Contrats, bons de commande, protocoles d'accord (MOA), accords de niveau de service (SLA)

Entrepreneurs, fournisseurs, prestataires de services, fournisseurs

Propriétaires de produits finis, sous-traitants, agences d'achat, demandeurs de services, acheteurs

inclure

S'assurer que le contrat décrit adéquatement les produits, services ou résultats à fournir par le vendeur et est conforme aux lois et réglementations en matière de passation des marchés.

1. Les cycles de vie des différents contrats peuvent commencer et se terminer à n’importe quelle étape du cycle de vie du projet 2. La relation acheteur-vendeur est la relation entre l'organisation acheteuse et une organisation externe et peut exister à plusieurs niveaux du projet.

Expliquer comment gérer l'étendue des travaux de l'entrepreneur pendant la phase de mise en œuvre du projet.

Contient les normes et directives de l'industrie que le projet doit suivre

Normes et lignes directrices

Incluez des informations sur les ressources qui doivent être achetées ou louées, ainsi que toutes les hypothèses ou contraintes pouvant affecter l'approvisionnement.

Un énoncé des travaux (SOW) et un aperçu des travaux (TOR) doivent être préparés pour le travail connu dans la portée du projet afin de voir quels WBS doivent être externalisés.

document d'exigences

Matrice de suivi des exigences

Liste des jalons

Besoins en ressources

L'équipe de projet répartit les bons de travail

registre des risques

Registre des parties prenantes

Y compris l'examen des conditions du secteur et des capacités spécifiques des vendeurs

Utilisé pour déterminer s'il est préférable qu'un travail ou un livrable soit réalisé par l'équipe de projet elle-même ou s'il doit être acquis en externe.

technologie

Nouveau dans la quatrième édition

1. coût le plus bas

2. Qualifications uniquement

3. Score basé sur la qualité ou la solution technique

4. Basé sur la qualité et le coût

5. fournisseur unique

6. budget fixe

1. Comment coordonner les achats avec d'autres travaux du projet, tels que la formulation et le contrôle du calendrier du projet

2. Calendrier de réalisation des activités d’approvisionnement importantes

3. Mesures d'approvisionnement utilisées pour gérer les contrats

4. Rôles et responsabilités des parties prenantes liés à l'approvisionnement, et si l'organisation exécutante dispose d'un service d'approvisionnement, l'autorité et les limites de l'équipe de projet

5. Contraintes et hypothèses pouvant affecter les efforts d’approvisionnement

6. Juridiction et monnaie de paiement

7. Si une estimation indépendante (offre de base) doit être préparée et si elle doit être utilisée comme critère d'évaluation

8. Questions de gestion des risques, y compris les exigences en matière de garanties de bonne exécution ou de contrats d'assurance pour atténuer certains risques du projet

9. Vendeur pré-qualifié à utiliser (le cas échéant)

Prendre le temps

Les méthodes d'exécution du projet, les types d'accords juridiquement contraignants et la manière dont la passation des marchés se déroulera tout au long de la phase de passation des marchés doivent être définis dans la stratégie de passation des marchés.

détails

conformément à

contenu

Aperçu des travaux (TDR)

effet

Facteurs à considérer lors du choix d’un vendeur

Classification

Développé par l'acheteur, qui doit spécifier le format de réponse, l'énoncé des travaux d'approvisionnement pertinent et les conditions contractuelles requises.

Cela devrait permettre aux vendeurs potentiels de donner facilement une réponse précise et complète (pour que le vendeur prépare les documents de réponse), et il devrait également être facile pour l'acheteur d'évaluer la réponse du vendeur.

Le niveau de complexité et de détail doit être proportionnel à la valeur du marché et aux risques associés.

Utilisez l’analyse « faire ou acheter » pour déterminer s’il est préférable qu’un travail particulier soit effectué en interne par l’équipe de projet ou s’il doit provenir de sources externes.

Votre propre estimation (enchère de base)

Pour les achats plus importants, l'organisation acheteuse peut préparer sa propre estimation indépendante ou engager un estimateur professionnel externe pour produire une estimation des coûts et l'utiliser comme référence pour évaluer l'offre du vendeur.

Des écarts importants entre le devis du vendeur et la référence estimée peuvent indiquer que l'énoncé des travaux du marché est erroné ou peu clair, ou que le vendeur potentiel a mal compris ou n'a pas répondu pleinement à l'énoncé des travaux du marché.

Critères d'évaluation des offres (indiqués dans les documents d'appel d'offres)

inclure

Ces critères font partie d'un système de pondération dans lequel toutes les propositions sont classées avec une note pondérée afin de déterminer l'ordre des négociations et la conclusion d'un contrat avec un vendeur particulier.

Mise à jour pour documenter toutes les leçons apprises liées à la réglementation et à la conformité, à la collecte de données, à l'analyse des données et à l'analyse de la sélection des fournisseurs.

Une liste d'étapes clés indiquant quand le vendeur doit fournir des résultats

Exigences techniques que le vendeur doit respecter

Exigences d'importance contractuelle et juridique, telles que la santé, la sûreté, la sécurité, les performances, l'environnement, l'assurance, la propriété intellectuelle, l'égalité des chances en matière d'emploi, les licences, les permis et autres exigences non techniques

Relier les exigences du produit de la source aux livrables qui satisfont aux exigences

Dépend de l’organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l’environnement externe, du mode de livraison du projet, du type de contrat choisi et du prix final convenu.

Tout vendeur sélectionné comporte des risques particuliers

Mise à jour pour enregistrer toute information supplémentaire sur les parties prenantes, en particulier les régulateurs, les signataires de contrats et le personnel juridique

Compte tenu de la nature juridique de la passation des marchés, le contenu du tableau ci-dessus ne doit pas être considéré comme des descriptions prescriptives, mais plutôt comme un aperçu général du type et du contenu des documents requis pour guider la mise en œuvre du processus de passation des marchés. Les exigences organisationnelles, environnementales et juridiques détermineront le type et le contenu de la documentation spécifiquement requise pour le projet.

Décrire comment l'étendue des travaux sera gérée, y compris l'étendue des travaux dont le vendeur est responsable

Décrivez comment les exigences seront analysées, documentées et gérées. Cela peut également inclure la manière dont le vendeur gérera les exigences qui devraient être mises en œuvre dans le cadre de l'accord.

Décrire comment se produit la communication entre acheteurs et vendeurs

Les éléments d'un plan de gestion de projet qui décrivent comment les activités de gestion des risques du projet seront planifiées et mises en œuvre

Contient les activités qui doivent être réalisées pendant le processus de passation des marchés

Définit quels éléments de configuration sont des éléments de configuration, quels éléments de configuration nécessitent un contrôle formel des modifications et le processus de contrôle des modifications pour ces éléments de configuration.

Inclure le formulaire et le processus du vendeur pour effectuer la gestion de la configuration afin qu'ils soient cohérents avec l'approche adoptée par l'acheteur

Comprend le budget pour effectuer l'approvisionnement, les coûts pour gérer le processus d'approvisionnement et les coûts pour gérer le vendeur

document d'exigences

Calendrier du projet

registre des risques

Registre des parties prenantes

Registre des leçons apprises

Les documents de passation des marchés sont une variété de documents écrits utilisés pour conclure des accords juridiques, qui peuvent inclure des documents plus anciens datant d'avant le début du projet en cours.

1. Documents d'appel d'offres

2. Énoncé des travaux d'achat

3. estimation indépendante des coûts

4. Critères de sélection des fournisseurs

Il s'agit d'une communication avec des utilisateurs ou des utilisateurs potentiels sur des produits, des services ou des résultats.

Élargir la liste existante de vendeurs potentiels

Veiller à ce que tous les soumissionnaires potentiels aient une compréhension claire et cohérente des exigences en matière d'approvisionnement. Comprendre et garantir qu'aucun soumissionnaire ne recevra un traitement spécial

Les questions et réponses soulevées au cours de la réunion (l'auteur de la question n'a pas besoin d'être enregistrées), les suggestions et autres contenus seront enregistrés et compilés dans des documents, et finalement utilisés comme documents supplémentaires au dossier d'appel d'offres.

Évaluer les propositions pour déterminer si elles répondent complètement et adéquatement aux documents d'appel d'offres, à l'énoncé des travaux d'approvisionnement, aux critères de sélection des fournisseurs et aux autres documents inclus dans le dossier d'appel d'offres.

définition

signe de fin

Négociateur

Le soumissionnaire jugé le plus compétitif lors de l’évaluation de la proposition ou de l’offre

définition

effet

1. Énoncé des travaux d'approvisionnement ou principaux livrables

2. Un calendrier, un jalon ou une date spécifié dans un calendrier

3. rapport de perfomance

4. Tarifs et conditions de paiement

5. Critères d’inspection, de qualité et d’acceptation

6. Garantie et support produit de suivi

7. incitations et sanctions

8. Assurances et garanties de bonne exécution

9. Approbation des sous-traitants subordonnés

10. Conditions Générales

11. Traitement des demandes de changement

12. Dispositions de résiliation et modes alternatifs de résolution des litiges

Les exigences du projet peuvent changer en raison des exigences du vendeur

Le vendeur peut proposer des normes de qualité alternatives ou des solutions alternatives qui affectent les méthodes de gestion de la qualité spécifiées dans le plan de gestion de la qualité.

Après avoir sélectionné un vendeur, le plan de gestion de la communication doit être mis à jour pour enregistrer les besoins et les méthodes de communication du vendeur.

Chaque accord et vendeur présente des risques uniques qui nécessiteront un plan de gestion des risques mis à jour et les risques spécifiques doivent être enregistrés dans un registre des risques.

Le plan de gestion des achats devra peut-être être mis à jour en fonction du résultat de la négociation et de la signature du contrat.

La structure de répartition du travail du projet et les livrables dans la portée de référence doivent être explicitement pris en compte lors de l'exécution des activités d'approvisionnement.

Ce processus peut entraîner des modifications à tout ou partie des livrables

Si des modifications dans les livrables du vendeur ont un impact sur les performances globales du calendrier du projet, le calendrier de référence devra peut-être être mis à jour et approuvé pour refléter les attentes actuelles.

Pendant l'exécution du projet, les prix des matériaux et de la main-d'œuvre de l'entrepreneur peuvent changer fréquemment en fonction de l'environnement économique externe, et ces changements doivent être reflétés dans la référence des coûts.

Documenter les défis rencontrés lors de la mise en œuvre des achats, les solutions de contournement possibles et ce qui a fonctionné

Exigences techniques que le vendeur doit respecter

Exigences d'importance contractuelle et juridique, telles que la santé, la sûreté, la sécurité, les performances, l'environnement, l'assurance, la propriété intellectuelle, l'égalité des chances en matière d'emploi, les licences, les permis et autres exigences non techniques

À mesure que les fournisseurs sont intégrés au plan de projet, des modifications au registre des exigences et à la matrice de suivi peuvent devoir être apportées en fonction des capacités du fournisseur spécifique.

Les calendriers de ressources liés au calendrier peuvent devoir être mis à jour en fonction de la disponibilité du vendeur.

Dépend de l’organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l’environnement externe, du mode de livraison du projet, du type de contrat choisi et du prix final convenu.

Chaque vendeur sélectionné comporte des risques particuliers et pendant le processus de signature du contrat, le registre des risques doit être modifié pour refléter les risques spécifiques présentés par chaque vendeur.

Contient tous les détails relatifs aux parties prenantes identifiées, le registre des parties prenantes doit être mis à jour après la conclusion d'un accord avec un vendeur spécifique.

Décrire comment les exigences de l'entrepreneur seront analysées, documentées et gérées.

Décrire comment les activités de gestion des risques initiées par le vendeur sont structurées et mises en œuvre

Spécifie les activités qui doivent être réalisées pour contrôler le processus d'approvisionnement

Contient des informations sur la façon de gérer les modifications initiées par le vendeur

Si le retard du vendeur dans le calendrier affecte la performance globale du projet, le calendrier devra peut-être être mis à jour et approuvé pour refléter les attentes actuelles.

Journal hypothétique

Registre des leçons apprises

document d'exigences

Matrice de suivi des exigences

Liste des jalons

rapport de qualité

registre des risques

Registre des parties prenantes

Si l'acheteur et le vendeur ne parviennent pas à s'entendre sur une compensation pour le changement, ou ne sont pas d'accord sur la question de savoir si le changement doit avoir lieu, alors le changement demandé devient un changement contesté ou un changement constructif potentiel.

Les modifications contestées ci-dessus sont appelées réclamations.

S’ils ne sont pas correctement résolus, ils peuvent devenir des différends et éventuellement conduire à des griefs.

Mesurer, comparer et analyser les performances en matière de qualité, de ressources, de calendrier et de coûts par rapport à l'accord visant à examiner les performances des travaux contractuels (examiner les performances du vendeur)

Calculer les écarts de calendrier et de coûts, ainsi que les indices de performance de calendrier et de coûts pour déterminer le degré d'écart par rapport aux objectifs.

Peut être utilisé pour préparer des estimations à l’achèvement (EAC) sur la performance des coûts afin de déterminer si la performance s’améliore ou se détériore

Désigne l'examen structuré par l'acheteur des travaux exécutés par l'entrepreneur, qui peut impliquer un simple examen des livrables ou un examen sur place du travail lui-même.

Examen structuré du processus de passation des marchés

L'acheteur, généralement par l'intermédiaire de son administrateur d'achats autorisé, informe le vendeur par écrit que le contrat a été exécuté.

Fermer la demande

L'équipe de gestion de projet doit approuver tous les livrables avant de clôturer la passation des marchés.

L'intégralité du calendrier utilisé pour prendre en charge le contrat, les modifications contractuelles proposées mais non approuvées et les demandes de modification approuvées.

Documentation technique préparée par le vendeur et autres informations sur l'exécution du travail telles que : l'état des livrables, les rapports de performance et les garanties du vendeur, les documents financiers (y compris les factures et les relevés de paiement) et les résultats d'inspection liés au contrat.

définition

Les modifications proposées mais non résolues peuvent inclure des instructions émises par l'acheteur ou des actions prises par le vendeur qui, de l'avis de l'autre partie, constituent une modification constructive du contrat.

Étant donné que les modifications constructives peuvent être contestées entre les parties et donner lieu à des réclamations d'une partie contre l'autre, les modifications constructives doivent généralement être spécifiquement identifiées et documentées dans la correspondance relative au projet.

Chaque accord et vendeur présente des risques uniques, et si un risque imprévu important survient pendant l'exécution du contrat, le plan de gestion des risques devra peut-être être mis à jour.

Les risques spécifiques doivent être enregistrés dans un registre des risques

Contient les activités qui doivent être réalisées pendant le processus de passation des marchés et peuvent nécessiter des mises à jour du plan de gestion des achats en fonction de l'exécution du travail effectué par le vendeur.

Si le vendeur apporte des modifications importantes au calendrier qui ont un impact sur la performance globale du projet, le calendrier de référence devra peut-être être mis à jour et approuvé pour refléter les attentes actuelles.

Les acheteurs doivent être conscients des retards dans la progression d'un vendeur, qui peuvent avoir des répercussions sur le travail des autres vendeurs.

Pendant l'exécution du projet, les prix des matériaux et de la main-d'œuvre de l'entrepreneur peuvent changer fréquemment en fonction de l'environnement économique externe, et ces changements doivent être reflétés dans la référence des coûts.

Documenter et mettre à jour les techniques et les mesures permettant de maintenir et de corriger efficacement la portée, le calendrier et le coût des travaux d'approvisionnement.

Si une réclamation a déjà eu lieu, les informations pertinentes doivent être enregistrées pour éviter une récidive, ainsi que d'autres informations sur la manière d'améliorer le processus de passation des marchés.

À mesure que les travaux de l'entrepreneur progressent, les besoins en ressources doivent changer lorsque l'exécution des travaux ne respecte pas le plan initial.

Mettre à jour la matrice de suivi des exigences pour enregistrer les exigences mises en œuvre

Dépend de l'organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l'environnement externe, de la méthode de livraison du projet, du type de contrat sélectionné et du prix final convenu.

Chaque vendeur sélectionné comporte des risques particuliers

Au fur et à mesure que les travaux progressent pendant la phase d'exécution, les entrepreneurs et les fournisseurs peuvent changer et les changements doivent être enregistrés dans le registre des parties prenantes.

Certains vendeurs peuvent être disqualifiés et retirés de la liste en raison de mauvaises performances. Cette liste doit donc être mise à jour en fonction des résultats du processus de contrôle des achats.