心智圖資源庫 第7章專案範圍管理(1)
軟考中項/系統整合專案管理工程師/第7章專案範圍管理(1),確保專案做且只做所需的全部工作,以成功完成專案的各個流程。
編輯於2024-02-24 02:11:52Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
第7章 專案範圍管理 (1)
概念
意義
確保專案做且只做所需的全部工作,以成功完成專案的各個流程
關注的焦點
什麼是包括在專案之內的,什麼是不包括在專案之內的,即為專案工作明確劃定邊界
專案範圍是專案其他各方面管理的基礎。
確認專案範圍的作用(重要性)
清楚了專案的工作具體範圍和具體工作內容,為提高成本、時間和資源估算的準確性提供了基礎。
專案範圍既然是確定要完成哪些具體的工作,專案範圍基準是確定專案進度測量和控制的基準。
專案範圍的決定就是確定了專案的具體工作任務,有助於清楚的責任劃分和任務分配。
比較
產品範圍
表示產品、服務或結果的特性與功能(需求分析、技術面)
是否完成以產品要求作為衡量標準
專案範圍
為了完成具有規定特徵和功能的產品、服務或結果,而必須完成的專案工作(管理方面)
是否完成以專案管理計劃、專案範圍說明書、WBS、以及WBS字典作為衡量標準
6個過程
1||| 編制範圍管理計畫流程
對如何定義、確認和控制專案範圍的流程進行描述
2||| 收集需求
為實現專案目標,明確並記錄專案利害關係人的相關需求的過程
3||| 定義範圍
詳細描述產品範圍和專案範圍,編制範圍說明書,作為以後專案決策的基礎
4||| 建立工作分解結構(WBS)
把整個專案工作分解為較小的、易於管理的組成部分,形成一個自上而下的分解結構
計劃
5||| 確認範圍
正式驗收已完成的可交付成果
6||| 範圍控制
監督專案和產品的範圍狀態、管理範圍基準變更
監控
實現過程
步驟(一) 編制範圍管理計劃
意義
是專案或專案集管理計畫的組成部分,描述如何定義、制定、監督、控制和確認專案範圍
作用
有助於降低專案範圍蔓延的風險
編制範圍管理計畫和細化專案範圍始於下列資訊的分析
專案章程中的信息
專案管理計劃中已批准的子計劃
特點
根據專案需要,範圍管理計劃可以是正式或非正式的,非常詳細或高度概括的
一個範圍管理計劃可以包括在專案管理計劃中,或是專案管理計劃的一個分計劃
是製定專案管理計劃過程和其他範圍管理過程的主要依據
ITO
輸入 Input
(1) 專案管理計劃
依據專案管理計劃中已核准的子計劃來建立範圍管理計劃
(2) 專案章程
專案章程提供了高層的專案描述和產品特徵。產品特徵出自專案工作說明書。
(3) 事業環境因素
包括組織文化、基礎建設、人事管理制度、市場條件
(4) 組織過程資產
包括政策和程序以及歷史資訊和經驗教訓知識庫
工具與技術 Tool&Technology
a. 專家判斷
b. 會議
Output 輸出
1||| 範圍管理計劃(乙方)
是專案或專案集管理計畫的組成部分,描述如何定義、制定、監督、控制和確認
根據專案需要,範圍管理計劃可以是正式的或非正式的,非常詳細的或高度概括的
內容(管理過程)
1||| 制定詳細範圍說明書
2||| 根據詳細專案範圍說明書建立WBS
3||| 維護和批准工作分解結構WBS
4||| 正式驗收已完成的專案可交付成果
5||| 處理詳細專案範圍說明書或WBS的變更。該工作與實施整體變更控制過程直接相聯。
2||| 需求管理計劃(甲方)
意義
描述如何分析、記錄和管理需求,以及階段與階段間的關係對管理需求的影響。
專案經理為專案選擇最有效的階段間關係,並將它記錄在需求管理計劃中。
內容
(1) 如何規劃、追蹤和報告各種需求活動
(2) 配置管理活動
(3) 需求優先排序過程
(4) 產品測量指標及使用這些指標的理由
(5) 用來反映哪些需求屬性將列入追蹤矩陣的追蹤結構
(6) 收集需求過程
以階段關係為基礎
步驟(二) 收集需求
意義
是為實現專案目標而確定、記錄並管理利害關係人的需要和需求的過程
作用
為定義和管理專案範圍(包括產品範圍)奠定基礎
ITO
輸入 Input
(1) 範圍管理計劃
(2) 需求管理計劃
(3) 利害關係人管理計劃
(4) 利害關係人登記冊
注意:無 [利害關係人清單]
(5) 專案章程
注意:無 [事業環境因素、組織過程資產]
工具與技術 Tool&Technology口訣:元芳因關文洗新錶絕交
(1) 訪談
透過與幹係人直接交談來獲取資訊的正式或非正式的方法,一對一或一對多,可用於獲取機密資訊
最基本的手段,直接
(2) 焦點小組
召集預定的利害關係人和主題專家,了解他們對所討論的產品、服務或成果的期望和態度。團體訪談,加入了專家和主持人
主持人、分小組、分主題討論
(3) 引導式研討會
集中主要幹係人,集中討論定義產品需求,強調跨職能和協調幹係人差異,比單項會議更早發現問題,更快解決問題。
跨職能,產品需求、更快
聯合應用設計/開發(JAD)、品質功能展開(QFD)
(4) 群體創新技術
組織一些團體活動來識別專案和產品需求
腦力激盪法
一種用來產生和收集對專案需求與產品需求的多種創意的技術。 不包含投票和排序,但常與包含該環節的其他群體創新技術一起使用
名義小組技術
用於促進腦力激盪的技術,透過投票排列最有用的創意,以便進一步進行腦力激盪或優先排序。
德爾菲技術
概念/心智圖
把從腦力激盪中獲得的創意整合成一張圖的技術,以反映創意之間的共通性與差異,激發新創意。
親和圖
用來對大量創意進行分組的技術,以便進一步檢視和分析
多標準決策分析
借助決策矩陣,以系統分析方法建立諸如風險等級、不確定性和價值效益等多種標準,從而對眾多方案進行評估和排序的一種技術
(5) 群體決策技術
為達到某種期望結果,對多個未來行動方案進行評估的過程。 本技術用於產生產品需求,並對產品需求進行歸類和優先排序
1||| 一致同意
每個人都同意某個行動方案
2||| 大多數原則 [超過50%]
參與決策小組的人數定為奇數,防止因平手而無法達成決策
3||| 相對多數原則
通常在候選項超過兩個時使用
4||| 獨裁
一個人為群體做決策
在收集需求過程中,二者可合併使用
(6) 問卷調查
透過設計一系列書面問題,向許多受訪者快速收集資訊
適用情況:受眾多元、需快速完成調查,受訪者地理位置分散、適合進行統計分析,
(7) 觀察
也稱「工作追蹤」直接觀察個人在各自環境中如何開展工作和實施流程
適用情況:產品使用者難以或不願意清楚說明他們的需求
(8) 原型法
在實際製造預期產品之前,先造出該產品的實用模型,並據此徵求對需求的早期回饋。
漸進明細/反覆循環
(9) 標竿對照
將實際和計劃的做法與其他可比較組織的做法進行比較,以便識別最佳實踐,形成改進意見,並為績效考核提供依據。
所採用的可比較組織可以是內部或外部的。
(10) 系統互動圖
是範圍模型的一個例子。是對產品範圍的視覺化描繪,顯示業務系統及其與人和其他系統之間的互動方式。顯示了業務系統的輸入、輸入提供者、輸出、輸出接收者
顯示了業務系統的輸入、輸入提供者、業務系統的輸出和輸出接收者
(11) 文件分析
透過分析現有文檔,識別與需求相關的信息,來挖掘需求。
可供分析的文檔:商業計劃、行銷文獻、協議、建議邀請書、現行流程、邏輯資料模型、業務規則庫、應用軟體文件、業務流程或介面文件、用例、其它需求文件等
Output 輸出
(1) 需求文件
要求
需求文件的格式多種多樣,既可以是一份按幹係人和優先級分類列出全部需求的簡單文件,也可以是一份包括內容提要、細節描述和附件等詳細文件
內容 口訣:幹姐也想過製嫁衣
(1) 業務需求
(2) 利害關係人需求
(3) 解決方案需求
(4) 專案需求
(5) 過渡需求
(6) 與需求相關的假設條件、依賴關係和限制因素
(2) 需求追蹤矩陣
意義
把產品需求從其來源連結到能滿足需求的可交付成果的一種表格
作用
把每個需求與業務目標或專案目標連結起來,有助於確保每個需求都具有商業價值
提供了在整個專案生命週期中追蹤需求的一種方法
有助於確保需求文件中被批准的每項需求在專案結束的時候都能交付
為管理產品範圍變更提供了框架
內容
1||| 業務需求、目標、機會和目的
2||| 專案目標
3||| 專案範圍(WBS可交付成果)
4||| 產品設計
5||| 產品開發
6||| 測試策略和測試場景
7||| 高階需求到詳細需求
典型屬性
1||| 唯一識別
2||| 需求的文字描述
3||| 收錄該需求的理由
4||| 擁有者
5||| 來源
6||| 優先等級
7||| 版本
8||| 目前狀態
9||| 狀態日期
補充屬性
穩定性
複雜性
驗收標準
步驟(三) 定義範圍
意義
制定項目和產品詳細描述的過程
主要作用
明確所收集的需求哪些將包含在專案範圍內、哪些將排除在專案範圍之外,從而明確專案、服務或輸出的邊界
可以增加專案時間、成本和資源估算的準確度,定義專案控制的依據,明確相關責任人在專案中的責任,明確專案的範圍、合理性和目標,以及主要可交付成果
專案邊界
應該做的工作和不需要進行的工作分界線。 定義範圍最重要的任務就是詳細定義專案的專案邊界。專案的範圍邊界一定是閉合的。
ITO
輸入 Input
(1) 範圍管理計劃
(2) 專案章程
(3) 需求文件
(4) 組織過程資產
工具與技術 Tool&Technology
(1) 產品分析
旨在弄清楚產品範圍,並將對產品的要求轉化成專案的要求
包括產品分解、系統分析、需求分析、系統工程、價值工程、價值分析
(2) 專家判斷
常用來分析制定範圍說明書所需的信息,專業判斷和專業知識可用來處理各種技術細節
(3) 備選方案生成
用來制定盡可能多的潛在可選方案的技術,用於識別執行專案工作的不同方法
可用於產生備選方案的技術有:腦力激盪、橫向思考、替代方案分析
(4) 引導式研討會
具有不同期望和專業知識的關鍵人物參與研討會,有助於就專案目標和專案限制達成跨職能的共識
快速定義跨職能需求和協調利害關係人差異的重要技術
Output 輸出
1||| 專案範圍說明書
定義
專案範圍、主要可交付成果、假設條件和限制因素的描述
專案範圍說明書描述要做和不要做的工作的詳細描述,決定著專案管理團隊控制整個專案的有效程度 對專案範圍進行管理,又可以決定專案團隊能否很好的規劃、管理和控制專案的執行
內容 口訣:球邊放牧可約架
(1) 專案目標
包括衡量專案成功的可量化標準。沒有量化的目標通常隱含著較高的風險
(2) 產品範圍描述
描述了專案承諾交付的產品、服務和結果的特徵。在早期比較粗略,後期隨著產品特徵逐步細化會更加詳細
(3) 專案需求
描述了專案承諾交付物要滿足合約、標準、規範或其它強制性文件所必須具備的條件和能力
(4) 專案邊界
嚴格的定義了專案內容可包括什麼和不可不包括什麼,以防有的專案利害關係人假定某些產品或服務是專案的一部分
(5) 專案可交付成果
在某一流程、階段或專案完成式,產出的任何獨特且可核實的產品、成果或服務 包括:各種輔助成果,如專案管理報告和文件
(6) 項目限制因素
專案範圍說明書的限制條件比專案章程所列的約束條件更多,而且更詳盡。
限制因素的資訊可以列入專案範圍說明書,也可以獨立成冊。
包括內容:例如,客戶或執行組織事先確定的預算、強制性日期、進度里程碑
(7) 假設條件
假設條件的資訊可以列入專案範圍說明書,也可以獨立成冊。
與範圍相關的假設條件,以及當這些假設不成立時對專案造成影響 作為計劃過程的一部分,專案團隊要經常識別、記錄和確認創設條件的有效性
2||| 專案文件更新
其它
收集需求過程中識別出的所有需求未必都包含在專案中,需要多次重複進行定義範圍過程。
根據專案啟動過程中記載的主要可交付成果、假設條件和限制因素來編制專案範圍說明書。在專案規劃過程中,隨著對專案資訊的更多了解,應該更詳細具體地定義和描述專案範圍。還需要分析現有風險、假設條件和限制因素的完整性,並做必要的增補或更新。需要多次重複開展定義過程。在迭代型生命週期的專案中,先為整個專案確定一個高階的願景,再針對每一次迭代明確詳細範圍。
專案章程與專案範圍說明書
聯繫
二者內容存在一定程度的重疊
差別
二者內容詳細程度完全不同
專案章程包括高層的信息
專案範圍說明書則是專案範圍的詳細描述。專案範圍需要在專案過程中漸進明細。