Access 2013 предоставляет два метода создания новой пустой базы данных рабочего стола и создания приложения Access. Чтобы создать новую пустую базу данных рабочего стола, вы сначала создаете базу данных на локальном компьютере, а затем создаете таблицы и другие объекты базы данных.

Открыть файл базы данных

Открытие объектов базы данных. В Access 2013 при открытии файла базы данных панель навигации в левой части окна сохраняет каждый объект базы данных. Все объекты базы данных можно открывать, просматривать и изменять через панель навигации.

Закрыть базу данных

Способ создания таблицы: при открытии новой пустой базы данных рабочего стола Access автоматически создаст пустую таблицу с именем по умолчанию «Таблица 1» и выберет команду «Сохранить» «Файл». Если вам нужно создать новую таблицу, пользователь. можно нажать кнопку «Создать «Таблицу», чтобы добавить новую таблицу с именем «Таблица#». «#» — это следующий неиспользуемый номер, автоматически перечисляемый в последовательности.

Как просматривается таблица: общие операции с таблицей выполняются в режиме конструктора и в режиме таблицы.

Короткий текст: может хранить до 256 символов.

Подробный текст: Access 2013 предоставляет два свойства: «Только добавить» и «Форматировать текст». Длинный текст может хранить до 1 ГБ символов в Access.

Число: числовой тип данных используется для хранения данных, которые необходимо вычислить, включая байтовый тип, целочисленный тип, длинный целочисленный тип, тип одинарной точности, тип двойной точности, идентификатор синхронной копии, десятичный и т. д.

Дата/время: используется для хранения даты и времени.

Валюта: тип данных валюты используется для представления значений валюты. Округление запрещено во время расчета и занимает 8 байтов ширины.

Автоматическая нумерация: тип данных автоматической нумерации используется для автоматической вставки уникального порядкового номера (каждый раз увеличивающегося на 1) или случайной нумерации в каждую запись при добавлении записи.

Да/Отрицательно: используется для хранения данных, которые могут иметь только одно из двух значений, например да/нет, истина/ложь и т. д.

Объект OLE: OLE — это аббревиатура, обозначающая встраивание и связывание объектов.

Гиперссылка: данные гиперссылки используются для хранения адресов гиперссылок, в которых могут храниться адреса электронной почты и другие адреса.

Вложения. Тип данных «Вложение» позволяет пользователям прикреплять изображения и другие файлы к записям так же, как вложения к электронным письмам.

Вычисляемые поля. Вычисляемые поля используются для хранения результатов вычислений и не являются типами данных.

Поиск и связи. Пользователи могут создавать поля поиска с помощью диалогового окна «Мастер поиска» в разделе «Поиск и связи», а также искать значения в других таблицах или запросах.

Первичный ключ: Первичный ключ — это поле или комбинация полей, которые однозначно идентифицируют запись в таблице. Таблица может иметь только один первичный ключ. Первичные ключи не допускают значений NULL и всегда должны иметь уникальное значение.

Атрибут «Размер поля». Атрибут «Размер поля» используется для установки размера пространства, занимаемого хранимыми данными. Это свойство можно задать только для двух типов полей: «Краткий текст» и «Число».

Свойство «Формат»; свойство «Формат» используется для настройки способа отображения данных. Для полей разных типов данных выбор формата различен. Атрибут «формат» влияет только на способ отображения данных и не влияет на данные в таблице.

Атрибут «Маска ввода». Атрибут «Маска ввода» используется для установки формата ввода данных.

Атрибут «Заголовок». Заголовок — это другое имя поля. Заголовок и имя поля могут быть одинаковыми или разными.

Атрибут «Значение по умолчанию»: используется для указания значения по умолчанию для новых записей. После установки значения по умолчанию при вводе записи значение по умолчанию автоматически вводится в соответствующее поле новой записи.

Свойства «Правила проверки» и «Текст проверки». Свойство «Правила проверки» используется для установки правил выражения, которые необходимо соблюдать при вводе данных. Используйте атрибут «правило проверки», чтобы ограничить диапазон значений поля, обеспечить рациональность входных данных и предотвратить незаконный ввод данных. Атрибут «текст проверки» используется вместе с «правилом проверки». Если введенные данные нарушают «правила проверки», система будет использовать установленный «текст проверки» для выдачи подсказки.

Добавьте новое поле. Если в представлении «Дизайн» новое поле, которое вы хотите добавить, появляется позади существующего, просто введите имя нового поля непосредственно в пустую строку столбца «Имя поля».

Удаление полей. В представлении «Дизайн» вы можете удалить ненужные поля в таблице. Щелкните строку, в которой находится поле, которое необходимо удалить, нажмите кнопку «Работа с таблицами/Дизайн» > «Инструменты» > «Удалить строку» или выберите команду «Удалить строку» в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши, в открывшееся диалоговое окно. Нажмите кнопку «Да», чтобы удалить соответствующее поле.

Изменить поле: если вам нужно изменить имя поля, вы можете дважды щелкнуть имя поля, чтобы изменить его напрямую, или удалить имя поля и повторно ввести новое имя поля.

Переместить поля. Если вам нужно изменить порядок отображения полей, вы можете выбрать поля, которые хотите изменить, и перетащить их в нужное место.

Ввод общих типов данных для короткого текста, длинного текста; Число, дата/время, валюта, да/нет и другие типы полей можно вводить непосредственно в таблицу. Поля типа «Автономер» вводить не нужно, он будет заполнен автоматически при добавлении записей. Если при добавлении записи в поле установлено «значение по умолчанию», поле в новой записи будет автоматически заполнено «значением по умолчанию».

Ввод типа данных объекта OLE: поля с выбранным типом данных объекта OLE нельзя вводить непосредственно в представлении таблицы. Данные можно вводить путем вставки объектов.

Под сортировкой понимается перестановка записей в таблице по значениям одного или нескольких полей. Если значения отсортированного поля расположены от меньшего к большему, это называется «по возрастанию», если значения отсортированного поля расположены от большего к меньшему, это называется «по убыванию». Для разных типов полей существуют разные правила сортировки.

Понятие «фильтрация» относится к операции, которая отображает только те записи, которые соответствуют определенным условиям, и скрывает записи, которые не соответствуют этим условиям.

Четыре метода фильтрации: общий фильтр, фильтр по выбору, фильтр по форме и расширенный фильтр/сортировка.

Формат представления таблицы проектных данных

Отрегулируйте высоту строки таблицы и ширину столбца

Скрыть столбцы/показать столбцы

Закрепить/разморозить столбцы

Понятие связи между таблицами; связь между таблицами — это связь, установленная между полями двух таблиц. Благодаря связям между таблицами данные между таблицами базы данных могут быть связаны для формирования «полезных» данных, которые можно использовать в таких объектах, как запросы, формы и отчеты.

Существует три типа связей таблиц: связь «один-к-одному», связь «один-ко-многим» и связь «многие-ко-многим».

Ссылочная целостность; настройка производительности ссылочной целостности обеспечивает достоверность связей между записями в связанных таблицах и гарантирует, что связанные данные не будут случайно удалены или изменены. Поэтому при установлении связей между таблицами обычно следует выполнять проверки ссылочной целостности.

Установление и поддержание связей таблиц осуществляется в окне «Связь». Нажмите кнопку «Инструменты базы данных» > «Связь» > «Связь», чтобы открыть окно «Связь».