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Galería de mapas mentales Capítulo 10 Gestión de la comunicación del proyecto_Puntos de conocimiento

Capítulo 10 Gestión de la comunicación del proyecto_Puntos de conocimiento

Capítulo 10 Gestión de la comunicación del proyecto_Puntos de conocimiento, incluida la descripción general. Clasifique los puntos de contenido de planificación, gestión de la comunicación, comunicación de gestión y comunicación de supervisión. Los amigos que lo necesiten pueden echarle un vistazo.

Editado a las 2023-02-10 19:41:33,

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Capítulo 10 Gestión de la comunicación del proyecto_Puntos de conocimiento

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Capítulo 10 Gestión de la comunicación del proyecto

Descripción general

Conceptos básicos de la gestión de la comunicación

Métodos de interacción de información: escrito, oral, formal/informal, gestos, formas mediáticas, elección de palabras y formación de oraciones.

Clasificación de las actividades de comunicación.

Interno externo

formal informal

Comunicación jerárquica: ascendente, descendente, horizontal.

oficial, no oficial

escrito, oral

tendencia de desarrollo

Incluir a las partes relevantes en el alcance de la revisión del proyecto.

Involucrar a las partes relevantes en las reuniones del proyecto.

El creciente uso de herramientas sociales.

Métodos de comunicación multifacéticos.

entorno ágil

Comunicarse con mayor frecuencia y rapidez.

Intente simplificar los canales para que los miembros del equipo obtengan información.

Realizar controles frecuentes del equipo.

y permitir que los miembros del equipo trabajen juntos

Para facilitar la comunicación con la alta dirección y las partes interesadas, los artefactos del proyecto también deben publicarse de manera transparente.

Invitar periódicamente a partes relevantes a revisar los artefactos del proyecto.

La comunicación construye las relaciones necesarias para la finalización exitosa de proyectos y programas.

La comunicación exitosa incluye:

1. Estrategia de comunicación: Desarrollar estrategias de comunicación adecuadas basadas en las necesidades del proyecto y sus partes interesadas.

2. Plan de Gestión de la Comunicación La comunicación del proyecto es el producto del proceso de planificación y tiene disposiciones relevantes en el plan de gestión de la comunicación.

La estrategia de comunicación y el plan de gestión de la comunicación se convertirán en la base para monitorear la eficacia de la comunicación.

principios 5C

En la comunicación del proyecto, es necesario hacer esfuerzos para evitar malentendidos y malas comunicaciones, y hacer selecciones cuidadosas entre los diversos métodos, remitentes, receptores y mensajes especificados en el proceso de planificación.

Al compilar mensajes escritos o hablados tradicionales (fuera de las redes sociales), la aplicación de las 5 C de la comunicación escrita puede mitigar, pero no eliminar, los malentendidos:

Las 5 C de la comunicación escrita

Corregir gramática y ortografía.

Expresiones concisas y sin palabras redundantes.

Propósito y presentación claros (adecuados a las necesidades del lector).

lógica de pensamiento coherente

Declaraciones controladas y sucesión de pensamientos.

Cooperar con habilidades de comunicación.

escucha activa

Comprender las diferencias culturales y personales.

Identificar, establecer y gestionar las expectativas de las partes interesadas.

Fortalecer habilidades

Características de la comunicación efectiva.

El propósito de la comunicación es claro;

Intentar comprender a los destinatarios de la comunicación y satisfacer sus necesidades y preferencias;

Monitorear y medir la efectividad de las comunicaciones.

10.1 Planificación de la gestión de la comunicación.

Definición: Desarrollar métodos y planes apropiados para las actividades de comunicación basados en las necesidades de información de cada parte interesada, los activos organizacionales disponibles y las necesidades del proyecto.

Función: Preparar un plan de comunicación escrito para proporcionar información relevante a las partes relevantes de manera oportuna y guiar a las partes relevantes para que participen efectivamente en el proyecto.

Se lleva a cabo regularmente durante todo el proyecto según sea necesario.

ingresar

Carta del proyecto: lista de partes interesadas, funciones y responsabilidades clave

Plan de gestión del proyecto: plan de gestión de recursos, plan de participación de las partes interesadas

Documentos del proyecto: documentos de requisitos, registro de partes interesadas.

Factores del entorno empresarial: cultura organizacional, clima político, marco de gobernanza, políticas de personal, umbrales de riesgo de las partes interesadas, canales/herramientas/sistemas de comunicación establecidos, tendencias/tiempo/costumbres globales/regionales o locales, distribución geográfica de los recursos de las instalaciones.

Activos de los procesos organizacionales: las políticas y procedimientos de seguridad, ética y redes sociales de la organización; las políticas y procedimientos de gestión de datos, riesgos, cambios y de la organización; las pautas estandarizadas para producir, intercambiar, almacenar y recuperar información; Experiencia en información histórica Lecciones aprendidas Base de conocimientos Información de datos de comunicación y partes interesadas de proyectos anteriores;

Herramientas y técnicas

juicio experto

Análisis de necesidades de comunicación:

Determinar las necesidades de información, formato, tipo y valor para las partes interesadas.

Necesidades relevantes de información y comunicación en el registro de partes interesadas y el plan de participación de las partes interesadas, y el número de posibles canales o enfoques de comunicación, incluida la comunicación uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos, etc.

tecnología de la comunicación

Métodos comunes: conversaciones, reuniones, documentos escritos, bases de datos, redes sociales y sitios web.

Factores que influyen: urgencia de las necesidades de información, disponibilidad y confiabilidad de la tecnología, facilidad de uso, entorno del proyecto (tiempo, idioma, cultura), sensibilidad y confidencialidad de la información.

modelo de comunicacion

Disponible simple, disponible complejo.

Modelo de comunicación emisor-receptor: codificación, transmisión, decodificación.

Modelo de comunicación interactiva: codificación, entrega, decodificación, acuse de recibo, retroalimentación/respuesta.

Método de comunicación

comunicación interactiva

Intercambio de información multidireccional en tiempo real entre dos o más partes

Reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, redes sociales, videoconferencias y más

empujar la comunicación

Enviar o publicar información a un destinatario específico, asegurando la entrega pero no la recepción

Cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, mensajes de voz, blogs, comunicados de prensa

tirar de la comunicación

El destinatario accede por su cuenta al contenido relevante (legal y compatible), adecuado para grandes cantidades de información compleja o grandes audiencias.

Sitio web del portal, intranet corporativa, cursos electrónicos en línea, base de datos de experiencias y lecciones, base de conocimientos, base de datos

Comunicación interpersonal (entre individuos), comunicación grupal (3-6 personas), comunicación pública (discurso), comunicación de masas, comunicación en redes y herramientas sociales.

Diferencias en técnicas, modelos y métodos de comunicación.

Tecnología: El valor generalmente se refiere a medios tecnológicos, como computadoras, teléfonos, correos electrónicos, etc.

Habilidades: las habilidades que posee una persona.

Métodos: se refiere específicamente a métodos de comunicación interactivos, push y pull.

Habilidades interpersonales y de equipo.

Evaluación del estilo de comunicación (comúnmente utilizada con partes interesadas que no apoyan el proyecto)

conciencia política

Entorno del proyecto y entorno político de la organización.

Conciencia de las relaciones de poder formales e informales y voluntad de trabajar dentro de estas relaciones.

conciencia cultural

Comprender las diferencias entre individuos, grupos y organizaciones y adaptar las estrategias de comunicación del proyecto en consecuencia.

La conciencia y la sensibilidad culturales ayudan a los gerentes de proyectos a planificar las comunicaciones en función de las diferencias culturales y las necesidades culturales de las partes interesadas y los miembros del equipo.

Reducir malentendidos y errores de comunicación causados por diferencias culturales.

diferencia cultural

9.3.2.4 Los principales desafíos de los equipos virtuales/equipos distribuidos: principalmente comunicación, incluida la posibilidad de aislamiento, dificultad para compartir conocimientos y experiencias entre los miembros del equipo, dificultad para rastrear el progreso y la productividad, y posibles diferencias horarias y culturales que requieren tiempo Más tiempo para comprender las diferencias culturales y resolver problemas de comunicación

9.4 Creación del equipo: El equipo de gestión del proyecto debe aprovechar las diferencias culturales, comprometerse a desarrollar y mantener el equipo del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto y promover la colaboración total en una atmósfera de confianza mutua.

9.4.2.5 Reconocimiento y recompensas: en el proceso de creación de un equipo de proyecto, los miembros deben ser reconocidos y recompensados por su buen comportamiento, pero se deben considerar las diferencias culturales al decidir sobre el reconocimiento y las recompensas.

10.1.2.6 Herramientas y técnicas para la planificación de la gestión de la comunicación: habilidades interpersonales y de equipo: La conciencia cultural se refiere a comprender las diferencias entre individuos, grupos y organizaciones, y ajustar la estrategia de comunicación del proyecto en consecuencia. Ser consciente de la cultura y seguir adelante puede minimizar los malentendidos y las malas comunicaciones causados por las diferencias culturales dentro de la comunidad de partes interesadas del proyecto. La conciencia y la sensibilidad culturales ayudan a los gerentes de proyectos a planificar las comunicaciones en función de las diferencias culturales y las necesidades culturales de las partes interesadas y los miembros del equipo.

13.3 Gestión de la participación de las partes interesadas: la conciencia cultural ayuda a los gerentes de proyectos a lograr una comunicación efectiva al considerar las diferencias culturales y las necesidades de las partes interesadas.

Representación de datos: Matriz de evaluación de la participación de las partes interesadas (brechas entre los niveles de participación y las expectativas para identificar necesidades de comunicación adicionales para llenar las brechas de participación)

Reuniones: incluidas reuniones virtuales (en línea) o presenciales

guía

Alcanzar consensos, superar obstáculos (como la falta de energía en el grupo) y mantener el interés y el entusiasmo de los miembros del grupo.

Se refiere a la capacidad de guiar eficazmente las actividades del equipo para alcanzar con éxito decisiones, soluciones o conclusiones.

Facilitador: Asegurar que los participantes participen efectivamente, se comprendan, consideren todas las opiniones, apoyen plenamente las conclusiones o resultados obtenidos según el proceso de toma de decisiones establecido, y que los planes de acción y acuerdos alcanzados se implementen razonablemente posteriormente.

producción

plan de gestion de comunicacion

Rol: Cómo planificar, estructurar, ejecutar y supervisar la comunicación del proyecto para mejorar la eficacia de la comunicación.

incluir

Información a comunicar (idioma, forma, contenido, nivel de detalle)

Diagrama de flujo de información del proyecto, flujo de trabajo (incluida la aprobación), lista de informes, plan de reuniones

Necesidades y preferencias de comunicación de las partes interesadas.

Pasos de escalamiento, personal responsable de la comunicación, persona responsable de la información confidencial y destinatarios (incluidas sus necesidades y expectativas)

Motivos, límites de tiempo y frecuencia de publicación de información/respuestas

Recursos, tiempo y presupuesto asignados a las actividades de comunicación

Actualización y optimización de los planes de gestión de la comunicación.

Leyes y regulaciones, políticas organizacionales, glosarios, plantillas, software.

Actualizaciones del Plan de Gestión del Proyecto: Plan de participación de las partes interesadas, etc.

Actualizaciones de los documentos del proyecto: cronograma del proyecto, registro de partes interesadas

10.2 Comunicación de gestión

Definición: Garantizar la recopilación, generación, liberación, almacenamiento, recuperación, gestión, supervisión y disposición final rápida y adecuada de la información del proyecto.

Rol: Promover el flujo de información efectivo entre el equipo del proyecto y las partes relevantes.

Debe realizarse durante todo el proyecto.

ingresar

Plan de gestión del proyecto: plan de gestión de recursos, plan de gestión de comunicación, plan de participación de las partes interesadas.

Documentos del proyecto: registro de cambios, registro de problemas, registro de lecciones aprendidas, informe de calidad, informe de riesgos, registro de partes interesadas

informe de desempeño laboral

Los informes de desempeño del trabajo se entregan a las partes interesadas del proyecto a través de este proceso, incluidos informes de estado, informes de progreso, gráficos de valor ganado, líneas de tendencia, pronósticos, gráficos de consumo de reservas, histogramas de defectos, información de desempeño del contrato e información general de riesgos.

factores del entorno empresarial

activos del proceso organizacional

Herramientas y técnicas

tecnología de la comunicación

Métodos comunes: conversaciones, reuniones, documentos escritos, bases de datos, redes sociales y sitios web.

Factores que influyen: si la oficina está centralizada, recursos del equipo disponibles, urgencia de las necesidades de información, disponibilidad y confiabilidad de la tecnología, facilidad de uso, entorno del proyecto (tiempo, idioma, cultura), sensibilidad y confidencialidad de la información.

Método de comunicación

Los métodos de comunicación deben elegirse para que sean flexibles en respuesta a cambios en la membresía de la comunidad de partes interesadas, o en respuesta a cambios en las necesidades y expectativas de los miembros.

comunicación interactiva

Intercambio de información multidireccional en tiempo real entre dos o más partes

Reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, redes sociales, videoconferencias y más

empujar la comunicación

Enviar o publicar información a un destinatario específico, asegurando la entrega pero no la recepción

Cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, mensajes de voz, blogs, comunicados de prensa

tirar de la comunicación

El destinatario accede por su cuenta al contenido relevante (legal y compatible), adecuado para grandes cantidades de información compleja o grandes audiencias.

Sitio web del portal, intranet corporativa, cursos electrónicos en línea, base de datos de experiencias y lecciones, base de conocimientos, base de datos

Comunicación interpersonal (entre individuos), comunicación grupal (3-6 personas), comunicación pública (discurso), comunicación de masas, comunicación en redes y herramientas sociales.

Habilidades de comunicación: incluyendo competencias de comunicación, retroalimentación, habilidades no verbales, presentación (una presentación es la entrega formal de información y/o documentos), etc.

Sistema de Información para la Gestión de Proyectos (PMIS): incluye herramientas electrónicas de gestión de proyectos, gestión de comunicaciones electrónicas, gestión de redes sociales, etc.

Informe del proyecto publicado

Recopilar y publicar información del proyecto.

Habilidades interpersonales y de equipo.

escucha activa

manejo de conflictos

conciencia cultural

Comprender las diferencias entre individuos, grupos y organizaciones y adaptar las estrategias de comunicación del proyecto en consecuencia.

Reducir malentendidos y errores de comunicación causados por diferencias culturales.

Gestión de conferencias

Definición: Tomar medidas para garantizar que las reuniones sean efectivas y eficientes para lograr los objetivos previstos.

paso

Preparar y publicar la agenda de la reunión, incluidos los objetivos de la reunión.

Asegúrese de que la reunión comience y finalice a la hora especificada.

Asegúrese de que los participantes apropiados estén invitados a asistir.

Al punto

Manejar expectativas, problemas y conflictos en las reuniones.

Documentar todas las entidades y responsabilidades asignadas.

La interacción persona-ordenador

conciencia política

Entorno del proyecto y entorno político de la organización.

Conciencia de las relaciones de poder formales e informales y voluntad de trabajar dentro de estas relaciones.

Reuniones: Acciones de apoyo definidas por la estrategia de comunicación y el plan de comunicación.

producción

Registros de comunicación del proyecto: informes de desempeño, estado de los entregables, progreso del cronograma, costos incurridos, demostraciones y otra información requerida por las partes interesadas.

Actualizaciones del Plan de Gestión del Proyecto: Plan de Gestión de la Comunicación, Plan de Participación de las Partes Interesadas

Actualizaciones de documentos del proyecto: registro de problemas, registro de lecciones aprendidas, cronograma del proyecto, registro de riesgos, registro de partes interesadas

Actualizaciones de activos de procesos organizacionales: registros, informes y presentaciones de proyectos

10.3 Comunicación de supervisión

Definición: Asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y sus partes interesadas.

Rol: Optimizar el proceso de entrega de información de acuerdo con los requisitos del plan de gestión de comunicación y el plan de participación de las partes interesadas para garantizar que el contenido correcto se entregue a la audiencia adecuada en el momento adecuado y a través del canal correcto.

Debe realizarse durante todo el proyecto.

ingresar

Plan de gestión del proyecto: plan de gestión de recursos, plan de gestión de comunicación, plan de participación de las partes interesadas.

Documentos del proyecto: registro de problemas, registro de lecciones aprendidas, registro de comunicación del proyecto

Datos de desempeño laboral: datos sobre el tipo real y la cantidad de comunicación que ocurrió.

factores del entorno empresarial

activos del proceso organizacional

Herramientas y técnicas

juicio experto

Sistema de información para la gestión de proyectos (PMIS): monitorear la información relacionada con la comunicación en este sistema para evaluar su efectividad y eficacia.

Rendimiento de datos

Matriz de evaluación de la participación de las partes interesadas

Información relacionada con actividades de comunicación.

Habilidades interpersonales y de equipo.

observar y hablar

Reunión

Q2-020 La mala comunicación entre dos miembros está afectando el progreso del proyecto. El director del proyecto primero debe celebrar una reunión con el equipo para evaluar el método de comunicación actual. Si hay problemas con la comunicación, primero evalúe si hay problemas e impactos en el enfoque actual e inicie cambios si es necesario.

producción

Información sobre el desempeño laboral, informes de desempeño laboral: incluidos informes de estado, informes de progreso y pronósticos

Solicitud de cambio: cambiar el plan de gestión de comunicaciones, revisar los requisitos de comunicación de las partes relevantes, establecer nuevos procedimientos para eliminar cuellos de botella.

Actualizaciones del Plan de Gestión del Proyecto: Plan de Gestión de la Comunicación, Plan de Participación de las Partes Interesadas

Actualizaciones de los documentos del proyecto: registro de problemas, registro de lecciones aprendidas, registro de partes interesadas

Ruta de comunicación = N*(N-1)/2, N son todas las partes relevantes, incluido PM