Wondershare EdrawMind
Галерея диаграмм связей Глава 10 Управление коммуникациями проекта_Точки знаний
- 2
Глава 10 Управление коммуникациями проекта_Точки знаний
Глава 10 Управление коммуникациями проекта_Точки знаний, включая обзор. Разберите содержание планирования, управления коммуникациями, управленческого общения и надзора. Друзья, кому нужно, могут посмотреть.
Отредактировано в 2023-02-10 19:41:33
Глава 10 Управление коммуникациями проекта_Точки знаний
- Рекомендовано вам
- Структура
Учебное пособие для менеджера проектов информационных систем (4-е издание) Глава 14_Управление коммуникациями в проекте
- 2
Глава 10 Управление коммуникациями проекта
Обзор
Основные концепции управления коммуникациями
Методы информационного взаимодействия: письменные, устные, формальные/неформальные, жесты, медиаформы, выбор слов и формирование предложений.
Классификация коммуникативной деятельности
внутренний, внешний
формально не формально
Иерархическая коммуникация: восходящая, нисходящая, горизонтальная.
официальный, неофициальный
письменный, устный
тенденция развития
Включите соответствующие стороны в обзор проекта.
Привлекайте соответствующие стороны к совещаниям по проекту.
Растущее использование социальных инструментов
Многогранные методы общения
гибкая среда
Общайтесь чаще и быстрее
Постарайтесь упростить каналы получения информации членами команды.
Проводить частые проверки команды
и позволить членам команды работать вместе
Чтобы облегчить общение с высшим руководством и заинтересованными сторонами, артефакты проекта также необходимо публиковать в прозрачной форме.
Регулярно приглашайте соответствующие стороны для проверки артефактов проекта.
Коммуникация выстраивает отношения, необходимые для успешного завершения проектов и программ.
Успешная коммуникация включает в себя:
1. Коммуникационная стратегия: Разработайте соответствующие коммуникационные стратегии, основанные на потребностях проекта и его заинтересованных сторон.
2. План управления коммуникациями Коммуникация по проекту является продуктом процесса планирования и имеет соответствующие положения в плане управления коммуникациями.
Коммуникационная стратегия и план управления коммуникациями станут основой для мониторинга эффективности коммуникации.
Принципы 5С
При общении по проекту необходимо прилагать усилия для предотвращения недопонимания и недопонимания, а также делать тщательный выбор среди различных методов, отправителей, получателей и сообщений, указанных в процессе планирования.
При составлении традиционных (не социальных сетей) письменных или устных сообщений применение 5 C письменного общения может смягчить, но не устранить недоразумения:
5C письменного общения
Правильная грамматика и орфография
Краткое изложение и отсутствие лишних слов.
Четкая цель и изложение (соответствует потребностям читателя).
последовательное мышление, логика
Контролируемые высказывания и последовательность мыслей
Сотрудничать с коммуникативными навыками
активное слушание
Понимать культурные и личные различия.
Выявлять, устанавливать и управлять ожиданиями заинтересованных сторон
Укрепить навыки
Эффективные коммуникационные характеристики
Цель общения ясна;
Постарайтесь понять получателей сообщения и удовлетворить их потребности и предпочтения;
Мониторинг и измерение эффективности коммуникаций
10.1 Планирование управления коммуникациями
Определение: Разработать соответствующие методы и планы коммуникационной деятельности на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны, имеющихся организационных активов и потребностей проекта.
Роль: Подготовить письменный план коммуникации, чтобы своевременно предоставлять соответствующую информацию соответствующим сторонам и направлять соответствующие стороны для эффективного участия в проекте.
Проводится регулярно на протяжении всего проекта по мере необходимости.
входить
Устав проекта: список ключевых заинтересованных сторон, ролей и обязанностей
План управления проектом: план управления ресурсами, план взаимодействия с заинтересованными сторонами.
Документы проекта: документы требований, реестр заинтересованных сторон.
Факторы бизнес-среды: организационная культура, политический климат, структура управления, кадровая политика, пороговые значения риска для заинтересованных сторон, установленные каналы/инструменты/системы связи, глобальные/региональные или местные тенденции/время/обычаи, географическое распределение ресурсов предприятия.
Активы процессов организации: политики и процедуры организации в области социальных сетей, этики и безопасности; политики и процедуры управления проблемами, рисками, изменениями и данными организации; стандартизированные рекомендации по производству, обмену, хранению и извлечению информации; Исторический опыт, извлеченные уроки, база знаний заинтересованных сторон и коммуникационные данные из предыдущих проектов;
Инструменты и методы
экспертная оценка
Анализ потребностей в коммуникации:
Определить информационные потребности, формат, тип и ценность для заинтересованных сторон.
Соответствующие информационные и коммуникационные потребности в реестре заинтересованных сторон и плане участия заинтересованных сторон, а также количество потенциальных каналов или подходов к коммуникации, включая организационную структуру «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим» и т. д.
коммуникационные технологии
Распространенные методы: беседы, встречи, письменные документы, базы данных, социальные сети и веб-сайты.
Факторы влияния: срочность информационных потребностей, доступность и надежность технологий, простота использования, среда проекта (время, язык, культура), чувствительность и конфиденциальность информации.
модель связи
Доступно простое, доступно сложное
Модель связи отправителя и получателя: кодирование, передача, декодирование.
Модель интерактивной коммуникации: кодирование, доставка, декодирование, подтверждение получения, обратная связь/ответ.
метод связи
интерактивное общение
Разнонаправленный обмен информацией в режиме реального времени между двумя или более сторонами
Встречи, телефонные звонки, обмен мгновенными сообщениями, социальные сети, видеоконференции и многое другое.
push-коммуникация
Отправка или публикация информации конкретному получателю с обеспечением доставки, но не получения.
Письма, заметки, отчеты, электронные письма, факсы, голосовые сообщения, блоги, пресс-релизы
вытащить связь
Получатель самостоятельно получает доступ к соответствующему контенту (легальному и соответствующему требованиям), который подходит для больших объемов сложной информации или большой аудитории.
Сайт портала, корпоративная интранет, электронные онлайн-курсы, база данных опыта и уроков, база знаний, база данных
Межличностное общение (между индивидами), групповое общение (3-6 человек), публичное общение (речь), массовое общение, сетевое и социальное инструментальное общение.
Различия в техниках, моделях и методах общения
Технология: Ценность обычно относится к технологическим средствам, таким как компьютеры, телефоны, электронная почта и т. д.
Навыки: способности, которыми обладают люди
Методы: конкретно относится к интерактивным, push- и pull-методам связи.
Межличностные и командные навыки
Оценка стиля общения (обычно используется с заинтересованными сторонами, которые не поддерживают проект)
политическая осведомленность
Среда проекта и политическая среда организации
Осознание формальных и неформальных властных отношений и готовность работать в рамках этих отношений.
культурная осведомленность
Понимать различия между отдельными людьми, группами и организациями и соответствующим образом адаптировать стратегии коммуникации проекта.
Культурная осведомленность и чувствительность помогают менеджерам проектов планировать коммуникации с учетом культурных различий и культурных потребностей заинтересованных сторон и членов команды.
Уменьшите недопонимание и ошибки общения, вызванные культурными различиями.
культурная разница
9.3.2.4 Основные проблемы виртуальных команд/распределенных команд: в основном общение, включая возможность изоляции, трудности в обмене знаниями и опытом между членами команды, трудности в отслеживании прогресса и производительности, а также возможные часовые пояса и культурные различия, требующие времени Подробнее время понять культурные различия и решить проблемы общения
9.4 Формирование команды: Команда управления проектом должна использовать культурные различия, взять на себя обязательство развивать и поддерживать команду проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта, а также способствовать полному сотрудничеству в атмосфере взаимного доверия.
9.4.2.5 Признание и вознаграждение. В процессе формирования проектной команды ее участники должны быть признаны и вознаграждены за хорошее поведение, но при принятии решения о признании и вознаграждении следует учитывать культурные различия.
10.1.2.6 Инструменты и методы планирования управления коммуникацией – межличностные и командные навыки: Культурная осведомленность означает понимание различий между отдельными людьми, группами и организациями и соответствующую корректировку коммуникационной стратегии проекта. Знание культурных особенностей и четкое соблюдение требований могут свести к минимуму недопонимание и недопонимание, вызванные культурными различиями внутри сообщества заинтересованных сторон проекта. Культурная осведомленность и чувствительность помогают менеджерам проектов планировать коммуникации с учетом культурных различий и культурных потребностей заинтересованных сторон и членов команды.
13.3 Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами. Осведомленность о культурных различиях помогает менеджерам проектов добиться эффективного взаимодействия, учитывая культурные различия и потребности заинтересованных сторон.
Представление данных: матрица оценки взаимодействия с заинтересованными сторонами (разрывы между уровнями взаимодействия и ожиданиями для определения дополнительных потребностей в коммуникации для заполнения пробелов во взаимодействии)
Встречи: включая виртуальные (онлайн) или личные встречи.
гид
Достигайте консенсуса, преодолевайте препятствия (например, недостаток энергии в группе) и поддерживайте интерес и энтузиазм членов группы.
Относится к способности эффективно направлять командную деятельность для успешного принятия решений, решений или выводов.
Фасилитатор: Обеспечить, чтобы участники эффективно участвовали, понимали друг друга, учитывали все мнения, полностью поддерживали выводы или результаты, полученные в соответствии с установленным процессом принятия решений, а также чтобы планы действий и достигнутые соглашения впоследствии разумно реализовывались.
выход
план управления коммуникациями
Роль: Как планировать, структурировать, выполнять и контролировать коммуникацию по проекту для повышения эффективности коммуникации.
включать
Информация, подлежащая передаче (язык, форма, содержание, уровень детализации)
Схема потока информации о проекте, рабочий процесс (включая утверждение), список отчетов, план встреч
Потребности и предпочтения заинтересованных сторон в области коммуникации
Этапы эскалации, персонал, ответственный за общение, лицо, ответственное за конфиденциальную информацию, и получатели (включая их потребности и ожидания).
Причины, сроки и частота размещения информации/ответов
Ресурсы, время и бюджет, выделенные на коммуникационную деятельность
Обновление и оптимизация методов планов управления коммуникациями
Законы и постановления, организационная политика, глоссарии, шаблоны, программное обеспечение
Обновления плана управления проектом: план взаимодействия с заинтересованными сторонами и т. д.
Обновления проектной документации: график проекта, реестр заинтересованных сторон
10.2 Управленческое общение
Определение: Обеспечить быстрый и надлежащий сбор, создание, выпуск, хранение, извлечение, управление, контроль и окончательное удаление проектной информации.
Роль: Содействие эффективному обмену информацией между командой проекта и соответствующими сторонами.
Необходимо выполнять на протяжении всего проекта.
входить
План управления проектом: план управления ресурсами, план управления коммуникациями, план взаимодействия с заинтересованными сторонами.
Документы проекта: журнал изменений, журнал проблем, реестр извлеченных уроков, отчет о качестве, отчет о рисках, реестр заинтересованных сторон.
отчет о выполнении работы
В ходе этого процесса отчеты об исполнении работ доставляются заинтересованным сторонам проекта, включая отчеты о состоянии, отчеты о ходе работ, диаграммы освоенного объема, линии тренда, прогнозы, диаграммы выгорания резервов, гистограммы дефектов, информацию о выполнении контракта и информацию об обзоре рисков.
факторы деловой среды
Активы организационного процесса
Инструменты и методы
коммуникационные технологии
Распространенные методы: беседы, встречи, письменные документы, базы данных, социальные сети и веб-сайты.
Влияющие факторы: централизован ли офис, доступные ресурсы для команды, срочность информационных потребностей, доступность и надежность технологий, простота использования, среда проекта (время, язык, культура), чувствительность и конфиденциальность информации.
метод связи
Методы коммуникации должны быть выбраны гибкими в ответ на изменения в составе сообщества заинтересованных сторон или в ответ на изменения в потребностях и ожиданиях членов.
интерактивное общение
Разнонаправленный обмен информацией в режиме реального времени между двумя или более сторонами
Встречи, телефонные звонки, обмен мгновенными сообщениями, социальные сети, видеоконференции и многое другое.
push-коммуникация
Отправка или публикация информации конкретному получателю с обеспечением доставки, но не получения.
Письма, заметки, отчеты, электронные письма, факсы, голосовые сообщения, блоги, пресс-релизы
вытащить связь
Получатель самостоятельно получает доступ к соответствующему контенту (легальному и соответствующему требованиям), который подходит для больших объемов сложной информации или большой аудитории.
Сайт портала, корпоративная интранет, электронные онлайн-курсы, база данных опыта и уроков, база знаний, база данных
Межличностное общение (между индивидами), групповое общение (3-6 человек), публичное общение (речь), массовое общение, сетевое и социальное инструментальное общение.
Коммуникативные навыки: включая коммуникативные компетенции, обратную связь, невербальные навыки, презентацию (презентация – это формальная доставка информации и/или документов) и т. д.
Информационная система управления проектами (PMIS): включая электронные инструменты управления проектами, управление электронными коммуникациями, управление социальными сетями и т. д.
Отчет о проекте опубликован
Собирайте и публикуйте информацию о проекте
Межличностные и командные навыки
активное слушание
управление конфликтами
культурная осведомленность
Понимать различия между отдельными людьми, группами и организациями и соответствующим образом адаптировать стратегии коммуникации проекта.
Культурная осведомленность и чувствительность помогают менеджерам проектов планировать коммуникации с учетом культурных различий и культурных потребностей заинтересованных сторон и членов команды.
Уменьшите недопонимание и ошибки общения, вызванные культурными различиями.
Управление конференциями
Определение: Принятие мер для обеспечения эффективности и результативности совещаний в достижении намеченных целей.
шаг
Подготовьте и опубликуйте повестку дня встречи, включая цели встречи.
Убедитесь, что встреча начинается и заканчивается в указанное время.
Убедитесь, что соответствующие участники приглашены на участие
К точке
Урегулировать ожидания, проблемы и конфликты на собраниях
Документируйте все организации и назначенные обязанности.
Взаимодействие человека с компьютером
политическая осведомленность
Среда проекта и политическая среда организации
Осознание формальных и неформальных властных отношений и готовность работать в рамках этих отношений.
Встречи: действия по поддержке, определенные коммуникационной стратегией и коммуникационным планом.
выход
Записи коммуникаций по проекту: отчеты об исполнении, статус результатов, ход выполнения графика, понесенные затраты, демонстрации и другая информация, необходимая заинтересованным сторонам.
Обновления плана управления проектом: план управления коммуникациями, план взаимодействия с заинтересованными сторонами
Обновления документации проекта: журнал проблем, реестр извлеченных уроков, график проекта, реестр рисков, реестр заинтересованных сторон.
Обновления активов процессов организации: записи проектов, отчеты и презентации.
10.3 Диспетчерское общение
Определение: Обеспечить удовлетворение информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон.
Роль: Оптимизировать процесс доставки информации в соответствии с требованиями плана управления коммуникациями и плана участия заинтересованных сторон, чтобы гарантировать, что нужный контент доставляется нужной аудитории в нужное время и по правильному каналу.
Необходимо выполнять на протяжении всего проекта.
входить
План управления проектом: план управления ресурсами, план управления коммуникациями, план взаимодействия с заинтересованными сторонами.
Документы проекта: журнал проблем, журнал извлеченных уроков, запись коммуникаций по проекту.
Данные о производительности работы: данные о фактическом типе и объеме общения, которое имело место.
факторы деловой среды
Активы организационного процесса
Инструменты и методы
экспертная оценка
Информационная система управления проектами (PMIS): отслеживайте информацию, связанную с коммуникацией, в этой системе, чтобы оценить ее эффективность и результативность.
Производительность данных
Матрица оценки взаимодействия с заинтересованными сторонами
Информация, связанная с коммуникационной деятельностью
Межличностные и командные навыки
наблюдать и говорить
Встреча
Q2-020 Плохое общение между двумя участниками влияет на ход проекта. Менеджер проекта должен сначала провести встречу с командой, чтобы оценить текущий метод связи. Если есть проблемы с общением, сначала оцените, есть ли проблемы и последствия в текущем подходе, и при необходимости инициируйте изменения.
выход
Информация о выполнении работы, отчеты об исполнении работы: включая отчеты о состоянии, отчеты о ходе работы и прогнозы.
Запрос на изменение: изменить план управления коммуникацией, пересмотреть требования к коммуникации соответствующих сторон, установить новые процедуры для устранения узких мест.
Обновления плана управления проектом: план управления коммуникациями, план взаимодействия с заинтересованными сторонами
Обновления документации проекта: журнал проблем, реестр извлеченных уроков, реестр заинтересованных сторон.
Путь связи=N*(N-1)/2, N — все соответствующие стороны, включая PM