Estudiar y analizar permanentemente la organización y el funcionamiento general de la empresa o área de estudio tratando de:
Recabar los datos necesarios que permitan conocer objetivos y políticas de la
Analizar la estructura y las funciones de cada una de las unidades administrativas que integran la empresa
Proponer y, en caso, adaptar los sistemas administrativos y modificaciones que permitan elevar la eficiencia
Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información con el fin de:
Recabar datos que permitan evaluar constante, la eficiencia de los sistemas utilizados.
Analizar el flujo de datos y los sistemas para determinar si cada nivel de la organización recibe la información significativa para la toma de decisiones que les corresponde.
Realizar el análisis, diseño y control de formas impresas, procurando su adecuación al funcionamiento de los sistemas establecidos
Estudiar y analizar permanentemente los procedimientos y relaciones de organización en términos de límites en la estandarización del trabajo, la simplificación y la medición de laproductividad, para lo cual se necesita:
Aplicar sistemas de oficina, enfatizando los flujos de trabajo administrativos y las relaciones de organización establecida para el proceso de trabajo.
Determinar unidades medibles de trabajo, relacionados con el número de empleados que se necesitan para la ejecución de cierto volumen de trabajos
Diseñar sistemas más eficientes y comprar las distintas opciones para seleccionar la más indicada: incluyendo el estudio de métodos manuales, mecanizados o electrónicos, con el fin de:
Diseñar procedimientos correspondientes a los sistemas nuevos o modificados.
En su caso, diseñar y aprobar modelos para la simulación de sistemas con el fin de seleccionar la alternativa más adecuada.
Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado, observando su aplicación y actualización.
Revisar la implantación de nuevos métodos, y realizar la revisión periódica, sobre bases comparativas, de la efectividad de los sistemas y procesamientos, para lo cual hay que aplicar programas de valoración, aunque podría considerase como la fase final del programa de sistema de oficinas, se desarrolla por separado.
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