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Galerie de cartes mentales Tutoriel de chef de projet de système d'information (4e édition) Chapitre 16_Gestion des approvisionnements de projet
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Tutoriel de chef de projet de système d'information (4e édition) Chapitre 16_Gestion des approvisionnements de projet
Ce fichier est une carte mentale créée par vous-même du « Chapitre 16_Gestion des approvisionnements de projet » du didacticiel de gestion de projet de système d'information (4e édition). Cela comprend la planification de la gestion des achats, la mise en œuvre des achats, le contrôle des achats, etc. Selon les points clés des examens précédents, l'importance est marquée et tous les contenus sont intégrés en détail, ce qui peut rendre la révision finale et le début des études plus efficaces avec la moitié de l'effort. J'ai passé plus de dix heures à compiler et résumer la lecture de tous les chapitres, qui sont tous la dernière version.
Modifié à 2023-12-13 10:29:02
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Modèle de processus de gestion de projet
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
Tutoriel de chef de projet de système d'information (4e édition) Chapitre 16_Gestion des approvisionnements de projet
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Modèle de processus de gestion de projet
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
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Gestion des achats de projets
concept de base
La gestion des achats de projet comprend les différents processus impliqués dans l'achat ou l'obtention des produits, services ou résultats requis en dehors de l'équipe de projet.
La gestion des achats de projets comprend les processus de gestion et de contrôle nécessaires à la préparation et à la gestion des accords.
bases de la gestion
protocole
effet
Décrire la relation entre l'acheteur et le vendeur
Exemples basés sur les domaines d'application
1. protocole
Contrats, bons de commande, protocoles d'accord (MOA), accords de niveau de service (SLA)
2. vendeur
Entrepreneurs, fournisseurs, prestataires de services, fournisseurs
3. acheteur
Propriétaires de produits finis, sous-traitants, agences d'achat, demandeurs de services, acheteurs
contracter
Les livrables et les résultats attendus doivent être clairement énoncés, y compris tout transfert de connaissances du vendeur à l'acheteur.
Tout ce qui n'est pas stipulé dans le contrat n'est pas juridiquement exécutoire
contrat d'achat
inclure
Conditions générales et autres stipulations de l'Acheteur concernant les travaux à effectuer ou les produits à livrer par le Vendeur
Parce qu'ils sont juridiquement contraignants, un contrat ou un accord doit passer par un processus d'approbation supplémentaire, impliquant souvent le service juridique.
procédure d'approbation
S'assurer que le contrat décrit adéquatement les produits, services ou résultats à fournir par le vendeur et est conforme aux lois et réglementations en matière de passation des marchés.
Dans des projets complexes, plusieurs contrats peuvent devoir être gérés simultanément ou successivement
1. Les cycles de vie des différents contrats peuvent commencer et se terminer à n’importe quelle étape du cycle de vie du projet 2. La relation acheteur-vendeur est la relation entre l'organisation acheteuse et une organisation externe et peut exister à plusieurs niveaux du projet.
nouvelles pratiques de gestion
1. Améliorations des outils
Les acheteurs peuvent annoncer leurs achats de manière centralisée à l'aide d'outils en ligne
Les vendeurs peuvent utiliser des outils en ligne pour rechercher de manière centralisée les documents d'achat et les remplir directement en ligne.
2. Une gestion des risques plus avancée
Attribuer avec précision les risques spécifiques à la partie la mieux à même de les gérer lors de la rédaction des contrats
L'acheteur doit accepter des risques indépendants de la volonté de l'entrepreneur
La gestion des risques peut être clairement énoncée dans le contrat dans le cadre des travaux contractuels.
3. Changer les pratiques de signature de contrats
Afin de réduire les problèmes et les réclamations lors de l'exécution, il est de plus en plus courant d'adopter des modèles de contrats standards reconnus au niveau international.
4. Logistique et Supply Chain Management
5. Technologie et relations avec les parties prenantes
Webcam, enregistrez la scène et évitez les désaccords
6. Achat d'essai
processus de gestion
Considérations d'adaptation
Complexité de l'approvisionnement, emplacement physique, gouvernance et environnement réglementaire, disponibilité des entrepreneurs
Méthodes agiles et adaptatives
Dans un environnement agile ou adaptatif, une collaboration avec des fournisseurs spécifiques peut être nécessaire pour augmenter l'équipe. Cette relation de collaboration peut créer un modèle d'approvisionnement avec partage des risques, permettant aux acheteurs et aux vendeurs de partager les risques et les avantages du projet.
Pour les grands projets
Pourrait adopter une approche agile ou adaptative pour certains livrables et une approche plus stable pour d'autres
La relation de collaboration globale peut être gérée via un accord principal, tel qu'un accord-cadre de services (MSA), avec des travaux agiles ou adaptatifs écrits dans des annexes ou des documents supplémentaires.
Planification de la gestion des achats
Présentation du processus
définition
Il s'agit du processus d'enregistrement des décisions d'approvisionnement du projet, de clarification des méthodes d'approvisionnement et d'identification des vendeurs potentiels.
Effet principal
Déterminer si les biens et services seront obtenus en dehors du projet et, si oui, quels biens et services seront obtenus, quand et comment
Effectuer une seule fois ou seulement à des moments prédéfinis du projet
Les biens et services peuvent être achetés auprès d'autres parties de l'organisation exécutante ou de sources externes.
Les rôles et responsabilités liés à l'approvisionnement doivent être identifiés dès le début du processus de planification de la gestion des achats.
Les participants au processus d'approvisionnement peuvent inclure du personnel du service des achats ou des achats, ainsi que du personnel du service juridique, et les responsabilités de ce personnel doivent également être documentées dans le plan de gestion des achats.
Étapes d'approvisionnement
J'ai réussi le test de dictée
1. Préparer l'énoncé des travaux d'approvisionnement (SOW) ou l'aperçu des travaux (TOR)
2. Préparer des estimations de coûts de haut niveau et élaborer des budgets
3. Publier une annonce d'appel d'offres
4. Identifier la liste des vendeurs qualifiés
5. Préparer et émettre les dossiers d'appel d'offres
6. Préparation et soumission des propositions par le vendeur
7. Effectuer une évaluation technique (y compris qualitative) des propositions
8. Évaluation des coûts des propositions
La technologie d’abord, le coût ensuite
9. Préparer le rapport d'évaluation final complet (y compris la qualité et le coût) et sélectionner la proposition gagnante
10. Fin des négociations et acheteur et vendeur signent un contrat
Le calendrier du projet a un impact important sur la formulation des stratégies d'approvisionnement dans le processus de planification et de gestion des achats.
Les décisions prises lors de l'élaboration du plan de gestion des achats affectent également le calendrier du projet.
S'influencer mutuellement
entrer
1. Documents de gestion de projet
Les résultats approuvés ou les documents associés au stade de la gestion du projet peuvent être utilisés comme base pour planifier la gestion des achats.
Décrire les informations nécessaires d'un point de vue commercial et les utiliser pour décider si les résultats souhaités du projet valent l'investissement requis.
Inclure les besoins commerciaux et une analyse coûts-avantages pour justifier le projet et déterminer les limites du projet
S'assurer que la gestion des achats répond aux besoins et aux avantages décrits dans les documents de gestion de projet
2. Charte de projet
Le processus comprend les objectifs, la description du projet, les étapes globales et les ressources financières pré-approuvées.
3. plan de gestion de projet
1. plan de gestion du périmètre
Expliquer comment gérer l'étendue des travaux de l'entrepreneur pendant la phase de mise en œuvre du projet.
2. plan de gestion de la qualité
Contient les normes et directives de l'industrie que le projet doit suivre
Normes et lignes directrices
doit être écrit dans un document d'appel d'offres, tel qu'un appel d'offres, et sera finalement référencé dans le contrat
Peut être utilisé pour pré-qualifier les fournisseurs ou dans le cadre des critères de sélection des fournisseurs
Vérifier si l'étendue et la qualité du travail externalisé sont conformes aux normes
3. plan de gestion des ressources
Incluez des informations sur les ressources qui doivent être achetées ou louées, ainsi que toutes les hypothèses ou contraintes pouvant affecter l'approvisionnement.
4. Portée de référence
Un énoncé des travaux (SOW) et un aperçu des travaux (TOR) doivent être préparés pour le travail connu dans la portée du projet afin de voir quels WBS doivent être externalisés.
4. fichiers de projet (Classé par sortie de processus)
1. Recueillir les exigences
document d'exigences
Exigences techniques que le vendeur doit respecter
Exigences d'importance contractuelle et juridique, telles que la santé, la sûreté, la sécurité, les performances, l'environnement, l'assurance, la propriété intellectuelle, l'égalité des chances en matière d'emploi, les licences, les permis et autres exigences non techniques
Matrice de suivi des exigences
Relier les exigences du produit de la source aux livrables qui satisfont aux exigences
2. Définir les activités
Liste des jalons
Une liste d'étapes clés indiquant quand le vendeur doit fournir des résultats
3. Estimer les ressources de l'activité
Besoins en ressources
Contient des informations sur des besoins spécifiques, tels que l'équipe et les ressources physiques qui pourraient devoir être acquises.
4. Accès aux ressources
L'équipe de projet répartit les bons de travail
Contient des informations sur les compétences et les capacités de l'équipe de projet et le temps dont elle dispose pour soutenir les activités d'approvisionnement.
5. Identifier les risques
registre des risques
Énumérez les risques, ainsi que les résultats de l'analyse des risques et de la planification de la réponse aux risques. Certains risques doivent être transférés à des tiers par le biais de contrats d'achat (acheter une assurance).
6. Identifier les parties prenantes
Registre des parties prenantes
Un registre des parties prenantes fournit des informations détaillées sur les participants au projet et leurs intérêts dans le projet, y compris les régulateurs, les signataires de contrats et le personnel juridique.
5. facteurs de l'environnement des affaires
6. actifs de processus organisationnels
Type de contrat
Outils et techniques
1. jugement d'expert
2. collecte de données
étude de marché
Y compris l'examen des conditions du secteur et des capacités spécifiques des vendeurs
3. l'analyse des données
Analyse de fabrication ou d'achat
Utilisé pour déterminer s'il est préférable qu'un travail ou un livrable soit réalisé par l'équipe de projet elle-même ou s'il doit être acquis en externe.
technologie
Période de récupération, retour sur investissement (ROI), taux de rendement interne (IRR), flux de trésorerie actualisés, valeur actuelle nette (VAN), coût des bénéfices (BCA)
4. Analyse de la sélection des fournisseurs
Avant de déterminer l’approche de sélection, il est nécessaire de revoir les priorités des exigences concurrentes du projet.
Étant donné que les méthodes de sélection compétitives peuvent exiger du vendeur qu'il investisse beaucoup de temps et de ressources au départ, la méthode d'évaluation doit être indiquée dans les documents de passation du marché afin que les soumissionnaires comprennent comment ils seront évalués.
Méthode de choix
Nouveau dans la quatrième édition
1. coût le plus bas
Convient aux achats standardisés ou courants
2. Qualifications uniquement
Convient aux situations où la valeur d'achat est relativement faible et où cela ne vaut pas le temps et l'argent nécessaires pour effectuer un processus de sélection complet
3. Score basé sur la qualité ou la solution technique
Inviter un certain nombre d'organisations à soumettre des propositions avec des détails techniques et financiers si les propositions techniques sont acceptables, les inviter à négocier un contrat ;
étape
Évaluez d’abord la proposition technique et examinez la qualité de la solution technique
Négocier et sélectionner le vendeur avec la note de proposition technique la plus élevée
4. Basé sur la qualité et le coût
Tenir compte simultanément des facteurs de qualité et de coût
Si le risque et/ou l'incertitude du projet sont élevés, la qualité devrait être un facteur clé par rapport au coût.
5. fournisseur unique
L'acheteur demande à un vendeur spécifique de préparer une proposition technique et financière puis négocie la proposition
Puisqu’il n’y a pas de concurrence, cette approche ne devrait être adoptée que s’il existe une bonne raison et devrait être traitée comme un cas particulier.
6. budget fixe
Convient uniquement si l'énoncé des travaux est bien défini, qu'aucun changement n'est attendu et que le budget est fixe et ne peut être dépassé.
Divulguer le budget disponible aux vendeurs invités dans l'appel d'offres, puis sélectionner le vendeur avec la proposition technique la mieux notée dans le budget
5. Réunion
Utilisé pour déterminer des stratégies de gestion et de supervision des achats
sortir
1. Plan de gestion des approvisionnements
Contient diverses activités à réaliser pendant le processus de passation des marchés
Il convient de noter si un appel d'offres international, un appel d'offres national, un appel d'offres local, etc. doit être lancé.
contenu
1. Comment coordonner les achats avec d'autres travaux du projet, tels que la formulation et le contrôle du calendrier du projet
2. Calendrier de réalisation des activités d’approvisionnement importantes
3. Mesures d'approvisionnement utilisées pour gérer les contrats
4. Rôles et responsabilités des parties prenantes liés à l'approvisionnement, et si l'organisation exécutante dispose d'un service d'approvisionnement, l'autorité et les limites de l'équipe de projet
5. Contraintes et hypothèses pouvant affecter les efforts d’approvisionnement
6. Juridiction et monnaie de paiement
7. Si une estimation indépendante (offre de base) doit être préparée et si elle doit être utilisée comme critère d'évaluation
8. Questions de gestion des risques, y compris les exigences en matière de garanties de bonne exécution ou de contrats d'assurance pour atténuer certains risques du projet
9. Vendeur pré-qualifié à utiliser (le cas échéant)
2. Documents de passation des marchés
1. Stratégie d'approvisionnement
Prendre le temps
Une fois l’analyse de type « faire ou acheter » terminée et la décision d’acheter auprès de sources externes pour le projet est prise.
Les méthodes d'exécution du projet, les types d'accords juridiquement contraignants et la manière dont la passation des marchés se déroulera tout au long de la phase de passation des marchés doivent être définis dans la stratégie de passation des marchés.
détails
1. méthode de livraison
Différentes méthodes de livraison doivent être utilisées pour les projets de services professionnels et les projets de construction de bâtiments.
Classification
Méthodes de livraison pour les projets de services professionnels
Modes de livraison pour projets de construction industrielle ou commerciale
2. Type de contrat
Par type de paiement
1. Contrat à prix fixe
taper
1. Prix total fixe (Prix Fixe Ferme, FFP)
2. Prix total plus frais incitatifs (frais incitatifs à prix fixe, FPIF)
3. Prix fixe avec ajustement économique des prix (FPEPA)
2. contrat de remboursement des frais
Coût plus frais fixes (CPFF)
Frais incitatifs au coût majoré (CPIF)
Frais d’attribution au prix coûtant majoré (CPAF)
3. Temps et matériel (T&M, également connu sous le nom de contrat de temps et de moyens)
Voir gestion des contrats pour plus de détails.
3. Étape d'approvisionnement
Informations connexes
1. Séquence ou division par étapes du travail d'approvisionnement, description de chaque étape et objectifs spécifiques de chaque étape
2. Indicateurs de performance en matière d’approvisionnement et étapes de suivi
3. Critères de passage d'une étape à la suivante
4. Plan de suivi et d’évaluation pour suivre les progrès en matière de passation des marchés
5. Le processus de transfert des connaissances aux étapes ultérieures
2. Énoncé des travaux d'achat
conformément à
Préparer un énoncé des travaux (EDT) pour chaque approvisionnement basé sur la base de référence de la portée du projet, définissant uniquement la partie de la portée du projet qui sera incluse dans le contrat associé.
contenu
Décrire les produits, services ou résultats à acquérir de manière suffisamment détaillée pour permettre au vendeur potentiel de déterminer s'il a la capacité de fournir de tels produits, services ou résultats (informer le vendeur de ses propres exigences)
Équivalent à : une déclaration de portée des travaux pour le travail externalisé
inclure
Spécifications, quantités requises, niveaux de qualité, données de performance, période de performance, lieu de travail et autres exigences
Aperçu des travaux (TDR)
Pour l'achat de services
contenu
1. Les tâches que l'entrepreneur doit effectuer et la coordination requise
2. Normes applicables que les entrepreneurs doivent respecter
3. Les données doivent être soumises pour approbation
4. Une liste détaillée de toutes les données et services fournis par l'Acheteur au Contractant, le cas échéant, qui seront utilisés pour l'exécution du Contrat.
5. Calendrier de soumission et d’examen (ou d’approbation) des premiers résultats
3. Documents d'appel d'offres
effet
Demander des propositions à des vendeurs potentiels
Facteurs à considérer lors du choix d’un vendeur
Prix (par exemple lors de l'achat de produits commerciaux ou standards)
Les termes appel d'offres, offre ou devis sont souvent utilisés
Autres facteurs (tels que les capacités techniques ou les méthodes techniques)
Des termes tels que proposition sont souvent utilisés
Classification
1. Demande de renseignements (DDR)
Exiger du vendeur qu'il fournisse plus d'informations sur les biens et services à acheter
À titre informatif uniquement, généralement suivi d'une invitation à devis ou d'une invitation à proposer
2. Demande de devis (RFQ)
Les fournisseurs sont tenus de fournir des informations supplémentaires sur la manière dont la demande sera satisfaite et/ou combien cela coûtera.
3. Demande de proposition (DDP)
Un problème survient dans le projet et la solution est difficile à déterminer
Document « d'invitation » le plus formel, il est soumis à des règles de passation des marchés strictes concernant le contenu, les délais et les réponses du vendeur.
L'invitation à choisir dépend des biens ou services requis
Développé par l'acheteur, qui doit spécifier le format de réponse, l'énoncé des travaux d'approvisionnement pertinent et les conditions contractuelles requises.
Cela devrait permettre aux vendeurs potentiels de donner facilement une réponse précise et complète (pour que le vendeur prépare les documents de réponse), et il devrait également être facile pour l'acheteur d'évaluer la réponse du vendeur.
Le niveau de complexité et de détail doit être proportionnel à la valeur du marché et aux risques associés.
4. Prendre ou acheter une décision
Utilisez l’analyse « faire ou acheter » pour déterminer s’il est préférable qu’un travail particulier soit effectué en interne par l’équipe de projet ou s’il doit provenir de sources externes.
5. estimation indépendante des coûts
Votre propre estimation (enchère de base)
Pour les achats plus importants, l'organisation acheteuse peut préparer sa propre estimation indépendante ou engager un estimateur professionnel externe pour produire une estimation des coûts et l'utiliser comme référence pour évaluer l'offre du vendeur.
Des écarts importants entre le devis du vendeur et la référence estimée peuvent indiquer que l'énoncé des travaux du marché est erroné ou peu clair, ou que le vendeur potentiel a mal compris ou n'a pas répondu pleinement à l'énoncé des travaux du marché.
6. Critères de sélection des fournisseurs
Critères d'évaluation des offres (indiqués dans les documents d'appel d'offres)
inclure
Capacités et potentiel ; coûts du produit et coûts du cycle de vie ; expertise et méthodes techniques ; expérience et plans de travail pertinents spécifiques utilisés pour répondre à l'énoncé des travaux ; nature de l'organisation; expérience en gestion; plans de transfert de connaissances, y compris les plans de formation, etc.
Pour les projets internationaux, les critères d'évaluation peuvent également inclure des exigences de « contenu local », telles que la présence de nationaux parmi les employés clés proposés ; pour différents critères, des notes numériques, des codes de couleur ou des descriptions écrites peuvent être utilisés pour démontrer que le vendeur répond aux exigences de l'organisation acheteuse. . degré de besoin
Ces critères font partie d'un système de pondération dans lequel toutes les propositions sont classées avec une note pondérée afin de déterminer l'ordre des négociations et la conclusion d'un contrat avec un vendeur particulier.
3. changer de requête
Les décisions concernant l'achat de biens, de services ou de ressources peuvent entraîner des demandes de modification ; d'autres décisions prises lors de la planification de l'approvisionnement peuvent également entraîner des demandes de modification ;
4. Fichiers du projet (mis à jour)
1. Registre des leçons apprises
Mise à jour pour documenter toutes les leçons apprises liées à la réglementation et à la conformité, à la collecte de données, à l'analyse des données et à l'analyse de la sélection des fournisseurs.
2. Liste des jalons
Une liste d'étapes clés indiquant quand le vendeur doit fournir des résultats
3. document d'exigences
Exigences techniques que le vendeur doit respecter
Exigences d'importance contractuelle et juridique, telles que la santé, la sûreté, la sécurité, les performances, l'environnement, l'assurance, la propriété intellectuelle, l'égalité des chances en matière d'emploi, les licences, les permis et autres exigences non techniques
4. Matrice de suivi des exigences
Relier les exigences du produit de la source aux livrables qui satisfont aux exigences
5. registre des risques
Dépend de l’organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l’environnement externe, du mode de livraison du projet, du type de contrat choisi et du prix final convenu.
Tout vendeur sélectionné comporte des risques particuliers
6. Registre des parties prenantes
Mise à jour pour enregistrer toute information supplémentaire sur les parties prenantes, en particulier les régulateurs, les signataires de contrats et le personnel juridique
5. Actifs de processus organisationnels (mis à jour)
Informations sur les vendeurs qualifiés
Compte tenu de la nature juridique de la passation des marchés, le contenu du tableau ci-dessus ne doit pas être considéré comme des descriptions prescriptives, mais plutôt comme un aperçu général du type et du contenu des documents requis pour guider la mise en œuvre du processus de passation des marchés. Les exigences organisationnelles, environnementales et juridiques détermineront le type et le contenu de la documentation spécifiquement requise pour le projet.
Mettre en œuvre les achats
Présentation du processus
définition
Le processus consistant à obtenir les réponses du vendeur, à sélectionner le vendeur et à attribuer le contrat
Effet principal
Sélectionnez un vendeur qualifié et signez un accord juridique concernant la livraison de biens ou de services
Doit être effectué régulièrement tout au long du projet
Le produit final de ce processus est un accord signé, comprenant un contrat formel
entrer
1. plan de gestion de projet
1. plan de gestion du périmètre
Décrire comment l'étendue des travaux sera gérée, y compris l'étendue des travaux dont le vendeur est responsable
2. plan de gestion de la demande
Décrivez comment les exigences seront analysées, documentées et gérées. Cela peut également inclure la manière dont le vendeur gérera les exigences qui devraient être mises en œuvre dans le cadre de l'accord.
3. plan de gestion des communications
Décrire comment se produit la communication entre acheteurs et vendeurs
4. plan de gestion des risques
Les éléments d'un plan de gestion de projet qui décrivent comment les activités de gestion des risques du projet seront planifiées et mises en œuvre
5. Plan de gestion des approvisionnements
Contient les activités qui doivent être réalisées pendant le processus de passation des marchés
6. plan de gestion des configurations
Définit quels éléments de configuration sont des éléments de configuration, quels éléments de configuration nécessitent un contrôle formel des modifications et le processus de contrôle des modifications pour ces éléments de configuration.
Inclure le formulaire et le processus du vendeur pour effectuer la gestion de la configuration afin qu'ils soient cohérents avec l'approche adoptée par l'acheteur
7. base de coût
Comprend le budget pour effectuer l'approvisionnement, les coûts pour gérer le processus d'approvisionnement et les coûts pour gérer le vendeur
2. fichiers de projet (Classé par sortie de processus)
1. Recueillir les exigences
document d'exigences
Exigences techniques que le vendeur doit respecter
Exigences d'importance contractuelle et juridique, telles que la santé, la sûreté, la sécurité, les performances, l'environnement, l'assurance, la propriété intellectuelle, l'égalité des chances en matière d'emploi, les licences, les permis et autres exigences non techniques
2. Élaborer un plan de progrès
Calendrier du projet
Déterminer les dates de début et de fin des activités du projet, y compris les activités d'approvisionnement. Il précise également la date de livraison finale de l'entrepreneur.
3. Identifier les risques
registre des risques
Dépend de l’organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l’environnement externe, du mode de livraison du projet, du type de contrat choisi et du prix final convenu.
Tout vendeur sélectionné comporte des risques particuliers
4. Identifier les parties prenantes
Registre des parties prenantes
Contient tous les détails liés aux parties prenantes identifiées
5. Connaissance de la direction et de la gestion de projets
Registre des leçons apprises
3. Documents de passation des marchés
définition
Les documents de passation des marchés sont une variété de documents écrits utilisés pour conclure des accords juridiques, qui peuvent inclure des documents plus anciens datant d'avant le début du projet en cours.
inclure
1. Documents d'appel d'offres
Comprend une invitation à information, une invitation à propositions, une invitation à devis ou d'autres documents envoyés au vendeur pour faciliter la préparation par le vendeur des documents de réponse
2. Énoncé des travaux d'achat
Expliquer clairement les objectifs, les besoins et les résultats au vendeur afin que celui-ci puisse apporter une réponse quantitative en conséquence
3. estimation indépendante des coûts
Peut être préparé en interne ou en externe et utilisé pour évaluer le caractère raisonnable des propositions soumises par les soumissionnaires.
4. Critères de sélection des fournisseurs
Décrire comment les propositions des soumissionnaires seront évaluées, y compris les critères d'évaluation et les pondérations.
Pour atténuer les risques, un acheteur peut décider de conclure des accords avec plusieurs vendeurs afin de réduire les pertes si un seul vendeur se trompe et affecte l'ensemble du projet.
4. proposition du vendeur
Inclure les documents d'appel d'offres
Une proposition préparée par un vendeur en réponse à un dossier de passation de marchés qui contient des informations de base qui seront utilisées par l'équipe d'évaluation pour sélectionner un ou plusieurs soumissionnaires (vendeurs).
Si le vendeur soumet une proposition de prix, il est préférable de lui demander de séparer la proposition de prix de la proposition technique.
L'équipe d'évaluation examine chaque proposition en fonction des critères de sélection des fournisseurs et sélectionne le fournisseur qui répond le mieux aux besoins de l'organisation d'achat.
5. facteurs de l'environnement des affaires
6. actifs de processus organisationnels
Outils et techniques
1. jugement d'expert
Évaluation des propositions, négociation, domaines fonctionnels connexes tels que la finance, l'ingénierie, la conception, le développement, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, etc.
2. afficher
Tendre
définition
Il s'agit d'une communication avec des utilisateurs ou des utilisateurs potentiels sur des produits, des services ou des résultats.
effet
Élargir la liste existante de vendeurs potentiels
La plupart des agences gouvernementales exigent que les annonces de marchés publics soient publiées ou que les informations sur les contrats gouvernementaux proposés soient publiées en ligne.
3. réunion des soumissionnaires
tendre
Également connue sous le nom de réunion d'entrepreneur, de réunion de fournisseur ou de réunion préalable à l'offre, une réunion entre un acheteur et un vendeur potentiel avant que le vendeur ne soumette une proposition.
But
Veiller à ce que tous les soumissionnaires potentiels aient une compréhension claire et cohérente des exigences en matière d'approvisionnement. Comprendre et garantir qu'aucun soumissionnaire ne recevra un traitement spécial
comptes rendus des réunions
Les questions et réponses soulevées au cours de la réunion (l'auteur de la question n'a pas besoin d'être enregistrées), les suggestions et autres contenus seront enregistrés et compilés dans des documents, et finalement utilisés comme documents supplémentaires au dossier d'appel d'offres.
4. l'analyse des données
évaluation des offres
Évaluation des propositions
Évaluer les propositions pour déterminer si elles répondent complètement et adéquatement aux documents d'appel d'offres, à l'énoncé des travaux d'approvisionnement, aux critères de sélection des fournisseurs et aux autres documents inclus dans le dossier d'appel d'offres.
5. Compétences relationnelles et d'équipe
Négociation des achats
définition
Désigne la clarification de la structure du contrat, des droits et obligations des parties et d'autres conditions avant de signer le contrat afin que les deux parties puissent parvenir à un consensus.
signe de fin
L'acheteur et le vendeur ont signé un document contractuel ou un autre accord formel exécutoire par les deux parties.
Négociateur
chef
Le membre de l’équipe d’approvisionnement avec pouvoir de signature du contrat
participants
Le chef de projet et les autres membres de l'équipe de gestion de projet peuvent participer aux négociations et fournir l'assistance nécessaire
sortir
1. vendeur sélectionné
un ou plus
définition
Le soumissionnaire jugé le plus compétitif lors de l’évaluation de la proposition ou de l’offre
Pour les achats plus complexes, de grande valeur et à haut risque, le vendeur sélectionné sera soumis à l'approbation de la haute direction de l'organisation avant l'attribution du contrat.
2. protocole
contracter
définition
est un accord contraignant pour les deux parties
effet
Forcer le vendeur à fournir des produits, services ou résultats spécifiés ; forcer l'acheteur à payer une rémunération correspondante au vendeur ;
Une relation acheteur-vendeur légalement protégée est établie
contenu principal
1. Énoncé des travaux d'approvisionnement ou principaux livrables
2. Un calendrier, un jalon ou une date spécifié dans un calendrier
3. rapport de perfomance
4. Tarifs et conditions de paiement
5. Critères d’inspection, de qualité et d’acceptation
6. Garantie et support produit de suivi
7. incitations et sanctions
8. Assurances et garanties de bonne exécution
9. Approbation des sous-traitants subordonnés
10. Conditions Générales
11. Traitement des demandes de changement
12. Dispositions de résiliation et modes alternatifs de résolution des litiges
Note d'emballage, le vendeur sélectionné doit signer un accord !
3. changer de requête
Demandes de modification du plan de gestion de projet, de ses sous-plans et d'autres composants
4. Plan de gestion de projet (mis à jour)
1. plan de gestion de la demande
Les exigences du projet peuvent changer en raison des exigences du vendeur
2. plan de gestion de la qualité
Le vendeur peut proposer des normes de qualité alternatives ou des solutions alternatives qui affectent les méthodes de gestion de la qualité spécifiées dans le plan de gestion de la qualité.
3. plan de gestion des communications
Après avoir sélectionné un vendeur, le plan de gestion de la communication doit être mis à jour pour enregistrer les besoins et les méthodes de communication du vendeur.
4. plan de gestion des risques
Chaque accord et vendeur présente des risques uniques qui nécessiteront un plan de gestion des risques mis à jour et les risques spécifiques doivent être enregistrés dans un registre des risques.
5. Plan de gestion des approvisionnements
Le plan de gestion des achats devra peut-être être mis à jour en fonction du résultat de la négociation et de la signature du contrat.
6. Portée de référence
La structure de répartition du travail du projet et les livrables dans la portée de référence doivent être explicitement pris en compte lors de l'exécution des activités d'approvisionnement.
Ce processus peut entraîner des modifications à tout ou partie des livrables
7. niveau de référence de progression
Si des modifications dans les livrables du vendeur ont un impact sur les performances globales du calendrier du projet, le calendrier de référence devra peut-être être mis à jour et approuvé pour refléter les attentes actuelles.
8. base de coût
Pendant l'exécution du projet, les prix des matériaux et de la main-d'œuvre de l'entrepreneur peuvent changer fréquemment en fonction de l'environnement économique externe, et ces changements doivent être reflétés dans la référence des coûts.
5. Fichiers du projet (mis à jour)
1. Registre des leçons apprises
Documenter les défis rencontrés lors de la mise en œuvre des achats, les solutions de contournement possibles et ce qui a fonctionné
2. document d'exigences
Exigences techniques que le vendeur doit respecter
Exigences d'importance contractuelle et juridique, telles que la santé, la sûreté, la sécurité, les performances, l'environnement, l'assurance, la propriété intellectuelle, l'égalité des chances en matière d'emploi, les licences, les permis et autres exigences non techniques
3. Matrice de suivi des exigences
À mesure que les fournisseurs sont intégrés au plan de projet, des modifications au registre des exigences et à la matrice de suivi peuvent devoir être apportées en fonction des capacités du fournisseur spécifique.
4. Calendrier des ressources
Les calendriers de ressources liés au calendrier peuvent devoir être mis à jour en fonction de la disponibilité du vendeur.
5. registre des risques
Dépend de l’organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l’environnement externe, du mode de livraison du projet, du type de contrat choisi et du prix final convenu.
Chaque vendeur sélectionné comporte des risques particuliers et pendant le processus de signature du contrat, le registre des risques doit être modifié pour refléter les risques spécifiques présentés par chaque vendeur.
6. Registre des parties prenantes
Contient tous les détails relatifs aux parties prenantes identifiées, le registre des parties prenantes doit être mis à jour après la conclusion d'un accord avec un vendeur spécifique.
6. Actifs de processus organisationnels (mis à jour)
Liste des vendeurs potentiels et pré-qualifiés ; expérience pertinente de travail avec des vendeurs, y compris les avantages et les inconvénients, etc.
Contrôler les achats
Présentation du processus
définition
Est le processus de gestion des relations d'achat, de suivi de l'exécution des contrats, de mise en œuvre des changements et corrections nécessaires et de clôture des contrats.
Effet principal
Veiller à ce que les acheteurs et les vendeurs respectent les accords juridiques et répondent aux besoins du projet
À réaliser tout au long du projet
Les acheteurs et les vendeurs ont des objectifs similaires dans l'administration des contrats de passation des marchés publics, et chaque partie doit s'assurer que les deux parties remplissent leurs obligations contractuelles et que leurs droits légaux respectifs sont protégés.
L'acheteur et le vendeur sont responsables de la gestion du contrat d'achat.
Pour les projets plus importants impliquant plusieurs fournisseurs, un aspect important de la gestion des contrats consiste à gérer la communication entre les différents fournisseurs.
Compte tenu de la signification juridique des contrats, de nombreuses organisations considèrent la gestion des contrats comme une fonction organisationnelle distincte du projet. Par conséquent, le responsable des achats peut être un membre de l'équipe de projet, mais relève généralement également du responsable de la gestion des contrats d'un autre département.
La qualité des contrôles de passation des marchés, y compris l'indépendance et la crédibilité des audits de passation des marchés, est un déterminant clé de la fiabilité du système de passation des marchés.
Les contrôles des achats peuvent être plus efficaces si le contrat prévoit un paiement basé sur les résultats et les livrables du projet plutôt que sur les intrants du projet tels que les heures de travail.
Avant la conclusion du contrat, si les deux parties parviennent à un consensus, l'accord peut être modifié à tout moment conformément à la clause de contrôle des modifications figurant dans l'accord. Les modifications de l'accord sont généralement consignées par écrit.
entrer
1. plan de gestion de projet
1. plan de gestion de la demande
Décrire comment les exigences de l'entrepreneur seront analysées, documentées et gérées.
2. plan de gestion des risques
Décrire comment les activités de gestion des risques initiées par le vendeur sont structurées et mises en œuvre
3. Plan de gestion des approvisionnements
Spécifie les activités qui doivent être réalisées pour contrôler le processus d'approvisionnement
4. plan de gestion du changement
Contient des informations sur la façon de gérer les modifications initiées par le vendeur
5. niveau de référence de progression
Si le retard du vendeur dans le calendrier affecte la performance globale du projet, le calendrier devra peut-être être mis à jour et approuvé pour refléter les attentes actuelles.
2. fichiers de projet (Classé par sortie de processus)
1. Élaborer la charte de projet
Journal hypothétique
Hypothèses documentées formulées au cours du processus de passation des marchés
2. Conseils dans la gestion du travail de projet
Registre des leçons apprises
Les leçons apprises au début du projet peuvent être utilisées à l'avenir pour améliorer les performances des entrepreneurs et les processus d'approvisionnement.
3. Recueillir les exigences
document d'exigences
Exigences techniques que le vendeur doit respecter
Exigences d'importance contractuelle et juridique, telles que la santé, la sûreté, la sécurité, les performances, l'environnement, l'assurance, la propriété intellectuelle, l'égalité des chances en matière d'emploi, les licences, les permis et autres exigences non techniques
Matrice de suivi des exigences
Relier les exigences du produit de la source aux livrables qui satisfont aux exigences
4. Définir les activités
Liste des jalons
Une liste d'étapes clés indiquant quand le vendeur doit fournir des résultats
5. Qualité de gestion
rapport de qualité
Utilisé pour identifier les processus, procédures ou produits du vendeur non conformes
6. Identifier les risques
registre des risques
Dépend de l'organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l'environnement externe, de la méthode de livraison du projet, du type de contrat sélectionné et du prix final convenu.
Chaque vendeur sélectionné comporte des risques particuliers
7. Identifier les parties prenantes
Registre des parties prenantes
Comprend des informations sur les parties prenantes identifiées, telles que les membres de l'équipe contractuelle, les vendeurs sélectionnés, les spécialistes qui ont signé le contrat et d'autres parties prenantes impliquées dans l'approvisionnement.
3. Documents de passation des marchés
Contient les documents justificatifs complets utilisés pour gérer le processus d'approvisionnement, y compris les énoncés des travaux, les informations de paiement, les informations sur le rendement des travaux de l'entrepreneur, les plans, les dessins et toute autre correspondance.
4. protocole
Un accord est conclu par deux parties et comprend une compréhension unanime des obligations de chaque partie. Vérifiez l'accord concerné pour confirmer le respect de ses termes et conditions.
5. données sur le rendement au travail
Contient les données du vendeur liées à l'état du projet, telles que : les performances techniques ; les activités démarrées, en cours ou terminées, les paiements effectués au vendeur ;
6. Demande de modification approuvée
Le contrat est sujet à des changements, y compris des modifications des termes et conditions du contrat, telles que des modifications de l'énoncé des travaux, du prix et de la description des produits, des services ou des résultats.
Dans les projets et ensembles de programmes complexes, les demandes de modification peuvent être initiées par un vendeur participant au projet et avoir un impact sur les autres vendeurs participant au projet. L'équipe de projet doit avoir la capacité d'identifier, de communiquer et de résoudre les changements qui ont un impact sur le travail de plusieurs vendeurs.
7. facteurs de l'environnement des affaires
8. actifs de processus organisationnels
Outils et techniques
1. jugement d'expert
2. Gestion des déclarations
réclamer
Si l'acheteur et le vendeur ne parviennent pas à s'entendre sur une compensation pour le changement, ou ne sont pas d'accord sur la question de savoir si le changement doit avoir lieu, alors le changement demandé devient un changement contesté ou un changement constructif potentiel.
Les modifications contestées ci-dessus sont appelées réclamations.
S’ils ne sont pas correctement résolus, ils peuvent devenir des différends et éventuellement conduire à des griefs.
Tout au long du cycle de vie du contrat, les réclamations sont généralement enregistrées, traitées, surveillées et gérées conformément aux termes du contrat.
La négociation est la méthode privilégiée pour résoudre toutes les réclamations et litiges
3. l'analyse des données
1. Revue de la performance
Mesurer, comparer et analyser les performances en matière de qualité, de ressources, de calendrier et de coûts par rapport à l'accord visant à examiner les performances des travaux contractuels (examiner les performances du vendeur)
2. Analyse de la valeur acquise (EVA)
Calculer les écarts de calendrier et de coûts, ainsi que les indices de performance de calendrier et de coûts pour déterminer le degré d'écart par rapport aux objectifs.
3. analyse de tendance
Peut être utilisé pour préparer des estimations à l’achèvement (EAC) sur la performance des coûts afin de déterminer si la performance s’améliore ou se détériore
4. examiner
définition
Désigne l'examen structuré par l'acheteur des travaux exécutés par l'entrepreneur, qui peut impliquer un simple examen des livrables ou un examen sur place du travail lui-même.
Inspection par la partie A des résultats livrables de la partie B
5. Audit
examen indépendant
définition
Examen structuré du processus de passation des marchés
Les droits et obligations liés à l'audit doivent être clairement définis dans le contrat de marché.
Audit par la partie A de l’ensemble de son processus d’approvisionnement
Vérifiez la partie B et auditez-vous
sortir
1. Documents de passation des marchés
Achats clôturés
L'acheteur, généralement par l'intermédiaire de son administrateur d'achats autorisé, informe le vendeur par écrit que le contrat a été exécuté.
Fermer la demande
Les exigences relatives à la clôture formelle d'un marché, généralement énoncées dans les termes et conditions du contrat et incluses dans le plan de gestion des achats.
inclure
Tous les produits livrables ont été livrés à temps, selon la qualité et conformément aux exigences techniques ; il n'y a aucune réclamation ou facture en suspens, et tous les paiements finaux ont été effectués.
L'équipe de gestion de projet doit approuver tous les livrables avant de clôturer la passation des marchés.
2. Documents de passation des marchés (mis à jour)
mettre à jour le contenu
L'intégralité du calendrier utilisé pour prendre en charge le contrat, les modifications contractuelles proposées mais non approuvées et les demandes de modification approuvées.
Documentation technique préparée par le vendeur et autres informations sur l'exécution du travail telles que : l'état des livrables, les rapports de performance et les garanties du vendeur, les documents financiers (y compris les factures et les relevés de paiement) et les résultats d'inspection liés au contrat.
3. informations sur le rendement au travail
L'état d'exécution des travaux effectués par le vendeur est-il
Comprend l'achèvement des livrables et l'atteinte des performances techniques par rapport aux exigences du contrat, ainsi que les coûts engagés et la reconnaissance des travaux terminés par rapport au budget de l'EDT.
4. changer de requête
Des demandes de modification du plan de gestion de projet, de ses sous-plans et d'autres composants peuvent être faites au cours du processus de contrôle des achats.
Changement présumé
définition
Désigne une situation dans laquelle pendant l'exécution d'un contrat, lorsqu'un changement survient entre les deux parties, une partie au contrat omet d'informer l'autre partie sur la base des faits réels, et l'initiateur du changement assumera la responsabilité de les pertes causées à la partie soumise au changement.
Les modifications proposées mais non résolues peuvent inclure des instructions émises par l'acheteur ou des actions prises par le vendeur qui, de l'avis de l'autre partie, constituent une modification constructive du contrat.
Étant donné que les modifications constructives peuvent être contestées entre les parties et donner lieu à des réclamations d'une partie contre l'autre, les modifications constructives doivent généralement être spécifiquement identifiées et documentées dans la correspondance relative au projet.
5. Plan de gestion de projet (mis à jour)
1. plan de gestion des risques
Chaque accord et vendeur présente des risques uniques, et si un risque imprévu important survient pendant l'exécution du contrat, le plan de gestion des risques devra peut-être être mis à jour.
Les risques spécifiques doivent être enregistrés dans un registre des risques
2. Plan de gestion des approvisionnements
Contient les activités qui doivent être réalisées pendant le processus de passation des marchés et peuvent nécessiter des mises à jour du plan de gestion des achats en fonction de l'exécution du travail effectué par le vendeur.
3. niveau de référence de progression
Si le vendeur apporte des modifications importantes au calendrier qui ont un impact sur la performance globale du projet, le calendrier de référence devra peut-être être mis à jour et approuvé pour refléter les attentes actuelles.
Les acheteurs doivent être conscients des retards dans la progression d'un vendeur, qui peuvent avoir des répercussions sur le travail des autres vendeurs.
4. base de coût
Pendant l'exécution du projet, les prix des matériaux et de la main-d'œuvre de l'entrepreneur peuvent changer fréquemment en fonction de l'environnement économique externe, et ces changements doivent être reflétés dans la référence des coûts.
6. Fichiers du projet (mis à jour)
1. Registre des leçons apprises
Documenter et mettre à jour les techniques et les mesures permettant de maintenir et de corriger efficacement la portée, le calendrier et le coût des travaux d'approvisionnement.
Si une réclamation a déjà eu lieu, les informations pertinentes doivent être enregistrées pour éviter une récidive, ainsi que d'autres informations sur la manière d'améliorer le processus de passation des marchés.
2. Besoins en ressources
À mesure que les travaux de l'entrepreneur progressent, les besoins en ressources doivent changer lorsque l'exécution des travaux ne respecte pas le plan initial.
3. Matrice de suivi des exigences
Mettre à jour la matrice de suivi des exigences pour enregistrer les exigences mises en œuvre
4. registre des risques
Dépend de l'organisation du vendeur, de la durée du contrat, de l'environnement externe, de la méthode de livraison du projet, du type de contrat sélectionné et du prix final convenu.
Chaque vendeur sélectionné comporte des risques particuliers
5. Registre des parties prenantes
Au fur et à mesure que les travaux progressent pendant la phase d'exécution, les entrepreneurs et les fournisseurs peuvent changer et les changements doivent être enregistrés dans le registre des parties prenantes.
7. Actifs de processus organisationnels (mis à jour)
1. Dossier d'approvisionnement
2. Plans et demandes de paiement
3. Document d'évaluation des performances du vendeur
4. Mise à jour de la liste des vendeurs pré-qualifiés
Certains vendeurs peuvent être disqualifiés et retirés de la liste en raison de mauvaises performances. Cette liste doit donc être mise à jour en fonction des résultats du processus de contrôle des achats.
5. Base de connaissances sur les leçons apprises