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第10章 プロジェクトコミュニケーションマネジメント_知識ポイント
第 10 章 プロジェクト コミュニケーション管理 - 概要を含む知識ポイント。企画、コミュニケーションマネジメント、マネジメントコミュニケーション、監督コミュニケーションの内容のポイントを整理します。必要な友達は見てみましょう。
2023-02-10 19:41:33 に編集されました
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第10章 プロジェクトコミュニケーション管理
概要
コミュニケーション管理の中心的な概念
情報対話方法: 書面、口頭、公式/非公式、ジェスチャー、メディア形式、単語の選択と文の形成
コミュニケーション活動の分類
内部、外部
公式、非公式
階層コミュニケーション：上向き、下向き、水平
公式、非公式
書面、口頭
開発動向
プロジェクトのレビュー範囲に関係者を含めます。
プロジェクト会議に関係者を参加させます。
ソーシャルツールの使用が増加
多面的なコミュニケーション方法
アジャイル環境
より頻繁かつ迅速にコミュニケーションを取る
チームメンバーが情報を入手するためのチャネルを簡素化するようにしてください。
頻繁にチームチェックを実施する
チームメンバーが一緒に作業できるようにする
上級管理者や利害関係者とのコミュニケーションを促進するには、プロジェクトの成果物も透明性のある方法で公開する必要があります。
関係者を定期的に招待して、プロジェクトの成果物をレビューしてもらいます
コミュニケーションは、プロジェクトやプログラムを正常に完了するために必要な関係を構築します。
成功するコミュニケーションには次のものが含まれます。
1. コミュニケーション戦略: プロジェクトとその関係者のニーズに基づいて、適切なコミュニケーション戦略を策定します。
2. コミュニケーション管理計画 プロジェクトのコミュニケーションは計画プロセスの成果であり、コミュニケーション管理計画に関連規定があります。
コミュニケーション戦略とコミュニケーション管理計画は、コミュニケーションの有効性を監視するための基礎となります。
5Cの原則
プロジェクトのコミュニケーションにおいては、誤解や誤解を防ぐ努力が必要であり、計画プロセスで指定されたさまざまな方法、送信者、受信者、メッセージの中から慎重に選択する必要があります。
従来の（ソーシャルメディア以外の）書面または口頭メッセージを編集する場合、書面によるコミュニケーションの 5 つの C を適用すると、誤解を軽減できますが、排除することはできません。
書面コミュニケーションの 5C
正しい文法とスペル
簡潔な表現と冗長な言葉の排除
明確な目的とプレゼンテーション (読者のニーズに適したもの)。
一貫した思考ロジック
統制された発言と思考の継承
コミュニケーション能力を活かして協力する
アクティブリスニング
文化的および個人的な違いを理解する。
利害関係者の期待を特定、設定、管理する
スキルを強化する
効果的なコミュニケーション特性
コミュニケーションの目的は明確です。
コミュニケーションの受信者を理解し、そのニーズや好みに応えるよう努めてください。
コミュニケーションの有効性を監視および測定する
10.1 コミュニケーション管理の計画
定義: 各利害関係者の情報ニーズ、利用可能な組織資産、およびプロジェクトのニーズに基づいて、コミュニケーション活動のための適切な方法と計画を開発する
役割: 関連情報をタイムリーに関係者に提供し、関係者がプロジェクトに効果的に参加できるように導くために、書面によるコミュニケーション計画を作成します。
プロジェクト全体を通じて必要に応じて定期的に実施
入力
プロジェクト憲章: 主要な関係者、役割、責任のリスト
プロジェクト管理計画: リソース管理計画、利害関係者関与計画
プロジェクト文書: 要件文書、関係者登録簿
ビジネス環境要因: 組織文化、政治情勢、ガバナンスの枠組み、人事方針、利害関係者のリスク閾値、確立されたコミュニケーションチャネル/ツール/システム、世界/地域または地方の傾向/時間/習慣、施設リソースの地理的分布
組織のプロセス資産: 組織のソーシャル メディア、倫理、セキュリティのポリシーと手順、組織の問題、リスク、変更、データ管理のポリシーと手順、情報の作成、交換、保存、取得に関する標準化されたガイドライン。履歴情報の経験 過去のプロジェクトから得られた知識ベースの利害関係者およびコミュニケーション データ情報。
ツールとテクニック
専門家の判断
コミュニケーションニーズの分析:
情報のニーズ、形式、種類、関係者にとっての価値を決定する
ステークホルダー登録およびステークホルダー参加計画における関連情報とコミュニケーションのニーズ、および 1 対 1、1 対多、および多対多の組織図などの潜在的なコミュニケーション チャネルまたはアプローチの数。
通信技術
一般的な方法: 会話、会議、文書、データベース、ソーシャルメディア、ウェブサイト
影響要因: 情報ニーズの緊急性、テクノロジーの可用性と信頼性、使いやすさ、プロジェクト環境 (時間、言語、文化)、情報の機密性と機密性
コミュニケーションモデル
利用可能なシンプル、利用可能な複雑
送信者と受信者の通信モデル: エンコード、送信、デコード
インタラクティブ通信モデル: エンコード、配信、デコード、受信確認、フィードバック/応答
通信方法
インタラクティブコミュニケーション
2 つ以上の関係者間でのリアルタイムの多方向情報交換
会議、電話、インスタント メッセージング、ソーシャル メディア、ビデオ会議など
プッシュコミュニケーション
特定の受信者に情報を送信または公開し、確実に配信するが受信は保証しない
手紙、メモ、レポート、電子メール、ファックス、ボイスメール、ブログ、プレスリリース
プルコミュニケーション
受信者は、大量の複雑な情報または多数の視聴者に適した、関連コンテンツに自分でアクセスします (合法かつ準拠)。
ポータルサイト、企業イントラネット、電子オンラインコース、体験・レッスンデータベース、ナレッジベース、データベース
対人コミュニケーション（個人間）、グループコミュニケーション（3～6人）、公衆コミュニケーション（スピーチ）、マスコミュニケーション、ネットワークおよびソーシャルツールコミュニケーション
コミュニケーション技術、モデル、方法の違い
テクノロジー: 価値とは一般に、コンピューター、電話、電子メールなどの技術的手段を指します。
スキル：人が持つ能力
メソッド: 具体的には、インタラクティブなプッシュおよびプルの通信メソッドを指します。
対人スキルとチームスキル
コミュニケーション スタイルの評価 (プロジェクトを支持しない関係者に対してよく使用されます)
政治的意識
プロジェクト環境と組織の政治的環境
公式および非公式の力関係の認識と、その関係内で働く意欲
文化的意識
個人、グループ、組織間の違いを理解し、それに応じてプロジェクトのコミュニケーション戦略を適応させる
文化的認識と感受性は、プロジェクト マネージャーが文化的な違いや利害関係者やチーム メンバーの文化的ニーズに基づいてコミュニケーションを計画するのに役立ちます。
文化の違いによる誤解やコミュニケーションエラーを減らす
文化の違い
9.3.2.4 仮想チーム/分散チームの主な課題: 主にコミュニケーション (孤立の可能性を含む)、チームメンバー間で知識と経験を共有することの難しさ、進捗状況と生産性を追跡することの難しさ、時間を要する可能性のあるタイムゾーンと文化の違い 詳細文化の違いを理解し、コミュニケーションの問題を解決する時間
9.4 チームの構築: プロジェクト管理チームは文化の違いを活用し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてプロジェクト チームの育成と維持に努め、相互信頼の雰囲気の中で完全なコラボレーションを促進する必要があります。
9.4.2.5 認識と報酬: プロジェクト チームを構築するプロセスでは、メンバーはその良い行動を認められ、報酬を得る必要がありますが、認識と報酬を決定する際には文化の違いを考慮する必要があります。
10.1.2.6 コミュニケーション管理を計画するためのツールとテクニック - 対人スキルとチームスキル: 文化的認識とは、個人、グループ、組織間の違いを理解し、それに応じてプロジェクトのコミュニケーション戦略を調整することを指します。文化を認識し、それに従うことで、プロジェクト関係者コミュニティ内の文化の違いによって引き起こされる誤解や誤解を最小限に抑えることができます。文化的認識と感受性は、プロジェクト マネージャーが文化的な違いや利害関係者やチーム メンバーの文化的ニーズに基づいてコミュニケーションを計画するのに役立ちます。
13.3 利害関係者の関与の管理: 文化的認識は、文化の違いと利害関係者のニーズを考慮することで、プロジェクト マネージャーが効果的なコミュニケーションを達成するのに役立ちます
データ表現: ステークホルダーのエンゲージメント評価マトリックス (エンゲージメント レベルと期待との間のギャップを示し、エンゲージメントのギャップを埋めるための追加のコミュニケーションの必要性を特定します)
会議: 仮想 (オンライン) または対面の会議を含む
ガイド
合意に達し、障害（グループ内のエネルギー不足など）を克服し、グループメンバーの関心と熱意を維持します。
チームの活動を効果的に導き、意思決定、解決策、結論に到達する能力を指します。
ファシリテーター: 参加者が効果的に参加し、お互いを理解し、すべての意見を検討し、確立された意思決定プロセスに従って得られた結論または結果を完全に支持し、達成された行動計画と合意がその後合理的に実施されることを確認します。
出力
コミュニケーション管理計画
役割: コミュニケーションの有効性を向上させるために、プロジェクトのコミュニケーションを計画、構築、実行、監督する方法
含む
伝達する情報 (言語、形式、内容、詳細レベル)
プロジェクト情報フロー図、ワークフロー（承認含む）、報告一覧、会議計画
利害関係者のコミュニケーションのニーズと好み
エスカレーション手順、コミュニケーション責任者、機密情報責任者、および受信者 (ニーズと期待を含む)
情報・回答の投稿理由、期限、頻度
コミュニケーション活動に割り当てられるリソース、時間、予算
コミュニケーション管理計画の更新と最適化
法令、組織方針、用語集、テンプレート、ソフトウェア
プロジェクト管理計画の更新: ステークホルダーエンゲージメント計画など
プロジェクト文書の更新: プロジェクトのスケジュール、関係者の登録
10.2 管理上のコミュニケーション
定義: プロジェクト情報の迅速かつ適切な収集、生成、公開、保管、検索、管理、監督、および最終廃棄を保証する
役割: プロジェクト チームと関係者間の効果的な情報フローを促進する
プロジェクト全体を通じて実行する必要がある
入力
プロジェクト管理計画: リソース管理計画、コミュニケーション管理計画、利害関係者関与計画
プロジェクト文書: 変更ログ、問題ログ、教訓記録、品質レポート、リスクレポート、利害関係者記録
仕事のパフォーマンスレポート
このプロセスを通じて、進捗レポート、進捗レポート、稼得額グラフ、傾向線、予測、予備バーンダウン グラフ、欠陥ヒストグラム、契約履行情報、リスク概要情報などの作業パフォーマンス レポートがプロジェクト関係者に配信されます。
事業環境要因
組織プロセス資産
ツールとテクニック
通信技術
一般的な方法: 会話、会議、文書、データベース、ソーシャルメディア、ウェブサイト
影響要因: オフィスが一元化されているかどうか、チームが利用できるリソース、情報ニーズの緊急性、テクノロジーの可用性と信頼性、使いやすさ、プロジェクト環境 (時間、言語、文化)、情報の機密性と機密性
通信方法
コミュニケーション方法は、利害関係者コミュニティのメンバーの変化、またはメンバーのニーズや期待の変化に柔軟に対応できるように選択する必要があります。
インタラクティブコミュニケーション
2 つ以上の関係者間でのリアルタイムの多方向情報交換
会議、電話、インスタント メッセージング、ソーシャル メディア、ビデオ会議など
プッシュコミュニケーション
特定の受信者に情報を送信または公開し、確実に配信するが受信は保証しない
手紙、メモ、レポート、電子メール、ファックス、ボイスメール、ブログ、プレスリリース
プルコミュニケーション
受信者は、大量の複雑な情報または多数の視聴者に適した、関連コンテンツに自分でアクセスします (合法かつ準拠)。
ポータルサイト、企業イントラネット、電子オンラインコース、体験・レッスンデータベース、ナレッジベース、データベース
対人コミュニケーション（個人間）、グループコミュニケーション（3～6人）、公衆コミュニケーション（スピーチ）、マスコミュニケーション、ネットワークおよびソーシャルツールコミュニケーション
コミュニケーション スキル: コミュニケーション能力、フィードバック、非言語スキル、プレゼンテーション (プレゼンテーションは情報や文書を正式に提供することです) などを含みます。
プロジェクト管理情報システム (PMIS): 電子プロジェクト管理ツール、電子コミュニケーション管理、ソーシャル メディア管理などが含まれます。
プロジェクトレポートを公開しました
プロジェクト情報の収集と公開
対人スキルとチームスキル
アクティブリスニング
競合管理
文化的意識
個人、グループ、組織間の違いを理解し、それに応じてプロジェクトのコミュニケーション戦略を適応させる
文化的認識と感受性は、プロジェクト マネージャーが文化的な違いや利害関係者やチーム メンバーの文化的ニーズに基づいてコミュニケーションを計画するのに役立ちます。
文化の違いによる誤解やコミュニケーションエラーを減らす
会議の管理
定義: 意図した目標を達成するために会議が効果的かつ効率的に行われるようにするための措置を講じる
ステップ
会議の目的を含む会議の議題を準備して公開する
会議が指定された時間に開始および終了することを確認する
適切な参加者が参加するように招待されるようにする
ポイントへ
会議での期待、問題、対立に対処する
すべてのエンティティと割り当てられた責任を文書化する
人間とコンピュータの相互作用
政治的意識
プロジェクト環境と組織の政治的環境
公式および非公式の力関係の認識と、その関係内で働く意欲
会議: コミュニケーション戦略とコミュニケーション計画によって定義されたアクションをサポートします。
出力
プロジェクトのコミュニケーション記録: パフォーマンスレポート、成果物のステータス、スケジュールの進捗状況、発生した費用、デモンストレーション、および利害関係者が必要とするその他の情報
プロジェクト管理計画の更新: コミュニケーション管理計画、利害関係者関与計画
プロジェクト文書の更新: 問題ログ、教訓登録、プロジェクト スケジュール、リスク登録、利害関係者登録
組織プロセス資産の更新: プロジェクト記録、レポート、プレゼンテーション
10.3 監視上の通信
定義: プロジェクトとその利害関係者の情報ニーズが確実に満たされるようにする
役割: コミュニケーション管理計画と利害関係者の参加計画の要件に従って情報配信プロセスを最適化し、適切なコンテンツが適切なタイミングで適切なチャネルを通じて適切な視聴者に確実に配信されるようにします。
プロジェクト全体を通じて実行する必要がある
入力
プロジェクト管理計画: リソース管理計画、コミュニケーション管理計画、利害関係者関与計画
プロジェクト文書: 問題ログ、教訓記録、プロジェクト通信記録
ジョブパフォーマンスデータ：実際に発生した通信の種類と量に関するデータ
事業環境要因
組織プロセス資産
ツールとテクニック
専門家の判断
プロジェクト管理情報システム（PMIS）：このシステム内のコミュニケーション関連情報を監視し、その有効性と有効性を評価します
データパフォーマンス
ステークホルダーの関与評価マトリックス
コミュニケーション活動に関する情報
対人スキルとチームスキル
観察して話す
ミーティング
Q2-020 2 人のメンバー間のコミュニケーションが不十分なため、プロジェクトの進行に影響が出ています。プロジェクト マネージャーは、まずチームとミーティングを開催して、現在のコミュニケーション方法を評価する必要があります。コミュニケーションに問題がある場合は、まず現在のアプローチに問題や影響があるかどうかを評価し、必要に応じて変更を開始します。
出力
業務パフォーマンス情報、業務パフォーマンスレポート: ステータスレポート、進捗レポート、予測を含む
変更要求: コミュニケーション管理計画の変更、関係者のコミュニケーション要件の見直し、ボトルネックを解消するための新しい手順の確立
プロジェクト管理計画の更新: コミュニケーション管理計画、利害関係者関与計画
プロジェクト文書の更新: 問題ログ、教訓記録、利害関係者記録
通信経路=N*(N-1)/2、NはPMを含む関係者全員