心智圖資源庫 第十章 專案溝通管理_知識點
第十章 專案溝通管理_知識點,包括綜述。規劃,溝通管理,管理溝通,監督溝通的內容點整理。有需要的小夥伴可以看看哦。
編輯於2023-02-10 19:41:33This is a mind map about bacteria, and its main contents include: overview, morphology, types, structure, reproduction, distribution, application, and expansion. The summary is comprehensive and meticulous, suitable as review materials.
This is a mind map about plant asexual reproduction, and its main contents include: concept, spore reproduction, vegetative reproduction, tissue culture, and buds. The summary is comprehensive and meticulous, suitable as review materials.
This is a mind map about the reproductive development of animals, and its main contents include: insects, frogs, birds, sexual reproduction, and asexual reproduction. The summary is comprehensive and meticulous, suitable as review materials.
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第十章 專案溝通管理
綜述
溝通管理的核心概念
訊息互動方式:書面、口頭、正式/非正式、手勢動作、媒體形式、遣詞造句
溝通活動的分類
內部、外部
正式、非正式
層級溝通:向上、向下、橫向
官方、非官方
書面、口頭
發展趨勢
將相關方納入專案評審範圍。
讓相關方參加專案會議。
社交工具的使用日益增多
多面性溝通方法
敏捷環境
進行更頻繁和快速的溝通
盡量簡化團隊成員獲取資訊的管道
頻繁進行團隊檢查
並讓團隊成員集中辦公
為了促進與高階管理層和相關方的溝通,還需要以透明的方式發布專案工件
定期邀請相關方評審專案工件
溝通可以為成功完成專案與專案集建立必要的關係。
成功的溝通包括:
1.溝通策略:根據專案及其相關方的需求而製定適當的溝通策略
2.溝通管理計畫專案溝通是規劃過程的產物,在溝通管理計畫中有相關規定。
溝通策略和溝通管理計畫將成為監督溝通效果的依據
5C原則
在專案溝通中,需要盡力預防理解錯誤和溝通錯誤,並從規劃過程所規定的各種方法、發送者、接收者和訊息中做出謹慎選擇
在編制傳統(非社群媒體)的書面或口頭訊息的時候,應用書面溝通的 5C 原則,可以減輕但無法消除理解錯誤:
書面溝通5C原則
正確的語法和拼寫
簡潔的表達與無多餘字
清晰的目的和表達(適合讀者的需要)。
連貫的思維邏輯
受控的語句和想法承接
配合溝通技巧
積極傾聽
理解文化和個人差異。
識別、設定並管理相關方期望
強化技能
有效溝通特性
溝通目的明確;
盡量了解溝通接收方,滿足其需求及偏好;
監督並衡量溝通的效果
10.1 規劃溝通管理
定義:基於每個相關方的資訊需求、可用組織資產、專案需求,為溝通活動制定適當的方法和計劃
作用:為及時向相關方提供相關資訊、引導相關方有效參與項目,而編製書面溝通計劃
根據需要在整個專案期間定期開展
輸入
專案章程:主要相關方清單、角色與職責
專案管理計劃:資源管理計劃、相關方參與計劃
項目文件:需求文件、相關方登記冊
事業環境因素:組織文化、政治氛圍、治理架構、人事政策、相關方風險臨界值、已建立的溝通管道/工具/系統、全球/區域或當地趨勢/時間/習俗、設施資源的地理分佈
組織過程資產:組織的社群媒體、道德、安全政策程序;組織的問題、風險、變更和資料管理政策及程序;組織對溝通的要求;製作、交換、儲存和檢索資訊的標準化指南;歷史資訊經驗教訓知識庫;以往專案的相關方及溝通資料訊息
工具與技術
專家判斷
溝通需求分析:
確定相關方的資訊需求、格式、類型和對相關方的價值
相關方登記冊及相關方參與計劃中的相關資訊和溝通需求、潛在溝通管道或途徑數量,包括一對一、一對多和多對多溝通;組織結構圖等
溝通技術
常見方法:對話、會議、書面文件、資料庫、社群媒體和網站
影響因素:資訊需求的迫切性、技術的可用性與可靠性、易用性、專案環境(時間、語言、文化)、資訊的敏感度和保密性
溝通模型
可用簡單可用複雜
發送方與接收方溝通模式:編碼、傳遞、解碼
互動的溝通模式:編碼、傳遞、解碼、確認已收到、回饋/回應
溝通方法
互動溝通
雙方或多方之間即時多向資訊交換
會議、電話、即時訊息、社群媒體、視訊會議等
推式溝通
向特定接收方發送或發布訊息,確保訊息發送,但不保證接收
信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音郵件、部落格、新聞稿
拉式溝通
接收者自行存取相關內容(合法合規),適用於大量複雜資訊或大量受眾
入口網站、企業內部網路、電子線上課程、經驗教訓資料庫、知識庫、資料庫
人際溝通(個人之間)、小組溝通(3-6人)、公眾溝通(演講)、大眾傳播、人脈與社交工具溝通
溝通技術、模型和方法的區別
技術:值得一般是科技手段,如電腦、電話、郵件等
技能:是人所擁有的能力
方法:特別指涉互動、推式和拉式溝通方法
人際關係與團隊技能
溝通風格評估(常用於不支持專案的相關方)
政治意識
專案環境與組織的政治環境
對正式和非正式權力關係的認知,以及在這些關係中工作的意願
文化意識
瞭解個人、群體和組織之間的差異,並據此調整專案的溝通策略
文化意識和文化敏感性,有助於專案經理依據相關方和團隊成員的文化差異和文化需求對溝通進行規劃
減少文化差異導致的理解錯誤和溝通錯誤
文化差異
9.3.2.4 虛擬團隊/分散式團隊的主要挑戰:主要在於溝通,包括可能產生孤立感、團隊成員之間難以分享知識和經驗、難以跟進進度和生產力,以及可能存在時區和文化差異,需要花更多時間理解文化差異,解決溝通
9.4 建立團隊:專案管理團隊應該利用文化差異,在整個專案生命週期中致力於發展和維護專案團隊,並促進在 相互信任的氛圍中充分協作
9.4.2.5 認可與獎勵:在建立專案團隊過程中,需要對成員的優良行為給予認可與獎勵,但在決定認可與獎勵時,應考慮文化差異。
10.1.2.6 規劃溝通管理的工具技術-人際關係與團隊技能:文化意識,指理解個人、群體和組織之間的差異,並據此調整專案的溝通策略。具有 文化意識並採取後續行動,能夠最小化因專案相關方社區內的文化差異而導致的理解錯誤和溝通錯誤。 文化意識和文化敏感度有助於專案經理依據相關方和團隊成員的文化差異和文化需求對溝通進行規劃
13.3 管理相關方參與:文化意識有助於專案經理透過考慮文化差異和相關方需求來實現有效溝通
資料表現:相關方參與度評估矩陣(參與程度與期望的差距,以便為填補參與度差距而識別額外的溝通需求)
會議:括虛擬(網路)或面對面會議
引導
達成共識、克服障礙(如小組缺乏活力),以及維持小組成員的興趣和熱情。
指有效引導團隊活動成功以達成決定、解決方案或結論的能力
引導者:確保參與者有效參與,互相理解,考慮所有意見,按既定決策流程全力支持得到的結論或結果,以及所達成的行動計劃和協議在之後得到合理執行。
輸出
溝通管理計劃
作用:將如何規劃,結構化、執行與監督專案溝通,以便提高溝通的有效性
包括
需要溝通的訊息(語言、形式、內容、詳細程度)
專案資訊流向圖、工作流程(含審批)、報告清單、會議計劃
相關方的溝通需求,偏好
回報步驟、負責溝通相關的人員、保密資訊負責人、接受的人(包括他們的需要、期望)
發布訊息/回應的原因、時限、頻率
為溝通活動分配的資源、時間和預算
更新優化溝通管理計畫的方法
法律法規、組織政策、術語表、範本、軟體
專案管理計畫更新:相關方參與計畫等
專案文件更新:專案進度計畫、相關方登記冊
10.2 管理溝通
定義:確保專案資訊即使且適當的手機、產生、發布、儲存、檢索、管理、監督、最終處置
作用:促成專案團隊與相關方之間的有效資訊流動
需要在整個專案期間開展
輸入
專案管理計劃:資源管理計劃、溝通管理計劃、相關方參與計劃
專案文件:變更日誌、問題日誌、經驗教訓登記冊、品質報告、風險報告、相關方登記冊
工作績效報告
工作績效報告會透過此流程傳遞給專案相關方,包括狀態報告、進度報告、掙值圖表、趨勢線、預測、儲備燃盡圖、缺陷直方圖、合約績效資訊以及風險概述訊息
事業環境因素
組織過程資產
工具與技術
溝通技術
常見方法:對話、會議、書面文件、資料庫、社群媒體和網站
影響因素:是否集中辦公、團隊可用資源、資訊需求的迫切性、技術的可用性與可靠性、易用性、專案環境(時間、語言、文化)、資訊的敏感度和保密性
溝通方法
選擇溝通方法應具有靈活性,以應對相關方社區的成員變化,或成員的需求和期望變化
互動溝通
雙方或多方之間即時多向資訊交換
會議、電話、即時訊息、社群媒體、視訊會議等
推式溝通
向特定接收方發送或發布訊息,確保訊息發送,但不保證接收
信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音郵件、部落格、新聞稿
拉式溝通
接收者自行存取相關內容(合法合規),適用於大量複雜資訊或大量受眾
入口網站、企業內部網路、電子線上課程、經驗教訓資料庫、知識庫、資料庫
人際溝通(個人之間)、小組溝通(3-6人)、公眾溝通(演講)、大眾傳播、人脈與社交工具溝通
溝通技能:包括溝通勝任、回饋、非口頭技能、簡報(簡報是資訊和/或文件的正式交付)等
專案管理資訊系統(PMIS):包括電子專案管理工具、電子溝通管理、社群媒體管理等
專案報告發布
收集和發布專案信息
人際關係與團隊技能
積極傾聽
衝突管理
文化意識
瞭解個人、群體和組織之間的差異,並據此調整專案的溝通策略
文化意識和文化敏感性,有助於專案經理依據相關方和團隊成員的文化差異和文化需求對溝通進行規劃
減少文化差異導致的理解錯誤和溝通錯誤
會議管理
定義:採取步驟確保會議有效且有效率地達到預期目標
步驟
準備並發布會議日程,含會議目標
確保會議在規定的時間開始結束
確保適當參與者受邀出席
切題
處理會議中的期望、問題、衝突
記錄所有形同以及所指派的責任人
人機交往
政治意識
專案環境與組織的政治環境
對正式和非正式權力關係的認知,以及在這些關係中工作的意願
會議:支持溝通策略和溝通計畫所定義的行動
輸出
專案溝通記錄:績效報告、可交付成果的狀態、進度進度、產生的成本、演示,以及相關方所需的其他資訊
專案管理計劃更新:溝通管理計劃、相關方參與計劃
專案文件更新:問題日誌、經驗教訓登記冊、專案進度計畫、風險登記冊、相關方登記冊
組織流程資產更新:專案記錄、報告與演示
10.3 監督溝通
定義:確保滿足專案即其相關方的資訊需求
角色:依溝通管理計畫和相關方參與計畫的要求優化訊息傳遞流程,確保在正確的時間,透過正確的管道,將正確的內容傳遞給正確的受眾
需要在整個專案期間開展
輸入
專案管理計劃:資源管理計劃、溝通管理計劃、相關方參與計劃
專案文件:問題日誌、經驗教訓登記冊、專案溝通記錄
工作績效數據:實際已進行的溝通類型和數量的數據
事業環境因素
組織過程資產
工具與技術
專家判斷
專案管理資訊系統(PMIS):監控該系統中的溝通相關訊息,以評估其有效性和效果
數據表現
相關方參與度評估矩陣
與溝通活動相關相關的訊息
人際關係與團隊技能
觀察和交談
會議
Q2-020 兩個成員間溝通不良正在影響專案進展,專案經理應該先與團隊開會,評估目前的溝通方式。溝通有問題,首先先評估目前的方式是否有問題以及影響,必要的時候發起變更。
輸出
工作績效資訊、工作績效報告:包括狀態報告、進度報告和預測
變更要求:變更溝通管理計畫、修正相關方的溝通要求、建立消除瓶頸的新程序
專案管理計劃更新:溝通管理計劃、相關方參與計劃
專案文件更新:問題日誌、經驗教訓登記冊、相關方登記冊
溝通路徑=N*(N-1)/2 ,N是包括PM的所有相關方