範圍說明書、工作分解結構WBS、WBS字典

任何預算限制都可能是影響「自製/外購」決定的因素 應該考慮所有相關的成本，無論是直接成本或間接成本 考慮外購時，分析應包括購買該產品的實際支付的直接成本，也應該包括購買過程中的間接成本 要確定合約的類型，以決定買賣雙方如何分攤風險，各自承擔的風險，取決於具體的合約款項

（1）每個採購工作說明書來自於專案範圍基準。

（2）採購工作說明書描述足夠的細節，以允許預期的賣方確定他們是否有提供買方所需的產品、成果或服務的能力。

（3）採購工作說明書中的資訊有規格說明書、期望的數量和品質的等級、性能數據、履約期限、工作地以及其他要求。

方案邀請書

報價邀請書

徵求供應商意見書、投標邀請書、招標通知、洽談邀請、承包商初始建議徵求書

也稱為發包會、承包商會議、供應商會議、投標前會議或競標會議，是指在準備建議書之前與潛在供應商舉行的會議。

用來確保所有潛在供應商對採購目的有一個清晰、共同的理解

在投標人會議上，所有潛在供應商都應得到同等對待，以確保一個好的招標結果。

對於複雜的採購，可以按正式的建議書評審流程對各個潛在賣方的建議書進行評價，建議書評價委員會將做出他們的選擇，在授予合約之前，還要報管理層審批

採購組織能夠對其成本進行獨立的估算以檢查賣方建議書中的報價

透過報紙等一般出版品、專業出版品、或相關的網站刊登廣告加以擴充

大部分政府機構要求政府合約必須做公開廣告。

以合理的方式定義需求，以便賣方能夠透過要約為專案創造價值

選中賣方後，在雙方簽訂合約前，透過採購談判可以澄清雙方對合約結構和要求的理解，使雙方達成一致意見。合約文本的最終版本應反映所有達成的協議。

採購談判過程以買賣雙方簽署文件未結束標誌，最終合約一般是賣方和買方討價還價的結果。

專案經理不是合約的主談人。在合約談判期間，專案管理團隊可列席，並在需要時，就專案的技術、品質和管理要求進行澄清。

採購管理計畫、進度基準、成本基準

往來函件、支付計畫和請求、賣方績效評估文件

目的是找出本次採購的成功和失敗之處，以供買方組織內的其他項目借鑒

買方向賣方發出關於合約已經完成的正式書面通知。

採購檔案、可交付物驗收、經驗教訓文件