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Galerie de cartes mentales Tutoriel de chef de projet de systèmes d'information (4e édition) Chapitre 14_Gestion de la communication de projet
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Tutoriel de chef de projet de systèmes d'information (4e édition) Chapitre 14_Gestion de la communication de projet
Ce fichier est une carte mentale créée par vous-même du « Chapitre 14_Gestion de la communication de projet » du didacticiel de gestion de projet de système d'information (4e édition). Il comprend la gestion de la communication de planification, la communication de gestion, la communication de supervision, etc. Selon les points clés des examens précédents, l'importance est marquée et tout le contenu est intégré en détail, ce qui peut rendre la révision finale et le début des études plus efficaces avec la moitié de l'effort. J'ai passé plus de dix heures à compiler et résumer la lecture de tous les chapitres, qui sont tous la dernière version.
Modifié à 2023-12-13 10:16:18
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Modèle de processus de gestion de projet
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
Tutoriel de chef de projet de systèmes d'information (4e édition) Chapitre 14_Gestion de la communication de projet
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Modèle de processus de gestion de projet
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
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Gestion de la communication du projet
concept de base
communiquer
définition
est le processus par lequel les gens partagent des informations, des pensées et des émotions
But
Les parties en interaction établissent une relation de compréhension mutuelle, se répondent et s'attendent à s'accepter et à parvenir à un consensus à travers le comportement et le processus de communication.
importance
L'échec de la communication est une raison importante de l'échec de nombreux projets (en particulier les projets informatiques)
Facteurs importants pour la réussite d’un projet informatique
1. Soutien exécutif
2. Participation des utilisateurs
3. Chef de projet expérimenté
4. Des objectifs commerciaux clairs
Ces facteurs reposent tous sur de bonnes compétences en communication du chef de projet et de son équipe, en particulier avec le personnel non informatique.
Gestion de la communication du projet
définition
Le processus est-il requis pour garantir la génération, la collecte, la distribution, le stockage et le traitement final opportuns et corrects des informations sur le projet
composant
Développer des stratégies
Veiller à ce que la communication soit efficace pour les parties prenantes
effectuer les activités nécessaires
Mettre en œuvre la stratégie de communication
Trois éléments nécessaires pour une communication réussie
personnes, idées, informations
Chaque membre du projet doit comprendre l'impact de la communication sur le projet
bases de la gestion
1. communiquer
définition
Fait référence à l'envoi ou à la réception d'informations (idées, instructions ou émotions) de diverses manières possibles.
Chemin
Activité
réunions, discours
moyen
E-mail, réseaux sociaux, rapports de projet, documents de projet
formulaire
Écrit, parlé, formel ou informel, médias, gestes, choix de mots (exprimés dans une variété de mots)
objet
Les chefs de projet passent la plupart de leur temps à communiquer avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes du projet, à la fois au sein de l'organisation (à tous les niveaux de l'organisation) et à l'extérieur de l'organisation.
2. modèle de communication
Le processus de gestion de la communication de planification est décrit en détail
3. Classement des communications
1. Communication interne/externe
2. Communication formelle/informelle
3. Communication officielle/non officielle
4. Communication hiérarchique
verticale
Haut (pour la haute direction), bas (pour les membres de l'équipe)
niveau
Horizontal (pour les pairs chefs de projet ou autres membres du personnel)
5. communication écrite/orale
4. compétences en communication
Le processus de communication du projet utilise des plans de communication pour sélectionner les méthodes de communication appropriées pour les différents personnels de communication et le contenu de la communication afin d'éviter les erreurs de compréhension et de communication.
3 attributs essentiels d'une campagne de communication efficace et de la création de résultats
Questions à choix multiples 2023
1. L’objectif de la communication est clair
2. Essayez de comprendre autant que possible le destinataire de la communication et de répondre à ses besoins et préférences.
3. Surveiller et mesurer l’efficacité des communications
Les 5C de la communication écrite
Nouveau dans la quatrième édition
1. Exactitude
2. Expression concise (Concis)
3. Clarté de l'objectif et de la présentation (Clarté)
4. Logique de pensée cohérente (cohérente)
5. Faire bon usage des instructions de contrôle et du contrôle (Controlling)
Autres compétences en communication
1. écoute active
2. Comprendre les différences culturelles et personnelles
3. Identifier, définir et gérer les attentes des parties prenantes
4. Renforcer les compétences
Persuader, motiver, encourager, aider, consulter, guider, résoudre les conflits
5. nouvelles pratiques de gestion
1. Intégrer les parties prenantes dans la portée de l’examen du projet
2. Impliquer les parties prenantes dans les réunions de projet
3. L’utilisation croissante des outils sociaux
Les outils de médias sociaux soutiennent non seulement l’échange d’informations, mais contribuent également à renforcer la confiance et les relations communautaires.
4. Des méthodes de communication multiformes
Choisir les technologies, médias, méthodes de communication, etc. appropriés en fonction des situations et des besoins réels
Capable d'améliorer l'efficacité de la communication avec les parties prenantes de différentes générations et origines culturelles
processus de gestion
Considérations d'adaptation
Parties prenantes, emplacement physique, technologies de communication, langue, gestion des connaissances
Méthodes agiles et adaptatives
Dans un environnement de projet ambigu, il sera inévitablement nécessaire de communiquer plus fréquemment et plus rapidement les détails évolutifs et émergents.
Les canaux permettant aux membres de l'équipe d'obtenir des informations doivent être simplifiés autant que possible, les contrôles de l'équipe doivent être effectués fréquemment et les membres de l'équipe doivent travailler ensemble.
Les résultats du projet doivent également être publiés de manière transparente et les parties prenantes doivent être régulièrement invitées à examiner les résultats du projet.
Planification de la gestion de la communication
Présentation du processus
définition
Il s'agit du processus de développement de méthodes et de plans appropriés pour les activités de communication du projet, basés sur les besoins d'information de chaque partie prenante ou groupe de parties prenantes, les actifs organisationnels disponibles et les besoins du projet spécifique.
Effet principal
1. Fournir des informations pertinentes aux parties prenantes en temps opportun
2. Guider les parties prenantes pour participer efficacement aux projets
Fournir un guide et une orientation pour les communications ultérieures avec la direction et la supervision.
3. Préparer un plan de communication écrit
Activités de communication spécifiques à mettre en œuvre
Doit être effectué régulièrement tout au long du projet
Le plan de gestion de la communication n'est pas seulement un plan de gestion indicatif, mais contient également des plans et des méthodes de communication spécifiques qui doivent être menés conformément à ce plan, de sorte que le plan de gestion de la communication doit être activement mis à jour, amélioré ou même repensé. formulé, plutôt que d'attendre que les problèmes soient découverts avant de les modifier (semblable à la formulation d'un calendrier de projet, qui est également effectué tout au long du projet, car le plan doit être mis à jour et modifié de temps en temps en fonction de la situation réelle du projet). projet)
Les chefs de projet doivent développer un plan de gestion de la communication efficace dès les premières étapes du cycle de vie du projet, basé sur les divers besoins d'information des parties prenantes du projet.
Les résultats de ce processus doivent être examinés régulièrement tout au long du projet (par exemple lorsque les parties prenantes changent ou au début de chaque nouvelle phase du projet) et tous les changements nécessaires doivent être apportés pour garantir qu'ils restent pertinents.
Au cours de ce processus, les méthodes utilisées pour stocker, récupérer et finalement éliminer les informations sur le projet doivent être prises en compte et correctement documentées.
entrer
1. Charte de projet
Une liste des principales parties prenantes sera fournie, qui peut inclure des informations sur les rôles et responsabilités des parties prenantes.
2. plan de gestion de projet
1. plan de gestion des ressources
Guider sur la façon de classer, allouer, gérer et libérer les ressources du projet
Les membres de l'équipe et les groupes peuvent avoir des exigences en matière de communication qui doivent être décrites dans le plan de gestion des communications.
2. Plan d'engagement des parties prenantes
Les stratégies de gestion nécessaires pour impliquer efficacement les parties prenantes sont identifiées et ces stratégies sont souvent mises en œuvre par le biais de la communication.
3. fichiers de projet (Classé par processus de sortie)
1. Recueillir les exigences
document d'exigences
Peut inclure les besoins de communication des parties prenantes du projet
2. Identifier les parties prenantes
Registre des parties prenantes
Utilisé pour planifier des activités de communication avec les parties prenantes
4. facteurs liés à l'environnement des affaires
5. actifs de processus organisationnels
Outils et techniques
1. jugement d'expert
Les politiques et les structures d'autorité au sein de l'organisation ; l'environnement et la culture de l'organisation et des autres organisations clientes ; les politiques et procédures organisationnelles concernant le respect des exigences légales liées aux politiques et procédures organisationnelles liées à la sécurité ; et sponsors, etc.
2. Analyse des besoins en communication
Analyser les besoins de communication et déterminer les besoins d'information des parties prenantes du projet, y compris le type et le format des informations requises, ainsi que la valeur de l'information pour les parties prenantes.
Informations couramment utilisées pour identifier et déterminer les besoins en communication du projet
1. Besoins connexes en matière d'information et de communication dans le registre des parties prenantes et le plan d'engagement des parties prenantes
2. Nombre de canaux ou voies de communication potentiels, y compris la communication un-à-un, un-à-plusieurs et plusieurs-à-plusieurs
Nombre de canaux de communication potentiels = [ n * ( n - 1 ) ] / 2, n représente le nombre de personnes
3. Organigramme
4. Responsabilités, relations et interdépendances entre l'organisation du projet et les parties prenantes
5. méthode de développement
6. Disciplines, départements et majors impliqués dans le projet
7. Combien de personnes participent au projet et où ?
8. Besoins d'informations internes, par exemple quand communiquer au sein de l'organisation
9. Besoins d'informations externes, par exemple, quand communiquer avec les médias, le public et les entrepreneurs
10. Exigences légales
3. modèle de communication
Le modèle de communication peut être le processus de communication linéaire le plus élémentaire (expéditeur et destinataire), ou il peut s'agir d'une forme de communication plus interactive avec des éléments de rétroaction supplémentaires (expéditeur, destinataire et rétroaction), ou il peut même s'agir d'une fusion de l'expéditeur. ou récepteur. L'élément humain du récepteur, des modèles de communication plus sophistiqués qui tentent de prendre en compte la complexité de la communication.
effet
Montre comment les informations sont envoyées et reçues entre deux parties (expéditeur et destinataire)
Éléments clé
1. codage
Traduire des pensées ou des idées dans un langage que les autres peuvent comprendre
2. Informations et commentaires
Le résultat du processus de codage
3. moyen
méthode utilisée pour transmettre des informations
4. bruit
Tous les facteurs qui interfèrent avec la transmission et la compréhension de l'information
Tels que : la distance, les nouvelles technologies, le manque d’informations de base, etc.
5. décodage
Réduire les informations en pensées ou idées significatives (le lien où les malentendus sont les plus susceptibles de se produire)
5 états
1. A été envoyé
2. reçu
3. Compris
4. Approuvé
Parvenir à un consensus est un élément clé pour prendre des décisions concernant un projet et communiquer efficacement.
5. traduit en actions positives
La partie la plus difficile de tout le processus
Cela nécessite généralement une communication répétée et peut être mieux réalisé avec une certaine supervision ou aide.
4. technologie de communication
Conversations, réunions, sites Web, bases de données, médias sociaux, documents écrits
Facteurs influençant le choix de la technologie de communication
1. Urgence des besoins d’information
2. Disponibilité et fiabilité de la technologie
3. Facilité d'utilisation
4. Environnement du projet
5. Sensibilité et confidentialité des informations
5. méthode de communication
Méthodes de communication pour partager des informations entre les parties prenantes
1. communication interactive
Échange d'informations multidirectionnel en temps réel entre deux ou plusieurs parties
méthode de communication
Réunions, appels téléphoniques, messagerie instantanée, réseaux sociaux, vidéoconférence, etc.
2. communication poussée
Envoyer ou publier des informations à des destinataires spécifiques qui ont besoin de recevoir les informations
Cette méthode peut garantir que le message est envoyé, mais elle ne garantit pas que le message atteigne le public cible ou soit compris par le public cible.
méthode de communication
Lettres, mémos, rapports, e-mails, fax, messages vocaux, blogs et communiqués de presse
3. tirer la communication
Convient aux grandes quantités d'informations complexes ou aux larges audiences d'informations
Il oblige le destinataire à accéder lui-même au contenu concerné tout en respectant les règles de sécurité en vigueur.
méthode de communication
Portails, intranets organisationnels, cours électroniques en ligne, bases de données de leçons apprises ou bases de connaissances
Méthodes de communication pour répondre aux principaux besoins de communication spécifiés dans le plan de gestion de la communication
1. la communication interpersonnelle
L'échange d'informations entre individus, généralement en face à face
2. communication de groupe
Réalisé au sein d'un groupe de 3 à 6 personnes
3. communication publique
Un seul orateur s’adresse à un groupe de personnes
4. médias de masse
Contact minimal entre la personne ou le groupe qui envoie le message et un public cible large (parfois anonyme)
5. Outils de réseaux et de communication sociale
Utiliser les outils sociaux et les médias pour communiquer plusieurs à plusieurs
6. Compétences relationnelles et d'équipe
1. sensibilisation aux politiques
définition
Fait référence à la conscience des relations de pouvoir formelles et informelles et à la volonté de travailler au sein de ces relations.
effet
Aide les chefs de projet à planifier les communications en fonction de l'environnement du projet et de l'environnement politique de l'organisation.
Exemple
Comprendre la stratégie organisationnelle, comprendre qui peut exercer le pouvoir et l’influence et développer la capacité de communiquer avec ces parties prenantes
2. la sensibilisation culturelle
définition
Fait référence à la compréhension des différences entre les individus, les groupes et les organisations et à l'ajustement des stratégies de communication du projet en conséquence.
effet
Capacité à minimiser les malentendus et les erreurs de communication causés par les différences culturelles au sein de la communauté des parties prenantes du projet
Aide les chefs de projet à planifier les communications en fonction des différences culturelles et des besoins culturels des parties prenantes et des membres de l'équipe
3. évaluation du style de communication
définition
Une technique utilisée pour évaluer le style de communication et identifier les méthodes, les formes et le contenu de communication préférés lors de la planification des activités de communication.
scènes à utiliser
Couramment utilisé pour les parties prenantes qui ne soutiennent pas le projet
Vous pouvez d’abord effectuer une évaluation de l’engagement des parties prenantes, puis effectuer une évaluation du style de communication.
Découvrez qui ne soutient pas le projet, puis évaluez son style de communication, puis adaptez-vous à ses préférences et utilisez les mots appropriés pour la persuader de ne pas boycotter ou même de soutenir le projet.
Dans l’évaluation de l’engagement des parties prenantes, identifiez les lacunes dans l’engagement des parties prenantes. Pour combler cet écart, les activités et méthodes de communication devront être spécialement adaptées
7. Performances des données
Matrice d’évaluation de l’engagement des parties prenantes
Montre l’écart entre l’engagement actuel et souhaité des différentes parties prenantes
Dans le cadre de ce processus, la matrice d'évaluation peut être analysée plus en détail pour identifier des besoins de communication supplémentaires (au-delà des rapports réguliers) afin de combler les lacunes en matière d'engagement.
8. Réunion
Réunions virtuelles (en ligne) ou en face à face, facilitées par la technologie de collaboration documentaire, y compris les messages électroniques et les sites Web du projet
sortir
1. plan de gestion des communications
définition
Fait partie intégrante du plan de gestion du projet qui décrit comment les communications du projet seront planifiées, structurées, exécutées et surveillées pour améliorer l'efficacité de la communication.
contenu
1. Besoins en communication avec les parties prenantes
2. Les informations à communiquer, y compris la langue, la forme, le contenu et le niveau de détail
3. Étapes de remontée
4. Raison de la publication des informations
5. Délais et fréquence de diffusion des informations requises, d’accusé de réception ou de réponse (le cas échéant)
6. Personne chargée de communiquer les informations pertinentes
7. Personne responsable d’autoriser la divulgation d’informations confidentielles
8. La personne ou le groupe auquel les informations sont destinées, y compris leurs besoins, désirs et attentes
Mutuellement fermer personnes membre
9. Méthodes ou techniques utilisées pour transmettre des informations, telles que des mémos, des e-mails, des communiqués de presse ou les réseaux sociaux
10. Ressources allouées aux activités de communication, y compris le temps et le budget
11. Méthodes pour mettre à jour et optimiser le plan de gestion de la communication au fur et à mesure de l'avancement du projet (comme les changements dans la communauté des parties prenantes à différentes étapes du projet)
12. Glossaire général
13. Diagramme de flux d'informations sur le projet, flux de travail (peut inclure des procédures d'approbation), liste de rapports et plan de réunion, etc.
14. Contraintes liées aux lois et réglementations, à la technologie, aux politiques organisationnelles, etc.
15. Guides et modèles pour les réunions d'état du projet, les réunions d'équipe de projet, les conférences Web, les e-mails, etc.
16. (Si le projet doit utiliser) le site Web du projet et un logiciel de gestion de projet
Résumé : Qui a besoin de quelles informations, à quel moment et comment les envoyer aux parties
2. Plan de gestion de projet ((mis à jour)
Plan d'engagement des parties prenantes
Refléter tous les processus, procédures, outils et techniques qui ont un impact sur la participation des parties prenantes à la prise de décision et à l'exécution du projet.
3. Fichiers du projet (mis à jour)
Calendrier du projet
Intégrer les activités de communication dans le planning
Registre des parties prenantes
Documenter les activités de communication liées aux parties prenantes
communication de gestion
Présentation du processus
définition
Est-ce le processus permettant de garantir que les informations sur le projet sont collectées, générées, publiées, stockées, récupérées, gérées, surveillées et finalement éliminées en temps opportun et de manière appropriée
Effet principal
Faciliter un flux d’informations efficace entre l’équipe de projet et les parties prenantes
sens valide
efficace
Les informations sont effectivement acceptées par le destinataire
efficace
Haute efficacité de communication et livraison rapide des informations
À réaliser tout au long du projet
Couvrira tous les aspects liés à une communication efficace, y compris l'utilisation de techniques, méthodes et techniques appropriées.
Les activités de communication doivent pouvoir être flexibles, permettant d'adapter les méthodes et les techniques pour répondre aux besoins changeants des parties prenantes et du projet.
Non limité à la publication d'informations pertinentes, il vise également à garantir que les informations sont correctement générées et parviennent au public cible dans un format approprié.
Offrir aux parties prenantes la possibilité de participer en fournissant des informations supplémentaires, des éclaircissements et des discussions
technologie requise
1. modèle émetteur-récepteur
Utiliser des boucles de rétroaction pour offrir des opportunités d’interaction et d’engagement et éliminer les obstacles à une communication efficace
2. sélection des médias
Utiliser des méthodes de communication appropriées pour répondre aux besoins spécifiques du projet
3. style d'écriture
4. Gestion de conférence
5. Démo
6. guide
parvenir à un consensus
7. écoute active
entrer
1. plan de gestion de projet
1. plan de gestion des ressources
Décrit la communication nécessaire pour gérer une équipe ou une ressource physique
2. plan de gestion des communications
Décrire comment les communications du projet seront planifiées, structurées et surveillées
3. Plan d'engagement des parties prenantes
Décrire comment utiliser des stratégies de communication appropriées pour guider l'engagement des parties prenantes
2. fichiers de projet (Classé par processus de sortie)
1. Diriger et gérer le travail du projet
Journal des problèmes
Communiquer les informations relatives au problème aux parties prenantes concernées
2. Gestion des connaissances du projet
Registre des leçons apprises
Les leçons apprises dès les premières étapes du projet liées à la communication de gestion peuvent être utilisées pour améliorer le processus de communication et améliorer l'efficience et l'efficacité de la communication dans les étapes ultérieures du projet.
3. Mettre en œuvre la demande de changement globale
Journal des modifications
Utilisé pour communiquer les changements aux parties prenantes concernées et l'approbation, le report et le rejet des demandes de changement
4. Qualité de gestion
rapport de qualité
Comprend des informations relatives aux problèmes de qualité, aux améliorations des projets et des produits et aux améliorations des processus.
Ces informations doivent être communiquées à ceux qui peuvent prendre des mesures correctives afin d'atteindre les attentes de qualité du projet.
5. Identifier les risques
rapport de risque
Fournit des informations sur les sources de risque global du projet, ainsi que des informations générales sur les risques individuels identifiés du projet.
Ces informations doivent être communiquées aux propriétaires de risques et aux autres parties prenantes concernées.
6. Identifier les parties prenantes
Registre des parties prenantes
Identifier les personnes, groupes ou organisations qui ont besoin de chaque type d'information
3. rapport sur le rendement au travail
Selon la définition du plan de gestion de la communication, les rapports de performance du travail seront livrés (rapportés) aux parties prenantes du projet à travers ce processus.
Exemple typique
rapports de situation, rapports d'avancement
contenu
Peut inclure des graphiques et des informations sur la valeur acquise, des lignes de tendance et des prévisions, des graphiques d'épuisement des réserves, des histogrammes de défauts, des informations sur l'exécution des contrats et des informations d'aperçu des risques.
Manifestations
Peut apparaître sous forme de tableaux de bord, de rapports de points chauds, de feux de circulation ou d'autres formes permettant d'attirer l'attention, de prendre des décisions et d'agir.
4. facteurs liés à l'environnement des affaires
5. actifs de processus organisationnels
Outils et techniques
1. technologie de communication
Les facteurs qui influencent le choix de la technologie incluent le fait que l'équipe soit colocalisée, la question de savoir si les informations qui doivent être partagées doivent rester confidentielles, les ressources disponibles pour les membres de l'équipe et la manière dont la culture organisationnelle affecte la manière dont les réunions et les discussions se déroulent.
2. méthode de communication
Le choix des méthodes de communication doit être flexible pour répondre aux changements dans la composition des parties prenantes ou aux changements dans les besoins et les attentes des parties prenantes.
3. compétences en communication
1. compétence en communication
Une combinaison sur mesure de compétences en communication qui aident à clarifier l'objectif des messages clés, à établir des relations efficaces, à permettre le partage d'informations et à prendre des mesures de leadership.
2. retour
Est-ce un message réactif concernant une communication, un livrable ou une situation
Soutenir la communication interactive entre le chef de projet et l'équipe et toutes les autres parties prenantes du projet
3. compétences non verbales
Transmettre du sens à travers un langage corporel approprié tel que des gestes, l'intonation et les expressions faciales
4. Démo
est la livraison formelle d'informations et de documents
information
1. Rapporter l'avancement du projet et les mises à jour des informations aux parties prenantes
2. Fournir des informations générales pour soutenir la prise de décision
3. Fournir des informations générales sur le projet et ses objectifs pour améliorer l'image du travail du projet et de l'équipe du projet.
4. Fournir des informations spécifiques pour améliorer la compréhension et le soutien au travail et aux objectifs du projet, etc.
4. système d'information de gestion de projet
1. Outils électroniques de gestion de projet
Logiciels de gestion de projet, logiciels de support de conférence et de bureau virtuel, interfaces Web, portails de projet et tableaux de bord d'état dédiés, et outils de gestion du travail collaboratif
2. Gestion des communications électroniques
Courriel, télécopie et messagerie vocale, conférences audio, vidéo et Web, ainsi que site Web et publication sur le Web
3. gestion des médias sociaux
Sites Web et publications Web, ainsi que blogs et applications conçus pour promouvoir l'engagement des parties prenantes et former des communautés en ligne
5. Rapport de projet
Questions à choix multiples 2023
La publication du rapport de projet est l'acte de collecter et de publier des informations sur le projet.
Les informations sur le projet doivent être diffusées à de nombreux groupes de parties prenantes
Bien que les rapports sur les performances du travail soient le résultat du processus de suivi des travaux de projet, ce processus produit des rapports ad hoc, des présentations de projet, des blogs et d'autres types d'informations.
6. Compétences relationnelles et d'équipe
Écoute active, gestion des conflits, communication interpersonnelle, sensibilisation aux politiques, sensibilisation culturelle, gestion de réunions
Exemples de gestion de réunions
Le processus de réunion d’examen des besoins
1. Préparer les spécifications des exigences
2. Organiser des examens internes pour vérifier si les spécifications et les exigences sont raisonnables et correctes
3. Le chef de projet ou l'analyste des exigences prépare un e-mail à l'avance (environ 3 jours) et l'envoie à toutes les parties (partie A, experts, QA, PMO, membres de l'équipe, autres parties prenantes, etc.) pour les notifier de participer à la revue formelle. L'e-mail expliquera la convocation de l'examen, l'heure et le lieu de la réunion, et joindra le contenu de l'examen (spécifications des exigences, etc.).
4. Participer à des réunions où toutes les parties peuvent poser des questions
5. Pendant la réunion, il est nécessaire d'enregistrer le procès-verbal de la réunion et de gérer la discipline de réunion
6. La réunion se termine à la fin de la réunion
7. Réunion
Actions de soutien définies par la stratégie de communication et le plan de communication
sortir
1. Dossier de communication du projet
Comprend : les rapports de performance, l'état des livrables, l'avancement du calendrier, les coûts encourus, les démonstrations et d'autres informations nécessaires aux parties prenantes
2. Plan de gestion de projet ((mis à jour)
plan de gestion des communications
Si ce processus entraîne des changements dans l'approche de communication du projet, ces changements doivent être reflétés dans le plan de communication du projet.
Plan d'engagement des parties prenantes
Ce processus entraînera des mises à jour des besoins de communication des parties prenantes et de la stratégie de communication convenue.
3. Fichiers du projet (mis à jour)
1. Calendrier du projet
Il faudra peut-être le mettre à jour pour refléter l'état des activités de communication.
2. Journal des problèmes
Mis à jour pour refléter les problèmes de communication sur le projet et la manière dont la communication a été utilisée pour résoudre des problèmes réels
3. Registre des leçons apprises
Mise à jour pour documenter les défis rencontrés au cours du projet, les méthodes utilisées pour les contourner et les méthodes de communication de gestion applicables et non applicables.
4. registre des risques
Mise à jour pour documenter les risques associés à la gestion des communications
5. Registre des parties prenantes
Mis à jour pour enregistrer des informations sur les activités de communication avec les parties prenantes du projet
4. Actifs de processus organisationnels (mis à jour)
Dossiers de projet, tels que correspondance, mémos, procès-verbaux de réunions et autres documents utilisés dans le projet ; rapports et présentations de projet planifiés et ad hoc, etc.
Superviser la communication
Présentation du processus
définition
Le processus permettant de garantir que les besoins d'information du projet et de ses parties prenantes sont satisfaits
Effet principal
Optimiser le processus de transfert d'informations selon les exigences du plan de gestion de la communication et du plan d'engagement des parties prenantes
À réaliser tout au long du projet
L'impact et les résultats des communications du projet doivent être formellement évalués et surveillés pour garantir que le bon contenu (compris à la fois par l'expéditeur et le destinataire) est transmis au bon public via le bon canal et au bon moment.
La supervision du processus de communication peut déclencher des itérations de processus de planification, de gestion et de communication de gestion afin de modifier le plan de communication et de réaliser des activités de communication supplémentaires pour améliorer l'efficacité de la communication.
Cette itération reflète la continuité de chaque processus de gestion de la communication du projet
Méthode de surveillance
Mener des enquêtes de satisfaction client, compiler les leçons apprises, effectuer des observations en équipe, examiner les journaux de problèmes et évaluer les changements
Si la situation réelle s'écarte du plan, corrigez l'écart en temps opportun
entrer
1. plan de gestion de projet
1. plan de gestion des ressources
Comprendre l'organisation réelle du projet et toute modification apportée à celui-ci en décrivant les rôles et les responsabilités, ainsi qu'un organigramme du projet
2. plan de gestion des communications
Un plan actuel pour collecter, générer et distribuer des informations en temps opportun. Il identifie les membres de l'équipe, les parties prenantes et les tâches associées dans le processus de communication.
3. Les parties prenantes participent au programme
Stratégie de communication identifiée prévue pour guider l'engagement des parties prenantes
2. fichiers de projet (Classé par processus de sortie)
1. Diriger et gérer le travail du projet
Journal des problèmes
Fournit des informations historiques sur le projet, des enregistrements de l'implication des parties prenantes dans les problèmes et comment ils ont été résolus.
2. Gestion des connaissances du projet
Registre des leçons apprises
Les leçons apprises au début du projet peuvent être utilisées dans les étapes ultérieures du projet pour améliorer l'efficacité de la communication.
3. communication de gestion
Dossier de communication du projet
Fournir des informations sur les communications qui ont eu lieu
3. données sur le rendement au travail
Contient des données sur le type et la quantité de communication qui ont eu lieu
4. facteurs liés à l'environnement des affaires
5. actifs de processus organisationnels
Outils et techniques
1. jugement d'expert
Communication avec le public, la communauté et les médias; communication dans un environnement international; communication entre groupes virtuels, etc.
2. système d'information de gestion de projet
Fournit aux chefs de projet un ensemble d'outils standardisés pour collecter, stocker et diffuser les informations requises aux parties prenantes internes et externes selon le plan de communication. Les informations contenues dans le système doivent être surveillées pour évaluer son efficacité et son efficience.
3. Performances des données
Matrice d’évaluation de l’engagement des parties prenantes
Peut fournir des informations sur l’efficacité des campagnes de communication. Les attentes des parties prenantes et les niveaux d'engagement actuels doivent être examinés et tous les ajustements nécessaires apportés aux communications.
4. Compétences relationnelles et d'équipe
observer et parler
En observant et en discutant, les chefs de projet peuvent identifier les problèmes au sein de l'équipe, les conflits entre les personnes ou les problèmes de performance individuelle.
5. Réunion
Les réunions en face à face ou virtuelles sont adaptées pour prendre des décisions, répondre aux demandes des parties prenantes et discuter avec les prestataires, les fournisseurs et les autres parties prenantes du projet.
sortir
1. informations sur le rendement au travail
Y compris : la mise en œuvre réelle de la communication prévue ; les commentaires sur la communication, tels que les résultats d'une enquête sur l'efficacité de la communication.
2. changer de requête
Le suivi du processus de communication entraîne souvent la nécessité d'ajustements, d'actions et d'interventions dans les activités de communication telles que définies dans le plan de gestion des communications.
Les demandes de changement doivent être traitées via la mise en œuvre d'un processus global de contrôle des changements.
Résultat
Modifier les exigences de communication des parties prenantes, y compris les exigences des parties prenantes en matière de diffusion d'informations, de contenu ou de forme et de méthode de diffusion.
Établir de nouvelles procédures pour éliminer les goulots d'étranglement, etc.
3. Plan de gestion de projet ((mis à jour)
plan de gestion des communications
Enregistrez de nouvelles informations qui peuvent rendre la communication plus efficace
Plan d'engagement des parties prenantes
Refléter la situation réelle, les besoins de communication et l’importance des parties prenantes
4. Fichiers du projet (mis à jour)
Journal des problèmes
Enregistrer de nouvelles informations liées aux problèmes, à leur progression et à leurs résolutions
Registre des leçons apprises
Un registre des leçons apprises devra peut-être être mis à jour pour documenter la cause du problème, la justification des actions correctives choisies et d'autres leçons apprises liées à la communication.
Registre des parties prenantes
Le registre des parties prenantes devra peut-être être mis à jour pour inclure les exigences révisées en matière de communication avec les parties prenantes.