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Gestione complessiva di progetti di sistemi informativi
Panoramica della gestione complessiva del progetto per i project manager del sistema informativo, compreso il processo: formulazione della carta del progetto, formulazione del piano di gestione del progetto, guida e gestione del lavoro del progetto, monitoraggio del lavoro del progetto e implementazione del controllo generale delle modifiche della gestione complessiva del progetto.
Modificato alle 2021-11-03 18:11:35
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Gestione complessiva di progetti di sistemi informativi
processi
Sviluppare la carta del progetto
Il processo di scrittura di un documento formale chiamato Project Charter. Approvazione formale del progetto e autorizzazione del project manager a utilizzare le risorse organizzative nelle attività del progetto attraverso l'emissione di una carta di progetto
Sviluppare il piano di gestione del progetto
Il processo di definizione, preparazione e coordinamento di tutti i sottopiani e di integrazione degli stessi in un piano completo di gestione del progetto. Il piano di Project Management include linee di base e sottopiani di progetto integrati
Dirigere e gestire il lavoro del progetto
Il processo di conduzione ed esecuzione del lavoro identificato nel piano di Project Management e di implementazione delle modifiche approvate per raggiungere gli obiettivi del progetto
Monitorare il lavoro del progetto
Il processo di tracciamento, revisione e reporting dei progressi del progetto per raggiungere gli obiettivi prestazionali identificati nel piano di gestione del progetto
Implementare il controllo olistico del cambiamento
Il processo di revisione di tutte le richieste di modifica, approvazione delle modifiche, gestione delle modifiche ai risultati finali, alle risorse dei processi organizzativi, ai documenti di progetto e ai piani di gestione del progetto e comunicazione dei risultati dell'elaborazione delle modifiche
Terminare il progetto o la fase
Il processo di completamento di tutte le attività di tutti i gruppi di processi di gestione del progetto per chiudere formalmente un progetto o una fase
Panoramica generale della gestione del progetto
La gestione del progetto comprende diversi aspetti quali ambito, pianificazione, costi, qualità, risorse umane, comunicazione, rischio e approvvigionamento, ma questi aspetti si influenzano e si limitano a vicenda. Generalmente, viene sviluppato prima un piano complessivo preliminare, quindi ciascun sottopiano viene formulato in dettaglio e quindi integrato in un piano complessivo coerente utilizzando il metodo di gestione globale.
La "gestione olistica" deve anche sforzarsi di bilanciare gli obiettivi e le soluzioni contrastanti di ciascun progetto.
Esistono spesso connessioni ripetute tra i sottoprocessi di ciascun gruppo di processi di gestione del progetto, ad esempio ambito, pianificazione e costi, che si influenzano a vicenda. Il gruppo dei processi di pianificazione fornisce al gruppo dei processi di esecuzione un piano formale di gestione del progetto nelle prime fasi del progetto, che viene quindi aggiornato man mano che le prestazioni del progetto cambiano.
Sviluppare la carta del progetto
Carta del progetto
definizione
È il documento che approva ufficialmente il progetto
Autorizza il project manager a utilizzare le risorse dell'organizzazione nelle attività del progetto
Il project manager dovrebbe essere sempre assegnato prima dell'inizio della pianificazione, preferibilmente durante lo sviluppo del project charter
Rilasciato esternamente dall'organizzazione che realizza il progetto
Sviluppare un documento che approvi formalmente il progetto o la fase
Segna il lancio ufficiale del progetto
I project manager dovrebbero essere identificati e nominati il prima possibile
Il project manager dovrebbe essere coinvolto nello sviluppo della carta del progetto
effetto
Determinare il project manager e definire i poteri del project manager
Conferma formale dell’esistenza del progetto e attribuzione di status giuridico al progetto
Specificare gli obiettivi generali del progetto, inclusi ambito, tempi, costi, qualità, ecc.
Descrivendo le ragioni per avviare il progetto, collegare il progetto con le operazioni aziendali quotidiane e i piani strategici dell'organizzazione esecutiva.
contenuto
Lo scopo del progetto o il motivo dell'approvazione del progetto
Obiettivi del progetto misurabili e criteri di successo associati
Requisiti generali del progetto
Descrizione generale del progetto
Principali rischi del progetto
Programma complessivo delle tappe fondamentali
bilancio complessivo
Requisiti per l'approvazione del progetto
Responsabile del progetto delegato e sue responsabilità e autorità
Il nome e l'autorità dello sponsor o di altra persona che ha approvato la carta del progetto
editore
Approvato da qualcuno esterno al progetto, come lo sponsor, l'ufficio di gestione del progetto o il comitato direttivo del portfolio
L’iniziatore o lo sponsor del progetto dovrebbe avere una certa autorità ed essere in grado di fornire fondi per il progetto
Preparano essi stessi la carta del progetto o autorizzano il project manager a prepararla per loro conto
Quando la carta del progetto viene firmata dall'iniziatore, il progetto viene approvato
Preparando una carta del progetto, puoi collegare il progetto alla strategia e alle operazioni quotidiane dell'organizzazione.
Carta del ProgettoITO
accedere
protocollo
Dichiarazione di lavoro del progetto
definizione
Una descrizione testuale del prodotto o servizio fornito dal progetto
Classificazione
Per progetti interni
Lo sponsor o lo sponsor del progetto fornisce una dichiarazione di lavoro basata sulle esigenze aziendali, sui requisiti del prodotto o del servizio
per progetti esterni
Essere parte del documento di gara del cliente, come un invito a presentare proposte, una richiesta di informazioni, un invito a presentare offerte o parte di un contratto
contenuto
Esigenze aziendali
Descrizione della gamma di prodotti
Piano strategico
caso aziendale
fattori del contesto imprenditoriale
La cultura aziendale e la struttura organizzativa dell'unità esecutiva
Standard nazionali o standard di settore
Strutture esistenti e immobilizzazioni, ecc.
Implementare le risorse umane esistenti dell'unità, le competenze e le competenze del personale, le politiche delle risorse umane e le linee guida per il reclutamento e il licenziamento, la valutazione delle prestazioni dei dipendenti e i registri di formazione, ecc.
condizioni di mercato in quel momento
Tolleranza al rischio degli stakeholder del progetto
Banca dati del settore
sistema informativo per la gestione del progetto
asset dei processi organizzativi
processi e procedure
processo standard dell'organizzazione
Linee guida standard, modelli, istruzioni di lavoro
Linee guida per le modifiche alle procedure standard utilizzate per soddisfare le esigenze specifiche del progetto
Requisiti di comunicazione organizzativa e sistema di reporting
Linee guida o requisiti per la chiusura del progetto
procedure di controllo finanziario
Procedura di gestione dei problemi e dei difetti
procedure di controllo del cambiamento
procedure di controllo del rischio
Processo di Approvazione e Rilascio dell'Autorizzazione al Lavoro
Tutta la conoscenza dell'organizzazione
file di progetto
database di misurazione del processo
sistema di apprendimento esperienziale
Database di gestione dei problemi e dei difetti
Base di conoscenza sulla gestione della configurazione
banca dati finanziaria
attrezzo
giudizio esperto
tecnologia di guida
metodo
Brainstorming
Gestione dei conflitti
problema risolto
Gestione congressi
produzione
Carta del progetto
Riunione di avvio del progetto
principale
Generalmente organizzato e tenuto dal project manager
Scopo
Rendere chiari ai principali stakeholder del progetto gli obiettivi, l'ambito, i requisiti, il background e le rispettive responsabilità e autorità del progetto
Lavoro
Determinare gli obiettivi dell'incontro
Prepararsi prima della riunione
Identificare e informare le persone presenti alla riunione
Identificare gli argomenti principali dell’incontro
Prendi buoni appunti
Obiettivi del progetto
Gli obiettivi devono essere quantificati e misurabili
Il team di progetto deve dare chiaramente la priorità agli obiettivi di risultato e agli obiettivi di vincolo.
Gli obiettivi di vincolo dovrebbero lasciare il posto agli obiettivi di risultato
I progetti hanno spesso più obiettivi, il numero di obiettivi dipende dalla portata del progetto e dal livello di considerazione
Gli obiettivi possono anche essere suddivisi in più livelli
piano di gestione del progetto
Sottopiano
piano di gestione dell'ambito
piano di gestione del progresso
piano di gestione dei costi
piano di gestione della qualità
piano di miglioramento del processo
piano di gestione del personale
piano di gestione della comunicazione
piano di gestione del rischio
Piano di gestione degli appalti
stai attento
Il piano di gestione del progetto può essere dettagliato e può consistere in uno o più piani parziali, oltre ad altre questioni.
contenuto
Vari processi di gestione del progetto selezionati dal team di gestione del progetto
Il livello di implementazione di ciascun processo selezionato
Una descrizione degli strumenti e delle tecniche utilizzate per implementare questi processi
Modi e mezzi per utilizzare processi selezionati nella gestione di progetti specifici, comprese le dipendenze e le interazioni tra processi, nonché prove e risultati importanti
Modi e mezzi di esecuzione del lavoro per raggiungere gli obiettivi del progetto
Modi e metodi per monitorare i cambiamenti
Modi e mezzi per utilizzare i parametri di misurazione delle prestazioni di implementazione e mantenere l'integrità
Esigenze e tecniche di comunicazione tra gli stakeholder del progetto
Ciclo di vita del progetto selezionato e fasi del progetto per progetti multifase
Una revisione critica del contenuto, della portata e dei tempi da parte del senior management per accelerare la risoluzione delle questioni in sospeso e delle decisioni in sospeso
in linea di principio
Ricorda di non essere idealista e aspettarti che il piano di gestione del progetto venga completato in un unico passaggio
Consentire l'aggiornamento e la modifica dei piani di gestione del progetto attraverso il processo complessivo di controllo delle modifiche
definizione
È il processo necessario per identificare, preparare, integrare e coordinare tutti i piani parziali in un piano di gestione del progetto
Si tratta di una fonte fondamentale di informazioni su come i progetti vengono pianificati, eseguiti, monitorati e conclusi.
ITO
accedere
Carta del progetto
Output da altri processi
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
attrezzo
giudizio esperto
Adattare il processo di gestione del progetto alle esigenze del progetto
Preparare i dettagli tecnici e gestionali che dovrebbero essere inclusi nel piano di gestione del progetto
Determinare le risorse e i livelli di competenza richiesti per il progetto
Definire il livello di gestione della configurazione del progetto
Determinare quali documenti di progetto sono soggetti a un processo formale di controllo delle modifiche
Dare priorità al lavoro del progetto
Assicurati che le risorse del progetto siano assegnate al lavoro giusto al momento giusto
tecnologia di guida
produzione
piano di gestione del progetto
sistema informativo per la gestione del progetto
sistema di gestione della configurazione
contenuto
Identificare e documentare le caratteristiche funzionali e fisiche di un prodotto o componente
Controlla tutte le modifiche alle funzionalità di cui sopra
Documentare e segnalare ogni modifica e il suo stato di implementazione
Revisione dei prodotti o componenti ausiliari per verificarne l'idoneità e la conformità ai requisiti
attrezzo
CVS, VSS, ClearCase
sistema di controllo del cambiamento
La raccolta di processi formalmente documentati per determinare le modalità, i mezzi e i metodi per controllare, modificare e approvare i risultati finali e i documenti del progetto.
È un sottosistema del sistema di gestione della configurazione
Dirigere e gestire l'esecuzione del progetto
contenuto
misurare
Azione correttiva
In risposta alle deviazioni effettive che si sono verificate
Precauzione
per possibili deviazioni in futuro
Ristampa difettosa
Prodotto o componente del prodotto, la riparazione dei difetti risolve solo i problemi di qualità del progetto
riunione di verifica dello stato
In generale, è possibile tenere riunioni regolari per comunicare i progressi del progetto, ma la frequenza delle riunioni dovrebbe dipendere dalla situazione del progetto.
Ad esempio, una volta alla settimana per il team di progetto e una volta al mese per gli altri soggetti interessati al progetto
processo di coordinamento complessivo
Rivedi e aggiorna i piani di progetto in qualsiasi momento
Aderire al piano di progetto e garantire il controllo
risolvere i conflitti
rimuovere gli ostacoli
Dare priorità
Prendere decisioni amministrative e tecniche tra le interfacce
Risolvere i problemi dei clienti e dei clienti
Garantire la connessione tra le fasi del progetto
Garantire una comunicazione fluida tra le interfacce
ITO
accedere
piano di gestione del progetto
Richiesta di modifica approvata
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
attrezzo
giudizio esperto
sistema informativo per la gestione del progetto
Incontro
scambiare informazioni
Brainstorming
Valutazione del programma o progettazione del programma
Prendere decisioni
produzione
Prodotti finali
dati sulle prestazioni lavorative
richiesta di modifica
Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
Aggiornamenti dei file di progetto
Monitorare il lavoro del progetto
definizione
Monitorare e controllare i vari processi necessari per avviare, pianificare, eseguire e chiudere progetti
durante tutto il progetto
Oggetto di monitoraggio
Confrontare le prestazioni effettive del progetto con il piano di gestione del progetto
Valutare le prestazioni del progetto, determinare se vi sono segnali che indicano la necessità di un'azione correttiva o preventiva e formulare raccomandazioni per l'azione quando necessario
Analizzare, tracciare e monitorare i rischi del progetto per garantire la tempestiva identificazione dei rischi, la rendicontazione del loro stato e l'implementazione di adeguati piani di risposta al rischio
Stabilire una base di informazioni accurata e tempestiva sui prodotti del progetto e sui relativi documenti e mantenerla fino al completamento del progetto
Fornire supporto informativo per la reportistica sullo stato, la misurazione delle prestazioni e le previsioni
Fornire previsioni per aggiornare i costi correnti e le informazioni sulla pianificazione
ITO
accedere
piano di gestione del progetto
previsione dei progressi
previsione dei costi
Modifiche confermate
informazioni sulle prestazioni lavorative
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
attrezzo
giudizio esperto
capacità analitiche
analisi di regressione
Analisi di gruppo
analisi di causa ed effetto
Analisi delle cause profonde
Metodi di previsione (ad esempio serie temporali, elementi costitutivi di scenari, simulazioni, ecc.)
Analisi delle modalità di guasto e degli effetti
analisi dell’albero dei guasti
Analisi delle riserve
analisi delle tendenze
Gestione del valore guadagnato
Analisi delle differenze
sistema informativo per la gestione del progetto
Incontro
produzione
richiesta di modifica
Azione correttiva
Attività intraprese per riportare le prestazioni del lavoro di progetto in allineamento con il piano di gestione del progetto
Precauzione
Attività mirate eseguite per garantire che le prestazioni future del lavoro di progetto siano conformi al piano di gestione del progetto
Riparazione dei difetti
Attività mirate a correggere prodotti o componenti di prodotto incoerenti
rapporto sulle prestazioni lavorative
Aggiornamento del piano di gestione del progetto
Aggiornamenti dei file di progetto
Implementare il controllo olistico del cambiamento
importanza
Durante l'intero progetto. Poiché i progetti raramente seguono esattamente il piano di Project Management, il controllo delle modifiche è essenziale
Attività
Determinare se i cambiamenti sono necessari o sono già avvenuti
Fattori di influenza che impediscono il controllo generale delle modifiche per garantire che vengano implementate solo le modifiche approvate
Esaminare e approvare le modifiche richieste
Controlla il processo di richiesta di modifiche e gestisci le modifiche approvate non appena si verificano
Consentire solo l'integrazione delle modifiche approvate nel prodotto o servizio del progetto, mantenere l'integrità della linea di base e conservare i documenti di configurazione e pianificazione relativi al prodotto o servizio del progetto.
Esaminare e approvare tutte le raccomandazioni sulle azioni correttive e preventive
Coordinare le modifiche durante tutto il progetto in base al controllo delle modifiche approvato e aggiornare l'ambito, i costi, la pianificazione del budget e i requisiti di qualità
Documentare l'impatto completo delle modifiche richieste
Conferma la correzione del difetto
Controllare la qualità del progetto sulla base di rapporti di qualità e nel rispetto degli standard
Attività di gestione della configurazione
Identificazione della configurazione
Registrazione dello stato della configurazione
Verifica e controllo della configurazione
ITO
accedere
piano di gestione del progetto
rapporto sulle prestazioni lavorative
richiesta di modifica
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
attrezzo
giudizio esperto
Incontro
strumenti di controllo del cambiamento
produzione
Richieste approvate e aggiornate
Modifica registro
Aggiornamento del piano di gestione del progetto
Aggiornamenti dei file di progetto
Terminare il progetto o la fase
definizione
È il processo di completamento di tutte le attività di tutti i gruppi di processi di gestione del progetto per terminare ufficialmente il progetto o la fase.
Riassumere le esperienze e le lezioni apprese, terminare formalmente tutto il lavoro del progetto e rilasciare le risorse organizzative per il nuovo lavoro
Il project manager deve rivedere le informazioni di chiusura delle fasi precedenti per garantire che tutto il lavoro del progetto sia stato completato e che gli obiettivi del progetto siano stati raggiunti.
Se un progetto viene interrotto prematuramente prima del completamento, la chiusura del progetto o della fase richiederà anche procedure per indagare e documentare le ragioni della conclusione anticipata.
Per raggiungere gli obiettivi di cui sopra, il project manager dovrebbe invitare tutte le parti interessate appropriate a partecipare a questo processo
Classificazione
chiusura della gestione
Coprire l'intero progetto e allo stesso tempo pianificare e prepararsi per la chiusura graduale quando ciascuna fase sarà completata per scopi interni, la classificazione dei documenti dovrebbe essere effettuata e dichiarare esternamente che il progetto è terminato e può essere trasferito al periodo di mantenimento; riassumendo le esperienze e le lezioni apprese
Chiusura del contratto
Implica la risoluzione e la sospensione dei contratti, degli accordi di approvvigionamento e di buy-in stabiliti per qualsiasi progetto, noto anche come accettazione formale, accettazione del prodotto, secondo il contratto, il team di progetto e il proprietario controllano se sono soddisfatti tutti i requisiti del contratto; stato completato e se il progetto può essere trasferito Fine
ITO
accedere
piano di gestione del progetto
Risultati finali per l'accettazione
asset dei processi organizzativi
attrezzo
giudizio esperto
capacità analitiche
Incontro
produzione
Consegna del prodotto, servizio o risultato finale
Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi