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Notas de crescimento do gerente de projetos de TI

Muitas pessoas pensam que as reuniões são apenas uma formalidade e não necessárias, mas a seguir vamos explicar se as reuniões são necessárias a partir de aspectos como as etapas para formular um plano de comunicação do projeto, a comunicação entre o projeto e o mundo exterior e os prós e contras de comunicação informal. Não haverá reuniões. As oportunidades de comunicação serão perdidas, os arranjos do projeto não serão claros e a falta de comunicação reduzirá a eficiência do projeto! Portanto, reuniões também são tarefas.

Editado em 2022-07-12 17:13:01

75zb2rxr@bccto.cc

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As reuniões também são tarefas – comunique-se de forma planejada

Histórico do caso

Reflita sobre os problemas antes de entrar online e coloque-se no lugar de outra pessoa

Uma coisa é muito clara: alguns lançamentos iniciais foram causados por má comunicação.

A alta administração está desamparada

Há também grande resistência da alta direção do cliente em divulgar o projeto.

Não tenho ideia do andamento do projeto

Tudo o que ouvi do lado foram algumas informações desfavoráveis.

Querer informações diretas da equipe do projeto, mas não ser levado a sério

resultado

Os mal-entendidos aprofundam-se gradualmente e as informações continuam a ser distorcidas

No final, foi uma decisão inútil adotar um plano online parcial.

Existem também opiniões diferentes sobre a imposição de um novo plano, e isso só pode ser feito através de tarefas políticas.

Fonte do problema

A causa raiz ainda está na comunicação!

Antes

Os PMs são particularmente avessos a reuniões e relatórios, temendo que, se forem muitos, afetem o andamento do projeto.

O PM sempre faz o possível para bloquear diversas reuniões, e até envia pessoas para tratar de reuniões importantes.

Agora

O PM percebe que reuniões e relatórios não são apenas muito importantes, mas também um fator importante para garantir o sucesso do projeto

As reuniões devem ser consideradas como uma tarefa e geridas de forma eficaz

Como um novo gerente de projeto, vale a pena aprender a refletir a tempo antes de aplicar o patch.

Etapas para desenvolver um plano de comunicação do projeto

O plano de comunicação visa principalmente padronizar e institucionalizar a comunicação e pode ser efetivamente implementado dentro da equipe do projeto.

Primeiro

Liste as principais funções e relacionamentos, bem como uma estrutura para os principais relatórios e reuniões do projeto

O PMO da equipe do projeto é responsável pela implementação do plano de comunicação

segundo

Desenvolva uma matriz de comunicação para esclarecer as relações de comunicação entre as partes interessadas do projeto

A primeira coluna da matriz de comunicação representa o fornecedor da informação, e a primeira linha representa o destinatário da informação.O ponto de intersecção relevante é a relação de interação de informação entre as duas partes.

terceiro

Determine o método, o tempo, a frequência e os objetos de comunicação com base na matriz de comunicação e formule um plano de comunicação detalhado. As tarefas fixas de comunicação incluem comunicação escrita e comunicação em reuniões.

quarto

Institucionalizar a comunicação, reorganizar projetos e formular planos de comunicação para reuniões

Comunicação entre projetos e partes externas

Para gerir eficazmente a comunicação com o mundo exterior, a equipa do projeto adotou a “Carta de Contacto Comercial” recomendada pelo cliente.

Cenários de uso do catálogo de contatos comerciais

Os documentos precisam ser apresentados formalmente ao cliente, o que equivale ao processo de assinatura para recebimento.

Por exemplo, após concluir a análise de necessidades, submeter formalmente o “Relatório de Análise de Requisitos” e submeter um pedido de revisão

dois

Precisa solicitar informações dos clientes ou precisa de informações necessárias e respostas formais

Após receber o compromisso da outra parte, ele será registrado e rastreado de acordo com o tempo necessário.

três

Ao atribuir o trabalho do projeto entre departamentos, é equivalente a uma declaração de tarefa

Por exemplo, se precisar de informações de pesquisa sobre dados de rede, você pode enviar uma inscrição por meio de uma carta de contato comercial e fornecer um modelo de documento de pesquisa.

exemplo

Em um teste recente, foi descoberto que a “interface do sistema do parceiro está anormal”

O PM envia uma solicitação por meio de uma carta formal de contato comercial e, se ela estiver dentro do prazo do texto, o destinatário a levará a sério. Mesmo que não possa ser resolvido a tempo, responderemos a tempo sobre como iremos lidar com isso.

Prós e contras da comunicação informal

lucro

O cliente relatou que o sistema de monitoramento remoto "não pode ser usado de forma alguma". O resultado foi que a interface do usuário era hostil, a atitude do engenheiro era contundente e o cliente estava insatisfeito. Isso levou à conclusão acima.

A comunicação informal antes da reunião pode ajudar a compreender as questões que todas as partes desejam expressar e resolvê-las antecipadamente.

Desvantagens

Um membro-chave foi transferido para outra equipe de projeto, antes de o PM se comunicar com o cliente, o funcionário foi até o cliente para se despedir e disse que, devido ao bom relacionamento, ele “revelou primeiro em particular”.

Princípios a serem seguidos na comunicação de mudanças de pessoal

As partes interessadas não comunicarão diretamente com o cliente antecipadamente sobre as suas alterações.

Em princípio, o responsável deve comunicar com o cliente

Soluções alternativas também devem ser declaradas e acordadas com o cliente

Mudanças de pessoal não deverão ser feitas sem autorização antes que a comunicação sobre mudanças de pessoal seja concluída.

Experiência e lições

A comunicação é um fator importante para garantir o sucesso do projeto. Os gerentes de projeto podem gastar 80% do seu tempo em comunicação. A comunicação também precisa ser bem planejada, identificando objetos de comunicação e requisitos de informação, e determinando o método de comunicação correto.