Usalo per decidere se i risultati desiderati del progetto valgono l'investimento.

Gli sponsor utilizzano questo documento come base per l'approvazione, il rifiuto e le decisioni sul progetto o sulla fase

Le aspettative di costo e reddito contenute nel presente documento si basano su fattori del contesto aziendale Se i fattori del contesto aziendale cambiano Rinnovare il business case

Il project manager può eseguire la giustificazione aziendale e deve rifarla quando scopre che i fattori dell'ambiente aziendale sono cambiati o non sono corretti. e riferire

Sostieni raramente gli esami

uno strumento di stima del giudizio

Se la ragazza project manager ha esperienza e non ha mai realizzato progetti simili: 1. Sfruttare le risorse dei processi organizzativi 2. Rivolgersi a PMI esperte in materia

Ottieni tante idee in poco tempo

Discussioni interattive condotte da moderatori qualificati

Chatta direttamente con le parti interessate per ottenere informazioni

Può essere individuale o includere più intervistatori o intervistati

Può essere utilizzato per ottenere informazioni riservate

Utilizzato per coordinare e unificare le diverse opinioni di due o più partiti

Tre caratteristiche: Disaccordi tra dipartimenti o più parti veloce raggiungere il consenso

Documentare i presupposti e i vincoli strategici e operativi di alto livello identificati durante l'avvio del progetto

Presupposti: fattori da cui dipende il successo del progetto e che il project manager non può controllare

Vincoli: fattori oggettivi che limitano la scelta dei project manager (fattori negativi dell'ambiente di carriera)

Si tratta di un elenco di attività che devono essere eseguite o controllate nel caso in cui vengano perse.

Prestare attenzione alla differenza tra avviare una riunione e avviare una riunione

Quattro temi: Presentare il piano di progetto e comunicare gli obiettivi del progetto Assegnare ruoli e responsabilità Ottenere l'impegno del team nel progetto (ruoli e responsabilità) I membri del team si conoscono e stabiliscono canali di comunicazione

Tutti gli strumenti software informatici relativi alla gestione dei progetti utilizzati dalle imprese, generalmente non selezionati

Rispetto ai risultati del prodotto o del servizio finale, i risultati finali sono i suoi componenti e risultati parziali.

Documentazione del progetto per registrare e seguire tutte le questioni

Tre elementi: qual è il problema, chi avrà il compito di risolverlo e quando verrà risolto?

Ciò che è accaduto è un problema, ciò che è incerto è un rischio

Per prima cosa registrare il registro del problema, quindi analizzarlo, quindi affrontarlo e riassumere l'esperienza e le lezioni dopo averlo gestito.

Trova la soluzione più conveniente tra due o più soluzioni

Confrontare benefici e costi per garantire che i benefici siano superiori ai costi, utilizzati principalmente per selezionare progetti e alternative

Analizza quantitativamente l'ambito, la pianificazione e le prestazioni in termini di costi e prevedi le prestazioni future

Identificare la causa principale del problema. Può essere utilizzato per difetti di qualità, processi fuori controllo, ambito, pianificazione, deviazioni delle prestazioni di costo Prestazioni del team, morale, stakeholder e altre questioni

Prevedere se la performance futura sarà migliore o peggiore

Analizzare le differenze, le cause e l'entità degli scostamenti tra effettivo e pianificato per determinare se adottare misure

Non vengono prese in considerazione le modifiche al piano di gestione della comunicazione, al piano di gestione delle parti interessate e al piano di gestione delle risorse

L'ultimo rapporto sulle prestazioni inviato e presentato alle parti interessate alla fine del progetto per riassumere lo stato di completamento del progetto

Riepilogare le lezioni apprese→Aggiornamento delle risorse dei processi organizzativi

Il project manager deve completare il riepilogo delle lezioni apprese prima di iniziare un nuovo progetto

Il responsabile del progetto è responsabile e non può essere sostituito da altri

pianificazione procedurale

Descrivere come analizzare, documentare e gestire i requisiti di progetto e prodotto

Pubblico vasto, ampia distribuzione, veloce e capace di analisi statistica

Confronto di pratiche con altre organizzazioni comparabili, ovvero imitazione, riferimento, copia

Delphi: voto anonimo

Unanime: tutti d'accordo

La maggior parte è d'accordo: più del 50% è d'accordo

Accordo a maggioranza relativa: processo decisionale basato sulle opinioni di una maggioranza relativa, con più di due opzioni

Non scegliere l'esame

Considera più indicatori per il processo decisionale, solitamente utilizzando un metodo di punteggio, come Gao Fu Shuai nel mercato degli appuntamenti al buio

Categorizzazione delle idee generate dal brainstorming

Integrare strumenti ed enfatizzare le connessioni

Smistamento a scrutinio segreto

Ottieni feedback tempestivi sui requisiti, ad esempio MVP

Garantire che ogni requisito abbia valore aziendale e fornire un modo per tenere traccia dei requisiti durante l'intero ciclo di vita del progetto , garantendo che i requisiti possano essere soddisfatti alla fine del progetto

Rappresenta il consenso tra le parti interessate del progetto sull'ambito del progetto

Punti di prova: se in seguito tutti non sono d'accordo sull'ambito, consultare questo manuale.

Quattro elementi: descrizione dell'ambito del prodotto, risultati finali, criteri di accettazione, esclusioni

Tre elementi: dichiarazione di ambito, WBS, dizionario WBS

Il livello più basso del lavoro della WBS può stimare e gestirne i costi e la durata.

C'è uno strato al centro della WBS in cui vengono assegnati i budget e controllati i costi.

Informazioni relative ai requisiti, incluso come confermarli

Espansione incontrollata dell'ambito del prodotto o del progetto, con corrispondenti adeguamenti a tempi, costi e risorse

Analisi della deviazione: 1. Identificare la deviazione 2. Analisi delle cause (analisi delle cause profonde o diagramma causa-effetto) 3. Adottare misure

Previsione: indipendentemente dalla verifica o dall'accettazione, il fallimento → passa attraverso il processo di cambiamento

Agile: aggiornamento PB, con priorità in base al PO

Il piano procedurale guida tutto il lavoro di gestione del progresso

guasto

pianificazione continuativa

Elenco attività

Elenco degli attributi dell'attività

Elenco delle tappe fondamentali

Tipicamente correlato a vincoli oggettivi, come la disponibilità di attrezzature o risorse

Crea un ordine basato sulle migliori pratiche

Non sotto il controllo del team, come fornitori, ecc.

sotto il controllo della squadra

La quantità di tempo in cui è possibile far avanzare un'attività successore rispetto all'attività predecessore

Il tempo necessario per ritardare l'attività successore rispetto all'attività predecessore

Grafica che rappresenta le relazioni logiche o le dipendenze tra le attività della schedulazione del progetto (le tappe fondamentali possono anche mostrare le dipendenze)

Mostra quando e per quanto tempo una risorsa specifica sarà disponibile durante il progetto

Ogni volta che vedi che una risorsa non è disponibile: aggiorna il calendario delle risorse o pianifica le attività → fai riferimento al calendario delle risorse

Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività in un progetto e determina la durata più breve possibile del progetto.

Il tempo in cui un'attività può essere posticipata o ritardata senza incidere sulla durata minima dell'intero progetto

Formula di calcolo: tempo mobile totale = ultimo inizio - primo inizio o ultimo completamento - primo completamento di questa attività

La quantità di tempo in cui un'attività può essere posticipata senza influire sul primo avvio dell'attività successore

Formula di calcolo: primo inizio dell'attività successiva - primo completamento dell'attività stupida

Modificando le date di inizio e completamento delle attività, i vincoli delle risorse possono essere risolti nei due modi seguenti:

bilanciamento delle risorse

livellamento delle risorse

Sulla base del programma esistente, considerare i vari rischi del programma, valutare la fattibilità del programma in condizioni diverse e preparare riserve di programma e piani di emergenza per far fronte all'impatto di situazioni impreviste.

Senza ridurre la portata del progetto, ridurre o prolungare il periodo di pianificazione per soddisfare i vincoli di pianificazione, le date obbligatorie, ecc., che sono suddivisi nelle seguenti due tipologie

lavoro urgente

Follow-up rapido

Un documento contenente le date di inizio e di fine pianificate per ciascuna attività, nonché le date di inizio e di fine pianificate per l'intero progetto

La pianificazione approvata è denominata pianificazione di base

La barra orizzontale rappresenta la durata dell'attività dalla data di inizio alla data di fine

Simile a un grafico a barre, ma identifica solo le date di inizio o completamento pianificate per i principali risultati finali e le principali interfacce esterne

Fabbisogno di risorse calcolato per periodo di tempo, quantità di fabbisogno di risorse per unità di tempo

Calendario naturale (365 giorni all'anno) > Calendario del progetto (meno festivi) > Calendario delle risorse (Tempo disponibile delle risorse)

Quando è prevista la realizzazione del progetto

Un piano procedurale che descrive come pianificare, programmare e controllare i costi del progetto

Un budget appositamente accantonato a fini di controllo di gestione per affrontare rischi sconosciuti

Le riserve di gestione non sono incluse nella baseline dei costi

Quando viene utilizzata la riserva di gestione, la baseline dei costi deve essere aumentata, con conseguente modifica della baseline dei costi, che richiede un processo di modifica.

Budget del progetto approvato assegnato per periodo di tempo, escluse eventuali riserve di gestione

BAC: PV totale, escluse le riserve di gestione

EV: Il valore del lavoro effettivamente completato dal team finora

PV: il valore del lavoro attualmente pianificato per essere completato dal team

AC: Quanto è stato effettivamente speso finora?

Andamento performance SPI=EV/PV

Prestazione di costoCPI=EV/AC

SV=EV-PV

CV=EV-AC

Tutti gli stati >0 e >1 sono buoni e viceversa. SV e SPI devono essere visualizzati insieme al percorso critico. Se non sono presenti istruzioni speciali, verrà utilizzato il percorso critico predefinito. Se il percorso non critico SPI>1, significa che l'avanzamento è indietro, indicando che un gran numero di percorsi non critici sono stati completati.

costo di coerenza

costo di non conformità

Descrivere come verranno implementate le politiche, le procedure e le linee guida applicabili per raggiungere gli obiettivi di qualità

Punto di test: modificare o cambiare il piano di gestione della qualità → seguire il processo di cambiamento, descrizione comune: ridurre l'ambito e l'entità dei test, ecc.

Le parti interessate devono essere coinvolte nella definizione per evitare la mancata accettazione

Miglioramento e miglioramento continui

È uno strumento importante per l'assicurazione della qualità con lo scopo di migliorare il processo e può essere considerato parte del processo di controllo della qualità.

Determinare le cause profonde di deviazioni, difetti o rischi

Eliminando la causa principale si evita che il problema si ripeta

Identificare la causa principale o radice del problema e dedurre la causa in base ai risultati

Utilizza un grafico a barre per visualizzare il numero e le cause dei difetti per ciascun risultato finale.

Dare priorità

Istogramma ordinato per numero di difetti dal più alto al più basso

Quando ti viene chiesto a cosa dare la priorità, scegli il grafico di Pareto

Mostra se esiste una relazione tra due variabili

Due obiettivi: 1. Conformità 2. Costruire fiducia nel futuro

Riepilogo strutturato e standardizzato delle lezioni apprese

Concentrarsi sui processi e sulle politiche di gestione della qualità, piuttosto che sui risultati finali stessi

Guida tecnica sull'ottimizzazione di aspetti specifici

Definire il problema→Identificare la causa principale→Generare possibili soluzioni→Selezionare la soluzione migliore→Eseguire la soluzione→Verificare l'efficacia della soluzione

Si riferisce al controllo dei risultati finali

È possibile utilizzare diagrammi di causa ed effetto, diagrammi di dispersione e grafici di Pareto

Identificare errori, difetti, vulnerabilità o altri problemi di non conformità nei prodotti o servizi

Scenari di utilizzo: 1. Stabilità del processo 2. È controllato? 3. Monitoraggio generato in batch 4. Se il miglioramento è efficace

Utilizzato per determinare se un processo è stabile e ha prestazioni prevedibili

Due situazioni di perdita di controllo

Limiti superiori e inferiori delle specifiche

Controllare i limiti superiori e inferiori

Paesi, regioni, fusi orari e culture diversi → team virtuali → comunicazione preferita

Ogni volta che vedi più persone responsabili di una cosa, cerca prima la matrice di allocazione delle responsabilità Questo non è disponibile in Agile perché i team Agile si auto-organizzano

Utilizzato per mostrare la relazione tra pacchetti di lavoro o attività e membri del team di progetto garantendo che solo una persona sia coinvolta in qualsiasi attività per evitare un'autorità poco chiara

Abilità insufficiente: scegliere la formazione

Una guida su come classificare, allocare, gestire e rilasciare le risorse del progetto

Rappresenta graficamente i membri del team di progetto e i loro rapporti di reporting

Se le riunioni del team non sono efficienti, utilizzare le carte dei team; Dovrebbe essere sviluppato insieme dai membri del team

Crea un documento per il team sui valori del team, sul consenso e sulle linee guida di lavoro che stabilisce chiare aspettative per un comportamento accettabile tra i membri del team;

Identificare i tipi e le quantità di risorse richieste per ciascun pacchetto di lavoro o attività all'interno di un pacchetto di lavoro

Si tratta di una visualizzazione gerarchica delle categorie e dei tipi di risorse.

Ottenuto dal responsabile funzionale o dal responsabile delle risorse Il project manager deve negoziare con il responsabile delle risorse per ottenerlo.

Appalto ottenuto

pre-spedizione

squadra virtuale

Il team di progetto invia gli ordini di lavoro

modulo

Tempesta in fase di shock

Stadio normativo

Fase matura Eseguire

fase di dissoluzione

Co-localizzare la maggior parte o tutti i membri del team di progetto più attivi nella stessa posizione fisica

Sfrutta la tecnologia remota per creare un ambiente di squadra online

Gestione dei conflitti/influenza/motivazione/negoziazione/team building

Ogni volta che noti problemi di collaborazione o coordinamento, morale basso o prestazioni basse, cerca il team building

Svolgendo varie attività, rafforziamo le relazioni sociali del team e creiamo un ambiente di lavoro positivo e cooperativo, con l'obiettivo di aiutare tutti i membri a lavorare insieme in modo più efficace.

Le differenze culturali dovrebbero essere prese in considerazione quando si determinano riconoscimenti e premi

Premi personalizzati, tenendo in considerazione le esigenze dei membri

I project manager dovrebbero basare il riconoscimento il più possibile su tutto il ciclo del progetto piuttosto che aspettare fino al completamento del progetto

Abilità insufficienti, cerco formazione

Se un disaccordo diventa negativo, dovrebbe essere risolto da un membro del team Se il conflitto si intensifica, il project manager dovrebbe fornire assistenza per facilitare una soluzione soddisfacente

ritirarsi/evadere

Facilitare/accomodare

Compromesso/Mediazione

forza/comando

Collaborazione/Risoluzione dei problemi (migliore)

Si riferisce alla capacità di identificare, valutare e gestire le emozioni personali, le emozioni degli altri e le emozioni dei gruppi

Analizzare le esigenze di comunicazione e determinare i requisiti informativi delle parti interessate del progetto

Non è possibile agire a porte chiuse. È necessario determinare il contenuto, il metodo e la frequenza della comunicazione in base alle esigenze specifiche dei diversi stakeholder.

Quando si sviluppa un piano di gestione delle comunicazioni, considerare la sensibilità e la riservatezza delle informazioni e sviluppare una politica sui social media per i dipendenti per garantire un comportamento appropriato, la sicurezza delle informazioni e la protezione della proprietà intellettuale.

Dopo aver compreso le informazioni ricevute, il destinatario trasmette i pensieri o le opinioni ripristinate al mittente originale per confermare se sono state comprese correttamente, il che è una garanzia della qualità della comunicazione.

Responsabile della fornitura di informazioni, garantendo la chiarezza e la completezza delle informazioni e confermando che le informazioni siano state correttamente comprese

Ricevere informazioni in modo completo, comprenderle correttamente e avere bisogno di essere informato che sono state ricevute o rispondere in modo appropriato

comunicazione interattiva

spingere la comunicazione

tirare la comunicazione

Descrivere come pianificare, strutturare, eseguire e monitorare le comunicazioni del progetto per migliorare l'efficacia della comunicazione

Non ricevere, ricevere troppo, non capire o avere nuove esigenze gestionali = insoddisfazione per la comunicazione

Ogni volta che qualcuno è insoddisfatto della comunicazione → cerca un piano di gestione della comunicazione

Preparare l'agenda, invitare partecipanti importanti e garantire la loro presenza; gestire i conflitti in loco;

Include la notifica di ricezione, il chiarimento e la conferma delle informazioni, la comprensione e l'eliminazione dei difetti che impediscono la comprensione

Esempi tipici: rapporti sullo stato e rapporti sullo stato di avanzamento

Include: grafici del valore realizzato, previsioni della linea di tendenza, grafici del burndown delle riserve, istogrammi dei difetti, informazioni sulle prestazioni dei contratti e analisi panoramica dei rischi

Gli elementi di comunicazione del progetto includono, ma non sono limitati a: rapporti sulle prestazioni, stato dei risultati finali, avanzamento della pianificazione, costi sostenuti, dimostrazioni e altre informazioni richieste dalle parti interessate

Descrivere come organizzare e implementare le attività di gestione del rischio

Il piano procedurale non può essere modificato direttamente

Le categorie di rischio sono generalmente costruite con l'aiuto di una struttura di scomposizione del rischio (RBS). La struttura di scomposizione del rischio è una presentazione gerarchica delle potenziali fonti di rischio ed è molto utile per identificare i rischi o classificare i rischi identificati.

Regole di classificazione del rischio, che elencano sia le opportunità che le minacce

Valore del rischio = probabilità * impatto

Giudizio di esperti, brainstorming, liste di controllo, interviste, analisi delle cause profonde, analisi di ipotesi e vincoli, analisi SWOT

In base ai punti di forza e di debolezza dell'organizzazione (S, W) e alle opportunità e minacce dell'ambiente esterno (O, T)

Registrare i dettagli dei rischi individuali identificati del progetto; elenco dei rischi identificati/persone responsabili dei rischi potenziali/elenco delle potenziali misure di risposta ai rischi

non usa e getta

La categorizzazione dei rischi aiuta a focalizzare l’attenzione e i manager sulle aree di maggiore esposizione al rischio

Dopo l'analisi qualitativa, i rischi importanti con priorità alta entrano nel processo di analisi quantitativa del rischio e nel processo di pianificazione della risposta al rischio per l'ulteriore elaborazione vengono monitorati i record con priorità bassa.

Utilizza modelli per simulare gli effetti dei rischi individuali e di altre incertezze, spesso utilizzando simulazioni Monte Carlo

Chiedere quale rischio ha il maggiore impatto sul progetto → Analisi di sensibilità

Utilizza il risultato medio completo per selezionare la soluzione migliore tra diverse alternative

Rapporto

Evitare

trasferire

alleviare

accettare

Rapporto

aprire

condividere

migliorare

accettare

Adottare misure adeguate solo al verificarsi di eventi specifici

evitare/sfruttare/mitigare o migliorare/accettare

Ruota di scorta; utilizzata quando si verificano rischi e le contromisure primarie sono insufficienti

Rischi direttamente causati dall’implementazione delle contromisure

Dopo aver adottato le misure sussistono ancora dei rischi, ad esempio se una persona con l'ombrello non si bagna e le sue scarpe si bagnano

Si riferisce al progetto che confronta la riserva per imprevisti rimanente con l'importo del rischio rimanente in qualsiasi momento per determinare se la riserva rimanente è ancora ragionevole

Valutare l’efficacia del processo di gestione del rischio

Identificare nuovi rischi; rivalutare i rischi attuali; chiudere i rischi obsoleti

Categoria di prezzo totale

compensazione dei costi

tipo misto

Invito informativo

Invito per preventivo

Invito per una proposta

Forma migliorata di brainstorming, non spesso testata

L'analisi degli stakeholder produce un elenco di stakeholder e varie informazioni su di essi

quattro quadranti 1. Grande potere, grandi vantaggi: concentrati sulla gestione 2. Grande potere, pochi vantaggi: soddisfateli 3. Poco potere, bassi benefici: supervisione 4. Poco potere, solo interessi: informare in qualsiasi momento

Può essere utilizzato per determinare l'importanza relativa degli stakeholder identificati

Strumento di classificazione degli stakeholder, adatto a grandi comunità di stakeholder complessi o reti di relazioni complesse all'interno della comunità di stakeholder.

Ogni volta che si verifica un cambiamento in uno stakeholder, il registro degli stakeholder viene aggiornato per primo.

L'output principale viene utilizzato per registrare le informazioni delle parti interessate identificate, incluse ma non limitate a informazioni sull'identità e informazioni sulla valutazione.

Non capisco il tipo

Resistente

Neutro

Di supporto

tipo di leadership

Strategie e azioni per promuovere un'efficace partecipazione delle parti interessate al processo decisionale e all'esecuzione

Quando si esegue il processo di partecipazione degli stakeholder di gestione, adottare metodi di comunicazione corrispondenti per ciascun stakeholder secondo il piano di gestione della comunicazione

Gestione dei conflitti/Consapevolezza culturale/Negoziazione/Osservazione e conversazione/Consapevolezza politica