Wondershare EdrawMind
Галерея диаграмм связей Учебное пособие для менеджера проектов информационных систем (4-е издание) Глава 14_Управление коммуникациями в проекте
- 2
Учебное пособие для менеджера проектов информационных систем (4-е издание) Глава 14_Управление коммуникациями в проекте
Этот файл представляет собой самодельную интеллектуальную карту «Главы 14_Управление коммуникациями проекта» Учебного пособия по управлению проектами информационных систем (4-е издание). Оно включает в себя планирование коммуникативного управления, управленческое общение, надзорное общение и т. д. В соответствии с ключевыми моментами предыдущих экзаменов отмечена важность и все содержание подробно интегрировано, что может сделать итоговый обзор и начало обучения более эффективными, приложив вдвое меньше усилий. Я потратил более десяти часов на составление и обобщение прочитанного всех глав, причем все они являются последней версией.
Отредактировано в 2023-12-13 10:16:18
Учебное пособие для менеджера проектов информационных систем (4-е издание) Глава 14_Управление коммуникациями в проекте
- Рекомендовано вам
- Структура
Учебное пособие для менеджера проекта информационной системы (4-е издание) Глава 16_Управление закупками проекта
- 1
Учебное пособие для менеджера проекта информационной системы (4-е издание) Глава 8_Управление интеграцией проекта
- 2
Учебное пособие для менеджера проектов информационных систем (4-е издание) Глава 9_Управление содержанием проекта
- 3
Экзамен по расширенному программному обеспечению. Глава 5. Управление содержанием проекта.
- 2
Управление коммуникациями проекта
основная концепция
общаться
определение
это процесс, посредством которого люди делятся информацией, мыслями и эмоциями
Цель
Взаимодействующие стороны устанавливают отношения взаимопонимания, отвечают друг другу, рассчитывают принять друг друга и достичь консенсуса посредством поведения и процесса общения.
важность
Коммуникационный сбой является важной причиной провала многих проектов (особенно ИТ-проектов).
Важные факторы успеха ИТ-проекта
1. Исполнительная поддержка
2. Участие пользователей
3. Опытный менеджер проектов
4. Четкие бизнес-цели
Все эти факторы зависят от наличия у руководителя проекта и команды хороших навыков общения, особенно с персоналом, не связанным с ИТ.
Управление коммуникациями проекта
определение
Требуется ли процесс для обеспечения своевременного и правильного формирования, сбора, распределения, хранения и окончательной обработки информации о проекте?
компонент
Разрабатывать стратегии
Обеспечить эффективность коммуникации для заинтересованных сторон
выполнять необходимые действия
Реализация коммуникационной стратегии
Три элемента, необходимые для успешного общения
люди, идеи, информация
Каждый участник проекта должен понимать влияние коммуникации на проект.
основы управления
1. общаться
определение
Относится к отправке или получению информации (идей, инструкций или эмоций) различными возможными способами.
Способ
Активность
встречи, выступления
середина
Электронная почта, социальные сети, отчеты по проектам, проектные документы
форма
Письменная, устная, формальная или неформальная, средства массовой информации, жесты, выбор слов (выраженный различными словами)
объект
Менеджеры проектов проводят большую часть своего времени в общении с членами команды и другими заинтересованными сторонами проекта как внутри организации (на всех уровнях организации), так и за ее пределами.
2. модель связи
Подробно описан процесс управления планированием коммуникаций.
3. Классификация связи
1. Внутренняя/внешняя связь
2. Формальное/неформальное общение
3. Официальное/неофициальное общение
4. Иерархическая коммуникация
вертикальный
Вверх (для высшего руководства), вниз (для членов команды)
уровень
Горизонтальный (для коллег-менеджеров проектов или другого персонала)
5. письменное/устное общение
4. навыки коммуникации
В процессе коммуникации проекта используются планы коммуникации для выбора подходящих методов коммуникации для различного коммуникационного персонала и содержания коммуникации, чтобы предотвратить ошибки в понимании и общении.
3 основных атрибута эффективных коммуникационных кампаний и достижения результатов
2023 Вопросы с несколькими вариантами ответов
1. Цель коммуникации ясна
2. Постарайтесь максимально понять получателя сообщения и удовлетворить его потребности и предпочтения.
3. Мониторинг и измерение эффективности коммуникаций
5C письменного общения
Новое в четвертом издании
1. Корректность
2. Краткое выражение (Краткое)
3. Ясность цели и представления (Ясность)
4. Логика связного мышления (Связное)
5. Правильно используйте управляющие инструкции и контроль (Контроллинг)
Другие коммуникативные навыки
1. активное слушание
2. Понимать культурные и личные различия
3. Выявлять, устанавливать и управлять ожиданиями заинтересованных сторон
4. Укрепить навыки
Убеждать, мотивировать, поощрять, помогать, консультировать, направлять, разрешать конфликты
5. новые методы управления
1. Включение заинтересованных сторон в обзор проекта
2. Привлекайте заинтересованные стороны к встречам по проекту
3. Растущее использование социальных инструментов
Инструменты социальных сетей не только поддерживают обмен информацией, но и помогают построить более глубокие доверительные и общественные отношения.
4. Многогранные методы общения
Выбирайте подходящие коммуникационные технологии, средства массовой информации, методы и т. д. исходя из реальных ситуаций и потребностей.
Способен повысить эффективность общения с заинтересованными сторонами разных поколений и культур.
процесс управления
Рекомендации по адаптации
Заинтересованные стороны, физическое местоположение, коммуникационные технологии, язык, управление знаниями
Гибкие и адаптивные методы
В неоднозначной проектной среде неизбежно возникнет необходимость в более частом и быстром сообщении развивающихся и появляющихся деталей.
Каналы получения информации членами команды должны быть максимально упрощены, проверки команды должны проводиться часто, а члены команды должны работать вместе.
Результаты проекта также должны публиковаться в прозрачной форме, а заинтересованные стороны должны регулярно приглашаться для анализа результатов проекта.
Планирование управления коммуникациями
Обзор процесса
определение
Это процесс разработки соответствующих методов и планов коммуникационной деятельности проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы заинтересованных сторон, доступных организационных активов и потребностей конкретного проекта.
основной эффект
1. Своевременно предоставлять актуальную информацию заинтересованным сторонам
2. Направлять заинтересованные стороны для эффективного участия в проектах
Обеспечить руководство и направление для последующего общения с руководством и надзора.
3. Подготовьте письменный план общения
Конкретные коммуникационные мероприятия, которые необходимо реализовать
Необходимо проводить регулярно на протяжении всего проекта.
План управления коммуникацией является не только руководящим планом управления, но также содержит конкретные планы и методы коммуникации. Последующие коммуникационные мероприятия необходимо осуществлять в соответствии с этим планом, поэтому план управления коммуникацией необходимо активно обновлять, улучшать или даже пересматривать. сформулировать, а не ждать, пока будут обнаружены проблемы, прежде чем вносить в них изменения (аналогично формулированию графика проекта, который также осуществляется в течение всего проекта, поскольку план необходимо время от времени обновлять и изменять в зависимости от фактической ситуации в проекте). проект)
Менеджерам проектов необходимо разработать эффективный план управления коммуникациями на ранних стадиях жизненного цикла проекта, основанный на разнообразных информационных потребностях заинтересованных сторон проекта.
Результаты этого процесса следует регулярно пересматривать на протяжении всего проекта (например, при смене заинтересованных сторон или в начале каждой новой фазы проекта) и вносить любые необходимые изменения, чтобы гарантировать, что он продолжает оставаться актуальным.
В ходе этого процесса необходимо учитывать и соответствующим образом документировать методы, используемые для хранения, извлечения и, в конечном итоге, удаления информации о проекте.
входить
1. Устав проекта
Будет предоставлен список ключевых заинтересованных сторон, который может включать информацию о ролях и обязанностях заинтересованных сторон.
2. план управления проектом
1. план управления ресурсами
Руководство по классификации, распределению, управлению и освобождению ресурсов проекта.
У членов команды и групп могут быть требования к общению, которые следует изложить в плане управления коммуникациями.
2. План взаимодействия с заинтересованными сторонами
Определены стратегии управления, необходимые для эффективного взаимодействия с заинтересованными сторонами, и эти стратегии часто реализуются посредством коммуникации.
3. файлы проекта (Классификация по выходному процессу)
1. Сбор требований
документ с требованиями
Может включать коммуникационные потребности заинтересованных сторон проекта.
2. Определить заинтересованные стороны
Реестр заинтересованных сторон
Используется для планирования коммуникационной деятельности с заинтересованными сторонами.
4. факторы деловой среды
5. Активы организационного процесса
Инструменты и методы
1. экспертная оценка
Политики и структуры власти внутри организации; среда и культура организации и других организаций-клиентов; организационные политики и процедуры в отношении соблюдения законодательных требований, касающихся организационной политики и процедур, связанных с безопасностью; и спонсоры и т. д.
2. Анализ потребностей в коммуникации
Анализировать коммуникационные потребности и определять информационные потребности заинтересованных сторон проекта, включая тип и формат требуемой информации, а также ценность информации для заинтересованных сторон.
Информация, обычно используемая для выявления и определения потребностей в коммуникации проекта.
1. Соответствующая информация и коммуникационные потребности в реестре заинтересованных сторон и плане взаимодействия с заинтересованными сторонами
2. Количество потенциальных каналов или путей связи, включая общение «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим».
Количество потенциальных каналов связи = [ n * ( n - 1 ) ] / 2, n представляет количество людей.
3. Организационная структура
4. Обязанности, отношения и взаимозависимости между проектной организацией и заинтересованными сторонами
5. метод разработки
6. Дисциплины, кафедры и специальности, задействованные в проекте
7. Сколько человек участвует в проекте и где?
8. Внутренние информационные потребности, например, когда следует общаться внутри организации.
9. Потребности во внешней информации, например, когда общаться со средствами массовой информации, общественностью и подрядчиками.
10. Правовые требования
3. модель связи
Модель коммуникации может представлять собой самый простой линейный (отправитель и получатель) коммуникационный процесс или более интерактивную форму общения, в которую добавляются элементы обратной связи (отправитель, получатель и обратная связь), или она может даже интегрировать отправителя или получателя. человеческий фактор получателя, более сложные модели общения, которые пытаются учесть сложность общения
эффект
Показывает, как информация отправляется и принимается между двумя сторонами (отправителем и получателем).
Ключевые элементы
1. кодирование
Переводите мысли или идеи на язык, понятный другим.
2. Информация и обратная связь
Результат процесса кодирования
3. середина
метод, используемый для передачи информации
4. шум
Все факторы, мешающие передаче и пониманию информации
Такие как: расстояние, новые технологии, отсутствие справочной информации и т. д.
5. декодирование
Сведение информации к осмысленным мыслям или идеям (звено, где наиболее вероятно возникновение недоразумений)
5 штатов
1. Был отправлен
2. полученный
3. Понял
4. Одобренный
Достижение консенсуса является ключевой частью принятия проектных решений и эффективного общения.
5. переведено в позитивные действия
Самая сложная часть всего процесса
Обычно это требует неоднократного общения и может быть лучше выполнено при определенном надзоре или помощи.
4. коммуникационные технологии
Разговоры, встречи, веб-сайты, базы данных, социальные сети, письменные документы
Факторы, влияющие на выбор технологии связи
1. Острая необходимость в информации
2. Доступность и надежность техники
3. Простота использования
4. Среда проекта
5. Чувствительность и конфиденциальность информации
5. метод связи
Методы коммуникации для обмена информацией между заинтересованными сторонами
1. интерактивное общение
Разнонаправленный обмен информацией в реальном времени между двумя или более сторонами
метод связи
Встречи, телефонные звонки, обмен мгновенными сообщениями, социальные сети, видеоконференции и т. д.
2. push-коммуникация
Отправляйте или публикуйте информацию конкретным получателям, которым необходимо получить эту информацию.
Этот метод может гарантировать отправку сообщения, но не гарантирует, что сообщение достигнет целевой аудитории или будет понято целевой аудиторией.
метод связи
Письма, заметки, отчеты, электронные письма, факсы, голосовые сообщения, блоги и пресс-релизы
3. вытащить связь
Подходит для больших объемов сложной информации или больших информационных аудиторий.
Он требует, чтобы получатель имел доступ к соответствующему контенту самостоятельно, соблюдая при этом соответствующие правила безопасности.
метод связи
Порталы, интрасети организации, электронные онлайн-курсы, базы данных извлеченных уроков или базы знаний.
Методы связи для достижения основных коммуникационных потребностей, указанных в плане управления коммуникациями.
1. межличностное общение
Обмен информацией между людьми, обычно при личном общении.
2. групповое общение
Проводится в группе от 3 до 6 человек.
3. публичная коммуникация
Один оратор обращается к группе людей
4. СМИ
Минимальный контакт между человеком или группой, отправляющими сообщение, и большой (иногда анонимной) целевой аудиторией.
5. Инструменты сети и социальных коммуникаций
Используйте социальные инструменты и средства массовой информации для общения «многие ко многим»
6. Межличностные и командные навыки
1. осведомленность о политике
определение
Относится к осознанию формальных и неформальных властных отношений и готовности работать в рамках этих отношений.
эффект
Помогает менеджерам проектов планировать коммуникации с учетом среды проекта и политики организации.
Пример
Понять организационную стратегию, понять, кто может осуществлять власть и влияние, и развить способность общаться с этими заинтересованными сторонами.
2. культурная осведомленность
определение
Относится к пониманию различий между отдельными людьми, группами и организациями и соответствующей корректировке стратегий коммуникации проекта.
эффект
Способность свести к минимуму недопонимание и недопонимание, вызванные культурными различиями внутри сообщества заинтересованных сторон проекта.
Помогает менеджерам проектов планировать коммуникации с учетом культурных различий и культурных потребностей заинтересованных сторон и членов команды.
3. оценка стиля общения
определение
Техника, используемая для оценки стиля общения и определения предпочтительных методов, форм и содержания общения при планировании коммуникативной деятельности.
сцены, которые будут использоваться
Обычно используется для заинтересованных сторон, которые не поддерживают проект.
Вы можете сначала провести оценку взаимодействия с заинтересованными сторонами, а затем провести оценку стиля общения.
Выясните, кто не поддерживает проект, затем оцените стиль общения этого человека, а затем адаптируйтесь к его предпочтениям и используйте подходящие слова, чтобы убедить его не бойкотировать и даже не поддерживать проект.
В ходе оценки взаимодействия с заинтересованными сторонами выявите пробелы в взаимодействии с заинтересованными сторонами. Чтобы преодолеть этот разрыв, коммуникационные мероприятия и методы должны быть специально адаптированы.
7. Производительность данных
Матрица оценки взаимодействия с заинтересованными сторонами
Показывает разрыв между текущим и желаемым участием отдельных заинтересованных сторон.
В рамках этого процесса матрица оценки может быть дополнительно проанализирована для выявления дополнительных потребностей в коммуникации (помимо регулярной отчетности) для заполнения пробелов в взаимодействии.
8. Встреча
Виртуальные (онлайн) или личные встречи, чему способствуют технологии совместной работы над документами, включая сообщения электронной почты и веб-сайты проектов.
выход
1. план управления коммуникациями
определение
Является неотъемлемой частью плана управления проектом, который описывает, как коммуникации проекта будут планироваться, структурироваться, выполняться и контролироваться для повышения эффективности коммуникации.
содержание
1. Потребности в общении с заинтересованными сторонами
2. Информация, подлежащая передаче, включая язык, форму, содержание и уровень детализации.
3. Этапы эскалации
4. Причина публикации информации
5. Сроки и частота предоставления необходимой информации, подтверждения получения или ответа (если применимо)
6. Лицо, ответственное за передачу соответствующей информации
7. Лицо, ответственное за разрешение разглашения конфиденциальной информации
8. Лицо или группа, которым предназначена информация, включая их потребности, желания и ожидания.
Взаимно закрывать люди член
9. Методы или приемы, используемые для доставки информации, например заметки, электронные письма, пресс-релизы или социальные сети.
10. Ресурсы, выделенные на коммуникационную деятельность, включая время и бюджет
11. Методы обновления и оптимизации плана управления коммуникациями по мере реализации проекта (например, изменения в сообществе заинтересованных сторон на разных этапах проекта).
12. Общий глоссарий
13. Схема потока информации о проекте, рабочий процесс (может включать процедуры утверждения), список отчетов и план встреч и т. д.
14. Ограничения со стороны законов и правил, технологий, организационной политики и т. д.
15. Руководства и шаблоны для совещаний по статусу проекта, собраний проектной группы, веб-конференций, электронных писем и многого другого.
16. (Если проект будет использовать) веб-сайт проекта и программное обеспечение для управления проектами.
Резюме: Кому какая информация нужна, в какое время и как ее передать сторонам
2. План управления проектом ((обновлен)
План взаимодействия с заинтересованными сторонами
Отразить любые процессы, процедуры, инструменты и методы, которые влияют на участие заинтересованных сторон в принятии и реализации проекта.
3. Файлы проекта (обновлены)
Расписание проекта
Интегрируйте коммуникационную деятельность в график
Реестр заинтересованных сторон
Документировать коммуникационную деятельность, связанную с заинтересованными сторонами
управленческое общение
Обзор процесса
определение
Является ли процесс обеспечения того, чтобы информация о проекте собиралась, генерировалась, публиковалась, хранилась, извлекалась, управлялась, контролировалась и, в конечном итоге, удалялась своевременным и надлежащим образом?
основной эффект
Содействовать эффективному обмену информацией между командой проекта и заинтересованными сторонами.
действительное значение
эффективный
Информация эффективно принимается получателем
эффективный
Высокая коммуникативная эффективность и своевременная доставка информации
Необходимо выполнять на протяжении всего проекта.
Охватит все аспекты, связанные с эффективным общением, включая использование соответствующих техник, методов и приемов.
Коммуникационная деятельность должна быть гибкой, позволяющей адаптировать методы и приемы для удовлетворения меняющихся потребностей заинтересованных сторон и проекта.
Не ограничиваясь публикацией соответствующей информации, он также стремится гарантировать, что информация генерируется правильно и достигает целевой аудитории в соответствующем формате.
Предоставьте заинтересованным сторонам возможность участвовать в предоставлении дополнительной информации, разъяснений и обсуждений.
требуемая технология
1. модель отправителя-получателя
Используйте циклы обратной связи, чтобы предоставить возможности для взаимодействия и взаимодействия, а также устранить препятствия на пути эффективного общения.
2. выбор СМИ
Используйте соответствующие методы коммуникации для удовлетворения конкретных потребностей проекта.
3. Стиль письма
4. Управление конференциями
5. Демо
6. гид
достичь консенсуса
7. активное слушание
входить
1. план управления проектом
1. план управления ресурсами
Описывает коммуникацию, необходимую для управления командой или физическим ресурсом.
2. план управления коммуникациями
Опишите, как будут планироваться, структурироваться и контролироваться коммуникации по проекту.
3. План взаимодействия с заинтересованными сторонами
Описать, как использовать соответствующие коммуникационные стратегии для управления взаимодействием с заинтересованными сторонами.
2. файлы проекта (Классификация по выходному процессу)
1. Направлять и управлять работой проекта
Журнал проблем
Сообщите информацию, связанную с проблемой, заинтересованным сторонам.
2. Управление знаниями проекта
Регистрация извлеченных уроков
Уроки, извлеченные на ранних стадиях проекта, связанные с коммуникацией руководства, могут быть использованы для улучшения процесса коммуникации и повышения эффективности и результативности коммуникации на более поздних стадиях проекта.
3. Реализация общего запроса на изменение
Журнал изменений
Используется для информирования об изменениях затронутых заинтересованных сторон, а также для утверждения, отсрочки и отклонения запросов на изменения.
4. Качество управления
отчет о качестве
Включает информацию, связанную с проблемами качества, улучшениями проектов и продуктов, а также улучшениями процессов.
Эта информация должна быть доведена до сведения тех, кто может принять корректирующие меры для достижения ожидаемого качества проекта.
5. Определить риски
отчет о рисках
Предоставьте информацию об источниках общего риска проекта, а также обзорную информацию об выявленных отдельных рисках проекта.
Эта информация должна быть передана владельцам рисков и другим заинтересованным сторонам.
6. Определить заинтересованные стороны
Реестр заинтересованных сторон
Определите людей, группы или организации, которым нужен каждый тип информации.
3. отчет о выполнении работы
В соответствии с определением плана управления коммуникациями отчеты о результатах работы будут доставлены (сообщены) заинтересованным сторонам проекта посредством этого процесса.
Типичный пример
отчеты о состоянии, отчеты о ходе работы
содержание
Может включать диаграммы и информацию о освоенном объеме, линии трендов и прогнозы, диаграммы выгорания резервов, гистограммы дефектов, информацию о выполнении контрактов и информацию об обзоре рисков.
Проявления
Могут отображаться в виде информационных панелей, отчетов о горячих точках, светофоров или других форм, которые помогают привлечь внимание, принять решения и совершить действие.
4. факторы деловой среды
5. Активы организационного процесса
Инструменты и методы
1. коммуникационные технологии
Факторы, влияющие на выбор технологии, включают в себя размещение команды в одном месте, необходимость сохранения конфиденциальности информации, которой необходимо поделиться, ресурсы, доступные членам команды, а также то, как организационная культура влияет на проведение встреч и обсуждений.
2. метод связи
Выбор методов коммуникации должен быть гибким, чтобы реагировать на изменения в составе заинтересованных сторон или изменения в потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.
3. навыки коммуникации
1. коммуникативная компетентность
Специальное сочетание коммуникативных навыков, которые помогают прояснить цель ключевых сообщений, построить эффективные отношения, обеспечить обмен информацией и предпринять лидерские действия.
2. обратная связь
Это реактивное сообщение о сообщении, результате или ситуации.
Поддержка интерактивного общения между руководителем проекта, командой и всеми другими заинтересованными сторонами проекта.
3. невербальные навыки
Передавайте смысл посредством соответствующего языка тела, такого как жесты, интонация и мимика.
4. Демо
Официальная доставка информации и документов
информация
1. Сообщайте заинтересованным сторонам о ходе проекта и обновлениях информации.
2. Предоставьте справочную информацию для поддержки принятия решений.
3. Предоставьте общую информацию о проекте и его целях для улучшения имиджа проектной работы и проектной команды.
4. Предоставьте конкретную информацию для улучшения понимания и поддержки работы и целей проекта и т. д.
4. информационная система управления проектами
1. Электронные инструменты управления проектами
Программное обеспечение для управления проектами, программное обеспечение для конференц-связи и поддержки виртуального офиса, веб-интерфейсы, специализированные проектные порталы и информационные панели состояния, а также инструменты управления совместной работой.
2. Управление электронными коммуникациями
Электронная почта, факс и голосовая почта, аудио-, видео- и веб-конференции, а также веб-сайты и веб-публикации.
3. управление социальными сетями
Веб-сайты и веб-публикации, а также блоги и приложения, созданные для содействия вовлечению заинтересованных сторон и формирования онлайн-сообществ.
5. Отчет о проекте
2023 Вопросы с несколькими вариантами ответов
Публикация отчета о проекте — это сбор и публикация информации о проекте.
Информация о проекте должна быть распространена среди многочисленных групп заинтересованных сторон.
Хотя отчеты об исполнении работ являются результатом процесса мониторинга работы проекта, этот процесс создает специальные отчеты, презентации проектов, блоги и другие типы информации.
6. Межличностные и командные навыки
Активное слушание, управление конфликтами, межличностное общение, осведомленность о политике, культурная осведомленность, организация встреч
Примеры управления встречами
Процесс совещания по рассмотрению потребностей
1. Подготовить техническое задание
2. Организовать внутренние проверки для проверки того, являются ли спецификации и требования разумными и правильными.
3. Менеджер проекта или аналитик требований заранее готовит электронное письмо (около 3 дней) и отправляет его всем сторонам (Стороне А, экспертам, QA, PMO, членам команды, другим заинтересованным сторонам и т. д.), чтобы уведомить их об участии в официальной проверке. В электронном письме будет указано время и место проведения проверки, а также приложено содержание проверки (спецификации требований и т. д.).
4. Участвуйте во встречах, где все стороны могут задавать вопросы.
5. В ходе собрания необходимо вести протокол собрания и следить за дисциплиной собрания.
6. Встреча завершается в конце встречи
7. Встреча
Действия поддержки, определенные коммуникационной стратегией и коммуникационным планом.
выход
1. Запись коммуникаций по проекту
Включает: отчеты о производительности, статус выполнения, ход выполнения графика, понесенные затраты, демонстрации и другую информацию, необходимую заинтересованным сторонам.
2. План управления проектом ((обновлен)
план управления коммуникациями
Если этот процесс приводит к изменениям в подходе к коммуникациям проекта, эти изменения должны быть отражены в плане коммуникаций проекта.
План взаимодействия с заинтересованными сторонами
Этот процесс приведет к обновлению коммуникационных потребностей заинтересованных сторон и согласованной коммуникационной стратегии.
3. Файлы проекта (обновлены)
1. Расписание проекта
Возможно, потребуется обновление, чтобы отразить состояние коммуникационной деятельности.
2. Журнал проблем
Обновлено, чтобы отразить проблемы коммуникации в проекте и то, как коммуникация использовалась для решения реальных проблем.
3. Регистрация извлеченных уроков
Обновлено для документирования проблем, возникших в ходе проекта, методов, используемых для их обхода, а также применимых и неприменимых методов коммуникации с руководством.
4. реестр рисков
Обновлено для документирования рисков, связанных с управлением коммуникациями.
5. Реестр заинтересованных сторон
Обновлено для записи информации о деятельности по коммуникации с заинтересованными сторонами проекта.
4. Активы организационных процессов (обновлено)
Записи проекта, такие как переписка, заметки, протоколы встреч и другие документы, использованные в проекте, запланированные и специальные отчеты и презентации по проекту и т. д.
Контролировать общение
Обзор процесса
определение
Является ли процесс обеспечения удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон?
основной эффект
Оптимизировать процесс передачи информации в соответствии с требованиями плана управления коммуникациями и плана взаимодействия с заинтересованными сторонами.
Необходимо выполнять на протяжении всего проекта.
Влияние и результаты коммуникаций проекта должны официально оцениваться и контролироваться, чтобы гарантировать, что правильный контент (понимаемый как отправителем, так и получателем) доставляется нужной аудитории по правильному каналу в нужное время.
Надзор за процессом коммуникации может инициировать итерации планирования управления коммуникацией и управления коммуникативными процессами с целью изменения плана коммуникации и выполнения дополнительных коммуникационных мероприятий для повышения эффективности коммуникации.
Эта итерация отражает непрерывность каждого процесса управления коммуникациями проекта.
Метод надзора
Проводить опросы удовлетворенности клиентов, обобщать извлеченные уроки, проводить командные наблюдения, просматривать журналы проблем и оценивать изменения.
Если фактическая ситуация отклоняется от плана, своевременно корректируйте отклонение.
входить
1. план управления проектом
1. план управления ресурсами
Понимать фактическую организацию проекта и любые изменения в ней, описывая роли и обязанности, а также организационную схему проекта.
2. план управления коммуникациями
Текущий план своевременного сбора, создания и распространения информации. Он определяет членов команды, заинтересованные стороны и соответствующие задачи в процессе коммуникации.
3. Заинтересованные стороны участвуют в программе
Определенная коммуникационная стратегия запланирована для руководства взаимодействием с заинтересованными сторонами
2. файлы проекта (Классификация по выходному процессу)
1. Направлять и управлять работой проекта
Журнал проблем
Предоставляет историческую информацию о проекте, записи об участии заинтересованных сторон в проблемах и о том, как они были решены.
2. Управление знаниями проекта
Регистрация извлеченных уроков
Уроки, извлеченные на ранних этапах проекта, могут быть использованы на более поздних стадиях проекта для повышения эффективности коммуникации.
3. управленческое общение
Запись коммуникаций по проекту
Предоставить информацию о состоявшихся коммуникациях
3. данные о производительности труда
Содержит данные о типе и объеме имевшего место общения.
4. факторы деловой среды
5. Активы организационного процесса
Инструменты и методы
1. экспертная оценка
Коммуникация с общественностью, сообществом и СМИ; общение в международной среде; общение между виртуальными группами системы управления проектами и т.д.
2. информационная система управления проектами
Предоставляет менеджерам проектов набор стандартизированных инструментов для сбора, хранения и распространения необходимой информации среди внутренних и внешних заинтересованных сторон в соответствии с планом коммуникаций. Информацию в системе необходимо отслеживать для оценки ее эффективности и результативности.
3. Производительность данных
Матрица оценки взаимодействия с заинтересованными сторонами
Может предоставить информацию об эффективности коммуникационных кампаний. Ожидания заинтересованных сторон и текущие уровни взаимодействия должны быть пересмотрены, а в коммуникацию должны быть внесены любые необходимые корректировки.
4. Межличностные и командные навыки
наблюдать и говорить
Наблюдая и разговаривая, менеджеры проектов могут выявить проблемы внутри команды, конфликты между людьми или индивидуальные проблемы с производительностью.
5. Встреча
Личные или виртуальные встречи подходят для принятия решений, ответа на запросы заинтересованных сторон и обсуждения с поставщиками, поставщиками и другими заинтересованными сторонами проекта.
выход
1. информация о производительности труда
В том числе: фактическая реализация запланированной коммуникации, обратная связь по коммуникации, например, результаты опроса об эффективности коммуникации;
2. Запрос на изменение
Мониторинг процесса коммуникации часто приводит к необходимости корректировок, действий и вмешательств в коммуникационную деятельность, как это определено в плане управления коммуникациями.
Запросы на изменения должны обрабатываться посредством внедрения общего процесса контроля изменений.
Результат
Изменить требования заинтересованных сторон к коммуникации, включая требования заинтересованных сторон к выпуску информации, содержанию или форме, а также методу выпуска.
Установить новые процедуры для устранения узких мест и т. д.
3. План управления проектом ((обновлен)
план управления коммуникациями
Записывайте новую информацию, которая может сделать общение более эффективным.
План взаимодействия с заинтересованными сторонами
Отражать реальную ситуацию, коммуникационные потребности и важность заинтересованных сторон.
4. Файлы проекта (обновлены)
Журнал проблем
Записывайте новую информацию, связанную с проблемами, их ходом и решением.
Регистрация извлеченных уроков
Реестр извлеченных уроков, возможно, потребуется обновить, чтобы документировать причину проблемы, обоснование выбранных корректирующих действий и другие извлеченные уроки, связанные с коммуникацией.
Реестр заинтересованных сторон
Реестр заинтересованных сторон, возможно, потребуется обновить, включив в него пересмотренные требования к коммуникации с заинтересованными сторонами.