zugänglich
CASA-Leitung
Finanzen
Einkauf
Was: Fehlende Materialien -> siehe Einkaufsliste und eigene Bestandsaufnahme, Kontrolle spätestens alle 2 Wochen Wer: CASA-Vertretung/ Barbara und Tina / Gaby Schweiger-Koterba
Rechnungen
Was: Anfallende Rechnungen werden an die Verwaltung sowie Buchhaltung gesendet: Rechnungen - Buchhaltung (buchhaltung@caritas-wm-sog.de); Daberto, Christine <c.daberto@caritas-wm-sog.de> Wer: Alle die damit in Kontakt kommen
Raumbuchungen
Was: Anfragen für Raumbuchungen müssen alle an die Verwaltung gestellt werden und diese trägt sie dann in den Kalender ein und gibt Rückmeldung, ob es möglich ist. NUR an Personen, die bereits Zugang zum CASA haben (Gebrauchsanweisung unterschrieben, Code erhalten) Wer: Daberto, Christine <c.daberto@caritas-wm-sog.de>; Sortino, Petra <p.sortino@caritas-wm-sog.de>
Kontakt zu den Beratungsstellen im CASA
Was: Fragen der Beratungsstellen Wer: Thomas Koterba
KLÄREN
Was: Kontakt aufnehmen -> Geburtstagswünsche, Gute Besserungswünsche, nach langem NICHT-KONTAKT nachfragen -> fällt weg! Wer: CASA-Vertretung/
Was: Nur bei Bedarf und bei sehr langem Ausfall Ehrenamtstreffen einberufen Caritas mit Seniorenbeirat Wer: Gabi Königbauer? Back-Up-Team?
Was: Namen und Adressen von Verantwortlichen in diesem Dokument erfordern Doppelpflege. Kann dies durch Synchronniseriung mit anderen Listen (wie z.B. der Excel-Tabelle oder den Mail-Gruppen) vermieden werden? Wer: Klärung Horst und Lisa
Was: Im Handbuch können keine klickbaren Links zu den Dokumenten in der Cloud vergeben werden. Wie sollten die Dateipfade alternativ angegeben werden, damit man auch mit Hilfe der Papierversion vom Handbuch die Dateien in der Cloud finden kann? Wer: Klärung Horst und Lisa
Mittagstisch
Kasse & Spenden
Anmeldung
Was: Anmeldungen für den Mittagstisch werden entgegengenommen von Leitungsteampersonen Mittagstisch. Gelegentlich Nachfragen, ob alles passt. Wer: CASA-Vertetung/ Untereinander auf sich schauen -Leitungspersonen Mittagstischteams
Montag
Vorbereitung
Was: Vorbereitungen und Nachbereitungen unterstützen. Räumlichkeit muss bis 14 Uhr einigermaßen ordentlich und sauber sein! --> CHECKLISTE zur Hilfe nehmen! Liegt im Mittagstisch-Fach im Schrank im Ordner Wer: CASA-Vertretung/ Person mit Leitungsfunktion je nach Team
Kasse verwalten
Was: - Kasse herrichten -> Code für Schlüsselkasten links neben der Küche: 2023 -> 20 Euro Wechselgeld im Umschlag, falls Kasse notwendig - 20 Euro Wechselgeld zurücklegen und einsperren, Anzahl der Essen sowie Datum des Essens und Wirtenamen auf einen Umschlag schreiben und ebenfalls verschließen - Spendengeld in Spendenbox im offenen Raum einwerfen. Wer: Kassierer*in mit Unterstützung Leistungsperson aus der jeweiligen Gruppe
Geld sichern
Was: - Vorbereiteter Umschlag mit Geld vom Mittagstisch und Liste sowie Spendenbox wird von CASA-Vertretung / Gaby Schweiger-Koterba regelmäßig geleert. - Nachweis der Bestellung am Ende des Monats wird ebenfalls in den Kasten gelegt und verschlossen -> Kopie sowie Geld wird nach WM in die Verwaltung gebracht. Wer: CASA-Vertretung / Gaby Schweiger-Koterba regelmäßig leeren
Dokumentation abschließen
Was: Mittagstisch-Ordner pflegen Wer: CASA-Vertretung/ Leitungsteam kümmert sich darum bei Anmeldung am voraussgehenden Montag, das der Ordner vollständig und aktuell ist
Kuchenspende für Folgewoche
Was: Kuchenspende für nächste Woche vorhanden? Im Notfall für fertigen Kuchen auf Vorrat sorgen! Wer: Leitungsperson für den bevorstehenden Mittagstisch kümmert sich darum bzw. delegiert.
Wirtevereinbarung
Was: Nachweis der Bestellung Wirte darf im Auftrag von einer Leitungsperson unterschrieben werden. Wer: Alle im Leitungsteam
Was: Wirtevereinbarung darf im Auftrag von Leitungsperson unterschrieben werden. -> Bei Bedarf eines Stempels bitte an Geschäfsführung Koterba Thomas wenden: t.koterba@caritas-wm-sog.de oder g.schweiger-koterba@caritas-wm-sog.de Wer: Wirteverantwortlicher -> Bernadette Leise Im Fall des Falles: Thomas Koterba / Schweiger Koterba
Vertretung mit Mittagstisch-Team
Was: Vertretungen innerhalb der Gruppen werden intern und selbstständig geregel -> siehe Kontakliste mit Aufgabengebiet = Springer Wer: ALLE selbstständig! Wie vorher auch. Mit Angabe ob Auto benötigt wird oder nicht und ob Kuchen dadurch fehlt.
Speiseplan
Erstellung Speiseplan
Was: Wird von Wirtezuständige Leise Bernadette rechtzeitig für die zwei darauffolgenden Monate besprochen und auf Vorlage (siehe Cloud) eingeschrieben und an Verwaltung gesendet mit der Bitte um Druck nach Anweisung: 3x A4 farbig, Speiseplan wird in der Terminübersicht eingefügt. Wer: Leise Bernadette – Wirtezuständige
Transport des gedurckten Speiseplans nach Penzberg
Was: Die gedruckten Dokumente müssen nach Penzberg gebracht werden über CASA-Vertretung/ Schweiger-Koterba/Barbara Mahlke Wer: CASA-Vertretung/ Barbara Mahlke / Gaby Schweiger-Koterba
Verteilung des Speiseplans
Was: Speiseplan auslegen und aufhängen Wer: CASA-Vertretung/ Ehrenamtlicher??? / Ein Ehrenamtlicher von den Terminübersichtsausträgern?
Programm und Termine
Aktualisierung
Was: Neues Programm geplant? Wenn ja, letzte Details klären und mit ins Programmheft für den jeweiligen Monat nehmen Programm für nächste zwei Monate vorbereiten-> notwendige Kontaktaufnahmen tätigen --> Extra Dokument notwendig in Abteilungen gegliedert -> Offener Seniorentreff, Erzählcafe, Gymnastik,…… Wer: CASA-Vertretung/ ??????
Terminübersicht gestalten
Was: Gestalten und Termine einfügen in Vorlage (auf Cloud) Terminübersichten für kommende 3 Monate mit regelmäßigen und bereitsgeplanten Terminen in der Cloud vorbereitet -> müssen nur ergänzt und überprüft werden. Aushänge nach Vorlage auf Zuruf oder bei neuerem Programm gestalten Vorlagen hochladen – Lisa !!!! Wer: CASA-Vertretung/ Horst Baumgarten?
Terminübersicht drucken
Was: Terminübersicht sowie weitere Veranstaltung in der Gegend drucken lassen von Verwaltung. Wer: Verwaltung
Terminflyer nach Penzberg bringen
Was: CASA-Vertretung/ Gaby Schweiger-Koterba oder Barbara Mahlke nimmt es aus WM nach Penzberg mit. Wer: Mitnahme durch Gaby Schweiger-Koterba, Barbara Mahlke
Terminflyer am/im CASA verteilen
Was: - Außenaufhänge am CASA unter AKTUELLES - Flyerkasten Terminübersicht austauschen mit aktuellen Dokumenten - Weiße Tafel im CASA im Gang Aushänge austauschen, alte Exemplare entfernen - Tisch im offenen Raum: alte Flyer/Übersichten weg, neue hinlegen. Wer: offen
Terminflyer austragen veranlassen
Was: Email schreiben an Verteiler Terminlisten-Austräger – mit der Bitte um Abholung und Austragung. --> Extra Dokument notwendig, bereits erstellt. Wer: ???? ein Ehrenamtlicher von den Terminlisten-Austräger?
Terminflyer per Mail versenden
Was: Terminübersicht und Speiseplan (bereits erstellt) über CASA-Email versenden! (s. Extra-Dokument) Wer: CASA-Vertretung/ Verwaltung?/ Ehrenamtlicher? Horst Baumgarten?
Termine auf Homepages aktualisieren
Kalender der Stadt
Was: Termim in Stadtkalender eintragen Wer: CASA-Vertretung / Ehrenamtlicher?????
Homepage der Caritas
Was: Website Caritas (siehe Extra Dokument – Mitteilungsablauf_Terminübersicht und Speiseplan) nach Eingang der Email Wer: Nikola Simon
Homepage vom Seniorenbeirat
Was: Terminübersicht in Hompage Seniorenbeirat einstellen Wer: Horst Baumgarten
Zeitungstermine nachhalten
Was: CASA-Termine in der Zeitung ansehen und kontrollieren Bei Fehler informieren: Gelbes Blatt: Baar, Andreas <andreas.baar@dasgelbeblatt.de>; Redaktionsteam Penzberg Gelbes Blatt <redaktion-pb@dasgelbeblatt.de>; Merkur: redaktion@penzberger-merkur.de; Schörner, Wolfgang <Wolfgang.Schoerner@penzberger-merkur.de> Wer: ??? Ehrenamtlicher der eh Zeitung liest. Ingrid / Bernadette?
Infrastruktur
Zugang zum CASA
Schlüsselbox
Öffnungszeiten
Wie: Dann wenn Programm ist, jeder Ehrenamtliche ist für sich selbst zu ständig Wer: Bei Fragen / im Notfall fragen: CASA-Vertretung/ Martina Schumacher Kontakt Ehrenamtliche?
Zugang zum Büro der CASA-Leitung
Was: Zugang zum Leitungsbüro bei Abwesenheit der Leitung Wer: Schweiger-Koterba sowie Barbara Mahlke und die Leitungen aller Beratungsstellen.
Raumpflege: Blumen, Müll usw.
Was: Pflanzen bei Bedarf versorgen, mindestens 1x pro Woche im offenen Raum sowie im Büro Regelmäßiges kontrollieren, ob Fenster und Türen geschlossen sind und Lichter aus und funktional Kaffeemaschine sauber halten und pflegen Regelmäßiges Lüften der Räumlichkeiten Müllentsorgung: mindestens 1x pro Woche - Restmüll: Restmüllschlüssel am Schlüsselbrett im offenen Raum neben der Küche -> Mülltonnen stehen links neben der Tiefgarage hinter der abgesperrten Tür - Papiermüll links vor der Tiefgarage -> Papiertonne - Gelber Sack im Wohngebäude im Keller Hausnummer 35 (Schlüssel hat nur CASA-Leitung) -> vorübergehend auch beim Pfarrbüro Entsorgung möglich, da wo Mittagstisch auch Müll hinbringt (unter dem Torbogen, Stahltür immer offen), Bei Bedarf im Pfarrbüro nachfragen. Räumlichkeit auf Sauberkeit überprüfen und bei Bedarf säubern/aufräumen. Wer: Gaby Schweiger-Koterba mit Unterstützung bei Bedarf durch Ehrenamtliche Tina Reman und Barbara Görl auf Zuruf ? Vorschlag konkrete Aufgabenverteilung im Fall des Falles
Medien (Geräte)
Telefonanlage
Handy
Beamer
Was: Beamer-Nutzung für Sitzungen, Präsentationen und Filme; die Dokummentation ist in der Cloud abgelegt. Wer: CASA-Leitung, Horst Baumgarten
Organigramm
CASA-Leitung
Vertretung bei der Caritas
CASA Backup-Team
Leitung Backup-Team
Was:
Leitung Dokumentation & Prozesse
Kontaktdaten
Ehrenamtliche
Presse und andere
Vetretungsregelung
Mittagstisch-Teams
Was: Vertretungen Mittagstischhelfer*innen werden untereinander abgeklärt. Wer: s. Kontaktliste in der Cloud
Begegnungs-Angebote
Was: Vertretungen erfolgen in der Regel nur innerhalb von einem Programmpunkt Wer:siehe Ehrenamtsgesamtliste sowie zusätzliches Vertretungsdokument. Vertretungen werden untereinander geklärt.
Dokument-Information
Autoren: Lisa Lagalante Dr. Horst Baumgarten Status: In Arbeit Version: 01. vom 26.05.2024 Dateiname: Betriebshandbuch-CASA.emmx (.docx)