Galeria de mapas mentais Gestão de Informação – Introdução aos Arquivos
Este é um mapa mental sobre gestão da informação – uma introdução à ciência arquivística, incluindo regulamentos arquivísticos e ética profissional arquivística, instituições arquivísticas, empreendimentos arquivísticos e sua composição, etc.
Editado em 2023-12-04 20:27:02A segunda unidade do Curso Obrigatório de Biologia resumiu e organizou os pontos de conhecimento, abrangendo todos os conteúdos básicos, o que é muito conveniente para todos aprenderem. Adequado para revisão e visualização de exames para melhorar a eficiência do aprendizado. Apresse-se e colete-o para aprender juntos!
Este é um mapa mental sobre Extração e corrosão de mim. O conteúdo principal inclui: Corrosão de metais, Extração de metais e a série de reatividade.
Este é um mapa mental sobre Reatividade de metais. O conteúdo principal inclui: Reações de deslocamento de metais, A série de reatividade de metais.
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Introdução à Arquivística
Capítulo 1 Conceito de Arquivo e Fenômeno de Arquivo
1. Definição e análise de arquivos
1.A definição e essência dos arquivos
⑴Definição
Arquivos: Informações solidificadas com função de registro original clara e definida, formadas diretamente por organizações sociais e indivíduos em atividades de práticas sociais passadas.
⑵Essência
Os arquivos são essencialmente registros originais da vida social. Ou seja, a registrabilidade original é a característica essencial dos arquivos.
2. Compreensão da definição de arquivo
⑴Socialidade
Os arquivos são formados diretamente por pessoas em atividades sociais, e não por produtos da natureza.
⑵Histórico
Numa perspectiva tensa, o arquivo é algo que já foi formado, e não algo que está sendo formado ou ainda não foi formado.
⑶Certeza
As informações do conteúdo do arquivo são claras e precisas e estão anexadas a um determinado suporte material.
⑷Registrabilidade original
Os arquivos são registros de informações originais formados diretamente por pessoas em atividades sociais e têm um efeito de registro original direto em atividades sociais passadas.
3. A própria forma de existência dos arquivos e seu processo de formação
⑴Forma de existência de arquivos
Refere-se à forma específica de existência na realidade. Principalmente documentos, mas também um grande número de registros de informações não-clericais.
⑵O processo de formação de arquivos
Refere-se ao processo desde a produção de várias formas de documentos até à sua preservação formal como arquivos e funcionamento como arquivos.
“Produção intencional e não intencional, processamento e preservação intencional”
4. Compreender a autenticidade e fiabilidade dos arquivos
⑴Se o conteúdo dos arquivos estiver livre de imprecisões, distorções e falsificações, então eles são os mais autênticos e confiáveis entre todos os tipos de informações que registram os mesmos fatos históricos.
⑵ Os arquivos contêm imprecisões, distorções, falsificações e até falsificações. Este fato objetivo é registrado com precisão, solidificado e mostrado ao mundo pela forma de existência dos arquivos. Ainda tem outro significado.
2. A relação entre arquivos e coisas relacionadas
1. Arquivos e informações
⑴Contato
Conceito de espécie e conceito de gênero: A informação arquivística é uma forma de existência de informação, e os arquivos são um importante recurso de informação na sociedade humana.
⑵Diferença
Status: Os arquivos são os recursos de informação nativos mais autênticos, confiáveis, autorizados e credenciados.
2. Arquivos e Documentos
⑴Contato
A relação é próxima e complexa. As conotações são diferentes, mas as denotações se sobrepõem em uma grande área.
⑵Diferença
①A essência e a conotação central são diferentes: registros de informações não originais também podem se tornar documentos.
② Os documentos prestam atenção ao valor histórico e cultural, e os arquivos também prestam atenção ao valor de uso prático.
③O conteúdo da literatura é geralmente mais sistemático e completo, enquanto os arquivos incluem um grande número de registros fragmentários e esporádicos.
3. Arquivos e documentos
⑴Contato
Uma relação de conversão direta na forma real. Logicamente, as conotações são diferentes e as denotações se sobrepõem.
⑵Diferença
①A forma real dos arquivos inclui não apenas documentos, mas também não documentos. Apenas alguns documentos com registros originais fortes, alto valor de referência e procedimentos de processamento de documentos concluídos podem ser convertidos em arquivos.
②Essencialmente diferente: a capacidade de registro original não é a essência dos documentos. Os documentos são essencialmente ferramentas de transmissão de informações para as pessoas lidarem e resolverem problemas práticos e específicos. A comunicação está espalhada principalmente no espaço e é obrigatória.
4. Arquivos e livros
⑴Contato
A relação é relativamente próxima e há semelhanças na gestão.
⑵Diferença
① Essencialmente diferente: Os livros são essencialmente a cristalização do conhecimento sistemático.
② Diferentes funções sociais: Os arquivos são utilizados para resolver problemas práticos da realidade e compreender e estudar fatos históricos. Os livros são usados para aprender conhecimento sistemático e cultivar o caráter.
② As características das partes de interseção são diferentes: o conhecimento no conteúdo do arquivo são fragmentos de conhecimento assistemáticos. Os registros históricos no conteúdo do livro não são registros originais diretos, mas sim conhecimento sistemático processado e refinado.
5. Arquivos e informações
⑴Contato
Na verdade, é o mais próximo e tem o relacionamento mais próximo. As extensões se sobrepõem em grandes áreas e a extensão dos dados é maior que a dos arquivos.
⑵Diferença
① Dados são um conceito relativo e altamente dinâmico e sua extensão é extremamente ampla. Todas as informações relevantes que têm determinado valor para as pessoas estudarem e resolverem determinado problema podem ser chamadas de dados. Os arquivos não possuem a relatividade e a dinâmica dos dados.
② Os arquivos podem ser visualizados e usados como dados, mas os dados não podem ser visualizados e usados como arquivos.
6. Arquivos e relíquias culturais
⑴Contato
A conotação é a mais próxima. Há alguma sobreposição de conotação. Todos têm valor histórico e cultural.
⑵Diferença
①Arquivos importantes podem ser usados como coleção de relíquias culturais porque possuem registros originais e funções históricas e culturais. No entanto, a maioria das relíquias culturais não pode tornar-se arquivo, porque a maioria das relíquias culturais são itens práticos e o conteúdo da informação histórica registada não é claro e pouco claro.
②A clareza e certeza das informações do conteúdo é a diferença fundamental entre os dois. Somente objetos físicos com texto podem se tornar arquivos físicos e serem coletados pelo departamento de arquivos.
3. Tipos de arquivos
1. Arquivos oficiais e arquivos privados (Público e privado, atributos que formam o campo)
⑴Arquivos oficiais: referem-se aos arquivos formados por pessoas em suas atividades oficiais, e os principais sujeitos de sua formação são órgãos públicos ou outras organizações sociais.
⑵Arquivos privados: referem-se aos arquivos formados na vida privada das pessoas, e os principais sujeitos de sua formação são os indivíduos.
2. Arquivos históricos e arquivos atuais (Mais cedo ou mais tarde, tempo de formação e função)
⑴Arquivos históricos: referem-se a arquivos que foram formados anteriormente, estão mais distantes do presente e desempenham principalmente um papel histórico e cultural.
⑵Arquivos atuais: referem-se a arquivos que foram formados há relativamente pouco tempo, estão relativamente próximos do tempo presente e servem principalmente para verificar a realidade.
3. Arquivos administrativos, arquivos científicos e tecnológicos e arquivos especializados (aplicativo comum)
⑴ Arquivos documentais: na verdade, referem-se aos arquivos administrativos, ou seja, uma categoria arquivística formada diretamente nas atividades de gestão administrativa da sociedade. Sua essência é destacar a posição dominante dos arquivos administrativos ou políticos na família dos arquivos.
⑵Arquivos de ciência e tecnologia: referem-se a documentos científicos e tecnológicos com certo valor de preservação que são formados diretamente por pessoas em atividades de ciência e tecnologia e produção. É também uma importante categoria de arquivo na família de arquivos, como desenhos, resumos de projetos, relatórios de pesquisas científicas, etc.
⑶Arquivos especializados: É um termo geral para um sistema orgânico composto por vários documentos especializados que as pessoas selecionam e preservam através de trabalho criativo para serem examinados. (Documentos especiais referem-se a vários tipos de portadores com tipos de linguagem relativamente estáveis e finalidades de gravação que são produzidos e utilizados por agências, empresas, instituições e outras organizações sociais, a fim de atingir objetivos funcionais relevantes ao exercer determinadas atividades profissionais. Registros de dados e informações, como arquivos contábeis, arquivos pessoais, arquivos de litígio, etc.)
4. Arquivos após a fundação da República Popular da China, arquivos históricos revolucionários e arquivos do antigo regime (perspectiva de gestão administrativa)
⑴ Arquivos após a fundação da República Popular da China: Também conhecidos como arquivos do período da República Popular da China, referem-se aos arquivos estatais formados na China após a fundação da República Popular da China em 1º de outubro de 1949 .
⑵Arquivos históricos revolucionários: também conhecidos como arquivos do regime revolucionário, referem-se a arquivos estatais formados pelo Partido Comunista da China e seu poder militar, político, empresas, instituições, sociedades e outras organizações sociais e indivíduos antes da fundação da República Popular. da China.
⑶Arquivos do antigo regime: referem-se a todos os arquivos de propriedade do Estado, exceto os arquivos históricos revolucionários anteriores à fundação da República Popular da China.
5. Novos arquivos transportadores (arquivos audiovisuais ou audiovisuais) e arquivos eletrônicos (arquivos eletrônicos)
Capítulo 2 A Origem dos Arquivos
1. A Origem dos Arquivos
1. Várias teorias sobre a origem dos arquivos
⑴Texto é condição necessária para geração de arquivos.
⑵O surgimento da escrita e do país é condição indispensável para a produção de arquivos.
⑶ Os registros formados por métodos de gravação originais são arquivos, como nós, gravuras, desenhos, etc.
2. Origem dos Arquivos Chineses
3. Origem dos arquivos estrangeiros
2. A evolução dos formulários de arquivo
1. Antigos arquivos chineses antes do uso do papel
Arquivos de ossos Oracle, arquivos epigráficos, arquivos de deslizamento, arquivos de seda
2. Antigos arquivos estrangeiros antes do uso do papel
Arquivos de pedra, arquivos de tabuinhas de argila, arquivos de papiro, arquivos de pergaminho, arquivos de tabuinhas de cera, arquivos de metal, arquivos de folhas de palmeira e arquivos de casca de bétula.
3. Arquivos em papel, arquivos audiovisuais e arquivos eletrônicos
⑴Arquivos de papel
O surgimento do papel promoveu a primeira revolução nos meios de arquivo. O número de arquivos aumentou e a gestão de arquivos tornou-se mais científica e padronizada.
⑵Arquivos de áudio e vídeo
Arquivos audiovisuais: Também conhecidos como arquivos audiovisuais ou arquivos audiovisuais, referem-se a arquivos que registram sons ou imagens formados por instituições e indivíduos em diversas atividades sociais.
⑶Documentos/arquivos eletrônicos
Arquivos eletrônicos: referem-se a arquivos gerados em dispositivos e ambientes digitais, armazenados em formato digital em discos, fitas, discos ópticos e outros suportes, utilizados em computadores e outros equipamentos de sistema para leitura e processamento, e podem ser transmitidos em redes de comunicação.
Capítulo 3 O valor e a função dos arquivos
1. Visão geral do valor e do papel dos arquivos
Valor arquivístico: refere-se à utilidade dos arquivos para o país, organizações sociais ou indivíduos. É a categoria da relação entre o sujeito e o objeto.
2. A forma de valor dos arquivos
(1) Valor da credencial e valor da inteligência
1. Valor do voucher
⑴Visão geral
Os arquivos são a prova autêntica da história, e a sua característica certificável constitui um dos valores básicos dos arquivos, o valor voucher.
⑵Desempenho específico
①O valor documental dos arquivos é a característica mais básica que diferencia os arquivos de outros tipos de informação. Os arquivos são materiais originais e registos históricos conclusivos. Podem tornar-se uma base para examinar, pesquisar e lidar com questões, provas para identificar direitos, obrigações e responsabilidades legais, e uma ferramenta para a luta política, a luta diplomática e a educação do povo.
②A razão pela qual os arquivos têm valor documental é determinada pelo conteúdo e pelas características formais do processo de formação do arquivo e seus resultados. Em primeiro lugar, olhando para o conteúdo dos arquivos, ele foi transformado a partir de documentos que foram utilizados diretamente na época. Registra objetivamente situações históricas passadas e é uma evidência histórica convincente. Em segundo lugar, a julgar pelas características formais dos arquivos, os documentos conservam marcas históricas reais. Estas marcas originais e dados originais tornam-se a marca da originalidade e autenticidade dos arquivos.
2. Valor de inteligência
⑴Visão geral
Os arquivos são registros de fatos, conhecimentos e experiências. Suas características confiáveis, extensas e referenciais constituem outro valor básico dos arquivos, o valor da informação.
⑵Desempenho específico
① Os arquivos registam os factos e processos de actividades históricas e registam os processos de pensamento das pessoas em diversas actividades, para que possam fornecer às pessoas informações de inteligência interligadas, sistemáticas e extensas.
②O valor informativo dos arquivos reflete-se nas coleções de arquivos em diferentes níveis. Em primeiro lugar, reflecte-se nos materiais arquivísticos de um arquivo ou mesmo da Rede Nacional de Arquivos; em segundo lugar, reflecte-se na combinação unitária de um certo número de documentos e, em terceiro lugar, reflecte-se em diferentes manuscritos do mesmo documento ou do mesmo documento; tinta revisada do mesmo manuscrito.
(2) Valor realista e valor a longo prazo
1. Valor realista
O valor real dos arquivos também pode ser chamado de valor atual, que se refere à utilidade dos arquivos para atividades práticas sociais reais.
2. Valor a longo prazo
O valor a longo prazo dos arquivos significa que a actualidade do valor dos arquivos pode ser estendida a um futuro distante e pode satisfazer as necessidades dos utilizadores de todos os aspectos da sociedade durante um longo período de tempo.
(3) Valor para o criador e valor para a sociedade
1. O primeiro valor do documento
O primeiro valor de um documento é o valor do documento para o órgão onde foi constituído. É o valor original do documento, incluindo valor administrativo, valor jurídico, valor financeiro e valor de execução.
2. O segundo valor do documento
O valor secundário dos documentos é o valor dos documentos para outras agências e usuários individuais, também conhecido como valor subordinado ou valor arquivístico, incluindo valor de evidência e valor de inteligência.
3. O papel dos arquivos
1. Função administrativa
Os arquivos são verdadeiros registos de instituições e organizações sociais a todos os níveis que desempenham as suas funções e se envolvem em actividades de gestão. Estes registos são eficazes para que o pessoal da instituição, da região e até mesmo do país acompanhe as suas idas e vindas e mantenha a continuidade das suas atividades. políticas, sistemas, ordem e métodos de trabalho A natureza e a natureza científica da tomada de decisões têm um papel insubstituível como evidência e referência. Este papel pode ser chamado de papel de governança ou papel administrativo.
2. Função empresarial
Os arquivos podem desempenhar um papel importante como prova e referência em todas as áreas de negócio, tornando-se o suporte de informação e garantia das atividades empresariais. Os arquivos registam as situações, resultados, experiências e lições relevantes aprendidas com as operações e o desenvolvimento de várias indústrias. São os registos de atividades empresariais anteriores e as condições para a continuidade das atividades empresariais.
3. Papel cultural
O papel cultural dos arquivos refere-se principalmente ao facto de os arquivos serem uma preciosa riqueza espiritual e cultural criada pelos seres humanos, e às diversas funções que desempenham na acumulação, disseminação, desenvolvimento e progresso da cultura social humana. Os arquivos são a expressão concentrada da cultura nacional, a acumulação da cultura histórica, o meio de herança histórica e cultural e a base da inovação cultural.
4. Efeitos jurídicos
O papel jurídico dos arquivos refere-se ao papel probatório desempenhado pelos arquivos na resolução de litígios, no tratamento de casos e outras atividades. O papel jurídico é uma manifestação importante do valor dos documentos de arquivo. Por um lado, o papel jurídico dos arquivos é muito proeminente nas lutas políticas, militares, económicas, diplomáticas e na resolução de disputas territoriais. Por outro lado, o papel jurídico dos arquivos na salvaguarda dos direitos e interesses legítimos do país, do colectivo e dos indivíduos também é muito proeminente.
5Papel educativo
Entre os muitos materiais para a educação social, os arquivos tornaram-se importantes materiais para publicidade e educação devido à sua natureza histórica, intuitiva e primitiva única. Os arquivos são um importante recurso educacional. Eles apresentam materiais originais de primeira mão cuja autenticidade é incontestável, tornando-os irresistivelmente persuasivos e atraentes.
4. Leis e condições para concretizar o valor dos arquivos
(1) A lei de expansão do valor arquivístico
1. Visão Geral
Como os arquivos têm as características de registrabilidade original, singularidade de conteúdo e versão, etc., o valor dos arquivos pode ser ampliado e desenvolvido. Sua expansão tem uma certa regularidade, que pode ser chamada de lei de expansão do valor dos arquivos.
2. Desempenho específico
⑴A expansão do valor arquivístico devido à expansão dos assuntos de valor
Isto se refere à expansão gradual do número de pessoas que podem ter um relacionamento com os arquivos ao longo do tempo, e à ampliação do escopo dos usuários dos arquivos e de suas necessidades, resultando na expansão do valor. As principais razões para a expansão dos assuntos de valor arquivístico são:
①Primeiro, o papel dos arquivos expandiu-se da formação de instituições para toda a sociedade. De acordo com a lei de formação de arquivos, depois de constituídos os arquivos, por um período de tempo, como condição necessária às atividades de trabalho e produção da agência, o alvo de sua função é principalmente a agência. Após um período de tempo, o papel actual dos arquivos irá gradualmente desaparecer ou mesmo terminar, e o seu valor a longo prazo e o seu papel abrangente irão romper o âmbito da organização em que são formados e as necessidades de utilização de todos os aspectos da sociedade. será destacado. O âmbito dos utilizadores expandiu-se das agências formadoras de arquivos para toda a sociedade. O tema do valor dos arquivos rompeu várias restrições iniciais e formou formas de valor ricas e diversas.
②Em segundo lugar, o grau de confidencialidade dos arquivos está diminuindo. Alguns arquivos possuem um certo grau de confidencialidade e são classificados em diferentes níveis, como ultrassecreto, confidencial, secreto, etc. O grau de confidencialidade dos arquivos é essencialmente uma questão do âmbito e do grau de utilização dos arquivos. A confidencialidade dos arquivos não é estática e muda ao longo do tempo e à medida que as condições mudam. Alguns arquivos permanecem confidenciais após vários anos, alguns arquivos tornam-se menos confidenciais com o tempo e alguns perdem a confidencialidade. De um modo geral, é uma tendência geral que a confidencialidade dos ficheiros enfraqueça e diminua gradualmente. A redução gradual da confidencialidade dos arquivos indica que o âmbito dos utilizadores dos arquivos será alargado após o relaxamento das restrições, o que conduzirá inevitavelmente a uma compreensão mais ampla do valor dos arquivos.
⑵Expansão de valor devido a mudanças na natureza das funções dos arquivos
A utilidade dos arquivos para os usuários é multifacetada e esses usos não aparecem ao mesmo tempo. Com o passar do tempo e as mudanças nas condições, não apenas o escopo dos usuários se expande, mas a natureza do papel dos arquivos também muda. , apresentando Mostrar as características de diversidade do valor arquivístico.
① De um modo geral, no início da sua formação, os arquivos desempenhavam principalmente uma função administrativa ou empresarial. Com o final do período atual, o papel dos arquivos expandiu-se gradualmente do simples apoio à informação administrativa e empresarial para a ciência, cultura, educação, justiça,. lazer, etc. todos os aspectos.
②A expansão do papel dos arquivos significa que os arquivos não só podem ser usados para atividades correspondentes, mas também podem desempenhar uma variedade de funções, algumas das quais até excedem as expectativas dos criadores dos arquivos. Isto aumenta as áreas, formas e possibilidades de realização de valor arquivístico.
3. Função
A compreensão da lei da expansão do valor arquivístico tem um papel orientador científico no tratamento da relação entre o atual e o longo prazo, o local e o todo, a confidencialidade e a abertura na gestão de arquivos.
⑴Primeiro, compreender corretamente a direção do serviço e o posicionamento funcional das instituições arquivísticas internas e dos arquivos públicos da unidade. Por um lado, a organização interna dos arquivos deve servir a unidade e promover a realização do valor dos arquivos para os próprios criadores. Ao mesmo tempo, deve acumular ativamente arquivos com valor de uso a longo prazo e criar condições para a realização de arquivos. o valor social dos arquivos públicos deve tomar várias medidas para expandir o alcance ao público em geral e promover a expansão do valor dos arquivos.
⑵Em segundo lugar, determine o tempo razoável de arquivamento e transferência dos arquivos e estabeleça uma estrutura de coleção razoável para se adaptar às características e requisitos de realização do valor arquivístico em diferentes períodos.
⑶Em terceiro lugar, no trabalho de avaliação de arquivos, analisar o valor dos arquivos a partir de uma perspectiva abrangente, histórica e de desenvolvimento para evitar a unilateralidade.
⑷Quarto, aderir ao conceito correto de confidencialidade, adotar medidas de confidencialidade correspondentes para arquivos com requisitos de confidencialidade e formular e implementar um sistema de desclassificação e desclassificação de acordo com as mudanças na situação real objetiva, ajustar oportunamente o nível de confidencialidade do arquivo, rebaixar e desclassificar. , expanda Escopo de utilização.
⑸Quinto, estabelecer um conceito de serviço, abrir ativamente arquivos de acordo com a lei, promover a transformação do trabalho de arquivos de fechado e semifechado para aberto, desenvolver recursos de informação de arquivos de forma mais razoável e extensiva, servir todos os aspectos da sociedade e estudar o desenvolvimento de arquivos em diferentes áreas funcionais e promover a expansão razoável do valor do arquivo em tempo hábil.
(2) A lei da limitação do valor arquivístico
1. Visão Geral
A atualidade do valor do arquivo significa que a utilidade dos arquivos para a sociedade é limitada no tempo. Alguns arquivos são valiosos para os usuários dentro de um determinado período de tempo. Após esse limite de tempo ser excedido, o valor é reduzido ou perdido. Esta lei pode ser chamada de eficiência temporal do valor arquivístico.
2. Desempenho específico
⑴A oportunidade do relacionamento entre os arquivos e as necessidades do usuário.
①A atualidade de diferentes tipos de arquivos tem características diferentes.
② Do ponto de vista do assunto de valor, algumas necessidades dos usuários também são sensíveis ao tempo. Se os arquivos não puderem atender às necessidades dos usuários em tempo hábil, o valor de alguns arquivos se tornará inválido ou sem sentido.
⑵ Oportunidade do formulário de valor de arquivo.
① Os arquivos têm várias formas de valor e essas funções são frequentemente desempenhadas em diferentes períodos de tempo. Por exemplo, no início da sua formação, os arquivos eram utilizados principalmente para funções administrativas e empresariais, mas posteriormente foram transferidos para outras funções, como ciência e cultura.
② O fluxo e refluxo de diferentes funções mostra que os arquivos podem formar valores diferentes em resposta às diferentes necessidades dos usuários em momentos diferentes. As condições sociais, políticas, econômicas e culturais também têm um impacto direto na realização do valor de diferentes formas de. arquivos. Embora os arquivistas compreendam esta tendência de mudança, devem também compreender o momento e as fases da mudança para evitar perder a melhor oportunidade de concretizar determinados valores.
3. Função
Compreender a lei da oportunidade do valor dos arquivos ajudará os arquivistas a compreender o impacto do tempo no valor dos arquivos com pensamento dialético, julgar corretamente a oportunidade dos diferentes arquivos, desenvolver recursos de informação sem perder a oportunidade, fornecer ativamente a utilização e evitar que sejam usados em tempo hábil de arquivos que perderam parte ou todo o seu valor porque foram fornecidos tarde demais.
(3) Condições para perceber o valor dos arquivos
1. Ambiente social
Os sistemas sociais, as regulamentações nacionais relevantes, as políticas, as situações políticas e económicas, etc., têm uma grande restrição na procura de utilização de arquivos e na medida em que as instituições arquivísticas podem fornecer arquivos, tendo assim um impacto direto na formação e realização do valor dos arquivos. relacionamentos.
2. Conscientização do arquivo social
O nível de compreensão das pessoas sobre os arquivos e a compreensão geral dos arquivos na sociedade podem ser chamados de “consciência dos arquivos sociais”. O grau em que as pessoas exigem arquivos e a medida em que o trabalho arquivístico pode satisfazer a procura estão intimamente relacionados com a consciência social dos arquivos. O impacto da consciência dos arquivos sociais na realização do valor dos arquivos reside principalmente em três aspectos: necessidades de utilização dos arquivos, políticas de utilização dos arquivos e conceitos de serviços de arquivos.
3. Nível de gerenciamento de arquivos
O nível de gestão de arquivos afecta directamente a capacidade do departamento de gestão de arquivos de fornecer serviços de arquivo e satisfazer as necessidades sociais, bem como a possibilidade de os utilizadores obterem a informação necessária sobre os arquivos. Portanto, melhorar o nível de gestão de arquivos, desenvolver em profundidade os recursos de informação de arquivos e fornecer serviços de utilização eficiente e de alta qualidade são condições importantes para promover a realização do valor dos arquivos.
Capítulo 4 Arquivos e sua composição
1. Conteúdo do trabalho de arquivo
Visão geral
Trabalho de arquivos: Em termos gerais, inclui trabalho de gestão de arquivos, trabalho administrativo de arquivos, trabalho de educação de arquivos, trabalho de pesquisa científica de arquivos, trabalho de publicidade de arquivos, trabalho de cooperação e intercâmbio internacional de arquivos, etc. O trabalho de arquivo no sentido estrito é trabalho de gestão de arquivos, e o trabalho de arquivo no sentido amplo é empreendimento arquivístico.
(Negócio de arquivos: Sistema empresarial composto por trabalho de arquivo (escritório), trabalho de gestão administrativa, etc., com o objetivo de gerir e desenvolver recursos arquivísticos e servir diversos empreendimentos sociais.)
(1) Trabalho de gerenciamento de arquivos
1. Significado
Trabalho de gestão de arquivos: refere-se ao trabalho de gestão de arquivos utilizando princípios e métodos científicos para servir diversos empreendimentos do partido e do país. Seus conteúdos básicos incluem: recepção e coleta de arquivos, triagem, identificação, armazenamento, catalogação e recuperação, edição e pesquisa, estatísticas e serviços de utilização.
2. Conteúdo básico
⑴ Trabalho de coleta de arquivos
Para resolver a contradição entre a formação descentralizada e a utilização centralizada dos arquivos, foi formada a coleção de arquivos.
⑵Trabalho de arquivo
Para resolver a contradição entre o caos dos arquivos e as exigências sistemáticas de gestão e utilização, formou-se o trabalho de organização dos arquivos.
⑶Trabalho de autenticação de arquivos
Para garantir que os arquivos com valor de preservação possam ser preservados com prioridade e desempenhar o seu papel máximo para atender às necessidades de utilização social, foi formado o trabalho de avaliação de arquivos.
⑷Armazenamento de arquivos
A fim de resolver a contradição entre a vida natural limitada dos arquivos e as necessidades de utilização a longo prazo da sociedade, foi criada a preservação dos arquivos.
⑸ Catalogação e recuperação de arquivos
A fim de resolver a contradição entre o arranjo linear unidirecional do sistema de coleta de arquivos e as diversas e mutáveis necessidades de utilização da sociedade, e para fornecer meios de pesquisa de arquivos, foi formado o trabalho de catalogação e recuperação de arquivos.
⑹ Edição de arquivo e trabalho de pesquisa
Para atender às diversas e extensas necessidades da sociedade quanto à utilização de arquivos, é necessário pesquisar arquivos e compilar e publicar diversos materiais de referência arquivística, que constituem o trabalho de edição e pesquisa de arquivos.
⑺Trabalho estatístico de arquivos
Para compreender a situação básica do trabalho dos arquivos, analisar a regularidade do trabalho dos arquivos e melhorar o nível de gestão dos arquivos, é necessário realizar pesquisas quantitativas de observação e análise sobre a situação dos arquivos e da gestão de arquivos, que constitui o trabalho estatístico. de arquivos.
⑻ Utilização de arquivos
Para atender às reais necessidades da sociedade quanto à utilização dos arquivos, é necessário disponibilizar materiais arquivísticos aos usuários por meio de diversos métodos, que constituem a disponibilização, utilização e serviço dos arquivos.
(2) Arquivos de trabalho administrativo
1. Significado
Trabalho administrativo de arquivos: É uma atividade que visa as necessidades dos diversos empreendimentos nacionais e realiza o planeamento global, organização e coordenação, sistemas unificados, supervisão e orientação do trabalho de arquivos nacionais e locais. O objectivo da administração de arquivos é ajustar continuamente as relações internas e externas do sistema de arquivos, promover o desenvolvimento dos arquivos e servir a economia nacional e o desenvolvimento social.
2. Conteúdo principal
Tendo o departamento de administração de arquivos como centro de organização e coordenação, treinamos e melhoramos as capacidades administrativas e os níveis do pessoal de arquivos, administramos de acordo com a lei, formulação completa de planejamento, sistemas unificados, supervisão administrativa, coordenação organizacional, orientação empresarial e serviços de consultoria através de investigação e investigar e reforçar as tarefas de gestão, melhorar a eficiência da administração de arquivos, promovendo assim a melhoria do nível geral dos empreendimentos arquivísticos.
(3) Trabalho de educação em arquivos
1. A história e a situação atual da educação arquivística no meu país
A educação arquivística é uma parte importante do empreendimento arquivístico. A construção do empreendimento arquivístico requer o desenvolvimento da educação arquivística e o cultivo de talentos profissionais.
① A educação arquivística do meu país começou na década de 1930 e alcançou certo desenvolvimento na década de 1940. Em 1934, o Wuchang Wenhua Library College, privado, criou uma cátedra especial de ensino em gestão de arquivos, marcando o nascimento da educação em arquivos no meu país. Em 1946, a Escola Privada de Arquivos de Chongshi foi fundada em Chongqing.
②Após a fundação da República Popular da China, com o apoio do partido e do governo, com o desenvolvimento da indústria de arquivos do nosso país, a educação em arquivos também alcançou um rápido desenvolvimento. As tentativas de vários tipos de educação em arquivos, como aulas especializadas em arquivos e aulas de treinamento em arquivos, fizeram explorações pioneiras para a criação de educação em arquivos na Nova China.
③Em 15 de novembro de 1952, o Comitê Central do Partido Comunista da China e o Conselho de Assuntos Governamentais tomaram em conjunto a decisão de aprovar o estabelecimento de uma classe especializada em arquivos na Universidade Renmin da China, que marcou o estabelecimento formal do ensino de arquivos na Nova China .
④Depois de entrar na década de 1980, com o desenvolvimento da indústria arquivística do meu país, a educação arquivística do meu país entrou numa fase de desenvolvimento substancial e em grande escala. Desde o seu desenvolvimento, o nosso país formou basicamente um sistema de rede nacional de educação em arquivos multinível, multicanal e relativamente razoável.
2. Estrutura de ensino arquivístico
⑴A estrutura da educação em arquivos refere-se aos vários fatores da educação em arquivos e suas inter-relações. O objetivo da educação arquivística é formar vários profissionais arquivísticos em diferentes níveis e níveis. A estrutura de educação arquivística é uma estrutura composta de vários níveis e várias séries.
⑵De uma perspectiva macro, o sistema educacional de arquivos do meu país geralmente inclui quatro partes: ensino superior, ensino secundário, educação continuada no trabalho e educação social.
① Ensino superior em arquivos: É a parte central da educação em arquivos no meu país. O ensino superior de arquivos em nosso país é a principal forma de cultivar talentos de pesquisa em arquivos de nível médio a alto, talentos de gerenciamento de arquivos, talentos de desenvolvimento de informação e talentos de gerenciamento de arquivos. Inclui três níveis educacionais: estudantes de pós-graduação, estudantes de graduação e estudantes universitários juniores.
② Ensino secundário de arquivos: É a principal forma de formação de gestores juniores de arquivos e pessoal técnico. É uma parte importante do sistema de ensino de arquivos do nosso país. Existem duas formas principais de escolaridade: escolas secundárias profissionais e escolas profissionais.
③ Educação no trabalho em arquivos: É uma educação para melhorar o conhecimento profissional em arquivos para aqueles que já estão envolvidos no trabalho arquivístico. Inclui dois aspectos: um é a educação continuada para o pessoal que recebeu educação profissional arquivística e o outro é o treinamento para o pessoal arquivístico que não recebeu educação profissional arquivística.
④ Educação social em arquivos: Refere-se à promoção do conhecimento sobre arquivos em todos os aspectos da sociedade e ao aumento da conscientização da sociedade sobre os arquivos. Este tipo de educação arquivística pode ser realizada de várias maneiras, como a realização de exposições de arquivos e a escrita de vários livros populares.
(4) Trabalho de publicidade de arquivos
1. Significado
Publicidade de arquivos: É o processo de disseminação de informações e ideias sobre o trabalho dos arquivos para as pessoas, afetando assim o comportamento das pessoas. Especificamente, é uma espécie de orientação e supervisão da opinião pública que promove as leis e políticas do partido e do estado sobre o trabalho arquivístico para a maioria dos arquivistas, fornece-lhes educação ideológica e divulga os arquivos e o trabalho arquivístico para a sociedade. , de modo a aumentar a consciência social do trabalho dos arquivos.
2.Conteúdo
Arquivos publicitários, trabalho de arquivos publicitários, pessoal de arquivos publicitários
3.Formulário
Propaganda oral, uso de meios de comunicação de massa, exibição e exibição de arquivos, arquivos de jornais e periódicos profissionais, site de arquivos.
(5) Arquivos de trabalhos de pesquisa em ciência e tecnologia
1. Significado
Trabalho de pesquisa em ciência e tecnologia arquivística: denominado pesquisa científica arquivística, é um trabalho criativo que estuda e refina os materiais perceptivos da prática do trabalho arquivístico em resultados racionais por meio de investigação, observação, experimento, comparação, análise e outros meios.
2. Conteúdo principal
①Pesquisa teórica básica em arquivística
Inclui a compreensão das coisas arquivísticas, a revelação racional das leis do trabalho arquivístico e a exploração teórica do desenvolvimento dos empreendimentos arquivísticos.
②Pesquisa sobre teorias aplicadas da arquivística
Centra-se principalmente no estudo de teorias básicas de gestão, como coleta de arquivos, identificação, armazenamento, catalogação e recuperação, e compilação e pesquisa.
③Pesquisa em tecnologia aplicada de arquivística
O conteúdo principal é a pesquisa sobre tecnologia de construção e proteção de arquivos e a pesquisa sobre tecnologia moderna de gerenciamento de arquivos.
(6) Cooperação internacional e intercâmbio de arquivos
forma
Participar em atividades de organizações de arquivos internacionais, intercâmbios e cooperação em trabalhos bilaterais de arquivos entre países, e intercâmbios acadêmicos e cooperação em arquivos internacionais, etc.
2. Princípios básicos do trabalho arquivístico
1. Visão Geral
O Artigo 5 da Lei de Arquivos de 1987 estipula: “O trabalho arquivístico deve implementar os princípios de liderança unificada e gestão hierárquica, manter a integridade e segurança dos arquivos e facilitar o uso de todos os aspectos da sociedade”. determina os princípios básicos do trabalho dos arquivos em nosso país.
2.Conteúdo
(1) O princípio da liderança unificada e da gestão hierárquica do trabalho dos arquivos nacionais (essencial)
A liderança unificada e a gestão hierárquica são ambas determinadas pelo sistema socialista do nosso país e uma necessidade objectiva para o desenvolvimento do trabalho de arquivos. É o princípio organizacional e o sistema de gestão do trabalho arquivístico do nosso país. O seu conteúdo específico inclui três aspectos:
⑴Em primeiro lugar, os arquivos nacionais são geridos centralmente por vários níveis e tipos de instituições de armazenamento de arquivos, de acordo com os regulamentos.
Devem ser adoptados diferentes métodos de gestão para arquivos com três propriedades diferentes (nomeadamente, propriedade estatal, propriedade colectiva e propriedade individual), de acordo com as disposições relevantes da Lei dos Arquivos.
① Os arquivos formados por agências estatais, empresas estatais e instituições públicas devem ser transferidos regularmente para a agência de arquivos ou para a equipe de arquivos da unidade, de acordo com os regulamentos para gestão centralizada e unificada. Ao mesmo tempo, os arquivos que precisam ser mantidos por um longo período devem ser transferidos regularmente para os arquivos relevantes, de acordo com os regulamentos.
② Os arquivos que necessitam de preservação a longo prazo por agências e organizações centrais devem ser transferidos para os Arquivos Centrais que necessitam de preservação a longo prazo por agências e organizações locais em todos os níveis devem ser transferidos para arquivos locais abrangentes em todos os níveis; arquivos de tipo transportador ou arquivos mais profissionais Os arquivos serão mantidos por arquivos profissionais relevantes de acordo com os regulamentos nacionais relevantes.
③ Os arquivos de propriedade coletiva e individual que tenham valor de preservação para o país e a sociedade ou que devam ser mantidos confidenciais serão devidamente mantidos pelo proprietário do arquivo.
⑵Em segundo lugar, o trabalho dos arquivos nacionais está sob a liderança dos governos populares a todos os níveis e é gerido por agências administrativas de arquivos a todos os níveis de uma forma unificada, hierárquica e profissional.
① A gestão unificada refere-se à agência de administração dos arquivos nacionais responsável pelo trabalho dos arquivos nacionais.
② A gestão hierárquica refere-se ao facto de os departamentos administrativos de arquivos dos governos populares a nível distrital ou superior serem responsáveis pelo trabalho dos arquivos dentro das suas próprias regiões administrativas.
③A gestão subprofissional refere-se às autoridades centrais profissionais competentes que orientam e supervisionam o trabalho arquivístico deste sistema sob a orientação da agência administrativa dos arquivos nacionais.
⑶Terceiro, implementar a gestão unificada dos arquivos partidários e governamentais e do trabalho dos arquivos partidários e governamentais.
Unificar o trabalho de arquivo do partido e o trabalho de arquivo do governo e implementar um sistema sob a liderança direta dos comités do partido a todos os níveis.
(2) Manter a integridade e segurança dos arquivos (meios)
Manter a integridade e a segurança dos arquivos é um requisito básico para o trabalho arquivístico. Somente mantendo a integridade e a segurança dos arquivos é que a verdadeira aparência histórica do partido e do país pode ser mantida e o papel dos arquivos pode ser plenamente utilizado.
⑴Mantenha a integridade dos arquivos
A integridade dos arquivos inclui dois aspectos: coleção completa de materiais arquivísticos e organização sistemática.
① Coleção completa significa que todos os arquivos com valor de preservação devem ser coletados da forma mais completa possível para alcançar a integridade dos arquivos que são verdadeiramente valiosos para preservação em uma unidade, um sistema, uma região ou mesmo em todo o país.
②Sistema de organização significa que todos os arquivos com valor de preservação devem formar um todo organicamente conectado de acordo com suas regras de formação, de modo a refletir de forma abrangente o processo e a aparência original de determinados sujeitos de atividades sociais envolvidos em atividades sociais.
⑵Mantenha a segurança dos arquivos
A segurança dos arquivos inclui dois aspectos: a segurança física dos arquivos e a segurança do conteúdo dos arquivos.
①Manter a segurança física dos arquivos significa tomar medidas técnicas e de gestão relevantes para proteger os arquivos contra danos e prolongar a vida dos arquivos tanto quanto possível.
②Manter a segurança do conteúdo dos arquivos significa implementar um gerenciamento rigoroso de arquivos confidenciais e arquivos que precisam ser controlados dentro do escopo de uso, para garantir que os arquivos confidenciais não sejam perdidos, vazados ou espalhados além do escopo.
(3) Facilitar o uso por todos os aspectos da sociedade (objetivo)
Facilitar a utilização dos arquivos por todos os sectores da sociedade e satisfazer as necessidades da sociedade em termos de arquivos são os objectivos fundamentais do trabalho dos arquivos. É um padrão importante para testar a eficácia do trabalho arquivístico e uma condição importante para garantir o desenvolvimento do trabalho arquivístico.
3. Sistema de gestão dos empreendimentos arquivísticos
1. Tipos básicos de sistemas de gerenciamento de arquivos
Sistema de gestão de arquivos: refere-se ao sistema e sistema organizacional de gestão de arquivos, incluindo o estabelecimento de departamentos administrativos de arquivos e suas afiliações, divisão de autoridade, etc. Numa perspectiva global, de acordo com a relação entre as agências de arquivos centrais e locais, os sistemas de gestão de arquivos podem geralmente ser divididos em dois tipos básicos: descentralizados e centralizados.
⑴Sistema de gerenciamento de arquivos descentralizado
O sistema descentralizado significa que as agências de arquivos locais em alguns países não aceitam a liderança, orientação e supervisão das agências de arquivos centrais. A maioria dos países que adotam sistemas descentralizados são países federais. Os sistemas descentralizados incluem principalmente: estilo britânico, estilo suíço, estilo americano e outras formas.
⑵Sistema centralizado de gerenciamento de arquivos
Centralização significa que as agências de arquivos locais em alguns países aceitam a liderança, orientação e supervisão das agências de arquivos centrais. As principais formas de centralização incluem o chinês, o francês e o sueco.
2. Desenvolvimento e mudanças no sistema de gestão de arquivos do meu país
O sistema de gestão de arquivos da Nova China passou por várias reformas e mudanças. As principais características das mudanças no sistema de gestão de arquivos são: a indústria de arquivos fez a transição gradual de uma gestão descentralizada para um sistema de gestão centralizado e unificado. melhorando constantemente entre.
Capítulo 5 Instituições de Arquivos
1. Arquivos Públicos
os arquivos do meu país podem ser divididos principalmente em três categorias: arquivos nacionais a todos os níveis, arquivos profissionais (incluindo arquivos especializados e arquivos departamentais) e arquivos de empresas e instituições.
(1) Arquivo Nacional
1. Arquivos Históricos
⑴Os Primeiros Arquivos Históricos da China (preserva principalmente os arquivos das agências centrais das Dinastias Ming e Qing)
⑵O Segundo Arquivo Histórico da China (preserva principalmente os arquivos das agências centrais de vários regimes políticos durante a República da China)
2. Arquivos abrangentes
⑴Visão geral
Arquivos Abrangentes: Geralmente afiliado ao partido e ao governo em todos os níveis, coleta e preserva arquivos formados pelo partido e pelo estado em todos os aspectos das atividades de gestão. Pode ser dividido em dois tipos: arquivos abrangentes de nível central e arquivos abrangentes de nível regional. Existem muitos arquivos abrangentes, que constituem o corpo principal dos arquivos nacionais e dos empreendimentos arquivísticos do meu país.
⑵Propriedades
O Arquivo Nacional Abrangente do meu país é o departamento de gestão que mantém uniformemente os arquivos do Partido e das agências governamentais. É ao mesmo tempo uma instituição partidária e uma instituição estatal.
A natureza científica e cultural dos arquivos abrangentes reflete-se principalmente em:
① Em primeiro lugar, na perspectiva dos objectos de gestão de arquivos, gere registos de actividades políticas, económicas, militares, culturais, científicas e tecnológicas da história, sendo um importante património histórico e cultural e riqueza espiritual e cultural.
② A julgar pelos métodos de atividade e resultados do trabalho dos arquivos, o trabalho dos arquivos é um trabalho de pesquisa. Realizar a gestão científica de arquivos, realizar uma série de estudos, participar na compilação da história e na compilação de diversos resultados de pesquisas e proporcionar a utilização dos arquivos por meio de diversos métodos.
③Do ponto de vista das funções dos arquivos, não só assume a importante tarefa de gestão científica dos arquivos, mas também se dedica ao trabalho de serviço social, desempenhando um papel importante na prosperidade dos empreendimentos culturais nacionais, na promoção do progresso social e na construção da civilização espiritual socialista.
⑶Responsabilidades básicas
Centralizar e unificar os arquivos e materiais relacionados que o partido e o país precisam de manter por muito tempo, manter a verdadeira face da história e servir a verdadeira construção da modernização socialista e as necessidades de longo prazo da história.
⑷Tarefas específicas/básicas
① Primeiro, receber e coletar arquivos e materiais relacionados com valor de preservação permanente e de longo prazo de diversas agências, grupos e suas unidades afiliadas no mesmo nível, e gerenciá-los cientificamente;
②Em segundo lugar, realizar ativamente a utilização de materiais de arquivo através de vários métodos;
③Terceiro, participe da compilação de histórias e diários.
(2) Arquivos Profissionais
1. Significado básico
Arquivos profissionais: referem-se aos arquivos criados pelo Estado para gerir especificamente os arquivos formados em determinado aspecto ou atividade profissional e técnica especial. O seu significado específico pode refletir-se não só nas suas funções profissionais, mas também no conteúdo especial e na forma do suporte dos arquivos. A julgar pelo estabelecimento de arquivos profissionais no meu país, existem arquivos profissionais nacionais, arquivos profissionais locais e arquivos profissionais estabelecidos por um determinado sistema profissional.
2. Digite
⑴Arquivos especiais da operadora
Actualmente, o meu país criou arquivos fotográficos, arquivos de filmes e outros arquivos especiais.
⑵Arquivos de Construção Urbana
Os arquivos de construção urbana são um tipo de arquivo profissional que se estabeleceu anteriormente entre os arquivos profissionais de ciência e tecnologia do meu país e que se desenvolveu rapidamente nos últimos anos. É um arquivo profissional que combina características regionais e características profissionais.
⑶Arquivos do Departamento
Arquivos departamentais referem-se ao tipo de arquivo criado para armazenar certos tipos de arquivos especializados dentro de um determinado sistema profissional.
2. Organização dos arquivos internos
Visão geral
Agência de arquivos internos: refere-se principalmente a uma agência de arquivos estabelecida dentro de uma determinada agência ou organização para manter os arquivos formados pela unidade e principalmente prestar serviços à unidade. Do ponto de vista do seu corpo principal, existem dois tipos principais: arquivos empresariais e salas de arquivos.
(1) Arquivos Corporativos
1. Significado
Os arquivos corporativos são um arquivo que coleta e gerencia os arquivos corporativos.
⑴Os arquivos corporativos possuem atributos gerais de arquivos.
⑵Os arquivos corporativos coletam e gerenciam os arquivos corporativos.
⑶Os arquivos corporativos atendem principalmente à empresa.
2.Recursos
⑴Abrangente
O arquivo corporativo é a base para a preservação dos arquivos corporativos. Existem muitos tipos de arquivos formados no trabalho de gestão empresarial, incluindo arquivos de documentos partidários, governamentais, industriais e corporais, arquivos científicos e tecnológicos, arquivos contábeis, arquivos de gestão empresarial, arquivos de gestão de tecnologia de produção, etc.
⑵Profissionalidade
Na composição dos arquivos corporativos, os arquivos científicos e tecnológicos representam uma grande proporção. Os arquivos corporativos trabalham principalmente em torno de arquivos científicos e tecnológicos com notável profissionalismo. Ao mesmo tempo, as características profissionais dos arquivos corporativos também diferem dependendo do tipo de empresa.
3. Funções
⑴ Como membro do sistema de rede de arquivos nacionais, os arquivos corporativos devem armazenar e preservar arquivos corporativos, servir como um centro de utilização de informações de arquivos corporativos, fornecer serviços à empresa e a todos os aspectos da sociedade, e fornecer serviços aos arquivos nacionais em de forma regular ou irregular, de acordo com os regulamentos relevantes de importância nacional e local.
⑵ Responsável pela coleta, organização, identificação, armazenamento e estatísticas dos arquivos da empresa. A fim de concretizar o propósito da informação arquivística ao serviço da gestão empresarial, os arquivos corporativos devem gerir a informação arquivística, estabelecer um sistema completo de recuperação de arquivos e esforçar-se por modernizar a gestão arquivística.
⑶Compilar e pesquisar informações arquivísticas e desenvolver recursos de informações arquivísticas. Os alvos de atendimento dos arquivos corporativos são principalmente internos, mas também externos. Para este fim, os arquivos corporativos devem compilar e pesquisar seletivamente informações arquivísticas em resposta às mudanças nas atividades de gestão corporativa para fornecer serviços para o bom desenvolvimento das atividades de gestão corporativa; devem também editar e publicar arquivos corporativos e materiais históricos para atender às necessidades de todos; aspectos da sociedade.
⑷Funções de propaganda e educação. Ao realizar exposições de arquivos, promovemos a produção, a operação, o desenvolvimento científico e tecnológico, etc., aumentando assim a consciência arquivística dos gestores das empresas e da sociedade.
4. Estabelecimento de arquivos corporativos
⑴As empresas que configuram arquivos devem ser grandes ou superiores a empresas e grupos empresariais.
⑵A criação de arquivos corporativos deve levar em consideração as condições básicas de trabalho dos arquivos corporativos.
⑶Os arquivos corporativos devem ser uma organização interna da empresa em termos de estrutura organizacional, e os fundos devem ser liquidados pela própria empresa.
⑷ Ao configurar arquivos corporativos, podemos considerar a gestão integrada de arquivos, livros e materiais de informação para alcançar o desenvolvimento e utilização abrangentes dos recursos de informação.
(2) Sala de arquivos
1. Significado
Sala de Arquivos: É uma organização interna para cada organização preservar e gerenciar uniformemente seus próprios arquivos. É parte integrante de toda a organização e é uma organização profissional de gestão organizacional, pesquisa e consulta. Do ponto de vista do trabalho dos arquivos nacionais, o escritório de arquivos é a organização empresarial mais comum, maior e mais básica no sistema de organização do trabalho dos arquivos nacionais.
2. Natureza
⑴O escritório de arquivos é a estrutura organizacional interna da agência.
O trabalho do escritório de arquivos da agência é parte integrante do trabalho da agência. É uma organização profissional criada pela agência para atender às suas próprias necessidades de gestão de arquivos. dentro da unidade e o armazenamento, provisão e utilização de arquivos. Deste ponto de vista, o arquivo é dependente desta agência.
⑵A sala de arquivos é uma instituição transitória para preservação de arquivos
No interesse do país e da sociedade como um todo, e para que os arquivos sejam uma riqueza partilhada pela sociedade e sejam bem conservados, os arquivos também têm a obrigação de transferir os arquivos para o Arquivo Nacional. Portanto, os arquivos geralmente não podem tornar-se uma base para o armazenamento permanente de arquivos, podendo apenas ser uma instituição arquivística transitória e intermediária no armazenamento de arquivos.
⑶A principal tarefa dos arquivos é servir a instituição.
A origem dos arquivos é limitada a esta instituição, e a composição dos arquivos do acervo é única. A julgar pela forma de valor dos arquivos armazenados na sala de arquivo, eles geralmente ainda estão na primeira fase de valor e ainda têm um forte efeito prático na gestão diária da agência. Portanto, a direção de serviço, os objetos de serviço e o escopo de serviço dos arquivos devem se limitar basicamente ao interior do órgão.
3. Função
⑴Por um lado, o escritório de arquivos é um departamento da agência que tem uma função de pessoal e de consultoria. É um assistente no trabalho da agência, fornecendo suporte de informações arquivísticas necessárias para a gestão e atividades funcionais da agência. Portanto, o trabalho de arquivo é parte integrante do trabalho da agência, uma condição necessária para melhorar a eficiência e a qualidade do trabalho da agência, e um meio importante para a continuação do trabalho de gestão e das funções empresariais da agência.
⑵Por outro lado, o escritório de arquivos é a base do trabalho dos arquivos nacionais. O gabinete de arquivos do governo é a fonte de reposição contínua dos arquivos nacionais. A integralidade e a acumulação contínua dos arquivos nacionais dependem, em primeiro lugar, do gabinete de arquivos. No sistema de organização do trabalho dos arquivos nacionais, o gabinete de arquivos é o primeiro local onde os arquivos são utilizados. e desempenhar um papel prático em grande escala depois de formados. A sala de arquivos é uma instituição de transição que preserva antecipadamente os arquivos com valor de longo prazo.
4. Tarefa
⑴Tarefas básicas
Gerir de forma centralizada e uniforme todos os arquivos das diversas categorias e portadores formados pelos diversos departamentos da agência, cumprir as diversas tarefas da agência e acumular arquivos e materiais históricos do partido e do país.
⑵Tarefas específicas
① Fornecer orientação e supervisão sobre o arquivamento de documentos e materiais pelo departamento administrativo ou comercial da agência
As agências de todos os níveis devem estabelecer e melhorar o sistema de arquivamento de documentos e materiais. Todos os documentos e materiais com valor de preservação gerados durante as atividades de trabalho da agência devem ser classificados e arquivados pelo departamento administrativo ou comercial, e arquivados regularmente na agência. arquivos. A secretaria de arquivo do órgão é responsável por orientar e fiscalizar o arquivamento de documentos e materiais do órgão.
② Responsável pela gestão de todos os arquivos e informações relacionadas da unidade, e organizar ativamente o fornecimento de informações para uso
O Gabinete de Arquivos é o departamento que armazena, processa e transmite a informação arquivística do órgão. É responsável pela recolha, triagem, identificação, armazenamento e trabalho estatístico dos arquivos, e compila as ferramentas de recuperação de arquivos e materiais de referência necessários para servir as diversas gestão. atividades da agência. A gestão científica dos arquivos é o trabalho básico do escritório de arquivos, e a prestação de serviços de informação de arquivos à agência é o ponto de partida básico do trabalho do escritório de arquivos.
③Transfira regularmente arquivos com valor de preservação de longo prazo para os arquivos
O trabalho de arquivo é a base do trabalho de arquivo. A integralidade, o valor, a qualidade da classificação e o estado de armazenamento dos ficheiros transferidos pelo arquivo afectam directamente a construção do acervo dos arquivos e a acumulação e protecção do património cultural nacional. Portanto, fazer um bom trabalho no escritório de arquivos desempenha um papel muito importante na acumulação de recursos de informação arquivística nacional e na manutenção da verdadeira face da história.
5.Tipo
⑴Sala de arquivos gerais
A sala de arquivo geral também costuma ser chamada de sala de arquivo da agência e sala de arquivo de documentos, que é a principal responsável pela gestão dos arquivos documentais do partido, do governo, do trabalho e da liga da agência.
⑵Arquivos de tecnologia
Arquivos de Ciência e Tecnologia referem-se a uma instituição arquivística especializada que armazena arquivos de ciência e tecnologia.
⑶Sala de arquivos de áudio e vídeo
Esta é uma sala de arquivo para mídias especiais, como filmes, fotos e fitas de vídeo.
⑷Sala de Arquivo Pessoal
Geralmente vinculados ao departamento de gestão de pessoal ou ao departamento organizacional da agência, alguns também são chamados de quadros ou arquivos de funcionários.
⑸Sala de Arquivos Abrangentes
Esta é uma organização abrangente de gerenciamento de arquivos estabelecida pela agência para gerenciar uniformemente vários arquivos gerais, arquivos especializados e arquivos especiais formados pela agência.
⑹Sala de Arquivos Conjuntos
Algumas agências na mesma área, especialmente na mesma cidade, unem-se para criar uma agência de arquivos, que é responsável pela preservação e gestão dos arquivos gerados por essas agências. Esta agência é geralmente um escritório conjunto de arquivos ou um centro de serviços de arquivos. .
⑺Centro de informações de arquivo
É uma entidade unificada de gestão de informações estabelecida com base na organização original da biblioteca, organização de arquivos ou organização de inteligência. Esta forma organizacional facilita o estabelecimento de sistemas de gestão informática e a implementação de uma gestão moderna. É também propícia ao desenvolvimento e utilização conjunta de recursos de informação.
3. Arquivos de órgãos administrativos
1. Visão Geral
Agências administrativas de arquivos: tais como departamentos e divisões de arquivos em todos os níveis, são os departamentos do partido e do estado que orientam e gerem o trabalho de arquivos. Dado que o trabalho dos arquivos partidários e governamentais do meu país está sob gestão unificada, as agências administrativas de arquivos a todos os níveis são tanto agências partidárias como agências estatais.
2. Responsabilidades Básicas
De acordo com o princípio da gestão unificada do trabalho dos arquivos do partido e do governo, somos responsáveis pela gestão dos assuntos dos arquivos nacionais de forma hierárquica e responsável, e pela supervisão, fiscalização e orientação do trabalho dos arquivos nacionais.
3. Tarefas específicas
⑴ Formular regras e métodos para o trabalho de arquivos, estabelecer um sistema nacional de trabalho de arquivos e formular um plano de desenvolvimento para o trabalho de arquivos.
⑵ Orientar e supervisionar o trabalho arquivístico de diversas agências, tropas, grupos, empresas e instituições públicas, planejar e preparar a construção de arquivos e orientar o trabalho dos arquivos nos negócios;
⑶Pesquisar e revisar os princípios e padrões relacionados ao valor de preservação dos arquivos e ao período de retenção dos arquivos, e supervisionar e revisar as questões de destruição dos arquivos relevantes.
⑷ Organizar e orientar o intercâmbio de experiência de trabalho arquivístico, educação profissional de quadros arquivísticos e pesquisa científica arquivística.
⑸ Organizar e participar de intercâmbios internacionais de trabalhos arquivísticos.
4. Inter-relações entre instituições arquivísticas
Salas de arquivos, escritórios de arquivos e agências de arquivos são os três tipos básicos de instituições de arquivos no meu país.
⑴A agência superior de administração de arquivos tem uma relação de orientação e supervisão comercial com as agências de administração de arquivos de nível inferior;
⑵A agência administrativa de arquivos tem uma relação de orientação e supervisão comercial com agências de negócios de arquivos, como arquivos e salas de arquivos do mesmo nível;
⑶ Existe uma relação de transferência de arquivos entre a sala de arquivos da agência e o escritório de arquivos;
⑷ Não existe afiliação entre arquivos (salas) em todos os níveis e tipos, mas existe um certo grau de colaboração.
4. Novas instituições arquivísticas
(1) Centro de Documentos
1. Significado
Centro documental: É uma instituição de gestão de arquivos socializada, intensiva e profissional. Seu ambiente geralmente não é afiliado a uma unidade formadora de documentos como uma sala de arquivos, mas é estabelecido por região e sistema entre unidades formadoras de documentos. arquivos abrangentes.
2. Antecedentes
O Centro de Documentos nasceu nos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial. Durante a Segunda Guerra Mundial, o volume de documentos nas agências governamentais dos EUA expandiu-se rapidamente, o que aumentou muito a carga de gerenciamento de documentos, resultando em um grande número de documentos que não eram. adequadamente mantidos de maneira organizada e sistemática. Com a defesa e assistência da indústria de arquivos, o departamento militar dos EUA criou um novo tipo de organização de gestão de documentos - o Centro de Documentos, que armazena centralmente documentos que raramente são usados, mas que devem ser mantidos por um período de tempo em armazéns especializados com custos mais baixos. . o primeiro centro de documentação do meu país foi estabelecido no condado de Yongjing, província de Gansu, meu país, em 1988.
3.Características
⑴O centro de documentos é principalmente uma organização de gerenciamento físico. A julgar pela prática existente, o principal objetivo do centro de arquivos é fornecer um refúgio seguro de alta eficiência e baixo custo para um grande número de arquivos inativos. Isso determina que as principais funções do centro de documentos são:
① Receber e armazenar documentos da agência formadora no centro de documentos;
② Fornecer serviços de empréstimo de documentos rápidos e precisos para atender às necessidades dos usuários;
③ Garantir a segurança documental e a gestão científica;
④ Descarte de documentos de acordo com o formulário de descarte de documentos formulado pelo órgão e aprovado pelos arquivos, incluindo a destruição de documentos que não precisam mais ser preservados e a transferência de documentos com valor de preservação permanente para os arquivos.
⑤O Centro de Documentação geralmente não se envolve em atividades de pesquisa relacionadas ao conteúdo de documentos, o que é uma diferença fundamental de função entre ele e os arquivos.
⑵O centro documental é uma instituição de gestão de arquivos socializada, intensiva e profissional. O centro de documentos geralmente fornece serviços de gerenciamento de documentos para diversas agências conjuntas. Em comparação com a sala de arquivos, tem uma escala maior e atende mais clientes. Devido aos seus fundos centralizados, forte especialização e pessoal de alta qualidade, as capacidades de gestão e os meios técnicos do centro documental geralmente excedem os de uma agência de gestão de arquivos criada por uma unidade independente.
⑶O Centro de Documentos possui apenas direitos de custódia, mas nenhum direito de propriedade para os documentos inativos que mantém. A propriedade dos documentos ainda pertence à organização que os criou.
⑷O Centro de Documentação é uma instituição intermediária entre o criador do documento e os arquivos, sendo responsável por ambas as partes. Como instituição transitória e intermediária de gestão de arquivos, o Centro de Documentação deve, em primeiro lugar, respeitar os interesses e exigências dos criadores de documentos e, ao mesmo tempo, assumir a importante tarefa de acumular arquivos para os arquivos.
⑸O centro documental pode assumir simultaneamente as funções de consultoria e formação em gestão documental. Por exemplo, pode fornecer sugestões e orientações sobre gestão de documentos a agências conjuntas e agências não conjuntas.
4.Tipo
⑴Centro de Documentos Governamentais
Esta é uma organização sem fins lucrativos de gerenciamento de registros criada com financiamento governamental para atender agências governamentais.
⑵Centro de Documentos Comerciais
Esta é uma instituição de gerenciamento de arquivos com fins lucrativos, fundada por instituições e indivíduos relevantes. Ela fornece instalações modernas de armazenamento de documentos, gerenciamento de documentos científicos e serviços documentais eficientes para empresas ou indivíduos industriais e comerciais.
(2) Centro de armazenamento de arquivos
1. Significado
Centro de armazenamento de arquivos: refere-se a uma instituição criada pelo Arquivo Nacional Abrangente ou outras pessoas jurídicas independentes para fornecer serviços pagos de armazenamento de arquivos a diversas empresas, grupos sociais e indivíduos. Aceita principalmente o armazenamento de arquivos formados por empresas estatais e não estatais e empresas falidas, grupos sociais e indivíduos em diversas atividades como trabalho, produção, negócios e vida, que não tenham condições de armazenamento suficientes e são muito caros para serem equipados com condições de armazenamento de arquivos.
2. Antecedentes
⑴Em primeiro lugar, na reforma das empresas estatais, os arquivos das empresas estatais são mal geridos e até não têm para onde ir.
⑵Em segundo lugar, a gestão de arquivos das empresas não estatais é em grande parte caótica.
⑶Alguns grupos sociais e indivíduos não possuem condições suficientes para a preservação de arquivos.
(3) Escritório de arquivos
1. Significado
Escritório de arquivos: ou empresa de serviços de consultoria de arquivos, é uma organização comercial de serviços de arquivos que fornece serviços de assuntos de arquivos.
2. Antecedentes
⑴O volume de negócios de arquivos aumentou rapidamente, especialmente a carga de trabalho de supervisão e orientação de arquivos aumentou muito e o departamento administrativo de arquivos está sobrecarregado.
⑵ Ao considerar a criação de pessoal, os departamentos relevantes muitas vezes ignoram a carga de trabalho e a superfície de trabalho do departamento administrativo de arquivos e fornecem muito pouco pessoal.
⑶ A participação do pessoal do departamento de arquivos no trabalho de arquivo irá, até certo ponto, enfraquecer as funções de orientação empresarial e supervisão do departamento administrativo de arquivos.
3. Objetos de serviço e escopo de serviço
⑴Os objetos de serviço dos escritórios de arquivos são muito amplos, geralmente incluindo arquivos nacionais abrangentes em todos os níveis da região administrativa, várias agências, grupos, empresas, instituições, municípios, aldeias e cidadãos individuais.
⑵O âmbito de actividade do gabinete de arquivos inclui principalmente a orientação e consulta de negócios de arquivos e o serviço de trabalho de vários arquivos, tais como a organização e encadernação de arquivos; Resgate de arquivo.
4. Natureza
O escritório de arquivos é uma unidade empresarial que opera de forma independente, possui contabilidade independente e é responsável pelos seus próprios lucros e perdas. O sistema de emprego geralmente adota uma combinação de sistema de nomeação e sistema de trabalho temporário. Adotar um sistema de nomeação para um pequeno número de profissionais e técnicos de arquivos e utilizá-los para fornecer orientação e consulta sobre negócios de arquivos. Outros funcionários geralmente implementam o sistema de trabalho temporário e realizam principalmente diversos serviços trabalhistas.
(4) Centro de Documentação Atual
1. Significado
Centro de Dados de Documentos Atual: Também pode ser chamado de centro de leitura/abertura de documentos atuais. É um arquivo público que coleta e centraliza documentos atuais de órgãos governamentais. Tem como tarefa básica a divulgação de informações governamentais para facilitar todas as esferas da vida. cidadãos comuns. Consultar e compreender as agências internas do governo sobre as políticas e regulamentos atuais em todos os aspectos da gestão dos assuntos sociais.
2. Antecedentes
É um novo tipo de organização de gestão de documentos criada para atender às necessidades de divulgação de informações do governo do meu país e de construção da civilização política.
3. Organização operacional e perspectivas de desenvolvimento
⑴ A julgar pela operação do atual centro de documentos e informações, ele realiza principalmente o seguinte trabalho básico:
① Primeiro, colete e centralize um lote de documentos regulatórios e políticos atuais ou informações de documentos atuais relacionadas aos requisitos de consulta do usuário;
②A segunda é revisar os limites entre confidencialidade e não confidencialidade dos documentos atuais com base na coleta e concentração dos documentos atuais e determinar o escopo dos documentos atuais e as prioridades de serviço para os usuários consultarem;
③Terceiro, os documentos atuais foram publicados on-line e, até certo ponto, pesquisas e pesquisas com usuários foram realizadas.
⑵ A julgar pelo desenvolvimento do atual documento e data center, os principais problemas que precisam ser resolvidos são:
①Primeiro, é necessário confirmar ainda mais a situação jurídica do atual centro de documentos e informações;
②Em segundo lugar, é necessário estabelecer um mecanismo regular e obrigatório para a submissão, recolha e gestão de documentos atuais, para garantir que as atividades atuais de abertura de documentos sejam realizadas de forma sustentada e aprofundada;
③A terceira é formular um sistema de trabalho aberto razoável, científico e eficiente e regulamentos de gestão, e esclarecer os direitos e obrigações nos documentos e materiais atuais;
④A quarta é tentar inovar os métodos e meios atuais de serviço de abertura de arquivos.
Capítulo Seis Características, Leis e Desenvolvimento do Trabalho de Arquivos
1. Características, estatuto e benefícios do trabalho arquivístico
(1) Características do trabalho arquivístico
As características do trabalho arquivístico referem-se às estipulações inerentes que distinguem o trabalho arquivístico de outras coisas. Pelas suas características básicas, o trabalho arquivístico é um trabalho orientado a serviços, cultural, gerencial, político e científico.
1. A natureza de serviço do trabalho de arquivo
O trabalho arquivístico promove o desenvolvimento da produtividade e do progresso social, fornecendo arquivos para servir atividades de prática social. A maneira especial pela qual o trabalho arquivístico realiza o seu próprio valor determina que seja um trabalho de serviço.
⑴A facilidade de manutenção é um dos atributos básicos do trabalho arquivístico e um fator básico para a sobrevivência e desenvolvimento do trabalho arquivístico. Especificamente, o trabalho dos arquivos das agências deve servir para melhorar a eficiência administrativa das agências, o trabalho dos arquivos corporativos deve servir para melhorar a eficiência da gestão corporativa e aumentar a competitividade corporativa, e o trabalho dos arquivos nacionais deve ser realizado em todos os aspectos, como economia social, política, ciência e cultura. Além de prestar serviços básicos, também presta serviços de acumulação do património cultural nacional e de formação de vantagens informacionais.
⑵A operacionalidade do trabalho arquivístico é um dos atributos objetivos do trabalho arquivístico. Sendo um dos departamentos do serviço de informação social, o trabalho arquivístico é o resultado das necessidades da divisão social do trabalho e do desenvolvimento da civilização humana. No processo histórico de desenvolvimento contínuo da socialização da informação e da informatização social, o trabalho arquivístico tem e mostrará cada vez mais o seu papel único.
2. Natureza cultural do trabalho dos arquivos
O trabalho arquivístico, especialmente o papel do trabalho arquivístico na sociedade e na cultura humanas, determina a sua forte natureza social e cultural. Especificamente, a natureza cultural do trabalho dos arquivos reflete-se em:
⑴ Os arquivos são parte integrante da cultura social e desempenham o papel de preservar o património histórico e cultural. Como local de encontro da cultura social, os arquivos reúnem arquivos com conteúdo cultural importante. Em certo sentido, os arquivos desempenham o papel de herança cultural.
⑵ Os arquivos desempenham o papel de disseminar conhecimentos e informações sociais e culturais. Os arquivos são um tesouro de riqueza cultural humana e devem servir determinados propósitos políticos, económicos e culturais em todas as fases da história social. A realização das funções de serviço social e cultural dos arquivos é um indicador importante da contribuição dos arquivos para a sociedade.
⑶Os arquivos desempenham um papel educativo social e cultural. Os arquivos preservados em arquivos são a cristalização de processos sociais e culturais e uma espécie de história solidificada. São testemunhas fiáveis que reflectem e mantêm a verdadeira face da história nacional, são também um canal importante para a compreensão da história nacional e são também materiais vívidos. para a educação patriótica. Portanto, os arquivos constituem uma posição especial para a educação social e cultural.
⑷ Os arquivos desempenham um papel no desenvolvimento da cultura científica. Sendo uma parte importante dos empreendimentos científicos e culturais e o principal corpo do trabalho arquivístico, os arquivos devem contribuir para o avanço da cultura social. Para este fim, é necessário que os arquivos pesquisem e desenvolvam o conhecimento científico e cultural registado nos arquivos. é a acumulação de arquivos, a expansão e extensão da função de comunicação cultural.
3. Gestão do trabalho de arquivos
Tendo o objeto específico do trabalho arquivístico, os próprios arquivos, o atributo essencial da registrabilidade original, isso determina que o trabalho arquivístico tenha sempre como tarefa básica a manutenção e a confirmação da originalidade dos arquivos. Este conteúdo de trabalho central determina a natureza e as características do trabalho de arquivo, tornando assim o trabalho de arquivo diferente de outros tipos de trabalho de gestão. Especificamente, a gestão do trabalho de arquivo é expressa principalmente em três níveis:
⑴O trabalho de arquivo é um negócio especializado na gestão de arquivos. Num certo sentido, o trabalho de arquivos é essencialmente um trabalho de gestão de arquivos. O objeto de gestão do trabalho de arquivos são os arquivos, e o objetivo da gestão é desenvolver recursos de informação arquivística para servir a sociedade.
⑵O trabalho de arquivo é uma parte importante do gerenciamento de recursos de informação. A gestão de recursos de informação é uma atividade de gestão humana que utiliza tecnologia de informação moderna como meio de implementar planejamento, orçamento, organização, comando, controle e coordenação de recursos de informação, a fim de garantir a utilização eficaz dos recursos de informação.
⑶O trabalho de arquivo é parte integrante das atividades de gestão social. A julgar pelo trabalho arquivístico de departamentos específicos e de certas agências e unidades, o trabalho arquivístico é parte integrante de determinado trabalho de gestão. Do ponto de vista da teoria dos sistemas, o trabalho arquivístico, um sistema de gestão relativamente independente, está localizado dentro de sistemas de gestão maiores, de diferentes escalas e níveis.
4. A natureza política do trabalho arquivístico
O trabalho arquivístico é um fenómeno social. Numa sociedade de classes, o trabalho arquivístico incorpora certas relações e interesses de classe.
⑴Em primeiro lugar, a direção de serviço do trabalho arquivístico é uma expressão concentrada da natureza política do trabalho arquivístico. O trabalho arquivístico sempre foi controlado por uma determinada classe e atende a um determinado sistema social e a certas linhas, princípios e políticas.
⑵ Em segundo lugar, o grau de abertura do trabalho arquivístico é também uma das manifestações da natureza política do trabalho arquivístico. A abertura do trabalho arquivístico reflecte-se em muitos aspectos, tais como a abertura das instituições arquivísticas, a abertura do conteúdo da informação arquivística e a abertura dos conceitos dos arquivistas. O nível a que as instituições arquivísticas servem o público, e se o público pode utilizar com sucesso a informação arquivística necessária ao participar no processo de construção política democrática, irá, em certa medida, afectar o processo e o nível de construção da civilização política em nosso país.
⑶A confidencialidade do trabalho arquivístico é também uma das manifestações da natureza política do trabalho arquivístico. A confidencialidade do trabalho arquivístico é determinada pelas características dos próprios arquivos e pelos interesses do país e da nação. Parte considerável dos arquivos envolve segredos políticos, militares, econômicos e comerciais do partido e do país.
5. A natureza científica do trabalho arquivístico
O trabalho de arquivo é um trabalho científico, que se reflete especificamente em:
⑴O trabalho de arquivo é um trabalho que proporciona as condições necessárias para a investigação científica e a gestão científica. A pesquisa científica moderna, seja ela em ciências naturais ou em ciências sociais, requer o uso de materiais de arquivo. As atividades de gestão científica moderna devem usar informações arquivísticas como uma base importante para analisar o status da gestão e prever o desenvolvimento da gestão.
⑵ A prática do trabalho arquivístico contém leis especiais e rico conteúdo científico. Devido aos atributos únicos dos arquivos, a formação e gestão de arquivos têm características próprias. Portanto, no trabalho arquivístico, é necessário estudar e analisar as leis de gestão de arquivos e formar uma teoria característica para orientar o trabalho arquivístico. A teoria do ciclo de vida do documento, a teoria da identificação dos arquivos, a teoria da classificação dos arquivos, o princípio da fonte e a teoria do pós-armazenamento que foram formadas no trabalho com arquivos são extremamente ricas em conteúdo, o que também distingue o trabalho com arquivos de outros tipos de trabalho de gerenciamento de informações.
⑶O trabalho de arquivo deve fazer uso extensivo dos conteúdos da moderna ciência da gestão e das conquistas da tecnologia da informação. O impacto da moderna ciência da gestão no trabalho arquivístico reflete-se principalmente em: primeiro, novas mudanças nas organizações e métodos de gestão podem desencadear novos desenvolvimentos nas teorias básicas dos arquivos; em segundo lugar, a organização científica e a gestão do trabalho arquivístico também requerem a aplicação de; ciências e métodos de gestão modernos. Além disso, a dependência do trabalho arquivístico na tecnologia da informação também está a aumentar, e novas conquistas e novos métodos de tecnologia da informação serão amplamente utilizados em muitas áreas específicas do trabalho arquivístico.
(2) A situação do trabalho arquivístico
O trabalho de arquivo é uma tarefa importante para salvaguardar a verdadeira história do partido e do país, e é um elo indispensável nos vários empreendimentos de construção do partido e do país.
⑴ Os arquivos são registros originais que refletem as atividades práticas da sociedade humana e testemunhas da história da civilização humana. Nesse sentido, o trabalho arquivístico é um importante empreendimento cultural que herda a memória social e reproduz características históricas.
⑵ Os arquivos são recursos de informação importantes e condições de recursos importantes para a realização da gestão científica. Portanto, na causa da construção nacional, especialmente na previsão científica e na gestão científica, o trabalho arquivístico desempenha por vezes um papel decisivo.
⑶ Como parte importante dos recursos de informação, os arquivos são também um importante factor de produção, activo intangível e riqueza social. É uma condição de recurso indispensável para a promoção do desenvolvimento económico. Portanto, o trabalho de arquivo é o trabalho básico para melhorar os níveis de produção e promover o desenvolvimento económico.
Em suma, no nosso país, por enquanto, o trabalho arquivístico deve servir a construção da civilização material socialista e da civilização espiritual, a longo prazo, o trabalho arquivístico deve contribuir para a continuação e desenvolvimento da história da civilização chinesa;
(3) Benefícios do trabalho arquivístico
A eficácia do trabalho arquivístico é a relação comparativa entre o investimento da sociedade no trabalho arquivístico e a medida em que o departamento de arquivos atende efetivamente às necessidades de informação arquivística da sociedade. Em outras palavras, é a relação entre o consumo de mão de obra do trabalho arquivístico e os resultados do trabalho. Se a sociedade investir até certo ponto no trabalho arquivístico, quanto maior for o nível em que o departamento de arquivos satisfaz a procura da sociedade por informação arquivística, maior será a eficiência se o trabalho arquivístico satisfizer efectivamente a procura da sociedade por informação arquivística até certo ponto; , quanto menos a sociedade investe no departamento de arquivos, maior será a eficiência. As características da eficiência do trabalho arquivístico refletem-se principalmente em:
1. Socialidade
O trabalho arquivístico é um trabalho especializado que fornece arquivos ao serviço da sociedade. Esta natureza estipula que os seus benefícios são o bem-estar social e público. Esta é a característica mais proeminente dos benefícios do trabalho arquivístico. Na vida real ele se comporta como:
⑴Uma parte considerável da informação arquivística tem a natureza de bens públicos e pertence à categoria de serviços públicos de informação;
⑵ O investimento no trabalho arquivístico tem como objetivo servir a sociedade e tem uma natureza social extensa em termos de fontes de financiamento. Os benefícios do investimento no trabalho arquivístico não se refletem no próprio departamento de arquivos, mas em todos os aspectos da sociedade e entre eles. o grande número de usuários;
⑶ Do ponto de vista da forma de alcançar a eficácia do trabalho dos arquivos, deve contar com todos os setores da sociedade para fazer uso eficaz dos arquivos na coleção.
2. Ocultação
O investimento da sociedade no departamento de arquivos é relativamente claro, mas a contribuição do departamento de arquivos para a sociedade, ou seja, os benefícios que traz à sociedade no processo de disponibilização de arquivos e serviço à sociedade, é relativamente vaga. Esta contradição entre a clareza do investimento e a ambiguidade dos benefícios constitui a característica oculta dos benefícios do trabalho arquivístico. As principais características desta ocultação são:
⑴O trabalho de arquivo às vezes não cria valor diretamente;
⑵Do ponto de vista do processo de exercício da eficácia dos arquivos, depende do uso da sociedade e é passivo e dependente;
⑶ Do ponto de vista dos objectos de rendimento investidos no trabalho arquivístico, não se reflecte principalmente no próprio departamento de arquivos, mas está incluído em vários departamentos ou utilizadores de arquivos que utilizam arquivos.
(4) Do ponto de vista de onde são investidos os rendimentos do trabalho arquivístico, devido à lei da expansão do valor arquivístico, os rendimentos do trabalho arquivístico são generalizados e dispersos.
3. Histerese
Isto se aplica principalmente ao ciclo de benefícios do trabalho arquivístico, ou seja, os benefícios do trabalho arquivístico são adiados no tempo.
⑴ Como os arquivos são coletados e abertos para uso, é necessário um processo de tempo (ou seja, atrasos na abertura);
⑵ Também é necessário haver um processo de tempo (ou seja, atraso de efeito) desde o momento em que os arquivos são abertos pela primeira vez até serem utilizados e alcançarem os resultados reais.
⑶ Isto faz com que a sociedade muitas vezes ignore os benefícios do trabalho dos arquivos, o que afecta, até certo ponto, a avaliação que a sociedade faz do trabalho dos arquivos, e também tem um certo impacto negativo no trabalho dos arquivos, até certo ponto.
Tendo em conta as características acima referidas da eficiência do trabalho de arquivos, no trabalho de arquivos, devemos concentrar-nos nas tendências e requisitos do desenvolvimento social e procurar formas eficazes de melhorar de forma abrangente a eficiência do trabalho de arquivos na perspectiva do desenvolvimento coordenado, multifacetado, e multinível, e no trabalho de arquivos, a China atribui grande importância à coordenação das relações públicas sociais e ao fortalecimento da publicidade dos benefícios do trabalho de arquivos, criando assim um bom ambiente social para o desenvolvimento saudável e sustentável do trabalho de arquivos.
2. Regras de desenvolvimento do trabalho de arquivos
Como fenómeno social, o próprio trabalho arquivístico está num processo de desenvolvimento dinâmico e de mudança com a continuação e desenvolvimento da história. Embora existam muitas diferenças no trabalho arquivístico nacional e estrangeiro nos tempos antigos e modernos, em termos de sistemas organizacionais, princípios e métodos, direção, objetos e escopo dos serviços arquivísticos, o trabalho arquivístico também apresenta uma série de características e leis comuns em o processo de desenvolvimento.
(1) As regras de diferenciação e integração do trabalho arquivístico
1. A julgar pela história do desenvolvimento do trabalho arquivístico, durante muito tempo o trabalho arquivístico foi inseparável do trabalho administrativo e também inseparável do trabalho bibliotecário e de informação. Esta situação confusa e interligada de papelada, trabalho de arquivo e trabalho de biblioteca durou até a República da China. Após a fundação da República Popular da China, o trabalho de arquivo do meu país separou-se verdadeiramente da papelada e do trabalho de biblioteca e desenvolveu-se num sistema de trabalho independente.
2. Com o contínuo desenvolvimento e crescimento do próprio trabalho arquivístico, especialmente a formação do conceito de recursos de informação arquivística e o uso generalizado da tecnologia da informação no trabalho arquivístico, o desenvolvimento do trabalho arquivístico está enfrentando algumas novas mudanças. em:
⑴Gerenciamento integrado de documentos
"Integração de gestão de documentos" refere-se à integração do trabalho atual de processamento de documentos e gestão de arquivos na agência em um processo de gestão que é ao mesmo tempo unificado e dividido, e ao mesmo tempo conectado e diferenciado.
⑵Integração de arquivos, livros e gerenciamento de informações
Do ponto de vista dos atributos gerais, arquivos, bibliotecas e informações são todos riqueza de conhecimento humano. Todos eles têm atributos de informação e atributos de conhecimento. Eles têm muitas semelhanças nos métodos básicos de gestão. Se forem gerenciados de forma abrangente e desenvolvidos em conjunto. totalmente utilizadas. As três funções se complementam para atingir o objetivo de compartilhamento de recursos de informação. Pode-se dizer que a integração de arquivos, livros e gestão da informação é uma tendência mundial.
3. À medida que as duas tendências de integração acima se tornam cada vez mais óbvias, o trabalho de arquivo, o trabalho de escritório, o trabalho de biblioteca e o trabalho de informação alcançarão gradualmente uma nova integração com base na diferenciação. Esta integração requer trabalho de arquivo, trabalho de escritório e trabalho de biblioteca e informação para alcançar uma gestão abrangente baseada na integração e penetração, ampliando assim as funções do sistema de gestão de recursos de informação.
(2) Regras de desenvolvimento inteligente do trabalho de arquivos
A lei do desenvolvimento inteligente do trabalho arquivístico é destacada nas mudanças na tecnologia e nos equipamentos arquivísticos. Todos os meios avançados, incluindo telecomunicações, microcópia e tecnologia audiovisual, que são gradualmente promovidos e aplicados na gestão de arquivos tendo os computadores como núcleo, são essencialmente inteligência materializada. A aplicação destas inteligências materializadas no trabalho de gestão de arquivos reflete-se especificamente nos seguintes aspectos:
1. Use computadores para automatizar o gerenciamento de arquivos
De acordo com as capacidades de processamento de informações dos computadores e a prática de processamento de documentos em arquivos, bibliotecas e departamentos de informação em todo o mundo, os computadores são atualmente usados principalmente na gestão do trabalho de arquivos, catalogação e recuperação de arquivos, gestão de armazéns de arquivos e gestão administrativa do departamento de arquivos, etc. aspecto.
2. Utilizar computadores e tecnologias relacionadas e tecnologias de comunicação modernas para realizar a digitalização de documentos e recursos de informação arquivística e a rede de transmissão de informação arquivística
⑴A chave para o sucesso da construção de arquivos digitais no meu país é usar computadores e tecnologias relacionadas para digitalizar arquivos em papel e garantir a "busca e organização dinâmica" da informação do arquivo digital.
⑵ Com base na digitalização dos recursos de informação arquivística, o uso de tecnologias relevantes pode realizar a transmissão em rede de informações arquivísticas e realizar a recuperação e utilização de informações arquivísticas de longa distância, melhorando assim o efeito social do trabalho arquivístico.
3. Miniaturização de arquivos e melhoria da tecnologia de proteção de arquivos
⑴A miniaturização de arquivos pode aumentar a densidade de armazenamento de informações arquivísticas e reduzir o volume de arquivos, o que contribui para a proteção dos arquivos originais. Também pode usar a combinação de tecnologia de microfilme e tecnologia de computador para melhorar o nível de recuperação de informações arquivísticas.
⑵ É uma tarefa importante do trabalho arquivístico usar equipamentos avançados de armazenamento de arquivos e tecnologia de proteção de arquivos para minimizar danos aos arquivos por fatores físicos e químicos naturais e prolongar a vida útil dos arquivos.
(3) As regras interativas entre o desenvolvimento do trabalho arquivístico e as mudanças no ambiente social
O trabalho arquivístico tem uma ligação universal e estreita com o meio social. As regras interactivas entre o trabalho arquivístico e as mudanças no ambiente social reflectem-se principalmente em: Por um lado, as condições sócio-ambientais afectam e restringem a sobrevivência e o desenvolvimento do trabalho arquivístico. Por outro lado, no processo de participação nos assuntos sociais, o trabalho arquivístico também contribui para mudanças no ambiente social, especialmente na construção da civilização social espiritual e da civilização material.
1. Fatores socioambientais que afetam a sobrevivência e o desenvolvimento do trabalho arquivístico
⑴Produção de material social e trabalho de arquivo
① As atividades de produção de material social apresentam constantemente novas tarefas e exigências para o trabalho arquivístico, estimulando a melhoria contínua e o aperfeiçoamento do trabalho arquivístico.
②O desenvolvimento da produção de materiais determina as condições materiais e técnicas básicas para o trabalho arquivístico.
⑵Sistema socioeconômico e político e trabalho de arquivos
①O sistema socioeconômico e político determina a finalidade e a natureza do trabalho arquivístico. As relações económicas e políticas socialistas determinam que o trabalho arquivístico serve a causa do socialismo e os interesses do povo.
②O sistema socioeconômico e político determina os princípios básicos do trabalho arquivístico. O sistema nacional afecta directamente o sistema de gestão de arquivos, e o processo e o grau de democratização política em vários países afectam e determinam o grau de abertura dos arquivos.
⑶Empreendimentos científicos e culturais e trabalhos de arquivo
① A prosperidade da cultura científica criou mais exigências de informação arquivística, apresentando assim novos requisitos para o trabalho arquivístico.
②O desenvolvimento de atividades científicas e culturais pode promover a pesquisa e popularização da teoria da arquivística.
③O desenvolvimento de empreendimentos científicos e culturais também pode fornecer novos conceitos de gestão e tecnologias científicas para o trabalho arquivístico, tornando o trabalho dos arquivos cada vez mais científico e moderno.
⑷ Conscientização sobre arquivos sociais e trabalho de arquivos
A consciência dos arquivos refere-se ao nível de compreensão e sensibilidade das pessoas em relação aos arquivos e ao trabalho dos arquivos. Reflete a compreensão e atitude de toda a sociedade em relação aos arquivos e ao trabalho de arquivo, e mostra a importância atribuída aos arquivos e ao trabalho de arquivo.
2. A contribuição social do trabalho arquivístico e as relações públicas dos departamentos de arquivos
⑴A contribuição social do trabalho arquivístico concentra-se em: acumular dados para a continuação e manutenção da memória social; fornecer os dados necessários para o desenvolvimento das atividades de gestão política, económica, científica e cultural nacional, criando benefícios sociais e económicos, etc.
⑵A fim de criar um bom ambiente social para o desenvolvimento do trabalho arquivístico, os departamentos de arquivos e os trabalhadores arquivísticos também devem estabelecer uma forte consciência social e realizar atividades de relações públicas.
①Primeiro, a expansão das funções dos órgãos administrativos de arquivos exige boas relações públicas. Os órgãos administrativos de arquivos, para exercerem eficazmente as suas funções de supervisão, orientação e fiscalização, devem gerir adequadamente a relação entre os órgãos administrativos de arquivos superiores e subordinados, os órgãos administrativos de arquivos e os órgãos empresariais de arquivos.
②Em segundo lugar, a natureza científica e cultural dos arquivos determina que o departamento de arquivos deve estabelecer boas relações públicas. Como centro de fornecimento de arquivos e materiais históricos para todos os aspectos da sociedade, os arquivos devem basear-se no enriquecimento das colecções e na optimização da estrutura da colecção. Somente fazendo um bom trabalho em relações públicas é que os arquivos poderão recolher materiais de arquivo distintivos e reunir arquivos de propriedade pessoal em arquivos, para que possam desempenhar um papel social mais amplo.
③Terceiro, a expansão dos negócios de arquivos de agências requer boas relações públicas sociais. O negócio de arquivos de base em nosso país passou por um processo de desenvolvimento do zero, de pequeno a grande porte. Algumas novas características surgiram no negócio de arquivos de base em nosso país. Se os componentes de custódia forem diversificados, a coleção de arquivos for institucionalizada e a gestão de arquivos for padronizada, etc., isso determina que o departamento de arquivos não deve apenas contatar várias instituições dentro. a agência, mas também forma ou formulário. O contato com departamentos ou pessoal que usa arquivos envolve questões de relações públicas.
④ Quarto, o desenvolvimento da indústria de arquivos na nova era exige o estabelecimento de uma boa imagem do departamento de arquivos e a realização de relações públicas. Melhorar a capacidade e o nível dos serviços sociais e expandir as funções são o conteúdo central das relações públicas para o trabalho de arquivos e a chave para estabelecer uma boa imagem social do departamento de arquivos com afinidade pública.
(4) Regras de desenvolvimento social do trabalho de arquivos
As principais manifestações da lei de desenvolvimento social do trabalho arquivístico são as seguintes: com a expansão do campo das atividades sociais humanas, o refinamento da divisão social do trabalho e a melhoria da civilização social, as fontes e formas de arquivos estão se tornando cada vez mais difundidas e diversos, os serviços de informação arquivística são gradualmente socializados e a gestão de arquivos tem cada vez mais um amplo significado social.
⑴A socialização da gestão de arquivos significa que os arquivos são o bem comum de toda a sociedade. A gestão de arquivos é um comportamento comum de várias organizações, instituições e indivíduos em todos os níveis da sociedade. . Controle centralizado para formar um sistema de gestão social aberto.
⑵ A socialização dos serviços de informação de arquivos significa que os departamentos de arquivos fornecem informações de arquivos a todos os aspectos da sociedade, na maior medida e em maior escala, garantindo ao mesmo tempo que os interesses fundamentais do país e dos cidadãos individuais não sejam prejudicados. Especificamente, a socialização dos serviços de informação arquivística reflecte-se principalmente no seguinte: Em primeiro lugar, o trabalho arquivístico tem um propósito claro de ser orientado para a sociedade, e o desenvolvimento de todas as tarefas deve conduzir ao desenvolvimento e utilização de recursos de informação arquivística. A segunda é ter uma política de arquivos que seja conveniente para uso social, para que os usuários possam utilizar os arquivos necessários da forma mais conveniente possível, mantendo a confidencialidade.
⑶O atual trabalho de abertura de documentos que surgiu em nosso país nos últimos anos é também uma das manifestações importantes da lei de desenvolvimento social do trabalho de arquivos. Em suma, com o progresso social e o aprofundamento da compreensão das pessoas sobre a informação arquivística, a procura da sociedade pela partilha de recursos de informação tornar-se-á mais forte. Os arquivistas devem adaptar-se às leis do desenvolvimento socializado do trabalho arquivístico e considerar inabalavelmente a socialização dos serviços de informação arquivística como a direção do desenvolvimento do trabalho arquivístico.
3. Cooperação internacional e intercâmbio em trabalho arquivístico
(1) Formas básicas de cooperação internacional em trabalho arquivístico
1. Participe de atividades organizadas pelo Conselho Internacional de Arquivos
O Conselho Internacional de Arquivos é uma organização profissional de arquivos internacional. Foi formalmente criada em agosto de 1950 e está sediada em Paris, França. A Administração de Arquivos do Estado do meu país participa oficialmente da associação desde 1980 e é um dos membros Classe A da associação.
2. Estabelecer cooperação arquivística bilateral entre países
O estabelecimento de relações bilaterais de cooperação no trabalho arquivístico com alguns países com base na reciprocidade é uma forma importante de desenvolver intercâmbios amigáveis com arquivos externos, trocar experiências de trabalho arquivístico e cooperar em projetos relevantes.
3. Realizar atividades de intercâmbio acadêmico internacional
O estabelecimento de laços internacionais com grupos académicos de arquivos, especialidades de arquivo em faculdades e universidades, arquivos e outras instituições, e a realização de atividades de intercâmbio académico em arquivos internacionais, é um aspecto importante do desenvolvimento dos empreendimentos arquivísticos.
(2) Base teórica arquivística para coleta de arquivos perdidos
1. Princípio da fonte ou princípio da completude
O princípio da proveniência é o princípio básico para a organização e gestão de arquivos na comunidade arquivística internacional. Muitos países organizaram e geriram os seus próprios arquivos de acordo com este princípio. Ao recolher arquivos perdidos e resolver disputas arquivísticas internacionais, a integridade do todo. arquivo deve ser respeitado.
2. Princípio da propriedade funcional
Os arquivos são gerados por sujeitos funcionais no processo de execução das atividades funcionais, e sua titularidade será transferida com a transferência de funções. De acordo com o princípio da propriedade funcional, qualquer país tem o direito de reivindicar a propriedade dos registos necessários ao funcionamento das suas funções administrativas.
3. Princípio da rastreabilidade da soberania
O conceito de soberania retrospectiva foi desenvolvido pelas Nações Unidas e permitiu que o âmbito da gestão arquivística de novos países se estendesse ao período anterior à independência.
4. O princípio da continuidade histórica
Este princípio estipula que os arquivos produzidos num determinado processo histórico de um país devem tornar-se a coleção dos arquivos nacionais e ser propriedade do país.
(3) Progresso internacional no retorno dos arquivos ao país soberano original
1. A primeira fase foi de 1222 a 1954. Apresentou a base jurídica de que o património arquivístico de outros países não deveria ser apropriado durante a guerra e deveria ser devolvido ao país soberano original após a guerra.
2. A segunda fase foi de 1966 a 1978. Foi proposto que os arquivos são uma parte importante dos bens culturais, e o método e as questões teóricas de devolução dos arquivos perdidos ao país soberano original foram resolvidos.
A terceira fase decorreu entre 1980 e 1983, quando foram criadas organizações internacionais para promover a devolução de arquivos perdidos aos seus países soberanos originais e para estudar questões políticas específicas para a devolução.
(4) Convenções internacionais sobre proteção, propriedade e herança de arquivos nacionais
1.1.1954 Convenção de Haia, 1970 Convenção de Paris, 1983 Convenção de Viena
2. As principais características das “Três Convenções” (Características da construção jurídica internacional dos arquivos)
⑴Em primeiro lugar, os países têm uma forte sensibilidade à protecção, propriedade e herança dos arquivos nacionais.
⑵ Em segundo lugar, a legislação internacional sobre arquivos passou por três fases, desde a protecção até à propriedade e depois à herança.
⑶Terceiro, o sujeito do direito internacional, isto é, o portador de direitos e obrigações, é o Estado e não o indivíduo.
⑷ Em quarto lugar, quando a legislação arquivística está envolvida internacionalmente, novos conhecimentos e novas perspectivas sobre arquivos e trabalho arquivístico são frequentemente discutidos ou envolvidos, o que tem valor de investigação na teoria e prática da ciência arquivística.
4. Construção de informações de arquivos
(1) O significado da construção da informação em arquivos
Construção de informatização de arquivos: refere-se ao uso da tecnologia da informação para melhorar o nível de modernização do trabalho de arquivos, repensar a nova situação, novos princípios e novas teorias de gestão de arquivos, estabelecer a estrutura básica e métodos básicos de gestão de arquivos e serviços de arquivos na rede ambiente, e realizar os serviços sociais de informações arquivísticas.
⑴A força motriz básica para a construção da informatização de arquivos é a ampla aplicação da tecnologia da informação na gestão de arquivos.
⑵O objetivo da etapa de construção da informatização de arquivos é melhorar o nível de modernização do trabalho de arquivos e estabelecer a estrutura básica para o gerenciamento e serviços de arquivos no ambiente de rede.
⑶No processo de construção da informatização de arquivos, deve-se atentar para repensar os princípios, teorias e métodos de gestão de arquivos.
⑷O objetivo final da construção de informações arquivísticas é alcançar serviços de informação arquivística socializados que sejam satisfatórios para o público.
(2) Digitalização de informações arquivísticas
1. Significado
Digitalização de informações de arquivo: refere-se ao uso de tecnologia de banco de dados, tecnologia de compressão de dados, tecnologia de digitalização de alta velocidade e outros meios técnicos para organizar sistematicamente documentos em mídias tradicionais, como documentos em papel, arquivos de áudio e vídeo e arquivos eletrônicos arquivados em arquivos com um estrutura ordenada.
2.Princípios
⑴Princípios normativos
Todas as informações arquivísticas devem ser digitalizadas de acordo com requisitos técnicos, formatos de texto e padrões de trabalho especificados, adotando padrões comuns sempre que possível.
⑵Princípios de segurança
No processo de digitalização da informação arquivística, é necessário garantir a segurança dos arquivos originais, garantir que o conteúdo da informação arquivística digitalizada corresponda aos arquivos originais e garantir que o conteúdo da informação arquivística não seja vazado.
⑶Princípio dos benefícios
A solução ideal de digitalização de informações arquivísticas deve ser selecionada com base em pesquisas completas, incluindo a seleção de objetos digitais apropriados a partir de recursos massivos de informações arquivísticas, a seleção do fluxo de trabalho digital ideal, os meios técnicos mais razoáveis e as instalações de processamento digital mais apropriadas.
3. Conteúdo e forma
⑴A primeira é a digitalização das informações do diretório de arquivos. Seu objetivo é criar um banco de dados de catálogo de arquivo. A chave para fazer bem este trabalho é padronizar estritamente a descrição e indexação das informações de arquivo e selecionar cientificamente a estrutura do banco de dados do catálogo de arquivos.
⑵A segunda é a digitalização das informações completas dos arquivos. A digitalização das informações de texto completo dos arquivos pode usar digitalização e entrada para armazenar o texto completo dos arquivos como arquivos de imagem, página por página, de acordo com sua aparência original, e compilar índices de diretório para eles, ou armazenar o conteúdo dos arquivos em texto formato após reconhecimento OCR, complementado por dois bancos de dados diferentes de pesquisa de texto completo.
4. Principais dificuldades
⑴A tecnologia para digitalização de informações de arquivo é imatura e antieconômica. Nesta fase, os principais métodos de digitalização dos recursos de informação incluem a entrada e a digitalização pelo teclado. As principais deficiências da entrada do teclado são velocidade lenta, baixa eficiência e alto custo, a digitalização também apresenta deficiências, como baixa qualidade de imagem, velocidade lenta de digitalização e baixa taxa de reconhecimento de caracteres chineses;
⑵Problemas com objetos digitais. Há um grande número de arquivos preservados em arquivos, e diferentes informações arquivísticas têm valores diferentes, diferentes limites de tempo para utilização aberta e diferentes níveis de confidencialidade. Os arquivos devem decidir quais recursos de informação arquivística podem ser digitalizados e quais não precisam ser. digitalizados ou em espera e quais devem ser digitalizados primeiro.
⑶ Questões de cooperação. A digitalização da informação arquivística é um problema prático enfrentado pelas instituições arquivísticas a todos os níveis. Cada instituição deve chegar a um consenso sobre a selecção de objectos digitais e construir um sistema para o desenvolvimento e utilização de recursos de informação arquivística no meu país baseado na divisão do trabalho e na cooperação. .
(3) Arquivar a construção do site
1. Significado
Site de arquivos: É um site criado por instituições de arquivo na rede pública de serviços de informação. Geralmente fornece serviços de arquivo relevantes e realiza publicidade de arquivos na forma de uma página inicial. A construção do site de arquivos é um passo importante na construção da informatização dos arquivos. É uma importante janela de contato dos departamentos de arquivos com a sociedade.
2. Função
⑴Função de serviço.
Um dos principais objetivos do estabelecimento de um site de arquivo é fornecer serviços de consulta de informações de arquivo ao público, para que os usuários do arquivo possam consultar informações de arquivo de forma rápida e conveniente através da Internet e completar os serviços de transmissão de informações de arquivo através da Internet.
⑵Função de publicidade
Os websites dos arquivos podem tornar-se uma ferramenta eficaz para promover a imagem do trabalho arquivístico, das instituições arquivísticas e da profissão arquivística, expandindo assim ainda mais a influência social do trabalho arquivístico e aumentando a consciência arquivística de toda a sociedade.
⑶Função de comunicação
Os sites de arquivos podem estabelecer colunas de usuários, estreitar o relacionamento entre os departamentos de arquivos e o público, e compreender e compreender oportunamente a avaliação e os requisitos da sociedade para o trabalho de arquivos, melhorando assim continuamente o nível de gestão e serviços de arquivos.
3. Conteúdo principal
⑴Informações de trabalho de arquivo
Incluindo informações dinâmicas de trabalho arquivístico nacional e estrangeiro, políticas arquivísticas e informações regulatórias, educação arquivística e informações de pesquisa científica, etc.
⑵Informações da instituição arquivística
Inclui informações como as funções básicas da sala de arquivo e sua organização de gestão, configuração do departamento, serviços de rotina, métodos de contato e planos de desenvolvimento.
⑶Arquivar informações de recursos
Inclui informações de catálogo de arquivos digitais da coleção, informações de texto completo dos arquivos, imagens e informações de arquivo especiais, etc.
⑷Arquivar informações de serviço de utilização
Incluindo os objetos de serviço, métodos de serviço, conteúdos de serviço, políticas de serviço, etc. da instituição arquivística.
⑸Informações culturais características locais
Inclui principalmente conhecimento comum da história local, costumes, atrações turísticas, etc.
4. Problemas e soluções
⑴Problemas: O objetivo não é suficientemente claro, as informações fornecidas não são suficientemente ricas e a taxa de acesso é baixa.
⑵ Contramedidas: Sob a organização do departamento administrativo de arquivos, criar sites líderes, sites de portais e sites modelo; enriquecer gradualmente as informações de arquivos online;
(4) Construção de arquivos digitais
1. Significado
Arquivos Digitais: Utiliza tecnologia de rede para interconectar recursos de informação de arquivo digital distribuídos em diferentes instituições de arquivo em rede para fornecer utilização oportuna e realizar o compartilhamento de recursos de informação de arquivo. .
2.Recursos
⑴Características do modo de existência
A essência dos arquivos digitais é pesquisar dinamicamente diversas informações de arquivo distribuídas por toda a rede de comunicação de computadores. Portanto, os arquivos digitais não são uma entidade física, mas um ambiente invisível de organização e utilização de informações.
⑵Características do modo de operação
O modo de funcionamento dos arquivos digitais é o acesso em rede à informação arquivística. Os arquivos digitais armazenam informação arquivística digital fornecida por diversas instituições arquivísticas.
⑶ Características do posicionamento funcional
Na construção de recursos de informação arquivística, os diversos tipos de arquivos devem basear-se no posicionamento funcional de “propriedade”. Já os arquivos digitais privilegiam o “acesso” em termos de posicionamento funcional devido à sua principal característica de busca dinâmica e conexão de recursos de informação arquivística distribuídos em diversos locais. ("Possuir" refere-se ao ato de coletar recursos de informação arquivística para atender às necessidades de informação dos usuários da biblioteca e até mesmo dos usuários da rede. "Acesso" refere-se ao ato de pesquisar e utilizar recursos de coleção pertencentes a instituições arquivísticas para atender às necessidades arquivísticas dos usuários. )
3. A relação entre arquivos digitais e arquivos físicos
⑴Os arquivos do acervo físico são a base para a formação dos arquivos digitais.
Existem três elementos na formação dos arquivos digitais: usuários, recursos de informação arquivística e redes de comunicação. Após a construção dos arquivos digitais, os arquivos de todos os tipos e níveis devem ainda esforçar-se por reforçar a construção de colecções, a fim de fornecer aos arquivos digitais uma protecção rica dos recursos de informação arquivística. Ao mesmo tempo, a originalidade, autenticidade e fiabilidade da informação arquivística fornecida pelos arquivos digitais também devem ser garantidas pelos arquivos relevantes mantidos nos arquivos físicos.
⑵O surgimento dos arquivos digitais impôs novos requisitos para a construção de coleções de arquivos físicos.
Depois que os arquivos da coleção nos arquivos físicos forem digitalizados e disponibilizados on-line, os usuários poderão pesquisá-los rapidamente e utilizá-los remotamente. Isto exige objectivamente que os arquivos físicos se integrem conscientemente em redes de informação arquivística regionais, profissionais, nacionais e até globais ao realizarem a construção de colecções, para que os recursos arquivísticos online em cada arquivo tenham características próprias e não se sobreponham uns aos outros.
⑶Os arquivos digitais fornecem novos mecanismos de gerenciamento e serviço para arquivos físicos.
O arquivo físico adota um mecanismo de gestão física, processual e institucional. Os arquivos digitais introduzem recursos de informação arquivística lógicos e dinâmicos e sistemas de gestão de informação nos arquivos físicos, constroem neles um ambiente de informação virtual, rompem as fronteiras físicas dos arquivos físicos e suas coleções e fazem dos arquivos um arquivo digital de informação. sistema que pode pesquisar, selecionar e conectar de maneira flexível e conveniente recursos de informações de arquivo na Internet. É este mecanismo dinâmico de conexão de pesquisa que pode ampliar enormemente as capacidades de serviço de informação arquivística dos arquivos físicos, desenvolvendo assim de forma mais eficaz os serviços sociais.
⑷A relação entre arquivos digitais e arquivos físicos é interdependente e reforça-se mutuamente.
Sem arquivos físicos, os arquivos digitais perdem uma importante fonte de informação e vice-versa. Sem o ambiente de informação fornecido pelos arquivos digitais, seria impossível para os arquivos físicos romperem as suas limitações originais de trabalho e alcançarem uma gama mais ampla de serviços de informação arquivística. Pode-se constatar que a construção de arquivos digitais precisa de se basear em arquivos físicos, e a construção de arquivos digitais também pode proporcionar novas oportunidades para o desenvolvimento futuro de arquivos físicos.
(5) Estratégias básicas para construção de informatização de arquivos
A construção da informatização arquivística é um processo dinâmico de desenvolvimento baseado na construção de redes arquivísticas, tendo como núcleo a construção de recursos de informação arquivística, e com o objetivo de partilha social dos recursos de informação arquivística. No processo específico de organização e implementação da construção de informação em arquivos, é necessário prestar atenção ao fortalecimento do desenho e pesquisa de diversas estratégias:
1. Melhoria do sistema
⑴Padrões do sistema de gerenciamento de informações de arquivo
① Padrões de coleta e armazenamento de informações de arquivos digitais: As informações de arquivos digitais são uma importante base de recursos para a construção de informações de arquivos. As informações dos arquivos digitais geralmente vêm de duas fontes. Uma são os arquivos eletrônicos e os arquivos eletrônicos formados junto com o processo de gerenciamento; a outra é a transformação digital dos arquivos em papel; Para tanto, a construção de padrões de coleta de informações de arquivos digitais concentra-se nos dois aspectos acima.
② Padrões de rede de informação de arquivo: Existem três tipos de construção de rede de informação de arquivo, rede local (dentro de uma unidade através do departamento de arquivos), rede de área (entre unidades) e rede de área ampla (site ou página da web). A padronização da arquitetura de rede dos departamentos de arquivos é a chave para garantir a rápida transmissão e utilização da informação arquivística.
③ Padrões de software de gerenciamento de informações de arquivo: refletidos principalmente na versatilidade e uniformidade do software aplicativo. De modo geral, grande quantidade, qualidade desigual e formatos diferentes são as características básicas do atual software de gerenciamento de informações arquivísticas do meu país. A partir dos requisitos de intensificação e efeitos de padronização e compartilhamento de informações arquivísticas, o software de gerenciamento de informações arquivísticas exige, em última análise, que ele se torne gradualmente padronizado, universal e unificado.
⑵Arquivar padrões de segurança da informação
① Do ponto de vista do conteúdo específico, os padrões de segurança da informação arquivística incluem vários aspectos, como segurança do conteúdo da informação arquivística, segurança do portador de informação arquivística, segurança do método de gravação arquivística e segurança da rede de informação arquivística.
②Tendo em conta o conteúdo específico acima, é muito importante formular ainda mais padrões de segurança para a indústria de arquivos com base nos padrões gerais existentes no país.
⑶Arquivar padrões técnicos de negócios
①Os padrões de negócios são especificações para o processamento comercial de documentos e arquivos eletrônicos. Eles incluem padrões de terminologia relacionados à construção de informatização, identificação de recursos, descrições de formatos de arquivos digitais, formatos de metadados, formatos de dados de objetos e outros padrões.
②Os padrões e especificações técnicas incluem arquivos eletrônicos, formato de compressão de armazenamento de dados de arquivo, especificações padrão de troca de dados, especificações técnicas de marca d'água de dados e padrões técnicos de instalações de software e hardware do sistema, etc.
2. Construção de recursos
A essência da informatização de arquivos é fornecer uma nova plataforma e espaço para a abertura e desenvolvimento de recursos de informação arquivística. Portanto, a construção ordenada, padronizada e característica dos recursos de informação arquivística tornou-se um elo importante na construção da informatização dos arquivos de acordo com as exigências da informatização. Na construção de recursos de informação arquivística, as questões atuais que necessitam de atenção são:
⑴ Determinar os tipos de informação incluídos nos objetivos de informação dos arquivos.
Na construção da informatização dos arquivos é necessário não só fortalecer a construção de recursos de informação arquivística, mas também fortalecer a construção de uma série de outros recursos de informação relacionados aos serviços sociais de arquivos. Inclui principalmente: entidades de arquivo/recuperação/conteúdo/desenvolvimento/abertura/educação/políticas e regulamentos/notícias/informações de pesquisa científica, informações atuais de abertura de arquivos, etc.
⑵Co-construção de banco de dados de informações de arquivo
O banco de dados de informações de arquivo inclui um banco de dados de diretório e um banco de dados de conteúdo. Do ponto de vista da construção de recursos, a essência da digitalização da informação arquivística e da construção do banco de dados de informações arquivísticas é o processo de reconstrução do sistema de recursos de informação arquivística. Este sistema de recursos de informação arquivística tem duas características: primeiro, é um sistema de recursos de informação digital, em segundo lugar, é um sistema construído conjuntamente pelos recursos de informação arquivística digital de todas as instituições arquivísticas em todo o país, e é um sistema integrado de recursos de informação;
3. Fortalecer a gestão
⑴Estabelecimento de mecanismo de consulta e supervisão de informações
A supervisão de consultoria de informatização refere-se a uma série de serviços no processo de construção da informatização, nos quais agências, organizações ou pessoal relevante fornecem consulta preliminar, demonstração do plano de informatização, seleção de integradores de sistemas e controle de qualidade da informatização para projetos de informatização de arquivos. conclua alguns projetos de informações de arquivo com o melhor desempenho de custo.
⑵Gerenciamento de projetos
A informatização dos arquivos é, na verdade, um processo duplo: um é o processo real do projeto de informatização e o outro é o processo de gerenciamento do projeto; A gestão do processo de informatização é um dos fatores importantes que determinam o seu sucesso ou fracasso. Os elos mais importantes no gerenciamento de processos são a análise de viabilidade, a análise das necessidades de informação, a análise das funções organizacionais, o projeto e implementação do sistema, etc.
⑶Formulação do plano
Existe um problema comum de falta de planejamento de médio e longo prazo na construção da informatização do meu país, e é muito necessário fortalecer a formulação do planejamento estratégico. A formulação do planeamento estratégico da informatização arquivística deve prestar plena atenção aos seguintes factores: primeiro, a complexidade dos objectivos da informatização; recursos de informação; Quinto, a complexidade da definição dos requisitos de informatização arquivística.
⑷Gerenciamento de terceirização
No processo de construção da informatização de arquivos, o departamento de arquivos pode delegar parte do trabalho a outras organizações. Os tipos de projetos que podem ser terceirizados pelo departamento de arquivos incluem: primeiro, transferir o treinamento e a educação do pessoal arquivístico para faculdades e universidades com corpo docente, em segundo lugar, implementar a terceirização de tecnologia da informação em graus variados;
(4) Controle de risco
A construção da informação em arquivos é um projeto sistemático que envolve muitos fatores e apresenta uma série de riscos:
⑴Riscos organizacionais
A informatização dos arquivos envolve muitos departamentos. Se o trabalho entre os departamentos não puder ser coordenado de forma eficaz, poderá haver conflitos, má integração e progresso lento.
⑵Riscos de segurança da informação
A segurança da informação na informatização de arquivos é representada pela segurança informática, segurança de redes, segurança das comunicações e segurança da informação. O principal desempenho aqui é a segurança do conteúdo das informações do arquivo. A segurança do conteúdo das informações arquivadas inclui muitos aspectos, como a segurança dos arquivos originais, a segurança da conversão digital dos arquivos, a segurança do armazenamento e a segurança da utilização.
⑶Riscos de propriedade intelectual
A informatização dos arquivos envolverá uma série de questões de propriedade intelectual. Isto é realçado pelos direitos de propriedade digital da informação de arquivo, pelos direitos de propriedade das bases de dados de arquivo, pelo direito de reprodução de arquivo e pelas questões de propriedade intelectual decorrentes de ligações na construção de websites de arquivo.
Capítulo 7 Regulamentos de Arquivos e Ética Profissional de Arquivos
1. Visão geral jurídica do trabalho de arquivos
1. Conceito
Leis de trabalho de arquivos: denominadas leis de arquivos, referem-se aos documentos prescritivos para a indústria de arquivos formulados pela autoridade máxima do país, incluindo vários códigos legais de conduta sobre arquivos e trabalho de arquivos formulados pelo Congresso Nacional Popular e pelo Comitê Permanente de o Congresso Nacional Popular. Sua manifestação são as disposições pertinentes da Lei de Arquivos e demais leis.
2.Essência e características
As leis arquivísticas, como outras leis do país, são uma expressão concentrada da vontade da classe dominante. As leis sobre arquivos do nosso país são uma expressão concentrada da vontade do país e do povo, e são normas comportamentais básicas que toda a sociedade precisa cumprir rigorosamente. Esta é também a essência comum das leis sobre arquivos e outras leis do país.
⑴ Direção
Em comparação com outra legislação não-industrial, as leis sobre arquivos são diretas no ajuste e regulação da gestão de arquivos das pessoas e no desenvolvimento e utilização de informações. Demonstrou franqueza óbvia na resolução e tratamento de problemas e conflitos no trabalho de arquivos.
⑵Concretude
Isto se refere à especificidade do conteúdo jurídico do arquivo. A Lei dos Arquivos estabelece o âmbito da gestão estatal dos arquivos, agências estatais e organizações sociais, a protecção dos arquivos pelos cidadãos, os direitos e obrigações de utilização dos arquivos, o estabelecimento e as responsabilidades das instituições arquivísticas nacionais, o comportamento da gestão dos arquivos, a publicação e a utilização de arquivos e a gestão de arquivos e o tratamento de atividades ilegais durante a utilização criaram disposições mais específicas do que outras leis.
⑶Abrangente
A abrangência refere-se aos meios fornecidos pelas leis de arquivos para ajustar os comportamentos relacionados aos arquivos e ao trabalho dos arquivos. Esses meios não são únicos, mas incluem meios administrativos, meios educacionais, meios de punição criminal e outros meios.
3. A relação entre leis de arquivos e regulamentos administrativos e regras administrativas de arquivos
⑴ Arquiva leis e arquiva regulamentos administrativos
Lei dos arquivos: É uma expressão concentrada da vontade do país e do povo no domínio do trabalho dos arquivos. É um código de conduta formulado pela Assembleia Popular Nacional e pela sua Comissão Permanente de acordo com a constituição e os procedimentos legislativos do país.
Regulamentos administrativos: termo geral para documentos normativos administrativos formulados pelo Conselho de Estado de acordo com a Constituição e as leis.
a diferença
① As entidades formuladoras são diferentes: a entidade formuladora das leis sobre arquivos é o Congresso Nacional Popular e a sua Comissão Permanente, enquanto a entidade formuladora dos regulamentos administrativos sobre arquivos é o Conselho de Estado;
②Diferentes forças vinculativas: A lei de arquivos tem ampla força vinculativa comportamental. É uma base importante para o Conselho de Estado formular regulamentos administrativos de arquivos e é também a fonte de nossos atuais regulamentos administrativos de arquivos comuns. Neste sentido, a formulação e implementação de regulamentos administrativos de arquivos deve basear-se na lei.
③Diferentes objetos regulatórios: Os objetos regulados pelas leis arquivísticas possuem características gerais e universais, enquanto os objetos regulados pelos regulamentos administrativos arquivísticos possuem características específicas e especializadas;
conectar
①Em primeiro lugar, os objetivos fundamentais da formulação e implementação dos dois são consistentes. Todos visam padronizar e ajustar eficazmente as diversas relações no processo de construção e desenvolvimento da indústria arquivística, de modo a facilitar o estabelecimento e a manutenção do funcionamento normal da indústria arquivística.
②Em segundo lugar, embora as leis sobre arquivos sejam superiores aos regulamentos administrativos sobre arquivos, a julgar pela história de desenvolvimento de ambas, elas estão em uma relação de influência mútua e promoção mútua. Os regulamentos administrativos de arquivos são uma das "fontes de direito" para a formulação de leis de arquivos; o advento das leis de arquivos também fornece uma base jurídica sólida para a formulação científica e razoável de regulamentos administrativos, reduzindo enormemente a arbitrariedade subjetiva na formulação de regulamentos administrativos.
③Em terceiro lugar, as leis e regulamentos administrativos de arquivos devem ser formulados e implementados dentro do quadro previsto pela Constituição e não devem violar os princípios básicos estipulados na Constituição.
⑵ Arquiva leis e arquiva regulamentos administrativos
Regulamentos administrativos: São documentos normativos formulados pelos ministérios e comissões do Conselho de Estado, províncias, regiões autónomas, municípios directamente subordinados ao Governo Central, as cidades onde estão localizados os governos populares das províncias e regiões autónomas, e os governos populares de maior dimensão. cidades aprovadas pelo Conselho de Estado, de acordo com as leis de arquivos e regulamentos administrativos de arquivos.
Verifica-se que os regulamentos administrativos estão subordinados às leis e regulamentos administrativos de arquivos, ou são o produto da concretização de leis e regulamentos administrativos de arquivos, e são mais específicos e operacionais. Actualmente, existe um grande número de regulamentos administrativos de arquivos e as áreas de ajustamento também são muito amplas. São um aspecto importante da construção jurídica da indústria de arquivos do nosso país.
2. A formulação e os principais conteúdos da Lei dos Arquivos
(1) Formulação e revisão da Lei dos Arquivos
1. As bases sociais e ideológicas para a formulação da Lei dos Arquivos
O objectivo da formulação da Lei dos Arquivos é proteger a integridade e segurança dos arquivos do país e da nação, a riqueza histórica e cultural, e facilitar o desenvolvimento e utilização dos recursos de informação dos arquivos. Esta é também a aspiração comum do povo do nosso país. . Percebe-se que antes da formulação da lei de arquivos, nosso país já possuía uma ampla base social e ideológica para a criação de leis de arquivos.
2. As bases da prática social para a formulação da Lei dos Arquivos
Por um lado, é a experiência de longo prazo do meu país na construção de regulamentos administrativos e regulamentos administrativos de arquivos, a experiência da legislação arquivística estrangeira que pode ser usada como referência, e a experiência prática na construção de outras leis no meu país ; por outro lado, é a experiência prática na gestão e utilização de arquivos. Isto proporciona uma base sólida de prática social para a formulação da lei de arquivos do meu país.
3. Garantia organizacional para formulação da Lei de Arquivos
Sendo a mais alta agência administrativa de arquivos do país, a Administração de Arquivos do Estado é responsável pela formulação de “documentos regulamentares nacionais relacionados com o trabalho de arquivos”.
4.Alteração da Lei dos Arquivos
Aprovado em 5 de setembro de 1987, implementado em 1º de janeiro de 1988; revisado pela primeira vez em 5 de julho de 1996;
(2) Principais conteúdos da Lei dos Arquivos
A Lei dos Arquivos (revista em 2020) está dividida em oito capítulos e cinquenta e três artigos. Incluindo: princípios gerais, instituições arquivísticas e suas responsabilidades, gestão de arquivos, utilização e publicação de arquivos, construção de informação de arquivos, supervisão e inspeção, responsabilidades legais e estatutos.
3. Características, funções, implementação e modificação da Lei dos Arquivos
(1) Características da Lei de Arquivos
1. A “Lei dos Arquivos” tem uma característica comum a toda a legislação nacional – a natureza social
A Lei dos Arquivos não é apenas legislação para órgãos estatais e departamentos de arquivos, mas também legislação para todo o país e sociedade. A sua natureza social reflecte-se principalmente na formulação das leis, no conteúdo das leis e na implementação das leis.
2. A Lei dos Arquivos tem um certo carácter programático e criativo
As disposições relevantes da Lei dos Arquivos são concisas, informativas e criativas. Os princípios e regulamentos programáticos estabeleceram metas futuras para o desenvolvimento da indústria de arquivos do meu país e são altamente criativos.
3. O carácter democrático da Lei dos Arquivos
Sendo a riqueza cultural comum do país e da nação, os arquivos determinam que os arquivos mantidos pelos arquivos devem ser abertos à sociedade regularmente e em lotes para alcançar os devidos benefícios económicos e sociais. Estas disposições da lei são uma espécie de direito democrático concedido aos cidadãos pelo Estado. Só quando cada pessoa singular e colectiva cumpre conscientemente as obrigações estipuladas na Lei dos Arquivos é que os seus direitos democráticos podem ser protegidos por lei.
4. Carácter imperativo da Lei dos Arquivos
A Lei dos Arquivos é um código de conduta legal que deve ser respeitado pela sociedade, e o Estado garante a sua implementação através da força coerciva. As principais manifestações da coerção incluem: primeiro, a proteção dos arquivos nacionais. Exige que as agências estatais, as organizações sociais e os cidadãos, embora gozem do direito de gerir e utilizar arquivos, assumam a obrigação de proteger a segurança e a integridade dos arquivos nacionais; em segundo lugar, o Estado tem a responsabilidade pelos arquivos de valor nacional e social que são; propriedade de colectivos e indivíduos. O direito de preferência, bem como o direito de aquisição compulsória em circunstâncias especiais, e o direito de requisição, reflecte-se também no tratamento e sanções dos perpetradores que violam normas proibitivas;
(2) O papel da Lei dos Arquivos
1. A Lei dos Arquivos constitui a garantia legal da construção e desenvolvimento de empreendimentos arquivísticos.
A "Lei dos Arquivos" é uma lei departamental promulgada para desenvolver a indústria de arquivos no nosso país e garantir o bom progresso da indústria de arquivos. Ela fornece uma base de princípios para ajustarmos e lidarmos eficazmente com as contradições e relacionamentos básicos no campo dos arquivos. arquivos funcionam. A julgar pelo conteúdo da Lei dos Arquivos, ela fornece meios legais básicos para garantir o bom andamento do trabalho arquivístico do nosso país, manter a integridade e segurança dos arquivos nacionais e ajustar a relação entre instituições nacionais, colectivos e indivíduos em assuntos arquivísticos.
2. A Lei dos Arquivos é uma base importante para a construção do sistema legislativo e regulamentar dos arquivos do meu país.
A julgar pela prática de construção de regulamentos de arquivos no nosso país, a formulação da “Lei dos Arquivos” absorveu a essência de outras leis e regulamentos relevantes. No entanto, quando a “Lei dos Arquivos” foi concluída e entrou em vigor, tornou-se a base para. para formularmos novas leis e regulamentos sobre arquivos. Por outras palavras, no futuro, quando formularmos, revermos e abolirmos regulamentos administrativos relevantes, regulamentos governamentais e outros documentos normativos, devemos usar a Lei dos Arquivos como critério.
3. A "Lei dos Arquivos" é um poderoso meio jurídico para proteger a riqueza arquivística de importância nacional e social formada ou preservada pelas agências estatais, organizações sociais e cidadãos do meu país.
As disposições relevantes da Lei dos Arquivos fornecem meios legais básicos e eficazes para o departamento administrativo dos arquivos "administrar de acordo com a lei", parar e punir eficazmente diversas atividades ilegais e proteger a integridade e segurança dos arquivos com valor nacional e social.
4. A Lei dos Arquivos é uma ferramenta eficaz para promover o desenvolvimento e a utilização dos recursos de informação arquivística do meu país.
Capítulo 4 da "Lei dos Arquivos" "Utilização e Publicação de Arquivos", o período de abertura dos arquivos, as condições de trabalho e gestão da utilização dos arquivos, a utilização e gestão de arquivos não abertos, o direito de publicar arquivos, a edição, publicação e distribuição de arquivos e materiais históricos, etc. As questões foram estipuladas de uma forma mais baseada em princípios. Isto proporciona protecção jurídica básica para o desenvolvimento e utilização eficaz dos recursos de informação arquivística nas colecções do nosso país.
5. A “Lei dos Arquivos” é a base jurídica para fortalecer o trabalho de administração de arquivos do meu país.
Para desenvolver os empreendimentos arquivísticos à escala nacional do nosso país, o trabalho administrativo dos arquivos não pode ser enfraquecido. A gestão dos arquivos depende da administração dos arquivos científicos e de atividades empresariais específicas. Portanto, os governos populares em todos os níveis devem cumprir rigorosamente a Lei dos Arquivos, fortalecer as funções das agências administrativas de arquivos e fortalecer a gestão administrativa de acordo com a lei para garantir o desenvolvimento saudável da indústria de arquivos do nosso país.
(3) Implementação da Lei dos Arquivos
1. Princípios de implementação
⑴Em primeiro lugar, a implementação da Lei dos Arquivos deve basear-se em factos e disposições legais como critério.
①Baseado em factos significa que no processo de implementação da Lei dos Arquivos, o tratamento dos vários casos disciplinares e ilegais deve basear-se em condições reais objectivas.
② Tomar a lei como critério significa que o órgão executivo da Lei dos Arquivos deve tratar e resolver vários casos relacionados com arquivos e trabalhos de arquivo em estrita conformidade com as disposições da Lei dos Arquivos e das leis nacionais relevantes.
⑵Em segundo lugar, na implementação da Lei dos Arquivos, o princípio da igualdade perante a lei deve ser respeitado.
O significado deste princípio é que qualquer unidade ou indivíduo, independentemente da sua posição ou estatuto social, é igual perante a Lei dos Arquivos e as leis nacionais.
2. Método de implementação
⑴Conformidade com as leis
Este método significa que as agências, organizações e cidadãos devem usar conscientemente as leis sobre arquivos para restringir e regular os seus pensamentos e comportamentos. Como a Lei de Arquivos do meu país contém normas legais obrigatórias (executadas conscientemente) e normas legais proibitivas (estritamente observadas), ela tem requisitos comportamentais diferentes para agências, organizações e cidadãos.
⑵Aplicação da lei
Este método refere-se ao uso da Lei de Arquivos por órgãos estatais e membros de suas organizações para resolver diversos problemas práticos relacionados. A aplicação das leis é geralmente chamada coloquialmente de "aplicação". Obviamente, a aplicação das leis de arquivos refere-se às atividades práticas das leis e regulamentos de arquivos usados por agências estatais, organizações e cidadãos individuais para completar certas tarefas de trabalho ou atingir certos fins legais de acordo com os direitos, obrigações e procedimentos legais estipulados nos regulamentos de arquivos. .
⑶Além dos métodos básicos acima, existem também alguns métodos específicos:
① Formular medidas de sanção administrativa para a gestão de arquivos e outros documentos regulamentares de acordo com a lei para fortalecer a aplicação da lei.
② Reforçar a cooperação com todas as partes relevantes e lutar pelo apoio social.
③ Fortalecer a publicidade e a educação e aumentar a consciência social dos arquivos.
(4) Melhoria e modificação das leis de arquivos
1. Princípios de alteração da Lei dos Arquivos
⑴Princípio de mudanças cautelosas
Estabilidade e certeza são um dos requisitos básicos da lei. Para manter a estabilidade e a seriedade da lei, a Administração de Arquivos do Estado estabeleceu o princípio das “pequenas alterações”. O seu significado específico é: afirmar, tanto quanto possível, o conteúdo que pode ser afirmado na atual Lei de Arquivos, e tentar afirmar o conteúdo que pode ser alterado ou não. Nenhuma mudança deve ser feita, e o conteúdo da prática de aplicação da lei que requer melhorias legais deve ser melhorado tanto quanto possível. A revisão prudente é a ideia central deste princípio de revisão.
⑵O princípio da unidade de princípio e operação
A chamada unidade de princípio e funcionamento significa que a Lei dos Arquivos revista deve ser concisa e substancial, prática, inequívoca e ser capaz de fornecer normas comportamentais básicas e quadros para a "administração de acordo com a lei" e a "administração de acordo com a lei". A construção e implementação de regulamentos administrativos e regulamentações governamentais têm um verdadeiro papel orientador e normativo, em vez de exigir soluções diretas para problemas específicos nas operações práticas;
⑶Princípio sistemático
O princípio sistemático significa que, ao alterar a Lei dos Arquivos, a relação entre a Lei dos Arquivos e os regulamentos administrativos e regulamentos administrativos correspondentes deve ser considerada de forma abrangente, e deve ser dada atenção à coordenação e cooperação com outras leis e regulamentos. A "Lei de Arquivos" revisada pode refletir o princípio, a autoridade e a natureza científica de uma lei departamental e formar um sistema jurídico geral funcionalmente otimizado, juntamente com regulamentos administrativos de arquivos, regulamentos administrativos e outras leis, para que possa ter um impacto na vida social. O regulamento tem boa funcionalidade do sistema.
2. Alterações à Lei dos Arquivos
4. Arquivos de regulamentos administrativos e normas administrativas
(1) Conceitos, categorias e atributos dos regulamentos administrativos de arquivos
1. Conceito
Regulamentos administrativos de arquivos: consulte os documentos normativos sobre administração de arquivos formulados pelo Conselho de Estado de acordo com a Constituição e as leis do meu país. Estes incluem documentos normativos sobre questões de administração de arquivos nacionais adoptados pela sessão plenária ou reunião executiva do Conselho de Estado ou emitidos com a aprovação do Conselho de Estado.
⑴ Os regulamentos administrativos dos arquivos devem ser formulados pelo Conselho de Estado ou aprovados e promulgados por ele. Nenhuma outra organização ou indivíduo tem o direito de formular e publicar tais documentos.
⑵ Os regulamentos administrativos dos arquivos são um documento normativo com força vinculativa universal. É formulado para um determinado aspecto da gestão administrativa no negócio de arquivos, e não para uma opinião sobre como lidar com uma questão específica.
⑶ Os regulamentos administrativos dos arquivos são formulados de acordo com as disposições pertinentes da Constituição e das leis. O seu conteúdo deve estar em conformidade com o espírito da lei e não pode entrar em conflito com as disposições legais.
2.Tipo
⑴Documentos que fazem disposições abrangentes e sistemáticas sobre assuntos administrativos de arquivos. Tais como a "Decisão do Conselho de Estado sobre o Fortalecimento do Trabalho dos Arquivos Nacionais", "Medidas de Implementação da Lei dos Arquivos da República Popular da China", etc.
⑵Um documento que estipula parcialmente um determinado aspecto do trabalho administrativo de arquivos. Como os "Regulamentos sobre o Trabalho dos Arquivos das Agências" e os "Princípios de Estabelecimento e Plano de Layout dos Arquivos Nacionais".
⑶Um documento que estabelece disposições relativamente específicas sobre um determinado trabalho administrativo de arquivos. Como "Algumas opiniões sobre a abertura de arquivos históricos" e assim por diante.
3. Atributos
⑴Atributos gerais dos regulamentos administrativos dos arquivos
① Autoritário e comandante
Os regulamentos administrativos dos arquivos, tal como as leis de arquivos do país, são manifestações da vontade do país e da unidade da vontade do país e da vontade do povo. Contudo, no que diz respeito à relação entre o formulador e a contraparte, ainda é uma relação entre poder e obediência, comando e obediência. O executor não tem o direito de alterar as disposições relevantes das políticas e regulamentos de arquivos com base na sua própria vontade subjetiva.
② Direção e realidade
O conteúdo dos regulamentos administrativos dos arquivos tem características óbvias de franqueza e realidade. Estipula especificamente os princípios, princípios básicos, medidas e meios para a organização e gestão do trabalho de arquivos, e abrange todos os aspectos da organização, coordenação, comando e gestão dos assuntos de trabalho de arquivos. Portanto, desempenha um papel prático importante e um significado orientador direto na construção e desenvolvimento da indústria de arquivos do meu país.
③Estabilidade e dinâmica
Tal como outros regulamentos administrativos do país, os regulamentos administrativos dos arquivos estão em constante mudança e desenvolvimento num estado relativamente estável. Por um lado, porque o ambiente de trabalho dos arquivos está em constante mudança, isso exige que o conteúdo dos regulamentos administrativos dos arquivos seja ajustado e alterado; por outro lado, o mecanismo operacional interno do trabalho dos arquivos também sofrerá algumas alterações; exige alterações no conteúdo dos regulamentos administrativos dos arquivos.
⑵A particularidade dos regulamentos administrativos dos arquivos
①A formulação dos regulamentos administrativos dos arquivos deve estar em conformidade com as leis especiais de desenvolvimento e as características dos arquivos e do trabalho dos arquivos.
A gestão dos arquivos deve enfatizar a ideia de organismo, o princípio da gestão centralizada e unificada e o princípio de todo o arquivo. A formulação de quaisquer regulamentos administrativos de arquivos não pode violar estas ideias e princípios básicos.
②A formulação dos regulamentos administrativos dos arquivos deve ter características de herança e desenvolvimento histórico.
A herança dos regulamentos administrativos dos arquivos refere-se à conexão histórica de conteúdo entre os documentos relevantes dos regulamentos administrativos dos arquivos. A natureza desenvolvimentista dos regulamentos administrativos dos arquivos significa que o conteúdo de todo o sistema de regulamentos administrativos dos arquivos deve ser constantemente atualizado com o desenvolvimento da sociedade e o progresso dos tempos, e a escória deve ser eliminada e a essência deve ser eliminada. Além disso, os regulamentos administrativos dos arquivos devem basear-se nas leis de arquivos e mudar e desenvolver-se com as mudanças e o desenvolvimento das leis de arquivos.
(2) Conceito, natureza e tipo de regulamentos administrativos de arquivos
1. Conceito
Os regulamentos administrativos geralmente incluem regulamentos departamentais e regulamentos locais.
Regulamentos departamentais: é a denominação geral dos documentos normativos formulados pelos diversos departamentos do Conselho de Estado no âmbito de sua competência de acordo com as leis e regulamentos administrativos. Eles são numerosos e cobrem uma ampla gama de áreas de ajuste, o que os torna uma importante fonte de direito administrativo.
Regulamentos locais: É o termo geral para os documentos legais normativos formulados pelos governos populares das províncias, regiões autónomas, municípios directamente subordinados ao Governo Central, cidades onde estão localizados os governos populares das províncias e regiões autónomas, e cidades maiores estabelecidas com o aprovação do Conselho de Estado de acordo com leis, regulamentos administrativos, etc.
2. Natureza
⑴Os regulamentos administrativos dos arquivos estão subordinados às leis e regulamentos administrativos nacionais.
Os regulamentos administrativos dos arquivos não podem ser equiparados às leis e regulamentos administrativos sobre o trabalho dos arquivos, nem podem exceder as leis e regulamentos em termos de disposições de conteúdo. É um documento normativo formulado e emitido pelos órgãos administrativos do estado e departamentos e unidades sociais relevantes, a fim de implementar soluções, explicar leis e regulamentos de arquivos e políticas importantes.
⑵ Os regulamentos administrativos dos arquivos têm aplicabilidade geral ou específica.
É diferente das decisões administrativas específicas ou decisões administrativas tomadas pelo departamento de administração de arquivos nacionais e departamentos governamentais relevantes (porque tais documentos só se aplicam a pessoas específicas ou a factos específicos). proprietário ou todos os fatos do tipo.
⑶Coordenação e consistência entre regulamentos administrativos de arquivos.
Na própria formulação dos regulamentos administrativos de arquivos, as entidades administrativas relevantes devem prestar atenção a dois aspectos do problema: primeiro, existem conflitos de conteúdo e os regulamentos contraditórios devem ser revistos e melhorados em tempo útil; à relação entre si Os regulamentos administrativos são publicados em lotes para evitar conflitos artificiais entre os antigos e os novos regulamentos devido a diferenças de horário na publicação, deixando as pessoas sem saber o que fazer.
⑷Compare as vantagens da lei de arquivos
①O procedimento de formulação dos regulamentos administrativos dos arquivos é mais simples que o das leis.
②No entanto, o conteúdo dos regulamentos administrativos dos arquivos é profissional.
③As disposições dos regulamentos administrativos dos arquivos são mais claras e específicas do que o conteúdo das leis de trabalho dos arquivos.
⑸Diferença da decisão administrativa
①O âmbito de aplicação dos regulamentos administrativos de arquivos é mais amplo do que as decisões administrativas específicas.
②O âmbito temporal e espacial da eficácia administrativa dos regulamentos administrativos de arquivos é geralmente melhor do que o das decisões administrativas de arquivos específicos.
③Os procedimentos de formulação de regulamentos administrativos de arquivos são mais formais e rigorosos do que as decisões administrativas específicas de arquivos.
3.Tipo
⑴Com base no assunto da formulação
Regulamentos do departamento e regulamentos locais.
⑵Com base no conteúdo
①Regulamentos administrativos de arquivos legislativos (~ regulamentos formulados para criar direitos e obrigações para as contrapartes administrativas no âmbito de seus poderes de acordo com as leis nacionais), como "Regras Gerais para Trabalho de Arquivos", "Medidas de Gestão de Arquivos Notariados", "Gestão de Arquivos de Xangai Medidas" ";
② Regulamentos administrativos de arquivos interpretativos (~regulamentos que explicam ou explicam a totalidade ou parte das leis de arquivos relevantes, a fim de aplicar efetivamente a lei), como as "Medidas de Implementação da Lei de Arquivos da República Popular da China na Província de Sichuan".
⑶Com base na eficácia real e na natureza da implementação
Os regulamentos de implementação devem ser seguidos e implementados com referência aos regulamentos.
5. Arquivos de ética profissional
(1) O nível e a estrutura da ética profissional dos arquivos
⑴ A ética profissional dos arquivos tem níveis óbvios e múltiplas regulamentações. Manifesta-se principalmente em dois aspectos: a qualidade moral individual e a qualidade moral do grupo dos arquivistas.
⑵A qualidade moral individual dos arquivistas consiste em emoções morais, crenças morais, compreensão moral, vontade moral e hábitos morais.
⑶A qualidade moral do grupo dos arquivistas é composta principalmente pelo estilo moral coletivo e pelo ambiente moral social. Esta qualidade moral de grupo é uma expressão concentrada da comunhão de qualidades morais individuais.
(2) Características da ética profissional em arquivos
1. Profissionalismo diferenciado
A ética profissional arquivística tem um conteúdo específico próprio, que pode refletir claramente as características desta profissão, distinguindo assim a ética profissional arquivística de outras éticas profissionais. Como ser leal à história, manter a verdadeira face da história, ser leal e confiável, manter a confidencialidade, ser rigoroso e realista, etc.
2. Concretude do modo de existência
A ética profissional é uma expressão profissional dos princípios morais e das normas morais de uma determinada sociedade ou classe. De modo geral, está adaptada às condições ambientais específicas das atividades profissionais de uma determinada sociedade. Sob diferentes condições sociais e históricas, diferentes países e até mesmo diferentes indústrias, a ética profissional arquivística tem regulamentações específicas.
3. Continuidade e herança do processo formativo
A atividade profissional arquivística possui características de herança histórica. Em certo sentido, em diferentes períodos sociais e históricos, as suas responsabilidades sociais profissionais, obrigações, métodos de serviço, conteúdos, meios, etc. Em diferentes períodos de desenvolvimento social, a psicologia profissional, os hábitos de trabalho e as exigências morais dos arquivistas apresentam frequentemente um certo grau de herança e continuidade.
(3) O significado e o conteúdo da ética profissional dos arquivos
1. Significado
Ética profissional de arquivos: refere-se ao código básico de conduta que os arquivistas devem respeitar quando se envolvem na administração de arquivos, serviços de armazenamento e utilização de arquivos e outras atividades funcionais. É um componente importante de todo o sistema de ética profissional social. Assim como a ética profissional em todas as esferas da vida, todas elas possuem características distintas da época e da história, profissionalismo e especificidade, sociabilidade e características de classe.
2.Conteúdo
1. Ser leal aos seus deveres e dedicado ao seu trabalho
A chamada devoção ao dever significa que os arquivistas devem cumprir as suas obrigações de proteger e gerir arquivos e fornecer serviços de informação de alta qualidade aos utilizadores dos arquivos; a chamada dedicação ao trabalho significa que os profissionais de arquivos devem estar comprometidos com a construção e desenvolvimento de arquivos; empreendimentos de arquivos. Derrame mais amor do que o público em geral e dedique-se de todo o coração ao seu trabalho. Especificamente, os arquivistas devem:
⑴Primeiro, proteja a integridade e segurança dos arquivos e materiais relacionados para garantir sua confiabilidade como evidência histórica.
⑵Em segundo lugar, selecione, identifique e preserve documentos e informações de arquivo a partir das perspectivas da história, lei, função, administração, etc., e use o princípio da proveniência de forma eficaz e razoável para manter a conexão histórica entre os documentos.
⑶Terceiro, os arquivistas devem proteger o papel probatório dos arquivos ao organizar, proteger e utilizar documentos.
⑷Quarto, os arquivistas devem garantir a continuidade da informação contida nos arquivos.
⑸Em quinto lugar, os arquivistas devem registar as suas atividades de trabalho e ser capazes de defender o seu trabalho.
2. Observe as leis e mantenha estritamente a confidencialidade
Os arquivistas devem manter a confidencialidade da informação que gerem, reforçar o conceito de confidencialidade, cultivar bons hábitos de confidencialidade e lutar contra vários actos de perda, fuga e roubo de confidencialidade na prática da gestão de arquivos.
⑴ Os arquivistas devem prestar atenção à proteção da segurança do país e à privacidade dos cidadãos coletivos e individuais.
⑵ Os arquivistas devem valorizar a confiança especial dada pelo Estado e pela sociedade e, no trabalho real, não tirar vantagem das suas posições para procurar ganhos pessoais para si ou para outros.
Os arquivistas devem desenvolver conscientemente bons hábitos de confidencialidade profissional.
3. Tenha conhecimento, progrida e sirva de maneira justa
Melhorar as qualidades básicas dos arquivistas em termos de conhecimento, capacidade para o trabalho e profissionalismo não é apenas uma condição necessária para o envolvimento no trabalho arquivístico, mas também um dos principais conteúdos da ética profissional dos arquivistas.
⑴ Os arquivistas devem geralmente esforçar-se para possuir quatro aspectos das reservas de conhecimento, nomeadamente conhecimento jurídico, conhecimento teórico profissional, conhecimento teórico filosófico e conhecimento de gestão moderna. Ao mesmo tempo, os arquivistas relevantes também devem esforçar-se por aprender a tecnologia da informação moderna, a fim de adaptar a indústria arquivística às necessidades do rápido desenvolvimento da sociedade moderna.
⑵ Os arquivistas devem fornecer informações arquivísticas tanto quanto possível para servir os usuários dos arquivos, ou seja, fornecer serviços justos a todos os usuários legítimos.
⑶ Os arquivistas devem promover a protecção e utilização do património cultural mundial através da cooperação com outros profissionais.
(4) Ética profissional arquivística
A tarefa básica do cultivo da ética profissional arquivística é internalizar os princípios e conteúdos normativos da ética profissional arquivística nas emoções e crenças internas dos trabalhadores arquivísticos e colocá-los na prática de gestão de arquivos. As categorias básicas da ética profissional arquivística incluem principalmente:
1. Arquivar ideais éticos profissionais e obrigações éticas profissionais
⑴ O ideal da ética profissional dos arquivos exige que os arquivistas reflitam plenamente os interesses do país e das pessoas na ampla gama de atividades sociais envolvidas nas práticas de gestão e utilização de arquivos, se esforcem para fazer bem o seu trabalho e servir os usuários dos arquivos e o país de todo o coração , e contribuir para a construção do país e lutar pela causa do socialismo com características chinesas.
⑵ As obrigações de ética profissional arquivística referem-se às responsabilidades do trabalho arquivístico que o pessoal arquivístico deve desempenhar conscientemente sob o controle de certos conceitos morais, ideais morais e responsabilidade moral nas atividades de trabalho profissional. É também uma exigência da sociedade, coletivos ou outros para o comportamento pessoal. , bem como as responsabilidades profissionais que os arquivistas individuais devem assumir para com o país e o povo.
2. Arquivar emoções de ética profissional e comportamentos de ética profissional
⑴ As emoções da ética profissional arquivística incluem principalmente duas tarefas básicas: por um lado, é formar e aprimorar emoções morais que sejam consistentes com a compreensão da ética profissional dos arquivos, por outro lado, é formar e aprimorar um arquivo saudável e legítimo; emoções de ética profissional.
⑵ Somente prestando atenção ao fortalecimento do seu próprio cultivo moral é que os arquivistas podem demonstrar uma boa ética profissional na prática do trabalho arquivístico, obter o reconhecimento dos pares e de outros membros ou grupos sociais e ganhar o espaço de existência e desenvolvimento que merecem na sociedade.
3. Atitude profissional arquivística e consciência profissional
⑴A atitude profissional arquivística refere-se à atitude trabalhista básica e à atitude de serviço dos trabalhadores arquivísticos. É um dos pré-requisitos básicos para que os arquivistas cumpram as suas obrigações profissionais para com a sociedade e os utilizadores, sendo também um aspecto específico da ética profissional.
⑵ A consciência profissional arquivística refere-se a um tipo de atividade de consciência escondida no fundo dos corações dos trabalhadores arquivísticos. É um sentido relativamente forte de responsabilidade profissional e uma crença que usa esse sentido de responsabilidade profissional como critério para avaliar as próprias palavras e ações.
4. Honra profissional e dignidade profissional do trabalho arquivístico
⑴A honra profissional arquivística, como medida de responsabilidade profissional e consciência profissional, é a avaliação relevante feita pelos arquivistas sobre o valor social dos arquivos.
⑵A dignidade profissional é a autoconsciência dos valores sociais e morais dos arquivistas. Reflete-se não apenas no respeito da sociedade ou de outros pela profissão arquivística, mas também na auto-estima, amor próprio, auto-aperfeiçoamento, autoconfiança e autoconfiança do próprio arquivista em relação à profissão arquivística.
Capítulo 8 Padrões e Padronização de Trabalho de Arquivos
1. Visão geral dos padrões de trabalho dos arquivos
1. Significado
Padrões de trabalho arquivístico: um termo geral para vários padrões que são formulados ou revisados com base em coisas e conceitos repetitivos no campo do trabalho arquivístico. É um critério e base comum que unidades e indivíduos relevantes no trabalho arquivístico devem respeitar.
2.Tipo
⑴De acordo com a natureza dos padrões: padrões de gestão e padrões técnicos
Atualmente, a maioria dos padrões formulados pelas organizações de trabalho de arquivos do meu país e internacionais são padrões técnicos, como as "Regras de Descrição Arquivística", "Normas de Arquivamento e Gerenciamento de Documentos Eletrônicos", etc.
⑵De acordo com o efeito legal real das normas: normas obrigatórias e normas recomendadas
As normas obrigatórias referem-se às normas que garantem a segurança da riqueza dos arquivos nacionais e às normas que são aplicadas pelo Estado através de leis e regulamentos administrativos. Outras normas são normas recomendadas;
⑶ Grau de relevância de acordo com os padrões: padrões formais e padrões de referência
Os padrões formais referem-se aos padrões que estão diretamente relacionados aos arquivos e à gestão de arquivos. Os padrões de trabalho de arquivos referem-se àqueles que precisam aprender com os padrões de trabalho relevantes formulados por outras indústrias porque atualmente não existem padrões formais a serem seguidos;
⑷De acordo com o escopo de aplicação da norma: padrões internacionais, padrões regionais, padrões nacionais, padrões profissionais ou industriais, padrões empresariais, etc.
①Os padrões internacionais referem-se a padrões que foram formulados por organizações internacionais autorizadas e são geralmente reconhecidos e adotados internacionalmente.
② Os padrões regionais, também chamados de padrões regionais internacionais, referem-se a padrões que são aplicáveis apenas a uma determinada região do mundo e foram adotados por organizações mundiais de padronização regional.
③Os padrões nacionais referem-se a padrões que são de grande importância para a economia nacional e para o desenvolvimento tecnológico e devem ser unificados em todo o país.
④ Padrões profissionais (padrões da indústria) referem-se a padrões aprovados e emitidos por departamentos profissionais competentes e unificados no âmbito desse departamento.
⑤Os padrões empresariais referem-se aos padrões técnicos seguidos pela empresa.
3. Atributos (Características)
⑴Existem regulamentos especiais para a formulação e revisão ou aprovação de padrões.
⑵Os padrões possuem códigos fixos e formatos uniformes.
⑶Os padrões de trabalho arquivístico são a base comum para a gestão de documentos e a gestão de arquivos. Eles têm efeito jurídico sob certas condições e têm certa força vinculativa comportamental.
(4) Os padrões de trabalho dos arquivos são altamente oportunos e baseiam-se no nível prático do trabalho dos arquivos numa determinada fase histórica. À medida que as práticas de trabalho arquivístico se desenvolvem e novas tecnologias e métodos são adoptados, as normas precisam de ser constantemente revistas, complementadas, substituídas ou abolidas.
⑸O conteúdo da norma é relativamente específico. Uma norma de trabalho de arquivo geralmente resolve apenas um problema prático e o texto deve ser preciso e conciso.
⑹ Os padrões são implementados em diferentes escopos de acordo com seus diferentes tipos e níveis, e possuem forte operabilidade.
⑺ A maioria dos padrões de trabalho de arquivos são padrões recomendados e departamentos em vários locais têm maior flexibilidade na adoção de padrões.
4.Função
⑴Função de coordenação
Como os objetivos dos padrões de trabalho arquivístico são repetitivos e diversos, para tornar um determinado aspecto do trabalho avançado, razoável e viável como um todo, ele deve basear-se nos padrões e regulamentos relevantes que foram formulados.
⑵ Efeito de simplificação
Depois de adotar o modelo de gerenciamento integrado de documentos, alguns conteúdos de trabalho repetitivos que eram executados separadamente no passado, quando o gerenciamento de arquivos e o gerenciamento de arquivos eram separados, podem ser simplificados através da formulação de padrões de gerenciamento relevantes para simplificar os links de trabalho redundantes, repetitivos e de baixa funcionalidade. as funções gerais do sistema de gestão integrada de documentos são melhoradas e o desempenho é melhorado e otimizado.
⑶Função de unificação e otimização
Usando padrões de trabalho arquivístico, um ou mais métodos científicos, avançados e razoáveis podem ser determinados através da otimização de duas ou mais expressões conceituais, indicadores técnicos, processos de trabalho e métodos de trabalho para objetos da mesma natureza na área de arquivos e trabalho arquivístico. ., indicadores, processos, etc., melhorando assim a eficiência de todo o trabalho arquivístico.
2. O significado e a forma da padronização do trabalho arquivístico
1. Significado
⑴ Micro: A padronização do trabalho de arquivos é uma atividade que implementa a gestão ordenada e o controle dos arquivos e a gestão de arquivos por meio da formulação e implementação de padrões, como unificação, simplificação, coordenação e otimização, a fim de obter os melhores benefícios de gestão de arquivos.
⑵ Macro: A padronização do trabalho de arquivos é um projeto sistemático. Não inclui apenas a formulação e implementação de padrões de trabalho de arquivos, mas também inclui o trabalho de investigação e pesquisa antes da formulação de padrões, o complemento, melhoria, revisão e abolição de padrões. O trabalho de Gestão e Manutenção também inclui atividades de trabalho específicas, como a concepção do sistema de normalização e a recolha e processamento de informações de feedback sobre a implementação de normas.
①Primeiro, a padronização do trabalho de arquivos é um processo de atividades de trabalho. No seu significado geral, é um projeto intelectual sistemático.
②Em segundo lugar, a padronização do trabalho de arquivos economiza dinheiro, melhora a eficiência e obtém benefícios através da implementação de atividades de gestão e controle, como simplificação, unificação, coordenação e otimização.
③Terceiro, a padronização do trabalho de arquivos busca os melhores resultados das atividades de gestão de arquivos.
④ Quarto, a padronização do trabalho arquivístico é um processo de atividades de trabalho que requer complementação e melhoria contínua dos padrões estabelecidos.
2.Formulário
⑴Simplificar
Simplificação é reduzir o número de tipos de objetos dentro de um determinado intervalo para uma forma padronizada que seja suficiente para atender às necessidades gerais dentro de um determinado tempo e espaço. De modo geral, a simplificação é uma forma primária de padronização amplamente utilizada na prática de gestão de arquivos. Não é uma redução subjetiva e arbitrária, mas apenas remove links redundantes, repetitivos e de baixa função no gerenciamento de arquivos. Através do processamento padronizado e simplificado, a otimização geral do sistema integrado de gestão de documentos pode ser alcançada.
⑵Unificação
A unificação é a fusão de duas ou mais manifestações da mesma coisa em uma ou em uma forma padronizada limitada a um intervalo. Embora seja também uma forma primária de padronização, é a forma e o meio dominante de padronização. Existem muitos objetos nas atividades de gestão de arquivos que precisam ser unificados em termos de métodos, procedimentos operacionais, símbolos terminológicos, sinais de parâmetros, etc., a fim de melhorar o nível de padronização da gestão de arquivos. O conteúdo principal e o escopo da unificação incluem a unificação dentro de um determinado intervalo/grau/nível/nível/tempo/maioria razoável.
⑶Serialização
A serialização é uma forma avançada de padrões de trabalho arquivístico. Baseia-se nas necessidades de desenvolvimento da indústria de arquivos, por meio de análises e pesquisas aprofundadas e abrangentes sobre as leis de desenvolvimento de certos objetos padronizados e previsões razoáveis das tendências de desenvolvimento de. os mesmos objetos no país e no exterior, combinados com as diferentes condições de desenvolvimento do trabalho arquivístico do nosso país, os indicadores padrão relevantes devem ser adequadamente fundidos e simplificados, e organizados de acordo com certas regras, como base para orientar o desenvolvimento dos empreendimentos arquivísticos do nosso país. .
⑷Generalização
Universalização refere-se a padrões de trabalho de arquivo que podem ser usados de forma intercambiável entre diferentes objetos padronizados. Tais como padrões terminológicos básicos para trabalho arquivístico, padrões para símbolos de registro de arquivos, etc. Prestar atenção à universalidade dos padrões de trabalho arquivístico também é um requisito básico para melhorar a qualidade do trabalho de padronização do trabalho arquivístico do meu país.
⑸Tipificação
Tipificação significa tomar como amostras os métodos de trabalho, procedimentos de trabalho, indicadores técnicos, parâmetros técnicos, meios técnicos ou regulamentos de gestão mais avançados e razoáveis, e exigir ou defender que futuros trabalhos de arquivo em áreas relacionadas se refiram a esta implementação para alcançar um processo unificado. Ele pode gradualmente realizar a otimização geral do nível de gerenciamento de arquivos.
⑹Formatação
Todas as empresas e instituições estão construindo vigorosamente sistemas integrados de gerenciamento de informações de documentos. O elo principal neste trabalho é estabelecer uma estrutura de banco de dados padrão que cubra toda a organização, o formato e as informações dos documentos são razoavelmente especificados. de links é um conteúdo crucial. Percebe-se que a formatação é uma das formas importantes de gestão de arquivos, principalmente a gestão integrada de documentos na moderna sociedade da informação.
3. Princípios, requisitos e métodos para a formulação de padrões de trabalho arquivístico
1.Princípios
⑴Princípio da unidade
Dentro do sistema de padrões de trabalho arquivístico, é necessário garantir que o conteúdo de cada padrão seja consistente e, ao mesmo tempo, é necessário garantir que o conteúdo e o conteúdo técnico de vários padrões relacionados sejam consistentes. Só desta forma a sistematicidade do sistema de normas de trabalho arquivístico e a sua consistência com outras normas relacionadas podem ser efetivamente mantidas.
⑵Princípios de otimização
O conteúdo de cada norma específica dentro do sistema de padrões de trabalho de arquivos deve refletir tecnologia, procedimentos de trabalho e procedimentos organizacionais otimizados, deve ser superior ao conteúdo operacional específico do trabalho de gestão geral e ter um certo grau de avanço tecnológico e de gestão.
⑶Princípio da oportunidade
A construção do sistema padrão de trabalho dos arquivos deve basear-se nas necessidades reais de desenvolvimento e nas possibilidades objetivas do trabalho dos arquivos, e os padrões relevantes devem ser formulados em tempo hábil para refletir a ordem da modernização do trabalho dos arquivos.
⑷Princípio de herança
No processo de estabelecimento do sistema de padrões de trabalho arquivístico, as partes relevantes devem prestar atenção para garantir que os padrões mantenham relativa estabilidade dentro de um determinado intervalo de tempo e espaço. Não podemos considerar a natureza científica e o avanço das normas isoladamente, ignorando ao mesmo tempo a sua estabilidade e herança, caso contrário, facilmente conduzirá à confusão no trabalho real.
2. Requisitos
⑴ Ao redigir normas, deve-se prestar atenção à implementação das leis e regulamentos nacionais e à coordenação com as normas relevantes.
Ao formular padrões de trabalho de arquivos, deve-se respeitar conscientemente as disposições relevantes das leis, regulamentos, regras administrativas e outras normas legais dos arquivos do país e prestar atenção à coordenação com padrões relevantes no mesmo nível. conflitar com os padrões de trabalho de arquivos dos superiores.
⑵ A expressão escrita é precisa e concisa.
As expressões textuais nos documentos de padronização do trabalho arquivístico devem ser precisas, concisas, de fácil compreensão e logicamente rigorosas para evitar dificuldades de compreensão ou entendimentos divergentes.
⑶O conteúdo técnico deve ser preciso.
Os desenhos, tabelas, valores numéricos, fórmulas, fórmulas químicas e demais conteúdos técnicos das normas de trabalho arquivístico devem ser precisos.
⑷Terminologia, símbolos e códigos devem ser unificados.
Ao formular normas de trabalho arquivístico, os termos, símbolos e códigos da mesma norma devem ser unificados e consistentes com outras normas relevantes.
⑸O formato e os detalhes devem estar de acordo com os regulamentos.
A composição dos padrões de trabalho dos arquivos, a organização do conteúdo, a divisão hierárquica e a numeração e os detalhes de preparação devem atender aos requisitos prescritos.
3. Estabelecimento de projetos e formulação de padrões de trabalho de arquivos
⑴ Estabelecimento do projeto
①Aviso de estabelecimento de projeto pela Administração de Arquivos do Estado responsável pela produção e emissão de normas de trabalho arquivístico;
② Organizações, departamentos, unidades ou indivíduos relevantes podem preencher as tarefas do plano de projeto padrão da Administração de Arquivos Nacionais após determinar os projetos padrão a serem desenvolvidos com base na tabela de sistema padrão de trabalho de arquivos e no guia de estabelecimento de projeto padrão, combinado com a situação real de a região e departamento.
③Após o prazo para aplicação do projeto em vários locais, o Comitê Técnico Nacional de Normalização de Trabalho Único deve convocar uma reunião para se concentrar na demonstração e revisão dos padrões de trabalho arquivístico para aplicação do projeto e fazer recomendações à Administração de Arquivos do Estado sobre a aprovação do projeto;
④ Com base nas recomendações do Comité Técnico de Normalização, a Administração de Arquivos do Estado notificará formalmente os projectos aprovados e atribuirá subsídios padrão ao mesmo tempo;
⑤ Para os padrões após o estabelecimento do projeto, o empreendedor do projeto deve redigir cuidadosamente os padrões de acordo com as disposições e requisitos de redação das "Diretrizes de Trabalho de Padronização".
⑵ Programação
①Estágio de consulta padrão.
Além de solicitar opiniões múltiplas vezes, num determinado intervalo e numa determinada forma, as opiniões também devem ser solicitadas em todo o país. As informações de feedback coletadas devem ser classificadas e ordenadas em tempo hábil, e as opiniões relevantes adotadas e não adotadas devem ser explicadas respectivamente.
②Estágio de envio padrão.
Depois de concluir a elaboração da norma, o líder do projeto deve formular um rascunho para revisão em tempo hábil. A Administração de Arquivos do Estado conduz a revisão técnica dos manuscritos padrão submetidos para revisão e seus anexos. Após a revisão, devem ser produzidos documentos escritos, como atas de reuniões. O titular do projeto deve revisar cuidadosamente os documentos padrão com base nesses documentos que refletem as opiniões dos especialistas e formular um projeto para aprovação.
③Estágio de aprovação padrão.
O titular do projeto deve preparar materiais de aprovação padrão relevantes. A minuta submetida para aprovação será enviada diretamente à Secretaria do Comitê Técnico de Normalização de Arquivos Nacionais pelo redator do projeto. Após ser analisada pelo Comitê Técnico de Normalização e revisada novamente, poderá ser reportada à Administração de Arquivos do Estado para aprovação e liberação.
4. Arquivos funcionam em sistema padrão
(1) O processo de construção do sistema padrão de trabalho de arquivos
1. Estágio inicial
Após a fundação da República Popular da China, durante este período, devido ao forte fechamento do trabalho de gestão de arquivos do nosso país, à composição relativamente única dos arquivos em cada unidade e à fraca procura social por padrões de gestão de arquivos, o trabalho de normalização ainda era na sua infância.
2. Estágio de desenvolvimento
Algumas normas técnicas alcançaram bons resultados práticos na sua implementação e também abriram caminho para o desenvolvimento do trabalho de normalização da gestão de arquivos.
⑶ Estágio de construção de legalização
Desde a promulgação e implementação da Lei dos Arquivos, a normalização do trabalho arquivístico em todo o país foi gradualmente colocada no caminho da legalização.
(2) Composição do sistema padrão de trabalho arquivístico
1. O significado do sistema padrão de trabalho arquivístico
Sistema de padrões de trabalho de arquivos: É um documento dinâmico e orientador, interligado e mutuamente restrito e composto por diversos padrões básicos de trabalho de arquivos e padrões técnicos de negócios. Entre eles, os padrões básicos referem-se a padrões que orientam a padronização do trabalho arquivístico e são amplamente utilizados na formulação de padrões; os padrões técnicos empresariais referem-se a padrões de trabalho arquivístico formulados especificamente para objetos de gerenciamento de arquivos em um determinado aspecto;
2. Princípios para formulação e promulgação da tabela do sistema padrão de arquivos
⑴Princípio da necessidade
No geral, deverá ter um significado orientador universal para toda a indústria e contribuir para melhorar a qualidade e a eficiência do trabalho arquivístico.
⑵Princípios de cientificidade e viabilidade
Deve atender às necessidades objetivas do trabalho arquivístico e pode ser realizado na prática.
⑶Princípio da abrangência
Do ponto de vista da realidade objectiva, as principais áreas do trabalho arquivístico devem ser abrangidas.
⑷Princípio da previsibilidade
Em termos de desenvolvimento a longo prazo, deverá haver espaço para expansão.
3. Componentes do sistema padrão de trabalho arquivístico
⑴Padrões básicos para trabalho de arquivo
Terminologia básica da profissão de arquivo, padrões de compilação de códigos de arquivos, padrões de classificação de categorias de arquivos, padrões de unidades de medição de arquivos e padrões de trabalho estatístico de arquivos.
⑵Padrões técnicos de negócios de trabalho de arquivo
Padrões de coleção de arquivos, padrões de organização de arquivos, padrões de catalogação e recuperação de arquivos, padrões estatísticos de arquivos, padrões de identificação de arquivos, padrões de armazenamento e proteção de arquivos.
⑶Normas relacionadas aos padrões de trabalho arquivístico
Refere-se principalmente a normas internacionais relevantes, normas nacionais, normas industriais e normas empresariais que estão intimamente relacionadas com o trabalho de arquivos, mas não pertencem inteiramente ao campo da gestão de arquivos.
5. Implementação de padrões de trabalho de arquivos
1. A implementação de padrões de trabalho, especialmente a implementação de padrões racionais de trabalho arquivístico com significado científico avançado, muitas vezes requer a cooperação de regulamentos administrativos completos e sistemas de trabalho relacionados.
2. A implementação dos padrões de trabalho dos arquivos deve ser orientada por ideias corretas, e também deve ser estabelecida uma boa consciência de grupo para garantir a sua implementação sem problemas. Especificamente, os dois pontos seguintes devem ser alcançados:
⑴A implementação dos padrões de trabalho dos arquivos deve aderir a uma ideologia orientadora abrangente e sistemática. Em alguns casos, deve-se prestar atenção à inter-relação entre algumas normas de trabalho arquivístico para que possam ser implementadas de forma coordenada:
⑵A boa implementação dos padrões de trabalho dos arquivos depende dos esforços das partes relevantes. No trabalho prático, devemos prestar muita atenção à melhoria do nível de consciência da padronização das pessoas e ao estabelecimento de uma boa consciência do grupo social. Por um lado, deve contar com os departamentos ou unidades relevantes para utilizar meios legais, meios políticos, meios económicos, meios administrativos eficazes, etc., para garantir isso; bom trabalho em publicidade, educação e explicação da implementação.
Capítulo 9 O conteúdo da disciplina, características e desenvolvimento da ciência arquivística
1. Objetos de pesquisa e tarefas da arquivística
1.Definição
Ciência arquivística: É uma disciplina abrangente que toma os fenômenos arquivísticos como objeto de pesquisa e visa revelar a essência e as leis dos fenômenos arquivísticos. Em 1804, o arquivista alemão Joseph Auger propôs pela primeira vez o nome "arquivos". Em 1885, o historiador francês Langreux propôs pela primeira vez que a arquivística deveria ser uma ciência independente.
2. Objetos de pesquisa
O objeto de pesquisa da arquivística são os fenômenos arquivísticos e sua essência e leis.
3. Tarefa
As tarefas da arquivística são determinadas pelos objetos de pesquisa da arquivística, especialmente pelas necessidades sociais. De um modo geral, a tarefa da ciência arquivística é: propor teorias científicas, princípios, técnicas e métodos de gestão de arquivos com base no estudo e revelação da natureza e das leis dos fenómenos arquivísticos, orientar a prática da gestão de arquivos, melhorar o científico nível de gestão de arquivos e servir bem a prática social. No entanto, vários fenómenos arquivísticos continuam a desenvolver-se e a mudar com o desenvolvimento da história social, pelo que a investigação da ciência arquivística não pode limitar-se ao âmbito tradicional dos fenómenos arquivísticos, mas deve prestar atenção ao estudo de novas situações, novos problemas, resolvendo novas contradições, e atualizar antigas ideias de gestão, criando novas teorias e princípios, métodos e técnicas.
4. Escopo da pesquisa
Pesquisa teórica básica; pesquisa em história arquivística; pesquisa teórica aplicada;
2. Características Disciplinares da Ciência dos Arquivos
1. Abrangente e social
⑴Os objetos de pesquisa, conteúdos de pesquisa e métodos de pesquisa da arquivística têm certas características abrangentes.
①No que diz respeito ao seu conteúdo, os arquivos são essencialmente registros de dados primários, informações e conhecimentos das atividades sociais humanas, que envolvem todos os aspectos das ciências naturais e das ciências sociais. A abrangência da informação arquivística determina objetivamente que a arquivística, que a toma como um de seus objetos de pesquisa, deve ser abrangente. O trabalho arquivístico é outro objeto de pesquisa da arquivística. A questão central do trabalho arquivístico é a gestão científica e a sociedade humana. as atividades de gestão têm características duplas, nomeadamente atributos sociais e atributos naturais. Nesse sentido, a arquivística também possui características abrangentes.
②A abrangência dos objetos de pesquisa da arquivística determina que seu conteúdo e métodos de pesquisa também sejam abrangentes. A abrangência do conteúdo de investigação da ciência arquivística reflecte-se, em primeiro lugar, no facto de o seu conteúdo disciplinar como um todo ser o produto da intersecção e penetração mútua de disciplinas relacionadas nos dois principais campos das ciências naturais e das ciências sociais. Também se reflecte no facto de a ciência arquivística ter extensas ligações externas. No seu processo de desenvolvimento, a ciência arquivística acomodou e absorveu os resultados teóricos e métodos técnicos de muitas disciplinas relacionadas, envolvendo tanto as ciências sociais como as ciências naturais.
③A abrangência dos métodos de pesquisa em ciências arquivísticas se reflete principalmente na abertura do sistema de métodos de pesquisa em ciências arquivísticas, que extensivamente se baseia, transplanta e aplica métodos de pesquisa de muitas disciplinas relacionadas, sejam métodos de pesquisa em ciências sociais, como métodos de pesquisa social, ou métodos experimentais, etc. Os métodos de pesquisa comumente usados em várias disciplinas das ciências naturais podem ser aplicados à pesquisa da arquivística.
⑵ A julgar pelo conteúdo geral da pesquisa e pelos métodos de pesquisa da ciência arquivística, seus atributos das ciências sociais são mais fortes do que os das ciências naturais. Portanto, a abrangência da ciência arquivística está mais focada na abrangência das ciências sociais.
2.Prático e teórico
⑴A teoria da arquivística só pode originar-se de várias experiências diretas e indiretas na prática do trabalho arquivístico e é a generalização, resumo e sublimação de várias experiências de significado universal.
⑵A arquivística não é um assunto puramente especulativo, mas um assunto prático com forte aplicação. Como disciplina aplicada, a arquivística concentra-se na pesquisa de algumas teorias, princípios, métodos e técnicas científicas específicas de gestão. Mesmo a pesquisa sobre teorias básicas é principalmente uma pesquisa teórica com problemas práticos fundamentais.
⑶Se a compreensão teórica da ciência arquivística é verdadeira e se tem significado orientador só pode ser comprovada através de testes extensivos da prática do trabalho arquivístico.
3. Técnica e praticidade
⑴Por um lado, a arquivística tem a função de compreensão científica e, por outro lado, possui características óbvias de habilidades profissionais.
⑵ Para ser competente no trabalho arquivístico, é necessário dominar uma série de habilidades, como coleta, classificação, processamento, armazenamento, custódia, transferência e empréstimo, consulta de referência e outras habilidades especializadas. bem como trabalho de arquivo e métodos e técnicas de gestão de organização empresarial. Extensas habilidades profissionais são uma parte importante da pesquisa arquivística.
⑶ Com a promoção e aplicação da tecnologia moderna no trabalho arquivístico, as técnicas e métodos tradicionais de trabalho arquivístico sofreram grandes mudanças. Muitos conceitos, métodos e técnicas científicas e tecnológicas modernas penetraram no sistema de conhecimento da ciência arquivística, tornando a ciência arquivística mais Um toque de. tecnologia moderna.
4. Abertura e inclusão
⑴O sistema disciplinar da ciência arquivística é aberto e está sempre em processo de mudança constante, enriquecimento contínuo, melhoria gradual, melhoria gradual e avanço.
Com o desenvolvimento do trabalho arquivístico, o âmbito de investigação da ciência arquivística continua a expandir-se, levando ao surgimento contínuo das suas subdisciplinas e do sistema disciplinar cada vez mais perfeito. O progresso contínuo da sociedade e o desenvolvimento contínuo da ciência e da tecnologia também exigem que a arquivística expanda continuamente novos campos de investigação, actualize entendimentos racionais ultrapassados, enriqueça o seu conteúdo de investigação e permita que a arquivística se desenvolva numa direcção profunda.
⑵Como categoria científica abrangente, a arquivística possui características inclusivas em seus métodos de pesquisa, categorias conceituais e sistemas de conhecimento.
O desenvolvimento e a construção da ciência arquivística podem extrair os nutrientes necessários para o seu próprio desenvolvimento a partir dos sistemas ideológicos de disciplinas adjacentes relacionadas. Todos os métodos, teorias, tecnologias e ciência arquivística que conduzem à orientação da conduta científica do trabalho arquivístico podem ser desenvolvidos de acordo. às necessidades da prática. "Compatibilidade", prestando atenção à "sublação" do conteúdo relevante emprestado e absorvido.
3. Sistema Disciplinar da Ciência dos Arquivos
(1) O papel do sistema disciplinar da arquivística e as características da estrutura do sistema disciplinar
1.Função
⑴A questão do sistema disciplinar da ciência arquivística é um tema importante a ser estudado na própria construção da ciência arquivística após o desenvolvimento da ciência arquivística atingir um determinado estágio histórico.
⑵ Por um lado, o estudo do sistema disciplinar da ciência arquivística pode permitir à comunidade académica ter uma visão abrangente do desenvolvimento global da ciência arquivística, que tem um bom valor académico.
⑶Por outro lado, o estudo do sistema disciplinar da ciência arquivística também pode fornecer uma orientação ideológica objetiva para a construção e desenvolvimento da própria ciência arquivística.
2.Características
⑴O sistema de disciplina de arquivística é a unidade de natureza estática e dinâmica
① A estabilidade do sistema arquivístico reflete-se principalmente na natureza estática da divisão das categorias básicas da arquivística. Uma vez determinadas as diversas categorias da ciência arquivística, elas são relativamente estáveis. Embora surjam muitas novas subdisciplinas à medida que diferentes disciplinas se cruzam e o campo da investigação arquivística continua a expandir-se, elas geralmente podem ser incluídas nestas categorias.
②A natureza dinâmica do sistema de disciplina de arquivos significa que o sistema de disciplina de arquivos é um sistema dinâmico. Não é estático, mas um sistema ideológico em constante evolução. Manifesta-se principalmente no seguinte: Com a penetração mútua das disciplinas relacionadas com a ciência arquivística nos campos de investigação, a ciência arquivística continua a diferenciar-se em novas subdisciplinas. Além disso, os vários ramos da ciência arquivística estão em constante desenvolvimento e melhoria.
⑵O sistema de disciplina de arquivística é a unidade de macroestrutura e microestrutura
①A macroestrutura do sistema de disciplina da ciência arquivística é composta por categorias como teoria arquivística básica, história arquivística, teoria de aplicação arquivística, tecnologia arquivística e disciplinas transversais e de ponta.
②A microestrutura da ciência arquivística é a forma combinada e o método de organização de cada unidade de conhecimento dentro de cada disciplina do ramo. Após análise, síntese, analogia, indução e dedução, as unidades de conhecimento são condensadas em termos básicos, teorias básicas e métodos básicos, que se tornam a estrutura principal para a construção de cada disciplina do ramo. Ao mesmo tempo, os próprios termos básicos, teorias básicas e métodos básicos têm sua própria microestrutura.
③Explorar a unidade da microestrutura e da macroestrutura da ciência arquivística conduz ao aprofundamento da compreensão das pessoas sobre a estrutura do sistema da ciência arquivística, permitindo que pesquisas macro e micro sejam realizadas simultaneamente e compreendendo a estrutura da estrutura do sistema disciplinar da ciência arquivística de diferentes ângulos.
⑶A unificação de disciplinas tradicionais e disciplinas emergentes no sistema de disciplinas de arquivística
① Disciplinas tradicionais referem-se a disciplinas com uma longa história que ocupam uma posição dominante no sistema de disciplina arquivística. Os sujeitos tradicionais geralmente tomam fenômenos arquivísticos específicos no campo temático como objeto de pesquisa, estabelecem seu próprio sistema de conhecimento teórico e melhoram continuamente seu próprio sistema de conhecimento por meio do desenvolvimento da prática. A existência e o desenvolvimento destas disciplinas tornaram-se os factores dominantes na determinação dos atributos disciplinares da ciência arquivística.
② Disciplinas emergentes referem-se a subdisciplinas em campos interdisciplinares com objetos de pesquisa devido à penetração mútua e intersecção entre disciplinas nos tempos modernos. As subdisciplinas emergentes são a expansão e expansão da escala de pesquisa das disciplinas da ciência arquivística e a intersecção de campos de exploração de várias disciplinas relacionadas. Muitas disciplinas, especialmente algumas disciplinas relacionadas, penetraram na ciência arquivística, fornecendo novos objetos de pesquisa para a pesquisa em ciência arquivística. e trazer novos temas de investigação, promovendo assim o surgimento de novas subdisciplinas.
(2) Modelo básico do sistema de disciplinas de arquivística (cinco categorias)
1. Pesquisa sobre teorias básicas da arquivística
A teoria básica da ciência arquivística é uma teoria geral sobre os fenômenos arquivísticos. É composto pela compreensão racional da compreensão geral dos fenômenos arquivísticos e de questões comuns de vários ramos da ciência arquivística. A pesquisa sobre teorias básicas da arquivística deve atentar para a construção dos seguintes temas:
⑴Princípios da Arquivística
É uma das disciplinas-chave para o estudo das teorias básicas da arquivística. Esta disciplina é geralmente chamada de "Introdução à Arquivística" ou "Princípios da Arquivística". Estuda e esclarece principalmente as causas de questões básicas de significado universal nos fenómenos arquivísticos, o contexto social e a sua natureza inerente, leis, características, interligações, etc. Ele fornece principalmente a orientação teórica mais geral para a prática do trabalho arquivístico e atividades de pesquisa acadêmica.
⑵Terminologia de arquivo
Estuda principalmente a padronização da terminologia arquivística, a teoria e os princípios básicos da padronização. A terminologia arquivística é um novo ramo da ciência arquivística que precisa ser construído na construção da ciência arquivística no meu país.
⑶Regulamentos de arquivo
Estuda principalmente as teorias e princípios relevantes para a formulação e implementação de regulamentos de arquivos. Os resultados da sua investigação podem fornecer orientação teórica científica para a formulação de legislação sobre arquivos, regulamentos administrativos sobre arquivos e regulamentos governamentais.
⑷Arquivos Comparativos
Esta disciplina adota métodos de pesquisa comparativa, por meio de pesquisa comparativa vertical e horizontal, para descobrir as semelhanças e diferenças entre a teoria da ciência arquivística e o trabalho arquivístico em vários países, regiões, campos e períodos, bem como suas leis gerais e especiais. O objetivo de pesquisa desta disciplina é absorver e aprender efetivamente com o conhecimento avançado da pesquisa em ciências arquivísticas estrangeiras, realizações científicas e componentes razoáveis de pesquisas acadêmicas anteriores e experiência de trabalho, de modo a fornecer certa orientação teórica para a pesquisa em ciências arquivísticas.
2. Pesquisa histórica de arquivo
O escopo da pesquisa da história dos arquivos inclui principalmente as três partes seguintes:
⑴História dos Arquivos Chineses
Esta é uma disciplina de ciência arquivística que estuda o processo de emergência e desenvolvimento dos fenómenos históricos arquivísticos da China, bem como as suas leis e características objetivas. O estudo da história arquivística chinesa tem um valor teórico óbvio para resumir a experiência histórica e as lições do trabalho arquivístico, aumentar a consciência arquivística social, fazer um bom trabalho no trabalho arquivístico prático e compreender a construção e o desenvolvimento da ciência arquivística.
⑵História de empreendimentos de arquivos estrangeiros
Também conhecida como “história dos arquivos mundiais”, é uma disciplina que estuda o processo de desenvolvimento histórico e as leis dos fenômenos arquivísticos em vários países do mundo. O principal objetivo da pesquisa é enfrentar o mundo, compreender a história e a situação atual da gestão de arquivos em vários países do mundo, ampliar horizontes, emancipar a mente, tirar lições da experiência e promover o desenvolvimento saudável dos arquivos na China e outros países ao redor do mundo.
⑶História dos Arquivos
Estuda principalmente o processo histórico, as leis e as características da formação e desenvolvimento de ideias e teorias arquivísticas em vários países do mundo.
3. Pesquisa sobre teorias aplicadas da arquivística
A teoria aplicada da ciência arquivística é uma categoria disciplinar da ciência arquivística que visa estudar problemas específicos, princípios específicos e métodos específicos com leis universais na gestão de arquivos. Seu conteúdo teórico e sistema possuem praticidade distinta e geralmente podem ser usados diretamente para orientar atividades práticas de trabalho arquivístico. A teoria aplicada da ciência arquivística é a parte principal do sistema disciplinar da ciência arquivística, e sua pesquisa está relacionada principalmente às seguintes disciplinas específicas:
⑴ Gerenciamento de arquivos
Estuda principalmente as teorias, princípios e métodos das atividades de macrogestão dos arquivos nacionais. Os resultados da investigação desta disciplina podem fornecer orientação teórica científica para o desenvolvimento, tomada de decisão, planeamento, organização e coordenação de empreendimentos arquivísticos.
⑵Gerenciamento de arquivos
A gestão de arquivos é um ramo da ciência arquivística que estuda as teorias, princípios e métodos gerais de gestão de vários tipos de arquivos. O objetivo da pesquisa é fornecer orientação sobre métodos e princípios teóricos para o gerenciamento integrado de documentos atual e futuro, gerenciamento de entidades arquivísticas e desenvolvimento e utilização de informações arquivísticas.
⑶Gerenciamento de arquivos tecnológicos
É uma disciplina especializada na gestão, desenvolvimento e utilização de arquivos científicos e tecnológicos. O objetivo de pesquisa desta disciplina é fornecer orientação teórica, fundamental e metodológica para a gestão e utilização de diversos arquivos científicos e tecnológicos.
⑷ Compilação de Arquivo
Esta disciplina estuda principalmente as teorias, princípios e métodos de edição, processamento e publicação de informação arquivística. O objetivo da pesquisa é fornecer orientação teórica, de princípio e metodológica para a compilação de publicações de informação arquivística.
4. Pesquisa sobre tecnologia de aplicação de arquivo
A modernização da gestão de arquivos não pode ocorrer sem o apoio da moderna tecnologia de aplicação de gestão de arquivos. A tarefa de estudar a tecnologia de aplicação arquivística deve ser realizada principalmente pelas seguintes disciplinas:
⑴ Tecnologia de proteção de arquivos
É uma disciplina que estuda as propriedades naturais e técnicas de conservação de materiais feitos de documentos e arquivos. O objetivo de pesquisa desta disciplina é maximizar a vida dos arquivos originais e facilitar o uso dos arquivos pelas pessoas a longo prazo.
⑵Tecnologia de microcópia de arquivo
É uma disciplina que estuda os processos técnicos de fotografia de arquivo, revelação, processamento, cópia, restauração, armazenamento e recuperação. O objetivo de sua pesquisa é fornecer as garantias técnicas e metodológicas necessárias para o armazenamento, transferência, utilização e recuperação automatizada de informações arquivísticas.
⑶ Tecnologia de gerenciamento de computador de arquivos
Estuda principalmente a aplicação da tecnologia informática na gestão de arquivos. O objetivo de sua pesquisa é fornecer orientação sobre tecnologia de aplicação de computadores para o gerenciamento, desenvolvimento e utilização modernos de informações arquivísticas.
5. Investigação sobre a intersecção e marginalidade entre a arquivística e outras disciplinas
Uma tendência geral no desenvolvimento da ciência moderna é a intersecção e síntese entre disciplinas. Esta tendência de desenvolvimento cruzado e abrangente tornou-se cada vez mais proeminente no campo da investigação arquivística com o contínuo aprofundamento e desenvolvimento da investigação em ciência arquivística. Na intersecção e nas áreas marginais entre a arquivística e outras disciplinas, as principais áreas temáticas que valem a pena explorar incluem:
⑴Gerenciamento de informações de registros (gerenciamento de informações de documentos)
Esta é uma disciplina emergente que cresce na intersecção da ciência dos arquivos, da biblioteconomia, da ciência da informação e da ciência da informação moderna. É uma disciplina interdisciplinar que estuda as leis básicas, princípios universais e métodos universais de diversas atividades de gestão de informações registradas na sociedade humana. O estudo da gestão da informação documental enriquecerá enormemente o conteúdo da pesquisa em arquivística, biblioteconomia e ciência da informação, ampliará os horizontes da pesquisa acadêmica e promoverá intercâmbios e cooperação entre disciplinas.
⑵Gerenciamento de documentos
É uma nova disciplina produzida na intersecção dos campos de investigação dos arquivos e da filologia. Na verdade, é uma categoria disciplinar abrangente que estuda a ocorrência, as leis de movimentação e as características dos fenômenos documentais como um todo, bem como a gestão científica e o controle da informação documental. O estudo da gestão documental é desenvolvido para atender às necessidades reais de gestão integrada de documentos na sociedade moderna, gestão de arquivos CAD e tendência de desenvolvimento da digitalização moderna de documentos.
⑶ Arquivos Sociologia
Esta é uma disciplina emergente que surgiu na intersecção da arquivística e da sociologia. Muitos dos objetos de pesquisa da ciência arquivística pertencem à categoria de fenômenos sociais. Utilizamos métodos e princípios de pesquisa sociológica para reexaminar certos tópicos de pesquisa na ciência arquivística a partir de uma nova perspectiva, especialmente a realização da função social do trabalho arquivístico e do trabalho arquivístico. sistema de trabalho arquivístico A relação com o meio social, etc., alcançará determinados resultados de pesquisa.
⑷Psicologia de Arquivo
Esta é uma disciplina emergente que surgiu à margem da arquivística e da psicologia social. Para estudá-lo, não devemos apenas prestar atenção ao uso de métodos de pesquisa arquivística, mas também utilizar os métodos da psicologia social. Através deste tipo de investigação, podemos efetivamente reduzir as barreiras psicológicas nas atividades de gestão de arquivos e nas atividades de utilização de informações de arquivos, e melhorar a eficiência da gestão de arquivos e a eficácia da utilização da informação.
O sistema disciplinar da ciência arquivística ainda está em desenvolvimento e exploração. A divisão acima mencionada do sistema disciplinar da ciência arquivística é apenas um método e resultado da classificação do sistema da ciência arquivística a partir de uma perspectiva relativamente ideal e razoável. Os resultados da investigação destas disciplinas são muitas vezes de natureza abrangente.
4. A relação entre arquivística e disciplinas afins
(1) Arquivologia e Filosofia Marxista
O estudo dos arquivos não pode ser separado da orientação do materialismo histórico, da dialética da natureza, da epistemologia e de outras orientações teóricas da filosofia marxista. Caso contrário, a compreensão racional da investigação académica relevante e da experiência prática desviar-se-á do caminho ideológico correcto. Somente observando e revelando vários fenómenos arquivísticos a partir de uma perspectiva dialética, histórica e de desenvolvimento poderemos descobrir as coisas e regularidades essenciais, e a nossa compreensão dos fenómenos arquivísticos poderá aproximar-se da verdade.
(2) Ciência dos Arquivos e Ciência do Pensamento
Os resultados da pesquisa da ciência pensante sobre vários problemas do pensamento humano têm certo significado metodológico para o desenvolvimento e construção de arquivos. O estudo da ciência arquivística não requer apenas a orientação da epistemologia marxista-leninista, mas também a orientação de teorias, princípios e métodos relevantes de pensar a ciência.
(3) Arquivologia e Ciência Transversal
As teorias e métodos fornecidos pela ciência moderna e transversal – ciência dos sistemas, ciência da informação e ciência do controle – têm forte significado metodológico. Absorver totalmente e aproveitar os resultados da investigação destas disciplinas também desempenha um papel importante no desenvolvimento da ciência arquivística. A investigação da ciência arquivística não pode ser separada da orientação de vários métodos e teorias ideológicas de gestão modernas fornecidas por estas ciências transversais. Ao mesmo tempo, o desenvolvimento aprofundado da ciência arquivística também proporcionou uma nova nutrição para o desenvolvimento posterior da ciência arquivística. essas disciplinas transversais.
(4) Arquivos e Ciência da Gestão
A experiência de investigação em ciências da gestão e as teorias, princípios e métodos que ela proporciona têm um certo valor de referência na investigação e construção da ciência arquivística. Algumas subdisciplinas no campo da pesquisa arquivística têm, na verdade, propriedades óbvias da ciência da gestão. No entanto, a ciência da gestão concentra-se em revelar as leis, princípios e métodos gerais das atividades de gestão social humana, enquanto a ciência arquivística estuda e revela principalmente a essência e as leis dos fenômenos arquivísticos. Portanto, a relação entre a ciência arquivística e a ciência da gestão é uma relação especial e geral.
(5) Arquivos e Ciências Históricas
A ciência histórica e a pesquisa em ciência arquivística estão intimamente relacionadas e são particularmente valiosas para estudar a história dos arquivos chineses, a história dos arquivos mundiais e a história da ciência arquivística. Os investigadores da história da profissão de arquivo devem dominar o conhecimento da ciência histórica, colocar a história da profissão de arquivo no contexto histórico mais amplo para a investigação e utilizar os métodos e resultados de investigação da ciência histórica.
(6) Arquivos, Biblioteconomia e Ciência da Informação
A gestão de arquivos, livros e informações são todas atividades que realizam a coleta, processamento, armazenamento, recuperação e utilização de informações. Portanto, o estudo da arquivística deve aprender e absorver o conhecimento da biblioteconomia e da ciência da informação no processamento da informação, no processamento da informação e em outros aspectos. Ao mesmo tempo, a investigação em arquivística também pode fornecer princípios teóricos e técnicas relevantes para a investigação em biblioteconomia e ciência da informação. Em suma, a arquivística, a biblioteconomia e a ciência da informação são disciplinas aplicadas específicas da ciência da gestão da informação e estão intimamente relacionadas. Porém, devido às diferenças entre seus respectivos objetos de pesquisa, formaram-se sistemas independentes de conhecimento teórico.
(7) Arquivos e algumas ciências naturais
Os resultados de pesquisas de alguns ramos das ciências naturais, como física, química, entomologia, microbiologia, meteorologia, arquitetura, etc., podem fornecer conhecimentos científicos relevantes para a construção de determinados ramos de arquivos. Ao mesmo tempo, através de experiências científicas, observações, análises e sínteses de certos fenómenos naturais em fenómenos arquivísticos, a arquivística também obterá alguns resultados de investigação relacionados em tecnologia aplicada. desenvolver.
(8) Arquivologia, Secretariado e Ciência Clerical
Arquivos, secretariado e clerical têm seus próprios campos de pesquisa e objetos de pesquisa, o que é o principal sinal de que se tornaram ciências independentes e se distinguem entre si. Ao mesmo tempo, também existem conteúdos sobrepostos e relações estreitas.
Em suma, existem muitas disciplinas relacionadas à ciência arquivística. Isso ocorre porque os objetos de pesquisa da ciência arquivística têm uma ampla gama de natureza social e envolvem muitos campos da vida social. A construção da ciência arquivística deve aderir a uma forma aberta de pensar e prestar atenção à aprendizagem e à absorção dos conhecimentos adquiridos e dos métodos de investigação de outras disciplinas relacionadas. Ao mesmo tempo, deve-se notar também que a construção e o desenvolvimento da ciência arquivística também injetarão novos pensamentos e conceitos no desenvolvimento de disciplinas relacionadas.
5. O surgimento e o desenvolvimento da arquivística na China
(1) O processo de construção da arquivística na China
O surgimento e desenvolvimento da arquivística em nosso país passou geralmente por três fases históricas: a primeira fase - das décadas de 1920 e 1930 até a década de 1940, que foi o período de surgimento e desenvolvimento inicial da arquivística em nosso país -; o século XX As décadas de 1950 e 1960 foram um período de reconstrução e desenvolvimento gradual da ciência arquivística no nosso país; a terceira fase – do final da década de 1970 até ao presente – é um período de perfeição e prosperidade da ciência arquivística no nosso país;
1. O surgimento e o período inicial de desenvolvimento da arquivística
⑴O estudo científico e sistemático dos fenômenos arquivísticos como uma questão independente e especializada começou nas décadas de 1920 e 1930. Suas manifestações específicas são:
①Em primeiro lugar, o “movimento de eficiência administrativa” é uma das razões diretas para o surgimento do pensamento arquivístico moderno em meu país. Em 1933, o Kuomintang lançou o Movimento pela Eficiência Administrativa com o objetivo de melhorar a eficiência dos órgãos governamentais. Um dos seus principais conteúdos era a reforma da papelada e dos arquivos. Durante este movimento, a revista "Eficiência Administrativa" fundada pela Associação de Pesquisa de Eficiência Administrativa estudou e resumiu a experiência e as lições do movimento de reforma documental e arquivística sob diferentes ângulos, o que desempenhou um papel positivo na promoção do surgimento do pensamento moderno da ciência arquivística chinesa. .
②Em segundo lugar, a necessidade de os historiadores organizarem os arquivos históricos Ming e Qing e conduzirem pesquisas acadêmicas também é uma razão importante para o surgimento do pensamento arquivístico moderno em meu país. Após o Movimento de 4 de Maio, os historiadores chineses começaram a prestar atenção ao estudo da história moderna. Na prática específica de organizar, pesquisar e utilizar arquivos históricos das dinastias Ming e Qing, a comunidade historiadora resumiu e refletiu sobre as experiências e lições aprendidas sobre como organizar e utilizar cientificamente os arquivos históricos. De certa forma, algumas ideias da arquivística chinesa moderna foram obtidas resumindo e classificando a experiência da prática arquivística nas dinastias Ming e Qing.
③Em terceiro lugar, a criação da educação arquivística no sentido moderno também desempenhou um papel positivo na promoção do surgimento do pensamento da ciência arquivística. Em 1938, o Ministério da Educação do Governo Nacional estabeleceu o Colégio de Gestão de Arquivos na Escola Privada da Biblioteca Wuchang Wenhua. Em março de 1946, Yin Zhongqi fundou uma Escola Privada de Arquivos de Chongshi em Chongqing. Além disso, há Escola de Correspondência de Arquivos Chineses em Xangai, outros cursos de curta duração, workshops, etc.
⑵As características da pesquisa ideológica de arquivo durante este período são:
① Reúne resultados de pesquisas arquivísticas nas três principais áreas de administração, história e educação em arquivos.
②O escopo da pesquisa arquivística é limitado aos arquivos das agências.
③A teoria da arquivística é amplamente influenciada pela biblioteconomia.
④O campo de pesquisa da arquivística ainda está limitado à gestão de documentos e arquivos, à organização de arquivos históricos, etc.
2. O período de reconstrução e desenvolvimento gradual da arquivística
⑴Após a fundação da República Popular da China, com a construção e desenvolvimento de vários empreendimentos nacionais, os empreendimentos arquivísticos em escala nacional do meu país começaram a decolar no início da década de 1950. O sistema de disciplina arquivística com características chinesas começou a ser reconstruído. A pesquisa arquivística chinesa entrou em uma nova etapa. Um novo período de desenvolvimento. Suas principais conquistas incluem:
① Após a fundação da Nova China, a ciência dos arquivos desenvolveu-se numa disciplina independente que combina vários cursos científicos, incluindo introdução aos arquivos, gestão de arquivos, arquivos técnicos, filologia, história dos arquivos chineses, história dos arquivos estrangeiros, etc.
②Em dezembro de 1958, a Administração de Arquivos do Estado criou o Escritório de Pesquisa de Arquivos, que foi a primeira instituição profissional de pesquisa científica em arquivos do meu país.
③O Departamento de Arquivos Históricos da Universidade Renmin da China, representado pelo Sr. Wu Baokang e outros, estabeleceu a estrutura do sistema básico da ciência arquivística em nosso país através de esforços coletivos, que é simbolizado pelas várias notas de aula e materiais didáticos que eles compilaram.
④ Concentrando-se na elaboração de novos documentos regulamentares do trabalho arquivístico e no estabelecimento de instituições arquivísticas nacionais, os estudiosos realizaram atividades de pesquisa sobre a extensão do conceito de arquivo, os princípios de gestão de arquivos, a relação entre o trabalho arquivístico e a construção nacional e o trabalho de agência, etc., e publicado Vários artigos acadêmicos foram publicados.
⑵As características da construção da ciência arquivística neste período são:
① A ciência arquivística tem uma ideologia orientadora teórica clara. A investigação arquivística orientada pelo marxismo-leninismo presta especial atenção ao refinamento e ao resumo da experiência prática no trabalho arquivístico e constrói um sistema disciplinar preliminar.
② A arquivística passou a ter como objeto de pesquisa a construção de arquivos em escala nacional, em vez de se limitar às salas de arquivos.
③A construção da ciência arquivística baseou-se nas teorias do trabalho arquivístico da União Soviética da época.
3. O período de perfeição e prosperidade da arquivística
⑴Após a Terceira Sessão Plenária do Décimo Primeiro Comité Central, a China entrou num novo período de desenvolvimento histórico. Vários empreendimentos de construção social, incluindo empreendimentos de arquivos, começaram a embarcar no caminho da recuperação, retificação, desenvolvimento e melhoria. O desenvolvimento da ciência arquivística na China também deu início a um período áureo de construção de disciplinas, criando uma situação próspera para a pesquisa em ciência arquivística. Os principais fatores que levaram a esse boom incluem:
①Em primeiro lugar, os resultados da investigação obtidos na segunda fase da construção dos arquivos prepararam as condições de conhecimento necessárias para o futuro desenvolvimento da investigação teórica arquivística neste período.
②Em segundo lugar, o rápido desenvolvimento dos empreendimentos arquivísticos levou ao surgimento de uma série de novos problemas, do macro ao micro, na prática do trabalho arquivístico, o que expandiu objetivamente o escopo da pesquisa da ciência arquivística, aprofundou o conteúdo da pesquisa da ciência arquivística, e desde que a investigação teórica em arquivística tenha criado boas condições práticas.
③Em terceiro lugar, o ambiente académico descontraído e a atmosfera activa de investigação académica proporcionam boas condições de ambiente social para o desenvolvimento da investigação teórica em arquivística e estimulam o entusiasmo dos investigadores.
④ Em quarto lugar, o desenvolvimento aprofundado de intercâmbios académicos entre a China e países estrangeiros permitiu que os investigadores arquivísticos tivessem uma visão mais ampla e ganhassem uma grande quantidade de informação e experiência para referência.
⑤Em quinto lugar, o desenvolvimento da educação arquivística no nosso país proporciona as condições intelectuais necessárias para o desenvolvimento da ciência arquivística. Desde o final da década de 1970, muitas faculdades e universidades lançaram cursos de arquivo e o nível de educação académica tem sido continuamente melhorado em linha com as necessidades de desenvolvimento social, cultivando um grande número de talentos de investigação para o campo académico arquivístico.
⑵As características do terceiro estágio de desenvolvimento da arquivística são:
① Novas subdisciplinas da ciência arquivística são constantemente estabelecidas, o conteúdo das subdisciplinas existentes é constantemente melhorado e o sistema de disciplinas da ciência arquivística torna-se mais completo e sistemático.
② Além da pesquisa aprofundada sobre o conteúdo tradicional, a ciência dos arquivos também realizou pesquisas sobre as teorias básicas dos arquivos, princípios, métodos e tecnologias modernas de gestão de arquivos, e alcançou resultados teóricos acadêmicos gratificantes, e o status da disciplina tem foi melhorado.
③Pesquisa ativa transversal e abrangente. Combinar o trabalho arquivístico real e utilizar de forma abrangente os resultados de pesquisa mais recentes em disciplinas relacionadas à ciência arquivística é outra característica marcante da pesquisa em ciência arquivística durante este período.
④ Preste atenção à resolução de novos problemas na prática do trabalho arquivístico. O estudo da ciência arquivística pode prestar muita atenção ao ritmo do desenvolvimento do trabalho arquivístico e descobrir e explorar oportunamente novas questões que surgem no trabalho arquivístico na nova era.
⑤ Preste mais atenção à visão de futuro e à abertura da construção teórica.
(2) Principais conquistas na construção da arquivística na China
1. A arquivística tornou-se uma ciência abrangente e independente.
2. A ciência arquivística foi integrada num grupo composto por diversas subdisciplinas.
3. A investigação sobre teorias básicas da arquivística continua a aprofundar-se.
4. A investigação histórica dos arquivos e a investigação teórica da gestão de arquivos estrangeiros continuam a aprofundar-se.
5. Realizações notáveis na investigação teórica aplicada em ciência arquivística.
6. A investigação sobre tecnologia aplicada à ciência arquivística alcançou resultados notáveis.
6. O surgimento e desenvolvimento da arquivística estrangeira
Capítulo 10 A teoria básica da gestão de arquivos e a tendência de desenvolvimento da teoria da psicologia de arquivos
1. Visão geral das teorias básicas da arquivística
(1) A composição das teorias básicas da arquivística
1. Em primeiro lugar, compreensão teórica básica dos arquivos e das atividades de gestão de arquivos. Tais como a definição, essência, tipos, funções, valores e leis dos arquivos, a natureza e as leis das atividades de gestão de arquivos, o processo de desenvolvimento histórico e as leis de arquivos e gestão de arquivos, etc.;
2. A segunda é a teoria básica da gestão de arquivos. Ou seja, a discussão teórica sobre a natureza global da gestão de arquivos, questões macroteóricas e métodos e princípios básicos de gestão de arquivos.
(2) Conteúdos principais das teorias básicas de gestão de arquivos
1. Compreensão teórica global e análise do trabalho de gestão de arquivos
⑴Como atividade de gestão, a gestão de arquivos tem suas particularidades. Para a compreensão e análise teórica global deste trabalho, diferentes perspectivas teóricas e métodos podem ser adotados. Por exemplo, podemos usar as perspectivas e métodos da teoria da informação, da teoria dos sistemas e da cibernética para dividi-la em coleta, processamento, processamento, saída, feedback e ajuste de informações arquivísticas, e analisá-la como um sistema de trabalho relativamente independente, como um todo. É claro que também podemos compreendê-lo e analisá-lo do ponto de vista de operações comerciais específicas de gestão de arquivos, como coleta, organização e armazenamento.
⑵ Actualmente, a indústria de arquivos chinesa geralmente combina as duas perspectivas e métodos acima e divide o trabalho de gestão de arquivos em "oito conteúdos" e "dois aspectos principais". A expansão dos oito conteúdos é essencialmente o conteúdo da gestão de arquivos. A divisão dos dois aspectos principais (ou seja, gestão da entidade e desenvolvimento e utilização do conteúdo da informação) tem um significado orientador macro-teórico.
2. Discussão teórica sobre métodos básicos de gestão de arquivos
⑴A classificação de arquivos é um método importante de gestão de arquivos e existem duas escolas principais: "historicismo" e "logicismo".
⑵O princípio da proveniência é a aplicação específica do método historicista na gestão de arquivos.
⑶A teoria do ciclo de vida de documentos é uma teoria que analisa e estuda questões de gerenciamento de documentos e arquivos de uma perspectiva macro.
⑷ A identificação de arquivos é um dos pontos-chave e dificuldades na gestão de arquivos. É uma tarefa cheia de complexidade e confusão.
2. Princípio da fonte
(1) A conotação do princípio da fonte
Princípio da Fonte: É uma teoria de organização de arquivos atualmente reconhecida em vários países ao redor do mundo. A fonte é o que normalmente se chama de criador dos arquivos, incluindo agências, organizações e indivíduos. Assim, o princípio da fonte refere-se ao princípio organizador de que os arquivos se organizam e classificam de acordo com a origem dos arquivos, exigindo que os arquivos da mesma fonte não possam ser dispersos e os arquivos de fontes diferentes não devem ser confundidos.
(2) Contexto do princípio da origem
O princípio da fonte originou-se na França moderna e surgiu no processo de negação gradual do princípio da causa. O princípio da matéria refere-se ao princípio da organização dos arquivos de acordo com o conteúdo da matéria. Foi gradualmente formado e demonstrado teoricamente desde o final do século XVI. Dominou o campo da organização de arquivos por muito tempo até meados do século XIX. No entanto, durante a reforma do trabalho arquivístico na França no final do século XVIII, a França estabeleceu pela primeira vez um arquivo nacional verdadeiramente abrangente. Isso tornou o princípio do assunto incapaz de se adaptar às características das diversas fontes de coleção, e gradualmente. expôs suas deficiências e limitações e acabou sendo substituído pelo princípio da fonte.
(3) A formação e desenvolvimento do princípio da fonte
1. Origem – O “princípio de respeitar toda a seita” da França
⑴ Em 1841, a França propôs pela primeira vez um novo princípio de organização de arquivos, o “princípio de respeitar toda a família”. Esta foi a primeira vez que a França propôs o conceito de “toda a família” e a ideia de “respeitar a totalidade”. família" com base na origem dos arquivos. Mudou. Abandonou a prática passada de desmontar e classificar arquivos do mesmo criador por temas, e apontou que, ao organizar os arquivos, devemos primeiro manter a conexão entre suas fontes.
⑵A razão pela qual o princípio do respeito a todo o acervo se tornou a origem do princípio da fonte não é apenas porque ele toma a fonte dos arquivos como padrão para a formação de todo o acervo. Respeitar a essência de todo o acervo significa respeitar a fonte. O mais importante é que passa a possuir a ideia central do princípio da proveniência – os arquivos da mesma fonte não devem ser dispersos e os arquivos de fontes diferentes não devem ser confundidos.
2. Formação – “Princípio da Sala de Registro” da Alemanha
⑴ Com base na herança do princípio francês de respeito por toda a família, a Alemanha propôs o “princípio da sala de registo”, que marcou a formação formal do princípio da origem.
⑵ Na situação caótica de organização de coleções e arquivos, a Alemanha, inspirada na experiência francesa, abandonou o princípio original da causa e propôs claramente o "Princípio da Sala de Registro" em 1881 que era consistente com a ideia central de respeitar toda a família . O conteúdo principal deste princípio inclui dois significados: primeiro, os Arquivos Secretos Nacionais primeiro classificam as suas coleções de acordo com as suas fontes para manter a ligação de origem entre os arquivos e a agência formadora; segundo, os arquivos também devem manter a ordem original dos arquivos; no processo de negócios da agência formadora e marcas de acabamento.
⑶A importância do princípio da sala de registro é que não é apenas uma simples herança do princípio de respeito a toda a seita, mas também um desenvolvimento e inovação. Incorpora mais historicismo e ideias de desenvolvimento, e exige mais claramente que os arquivos sejam organizados para refletir o processo histórico e as conexões orgânicas da formação dos arquivos. É a personificação completa da ideia do princípio fonte e o símbolo da formação formal do princípio fonte.
3. Argumentação Teórica – Contribuição do “Manual Holandês”
⑴Embora o princípio da proveniência tenha se originado e se formado na França e na Alemanha, as primeiras pessoas a demonstrar teoricamente esse princípio foram estudiosos de arquivo holandeses. Eles não apenas elaboraram a base teórica do princípio da proveniência, mas também tornaram esse princípio verdadeiramente internacional. caminho de divulgação cultural.
⑵ Em 1898, três estudiosos de arquivo holandeses, Samuel Mueller, John Fiss e Robert Froing, publicaram a monografia "Manual para a Organização e Catalogação de Arquivos". Os três estudiosos explicaram cientificamente a definição e a natureza do quanzong e as características do sistema de organização de arquivos dentro do quanzong, e avançaram passo a passo para completar uma demonstração rigorosa do princípio da proveniência.
⑶Uma das contribuições importantes do "Manual Holandês" é estabelecer as bases teóricas para o princípio da proveniência. Por um lado, apresenta a visão central de que “toda a ancestralidade é um todo orgânico”; por outro lado, apresenta outra visão central de que “o sistema de organização de arquivos dentro da ancestralidade deve basear-se no estabelecimento do estrutura organizacional interna da agência." Fez com que os dois núcleos teóricos do princípio de origem - respeito por toda a seita e respeito pela ordem original - amadurecessem basicamente e, finalmente, desintegrou o domínio do princípio de causa.
⑷A segunda contribuição importante do "Manual Holandês" é promover a ampla divulgação do princípio da proveniência. O princípio da proveniência espalhou-se gradualmente por países de todo o mundo, foi reconhecido pela comunidade arquivística internacional e tornou-se o princípio mais básico da profissão arquivística. A promoção do princípio da origem começou a enveredar pelo caminho da divulgação internacional.
4. Reconhecimento universal – Conferência de Bruxelas
⑵O ponto de partida para o reconhecimento universal do princípio da proveniência foi uma conferência internacional de arquivos. Em 1910, a Conferência Internacional de Bibliotecários e Arquivistas foi realizada em Bruxelas, capital da Bélgica. A conferência alcançou dois resultados importantes: primeiro, levou arquivistas de vários países a começarem a perceber a importância da cooperação internacional, criando assim uma voz harmoniosa. para a cooperação arquivística internacional; A segunda é conduzir uma longa discussão sobre o "Manual Holandês", estabelecer que a ideia central do manual é o princípio da fonte e declarar este princípio como o princípio básico dos profissionais de arquivo.
⑵O significado da Conferência de Bruxelas é que não é apenas o ponto de partida para a cooperação internacional no domínio dos arquivos, mas também um símbolo do estabelecimento do princípio da proveniência. Deu início à ampla disseminação, aplicação e desenvolvimento do princípio da fonte e criou um ambiente internacional favorável.
5. Uso flexível – ideias de “combinação” britânicas e americanas
⑴ Fondation é um conceito pioneiro na França e é expresso como "Fond" em francês. A ideia central do princípio da proveniência é essencialmente estabelecer todo o cânone e manter a sua integridade. No entanto, a palavra “Fond” não tem palavra correspondente em inglês, o que levanta o problema de como os países de língua inglesa expressam o conceito de Fond e refletem a ideia de origem. O Reino Unido e os Estados Unidos resolveram este problema com sucesso. A ideia de “combinação” que propuseram não era apenas uma herança do princípio da fonte, mas também uma aplicação flexível.
⑵O princípio britânico de aceitação de fontes é refletido no trabalho representativo do famoso arquivista britânico Hilary Jenkinson, "Handbook of Archives Management", publicado em 1922. Ele foi o pioneiro no conceito de "Grupo de Arquivos" para corresponder à palavra francesa "Fond": Sua "combinação "o pensamento está concentrado numa discussão sistemática do significado e das características da combinação de arquivos.
⑶ Sob a influência do Reino Unido, os Estados Unidos também propuseram a ideia de "combinação" com características próprias para aplicar com flexibilidade o princípio da origem. Em 1941, os Arquivos Nacionais dos EUA lançaram oficialmente o conceito de “Grupo de Registros” (ou seja, combinação de documentos) como unidade básica para organizar e classificar coleções e arquivos.
⑷As "ideias de combinação" britânicas e americanas são todas baseadas no princípio da fonte, porque ambas enfatizam que a combinação de arquivos ou documentos deve manter a identidade da fonte. Mas o Reino Unido é relativamente mecânico, enquanto os EUA são mais flexíveis.
6. Alteração parcial – “princípio da fonte livre” da Alemanha
⑴O princípio de origem também foi questionado durante o processo de comunicação. Isto ocorre principalmente porque o princípio da fonte que se originou no século XIX não se adaptará inevitavelmente totalmente às novas características das instituições modernas e dos documentos modernos do século XX. Se o pensamento combinado americano ainda é um ajuste ao princípio da proveniência, então o princípio da livre proveniência proposto pelo arquivista alemão Adolf Brenneke é uma revisão do princípio da proveniência.
⑵O princípio da fonte gratuita tem certo significado progressivo. Por um lado, o princípio das fontes gratuitas dá aos arquivistas maior espaço de atividade em termos de organização, permitindo-lhes ajustar com flexibilidade o sistema de organização irracional dentro de todo o acervo. Por outro lado, o princípio da fonte livre ainda insiste em tratar o princípio da fonte como um princípio geral, enfatizando a manutenção da ligação orgânica inerente aos arquivos. Contudo, no acordo específico, tanto as fontes como as razões podem ser tidas em consideração, e a ênfase pode ser colocada em diferentes situações.
⑶ No entanto, o princípio da fonte gratuita também tem certas limitações. A visão de Brenneck de manter a relação proporcional entre fontes e causas parece demasiado vaga e difícil de compreender e implementar. E a sua livre escolha de fontes e critérios pode até levar a desvios da essência do princípio da fonte. Em suma, o princípio da fonte livre só pode ser visto como uma correcção e desenvolvimento parcial do princípio da fonte, e não como uma negação e inovação.
7. Enriquecimento e desenvolvimento - a "teoria quanma sistemática" da União Soviética e do meu país
⑴ Da década de 1960 à década de 1970, a União Soviética construiu gradualmente um conjunto relativamente completo de teoria quanma sistemática, que enriqueceu e desenvolveu o princípio de origem, que pode ser resumido em três aspectos: ① Primeiro, enriquecer e desenvolver a teoria quanma em um em tempo hábil de acordo com o desenvolvimento dos tempos. ② Em segundo lugar, ele propôs criativamente o conceito de "documento quanzong" ③ Em terceiro lugar, ele construiu um sistema conceitual quanzong governado pelos arquivos nacionais quanzong e, com base nisso, propôs um conjunto completo; da teoria quanzong. Pode-se ver que a doutrina soviética de toda a seita é um desenvolvimento criativo do princípio da fonte.
⑵ A teoria Quanzong do nosso país foi gradualmente formada com base na aprendizagem do modelo soviético e também enriqueceu e desenvolveu o princípio da origem. Na década de 1980, nosso país formou basicamente um sistema teórico maduro de Quanzong. Este sistema inclui principalmente cinco aspectos: ① Primeiro, apresenta claramente a definição e o significado básico de Quanzong. os critérios para classificar os tipos de quanzong são claramente apresentados; ④ Em quarto lugar, o conceito de "grupo quanzong" é claramente apresentado; ⑤ Em quinto lugar, esclareceu o método científico para classificar os arquivos em toda a coleção; Em suma, a teoria quanzong do meu país enriqueceu o conteúdo teórico do princípio da fonte e tornou o sistema teórico mais maduro.
(4) Conteúdo básico do princípio da fonte
O conteúdo básico do princípio da fonte pode ser resumido em três pontos básicos, nomeadamente o respeito pela fonte, o respeito pela integridade de toda a coleção e o respeito pelo sistema de organização original dentro de toda a coleção.
1. Respeite a fonte
“Respeitar a fonte” é o primeiro nível do princípio da fonte, o que significa que os arquivos devem primeiro organizar os arquivos de acordo com os padrões da fonte e manter a conexão da fonte entre os arquivos e o criador. (No processo de criação e processamento de arquivos, várias conexões históricas serão formadas, como conexão de origem, conexão de tempo, conexão de conteúdo e conexão de formulário, etc. Entre elas, a conexão de origem entre os arquivos e o criador é a conexão primária e a ligação mais fundamental A prática provou que os arquivos com muitas fontes de colecção só podem combinar os arquivos com os seus criadores e actividades específicas para garantir o atributo essencial dos arquivos como registos originais se primeiro traçarem os limites das fontes.
2. Respeite a integridade de toda a seita
“Respeitar a integridade de todo o acervo” é o segundo nível do princípio da fonte, o que significa que todo um acervo é um todo orgânico. A integridade de todo o acervo deve ser mantida na organização dos arquivos, para que os arquivos sejam o mesmo. a coleção não pode ser dispersa e os arquivos de coleções diferentes não devem ser dispersos. (O princípio da proveniência afirma que os arquivos da mesma fonte constituem um fundo. Um fundo é um todo arquivístico formado nas atividades de instituições e indivíduos específicos. Este todo tem conexões orgânicas internas. Ao organizar arquivos, a independência dos fundos deve ser respeitado e os fundos devem ser mantidos).
3. Respeite o sistema de disposição original de todo o acervo
"Respeitar o sistema de organização original dentro de toda a ancestralidade" é o terceiro nível do princípio da fonte, o que significa que os arquivos dentro de toda a ancestralidade devem ser organizados de uma maneira que faça pleno uso da base de organização original e respeite a ordem original e método de arranjo obtido pela instituição onde toda a ancestralidade foi formada A reorganização não deve ser facilmente perturbada. (De modo geral, toda a seita foi classificada até certo ponto na autoridade de formação, formando uma ordem e marca original relativamente fixa. Este sistema de arranjo original é também uma manifestação importante da integridade orgânica da seita. Respeitar este sistema é também Uma importante manifestação de respeito pela integridade de toda a seita.)
Resumindo, os três pontos básicos do princípio da fonte estão intimamente relacionados e são progressivos. Respeitar a fonte é a base. Respeitar toda a coleção e respeitar o sistema de organização original dentro de toda a coleção são manifestações e extensões importantes do respeito à fonte.
(5) Significado teórico e valor prático do princípio da fonte
1. Em primeiro lugar, o princípio da proveniência parte da ideia de historicismo, incorpora plenamente a conexão histórica da formação de arquivos e fornece uma base razoável e objetiva para o arranjo físico e classificação das coleções de arquivos.
2. Em segundo lugar, o princípio da proveniência salvaguarda e mantém eficazmente os atributos essenciais dos arquivos e torna-se o princípio da perfeição na organização e classificação dos arquivos.
3. Terceiro, o princípio da fonte não é nem um credo abstrato puramente conceitual, nem uma experiência operacional puramente prática, mas um pensamento e princípio de gestão que é ao mesmo tempo teórico e prático.
(6) O princípio da origem está sob ataque
O princípio da proveniência está sob ataque por razões sociais e profissionais.
⑴ Do ponto de vista do ambiente macro social, das décadas de 1960 a 1970, os países ocidentais começaram a entrar na era da informação. A geração, transmissão e troca de informações atingiram uma escala sem precedentes no tempo e no espaço, e o conceito de informação tornou-se profundamente. enraizado no coração das pessoas. Precisamente devido à influência desta tendência de informação que varre o mundo, a consciência dos direitos à informação nos países ocidentais foi grandemente reforçada. Portanto, os países ocidentais formaram um ambiente social que geralmente atribui grande importância ao desenvolvimento e utilização da informação arquivística, levando a comunidade arquivística norte-americana a repensar e avaliar a aplicabilidade e a posição central do princípio da proveniência.
⑵ Do ponto de vista do ambiente microprofissional, nas décadas de 1960 e 1970, mudanças significativas nas práticas de trabalho arquivístico nos países ocidentais levaram ao surgimento de novas características na pesquisa teórica arquivística. Isto se reflete principalmente em três aspectos: ① Primeiro, os arquivos legíveis por máquina tornaram-se o foco de pesquisa na indústria de arquivos norte-americana, o que desencadeou controvérsia na comunidade arquivística sobre se o princípio da proveniência pode ser aplicado a arquivos legíveis por máquina arquivos. ②Em segundo lugar, o desenvolvimento e utilização de informações arquivísticas tornou-se uma área-chave de pesquisa na comunidade arquivística norte-americana, o que desencadeou questões na comunidade arquivística sobre a relação entre o princípio da proveniência e a utilização de informações arquivísticas. ③Terceiro, toda a comunidade arquivística internacional desencadeou um boom de pesquisa que enfatiza a utilização de informações arquivísticas, o que criou ainda mais uma atmosfera internacional para a comunidade arquivística norte-americana reavaliar o princípio da proveniência.
(7) “Redescoberta” do princípio da fonte na era dos documentos eletrônicos
1. Fundo
⑴As dúvidas sobre o princípio da proveniência mudaram em meados da década de 1980, e a comunidade arquivística norte-americana começou a reentender a posição central do princípio da proveniência. O ponto de partida desta mudança foi em 1985, quando os arquivistas americanos Richard Wright e David Bierman publicaram o famoso artigo “O poder do princípio da proveniência”. Impulsionados por este artigo, na década de 1990, os círculos arquivísticos europeus e americanos reconheceram cada vez mais o importante valor e o significado orientador do princípio da proveniência na gestão documental moderna, especialmente na gestão electrónica de documentos. Chegaram à conclusão de que, seja agora ou no futuro, a gestão dos registos electrónicos e os muitos desafios colocados à gestão de arquivos na era electrónica não podem abandonar o princípio da proveniência. princípio de proveniência. Este é o chamado "Princípio da Redescoberta da Fonte". A essência desta redescoberta é uma “nova visão da fonte”.
⑵As razões para a controvérsia sobre o significado do conceito de origem vêm principalmente de dois aspectos: Primeiro, as enormes mudanças na estrutura social levaram a mudanças frequentes e drásticas nas organizações modernas, o que causou dificuldades sem precedentes na divisão de toda a coleção de acordo com a origem da instituição; segundo, eletrônico O método e as características de formação dos documentos são muito diferentes dos documentos em papel, quebrando o modelo tradicional de apenas um órgão físico correspondente ao grupo de documentos.
2.Conteúdo
⑴O significado do conceito de fonte defendido pela nova visão de fonte refere-se ao processo de formação e antecedentes do documento, ou seja, quem criou o documento, em que condições, quais dados foram utilizados, para diversos fins, e que tipo de forma estrutural adotou, etc. Informações básicas abrangentes. Essas informações de origem são essenciais para a compreensão, gerenciamento e utilização de registros eletrônicos.
⑵O ponto de inovação da nova visão da fonte está concentrado na expansão do significado do conceito da fonte. Não se limita mais à simples compreensão da fonte como um órgão de formação de documentos intuitivo, claro e tangível. Ao mesmo tempo, o processo de formação de documentos relativamente abstrato também é considerado a manifestação da fonte, adaptando-se melhor aos requisitos especiais. de documentos eletrônicos. Atualmente, a indústria de arquivos no país e no exterior adota principalmente o conceito de "metadados" para se referir à informação fonte gerada por arquivos eletrônicos. Os metadados podem não só garantir eficazmente a legibilidade e a compreensão dos documentos eletrónicos, mas também servir verdadeiramente como uma forte garantia da originalidade e da evidência dos documentos eletrónicos.
3. Significado
A “redescoberta” do princípio da fonte tem um significado grande e de longo alcance, que se reflete principalmente em três níveis:
⑴O primeiro está no nível do próprio princípio da fonte. A “redescoberta” do princípio fonte aumenta a vitalidade do princípio fonte na era eletrônica e é o autoajuste, perfeição e sublimação do princípio fonte.
⑵O segundo está no nível teórico da arquivística. A “redescoberta” do princípio da proveniência prova plenamente que a ideia de historicismo é a “marca de navegação” que orienta o princípio da proveniência para fazer face aos desafios futuros e é a alma racional da profissão arquivística.
⑶ Mais uma vez, está no nível profissional de arquivo. A “redescoberta” do princípio da proveniência esclarece-nos que não importa o quanto a prática arquivística mude e não importa como a teoria arquivística se desenvolva, a independência e a singularidade da profissão arquivística baseiam-se sempre nos atributos essenciais dos arquivos.
3. Teoria do ciclo de vida do arquivo
(1) Conotação
Teoria do ciclo de vida do documento: É a teoria básica que orienta a gestão de todo o processo, desde documentos até arquivos, e é uma das importantes conquistas teóricas da moderna teoria da ciência arquivística. É uma teoria que estuda todo o processo de movimentação dos arquivos desde a formação inicial até a destruição final ou preservação permanente, e estuda a relação entre os atributos dos arquivos e o comportamento principal dos gestores. É uma descrição objetiva e abstração científica dos processos e leis de movimentação. de arquivos e arquivos.
(2) Antecedentes da produção
O surgimento da teoria do ciclo de vida do arquivo tem uma formação profissional específica. Desde a década de 1930, a rápida expansão do número de ficheiros levou a uma especialização cada vez maior das actividades de gestão de documentos, o que levou ao surgimento e à difusão de um novo tipo de organização de gestão de documentos – o centro de registos. Os arquivistas ocidentais partiram da base teórica para pensar sobre o centro documental e gradualmente propuseram a teoria do ciclo de vida do documento.
⑴O rápido crescimento do número de arquivos é o fator básico para o surgimento da teoria do ciclo de vida dos arquivos.
⑵O surgimento da gestão documental e sua especialização são os fatores determinantes para o surgimento da teoria do ciclo de vida dos documentos.
⑶O estabelecimento do centro documental é um fator direto no surgimento da teoria do ciclo de vida do documento.
(3) Formação e desenvolvimento
⑴De acordo com a verificação, o arquivista americano Philip Brooks propôs pela primeira vez o conceito de “ciclo de vida do documento” em 1940.
⑵O surgimento da teoria do ciclo de vida do arquivo tem uma conexão específica com o surgimento do centro de arquivos. O Centro de Documentos é um novo tipo de organização de gerenciamento de documentos que surgiu na década de 1940. Originou-se nos Estados Unidos e mais tarde foi imitado por muitos países. Este fenómeno atraiu ampla atenção na comunidade arquivística ocidental e desencadeou o pensamento teórico no centro documental.
⑶Em 1950, Rogier Ellis, professor da Universidade de Londres, propôs a "teoria dos três estágios" do movimento documental no Primeiro Congresso Internacional de Arquivos. Acredita-se que as três etapas dos registros – a etapa atual, a etapa de preservação temporária e a etapa de preservação permanente são coerentes e correspondem aos locais de armazenamento de documentos – escritórios, centros documentais e arquivos. Esta divisão das etapas do documento derivada da explicação teórica do centro documental torna-se o ponto de partida para a pesquisa sobre a teoria do ciclo de vida do documento.
⑷Na década de 1980, a pesquisa da comunidade arquivística ocidental sobre a teoria do ciclo de vida dos documentos tornou-se cada vez mais completa e sistemática, e alguns tratados aprofundados foram publicados. O representante mais típico é o estudioso argentino Manuel Vázquez. As duas monografias que publicou, "Seleção de Documentos" e "Pesquisa sobre Ciclo de Vida de Documentos", são obras-primas que discutem de forma abrangente e sistemática a teoria do ciclo de vida de documentos.
⑸Assim como a teoria do ciclo de vida dos documentos passou por um processo de desenvolvimento desde a germinação até a melhoria gradual no exterior, a pesquisa teórica sobre o processo de movimentação de documentos em meu país também passou por um processo de aprofundamento gradual. Embora o nosso país não tenha proposto claramente o conceito de "ciclo de vida dos documentos", também reconheceu o processo objectivo de movimentação de documentos e arquivos e resumiu as mesmas regras de desenvolvimento através da investigação.
(4) Conteúdo básico
O conteúdo básico da teoria do ciclo de vida do arquivo pode ser resumido em três pontos, que também podem ser chamados de três pontos básicos da teoria do ciclo de vida do arquivo:
1. Primeiro, um arquivo é um processo completo de movimentação desde sua formação até sua destruição ou armazenamento permanente. Isso inclui dois níveis de significado:
⑴Em primeiro lugar, o documento aqui é um conceito amplo, que se refere a todos os registros de informações gerados diretamente e utilizados nas atividades da prática social humana, independentemente de sua forma de suporte e método de registro. Ao contrário da visão estreita dos documentos, a teoria do ciclo de vida dos documentos trata os documentos como um conceito coletivo, enfatizando que os documentos atuais e os arquivos históricos são apenas sinônimos de uma etapa específica no movimento de documentos generalizados, e são todos componentes de documentos generalizados.
⑵Em segundo lugar, o fenômeno do movimento do arquivo é como o fenômeno da vida. É um processo completo de movimento desde a geração inicial até o destino final. Além disso, este processo de desenvolvimento é contínuo e unificado. Os chamados documentos atuais e arquivos históricos são apenas diferentes etapas do movimento de uma mesma coisa.
2. Em segundo lugar, devido a alterações na forma de valor dos documentos, este processo completo pode ser dividido em várias etapas. Isso inclui três níveis de significado:
⑴Em primeiro lugar, o processo geral de movimentação do arquivo possui características de estágio. A teoria do ciclo de vida do documento acredita que o processo geral de movimentação dos documentos, desde a formação até a destruição ou preservação permanente, não é estático, pelo contrário, mostra mudanças óbvias de estágio. A China e os países estrangeiros dividiram o processo de movimentação de documentos em etapas ligeiramente diferentes -
①Alguns são divididos em três etapas do ponto de vista da forma de movimentação de documentos: circulante, semicirculante e não circulante;
② Alguns documentos são divididos em três etapas do ponto de vista dos locais de armazenamento de documentos: armazenamento na unidade hospedeira, armazenamento nos arquivos intermediários e armazenamento permanente nos arquivos gerais;
③Alguns são divididos em quatro etapas do ponto de vista do processo de operação de arquivos: geração e gerenciamento de arquivos, uso atual, armazenamento transicional e armazenamento histórico;
④Alguns são divididos em quatro etapas do ponto de vista dos procedimentos de gestão documental: formação, utilização e manutenção de documentos, identificação e seleção e gestão de arquivos.
⑵ Em segundo lugar, cada etapa do processo de movimentação de arquivos possui características diferentes. Se o processo de movimentação de arquivos for dividido uniformemente em três etapas: atual, semicorrente e não circulante, cada etapa possui características próprias.
① As características do estágio atual são que os documentos têm o papel atual de maior destaque para a agência, a agência precisa utilizá-los com frequência, geralmente são mantidos dentro da agência e os alvos de serviço são principalmente a agência;
② A fase semi-corrente é caracterizada pelo facto de o papel actual dos documentos começar a diminuir e a taxa de utilização diminuir gradualmente, mas os alvos do serviço ainda são principalmente agências governamentais;
③A fase desatualizada é caracterizada pela perda básica do papel dos documentos para a agência. A maioria deles é destruída por não ter valor histórico, e alguns com valor de longo prazo precisam ser preservados permanentemente. as metas de serviço são expandidas da agência para todas as esferas da vida, e os locais de armazenamento também são limitados.
⑶ Novamente, a razão fundamental para as mudanças periódicas nos documentos são as mudanças regulares na forma de valor dos documentos.
① De modo geral, o valor de um documento é a satisfação do objeto (documento) às necessidades do sujeito (usuário). O "valor duplo" exposto pelo famoso arquivista americano Schellenberg: primeiro, tem o valor original para a instituição formadora, segundo, tem o valor subordinado para outras instituições e usuários individuais, também chamados coletivamente de valor arquivístico; Em nosso país, eles são frequentemente chamados de valor primário e valor secundário.
②As alterações nessas duas formas de valor durante a movimentação de documentos são regulares. Os documentos primeiro têm o primeiro valor a partir do momento em que são produzidos e, em seguida, o segundo valor. O primeiro valor enfraquece gradualmente e o segundo valor surge gradualmente. As alterações na forma de valor dos documentos perpassam todo o processo de movimentação de documentos. É o fator mais fundamental que determina as diferentes características dos documentos em cada etapa, levando à divisão dos documentos em etapas.
3. Terceiro, em cada fase, devido à sua forma de valor específica, existe uma correspondência inerente entre o documento e o objeto de serviço, local de armazenamento e forma de gestão, que inclui dois níveis de significado:
⑴Em primeiro lugar, a forma de valor específica dos documentos em cada fase corresponde a diferentes objetos de serviço, locais de armazenamento e métodos de gestão.
① O primeiro documento de determinação de valor deve servir à agência formadora como seu principal alvo de serviço. Quando o primeiro valor for forte, para atender às necessidades de uso frequente da agência, o documento deve ser mantido dentro da agência.
② No entanto, à medida que o valor primário enfraquece gradualmente, as necessidades de utilização da agência desaparecem gradualmente. O valor primário residual dos documentos semicorrentes faz com que a agência espere ter um método de armazenamento que possa não só satisfazer as suas próprias necessidades de utilização, mas também. verificar se os documentos têm valor secundário. As instituições, os centros de documentação estrangeiros e os arquivos do nosso país são todas essas instituições de transição.
③No final, os documentos que perderam seu valor primário e não têm valor secundário serão destruídos, enquanto os documentos que apresentam valor secundário romperão o escopo restrito da agência, atenderão a todos os setores da sociedade e desempenharão um papel em maior escala. , então deveriam ser. É mantido como registro nos Arquivos.
⑵Em segundo lugar, as alterações nos objectos de serviço documental, locais de armazenamento e métodos de gestão nas fases anteriores são apenas manifestações externas das diferentes fases da movimentação documental. Apenas as alterações na forma de valor são os seus determinantes internos.
① Como os documentos atuais são mantidos por agências e os arquivos são mantidos por arquivos, os documentos atuais servem às agências e os arquivos servem à sociedade, os documentos atuais são gerenciados por empresas ou funcionários administrativos e os arquivos são gerenciados por arquivistas, etc., esses fenômenos não são suficientes para revelar a relação entre documentos atuais e arquivos. A diferença fundamental entre eles é que os documentos atuais são ferramentas para registrar e transmitir informações atuais, enquanto os arquivos são uma espécie de registro histórico. Essa diferença é determinada por mudanças nas formas de valor.
② Portanto, a teoria do ciclo de vida do documento revela a correspondência entre a forma de valor dos documentos em cada etapa e a forma de gestão do local de armazenamento dos objetos de serviço, e encontra a razão fundamental para as mudanças escalonadas no processo de movimentação contínua de documentos, assim fornecendo uma base científica para a divisão em etapas dos documentos.
(5) Significado teórico e valor prático
1. Em primeiro lugar, a teoria do ciclo de vida do documento revela com precisão a integridade e as conexões internas da movimentação de documentos, estabelecendo uma base teórica para todo o processo de gestão de documentos.
2. Em segundo lugar, a teoria do ciclo de vida do documento revela com precisão as mudanças de fase do movimento dos documentos e fornece princípios práticos para a gestão faseada dos documentos.
3. Terceiro, a teoria do ciclo de vida do documento revela com precisão a conexão entre o processo de movimentação de arquivos e a influência mútua de cada etapa. Ela fornece um controle inicial para que os departamentos ou pessoal de arquivos obtenham um gerenciamento integrado dos documentos atuais aos arquivos. e orientação prática.
(6) Desafios enfrentados pela teoria do ciclo de vida dos documentos na era eletrônica e suas próprias modificações
1. Desafios enfrentados
⑴Em primeiro lugar, os círculos arquivísticos chineses e estrangeiros acreditam que é necessária uma nova compreensão do ciclo de vida dos arquivos eletrônicos.
⑵ Em segundo lugar, os círculos arquivísticos chineses e estrangeiros também apresentaram diferentes pontos de vista sobre a divisão em fases do ciclo de vida dos documentos electrónicos.
⑶ Em terceiro lugar, os círculos arquivísticos chineses e estrangeiros também acreditam que a correspondência entre o valor específico de cada fase de um documento e os factores relacionados revelados pela teoria do ciclo de vida do documento já não é aplicável aos documentos electrónicos.
2. Suplemento na era eletrônica – Teoria do Continuum do Documento
⑴Estágio de desenvolvimento
①O estágio embrionário do pensamento do continuum documental (décadas de 1940 e 1950)
Entre 1958 e 1966, o método do contínuo foi proposto pela primeira vez por especialistas do Arquivo Nacional da Austrália. O estudioso de arquivo Ian McLean destacou que os gestores de documentos são os verdadeiros arquivistas e que a ciência arquivística deve evoluir no sentido do estudo das características da informação registada, dos sistemas de manutenção de documentos e dos processos de classificação. Suas opiniões levaram a uma exploração da continuidade da gestão de arquivos e da gestão de registros. As principais contribuições desta etapa são, em primeiro lugar, a criação do termo “continuum” e, em segundo lugar, o início da ênfase na relação contínua entre a gestão de arquivos e a gestão documental.
②O estágio inicial de formação da teoria do continuum de documentos (década de 1980)
O acadêmico canadense Jay Atherton discutiu detalhadamente o conceito de continuum. Ele dividiu todo o processo de movimentação de documentos em quatro etapas: geração, classificação, identificação, armazenamento e utilização. Ele acreditava que todas as etapas estão inter-relacionadas e que os gestores de documentos e arquivistas devem estar envolvidos em todo o processo de gestão de documentos em diversos graus. Suas opiniões promoveram uma maior exploração, pela comunidade arquivística australiana, de modelos científicos de registros e gestão de arquivos. O principal progresso nesta fase é apresentar conceitos centrais relativamente maduros e fortalecer a dinâmica, as etapas e a relevância da gestão documental.
③O estágio de estabelecimento e aplicação de ideias e modelos contínuos (década de 1990)
O estudioso arquivístico australiano Frank Upward construiu um modelo de continuum de registros e propôs um método ideológico de gerenciamento de continuum de registros. Seus conceitos centrais estão refletidos principalmente em dois artigos "Construindo o Documento Continuum Um: Princípios e Características Pós-custódia" e "Construindo o Documento Continuum Dois: Teoria da Estruturação e Custódia de Documentos". Em 2000, Upward conduziu uma transformação profunda do modelo contínuo e propôs um novo modelo contínuo de arquivos, que ele classificou como "uma teoria que orienta a prática de gerenciamento de arquivos na era da Internet". Somente neste estágio a teoria do continuum de documentos estará basicamente madura.
⑵Conteúdo
O conteúdo principal da teoria do contínuo de arquivos é construir um sistema de coordenadas multidimensional para descrever o processo de movimento dos arquivos. Este sistema de coordenadas multidimensional inclui quatro eixos de coordenadas - o eixo do formulário de armazenamento de arquivos, o eixo da expressão de valor, o eixo da atividade comercial e o eixo do produtor. Dentre eles, a forma de armazenamento de arquivos é o eixo central, pois suas alterações provocam alterações correspondentes em outros eixos coordenados. A teoria do continuum do documento revela o processo de movimento quadridimensional de documentos, descrevendo mudanças nas quatro coordenadas no eixo do formulário de armazenamento de documentos, desencadeando mudanças correspondentes em coordenadas específicas no eixo do criador, no eixo da atividade de negócios e no eixo da expressão de valor:
① O primeiro círculo é um documento único. O criador correspondente do documento é um indivíduo específico, a atividade empresarial refletida é um comportamento específico e a forma de valor expressa é a trajetória do comportamento específico.
②A segunda área é o arquivo do caso, que é uma coleção de documentos. Neste momento, o correspondente criador do ficheiro é um departamento da organização, a atividade empresarial refletida é uma atividade que inclui diversos comportamentos e o valor expresso é o voucher da atividade.
③O terceiro círculo é o caso completo, que é uma coleção de todos os arquivos de casos de uma instituição. Neste momento, o correspondente criador do documento é uma organização específica, a atividade empresarial refletida é uma determinada função que inclui diversas atividades, e o valor expresso é na forma de memória institucional.
③O quarto círculo é a coleção de todas as seitas, ou seja, a coleção de todas as seitas. Neste momento, o organizador correspondente do documento é toda a sociedade, as atividades empresariais refletidas são a vontade da sociedade e a forma de valor expressa é a memória social.
⑶Progresso
①A perspectiva de pesquisa da teoria do ciclo de vida do documento concentra-se no próprio documento, examinando o processo de movimentação e as regras das entidades documentais desde a formação até a destruição ou preservação permanente, enquanto a perspectiva de pesquisa única selecionada pela teoria do continuum do documento é a forma de armazenamento do documento e; atividades de negócios e negócios A interação do ambiente examina o processo de movimentação e as regras de arquivos da menor unidade de armazenamento para a maior unidade de armazenamento.
②A teoria do ciclo de vida do arquivo usa principalmente um método de pesquisa plano e unidimensional. Este método linear pode ser ineficaz na descrição do estado complexo do movimento do arquivo eletrônico, enquanto a teoria do continuum de arquivo coloca os arquivos em um tempo e espaço multidimensional. métodos de pesquisa multidimensionais e multidimensionais para examinar de forma abrangente o processo e as leis dos documentos, os problemas acima podem ser bem resolvidos.
③A teoria do ciclo de vida do arquivo concentra-se em enfatizar os estágios do movimento do arquivo; a teoria do continuum do arquivo destaca a continuidade e integridade do movimento do arquivo, tratando os arquivos como um continuum que não precisa ser claramente dividido, o que revela com precisão os limites eletrônicos entre o várias fases do documento estão a tornar-se cada vez mais confusas, mas as ligações estão a tornar-se mais óbvias. Portanto, o âmbito de aplicação é mais amplo e a vitalidade é mais forte.
④A teoria do ciclo de vida do documento centra-se em enfatizar a correspondência entre a forma de valor dos documentos em cada fase, o local de armazenamento e o método de gestão, enquanto a teoria do continuum do documento já não requer uma correspondência mecânica de fatores relacionados, adaptando-se assim melhor ao desenvolvimento; requisitos de documentos eletrônicos.
3. Correções na Era Eletrônica
⑴Primeiro, a integridade do movimento do arquivo permanece inalterada. O primeiro ponto básico original da teoria do ciclo de vida do documento pode ser ajustado para "da formação à destruição ou armazenamento permanente de documentos eletrônicos, é também um processo completo de movimentação, e esse processo deve ser integrado a um sistema unificado de gerenciamento eletrônico de documentos ."
⑵Em segundo lugar, as características faseadas da movimentação do arquivo mudam. Os dois pontos básicos originais da teoria do ciclo de vida do documento podem ser revisados, pois “o processo completo de movimentação de documentos eletrônicos também pode ser dividido em vários estágios de acordo com as mudanças na forma de valor dos documentos eletrônicos, mas não há uma fronteira clara entre diferentes O documento tem a possibilidade de ser transformado em um estágio avançado”.
⑶ Em terceiro lugar, a relação correspondente entre a forma de valor dos documentos em cada fase e os factores relacionados também sofreu algumas alterações. O terceiro ponto básico original da teoria do ciclo de vida do documento pode ser revisado como "documentos eletrônicos ainda têm diferentes objetos de serviço e métodos de gerenciamento devido a formas de valor específicas em cada estágio, mas a relação correspondente entre os estágios dos documentos eletrônicos e seus locais de armazenamento tem foi enfraquecido e pode até ser perdido."
⑷Além disso, tendo em vista as características dos documentos eletrônicos, a teoria do ciclo de vida do documento também precisa acrescentar um quarto ponto básico, ou seja, "toda a gestão e controle inicial do processo de movimentação de documentos eletrônicos devem ser ainda mais fortalecidos, e o ponto de partida deve ser alargado à concepção do sistema de gestão electrónica de documentos”.
(7) O valor orientador da teoria do ciclo de vida dos documentos na era eletrônica
⑴A teoria do ciclo de vida do documento não apenas estabelece uma base teórica para o gerenciamento escalonado e o gerenciamento de todo o processo de documentos eletrônicos, mas também fornece uma base teórica para o departamento de arquivos ou pessoal realizar o controle inicial dos documentos.
⑵ Embora os documentos eletrônicos tenham muitas características diferentes em comparação aos documentos em papel, eles também têm seu próprio ciclo de vida. A comunidade arquivística internacional divide o ciclo de vida dos arquivos eletrônicos em três etapas básicas: projeto, formação e manutenção. O foco desta divisão não está mais nas mudanças na forma de valor dos arquivos, mas no processo geral dos arquivos eletrônicos. concepção, geração até a existência. Por isso, todo o processo de gestão de documentos eletrônicos é ainda mais importante. As ideias holísticas e conectadas da teoria do ciclo de vida do documento ainda podem servir de base teórica para todo o processo de gestão de documentos eletrônicos.
⑶Ao mesmo tempo, os documentos eletrônicos também exigem controle inicial. A razão pela qual o controlo front-end é necessário na fase de concepção do sistema baseia-se principalmente nas três razões seguintes: em primeiro lugar, a necessidade de garantir a autenticidade e fiabilidade dos ficheiros electrónicos; em segundo lugar, a necessidade de garantir o arquivamento completo dos ficheiros electrónicos; terceiro, para garantir a segurança dos arquivos eletrônicos A necessidade de utilização.
⑷Em suma, toda a ideia de gerenciamento de processos e a ideia de controle front-end da teoria do ciclo de vida do documento são igualmente aplicáveis aos documentos eletrônicos, e essas duas ideias alcançaram uma unidade harmoniosa no gerenciamento eletrônico de documentos.
4. Teoria da Identificação Arquivística
(1) Desenvolvimento histórico da teoria da avaliação de arquivos
Teoria da avaliação de arquivos: É um resumo científico das leis do valor dos arquivos e dos princípios e padrões de avaliação de arquivos com base no acúmulo de longo prazo de experiência prática de avaliação por arquivistas e estudiosos de arquivos de vários países. Tem um significado orientador universal para a avaliação. prática.
1. Teoria da identificação por idade
⑴A teoria da identificação da idade foi proposta pelo arquivista alemão Meisner em 1901.
⑵A teoria de identificação de Messiner é de importância inovadora. ① Em primeiro lugar, apresentou pela primeira vez a famosa afirmação de que “os casos de idosos devem ser respeitados” ② Em segundo lugar, apresentou pela primeira vez princípios e padrões de identificação mais sistemáticos; que a fonte dos arquivos é o fator mais importante Um dos padrões de identificação importantes. Sua opinião foi a primeira afirmação da aplicabilidade do princípio da proveniência na teoria da identificação.
2. Determinismo oficial administrativo
⑴A figura representativa desta visão de avaliação é a arquivista britânica Hilary Jenkinson. O ponto central é que os arquivistas não devem estar envolvidos na identificação e destruição de documentos, e a identificação deve ser deixada ao critério dos funcionários administrativos.
⑵ A teoria da identificação de Jenkinson tem o seu lado correcto e razoável, porque os documentos de arquivo não são formados por arquivistas nem utilizados por arquivistas. Naturalmente, o seu julgamento de valor e preservação não podem ser determinados apenas pelos arquivistas, mas devem ser determinados principalmente pelos documentos de arquivo. criadores e usuários.
⑵ No entanto, ele excluiu os arquivistas do trabalho de avaliação, que também tem limitações óbvias. Isto porque: ① Em primeiro lugar, os funcionários administrativos não têm consciência histórica e cultural objectiva. Se decidirem sozinhos sobre a preservação e destruição dos arquivos, muitas vezes não o fazem. portanto. Propício à manutenção das evidências originais dos arquivos. Os funcionários administrativos irão inevitavelmente eliminar, destruir ou mesmo fabricar deliberadamente documentos que lhes sejam desfavoráveis ou benéficos para fins pessoais. ② Em segundo lugar, excluir os arquivistas da participação nas avaliações não contribui para garantir a qualidade geral dos arquivos; Dado que é difícil para os funcionários administrativos compreenderem com precisão o “grau” de destruição, é fácil destruir muito ou pouco. Em terceiro lugar, excluir o pessoal do arquivo da participação na avaliação não conduz à plena descoberta e realização do valor; arquivos. Dado que os funcionários administrativos constituem uma agência, é difícil julgar de forma abrangente o valor histórico e cultural dos arquivos a partir da perspectiva das necessidades sociais globais.
3. Teoria da identificação de funções
⑴A teoria da identificação funcional foi proposta pelo arquivista polonês Kalinski com base na teoria da identificação de Meisner.
⑵O significado progressivo da teoria da identificação funcional é que ela desenvolve ainda mais o pensamento de Meisner sobre a identificação da fonte. Porque não só enfatiza que a identificação do valor arquivístico está diretamente relacionada com o estatuto e as funções da agência formadora, mas também encontra uma relação correspondente entre os dois, ou seja, quanto mais elevado for o estatuto da agência formadora e mais importante for o seu funções, maior será o valor dos documentos de arquivo.
⑶Após testes práticos, embora esta conclusão tenha certa cientificidade e universalidade, suas limitações e unilateralidade também são óbvias. Porque sem uma análise detalhada do valor intrínseco dos documentos, e apenas do ponto de vista externo da organização, é inevitavelmente superficial e extensa e apenas o estatuto e o nível da organização são utilizados para determinar a preservação e destruição dos arquivos e delimitar; o período de armazenamento dos arquivos É ainda mais unilateral e arbitrário.
⑷Na verdade, nem todos os documentos das agências de alto nível têm valor de preservação, e os documentos das agências de baixo nível também podem não ter valor de preservação. O valor dos documentos arquivísticos, especialmente o valor histórico e cultural, não deve ser determinado apenas pelo nível e estatuto da organização em que foi formado, mas deve ser analisado de forma abrangente e aprofundada.
4. Documente a teoria do valor duplo
⑴A teoria do duplo valor dos documentos foi proposta pelo arquivista americano Schellenberg. Ele acredita que os documentos públicos têm dois valores diferentes: um é o valor primário para a organização original e o outro é o valor secundário para outras organizações e utilizadores individuais; Entre eles, os funcionários administrativos das agências formadoras são os principais responsáveis pela identificação do primeiro valor, enquanto a identificação do segundo valor deve ser realizada principalmente pelo departamento de arquivos e pelo seu pessoal.
⑵O progresso e a profundidade desta visão de avaliação refletem-se no fato de que ela não apenas evita a unilateralidade da avaliação e conduz à descoberta abrangente do valor histórico dos arquivos, mas também reflete profundamente a estreita ligação entre os arquivos históricos e os arquivos atuais. documentos, fornecendo uma base para a transição dos documentos das agências para os arquivos. A gestão integrada dos arquivos das bibliotecas oferece uma forte garantia.
⑶As contribuições teóricas desta visão de avaliação são: primeiro, confirma que o valor dos arquivos é a relação entre o objeto do documento arquivístico e as necessidades do sujeito do usuário, revelando verdadeiramente a essência do valor, segundo, divide o valor dos arquivos em; duas formas de acordo com as diferentes necessidades do assunto, tornando a compreensão mais aprofundada.
5. Use o determinismo
⑴Esta visão de identificação foi proposta por alguns estudiosos de arquivo americanos depois de Schellenberg, e seus representantes incluem principalmente Fisburn, Bridgeford e Finch. A sua visão central é considerar o uso real e o uso esperado dos estudiosos, especialmente dos historiadores, como o critério mais importante para identificar os arquivos, e defender que o valor secundário determina a natureza fundamental dos arquivos. Esta visão de avaliação parte da perspectiva do usuário, enfatizando que as necessidades dos estudiosos são o critério decisivo para julgar o valor dos documentos.
⑵ Embora os defensores do determinismo de utilização esperem aumentar a consciência pública sobre os arquivos, prestando atenção às necessidades dos utilizadores, o que tem certo significado positivo e racionalidade, as limitações desta visão de identificação não podem ser negadas e é provável que traga consequências graves. como resultado de. ① Porque, por um lado, o uso do determinismo tornará o processo de identificação muito arbitrário, fragmentário e descoordenado. Se os arquivistas estiverem demasiado ligados ao mercado académico, a colecção de arquivos ficará inevitavelmente limitada a satisfazer necessidades estreitas de investigação académica e não será capaz de reflectir amplamente todos os aspectos da vida social humana. ② Por outro lado, o uso do determinismo; na verdade, destrói o papel dos documentos em suas As conexões orgânicas formadas nas atividades empresariais dos primeiros ignoram completamente a necessidade dos primeiros de dar continuidade à memória institucional. Separa o padrão de identificação do documento e do seu próprio criador, enfraquecendo assim o importante estatuto da fonte do documento e prejudicando o valor real do documento na memória social.
6. Teoria da identificação macroscópica
⑴ Teoria da avaliação macro é um termo geral, que inclui principalmente "análise social e teoria da avaliação funcional", "estratégia de documentação" e "estratégia de avaliação macro".
①Análise social e teoria da identificação funcional: foi proposta pela primeira vez pelo arquivista alemão Hans Bu Muth. O seu ponto central é que os arquivos devem reflectir o valor social do período em que os documentos foram produzidos. Este valor social pode ser julgado indirectamente através da compreensão das funções daqueles que formaram documentos importantes.
②Estratégia de documentação: Foi proposta pela arquivista norte-americana Helen Samuels em meados da década de 1980. Sua característica é exigir o assunto do documento como principal critério de identificação. No início da década de 1990, ela introduziu a perspectiva da “análise da função institucional” na estratégia da literatura, tornando esta teoria de identificação relativamente completa.
③ Estratégia de identificação em nível macro, proposta pelo arquivista canadense Terry Cook no final da década de 1980. A ideia básica desta estratégia é que os arquivos devem refletir a interligação dos documentos de arquivo e que o valor dos arquivos depende da estrutura social e é refletido através de funções sociais.
⑵Os pontos comuns da teoria da avaliação macro:
①Em primeiro lugar, todos elevam a avaliação de arquivos a um contexto social mais amplo e acreditam que o valor dos arquivos está intimamente relacionado com o desenvolvimento social. Ligar estreitamente o valor dos arquivos ao modo de funcionamento e à dinâmica de desenvolvimento da sociedade e considerar o valor dos arquivos como um reflexo do valor da própria sociedade. Portanto, todos eles pertencem a uma visão ampla de identificação social.
②Em segundo lugar, todos eles transcenderam os padrões de valor da teoria de avaliação tradicional e, em vez disso, enfatizaram os padrões de avaliação funcionais. Todos acreditam que a função do criador do documento é a melhor personificação da macrofunção da sociedade, pelo que todos pertencem a uma visão de avaliação da macrofunção.
⑶ No entanto, a sua desvantagem é que este tipo de identificação macroscópica é difícil de ser concretizado em operações reais. É extremamente difícil concretizá-lo em padrões de identificação operáveis, o que pode facilmente levar a resultados de identificação superficiais e extensos.
(2) Conteúdo básico da teoria de avaliação de arquivos
Existem certos pontos em comum nas teorias de avaliação de arquivos de vários países, o que se reflecte principalmente no facto de que as teorias de avaliação de arquivos de vários países geralmente necessitam de cobrir três aspectos básicos, nomeadamente, a compreensão do valor dos arquivos, as disposições de avaliação princípios e a formulação de padrões de avaliação.
1. Compreensão do valor dos arquivos
As teorias de avaliação arquivística em vários países chegaram basicamente a um consenso sobre o valor dos arquivos, ou seja, a maioria acredita que o valor dos arquivos é composto por dois fatores básicos: primeiro, as características dos próprios arquivos, incluindo o seu conteúdo, fonte, forma e outras características; segundo, a exigência objetiva da sociedade pelo uso de arquivos. Em outras palavras, o valor do arquivo é um relacionamento e a medida em que os arquivos atendem às necessidades dos usuários.
⑴Esses dois fatores têm características próprias e têm impactos diferentes no valor dos arquivos. O conteúdo, a fonte e as características formais dos próprios arquivos têm certeza e estabilidade óbvias e não mudarão depois de criados, pelo que constituem a base do valor dos arquivos, embora a procura da sociedade pela utilização de arquivos seja altamente incerta; e instável, está sempre em constante desenvolvimento e mudança e, portanto, torna-se o principal determinante do valor dos arquivos.
⑵ Esses dois fatores também interagem e dependem um do outro no processo de determinação do valor dos arquivos. Os objetos arquivísticos são os portadores materiais do valor arquivístico. Sem os próprios arquivos, o valor arquivístico só pode ser conversa fiada. Da mesma forma, a procura social é um pré-requisito para a realização do valor dos arquivos. Se estiver divorciada da procura social, será impossível falar sobre o valor dos arquivos. Portanto, estes dois fatores devem ser considerados de forma abrangente durante a identificação, para que o valor arquivístico identificado possa ser científico e abrangente.
2. Disposições relativas aos princípios de identificação
O princípio da avaliação de arquivos é um princípio de funcionamento resumido e refinado com base na lei de desenvolvimento do valor arquivístico, que tem um significado orientador universal para o trabalho real de avaliação. Do ponto de vista do desenvolvimento histórico, as estipulações de princípios de identificação nas teorias de identificação de arquivos de vários países têm apresentado características cada vez mais macroscópicas, entre as quais o resumo teórico da União Soviética e do meu país é o mais típico.
⑴ A União Soviética propôs quatro princípios básicos para a avaliação de arquivos: ① O primeiro é o princípio do historicismo, que exige que os avaliadores considerem os arquivos como produtos de um determinado período histórico; ② O segundo é o princípio do espírito partidário, que exige que a natureza; dos arquivos seja determinado ao avaliar o valor dos arquivos. ③ O terceiro é o princípio da abrangência, que é o princípio mais complexo, exigindo que o conteúdo dos arquivos seja estudado sob vários aspectos e considerando todos os fatores que afetam o valor dos arquivos. arquivos ④ O quarto é o princípio da sistematicidade, que é importante na identificação. O método mais amplamente utilizado exige que o valor dos arquivos não seja visto isoladamente, mas seja colocado em um grupo de documentos com conexões orgânicas para avaliação de valor.
⑵O conteúdo dos princípios de avaliação de arquivos propostos pelo nosso país é: o valor dos arquivos deve ser determinado com base nas necessidades gerais da sociedade e a partir de uma perspectiva abrangente, histórica e de desenvolvimento. Este princípio de avaliação contém, na verdade, dois significados: primeiro, estabelece a ideologia orientadora básica e o ponto de partida da avaliação do arquivo; segundo, determina os três pontos de vista básicos da avaliação do valor do arquivo;
3. Formulação de padrões de identificação
Em comparação com os princípios de avaliação, os padrões de avaliação são meios específicos para garantir a qualidade do trabalho de avaliação. Podem também ser considerados como a concretização dos princípios de avaliação, pelo que são mais operáveis. Em suma, os padrões de avaliação formulados pelas teorias de avaliação de arquivos chinesas e estrangeiras envolvem principalmente os seguintes cinco aspectos:
⑴ Padrões de origem dos arquivos. A fonte aqui geralmente se refere ao organizador dos arquivos. O status, o papel e a função do organizador na sociedade ou na organização afetam diretamente ou mesmo determinam o valor dos arquivos.
⑵Padrões de conteúdo de arquivos. A procura da sociedade por arquivos reflecte-se na sua procura por conteúdos de arquivo, pelo que os padrões de conteúdo são a base mais importante para a avaliação dos arquivos.
⑶Padrões de características formais de arquivos. As características formais dos arquivos referem-se geralmente ao nome do arquivo, à época de formação, à forma do suporte, ao método de registo, etc. Estas características formais podem ter um certo impacto no valor do arquivo em determinadas circunstâncias.
⑷Padrão de valor relativo. O valor relativo refere-se ao valor de um arquivo identificado em comparação com outros arquivos. Sob certas circunstâncias, o valor de preservação de certos arquivos pode ser relativamente aumentado ou diminuído.
⑸Padrões de eficácia. Este é um novo e prático padrão de identificação proposto por estudiosos de arquivo europeus e americanos. Nosso país também apresentou o padrão de eficiência, que acredita que a relação insumo-produto deve ser considerada na avaliação do valor dos arquivos. Somente quando o papel desempenhado por um arquivo pode exceder o custo de sua preservação é que ele pode ser considerado preservado. valor. Ao mesmo tempo, como este benefício inclui dois aspectos: benefício económico e benefício social, ambos os benefícios devem receber a mesma atenção durante a avaliação.
(3) Regras de desenvolvimento da teoria de avaliação de arquivos
1. A compreensão do valor dos arquivos tem características que variam de unilateral a abrangente e de restrita a científica.
⑴A compreensão e revelação do valor dos arquivos é um dos conteúdos básicos da teoria da avaliação em vários países. O desenvolvimento da teoria da avaliação de arquivos mostra que as opiniões de avaliação apresentadas por estudiosos de vários países em diferentes momentos incluem a compreensão e a revelação do valor dos arquivos, e a sua compreensão do valor dos arquivos passou por um processo em espiral de aprofundamento contínuo. e melhoria.
⑵ O "determinismo oficial administrativo" e a "teoria da identificação funcional" enfatizam apenas o valor primário dos documentos. Isto mostra que a compreensão e revelação de Jenkinson e Kaliski do valor dos arquivos é relativamente unilateral. A compreensão da “teoria do valor duplo” do valor dos documentos começou a passar de unilateral para abrangente, incluindo não apenas a primeira; valor, mas também o segundo valor. A compreensão do valor pelo “determinismo da utilização” salta para o outro extremo, expondo as limitações da ênfase excessiva no segundo valor e ignorando o primeiro valor, que também é uma visão unilateral da avaliação que a “teoria da avaliação macro” vê; valor de uma perspectiva mais macro A elevação do valor de arquivo a valor social inclui, na verdade, não apenas o valor primário, mas também o valor secundário.
⑶O processo de desenvolvimento do conceito de avaliação mostra que a compreensão do valor pelos estudiosos do arquivo em vários países tem as características regulares de passar de unilateral a abrangente e de restrita a científica. Isto não está apenas de acordo com as leis cognitivas das pessoas, mas também é determinado pelas leis de movimentação de documentos e arquivos. À medida que os académicos aprofundam a sua compreensão do processo e das leis do movimento de documentos e arquivos, a sua revelação do valor dos arquivos tornar-se-á inevitavelmente mais abrangente e científica.
2. As disposições dos padrões de identificação caracterizam-se por variar do micro ao macro, do concreto ao relativamente abstrato.
⑴As disposições sobre padrões de avaliação também são um dos conteúdos básicos da teoria de avaliação de arquivos em vários países. O desenvolvimento de teorias de avaliação de arquivos em vários países mostra que, embora as regulamentações dos padrões de avaliação por estudiosos em vários países não sejam completamente consistentes, geralmente seguem as regras de desenvolvimento do micro ao macro, e do concreto ao relativamente abstrato.
⑵ Em termos de estipulações sobre padrões de identificação, a "teoria da identificação da idade" propõe o tempo de formação dos arquivos, a "teoria do determinismo oficial administrativo" propõe a fonte dos arquivos, a "teoria da identificação da função" propõe a fonte e função dos arquivos, e a "teoria da dupla identificação" A "teoria da identificação" propõe os atributos de conteúdo dos arquivos, e o "determinismo da utilização" propõe as necessidades do usuário. Pode-se observar que esses padrões de identificação são relativamente específicos e microscópicos. Em contraste, o "macroavaliação" trouxe uma grande mudança nos padrões de avaliação. Eles não usam mais padrões específicos, como tempo, fonte, função, conteúdo ou usuário, mas em vez disso usam "documentação mais macroscópica e relativamente abstrata". funções da agência" padrão. Para ser mais preciso, separam os padrões de identificação do conteúdo específico do documento e elevam-nos à função macro do criador do documento, mudando assim os métodos e métodos de identificação de descentralizados para centralizados, e de individuais para sistemáticos.
⑶As alterações acima mencionadas nos padrões de avaliação estipulados na visão de avaliação mostram as características regulares de mudança do micro para o macro e do concreto para o relativamente abstrato. Isto está em linha com as necessidades de desenvolvimento da era da informação, especialmente. a era eletrônica. Em comparação com as teorias de identificação anteriores, a teoria da macroidentificação tem características mais macroscópicas e avançadas. Por um lado, alteram o objeto de avaliação do próprio documento para o criador do documento, alterando os métodos e métodos de avaliação de específicos para macro, e de complexos para concisos, por outro lado, alteram o tempo de execução da avaliação de; depois que o documento é formado até quando ele é formado, mesmo antes de ser formado, os métodos e métodos de identificação devem ser alterados de atrasados para avançados, de fixos para flexíveis. Percebe-se que a vantagem da teoria da macroavaliação é que ela se adapta melhor às características dos arquivos eletrônicos e é mais propícia para atender às necessidades de avaliação dos arquivos eletrônicos com informações que podem fluir e mudar facilmente.
5. Tendências de desenvolvimento da teoria da ciência arquivística
A própria arquivística é, em certa medida, o produto da complexidade dos arquivos e das práticas de gestão de arquivos. Seu conteúdo disciplinar, especialmente a teoria da ciência arquivística, vem se desenvolvendo com o desenvolvimento dos arquivos e das práticas de gestão de arquivos desde a sua formação.
1. Maior cruzamento, referência e integração com disciplinas afins.
Arquivos, livros, materiais, inteligência e outras informações começaram a ser integrados com a ajuda da moderna tecnologia da informação. Neste contexto, a ciência arquivística irá cruzar-se, penetrar e integrar-se ainda mais com diversas disciplinas da informação, e a teoria da ciência arquivística também cruzará, aprenderá e até mesmo integrar-se-á com teorias relevantes da ciência da informação.
2. A investigação teórica sobre operações específicas de gestão será mais aprofundada, específica e técnica.
As operações de gestão de arquivos sob as condições da moderna tecnologia da informação não apenas obtêm diretamente as suas vantagens de eficiência, mas também enfrentam muitos problemas desafiadores mais complexos e difíceis. As soluções para estes problemas requerem tecnologia e métodos científicos, e a sua investigação teórica será também de natureza técnica e teórica. Isto não só exige que a comunidade técnica e de engenharia desenvolva tecnologias correspondentes, mas também requer que a teoria arquivística forneça cooperação e orientação.
3. A pesquisa teórica básica será mais macroscópica e abstrata, e saltará para o nível metafísico.
Como a informação processada e gerida pela moderna tecnologia da informação é mais complexa, é extremamente difícil de resolver. Isto exige que as pessoas o resolvam através de meios técnicos. Ao mesmo tempo que lidam com problemas específicos, devem também estudar de forma abrangente e profunda a informação e várias questões relacionadas com a informação a partir de um nível metafísico abstrato. Fraquezas, carências ou mesmo vagas no nível teórico básico são uma das fontes de confusão no nível prático. Portanto, é necessário que os círculos acadêmicos relevantes conduzam pesquisas metafísicas aprofundadas sobre a informação e esclareçam fundamentalmente as questões da informação. Nesta pesquisa, a teoria básica da arquivística tem suas vantagens inerentes. Se as teorias básicas da ciência arquivística podem trazer conquistas, avanços e contribuições na pesquisa neste nível determinará, em grande medida, o destino e o futuro da disciplina da ciência arquivística.
Suplemento: Paradigma Pós-custódia de Arquivo
A proposta do paradigma arquivístico pós-custódia se deve principalmente a dois fatores diretos: um é a mudança na forma dos arquivos e o outro é a mudança na quantidade de arquivos. Seus conteúdos básicos são nova visão de fonte, teoria de avaliação macro e serviço de conhecimento. A nova visão da fonte e a teoria da macroavaliação são a base e a garantia dos serviços de conhecimento, e os serviços de conhecimento são o núcleo e o propósito do paradigma arquivístico pós-custódia. O núcleo ideológico do paradigma pós-custódia dos arquivos incorpora e reflete os requisitos inerentes e a tendência inevitável do desenvolvimento da gestão de arquivos em direção à gestão do conhecimento.