Investigación de antecedentes: conozca su ocupación, nivel educativo, antecedentes culturales, etc. para elegir el vocabulario y las expresiones adecuadas. Por ejemplo, puede utilizar términos profesionales cuando se comunique con profesionales, mientras que la comunicación con el público en general debe ser fácil de entender.

Análisis de necesidades: Deje claro qué espera la otra parte de esta comunicación, ya sea conocimiento, ayuda, consejos para la toma de decisiones o apoyo emocional, etc., para organizar el contenido de forma específica.

Comprender las preferencias: comprender el método de comunicación preferido de la otra parte. Por ejemplo, algunas personas prefieren una comunicación directa y concisa, mientras que otras prefieren una comunicación detallada y profunda. Algunas personas son sensibles a los datos, mientras que otras prestan más atención a las historias emocionales, etc.

Percepción del estado emocional: preste atención al estado de ánimo actual de la otra parte, ya sea felicidad, ansiedad, fatiga, enojo, etc., ajuste el ritmo y la estrategia de comunicación de acuerdo con el estado de ánimo y evite forzar temas importantes pero potencialmente conflictivos cuando la otra parte está de mal humor.

Selección de tiempo: evite la comunicación complicada cuando la otra parte esté ocupada, a punto de tomar un descanso o bajo mucha presión. Intente elegir un momento en el que ambas partes estén relajadas y tengan suficiente tiempo y energía para dedicar.

Determine la ubicación: según la naturaleza de la comunicación, elija un espacio tranquilo, cómodo y sin interferencias. Por ejemplo, elija una sala de conferencias para negociaciones comerciales y elija una cafetería tranquila o un rincón de oficina para una comunicación privada.

Creación de una atmósfera: cree una atmósfera armoniosa, abierta y de confianza mediante una disposición adecuada, comentarios iniciales o lenguaje corporal. Por ejemplo, las sonrisas, los saludos amistosos y las posturas relajadas al sentarse pueden ayudar a aliviar la tensión y promover una comunicación fluida.

Precisión del vocabulario: Evite el uso de palabras que sean demasiado poco comunes, vagas o fácilmente ambiguas para asegurarse de que la otra parte pueda entender con precisión lo que usted quiere decir. Por ejemplo, reemplace "en algún momento de los próximos días" por "el momento específico es el próximo miércoles a las 3 p. m.".

Coherencia lógica: organizar el lenguaje en un orden determinado, como orden temporal, orden de importancia o relaciones causales, etc., para organizar las expresiones. Por ejemplo, "Primero, descubrimos el problema; segundo, analizamos la causa y, finalmente, propusimos una solución".

Control de la velocidad del habla y la entonación: hable a una velocidad moderada, si habla demasiado rápido, es posible que la otra parte no pueda seguir el ritmo. Si habla demasiado lento, la otra parte puede perder la paciencia. Al mismo tiempo, de acuerdo con el enfoque del contenido y las necesidades de expresión emocional, ajuste razonablemente el tono para resaltar información clave, como enfatizar datos o conclusiones importantes.

Afirmación y aliento: utilice palabras y frases más positivas para reconocer los esfuerzos, logros u opiniones de la otra parte, como "Hiciste un gran trabajo", "Esta idea es muy creativa", etc., para mejorar la confianza en sí misma de la otra parte. y entusiasmo, y ayudar a establecer una buena atmósfera de comunicación.

Conversión de expresiones negativas: convierta oraciones negativas en oraciones positivas para reducir el impacto de la crítica o el rechazo directo. Por ejemplo, cambie "No lo estás haciendo bien" por "Podría funcionar mejor si intentas de otra manera, como...".

Métodos de interrogatorio: las preguntas abiertas como "¿Qué opinas de este proyecto?" pueden estimular a la otra parte a pensar profundamente y expresar más opiniones. Las preguntas cerradas como "¿Has completado la tarea?" obtener información clara o confirmar hechos. La combinación de ambos puede hacer que la comunicación sea más completa y profunda.

Oportunidad y eficacia de la retroalimentación: después de que la otra parte hable, brinde retroalimentación oportuna para demostrar que escuchó atentamente y comprendió el contenido. La retroalimentación puede ser tan simple como asentir, sonreír, repetir información clave o resumir aún más el punto de vista de la otra persona y preguntar si es exacto, como "Estás diciendo que el cronograma se retrasó debido a recursos insuficientes, ¿verdad?".

Contacto visual: mantenga un contacto visual moderado y sincero, evite deambular con frecuencia o mirar fijamente durante mucho tiempo y deje que la otra parte sienta su atención y respeto. Cuando la otra persona esté hablando, mírela fijamente a los ojos y asienta apropiadamente para demostrarle comprensión.

Manejo de la expresión facial: muestre expresiones que coincidan con el contenido y la atmósfera de la comunicación, como sonreír para expresar amabilidad y relajación, fruncir el ceño para expresar confusión y preocupación, etc. Las expresiones faciales ricas pueden mejorar el atractivo y la transmisión emocional del lenguaje.

Postura corporal y coordinación de movimientos: mantenga una buena postura y enderece la espalda cuando esté de pie o sentado para mostrar confianza y concentración. Use gestos apropiadamente para ayudar a la expresión, pero evite ser demasiado exagerados o frecuentes, como usar gestos para enfatizar puntos clave, indicar direcciones o indicar cantidades.

Volumen moderado: ajuste el volumen de acuerdo con el entorno de comunicación y la distancia para garantizar que la otra parte pueda escuchar claramente su voz. Al mismo tiempo, evite hacer el sonido demasiado alto y causar una sensación de opresión o un sonido demasiado pequeño. Parece falta de confianza.

Tono suave y natural: mantenga un tono suave y evite fluctuaciones de tono excesivamente altas o bajas que puedan dar la impresión de no ser profesional o emocionalmente inestable. Los cambios de tono se pueden ajustar adecuadamente al expresar diferentes emociones y enfatizar puntos clave.

Ajuste su tono según el contexto del contenido: utilice un tono amable y consultivo para comunicarse y evite un tono autoritario o rígido. Utilice un tono amable al expresar preocupación, un tono sincero al hacer sugerencias y un tono serio al discutir temas serios.

Mantener una distancia espacial personal adecuada en función de la cercanía de la relación con la otra parte y la situación de comunicación. En términos generales, la distancia es relativamente cercana en las relaciones íntimas, moderada en situaciones sociales y ligeramente mayor en situaciones formales o de negocios. Por ejemplo, puede mantener una distancia de aproximadamente medio metro cuando habla con amigos, aproximadamente un metro cuando habla de trabajo con colegas y la distancia entre las dos partes durante las negociaciones comerciales puede ser de uno a dos metros.

Extrovertido: Estas personas son expresivas, entusiastas y alegres. Al comunicarte con ellos, puedes brindarles más oportunidades para expresarse, responder positivamente y participar en discusiones. Los temas pueden ser amplios y flexibles, la velocidad del habla puede ser un poco más rápida y puedes interactuar con ellos a su ritmo.

Introversión: los introvertidos son relativamente reservados y piensan profundamente. Debe ser más paciente al comunicarse y dejar suficiente tiempo para pensar y responder. La forma en que hace las preguntas debe ser amable y orientadora. La selección de temas no debe ser demasiado amplia ni nerviosa. Puede comenzar con áreas con las que esté familiarizado. interesado en.

Tipo fuerte: las personas fuertes tienen opiniones firmes y deseos de controlar. Durante la comunicación, primero reconozca sus puntos de vista razonables, luego exponga los suyos con tacto, apoye sus puntos de vista con hechos y datos, evite conflictos directos y guíe la discusión de manera racional y profesional.

Tipo amable: las personas con una personalidad amable se centran en las relaciones armoniosas. Al comunicarse, el tono debe ser cordial y amigable, escuchar más sus sentimientos y necesidades y considerar los sentimientos de la otra parte al expresar opiniones, discutir soluciones juntos y crear una atmósfera armoniosa.

Informe de trabajo: enfocado, claro y preciso. Primero describa los resultados del trabajo, luego explique el proceso y los métodos, y finalmente proponga problemas y soluciones o próximos pasos. El lenguaje debe ser conciso y claro, y respetar el tiempo del líder o de los compañeros.

Negociaciones comerciales: Esté completamente preparado y comprenda los intereses y resultados de ambas partes. Cree una atmósfera amigable al principio, manténgase firme mientras busca una situación en la que todos ganen durante el proceso de negociación, utilice habilidades de negociación adecuadas como estrategias de concesión, condiciones de intercambio, etc., y utilice un lenguaje riguroso, profesional y persuasivo.

Charla diaria: El tema es informal y casual, enfocándose en compartir cosas interesantes de la vida, sentimientos y opiniones, con el propósito de realzar los sentimientos de los demás. El lenguaje es humorístico, natural y fluido, y puede ser ridiculizado apropiadamente pero evitando ofender.

Manejo de conflictos: mantenga la calma, escuche primero las demandas y emociones de la otra parte y no se apresure a refutar. Exprese su comprensión de los sentimientos de la otra parte, luego exponga los hechos objetivamente, presente sugerencias para resolver el problema y resuelva los conflictos de manera pacífica y racional.

Cognición de las diferencias culturales: comprender las diferencias entre diferentes culturas en términos de valores, hábitos lingüísticos, métodos de comunicación, conceptos de tiempo, etc. Por ejemplo, la cultura oriental se centra en el colectivismo, la implícita y el eufemismo, mientras que la cultura occidental enfatiza el individualismo, la franqueza y la franqueza; Algunas culturas tienen fuertes conceptos de tiempo, otras son relativamente vagas.

Respeto y actitud inclusiva: Respete los métodos y hábitos de comunicación de los diferentes orígenes culturales y evite juzgar a los demás por sus propios estándares culturales. Mantener una actitud abierta y tolerante hacia las diferencias culturales y aprender y adaptarse activamente.

Estrategias flexibles: ajustar las estrategias de comunicación de acuerdo con las características culturales de la otra parte, como evitar palabras culturalmente tabú en la expresión del lenguaje, adaptarse al ritmo y método de la otra parte en el estilo de comunicación y prestar atención a la interpretación de diferentes significados culturales en el cuerpo. idioma, etc.

Elimina distracciones: Al escuchar, apaga dispositivos como teléfonos móviles y televisores que puedan distraer tu atención, céntrate en lo que dice la otra persona y centra toda tu atención en el lenguaje, las expresiones y los movimientos corporales de la otra persona, sin que te molesten. factores externos.

Deje de lado los prejuicios y las presuposiciones: no juzgue ni especule sobre los puntos de vista de la otra parte basándose en experiencias pasadas o estereotipos antes de que haya terminado de hablar. Mantenga la mente abierta y reciba plenamente la información transmitida por la otra parte.

Captura de puntos clave: entrénate para extraer rápidamente el contenido central del discurso de la otra parte, como puntos principales, hechos importantes, cuestiones clave, etc. Esto se puede lograr centrándote en palabras clave, oraciones repetidas o partes enfatizadas.

Clasificación de relaciones lógicas: analice la lógica interna del contenido de la otra parte, ya sea una relación causal, una relación paralela, una relación progresiva, etc., para comprender mejor sus ideas e intenciones generales, como "Debido a que la demanda del mercado cambia "Necesitamos ajustar nuestra estrategia de productos y aumentar aún más la inversión en investigación y desarrollo".

Resumen y confirmación oportunos: una vez que la otra parte haya terminado una narración, resuma brevemente el contenido principal con sus propias palabras y confirme con la otra parte si lo entendió con precisión, como "Lo que acaba de decir es que el progreso del proyecto ha sido afectado debido a limitaciones financieras y cambios de personal ” Esto no solo garantiza una comprensión correcta, sino que también permite que la otra persona sienta que está escuchando con atención.

Reconocimiento de sentimientos emocionales: capture claramente las emociones detrás de las palabras de la otra parte, ya sea que estén felices, frustradas, ansiosas o enojadas, etc. Por ejemplo, puede comprender el estado emocional de la otra parte a partir del tono, la expresión y la redacción de las palabras. La otra parte: "Este proyecto fracasó, estoy muy triste". "Perdido", debes poder sentir la emoción de la pérdida.

Expresión de comprensión y reconocimiento: exprese a la otra parte su comprensión y reconocimiento de sus emociones y sentimientos, como "Puedo entender su pérdida actual. De hecho, es un poco frustrante encontrarse con una situación así, dejar que la otra parte se sienta preocupada". busca y apoya, lo que crea resonancia emocional y promueve una comunicación profunda.