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Galería de mapas mentales Tutorial de gestión de proyectos de sistemas de información (cuarta edición) Capítulo 14_Gestión de comunicaciones de proyectos
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Tutorial de gestión de proyectos de sistemas de información (cuarta edición) Capítulo 14_Gestión de comunicaciones de proyectos
Este archivo es un mapa mental hecho por usted mismo del "Capítulo 14_Gestión de comunicaciones de proyectos" del Tutorial de gestión de proyectos de sistemas de información (cuarta edición). Incluye la gestión de la comunicación de planificación, la comunicación de gestión, la comunicación de supervisión, etc. Según los puntos clave de exámenes anteriores, se marca la importancia y se integran todos los contenidos al detalle, lo que puede hacer más efectivo el repaso final y el inicio del estudio con la mitad de esfuerzo. Pasé más de diez horas recopilando y resumiendo la lectura de todos los capítulos, todos los cuales son la última versión.
Editado a las 2023-12-13 10:16:18,
- Breve historia del tiempo
Este es un mapa mental sobre una breve historia del tiempo. "Una breve historia del tiempo" es una obra de divulgación científica con una influencia de gran alcance. No sólo presenta los conceptos básicos de cosmología y relatividad, sino que también analiza los agujeros negros y la expansión. del universo. temas científicos de vanguardia como la inflación y la teoría de cuerdas.
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Preparación para el examen de director de proyectos de sistemas de información_Capítulo 1 Desarrollo de información
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Capítulo 12 Gestión de la comunicación del proyecto y gestión de las partes interesadas (1)
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Gestión de la comunicación del proyecto.
concepto basico
comunicar
definición
Es el proceso por el cual las personas comparten información, pensamientos y emociones.
Objetivo
Las partes que interactúan establecen una relación de comprensión mutua, se responden mutuamente y esperan aceptarse mutuamente y llegar a un consenso a través del comportamiento y el proceso de comunicación.
importancia
La falla de comunicación es una razón importante para el fracaso de muchos proyectos (especialmente proyectos de TI)
Factores importantes para el éxito de un proyecto de TI
1. Apoyo ejecutivo
2. Participación del usuario
3. Gerente de proyectos con experiencia
4. Objetivos comerciales claros
Todos estos factores dependen de que el gerente del proyecto y el equipo tengan buenas habilidades de comunicación, especialmente con personal que no pertenece a TI.
Gestión de la comunicación del proyecto.
definición
¿Es el proceso requerido para garantizar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y procesamiento final oportuno y correcto de la información del proyecto?
componente
Desarrollar estrategias
Garantizar que la comunicación sea eficaz para las partes interesadas.
realizar las actividades necesarias
Implementar estrategia de comunicación.
Tres elementos necesarios para una comunicación exitosa
personas, ideas, información
Cada miembro del proyecto debe comprender el impacto de la comunicación en el proyecto.
conceptos básicos de gestión
1. comunicar
definición
Se refiere a enviar o recibir información (ideas, instrucciones o emociones) en una variedad de formas posibles.
Forma
Actividad
reuniones, discursos
medio
Correo electrónico, redes sociales, informes de proyectos, documentos de proyectos.
forma
Escrito, hablado, formal o informal, medios, gestos, elección de palabras (expresadas en una variedad de palabras)
objeto
Los gerentes de proyecto pasan la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otras partes interesadas del proyecto, tanto dentro de la organización (en todos los niveles de la organización) como fuera de la organización.
2. modelo de comunicacion
El proceso de gestión de la comunicación de planificación se describe en detalle.
3. Clasificación de comunicación
1. Comunicación interna/externa
2. Comunicación formal/informal
3. Comunicación oficial/no oficial
4. Comunicación jerárquica
vertical
Arriba (para la alta dirección), abajo (para los miembros del equipo)
nivel
Horizontal (para gerentes de proyectos pares u otro personal)
5. comunicación escrita/oral
4. habilidades de comunicación
El proceso de comunicación del proyecto utiliza planes de comunicación para seleccionar métodos de comunicación apropiados para diferentes personas de comunicación y contenido de comunicación para evitar errores en la comprensión y la comunicación.
3 atributos esenciales de campañas de comunicación efectivas y creación de resultados
2023 Preguntas de opción múltiple
1. El propósito de la comunicación es claro.
2. Intentar comprender al máximo al destinatario de la comunicación y satisfacer sus necesidades y preferencias.
3. Monitorear y medir la efectividad de las comunicaciones.
Las 5 C de la comunicación escrita
Novedad en la cuarta edición.
1. Exactitud
2. Expresión concisa (Concisa)
3. Claridad de propósito y presentación (Claridad)
4. Lógica de pensamiento coherente (Coherente)
5. Hacer buen uso de las declaraciones de control y control (Controlling)
Otras habilidades de comunicación
1. escucha activa
2. Comprender las diferencias culturales y personales.
3. Identificar, establecer y gestionar las expectativas de las partes interesadas.
4. Fortalecer habilidades
Persuadir, motivar, animar, ayudar, consultar, orientar, resolver conflictos
5. nuevas practicas de gestion
1. Incluir a las partes interesadas en el alcance de la revisión del proyecto.
2. Involucrar a las partes interesadas en las reuniones del proyecto.
3. El creciente uso de herramientas sociales.
Las herramientas de las redes sociales no solo apoyan el intercambio de información, sino que también ayudan a construir una confianza y relaciones comunitarias más profundas.
4. Métodos de comunicación multifacéticos.
Elija tecnologías, medios, métodos, etc. de comunicación adecuados en función de las situaciones y necesidades reales.
Capaz de mejorar la eficacia de la comunicación con partes interesadas de diferentes generaciones y orígenes culturales.
proceso de gestión
Consideraciones de adaptación
Actores, ubicación física, tecnología de la comunicación, lenguaje, gestión del conocimiento.
Métodos ágiles y adaptativos
En un entorno de proyecto ambiguo, inevitablemente habrá una necesidad de una comunicación más frecuente y rápida de los detalles emergentes y en evolución.
Los canales para que los miembros del equipo obtengan información deben simplificarse tanto como sea posible, los controles del equipo deben realizarse con frecuencia y los miembros del equipo deben trabajar juntos.
Los resultados del proyecto también deben publicarse de manera transparente y se debe invitar periódicamente a las partes interesadas a revisar los resultados del proyecto.
Planificación de la gestión de la comunicación.
Vista general del proceso
definición
Es el proceso de desarrollar métodos y planes apropiados para las actividades de comunicación del proyecto basados en las necesidades de información de cada parte interesada o grupo de partes interesadas, los activos organizacionales disponibles y las necesidades del proyecto específico.
efecto principal
1. Proporcionar información relevante a las partes interesadas de manera oportuna.
2. Guiar a las partes interesadas para que participen efectivamente en los proyectos.
Proporcionar una guía y dirección para la posterior comunicación de gestión y comunicación de supervisión.
3. Preparar un plan de comunicación escrito.
Actividades de comunicación específicas que deben implementarse
Debe realizarse periódicamente durante todo el proyecto.
El plan de gestión de la comunicación no es solo un plan de gestión de directrices, sino que también contiene planes y métodos de comunicación específicos que deben llevarse a cabo de acuerdo con este plan, por lo que el plan de gestión de la comunicación debe actualizarse, mejorarse o incluso renovarse activamente. formulado, en lugar de esperar hasta que se descubran los problemas antes de modificarlos (similar a formular un cronograma de proyecto, que también se lleva a cabo durante todo el proyecto, porque el plan debe actualizarse y modificarse de vez en cuando en función de la situación real del proyecto)
Los gerentes de proyectos deben desarrollar un plan de gestión de comunicación eficaz en las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto basado en las diversas necesidades de información de las partes interesadas del proyecto.
Los resultados de este proceso deben revisarse periódicamente durante todo el proyecto (por ejemplo, cuando las partes interesadas cambian o al comienzo de cada nueva fase del proyecto) y se deben realizar los cambios necesarios para garantizar que continúe siendo relevante.
Durante este proceso, se deben considerar y documentar adecuadamente los métodos utilizados para almacenar, recuperar y, en última instancia, eliminar la información del proyecto.
ingresar
1. Carta del proyecto
Se proporcionará una lista de partes interesadas clave, que puede incluir información sobre sus funciones y responsabilidades.
2. plan de gestión de proyectos
1. plan de gestión de recursos
Guía sobre cómo clasificar, asignar, gestionar y liberar recursos del proyecto.
Los miembros del equipo y los grupos pueden tener requisitos de comunicación que deben describirse en el plan de gestión de comunicaciones.
2. Plan de participación de las partes interesadas
Se identifican las estrategias de gestión necesarias para involucrar eficazmente a las partes interesadas y estas estrategias a menudo se implementan a través de la comunicación.
3. archivos de proyecto (Clasificados por proceso de salida)
1. Reunir requisitos
documento de requisitos
Puede incluir necesidades de comunicación de las partes interesadas del proyecto.
2. Identificar partes interesadas
Registro de partes interesadas
Se utiliza para planificar actividades de comunicación con las partes interesadas.
4. factores del entorno empresarial
5. activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
1. juicio experto
Políticas y estructuras de autoridad dentro de la organización; el entorno y la cultura de la organización y otras organizaciones de clientes; políticas y procedimientos organizacionales relacionados con el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con las políticas y procedimientos organizacionales relacionados con la seguridad; y patrocinadores, etc.
2. Análisis de necesidades de comunicación.
Analizar las necesidades de comunicación y determinar las necesidades de información de las partes interesadas del proyecto, incluido el tipo y formato de la información requerida y el valor de la información para las partes interesadas.
Información comúnmente utilizada para identificar y determinar las necesidades de comunicación del proyecto.
1. Necesidades de información y comunicación relacionadas en el registro de partes interesadas y el plan de participación de las partes interesadas
2. Número de canales o vías de comunicación potenciales, incluida la comunicación uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos.
Número de canales de comunicación potenciales = [ n * ( n - 1 ) ] / 2, n representa el número de personas
3. Organigrama
4. Responsabilidades, relaciones e interdependencias entre la organización del proyecto y las partes interesadas.
5. método de desarrollo
6. Disciplinas, departamentos y carreras involucradas en el proyecto.
7. ¿Cuántas personas participan en el proyecto y dónde?
8. Necesidades de información interna, por ejemplo, cuándo comunicarse dentro de la organización.
9. Necesidades de información externa, por ejemplo, cuándo comunicarse con los medios, el público y los contratistas.
10. Requerimientos legales
3. modelo de comunicacion
El modelo de comunicación puede ser el proceso de comunicación lineal (remitente y receptor) más básico, o puede ser una forma de comunicación más interactiva que agrega elementos de retroalimentación (remitente, receptor y retroalimentación), o incluso puede integrar al remitente o al receptor. elemento humano del receptor, modelos de comunicación más sofisticados que intentan dar cuenta de la complejidad de la comunicación
efecto
Muestra cómo se envía y recibe información entre dos partes (remitente y receptor)
Elementos clave
1. codificación
Traducir pensamientos o ideas a un lenguaje que otros puedan entender.
2. Información y comentarios
El resultado del proceso de codificación.
3. medio
método utilizado para transmitir información
4. ruido
Todos los factores que interfieren con la transmisión y comprensión de la información.
Tales como: distancia, nuevas tecnologías, falta de información previa, etc.
5. descodificación
Reducir la información a pensamientos o ideas significativas (el vínculo donde es más probable que ocurran malentendidos)
5 estados
1. Ha sido enviado
2. recibió
3. Comprendido
4. Aprobado
Alcanzar el consenso es una parte clave para tomar decisiones sobre proyectos y comunicarse de manera efectiva.
5. traducido en acciones positivas
La parte más difícil de todo el proceso.
Por lo general, requiere comunicación repetida y se puede completar mejor con cierta supervisión o ayuda.
4. tecnología de la comunicación
Conversaciones, reuniones, sitios web, bases de datos, redes sociales, documentos escritos
Factores que influyen en la elección de la tecnología de comunicación
1. Urgencia de las necesidades de información
2. Disponibilidad y confiabilidad de la tecnología.
3. Facilidad de uso
4. Entorno del proyecto
5. Sensibilidad y confidencialidad de la información.
5. Método de comunicación
Métodos de comunicación para compartir información entre las partes interesadas.
1. comunicación interactiva
Intercambio de información multidireccional en tiempo real entre dos o más partes
Método de comunicación
Reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, redes sociales, videoconferencias, etc.
2. empujar la comunicación
Enviar o publicar información a destinatarios específicos que necesitan recibir la información.
Este método puede garantizar que el mensaje se envíe, pero no garantiza que llegue al público objetivo o que éste lo entienda.
Método de comunicación
Cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, mensajes de voz, blogs y comunicados de prensa
3. tirar de la comunicación
Adecuado para grandes cantidades de información compleja o grandes audiencias de información
Requiere que el destinatario acceda al contenido relevante por su cuenta cumpliendo con las normas de seguridad pertinentes.
Método de comunicación
Portales, intranets organizacionales, cursos electrónicos en línea, bases de datos de lecciones aprendidas o bases de conocimientos
Métodos de comunicación para lograr las principales necesidades de comunicación especificadas en el plan de gestión de la comunicación.
1. comunicación interpersonal
El intercambio de información entre individuos, generalmente cara a cara.
2. comunicación grupal
Realizado dentro de un grupo de 3 a 6 personas.
3. comunicación publica
Un solo orador se dirige a un grupo de personas.
4. medios de comunicación en masa
Contacto mínimo entre la persona o grupo que envía el mensaje y una audiencia objetivo grande (a veces anónima)
5. Herramientas de redes y comunicación social.
Utilice herramientas y medios sociales para comunicarse de muchos a muchos.
6. Habilidades interpersonales y de equipo.
1. conciencia política
definición
Se refiere a la conciencia de las relaciones de poder formales e informales y la voluntad de trabajar dentro de estas relaciones.
efecto
Ayuda a los gerentes de proyectos a planificar las comunicaciones basadas en el entorno del proyecto y el entorno de políticas de la organización.
Ejemplo
Comprender la estrategia organizacional, comprender quién puede ejercer poder e influencia y desarrollar la capacidad de comunicarse con estas partes interesadas.
2. conciencia cultural
definición
Se refiere a comprender las diferencias entre individuos, grupos y organizaciones y ajustar las estrategias de comunicación del proyecto en consecuencia.
efecto
Capacidad para minimizar malentendidos y faltas de comunicación causados por diferencias culturales dentro de la comunidad de partes interesadas del proyecto.
Ayuda a los gerentes de proyectos a planificar las comunicaciones basadas en las diferencias culturales y las necesidades culturales de las partes interesadas y los miembros del equipo.
3. evaluación del estilo de comunicación
definición
Una técnica utilizada para evaluar el estilo de comunicación e identificar los métodos, formas y contenidos de comunicación preferidos al planificar actividades de comunicación.
escenas a utilizar
Comúnmente utilizado para partes interesadas que no apoyan el proyecto.
Primero puede realizar una evaluación de la participación de las partes interesadas y luego realizar una evaluación del estilo de comunicación.
Descubra quién no apoya el proyecto, luego evalúe el estilo de comunicación de esa persona y luego adáptese a sus preferencias y use palabras apropiadas para persuadirlos de no boicotear o incluso apoyar el proyecto.
En la Evaluación de la participación de las partes interesadas, identifique las brechas en la participación de las partes interesadas. Para cerrar esta brecha, las actividades y métodos de comunicación deberán adaptarse especialmente
7. Rendimiento de datos
Matriz de evaluación de la participación de las partes interesadas
Muestra la brecha entre el compromiso actual y el deseado de las partes interesadas individuales.
Como parte de este proceso, la matriz de evaluación se puede analizar más a fondo para identificar necesidades de comunicación adicionales (más allá de los informes regulares) para llenar los vacíos de participación.
8. Reunión
Reuniones virtuales (en línea) o cara a cara, facilitadas por tecnología de colaboración de documentos, incluidos mensajes de correo electrónico y sitios web de proyectos.
producción
1. plan de gestion de comunicacion
definición
Es una parte integral del plan para la dirección del proyecto que describe cómo se planificarán, estructurarán, ejecutarán y monitorearán las comunicaciones del proyecto para mejorar la efectividad de la comunicación.
contenido
1. Necesidades de comunicación de las partes interesadas
2. La información que se comunicará, incluido el idioma, la forma, el contenido y el nivel de detalle.
3. Pasos de escalada
4. Motivo de la publicación de la información.
5. Límites de tiempo y frecuencia para divulgar la información requerida, acusar recibo o responder (si corresponde)
6. Persona responsable de comunicar información relevante
7. La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.
8. La persona o grupo a quien está destinada la información, incluidas sus necesidades, deseos y expectativas.
Mutuamente cerca gente miembro
9. Métodos o técnicas utilizadas para entregar información, como memorandos, correos electrónicos, comunicados de prensa o redes sociales.
10. Recursos asignados para actividades de comunicación, incluidos tiempo y presupuesto.
11. Métodos para actualizar y optimizar el plan de gestión de la comunicación a medida que avanza el proyecto (como cambios en la comunidad de partes interesadas en las diferentes etapas del proyecto)
12. Glosario general
13. Diagrama de flujo de información del proyecto, flujo de trabajo (puede incluir procedimientos de aprobación), lista de informes y plan de reuniones, etc.
14. Restricciones de leyes y regulaciones, tecnología, políticas organizacionales, etc.
15. Guías y plantillas para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, conferencias web, correos electrónicos y más
16. (Si se va a utilizar el proyecto) sitio web del proyecto y software de gestión de proyectos
Resumen: Quién necesita qué información, en qué momento y cómo enviarla a las partes
2. Plan de Gestión del Proyecto ((actualizado)
Plan de participación de las partes interesadas
Reflejar cualquier proceso, procedimiento, herramienta y técnica que afecte la participación de las partes interesadas en la toma de decisiones y ejecución del proyecto.
3. Archivos de proyecto (actualizados)
Cronograma del proyecto
Integrar las actividades de comunicación en el cronograma.
Registro de partes interesadas
Documentar las actividades de comunicación relacionadas con las partes interesadas.
comunicación de gestión
Vista general del proceso
definición
Es el proceso de garantizar que la información del proyecto se recopile, genere, publique, almacene, recupere, gestione, monitoree y, en última instancia, elimine de manera oportuna y adecuada.
efecto principal
Facilitar un flujo de información efectivo entre el equipo del proyecto y las partes interesadas.
significado válido
eficaz
La información es efectivamente aceptada por el destinatario.
eficiente
Alta eficiencia de comunicación y entrega oportuna de información.
Debe realizarse durante todo el proyecto.
Abarcará todos los aspectos relacionados con la comunicación efectiva, incluido el uso de técnicas, métodos y técnicas apropiadas.
Se debe permitir que las actividades de comunicación sean flexibles, permitiendo que los métodos y técnicas se adapten para satisfacer las necesidades cambiantes de las partes interesadas y del proyecto.
No se limita a publicar información relevante, también busca garantizar que la información se genere correctamente y llegue al público objetivo en un formato adecuado.
Proporcionar oportunidades para que las partes interesadas participen proporcionando información, aclaraciones y debates adicionales.
tecnología requerida
1. modelo emisor-receptor
Utilice circuitos de retroalimentación para brindar oportunidades de interacción y compromiso y eliminar barreras para una comunicación efectiva.
2. selección de medios
Utilice métodos de comunicación adecuados para satisfacer las necesidades específicas del proyecto.
3. estilo de escritura
4. Gestión de conferencias
5. Manifestación
6. guía
llegar a un consenso
7. escucha activa
ingresar
1. plan de gestión de proyectos
1. plan de gestión de recursos
Describe la comunicación necesaria para gestionar un equipo o recurso físico.
2. plan de gestion de comunicacion
Describir cómo se planificarán, estructurarán y monitorearán las comunicaciones del proyecto.
3. Plan de participación de las partes interesadas
Describir cómo utilizar estrategias de comunicación apropiadas para guiar la participación de las partes interesadas.
2. archivos de proyecto (Clasificados por proceso de salida)
1. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
Registro de problemas
Comunicar información relacionada con el problema a las partes interesadas afectadas.
2. Gestionar el conocimiento del proyecto.
Registro de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas en las primeras etapas del proyecto relacionadas con la comunicación de gestión se pueden utilizar para mejorar el proceso de comunicación y mejorar la eficiencia y eficacia de la comunicación en las etapas posteriores del proyecto.
3. Implementar la solicitud de cambio general
Registro de cambios
Se utiliza para comunicar cambios a las partes interesadas afectadas y la aprobación, aplazamiento y rechazo de solicitudes de cambio.
4. Calidad de gestión
informe de calidad
Incluye información relacionada con problemas de calidad, mejoras de proyectos y productos y mejoras de procesos.
Esta información debe comunicarse a quienes puedan tomar medidas correctivas para lograr las expectativas de calidad del proyecto.
5. Identificar riesgos
informe de riesgo
Proporciona información sobre las fuentes de riesgo general del proyecto, así como información general sobre los riesgos individuales identificados del proyecto.
Esta información debe comunicarse a los propietarios del riesgo y otras partes interesadas afectadas.
6. Identificar partes interesadas
Registro de partes interesadas
Identificar las personas, grupos u organizaciones que necesitan cada tipo de información
3. informe de desempeño laboral
De acuerdo con la definición del plan de gestión de comunicación, los informes de desempeño del trabajo se entregarán (informarán) a las partes interesadas del proyecto a través de este proceso.
Ejemplo típico
informes de estado, informes de progreso
contenido
Puede incluir gráficos e información de valor ganado, líneas de tendencia y pronósticos, gráficos de evolución de reservas, histogramas de defectos, información de desempeño de contratos e información general de riesgos.
Manifestaciones
Pueden aparecer como paneles de control, informes de puntos de acceso, semáforos u otras formas que ayudan a llamar la atención, tomar decisiones y actuar.
4. factores del entorno empresarial
5. activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
1. tecnología de la comunicación
Los factores que influyen en la elección de la tecnología incluyen si el equipo está ubicado, si la información que debe compartirse debe mantenerse confidencial, los recursos disponibles para los miembros del equipo y cómo la cultura organizacional afecta la forma en que se llevan a cabo las reuniones y discusiones.
2. Método de comunicación
La elección de los métodos de comunicación debe ser flexible para responder a cambios en la membresía de las partes interesadas o cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
3. habilidades de comunicación
1. competencia comunicativa
Una combinación personalizada de habilidades de comunicación que ayudan a aclarar el propósito de los mensajes clave, construir relaciones efectivas, permitir el intercambio de información y tomar acciones de liderazgo.
2. comentario
Es un mensaje reactivo sobre una comunicación, entregable o situación.
Apoyar la comunicación interactiva entre el director del proyecto y el equipo y todas las demás partes interesadas del proyecto.
3. habilidades no verbales
Transmitir significado a través del lenguaje corporal apropiado, como gestos, entonación y expresiones faciales.
4. Manifestación
es la entrega formal de información y documentos
información
1. Informar el progreso del proyecto y las actualizaciones de información a las partes interesadas.
2. Proporcionar información general para apoyar la toma de decisiones.
3. Proporcionar información general sobre el proyecto y sus objetivos para mejorar la imagen del trabajo del proyecto y del equipo del proyecto.
4. Proporcionar información específica para mejorar la comprensión y el apoyo al trabajo y los objetivos del proyecto, etc.
4. sistema de información de gestión de proyectos
1. Herramientas electrónicas de gestión de proyectos.
Software de gestión de proyectos, software de soporte para conferencias y oficinas virtuales, interfaces web, portales de proyectos dedicados y paneles de estado, y herramientas de gestión del trabajo colaborativo.
2. Gestión de comunicaciones electrónicas.
Correo electrónico, fax y correo de voz, audio, video y conferencias web, y sitios web y publicaciones web
3. gestión de redes sociales
Sitios web y publicaciones web, así como blogs y aplicaciones creados para promover la participación de las partes interesadas y formar comunidades en línea.
5. Informe del proyecto
2023 Preguntas de opción múltiple
La publicación de informes de proyecto es el acto de recopilar y publicar información del proyecto.
La información del proyecto debe difundirse entre numerosos grupos de partes interesadas.
Si bien los informes de desempeño laboral son el resultado del proceso de Monitoreo del trabajo del proyecto, este proceso produce informes ad hoc, presentaciones de proyectos, blogs y otros tipos de información.
6. Habilidades interpersonales y de equipo.
Escucha activa, gestión de conflictos, comunicación interpersonal, conciencia política, conciencia cultural, gestión de reuniones.
Ejemplos de gestión de reuniones
El proceso de reunión de revisión de necesidades.
1. Preparar especificaciones de requisitos.
2. Organizar revisiones internas para revisar si las especificaciones y requisitos son razonables y correctos.
3. El director del proyecto o el analista de requisitos prepara un correo electrónico con antelación (aproximadamente 3 días) y lo envía a todas las partes (Parte A, expertos, control de calidad, PMO, miembros del equipo, otras partes interesadas, etc.) para notificarles que participen en la revisión formal. reunión. El correo electrónico explicará la convocatoria de la revisión, la hora y el lugar de la reunión, y adjuntará el contenido de la revisión (especificaciones de requisitos, etc.).
4. Participar en reuniones donde todas las partes puedan hacer preguntas.
5. Durante la reunión, es necesario registrar las actas de la reunión y gestionar la disciplina de la misma.
6. La reunión concluye al final de la reunión.
7. Reunión
Acciones de apoyo definidas por estrategia de comunicación y plan de comunicación.
producción
1. Registros de comunicación del proyecto.
Incluye: informes de desempeño, estado de los entregables, progreso del cronograma, costos incurridos, demostraciones y otra información necesaria para las partes interesadas.
2. Plan de Gestión del Proyecto ((actualizado)
plan de gestion de comunicacion
Si este proceso resulta en cambios en el enfoque de comunicación del proyecto, estos cambios deben reflejarse en el plan de comunicaciones del proyecto.
Plan de participación de las partes interesadas
Este proceso dará como resultado actualizaciones de las necesidades de comunicación de las partes interesadas y la estrategia de comunicación acordada.
3. Archivos de proyecto (actualizados)
1. Cronograma del proyecto
Es posible que sea necesario actualizarlo para reflejar el estado de las actividades de comunicación.
2. Registro de problemas
Actualizado para reflejar los problemas de comunicación en el proyecto y cómo se utilizó la comunicación para resolver problemas reales.
3. Registro de lecciones aprendidas
Actualizado para documentar los desafíos encontrados durante el proyecto, los métodos utilizados para sortearlos y los métodos de comunicación de gestión aplicables y no aplicables.
4. registro de riesgo
Actualizado para documentar los riesgos asociados con la gestión de las comunicaciones.
5. Registro de partes interesadas
Actualizado para registrar información sobre las actividades de comunicación de las partes interesadas del proyecto.
4. Activos del proceso organizacional (actualizado)
Registros del proyecto, como correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos utilizados en el proyecto, informes y presentaciones del proyecto planificados y ad hoc, etc.
Supervisar la comunicación
Vista general del proceso
definición
¿Es el proceso de garantizar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y sus partes interesadas?
efecto principal
Optimizar el proceso de transferencia de información de acuerdo con los requisitos del plan de gestión de comunicación y el plan de participación de las partes interesadas.
Debe realizarse durante todo el proyecto.
El impacto y los resultados de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y monitorearse formalmente para garantizar que el contenido correcto (comprendido tanto por el remitente como por el receptor) se entregue a la audiencia adecuada a través del canal correcto en el momento adecuado.
La supervisión del proceso de comunicación puede desencadenar iteraciones de planificación de la gestión de la comunicación y de los procesos de gestión de la comunicación con el fin de modificar el plan de comunicación y llevar a cabo actividades de comunicación adicionales para mejorar la eficacia de la comunicación.
Esta iteración refleja la continuidad de cada proceso de gestión de comunicación del proyecto.
Método de supervisión
Realizar encuestas de satisfacción del cliente, recopilar lecciones aprendidas, realizar observaciones en equipo, revisar registros de problemas y evaluar cambios.
Si la situación real se desvía del plan, corregir la desviación de manera oportuna
ingresar
1. plan de gestión de proyectos
1. plan de gestión de recursos
Comprender la organización real del proyecto y cualquier cambio en él describiendo roles y responsabilidades, y un organigrama del proyecto.
2. plan de gestion de comunicacion
Un plan actual para recopilar, generar y distribuir información de manera oportuna. Identifica a los miembros del equipo, las partes interesadas y las tareas relacionadas en el proceso de comunicación.
3. Las partes interesadas participan en el programa.
Estrategia de comunicación identificada planificada para guiar la participación de las partes interesadas
2. archivos de proyecto (Clasificados por proceso de salida)
1. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
Registro de problemas
Proporciona información histórica sobre el proyecto, registros de la participación de las partes interesadas en los problemas y cómo se resolvieron.
2. Gestionar el conocimiento del proyecto.
Registro de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas al principio del proyecto se pueden utilizar en etapas posteriores del proyecto para mejorar la eficacia de la comunicación.
3. comunicación de gestión
Registros de comunicación del proyecto.
Proporcionar información sobre las comunicaciones que han tenido lugar.
3. datos de desempeño laboral
Contiene datos sobre el tipo y cantidad de comunicación que tuvo lugar.
4. factores del entorno empresarial
5. activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
1. juicio experto
Comunicación con el público, la comunidad y los medios; comunicación en un entorno internacional; comunicación entre grupos virtuales; sistema de gestión de proyectos, etc.
2. sistema de información de gestión de proyectos
Proporciona a los gerentes de proyectos un conjunto de herramientas estandarizadas para recopilar, almacenar y difundir la información requerida a las partes interesadas internas y externas de acuerdo con el plan de comunicación. La información del sistema debe ser monitoreada para evaluar su efectividad y eficacia.
3. Rendimiento de datos
Matriz de evaluación de la participación de las partes interesadas
Puede proporcionar información sobre la eficacia de las campañas de comunicación. Se deben revisar las expectativas de las partes interesadas y los niveles actuales de participación y se deben realizar los ajustes necesarios en las comunicaciones.
4. Habilidades interpersonales y de equipo.
observar y hablar
Al observar y hablar, los gerentes de proyectos pueden identificar problemas dentro del equipo, conflictos entre personas o problemas de desempeño individual.
5. Reunión
Las reuniones presenciales o virtuales son adecuadas para tomar decisiones, responder a las solicitudes de las partes interesadas y discutir con proveedores, suministradores y otras partes interesadas del proyecto.
producción
1. información de desempeño laboral
Incluyendo: implementación real de la comunicación planificada; retroalimentación sobre la comunicación, como resultados de encuestas sobre la efectividad de la comunicación;
2. solicitud de cambio
El monitoreo del proceso de comunicaciones a menudo resulta en la necesidad de ajustes, acciones e intervenciones en las actividades de comunicación tal como se definen en el plan de gestión de comunicaciones.
Las solicitudes de cambio deben procesarse mediante la implementación de un proceso general de control de cambios.
Resultado
Modificar los requisitos de comunicación de las partes interesadas, incluidos los requisitos de las partes interesadas para la divulgación de información, el contenido o la forma y el método de divulgación.
Establecer nuevos procedimientos para eliminar cuellos de botella, etc.
3. Plan de Gestión del Proyecto ((actualizado)
plan de gestion de comunicacion
Registre nueva información que pueda hacer que la comunicación sea más efectiva.
Plan de participación de las partes interesadas
Reflejar la situación real, las necesidades de comunicación y la importancia de las partes interesadas.
4. Archivos de proyecto (actualizados)
Registro de problemas
Registrar nueva información relacionada con los problemas y su progreso y resolución.
Registro de lecciones aprendidas
Es posible que sea necesario actualizar un registro de lecciones aprendidas para documentar la causa del problema, la justificación de las acciones correctivas elegidas y otras lecciones aprendidas relacionadas con la comunicación.
Registro de partes interesadas
Es posible que sea necesario actualizar el registro de partes interesadas para incluir requisitos revisados de comunicación de las partes interesadas.