心智圖資源庫 第12章 專案溝通管理與利害關係人管理(1)
軟考中項/系統整合專案管理工程師/第12章專案溝通管理和利害關係人管理(1),在管理專案中,溝通是一個過程,是人們分享資訊、表達思想和情感的過程,包括資訊的生成、、傳遞、接受、理解和檢視。
編輯於2024-02-24 02:18:37This is a mind map about bacteria, and its main contents include: overview, morphology, types, structure, reproduction, distribution, application, and expansion. The summary is comprehensive and meticulous, suitable as review materials.
This is a mind map about plant asexual reproduction, and its main contents include: concept, spore reproduction, vegetative reproduction, tissue culture, and buds. The summary is comprehensive and meticulous, suitable as review materials.
This is a mind map about the reproductive development of animals, and its main contents include: insects, frogs, birds, sexual reproduction, and asexual reproduction. The summary is comprehensive and meticulous, suitable as review materials.
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專案溝通管理
溝通
定義
在管理專案中,溝通是一個過程,是人們分享訊息、表達思想和情感的過程,包括訊息的生成、傳遞、接受、理解和檢查
接收者和發送者
參與者既發送訊息,又接受回饋,是一體的
資訊
語言符號/非語言符號
是指多個參與者之間需要分享的訊息, 表達想法和情感的產物
頻道
是指訊息在參與者之間傳遞的途徑,又稱為通道、媒介
M=n*(n 1)/2,n≥1(n代表項目幹係人數量;數量級為n的平方。)
選擇要素
選擇溝通管道時考慮的因素
資訊本身的特性
參與者的偏好
溝通的目的
參與者的熟練程度和理解能力
兩個維度
即時性維度
高度互動、中等互動、低度互動
表達方式維度
文字、
節約時間,閱讀速度要高於語言速度;純文字資料損失了大量非語言符號,不利於情感的傳遞。
語言、
可以傳遞情感;做不到文字資料的精確性和準確性,把握細節的能力不足。
混合
必須有適當的條件
時間、地點、網路條件、軟體條件
如果需要保留相關訊息,要做額外的工作,如錄像,會議記錄等
噪音
外在噪音
內部噪音
語意噪音
方式
在進行溝通過程中,要根據溝通目標、參與者的特質選擇適合的溝通方式,分為
參與討論方式
徵詢方式
推銷方式(說明)
敘述方式
以上四類溝通方式從參與者(發送訊息方)的觀點來看,參與討論方式的控制力最弱,隨後逐步加強,以敘述方式的控制力最強。從參與者(發送訊息方)的觀點來看,其他參與者的參與程度恰巧相反,也就是討論方式下參與程度最高,然後逐步減弱,以敘述方式下參與程度最弱。 在發送方自認為已經掌握了足夠的信息,有了自己的想法且不需要進一步聽取多方意見時,往往選擇控制力極強、參與程度最弱的“敘述方式”;其次,選擇“推銷方式” ;而當自己掌握資訊有限,沒有完整成型的意見,需要更多的聽取意見時,一般選擇「討論方式」或「徵詢方式」。
溝通方式的選擇是根據發送訊息方的要求決定,溝通方式的選擇是基於以下因素
(1)掌握資訊的能力
(2)是否需要聽取他人的意見和想法
(3)是否需要控制訊息
過程的有效性
溝通過程的參與者進行溝通活動最終要達成的目的就是溝通的結果,所有的溝通活動最終要關注的就是有效的溝通結果
兩方面
效果
強調的是在適當的時間、適當的方式、信心被準確的發送給適當的溝通參與方,並且能夠被正確的理解,最終參與者能夠正確的採取行動
效率
強調的是及時提供所需的信息
基本技能
溝通的參與者必須具備一定的溝通技能,只有參與者重視溝通,在願意進行溝通的前提下,熟練掌握和使用溝通技能,才能順利達到溝通的目的
包括
(1)主動傾聽
(2)有效運用多種手段,盡可能幫助自己理解訊息內容
(3)有效運用多種手段加強團體的溝通技能
(4)不迴避問題,盡量了解事實真相
(5)設定溝通目標,並採取必要的追蹤、驗證手段確定是否達到溝通目
(6)具有多層次的溝通協商能力,能確保最大程度的滿足多方利益
(7)強大的人格魅力和信用,能夠幫助其他人建立信心
(8)強大的表達能力,能夠幫助其他人提振士氣,增強團體的執行能力
溝通管理
訂訂溝通管理計劃
意義
根據幹係人的信息需要和要求及組織的可用資產情況,制定合適的專案溝通方式和計劃的過程
確定利害關係人的訊息與溝通需求,誰需要何種訊息,何時需要以及如何傳遞給他們。專案經理需要花費大量的時間和精力進行專案的溝通工作。最極端的調查報告顯示,專案經理要拿出全部專案80%~90%的時間進行溝通工作。
ITO
輸入
專案管理計劃
利害關係人登記冊
主要溝通對象(主要幹人)
關鍵影響人
次要溝通對象(次要幹係人)
事業環境因素
組織過程資產
工具和技術
分析溝通需求
溝通技術
溝通模型
溝通方法
互動式溝通
推式溝通
拉式溝通
會議
輸出
專案溝通管理計劃
溝通管理計劃可以以多種方式存在,正式的或非正式的、詳細的或簡單概括的、包含在專案總體管理計劃內或專案總體管理計劃的從屬部分等。
專案文件更新
管理溝通
意義
根據溝通管理計劃,產生、收集、發布、儲存、檢索及最終處置項目資訊的流程
進行溝通過程管理的最終目標,就是保障幹係人之間有效溝通。有效溝通包括效果和效率兩方面的內容。
ITO
輸入
專案溝通管理計劃
工作績效報告
事業環境因素
組織過程資產
工具和技術
溝通技術
重點在於確保所選擇的溝通技術適合所需溝通的訊息
溝通模型
重點是確保所選的溝通模型適合正在進行的項目,確保識別並管理溝通模型中的任何障礙
溝通方法
重點是確保已創建並發布的信息能夠被接收和理解,從而可以對該信息進行回應和反饋
資訊管理系統
專案經理在管理專案時,可以採用多種資訊管理系統,只要是能夠對溝通管理起到促進作用的,又不會受到資金、成本等方面製約的資訊管理系統都可以使用,如傳統的紙質文件管理系統、電子資訊交流系統、專業的資訊管理系統
績效報告
專案經理在專案進行中,依照計畫要求,定期或不定期的進行以下工作:收集和發布資訊;分析現狀、進度以及預測結果的報告績效的工作
輸出
專案溝通
更新的專案管理計劃
專案文件更新
更新的組織過程資產
控制溝通
意義
在專案執行的過程中對溝通過程進行適當的監督和控制,以確保溝通過程的目的得以實現。
ITO
輸入
專案管理計劃
專案溝通
問題日誌
工作績效數據
組織過程資產
工具和技術
資訊管理系統
專家判斷
會議
專案的例會
專案啟動會議
專案總結會議
輸出
工作績效訊息
變更請求
更新的專案管理計劃
更新的其他專案文件
組織過程資產更新