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Capitolo 7 Gestione dell'ambito del progetto (2)
Ingresso con successo nell'esame software/Ingegnere di gestione dei progetti di integrazione di sistemi/Capitolo 7 Gestione dell'ambito del progetto (2), inclusa la creazione di una struttura di suddivisione del lavoro, la conferma dell'ambito, il controllo dell'ambito, ecc.
Modificato alle 2024-02-24 02:13:01
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Capitolo 7 gestione dell'ambito del progetto (2)
Processo di implementazione
Passaggio (4) Creare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) [Struttura di suddivisione del lavoro]
Senso
Il processo di scomposizione dei risultati finali del progetto e del lavoro del progetto in componenti più piccoli e più gestibili
È la base della gestione del progetto. Tutto il lavoro di pianificazione e controllo del progetto deve essere basato sulla struttura di suddivisione del lavoro
Si tratta di una suddivisione gerarchica dell'intero ambito di lavoro che il team di progetto deve eseguire per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare risultati finali.
Organizza e definisce l'ambito generale del progetto e rappresenta il lavoro specificato nella dichiarazione dell'ambito del progetto corrente approvato.
Costituisce la base principale per il successivo lavoro di gestione e la base per i tempi, i costi, la manodopera e altri lavori di gestione del progetto.
effetto
Fornire una visione strutturata del contenuto da consegnare
significato
（1） Rendere il progetto chiaro alle parti interessate
（2） Garantire la sistematicità e l'integrità della struttura del progetto
（3） Può stabilire un sistema completo di garanzia del progetto
（4） Chiarire l'interfaccia di lavoro di tutte le parti coinvolte nel progetto per facilitare la divisione e l'implementazione delle responsabilità
（5） La WBS finale può essere utilizzata direttamente come strumento per la pianificazione e il controllo della schedulazione
（6） Fornire una base per stabilire la gestione della comunicazione del progetto e facilitare la comprensione dei punti chiave delle informazioni
（7） Costituisce la base e la base principale per la formulazione di ciascun sottopiano e delle misure di controllo del progetto.
（8） Aiuta a prevenire i requisiti e lo spostamento dell'ambito
L'unità di lavoro di livello più basso della WBS è chiamata pacchetto di lavoro, che è il pacchetto di lavoro di base per l'organizzazione del programma, la stima dei costi e il monitoraggio per classificare le attività correlate.
contenuto
1. Tutto il lavoro del progetto deve essere incluso nella WBS, e qualsiasi lavoro non incluso nella WBS non fa parte del progetto e non può essere realizzato, altrimenti sarà "placcato in oro"
La WBS deve e può includere solo il 100% del lavoro (regola del 100%)
2. La preparazione della WBS richiede la partecipazione di tutte le parti interessate del progetto e la partecipazione dei membri del team di progetto.
3. La WBS viene scomposta strato per strato. L'elemento di livello più alto della WBS è sempre il risultato finale dell'intero progetto o sottoprogetto. Ogni livello successivo è una suddivisione degli elementi corrispondenti del livello precedente, ed il livello precedente è la somma degli elementi del livello successivo. Non è necessario che il livello di scomposizione di ciascun ramo nella WBS sia uguale e generalmente dovrebbe essere controllato da 3 a 6 livelli. Se il progetto è più grande e supera i 6 livelli, è possibile suddividerlo in sottoprogetti e quindi eseguire una WBS per i sottoprogetti.
4. Ciascun elemento della WBS dovrebbe essere relativamente indipendente e le sovrapposizioni reciproche dovrebbero essere ridotte al minimo.
tipo di struttura
（1） struttura ad albero gerarchico
vantaggio
Gerarchia chiara, molto intuitiva e altamente strutturata, adatta a progetti di piccole e medie dimensioni
discordanza
Non è facile da modificare ed è difficile esprimere la visione complessiva del progetto per progetti grandi e complessi.
Ambito di applicazione
Progetti applicativi piccoli e modesti
（2） forma tabellare
vantaggio
Può riflettere tutti gli elementi di lavoro del progetto ed è spesso utilizzato in progetti grandi e complessi. [Utilizza grafici rientrati]
discordanza
Meno intuitivo
Ambito di applicazione
Progetti grandi e complessi
Caratteristiche
La somma di tutti gli elementi in ogni strato è la somma del lavoro nello strato successivo
Ciascun elemento di lavoro deve essere assegnato specificatamente a un livello e non deve essere assegnato a più livelli
La WBS deve avere una descrizione dell'ambito del lavoro svolto in modo che i membri del team di progetto abbiano una comprensione completa del lavoro da completare.
Concetti correlati
pietra miliare
Contrassegna il completamento formale di un risultato o di una fase
Milestone = evento temporale specifico che dovrebbe essere completato in questo momento
Le tappe fondamentali e i risultati finali sono strettamente correlati, ma non sono lo stesso concetto. Le pietre miliari si concentrano sul completamento di un evento. Le attività nella WBS hanno orari di inizio e fine chiari e i risultati delle attività possono essere confrontati con i risultati attesi.
pacchetto di lavoro
Il componente deliverable o lavoro di progetto al livello più basso di ciascun ramo della WBS
Poiché i pacchetti di lavoro sono facilmente assegnabili completamente a persone o organizzazioni diverse (ogni pacchetto di lavoro ha una sola persona responsabile), è necessario chiarire le interfacce tra le unità di lavoro.
Il pacchetto di lavoro dovrebbe essere molto specifico in modo che la persona responsabile possa comprendere chiaramente i propri compiti, gli obiettivi degli sforzi e le responsabilità. Il pacchetto di lavoro consiste nell'assegnazione di compiti o lavori di base e ha anche la funzione di testare e riferire il lavoro.
Se il pacchetto di lavoro è troppo ampio, è difficile raggiungere obiettivi gestibili e controllabili; se il pacchetto di lavoro è troppo piccolo, la WBS consumerà molto tempo ed energie da parte dei project manager e dei membri del team.
Regola pratica 8/80: si raccomanda che la dimensione del pacchetto di lavoro richieda almeno 8 ore per essere completata e che il tempo di completamento totale non sia superiore a 80 ore
caratteristica
Piccola scala, può essere completata in breve tempo (80 ore)
Logicamente parlando, non può essere ulteriormente suddiviso.
Le risorse necessarie, il tempo, i costi, ecc. possono essere stimati in modo relativamente accurato ed è possibile effettuare un controllo efficace di tempi, costi, qualità, portata e rischio.
conto di controllo
Nel processo di creazione della struttura di ripartizione, ciascun pacchetto di lavoro viene assegnato a un conto di controllo e viene stabilita un'identificazione univoca per il pacchetto di lavoro in base al "codice conto". Queste identificazioni forniscono una struttura gerarchica per il riepilogo gerarchico dei costi, programma e informazioni sulle risorse.
È un punto di controllo gestionale in cui ambito, budget, costo effettivo e pianificazione vengono integrati e confrontati con il valore guadagnato per misurare le prestazioni
L'account di controllo è impostato sul nodo di gestione selezionato dalla WBS Ciascun account di controllo può includere uno o più pacchetti di lavoro, ma un pacchetto di lavoro può appartenere solo a un account di controllo.
Dizionario WBS
Senso
È necessario generare alcuni file di supporto e utilizzarli insieme alla WBS.
includere
Contenuto dettagliato dei componenti della WBS, numero di conto, descrizione del lavoro, persona responsabile, elenco delle tappe di avanzamento
Informazioni contrattuali, requisiti di qualità, letteratura tecnica, attività pianificate, risorse e stime dei costi
Progettazione della codifica WBS
Al fine di semplificare il processo di scambio di informazioni della WBS, viene solitamente utilizzata la tecnologia di codifica per scambiare informazioni sulla WBS.
Esiste una corrispondenza tra progettazione codificata e progettazione strutturale. Ogni livello della struttura rappresenta un certo numero di cifre nel codice e gli è assegnato un numero di codice specifico.
Nella codifica WBS, un elemento del progetto a qualsiasi livello è la somma di tutti gli altri elementi del progetto di sottolivello. Ad esempio, il secondo numero rappresenta l'elemento del sottoprogetto. La prima cifra del codice è la stessa per tutti i sottoprogetti e così via per l'unità di lavoro successiva di livello inferiore.
La progettazione della codifica è una tecnologia chiave per la WBS Quando si progetta la codifica, è necessario considerare attentamente le informazioni raccolte e i metodi utilizzati per raccoglierle.
ITO
accedere Ingresso
（1） piano di gestione dell'ambito del progetto
（2） dichiarazione dello scopo del progetto
（3） documento dei requisiti
（4） fattori del contesto imprenditoriale
（5） asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche Strumenti e tecnologia
（1） giudizio esperto
（2） guasto
Attività svolta Consiglio: Rilasciare nuclei fecali
1||| Identificare e analizzare i risultati finali e il lavoro correlato
2||| Determinare la struttura e la disposizione della WBS
3||| Decomposizione strato per strato dall'alto verso il basso
4||| Sviluppare e assegnare codici identificativi ai componenti della WBS
5||| Verificare che i risultati finali siano suddivisi nella misura appropriata
7 principi
1||| Mantenere l'integrità del progetto gerarchicamente per evitare la perdita di componenti essenziali
2||| Un'unità di lavoro può essere subordinata solo a un'unità di livello superiore per evitare subordinazioni incrociate.
3||| Le unità di lavoro allo stesso livello applicano le stesse proprietà
4||| Le unità di lavoro dovrebbero essere in grado di separare diverse persone responsabili e diversi contenuti di lavoro
5||| Facilitare la pianificazione della gestione del progetto e le esigenze di controllo del progetto
6||| Il lavoro di livello più basso dovrebbe essere comparabile, gestibile e verificabile quantitativamente (non qualitativamente).
7||| Dovrebbe includere il lavoro di gestione del progetto, compreso il lavoro in subappalto
(Non nel libro) 3 metodi
1||| Utilizzare le fasi del ciclo di vita del progetto come primo livello di scomposizione e organizzare i risultati finali del progetto al secondo livello
2||| Considerare gli importanti risultati finali del progetto come il primo livello di scomposizione
3||| Disporre i sottoprogetti al primo livello, quindi scomporre la WBS dei sottoprogetti
Produzione produzione
1||| Base di applicazione
contenuto
1. dichiarazione dello scopo del progetto
2. WBS
Ogni livello di scomposizione della WBS rappresenta una definizione più dettagliata del lavoro del progetto.
Assegnare ciascun pacchetto di lavoro a un conto di controllo e stabilire un identificatore univoco per il pacchetto di lavoro basato sul "codice conto" è il passaggio finale nella creazione di una WBS.
L'account di controllo è impostato sul nodo di gestione selezionato nella WBS
3. Dizionario WBS
Il contenuto include: identificazione del codice account, descrizione del lavoro, ipotesi e vincoli, organizzazione responsabile, tappe fondamentali della pianificazione, attività di pianificazione correlate, risorse richieste, stime dei costi, requisiti di qualità, criteri di accettazione, riferimenti tecnici, informazioni sull'accordo
Le modifiche alla baseline possono essere apportate solo attraverso procedure formali di controllo delle modifiche. I benchmark vengono utilizzati come base per il confronto.
2||| Aggiornamenti dei file di progetto
Passaggio (5) Ambito di conferma = accettazione ≠ verifica
Senso
Il processo di accettazione formale dei risultati finali del progetto completato
connotazione
I risultati finali e i prodotti del lavoro devono essere rivisti per garantire che tutto il lavoro sul progetto sia completato in modo accurato e soddisfacente
durante tutto il progetto
Il processo di convalida dell'ambito dovrebbe documentarne il completamento in un documento scritto
Revisione dei risultati finali verificati dal processo di controllo qualità da parte del cliente o dello sponsor per confermare che tali risultati finali sono stati completati in modo soddisfacente e formalmente accettati
effetto
Conferire obiettività al processo di accettazione aumentando al tempo stesso la probabilità che il prodotto, servizio o risultato finale venga accettato accettando ciascun risultato finale
Rispetto
Conferma il processo di ambito
Concentrarsi sull'accettazione dei risultati finali
Controllo del processo di qualità
Concentrarsi sulla correttezza dei risultati finali e se soddisfano i requisiti di qualità
Il processo di controllo della qualità solitamente precede il processo dell’ambito di validazione, Ma entrambe le cose possono essere fatte anche contemporaneamente
Suggerimento sui passaggi: offerte di merda insufficienti
1||| Determinare quando l'ambito deve essere confermato
2||| Identificare quali input sono necessari per convalidare l'ambito
3||| Determinare i criteri e gli elementi formalmente accettati per l'ambito
4||| Determinare le fasi organizzative per una riunione di ambito
5||| Organizzare una riunione di conferma dell'ambito
Punti di lavoro
Sviluppare e implementare procedure di convalida
Riconoscimento formale della portata del progetto da parte delle parti interessate
Le parti interessate devono verificare 6 aspetti
1||| Se i risultati finali sono specifici, confermabili o verificabili
2||| Ogni risultato finale ha traguardi chiari? I traguardi sono chiari e identificabili?
3||| Esistono standard di qualità chiari?
4||| Se la revisione o l'impegno sono espressi chiaramente
5||| Se l'ambito del progetto copre tutte le attività necessarie per completare il prodotto o il servizio.
6||| Probabilità che si verifichi un rischio a livello di progetto e se la direzione può ridurre l'impatto dei rischi prevedibili sul progetto
ITO
accedere Ingresso
（1） piano di gestione del progetto
（2） documento dei requisiti
（3） Matrice di monitoraggio dei requisiti
Collega requisiti e origini dei requisiti per tenere traccia dei requisiti durante l'intero ciclo di vita del progetto.
（4） Risultati verificati
Risultati finali che sono stati completati e controllati come corretti dal processo di qualità.
（5） dati sulle prestazioni lavorative
Ciò può includere il grado di conformità ai requisiti, il numero di incoerenze, la gravità delle incoerenze o il numero di convalide eseguite entro un determinato periodo di tempo.
Strumenti e tecniche Strumenti e tecnologia
（1） esaminare
Svolgere attività quali misurazione, revisione e convalida per determinare se il lavoro e i risultati finali soddisfano i requisiti e gli standard di accettazione del prodotto e se soddisfano i requisiti e le aspettative delle parti interessate del progetto
Conosciuto anche come revisione, revisione del prodotto, audit e ispezione, ecc.
Una volta completato l'ambito della conferma, la WBS e il dizionario WBS modificati durante la conferma dovrebbero essere aggiornati.
（2） tecniche decisionali di gruppo
Una volta convalidate dal team di progetto e da altri soggetti interessati, le tecniche decisionali di gruppo possono essere utilizzate per raggiungere conclusioni
Produzione produzione
（1） Risultati finali per l'accettazione
I risultati finali che soddisfano i criteri di accettazione dovrebbero essere formalmente firmati e approvati per iscritto dal cliente o dallo sponsor.
Dovrebbero essere registrati anche i risultati finali che non vengono accettati dal cliente, insieme ai motivi della mancata accettazione.
Dovrebbe essere ottenuta dal cliente o dallo sponsor la documentazione formale che dimostri l'accettazione formale dei risultati finali del progetto da parte delle parti interessate. Questi documenti saranno presentati al progetto di chiusura o al processo di fase.
Poiché la convalida dell'ambito può essere graduale, i risultati qui menzionati potrebbero essere risultati intermedi. L'accettazione dei progetti di integrazione del sistema può essere effettuata prima in lotti e poi finalizzata. Ogni accettazione richiede la conferma scritta da parte del cliente.
（2） richiesta di modifica
（3） informazioni sulle prestazioni lavorative
（4） Aggiornamenti dei file di progetto
I documenti di conferma richiedono l'approvazione del cliente o dello sponsor sotto forma di firma o controfirma.
Rifornire
La conferma dell'ambito e la conferma dei requisiti devono essere separate
La conferma dei requisiti avviene quando le tre parti discutono e formano una dichiarazione dei requisiti tenendo una riunione di revisione dei requisiti nella fase iniziale del progetto per confermare i requisiti.
La conferma dell'ambito è un'accettazione graduale
Passaggio (6) controllo dell'ambito
Senso
Monitorare lo stato dell'ambito del progetto e del prodotto e gestire il processo di modifica della baseline dell'ambito
nomi correlati
scorrimento dell'ambito
Espansione incontrollata dell'ambito del prodotto o del progetto (senza corrispondenti adeguamenti a tempi, costi e risorse)
Punti principali
Il cambiamento avviene quando le parti interessate del progetto spesso modificano o addirittura ripianificano il piano dell'ambito del progetto a causa dell'ambiente del progetto o per altri motivi. A volte il cambiamento viene chiamato anche cambiamento.
Il cambiamento è inevitabile, quindi in ogni progetto è necessario documentare e implementare una qualche forma di gestione del controllo delle modifiche
Il controllo e la gestione delle modifiche dell'ambito del progetto implicano l'uso di strategie e metodi corretti per le modifiche esistenti o potenziali nel progetto al fine di ridurre i rischi del progetto.
effetto
Mantenere la linea di base dell'ambito durante tutto il progetto
Collegamento alla gestione complessiva delle modifiche del progetto
Domande frequenti sulla modifica dell'ambito
（1） Scostamento dell'ambito del progetto
I project manager sono consapevoli dei grandi cambiamenti di ambito ma sono meno attenti ai piccoli cambiamenti di ambito
（2） Mancato ottenimento dell'approvazione degli investitori
I clienti in genere possono solo richiedere modifiche all'ambito, ma non hanno l'autorità per approvarle.
Il project manager non ha l'autorità di approvare
Solo lo sponsor del progetto (a meno che lo sponsor non abbia delegato l'autorità ad altri) può approvare le modifiche all'ambito
（3） Il team di progetto non ha adempiuto alle proprie responsabilità
Tutti i membri del team devono identificare tempestivamente le modifiche all'ambito del progetto e segnalarle al project manager
Contatto con i cambiamenti nelle esigenze degli utenti
I cambiamenti nelle esigenze degli utenti devono essere controllati entro limiti controllabili.
La baseline dei requisiti definisce l'ambito del progetto. Ogni volta che i requisiti cambiano e vengono rivisti, è necessario rideterminare una nuova base di requisiti. Il team di progetto deve mantenere il documento della baseline dei requisiti e salvare ogni versione della baseline dei requisiti in caso di necessità di emergenza. Man mano che il progetto avanza, i requisiti di base saranno fissati sempre più in alto e saranno consentite sempre meno modifiche ai requisiti.
Le modifiche ai requisiti e all'ambito devono seguire il processo di controllo delle modifiche stabilito dal comitato di controllo delle modifiche.
ITO
accedere Ingresso
（1） piano di gestione del progetto
1||| Base di applicazione
2||| piano di gestione dell'ambito
3||| piano di gestione del cambiamento
4||| piano di gestione della configurazione
5||| piano di gestione della domanda
（2） documento dei requisiti
（3） Matrice di monitoraggio dei requisiti
（4） dati sulle prestazioni lavorative
（5） asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche Strumenti e tecnologia
Analisi della deviazione
È una tecnica per determinare come e perché la performance effettiva differisce da un benchmark.
I risultati della misurazione delle prestazioni del progetto possono essere utilizzati per valutare il grado di deviazione dalla baseline dell'ambito, determinare la causa e l'entità della deviazione dalla baseline dell'ambito e decidere se è necessario adottare misure correttive o preventive. Questo è un compito importante del progetto controllo dell'ambito.
Produzione produzione
（1） informazioni sulle prestazioni lavorative
（2） richiesta di modifica
（3） Aggiornamento del piano di gestione del progetto
Aggiornamento della baseline dell'ambito
Altri aggiornamenti di base
（4） Aggiornamenti dei file di progetto
（5） Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi