Galerie de cartes mentales Chapitre 10 Gestion de la communication de projet_Points de connaissances
Chapitre 10 Gestion de la communication du projet_Points de connaissances, y compris une vue d'ensemble. Triez les points de contenu de la planification, de la gestion de la communication, de la communication de gestion et de la communication de supervision. Les amis qui en ont besoin peuvent y jeter un œil.
Modifié à 2023-02-10 19:41:33Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
Chapitre 10 Gestion de la communication du projet
Aperçu
Concepts de base de la gestion de la communication
Méthodes d'interaction de l'information : écrite, orale, formelle/informelle, gestes, formes médiatiques, choix de mots et formation de phrases
Classification des activités de communication
interne externe
formel informel
Communication hiérarchique : ascendante, descendante, horizontale
officiel, officieux
écrit, oral
tendance de développement
Inclure les parties concernées dans la portée de l’examen du projet.
Impliquer les parties concernées dans les réunions de projet.
L’utilisation croissante des outils sociaux
Des méthodes de communication multiformes
environnement agile
Communiquer plus fréquemment et plus rapidement
Essayez de simplifier les canaux permettant aux membres de l’équipe d’obtenir des informations.
Effectuer des contrôles fréquents en équipe
et permettre aux membres de l'équipe de travailler ensemble
Pour faciliter la communication avec la haute direction et les parties prenantes, les artefacts du projet doivent également être publiés de manière transparente.
Inviter régulièrement les parties concernées à examiner les artefacts du projet
La communication construit les relations nécessaires à la réussite des projets et des programmes.
Une communication réussie comprend :
1. Stratégie de communication : Développer des stratégies de communication appropriées basées sur les besoins du projet et de ses parties prenantes
2. Plan de gestion de la communication La communication du projet est le produit du processus de planification et comporte des dispositions pertinentes dans le plan de gestion de la communication.
La stratégie de communication et le plan de gestion de la communication deviendront la base du suivi de l'efficacité de la communication.
Principes des 5C
Dans la communication du projet, des efforts doivent être faits pour éviter les malentendus et les erreurs de communication et pour faire une sélection minutieuse parmi les différentes méthodes, expéditeurs, destinataires et messages spécifiés dans le processus de planification.
Lors de la compilation de messages écrits ou parlés traditionnels (hors réseaux sociaux), l'application des 5 C de la communication écrite peut atténuer, mais pas éliminer, les malentendus :
Les 5C de la communication écrite
Corriger la grammaire et l'orthographe
Des expressions concises et pas de mots redondants
Objectif et présentation clairs (adaptés aux besoins du lecteur).
logique de pensée cohérente
Énoncés contrôlés et succession de pensées
Coopérer avec des compétences en communication
écoute active
Comprendre les différences culturelles et personnelles.
Identifier, définir et gérer les attentes des parties prenantes
Renforcer les compétences
Caractéristiques de communication efficaces
Le but de la communication est clair ;
Essayer de comprendre les destinataires de la communication et de répondre à leurs besoins et préférences ;
Surveiller et mesurer l’efficacité des communications
10.1 Planification de la gestion des communications
Définition : Développer des méthodes et des plans appropriés pour les activités de communication en fonction des besoins d'information de chaque partie intéressée, des actifs organisationnels disponibles et des besoins du projet.
Rôle : Préparer un plan de communication écrit afin de fournir des informations pertinentes aux parties concernées en temps opportun et guider les parties concernées pour qu'elles participent efficacement au projet.
Réalisé régulièrement tout au long du projet selon les besoins
entrer
Charte du projet : liste des principales parties prenantes, rôles et responsabilités
Plan de gestion de projet : plan de gestion des ressources, plan d'engagement des parties prenantes
Documents du projet : documents d'exigences, registre des parties prenantes
Facteurs de l'environnement commercial : culture organisationnelle, climat politique, cadre de gouvernance, politiques du personnel, seuils de risque des parties prenantes, canaux/outils/systèmes de communication établis, tendances/heures/coutumes mondiales/régionales ou locales, répartition géographique des ressources des installations.
Actifs de processus organisationnels : politiques et procédures de l'organisation en matière de médias sociaux, d'éthique et de sécurité ; politiques et procédures de l'organisation en matière de problèmes, de risques, de changements et de données ; lignes directrices normalisées pour la production, l'échange, le stockage et la récupération d'informations ; Expérience en matière d'informations historiques Leçons apprises Base de connaissances Informations sur les parties prenantes et les données de communication des projets précédents
Outils et techniques
jugement d'expert
Analyse des besoins en communication :
Déterminer les besoins en informations, le format, le type et la valeur pour les parties intéressées
Les besoins pertinents en matière d'information et de communication dans le registre des parties prenantes et le plan de participation des parties prenantes, ainsi que le nombre de canaux ou d'approches de communication potentiels, y compris la communication individuelle, un-à-plusieurs et plusieurs-à-plusieurs, etc.
technologie de communication
Méthodes courantes : conversations, réunions, documents écrits, bases de données, réseaux sociaux et sites Web
Facteurs d'influence : urgence des besoins d'information, disponibilité et fiabilité de la technologie, facilité d'utilisation, environnement du projet (heure, langue, culture), sensibilité et confidentialité des informations.
modèle de communication
Disponible simple, disponible complexe
Modèle de communication émetteur-récepteur : encodage, transmission, décodage
Modèle de communication interactif : encodage, livraison, décodage, accusé de réception, feedback/réponse
méthode de communication
communication interactive
Échange d'informations multidirectionnel en temps réel entre deux ou plusieurs parties
Réunions, appels téléphoniques, messagerie instantanée, réseaux sociaux, vidéoconférence et bien plus encore
communication poussée
Envoi ou publication d'informations à un destinataire spécifique, assurant la livraison mais pas la réception
Lettres, mémos, rapports, e-mails, fax, messages vocaux, blogs, communiqués de presse
tirer la communication
Le destinataire accède seul au contenu pertinent (légal et conforme), adapté à de grandes quantités d'informations complexes ou à de larges audiences
Site portail, intranet d'entreprise, cours électroniques en ligne, base de données d'expériences et de leçons, base de connaissances, base de données
Communication interpersonnelle (entre individus), communication de groupe (3-6 personnes), communication publique (parole), communication de masse, communication par réseaux et outils sociaux
Différences dans les techniques, modèles et méthodes de communication
Technologie : La valeur fait généralement référence aux moyens technologiques, tels que les ordinateurs, les téléphones, les courriels, etc.
Compétences : les capacités qu'une personne possède
Méthodes : fait spécifiquement référence aux méthodes de communication interactives, push et pull.
Compétences relationnelles et d'équipe
Évaluation du style de communication (couramment utilisée avec les parties prenantes qui ne soutiennent pas le projet)
conscience politique
Environnement du projet et environnement politique de l'organisation
Conscience des relations de pouvoir formelles et informelles et volonté de travailler au sein de ces relations
la sensibilisation culturelle
Comprendre les différences entre les individus, les groupes et les organisations et adapter les stratégies de communication du projet en conséquence
La sensibilisation et la sensibilité culturelles aident les chefs de projet à planifier les communications en fonction des différences culturelles et des besoins culturels des parties prenantes et des membres de l'équipe.
Réduire les malentendus et les erreurs de communication causés par les différences culturelles
Différence culturelle
9.3.2.4 Les principaux défis des équipes virtuelles/équipes distribuées : principalement la communication, y compris la possibilité d'isolement, la difficulté à partager les connaissances et l'expérience entre les membres de l'équipe, la difficulté à suivre les progrès et la productivité, et les éventuelles différences de fuseau horaire et culturelles qui nécessitent du temps. il est temps de comprendre les différences culturelles et de résoudre les problèmes de communication
9.4 Construire l'équipe : L'équipe de gestion de projet doit tirer parti des différences culturelles, s'engager à développer et à maintenir l'équipe de projet tout au long du cycle de vie du projet et promouvoir une collaboration totale dans une atmosphère de confiance mutuelle.
9.4.2.5 Reconnaissance et récompenses : Dans le processus de constitution d'une équipe de projet, les membres doivent être reconnus et récompensés pour leur bon comportement, mais les différences culturelles doivent être prises en compte au moment de décider de la reconnaissance et des récompenses.
10.1.2.6 Outils et techniques de planification de la gestion de la communication – compétences interpersonnelles et d'équipe : La sensibilisation culturelle fait référence à la compréhension des différences entre les individus, les groupes et les organisations et à l'ajustement de la stratégie de communication du projet en conséquence. Être conscient de la culture et y donner suite peut minimiser les malentendus et les problèmes de communication causés par les différences culturelles au sein de la communauté des parties prenantes du projet. La sensibilisation et la sensibilité culturelles aident les chefs de projet à planifier les communications en fonction des différences culturelles et des besoins culturels des parties prenantes et des membres de l'équipe.
13.3 Gérer l'engagement des parties prenantes : la sensibilisation culturelle aide les chefs de projet à parvenir à une communication efficace en tenant compte des différences culturelles et des besoins des parties prenantes
Représentation des données : matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes (écarts entre les niveaux d'engagement et les attentes pour identifier les besoins de communication supplémentaires pour combler les lacunes d'engagement)
Réunions : y compris les réunions virtuelles (en ligne) ou en face à face
guide
Parvenez à un consensus, surmontez les obstacles (tels que le manque d’énergie dans le groupe) et maintenez l’intérêt et l’enthousiasme des membres du groupe.
Fait référence à la capacité de guider efficacement les activités de l'équipe pour parvenir à des décisions, des solutions ou des conclusions.
Facilitateur : S'assurer que les participants participent efficacement, se comprennent, prennent en compte toutes les opinions, soutiennent pleinement les conclusions ou les résultats obtenus selon le processus décisionnel établi et que les plans d'action et les accords conclus sont raisonnablement mis en œuvre par la suite.
sortir
plan de gestion des communications
Rôle : Comment planifier, structurer, exécuter et superviser la communication du projet pour améliorer l'efficacité de la communication
inclure
Informations à communiquer (langue, forme, contenu, niveau de détail)
Diagramme de flux d'informations sur le projet, flux de travail (y compris l'approbation), liste de rapports, plan de réunion
Besoins et préférences en matière de communication avec les parties prenantes
Étapes de remontée, personnel responsable de la communication, personne responsable des informations confidentielles et destinataires (y compris leurs besoins et attentes)
Raisons, délais et fréquence de publication des informations/réponses
Ressources, temps et budget alloués aux activités de communication
Mettre à jour et optimiser les plans de gestion de la communication
Lois et réglementations, politiques organisationnelles, glossaires, modèles, logiciels
Mises à jour du plan de gestion de projet : plan d'engagement des parties prenantes, etc.
Mises à jour des documents de projet : calendrier du projet, registre des parties prenantes
10.2 Communication de la direction
Définition : Assurer la collecte, la génération, la diffusion, le stockage, la récupération, la gestion, la supervision et l'élimination finale rapides et appropriées des informations sur le projet.
Rôle : Promouvoir un flux d'informations efficace entre l'équipe de projet et les parties concernées
À réaliser tout au long du projet
entrer
Plan de gestion de projet : plan de gestion des ressources, plan de gestion de la communication, plan d'engagement des parties prenantes
Documents du projet : journal des modifications, journal des problèmes, registre des leçons apprises, rapport qualité, rapport sur les risques, registre des parties prenantes
rapport sur le rendement au travail
Les rapports sur l'exécution du travail sont transmis aux parties prenantes du projet via ce processus, notamment des rapports d'état, des rapports d'avancement, des graphiques de valeur gagnée, des lignes de tendance, des prévisions, des graphiques d'épuisement des réserves, des histogrammes de défauts, des informations sur l'exécution des contrats et des informations d'aperçu des risques.
facteurs liés à l'environnement des affaires
actifs de processus organisationnels
Outils et techniques
technologie de communication
Méthodes courantes : conversations, réunions, documents écrits, bases de données, réseaux sociaux et sites Web
Facteurs d'influence : si le bureau est centralisé, ressources disponibles pour l'équipe, urgence des besoins d'information, disponibilité et fiabilité de la technologie, facilité d'utilisation, environnement du projet (heure, langue, culture), sensibilité et confidentialité des informations.
méthode de communication
Les méthodes de communication doivent être choisies pour être flexibles en réponse aux changements dans la composition de la communauté des parties prenantes, ou en réponse aux changements dans les besoins et les attentes des membres.
communication interactive
Échange d'informations multidirectionnel en temps réel entre deux ou plusieurs parties
Réunions, appels téléphoniques, messagerie instantanée, réseaux sociaux, vidéoconférence et bien plus encore
communication poussée
Envoi ou publication d'informations à un destinataire spécifique, assurant la livraison mais pas la réception
Lettres, mémos, rapports, e-mails, fax, messages vocaux, blogs, communiqués de presse
tirer la communication
Le destinataire accède seul au contenu pertinent (légal et conforme), adapté à de grandes quantités d'informations complexes ou à de larges audiences
Site portail, intranet d'entreprise, cours électroniques en ligne, base de données d'expériences et de leçons, base de connaissances, base de données
Communication interpersonnelle (entre individus), communication de groupe (3-6 personnes), communication publique (parole), communication de masse, communication par réseaux et outils sociaux
Compétences en communication : y compris les compétences en communication, le feedback, les compétences non verbales, la présentation (une présentation est la transmission formelle d'informations et/ou de documents), etc.
Système d'information sur la gestion de projet (PMIS) : comprenant des outils électroniques de gestion de projet, de gestion des communications électroniques, de gestion des médias sociaux, etc.
Publication du rapport de projet
Collecter et publier des informations sur le projet
Compétences relationnelles et d'équipe
écoute active
la gestion des conflits
la sensibilisation culturelle
Comprendre les différences entre les individus, les groupes et les organisations et adapter les stratégies de communication du projet en conséquence
La sensibilisation et la sensibilité culturelles aident les chefs de projet à planifier les communications en fonction des différences culturelles et des besoins culturels des parties prenantes et des membres de l'équipe.
Réduire les malentendus et les erreurs de communication causés par les différences culturelles
Gestion de conférence
Définition : Prendre des mesures pour garantir que les réunions sont efficaces et efficientes dans la réalisation des objectifs visés.
étape
Préparer et publier l'ordre du jour de la réunion, y compris les objectifs de la réunion
Assurez-vous que la réunion commence et se termine à l'heure spécifiée
Veiller à ce que les participants appropriés soient invités à y assister
Jusqu'au point
Gérer les attentes, les problèmes et les conflits lors des réunions
Documenter toutes les entités et les responsabilités assignées
Interaction homme machine
conscience politique
Environnement du projet et environnement politique de l'organisation
Conscience des relations de pouvoir formelles et informelles et volonté de travailler au sein de ces relations
Réunions : Accompagner les actions définies par la stratégie de communication et le plan de communication
sortir
Dossiers de communication du projet : rapports de performance, état des livrables, avancement du calendrier, coûts engagés, démonstrations et autres informations requises par les parties intéressées.
Mises à jour du plan de gestion de projet : plan de gestion de la communication, plan d'engagement des parties prenantes
Mises à jour des documents de projet : journal des problèmes, registre des leçons apprises, calendrier du projet, registre des risques, registre des parties prenantes
Mises à jour des actifs des processus organisationnels : dossiers de projet, rapports et présentations
10.3 Communication de supervision
Définition : S'assurer que les besoins d'information du projet et de ses parties prenantes sont satisfaits
Rôle : Optimiser le processus de diffusion de l'information conformément aux exigences du plan de gestion de la communication et du plan de participation des parties prenantes pour garantir que le bon contenu est diffusé au bon public, au bon moment et via le bon canal.
À réaliser tout au long du projet
entrer
Plan de gestion de projet : plan de gestion des ressources, plan de gestion de la communication, plan d'engagement des parties prenantes
Documents du projet : journal des problèmes, registre des leçons apprises, dossier de communication du projet
Données sur le rendement au travail : données sur le type et la quantité réelle de communication qui ont eu lieu
facteurs liés à l'environnement des affaires
actifs de processus organisationnels
Outils et techniques
jugement d'expert
Système d'information sur la gestion de projet (PMIS) : surveiller les informations liées à la communication dans ce système pour évaluer son efficacité et son efficience.
Performances des données
Matrice d’évaluation de l’engagement des parties prenantes
Informations liées aux activités de communication
Compétences relationnelles et d'équipe
observer et parler
Réunion
Q2-020 Une mauvaise communication entre deux membres affecte l'avancement du projet. Le chef de projet doit d'abord tenir une réunion avec l'équipe pour évaluer la méthode de communication actuelle. S'il y a des problèmes de communication, évaluez d'abord s'il y a des problèmes et des impacts dans l'approche actuelle, et initiez des changements si nécessaire.
sortir
Informations sur le rendement au travail, rapports sur le rendement au travail : y compris rapports d'état, rapports d'avancement et prévisions
Demande de changement : modifier le plan de gestion de la communication, réviser les exigences de communication des parties concernées, établir de nouvelles procédures pour éliminer les goulots d'étranglement
Mises à jour du plan de gestion de projet : plan de gestion de la communication, plan d'engagement des parties prenantes
Mises à jour des documents de projet : journal des problèmes, registre des leçons apprises, registre des parties prenantes
Chemin de communication = N*(N-1)/2, N représente toutes les parties concernées, y compris PM