Arquivos: Informações solidificadas com função de registro original clara e definida, formadas diretamente por organizações sociais e indivíduos em atividades de práticas sociais passadas.

Os arquivos são essencialmente registros originais da vida social. Ou seja, a registrabilidade original é a característica essencial dos arquivos.

Os arquivos são formados diretamente por pessoas em atividades sociais, e não por produtos da natureza.

Numa perspectiva tensa, o arquivo é algo que já foi formado, e não algo que está sendo formado ou ainda não foi formado.

As informações do conteúdo do arquivo são claras e precisas e estão anexadas a um determinado suporte material.

Os arquivos são registros de informações originais formados diretamente por pessoas em atividades sociais e têm um efeito de registro original direto em atividades sociais passadas.

Refere-se à forma específica de existência na realidade. Principalmente documentos, mas também um grande número de registros de informações não-clericais.

Refere-se ao processo desde a produção de várias formas de documentos até à sua preservação formal como arquivos e funcionamento como arquivos.

“Produção intencional e não intencional, processamento e preservação intencional”

Conceito de espécie e conceito de gênero: A informação arquivística é uma forma de existência de informação, e os arquivos são um importante recurso de informação na sociedade humana.

Status: Os arquivos são os recursos de informação nativos mais autênticos, confiáveis, autorizados e credenciados.

A relação é próxima e complexa. As conotações são diferentes, mas as denotações se sobrepõem em uma grande área.

①A essência e a conotação central são diferentes: registros de informações não originais também podem se tornar documentos.

② Os documentos prestam atenção ao valor histórico e cultural, e os arquivos também prestam atenção ao valor de uso prático.

③O conteúdo da literatura é geralmente mais sistemático e completo, enquanto os arquivos incluem um grande número de registros fragmentários e esporádicos.

Uma relação de conversão direta na forma real. Logicamente, as conotações são diferentes e as denotações se sobrepõem.

①A forma real dos arquivos inclui não apenas documentos, mas também não documentos. Apenas alguns documentos com registros originais fortes, alto valor de referência e procedimentos de processamento de documentos concluídos podem ser convertidos em arquivos.

②Essencialmente diferente: a capacidade de registro original não é a essência dos documentos. Os documentos são essencialmente ferramentas de transmissão de informações para as pessoas lidarem e resolverem problemas práticos e específicos. A comunicação está espalhada principalmente no espaço e é obrigatória.

A relação é relativamente próxima e há semelhanças na gestão.

① Essencialmente diferente: Os livros são essencialmente a cristalização do conhecimento sistemático.

② Diferentes funções sociais: Os arquivos são utilizados para resolver problemas práticos da realidade e compreender e estudar fatos históricos. Os livros são usados ​​para aprender conhecimento sistemático e cultivar o caráter.

② As características das partes de interseção são diferentes: o conhecimento no conteúdo do arquivo são fragmentos de conhecimento assistemáticos. Os registros históricos no conteúdo do livro não são registros originais diretos, mas sim conhecimento sistemático processado e refinado.

Na verdade, é o mais próximo e tem o relacionamento mais próximo. As extensões se sobrepõem em grandes áreas e a extensão dos dados é maior que a dos arquivos.

① Dados são um conceito relativo e altamente dinâmico e sua extensão é extremamente ampla. Todas as informações relevantes que têm determinado valor para as pessoas estudarem e resolverem determinado problema podem ser chamadas de dados. Os arquivos não possuem a relatividade e a dinâmica dos dados.

② Os arquivos podem ser visualizados e usados ​​como dados, mas os dados não podem ser visualizados e usados ​​como arquivos.

A conotação é a mais próxima. Há alguma sobreposição de conotação. Todos têm valor histórico e cultural.

①Arquivos importantes podem ser usados ​​como coleção de relíquias culturais porque possuem registros originais e funções históricas e culturais. No entanto, a maioria das relíquias culturais não pode tornar-se arquivo, porque a maioria das relíquias culturais são itens práticos e o conteúdo da informação histórica registada não é claro e pouco claro.

②A clareza e certeza das informações do conteúdo é a diferença fundamental entre os dois. Somente objetos físicos com texto podem se tornar arquivos físicos e serem coletados pelo departamento de arquivos.

O surgimento do papel promoveu a primeira revolução nos meios de arquivo. O número de arquivos aumentou e a gestão de arquivos tornou-se mais científica e padronizada.

Arquivos audiovisuais: Também conhecidos como arquivos audiovisuais ou arquivos audiovisuais, referem-se a arquivos que registram sons ou imagens formados por instituições e indivíduos em diversas atividades sociais.

Arquivos eletrônicos: referem-se a arquivos gerados em dispositivos e ambientes digitais, armazenados em formato digital em discos, fitas, discos ópticos e outros suportes, utilizados em computadores e outros equipamentos de sistema para leitura e processamento, e podem ser transmitidos em redes de comunicação.

⑴Visão geral

⑵Desempenho específico

⑴Visão geral

⑵Desempenho específico

O valor real dos arquivos também pode ser chamado de valor atual, que se refere à utilidade dos arquivos para atividades práticas sociais reais.

O valor a longo prazo dos arquivos significa que a actualidade do valor dos arquivos pode ser estendida a um futuro distante e pode satisfazer as necessidades dos utilizadores de todos os aspectos da sociedade durante um longo período de tempo.

O primeiro valor de um documento é o valor do documento para o órgão onde foi constituído. É o valor original do documento, incluindo valor administrativo, valor jurídico, valor financeiro e valor de execução.

O valor secundário dos documentos é o valor dos documentos para outras agências e usuários individuais, também conhecido como valor subordinado ou valor arquivístico, incluindo valor de evidência e valor de inteligência.

Como os arquivos têm as características de registrabilidade original, singularidade de conteúdo e versão, etc., o valor dos arquivos pode ser ampliado e desenvolvido. Sua expansão tem uma certa regularidade, que pode ser chamada de lei de expansão do valor dos arquivos.

⑴A expansão do valor arquivístico devido à expansão dos assuntos de valor

⑵Expansão de valor devido a mudanças na natureza das funções dos arquivos

A atualidade do valor do arquivo significa que a utilidade dos arquivos para a sociedade é limitada no tempo. Alguns arquivos são valiosos para os usuários dentro de um determinado período de tempo. Após esse limite de tempo ser excedido, o valor é reduzido ou perdido. Esta lei pode ser chamada de eficiência temporal do valor arquivístico.

⑴A oportunidade do relacionamento entre os arquivos e as necessidades do usuário.

⑵ Oportunidade do formulário de valor de arquivo.

Compreender a lei da oportunidade do valor dos arquivos ajudará os arquivistas a compreender o impacto do tempo no valor dos arquivos com pensamento dialético, julgar corretamente a oportunidade dos diferentes arquivos, desenvolver recursos de informação sem perder a oportunidade, fornecer ativamente a utilização e evitar que sejam usados em tempo hábil de arquivos que perderam parte ou todo o seu valor porque foram fornecidos tarde demais.

Os sistemas sociais, as regulamentações nacionais relevantes, as políticas, as situações políticas e económicas, etc., têm uma grande restrição na procura de utilização de arquivos e na medida em que as instituições arquivísticas podem fornecer arquivos, tendo assim um impacto direto na formação e realização do valor dos arquivos. relacionamentos.

O nível de compreensão das pessoas sobre os arquivos e a compreensão geral dos arquivos na sociedade podem ser chamados de “consciência dos arquivos sociais”. O grau em que as pessoas exigem arquivos e a medida em que o trabalho arquivístico pode satisfazer a procura estão intimamente relacionados com a consciência social dos arquivos. O impacto da consciência dos arquivos sociais na realização do valor dos arquivos reside principalmente em três aspectos: necessidades de utilização dos arquivos, políticas de utilização dos arquivos e conceitos de serviços de arquivos.

O nível de gestão de arquivos afecta directamente a capacidade do departamento de gestão de arquivos de fornecer serviços de arquivo e satisfazer as necessidades sociais, bem como a possibilidade de os utilizadores obterem a informação necessária sobre os arquivos. Portanto, melhorar o nível de gestão de arquivos, desenvolver em profundidade os recursos de informação de arquivos e fornecer serviços de utilização eficiente e de alta qualidade são condições importantes para promover a realização do valor dos arquivos.

Trabalho de gestão de arquivos: refere-se ao trabalho de gestão de arquivos utilizando princípios e métodos científicos para servir diversos empreendimentos do partido e do país. Seus conteúdos básicos incluem: recepção e coleta de arquivos, triagem, identificação, armazenamento, catalogação e recuperação, edição e pesquisa, estatísticas e serviços de utilização.

⑴ Trabalho de coleta de arquivos

⑵Trabalho de arquivo

⑶Trabalho de autenticação de arquivos

⑷Armazenamento de arquivos

⑸ Catalogação e recuperação de arquivos

⑹ Edição de arquivo e trabalho de pesquisa

⑺Trabalho estatístico de arquivos

⑻ Utilização de arquivos

Trabalho administrativo de arquivos: É uma atividade que visa as necessidades dos diversos empreendimentos nacionais e realiza o planeamento global, organização e coordenação, sistemas unificados, supervisão e orientação do trabalho de arquivos nacionais e locais. O objectivo da administração de arquivos é ajustar continuamente as relações internas e externas do sistema de arquivos, promover o desenvolvimento dos arquivos e servir a economia nacional e o desenvolvimento social.

Tendo o departamento de administração de arquivos como centro de organização e coordenação, treinamos e melhoramos as capacidades administrativas e os níveis do pessoal de arquivos, administramos de acordo com a lei, formulação completa de planejamento, sistemas unificados, supervisão administrativa, coordenação organizacional, orientação empresarial e serviços de consultoria através de investigação e investigar e reforçar as tarefas de gestão, melhorar a eficiência da administração de arquivos, promovendo assim a melhoria do nível geral dos empreendimentos arquivísticos.

A educação arquivística é uma parte importante do empreendimento arquivístico. A construção do empreendimento arquivístico requer o desenvolvimento da educação arquivística e o cultivo de talentos profissionais.

① A educação arquivística do meu país começou na década de 1930 e alcançou certo desenvolvimento na década de 1940. Em 1934, o Wuchang Wenhua Library College, privado, criou uma cátedra especial de ensino em gestão de arquivos, marcando o nascimento da educação em arquivos no meu país. Em 1946, a Escola Privada de Arquivos de Chongshi foi fundada em Chongqing.

②Após a fundação da República Popular da China, com o apoio do partido e do governo, com o desenvolvimento da indústria de arquivos do nosso país, a educação em arquivos também alcançou um rápido desenvolvimento. As tentativas de vários tipos de educação em arquivos, como aulas especializadas em arquivos e aulas de treinamento em arquivos, fizeram explorações pioneiras para a criação de educação em arquivos na Nova China.

③Em 15 de novembro de 1952, o Comitê Central do Partido Comunista da China e o Conselho de Assuntos Governamentais tomaram em conjunto a decisão de aprovar o estabelecimento de uma classe especializada em arquivos na Universidade Renmin da China, que marcou o estabelecimento formal do ensino de arquivos na Nova China .

④Depois de entrar na década de 1980, com o desenvolvimento da indústria arquivística do meu país, a educação arquivística do meu país entrou numa fase de desenvolvimento substancial e em grande escala. Desde o seu desenvolvimento, o nosso país formou basicamente um sistema de rede nacional de educação em arquivos multinível, multicanal e relativamente razoável.

⑴A estrutura da educação em arquivos refere-se aos vários fatores da educação em arquivos e suas inter-relações. O objetivo da educação arquivística é formar vários profissionais arquivísticos em diferentes níveis e níveis. A estrutura de educação arquivística é uma estrutura composta de vários níveis e várias séries.

⑵De uma perspectiva macro, o sistema educacional de arquivos do meu país geralmente inclui quatro partes: ensino superior, ensino secundário, educação continuada no trabalho e educação social.

① Ensino superior em arquivos: É a parte central da educação em arquivos no meu país. O ensino superior de arquivos em nosso país é a principal forma de cultivar talentos de pesquisa em arquivos de nível médio a alto, talentos de gerenciamento de arquivos, talentos de desenvolvimento de informação e talentos de gerenciamento de arquivos. Inclui três níveis educacionais: estudantes de pós-graduação, estudantes de graduação e estudantes universitários juniores.

② Ensino secundário de arquivos: É a principal forma de formação de gestores juniores de arquivos e pessoal técnico. É uma parte importante do sistema de ensino de arquivos do nosso país. Existem duas formas principais de escolaridade: escolas secundárias profissionais e escolas profissionais.

③ Educação no trabalho em arquivos: É uma educação para melhorar o conhecimento profissional em arquivos para aqueles que já estão envolvidos no trabalho arquivístico. Inclui dois aspectos: um é a educação continuada para o pessoal que recebeu educação profissional arquivística e o outro é o treinamento para o pessoal arquivístico que não recebeu educação profissional arquivística.

④ Educação social em arquivos: Refere-se à promoção do conhecimento sobre arquivos em todos os aspectos da sociedade e ao aumento da conscientização da sociedade sobre os arquivos. Este tipo de educação arquivística pode ser realizada de várias maneiras, como a realização de exposições de arquivos e a escrita de vários livros populares.

Publicidade de arquivos: É o processo de disseminação de informações e ideias sobre o trabalho dos arquivos para as pessoas, afetando assim o comportamento das pessoas. Especificamente, é uma espécie de orientação e supervisão da opinião pública que promove as leis e políticas do partido e do estado sobre o trabalho arquivístico para a maioria dos arquivistas, fornece-lhes educação ideológica e divulga os arquivos e o trabalho arquivístico para a sociedade. , de modo a aumentar a consciência social do trabalho dos arquivos.

Arquivos publicitários, trabalho de arquivos publicitários, pessoal de arquivos publicitários

Propaganda oral, uso de meios de comunicação de massa, exibição e exibição de arquivos, arquivos de jornais e periódicos profissionais, site de arquivos.

Trabalho de pesquisa em ciência e tecnologia arquivística: denominado pesquisa científica arquivística, é um trabalho criativo que estuda e refina os materiais perceptivos da prática do trabalho arquivístico em resultados racionais por meio de investigação, observação, experimento, comparação, análise e outros meios.

①Pesquisa teórica básica em arquivística

②Pesquisa sobre teorias aplicadas da arquivística

③Pesquisa em tecnologia aplicada de arquivística

Participar em atividades de organizações de arquivos internacionais, intercâmbios e cooperação em trabalhos bilaterais de arquivos entre países, e intercâmbios acadêmicos e cooperação em arquivos internacionais, etc.

A liderança unificada e a gestão hierárquica são ambas determinadas pelo sistema socialista do nosso país e uma necessidade objectiva para o desenvolvimento do trabalho de arquivos. É o princípio organizacional e o sistema de gestão do trabalho arquivístico do nosso país. O seu conteúdo específico inclui três aspectos:

⑴Em primeiro lugar, os arquivos nacionais são geridos centralmente por vários níveis e tipos de instituições de armazenamento de arquivos, de acordo com os regulamentos.

⑵Em segundo lugar, o trabalho dos arquivos nacionais está sob a liderança dos governos populares a todos os níveis e é gerido por agências administrativas de arquivos a todos os níveis de uma forma unificada, hierárquica e profissional.

⑶Terceiro, implementar a gestão unificada dos arquivos partidários e governamentais e do trabalho dos arquivos partidários e governamentais.

Manter a integridade e a segurança dos arquivos é um requisito básico para o trabalho arquivístico. Somente mantendo a integridade e a segurança dos arquivos é que a verdadeira aparência histórica do partido e do país pode ser mantida e o papel dos arquivos pode ser plenamente utilizado.

⑴Mantenha a integridade dos arquivos

⑵Mantenha a segurança dos arquivos

Facilitar a utilização dos arquivos por todos os sectores da sociedade e satisfazer as necessidades da sociedade em termos de arquivos são os objectivos fundamentais do trabalho dos arquivos. É um padrão importante para testar a eficácia do trabalho arquivístico e uma condição importante para garantir o desenvolvimento do trabalho arquivístico.

O sistema descentralizado significa que as agências de arquivos locais em alguns países não aceitam a liderança, orientação e supervisão das agências de arquivos centrais. A maioria dos países que adotam sistemas descentralizados são países federais. Os sistemas descentralizados incluem principalmente: estilo britânico, estilo suíço, estilo americano e outras formas.

Centralização significa que as agências de arquivos locais em alguns países aceitam a liderança, orientação e supervisão das agências de arquivos centrais. As principais formas de centralização incluem o chinês, o francês e o sueco.

⑴Os Primeiros Arquivos Históricos da China (preserva principalmente os arquivos das agências centrais das Dinastias Ming e Qing)

⑵O Segundo Arquivo Histórico da China (preserva principalmente os arquivos das agências centrais de vários regimes políticos durante a República da China)

⑴Visão geral

⑵Propriedades

⑶Responsabilidades básicas

⑷Tarefas específicas/básicas

Arquivos profissionais: referem-se aos arquivos criados pelo Estado para gerir especificamente os arquivos formados em determinado aspecto ou atividade profissional e técnica especial. O seu significado específico pode refletir-se não só nas suas funções profissionais, mas também no conteúdo especial e na forma do suporte dos arquivos. A julgar pelo estabelecimento de arquivos profissionais no meu país, existem arquivos profissionais nacionais, arquivos profissionais locais e arquivos profissionais estabelecidos por um determinado sistema profissional.

⑴Arquivos especiais da operadora

⑵Arquivos de Construção Urbana

⑶Arquivos do Departamento

Os arquivos corporativos são um arquivo que coleta e gerencia os arquivos corporativos.

⑴Abrangente

⑵Profissionalidade

⑴ Como membro do sistema de rede de arquivos nacionais, os arquivos corporativos devem armazenar e preservar arquivos corporativos, servir como um centro de utilização de informações de arquivos corporativos, fornecer serviços à empresa e a todos os aspectos da sociedade, e fornecer serviços aos arquivos nacionais em de forma regular ou irregular, de acordo com os regulamentos relevantes de importância nacional e local.

⑵ Responsável pela coleta, organização, identificação, armazenamento e estatísticas dos arquivos da empresa. A fim de concretizar o propósito da informação arquivística ao serviço da gestão empresarial, os arquivos corporativos devem gerir a informação arquivística, estabelecer um sistema completo de recuperação de arquivos e esforçar-se por modernizar a gestão arquivística.

⑶Compilar e pesquisar informações arquivísticas e desenvolver recursos de informações arquivísticas. Os alvos de atendimento dos arquivos corporativos são principalmente internos, mas também externos. Para este fim, os arquivos corporativos devem compilar e pesquisar seletivamente informações arquivísticas em resposta às mudanças nas atividades de gestão corporativa para fornecer serviços para o bom desenvolvimento das atividades de gestão corporativa; devem também editar e publicar arquivos corporativos e materiais históricos para atender às necessidades de todos; aspectos da sociedade.

⑷Funções de propaganda e educação. Ao realizar exposições de arquivos, promovemos a produção, a operação, o desenvolvimento científico e tecnológico, etc., aumentando assim a consciência arquivística dos gestores das empresas e da sociedade.

⑴As empresas que configuram arquivos devem ser grandes ou superiores a empresas e grupos empresariais.

⑵A criação de arquivos corporativos deve levar em consideração as condições básicas de trabalho dos arquivos corporativos.

⑶Os arquivos corporativos devem ser uma organização interna da empresa em termos de estrutura organizacional, e os fundos devem ser liquidados pela própria empresa.

⑷ Ao configurar arquivos corporativos, podemos considerar a gestão integrada de arquivos, livros e materiais de informação para alcançar o desenvolvimento e utilização abrangentes dos recursos de informação.

Sala de Arquivos: É uma organização interna para cada organização preservar e gerenciar uniformemente seus próprios arquivos. É parte integrante de toda a organização e é uma organização profissional de gestão organizacional, pesquisa e consulta. Do ponto de vista do trabalho dos arquivos nacionais, o escritório de arquivos é a organização empresarial mais comum, maior e mais básica no sistema de organização do trabalho dos arquivos nacionais.

⑴O escritório de arquivos é a estrutura organizacional interna da agência.

⑵A sala de arquivos é uma instituição transitória para preservação de arquivos

⑶A principal tarefa dos arquivos é servir a instituição.

⑴Por um lado, o escritório de arquivos é um departamento da agência que tem uma função de pessoal e de consultoria. É um assistente no trabalho da agência, fornecendo suporte de informações arquivísticas necessárias para a gestão e atividades funcionais da agência. Portanto, o trabalho de arquivo é parte integrante do trabalho da agência, uma condição necessária para melhorar a eficiência e a qualidade do trabalho da agência, e um meio importante para a continuação do trabalho de gestão e das funções empresariais da agência.

⑵Por outro lado, o escritório de arquivos é a base do trabalho dos arquivos nacionais. O gabinete de arquivos do governo é a fonte de reposição contínua dos arquivos nacionais. A integralidade e a acumulação contínua dos arquivos nacionais dependem, em primeiro lugar, do gabinete de arquivos. No sistema de organização do trabalho dos arquivos nacionais, o gabinete de arquivos é o primeiro local onde os arquivos são utilizados. e desempenhar um papel prático em grande escala depois de formados. A sala de arquivos é uma instituição de transição que preserva antecipadamente os arquivos com valor de longo prazo.

⑴Tarefas básicas

⑵Tarefas específicas

⑴Sala de arquivos gerais

⑵Arquivos de tecnologia

⑶Sala de arquivos de áudio e vídeo

⑷Sala de Arquivo Pessoal

⑸Sala de Arquivos Abrangentes

⑹Sala de Arquivos Conjuntos

⑺Centro de informações de arquivo

Centro documental: É uma instituição de gestão de arquivos socializada, intensiva e profissional. Seu ambiente geralmente não é afiliado a uma unidade formadora de documentos como uma sala de arquivos, mas é estabelecido por região e sistema entre unidades formadoras de documentos. arquivos abrangentes.

O Centro de Documentos nasceu nos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial. Durante a Segunda Guerra Mundial, o volume de documentos nas agências governamentais dos EUA expandiu-se rapidamente, o que aumentou muito a carga de gerenciamento de documentos, resultando em um grande número de documentos que não eram. adequadamente mantidos de maneira organizada e sistemática. Com a defesa e assistência da indústria de arquivos, o departamento militar dos EUA criou um novo tipo de organização de gestão de documentos - o Centro de Documentos, que armazena centralmente documentos que raramente são usados, mas que devem ser mantidos por um período de tempo em armazéns especializados com custos mais baixos. . o primeiro centro de documentação do meu país foi estabelecido no condado de Yongjing, província de Gansu, meu país, em 1988.

⑴O centro de documentos é principalmente uma organização de gerenciamento físico. A julgar pela prática existente, o principal objetivo do centro de arquivos é fornecer um refúgio seguro de alta eficiência e baixo custo para um grande número de arquivos inativos. Isso determina que as principais funções do centro de documentos são:

⑵O centro documental é uma instituição de gestão de arquivos socializada, intensiva e profissional. O centro de documentos geralmente fornece serviços de gerenciamento de documentos para diversas agências conjuntas. Em comparação com a sala de arquivos, tem uma escala maior e atende mais clientes. Devido aos seus fundos centralizados, forte especialização e pessoal de alta qualidade, as capacidades de gestão e os meios técnicos do centro documental geralmente excedem os de uma agência de gestão de arquivos criada por uma unidade independente.

⑶O Centro de Documentos possui apenas direitos de custódia, mas nenhum direito de propriedade para os documentos inativos que mantém. A propriedade dos documentos ainda pertence à organização que os criou.

⑷O Centro de Documentação é uma instituição intermediária entre o criador do documento e os arquivos, sendo responsável por ambas as partes. Como instituição transitória e intermediária de gestão de arquivos, o Centro de Documentação deve, em primeiro lugar, respeitar os interesses e exigências dos criadores de documentos e, ao mesmo tempo, assumir a importante tarefa de acumular arquivos para os arquivos.

⑸O centro documental pode assumir simultaneamente as funções de consultoria e formação em gestão documental. Por exemplo, pode fornecer sugestões e orientações sobre gestão de documentos a agências conjuntas e agências não conjuntas.

⑴Centro de Documentos Governamentais

⑵Centro de Documentos Comerciais

Centro de armazenamento de arquivos: refere-se a uma instituição criada pelo Arquivo Nacional Abrangente ou outras pessoas jurídicas independentes para fornecer serviços pagos de armazenamento de arquivos a diversas empresas, grupos sociais e indivíduos. Aceita principalmente o armazenamento de arquivos formados por empresas estatais e não estatais e empresas falidas, grupos sociais e indivíduos em diversas atividades como trabalho, produção, negócios e vida, que não tenham condições de armazenamento suficientes e são muito caros para serem equipados com condições de armazenamento de arquivos.

⑴Em primeiro lugar, na reforma das empresas estatais, os arquivos das empresas estatais são mal geridos e até não têm para onde ir.

⑵Em segundo lugar, a gestão de arquivos das empresas não estatais é em grande parte caótica.

⑶Alguns grupos sociais e indivíduos não possuem condições suficientes para a preservação de arquivos.

Escritório de arquivos: ou empresa de serviços de consultoria de arquivos, é uma organização comercial de serviços de arquivos que fornece serviços de assuntos de arquivos.

⑴O volume de negócios de arquivos aumentou rapidamente, especialmente a carga de trabalho de supervisão e orientação de arquivos aumentou muito e o departamento administrativo de arquivos está sobrecarregado.

⑵ Ao considerar a criação de pessoal, os departamentos relevantes muitas vezes ignoram a carga de trabalho e a superfície de trabalho do departamento administrativo de arquivos e fornecem muito pouco pessoal.

⑶ A participação do pessoal do departamento de arquivos no trabalho de arquivo irá, até certo ponto, enfraquecer as funções de orientação empresarial e supervisão do departamento administrativo de arquivos.

⑴Os objetos de serviço dos escritórios de arquivos são muito amplos, geralmente incluindo arquivos nacionais abrangentes em todos os níveis da região administrativa, várias agências, grupos, empresas, instituições, municípios, aldeias e cidadãos individuais.

⑵O âmbito de actividade do gabinete de arquivos inclui principalmente a orientação e consulta de negócios de arquivos e o serviço de trabalho de vários arquivos, tais como a organização e encadernação de arquivos; Resgate de arquivo.

O escritório de arquivos é uma unidade empresarial que opera de forma independente, possui contabilidade independente e é responsável pelos seus próprios lucros e perdas. O sistema de emprego geralmente adota uma combinação de sistema de nomeação e sistema de trabalho temporário. Adotar um sistema de nomeação para um pequeno número de profissionais e técnicos de arquivos e utilizá-los para fornecer orientação e consulta sobre negócios de arquivos. Outros funcionários geralmente implementam o sistema de trabalho temporário e realizam principalmente diversos serviços trabalhistas.

Centro de Dados de Documentos Atual: Também pode ser chamado de centro de leitura/abertura de documentos atuais. É um arquivo público que coleta e centraliza documentos atuais de órgãos governamentais. Tem como tarefa básica a divulgação de informações governamentais para facilitar todas as esferas da vida. cidadãos comuns. Consultar e compreender as agências internas do governo sobre as políticas e regulamentos atuais em todos os aspectos da gestão dos assuntos sociais.

É um novo tipo de organização de gestão de documentos criada para atender às necessidades de divulgação de informações do governo do meu país e de construção da civilização política.

⑴ A julgar pela operação do atual centro de documentos e informações, ele realiza principalmente o seguinte trabalho básico:

⑵ A julgar pelo desenvolvimento do atual documento e data center, os principais problemas que precisam ser resolvidos são:

O trabalho arquivístico promove o desenvolvimento da produtividade e do progresso social, fornecendo arquivos para servir atividades de prática social. A maneira especial pela qual o trabalho arquivístico realiza o seu próprio valor determina que seja um trabalho de serviço.

⑴A facilidade de manutenção é um dos atributos básicos do trabalho arquivístico e um fator básico para a sobrevivência e desenvolvimento do trabalho arquivístico. Especificamente, o trabalho dos arquivos das agências deve servir para melhorar a eficiência administrativa das agências, o trabalho dos arquivos corporativos deve servir para melhorar a eficiência da gestão corporativa e aumentar a competitividade corporativa, e o trabalho dos arquivos nacionais deve ser realizado em todos os aspectos, como economia social, política, ciência e cultura. Além de prestar serviços básicos, também presta serviços de acumulação do património cultural nacional e de formação de vantagens informacionais.

⑵A operacionalidade do trabalho arquivístico é um dos atributos objetivos do trabalho arquivístico. Sendo um dos departamentos do serviço de informação social, o trabalho arquivístico é o resultado das necessidades da divisão social do trabalho e do desenvolvimento da civilização humana. No processo histórico de desenvolvimento contínuo da socialização da informação e da informatização social, o trabalho arquivístico tem e mostrará cada vez mais o seu papel único.

O trabalho arquivístico, especialmente o papel do trabalho arquivístico na sociedade e na cultura humanas, determina a sua forte natureza social e cultural. Especificamente, a natureza cultural do trabalho dos arquivos reflete-se em:

⑴ Os arquivos são parte integrante da cultura social e desempenham o papel de preservar o património histórico e cultural. Como local de encontro da cultura social, os arquivos reúnem arquivos com conteúdo cultural importante. Em certo sentido, os arquivos desempenham o papel de herança cultural.

⑵ Os arquivos desempenham o papel de disseminar conhecimentos e informações sociais e culturais. Os arquivos são um tesouro de riqueza cultural humana e devem servir determinados propósitos políticos, económicos e culturais em todas as fases da história social. A realização das funções de serviço social e cultural dos arquivos é um indicador importante da contribuição dos arquivos para a sociedade.

⑶Os arquivos desempenham um papel educativo social e cultural. Os arquivos preservados em arquivos são a cristalização de processos sociais e culturais e uma espécie de história solidificada. São testemunhas fiáveis ​​que reflectem e mantêm a verdadeira face da história nacional, são também um canal importante para a compreensão da história nacional e são também materiais vívidos. para a educação patriótica. Portanto, os arquivos constituem uma posição especial para a educação social e cultural.

⑷ Os arquivos desempenham um papel no desenvolvimento da cultura científica. Sendo uma parte importante dos empreendimentos científicos e culturais e o principal corpo do trabalho arquivístico, os arquivos devem contribuir para o avanço da cultura social. Para este fim, é necessário que os arquivos pesquisem e desenvolvam o conhecimento científico e cultural registado nos arquivos. é a acumulação de arquivos, a expansão e extensão da função de comunicação cultural.

Tendo o objeto específico do trabalho arquivístico, os próprios arquivos, o atributo essencial da registrabilidade original, isso determina que o trabalho arquivístico tenha sempre como tarefa básica a manutenção e a confirmação da originalidade dos arquivos. Este conteúdo de trabalho central determina a natureza e as características do trabalho de arquivo, tornando assim o trabalho de arquivo diferente de outros tipos de trabalho de gestão. Especificamente, a gestão do trabalho de arquivo é expressa principalmente em três níveis:

⑴O trabalho de arquivo é um negócio especializado na gestão de arquivos. Num certo sentido, o trabalho de arquivos é essencialmente um trabalho de gestão de arquivos. O objeto de gestão do trabalho de arquivos são os arquivos, e o objetivo da gestão é desenvolver recursos de informação arquivística para servir a sociedade.

⑵O trabalho de arquivo é uma parte importante do gerenciamento de recursos de informação. A gestão de recursos de informação é uma atividade de gestão humana que utiliza tecnologia de informação moderna como meio de implementar planejamento, orçamento, organização, comando, controle e coordenação de recursos de informação, a fim de garantir a utilização eficaz dos recursos de informação.

⑶O trabalho de arquivo é parte integrante das atividades de gestão social. A julgar pelo trabalho arquivístico de departamentos específicos e de certas agências e unidades, o trabalho arquivístico é parte integrante de determinado trabalho de gestão. Do ponto de vista da teoria dos sistemas, o trabalho arquivístico, um sistema de gestão relativamente independente, está localizado dentro de sistemas de gestão maiores, de diferentes escalas e níveis.

O trabalho arquivístico é um fenómeno social. Numa sociedade de classes, o trabalho arquivístico incorpora certas relações e interesses de classe.

⑴Em primeiro lugar, a direção de serviço do trabalho arquivístico é uma expressão concentrada da natureza política do trabalho arquivístico. O trabalho arquivístico sempre foi controlado por uma determinada classe e atende a um determinado sistema social e a certas linhas, princípios e políticas.

⑵ Em segundo lugar, o grau de abertura do trabalho arquivístico é também uma das manifestações da natureza política do trabalho arquivístico. A abertura do trabalho arquivístico reflecte-se em muitos aspectos, tais como a abertura das instituições arquivísticas, a abertura do conteúdo da informação arquivística e a abertura dos conceitos dos arquivistas. O nível a que as instituições arquivísticas servem o público, e se o público pode utilizar com sucesso a informação arquivística necessária ao participar no processo de construção política democrática, irá, em certa medida, afectar o processo e o nível de construção da civilização política em nosso país.

⑶A confidencialidade do trabalho arquivístico é também uma das manifestações da natureza política do trabalho arquivístico. A confidencialidade do trabalho arquivístico é determinada pelas características dos próprios arquivos e pelos interesses do país e da nação. Parte considerável dos arquivos envolve segredos políticos, militares, econômicos e comerciais do partido e do país.

O trabalho de arquivo é um trabalho científico, que se reflete especificamente em:

⑴O trabalho de arquivo é um trabalho que proporciona as condições necessárias para a investigação científica e a gestão científica. A pesquisa científica moderna, seja ela em ciências naturais ou em ciências sociais, requer o uso de materiais de arquivo. As atividades de gestão científica moderna devem usar informações arquivísticas como uma base importante para analisar o status da gestão e prever o desenvolvimento da gestão.

⑵ A prática do trabalho arquivístico contém leis especiais e rico conteúdo científico. Devido aos atributos únicos dos arquivos, a formação e gestão de arquivos têm características próprias. Portanto, no trabalho arquivístico, é necessário estudar e analisar as leis de gestão de arquivos e formar uma teoria característica para orientar o trabalho arquivístico. A teoria do ciclo de vida do documento, a teoria da identificação dos arquivos, a teoria da classificação dos arquivos, o princípio da fonte e a teoria do pós-armazenamento que foram formadas no trabalho com arquivos são extremamente ricas em conteúdo, o que também distingue o trabalho com arquivos de outros tipos de trabalho de gerenciamento de informações.

⑶O trabalho de arquivo deve fazer uso extensivo dos conteúdos da moderna ciência da gestão e das conquistas da tecnologia da informação. O impacto da moderna ciência da gestão no trabalho arquivístico reflete-se principalmente em: primeiro, novas mudanças nas organizações e métodos de gestão podem desencadear novos desenvolvimentos nas teorias básicas dos arquivos; em segundo lugar, a organização científica e a gestão do trabalho arquivístico também requerem a aplicação de; ciências e métodos de gestão modernos. Além disso, a dependência do trabalho arquivístico na tecnologia da informação também está a aumentar, e novas conquistas e novos métodos de tecnologia da informação serão amplamente utilizados em muitas áreas específicas do trabalho arquivístico.

O trabalho arquivístico é um trabalho especializado que fornece arquivos ao serviço da sociedade. Esta natureza estipula que os seus benefícios são o bem-estar social e público. Esta é a característica mais proeminente dos benefícios do trabalho arquivístico. Na vida real ele se comporta como:

⑴Uma parte considerável da informação arquivística tem a natureza de bens públicos e pertence à categoria de serviços públicos de informação;

⑵ O investimento no trabalho arquivístico tem como objetivo servir a sociedade e tem uma natureza social extensa em termos de fontes de financiamento. Os benefícios do investimento no trabalho arquivístico não se refletem no próprio departamento de arquivos, mas em todos os aspectos da sociedade e entre eles. o grande número de usuários;

⑶ Do ponto de vista da forma de alcançar a eficácia do trabalho dos arquivos, deve contar com todos os setores da sociedade para fazer uso eficaz dos arquivos na coleção.

O investimento da sociedade no departamento de arquivos é relativamente claro, mas a contribuição do departamento de arquivos para a sociedade, ou seja, os benefícios que traz à sociedade no processo de disponibilização de arquivos e serviço à sociedade, é relativamente vaga. Esta contradição entre a clareza do investimento e a ambiguidade dos benefícios constitui a característica oculta dos benefícios do trabalho arquivístico. As principais características desta ocultação são:

⑴O trabalho de arquivo às vezes não cria valor diretamente;

⑵Do ponto de vista do processo de exercício da eficácia dos arquivos, depende do uso da sociedade e é passivo e dependente;

⑶ Do ponto de vista dos objectos de rendimento investidos no trabalho arquivístico, não se reflecte principalmente no próprio departamento de arquivos, mas está incluído em vários departamentos ou utilizadores de arquivos que utilizam arquivos.

(4) Do ponto de vista de onde são investidos os rendimentos do trabalho arquivístico, devido à lei da expansão do valor arquivístico, os rendimentos do trabalho arquivístico são generalizados e dispersos.

Isto se aplica principalmente ao ciclo de benefícios do trabalho arquivístico, ou seja, os benefícios do trabalho arquivístico são adiados no tempo.

⑴ Como os arquivos são coletados e abertos para uso, é necessário um processo de tempo (ou seja, atrasos na abertura);

⑵ Também é necessário haver um processo de tempo (ou seja, atraso de efeito) desde o momento em que os arquivos são abertos pela primeira vez até serem utilizados e alcançarem os resultados reais.

⑶ Isto faz com que a sociedade muitas vezes ignore os benefícios do trabalho dos arquivos, o que afecta, até certo ponto, a avaliação que a sociedade faz do trabalho dos arquivos, e também tem um certo impacto negativo no trabalho dos arquivos, até certo ponto.

⑴Gerenciamento integrado de documentos

⑵Integração de arquivos, livros e gerenciamento de informações

De acordo com as capacidades de processamento de informações dos computadores e a prática de processamento de documentos em arquivos, bibliotecas e departamentos de informação em todo o mundo, os computadores são atualmente usados ​​principalmente na gestão do trabalho de arquivos, catalogação e recuperação de arquivos, gestão de armazéns de arquivos e gestão administrativa do departamento de arquivos, etc. aspecto.

⑴A chave para o sucesso da construção de arquivos digitais no meu país é usar computadores e tecnologias relacionadas para digitalizar arquivos em papel e garantir a "busca e organização dinâmica" da informação do arquivo digital.

⑵ Com base na digitalização dos recursos de informação arquivística, o uso de tecnologias relevantes pode realizar a transmissão em rede de informações arquivísticas e realizar a recuperação e utilização de informações arquivísticas de longa distância, melhorando assim o efeito social do trabalho arquivístico.

⑴A miniaturização de arquivos pode aumentar a densidade de armazenamento de informações arquivísticas e reduzir o volume de arquivos, o que contribui para a proteção dos arquivos originais. Também pode usar a combinação de tecnologia de microfilme e tecnologia de computador para melhorar o nível de recuperação de informações arquivísticas.

⑵ É uma tarefa importante do trabalho arquivístico usar equipamentos avançados de armazenamento de arquivos e tecnologia de proteção de arquivos para minimizar danos aos arquivos por fatores físicos e químicos naturais e prolongar a vida útil dos arquivos.

⑴Produção de material social e trabalho de arquivo

⑵Sistema socioeconômico e político e trabalho de arquivos

⑶Empreendimentos científicos e culturais e trabalhos de arquivo

⑷ Conscientização sobre arquivos sociais e trabalho de arquivos

⑴A contribuição social do trabalho arquivístico concentra-se em: acumular dados para a continuação e manutenção da memória social; fornecer os dados necessários para o desenvolvimento das atividades de gestão política, económica, científica e cultural nacional, criando benefícios sociais e económicos, etc.

⑵A fim de criar um bom ambiente social para o desenvolvimento do trabalho arquivístico, os departamentos de arquivos e os trabalhadores arquivísticos também devem estabelecer uma forte consciência social e realizar atividades de relações públicas.

⑴A socialização da gestão de arquivos significa que os arquivos são o bem comum de toda a sociedade. A gestão de arquivos é um comportamento comum de várias organizações, instituições e indivíduos em todos os níveis da sociedade. . Controle centralizado para formar um sistema de gestão social aberto.

⑵ A socialização dos serviços de informação de arquivos significa que os departamentos de arquivos fornecem informações de arquivos a todos os aspectos da sociedade, na maior medida e em maior escala, garantindo ao mesmo tempo que os interesses fundamentais do país e dos cidadãos individuais não sejam prejudicados. Especificamente, a socialização dos serviços de informação arquivística reflecte-se principalmente no seguinte: Em primeiro lugar, o trabalho arquivístico tem um propósito claro de ser orientado para a sociedade, e o desenvolvimento de todas as tarefas deve conduzir ao desenvolvimento e utilização de recursos de informação arquivística. A segunda é ter uma política de arquivos que seja conveniente para uso social, para que os usuários possam utilizar os arquivos necessários da forma mais conveniente possível, mantendo a confidencialidade.

⑶O atual trabalho de abertura de documentos que surgiu em nosso país nos últimos anos é também uma das manifestações importantes da lei de desenvolvimento social do trabalho de arquivos. Em suma, com o progresso social e o aprofundamento da compreensão das pessoas sobre a informação arquivística, a procura da sociedade pela partilha de recursos de informação tornar-se-á mais forte. Os arquivistas devem adaptar-se às leis do desenvolvimento socializado do trabalho arquivístico e considerar inabalavelmente a socialização dos serviços de informação arquivística como a direção do desenvolvimento do trabalho arquivístico.

O Conselho Internacional de Arquivos é uma organização profissional de arquivos internacional. Foi formalmente criada em agosto de 1950 e está sediada em Paris, França. A Administração de Arquivos do Estado do meu país participa oficialmente da associação desde 1980 e é um dos membros Classe A da associação.

O estabelecimento de relações bilaterais de cooperação no trabalho arquivístico com alguns países com base na reciprocidade é uma forma importante de desenvolver intercâmbios amigáveis ​​com arquivos externos, trocar experiências de trabalho arquivístico e cooperar em projetos relevantes.

O estabelecimento de laços internacionais com grupos académicos de arquivos, especialidades de arquivo em faculdades e universidades, arquivos e outras instituições, e a realização de atividades de intercâmbio académico em arquivos internacionais, é um aspecto importante do desenvolvimento dos empreendimentos arquivísticos.

O princípio da proveniência é o princípio básico para a organização e gestão de arquivos na comunidade arquivística internacional. Muitos países organizaram e geriram os seus próprios arquivos de acordo com este princípio. Ao recolher arquivos perdidos e resolver disputas arquivísticas internacionais, a integridade do todo. arquivo deve ser respeitado.

Os arquivos são gerados por sujeitos funcionais no processo de execução das atividades funcionais, e sua titularidade será transferida com a transferência de funções. De acordo com o princípio da propriedade funcional, qualquer país tem o direito de reivindicar a propriedade dos registos necessários ao funcionamento das suas funções administrativas.

O conceito de soberania retrospectiva foi desenvolvido pelas Nações Unidas e permitiu que o âmbito da gestão arquivística de novos países se estendesse ao período anterior à independência.

Este princípio estipula que os arquivos produzidos num determinado processo histórico de um país devem tornar-se a coleção dos arquivos nacionais e ser propriedade do país.

⑴Em primeiro lugar, os países têm uma forte sensibilidade à protecção, propriedade e herança dos arquivos nacionais.

⑵ Em segundo lugar, a legislação internacional sobre arquivos passou por três fases, desde a protecção até à propriedade e depois à herança.

⑶Terceiro, o sujeito do direito internacional, isto é, o portador de direitos e obrigações, é o Estado e não o indivíduo.

⑷ Em quarto lugar, quando a legislação arquivística está envolvida internacionalmente, novos conhecimentos e novas perspectivas sobre arquivos e trabalho arquivístico são frequentemente discutidos ou envolvidos, o que tem valor de investigação na teoria e prática da ciência arquivística.

Digitalização de informações de arquivo: refere-se ao uso de tecnologia de banco de dados, tecnologia de compressão de dados, tecnologia de digitalização de alta velocidade e outros meios técnicos para organizar sistematicamente documentos em mídias tradicionais, como documentos em papel, arquivos de áudio e vídeo e arquivos eletrônicos arquivados em arquivos com um estrutura ordenada.

⑴Princípios normativos

⑵Princípios de segurança

⑶Princípio dos benefícios

⑴A primeira é a digitalização das informações do diretório de arquivos. Seu objetivo é criar um banco de dados de catálogo de arquivo. A chave para fazer bem este trabalho é padronizar estritamente a descrição e indexação das informações de arquivo e selecionar cientificamente a estrutura do banco de dados do catálogo de arquivos.

⑵A segunda é a digitalização das informações completas dos arquivos. A digitalização das informações de texto completo dos arquivos pode usar digitalização e entrada para armazenar o texto completo dos arquivos como arquivos de imagem, página por página, de acordo com sua aparência original, e compilar índices de diretório para eles, ou armazenar o conteúdo dos arquivos em texto formato após reconhecimento OCR, complementado por dois bancos de dados diferentes de pesquisa de texto completo.

⑴A tecnologia para digitalização de informações de arquivo é imatura e antieconômica. Nesta fase, os principais métodos de digitalização dos recursos de informação incluem a entrada e a digitalização pelo teclado. As principais deficiências da entrada do teclado são velocidade lenta, baixa eficiência e alto custo, a digitalização também apresenta deficiências, como baixa qualidade de imagem, velocidade lenta de digitalização e baixa taxa de reconhecimento de caracteres chineses;

⑵Problemas com objetos digitais. Há um grande número de arquivos preservados em arquivos, e diferentes informações arquivísticas têm valores diferentes, diferentes limites de tempo para utilização aberta e diferentes níveis de confidencialidade. Os arquivos devem decidir quais recursos de informação arquivística podem ser digitalizados e quais não precisam ser. digitalizados ou em espera e quais devem ser digitalizados primeiro.

⑶ Questões de cooperação. A digitalização da informação arquivística é um problema prático enfrentado pelas instituições arquivísticas a todos os níveis. Cada instituição deve chegar a um consenso sobre a selecção de objectos digitais e construir um sistema para o desenvolvimento e utilização de recursos de informação arquivística no meu país baseado na divisão do trabalho e na cooperação. .

Site de arquivos: É um site criado por instituições de arquivo na rede pública de serviços de informação. Geralmente fornece serviços de arquivo relevantes e realiza publicidade de arquivos na forma de uma página inicial. A construção do site de arquivos é um passo importante na construção da informatização dos arquivos. É uma importante janela de contato dos departamentos de arquivos com a sociedade.

⑴Função de serviço.

⑵Função de publicidade

⑶Função de comunicação

⑴Informações de trabalho de arquivo

⑵Informações da instituição arquivística

⑶Arquivar informações de recursos

⑷Arquivar informações de serviço de utilização

⑸Informações culturais características locais

⑴Problemas: O objetivo não é suficientemente claro, as informações fornecidas não são suficientemente ricas e a taxa de acesso é baixa.

⑵ Contramedidas: Sob a organização do departamento administrativo de arquivos, criar sites líderes, sites de portais e sites modelo; enriquecer gradualmente as informações de arquivos online;

Arquivos Digitais: Utiliza tecnologia de rede para interconectar recursos de informação de arquivo digital distribuídos em diferentes instituições de arquivo em rede para fornecer utilização oportuna e realizar o compartilhamento de recursos de informação de arquivo. .

⑴Características do modo de existência

⑵Características do modo de operação

⑶ Características do posicionamento funcional

⑴Os arquivos do acervo físico são a base para a formação dos arquivos digitais.

⑵O surgimento dos arquivos digitais impôs novos requisitos para a construção de coleções de arquivos físicos.

⑶Os arquivos digitais fornecem novos mecanismos de gerenciamento e serviço para arquivos físicos.

⑷A relação entre arquivos digitais e arquivos físicos é interdependente e reforça-se mutuamente.

⑴Padrões do sistema de gerenciamento de informações de arquivo

⑵Arquivar padrões de segurança da informação

⑶Arquivar padrões técnicos de negócios

A essência da informatização de arquivos é fornecer uma nova plataforma e espaço para a abertura e desenvolvimento de recursos de informação arquivística. Portanto, a construção ordenada, padronizada e característica dos recursos de informação arquivística tornou-se um elo importante na construção da informatização dos arquivos de acordo com as exigências da informatização. Na construção de recursos de informação arquivística, as questões atuais que necessitam de atenção são:

⑴ Determinar os tipos de informação incluídos nos objetivos de informação dos arquivos.

⑵Co-construção de banco de dados de informações de arquivo

⑴Estabelecimento de mecanismo de consulta e supervisão de informações

⑵Gerenciamento de projetos

⑶Formulação do plano

⑷Gerenciamento de terceirização

A construção da informação em arquivos é um projeto sistemático que envolve muitos fatores e apresenta uma série de riscos:

⑴Riscos organizacionais

⑵Riscos de segurança da informação

⑶Riscos de propriedade intelectual

Em comparação com outra legislação não-industrial, as leis sobre arquivos são diretas no ajuste e regulação da gestão de arquivos das pessoas e no desenvolvimento e utilização de informações. Demonstrou franqueza óbvia na resolução e tratamento de problemas e conflitos no trabalho de arquivos.

Isto se refere à especificidade do conteúdo jurídico do arquivo. A Lei dos Arquivos estabelece o âmbito da gestão estatal dos arquivos, agências estatais e organizações sociais, a protecção dos arquivos pelos cidadãos, os direitos e obrigações de utilização dos arquivos, o estabelecimento e as responsabilidades das instituições arquivísticas nacionais, o comportamento da gestão dos arquivos, a publicação e a utilização de arquivos e a gestão de arquivos e o tratamento de atividades ilegais durante a utilização criaram disposições mais específicas do que outras leis.

A abrangência refere-se aos meios fornecidos pelas leis de arquivos para ajustar os comportamentos relacionados aos arquivos e ao trabalho dos arquivos. Esses meios não são únicos, mas incluem meios administrativos, meios educacionais, meios de punição criminal e outros meios.

Lei dos arquivos: É uma expressão concentrada da vontade do país e do povo no domínio do trabalho dos arquivos. É um código de conduta formulado pela Assembleia Popular Nacional e pela sua Comissão Permanente de acordo com a constituição e os procedimentos legislativos do país.

Regulamentos administrativos: termo geral para documentos normativos administrativos formulados pelo Conselho de Estado de acordo com a Constituição e as leis.

a diferença

conectar

Regulamentos administrativos: São documentos normativos formulados pelos ministérios e comissões do Conselho de Estado, províncias, regiões autónomas, municípios directamente subordinados ao Governo Central, as cidades onde estão localizados os governos populares das províncias e regiões autónomas, e os governos populares de maior dimensão. cidades aprovadas pelo Conselho de Estado, de acordo com as leis de arquivos e regulamentos administrativos de arquivos.

Verifica-se que os regulamentos administrativos estão subordinados às leis e regulamentos administrativos de arquivos, ou são o produto da concretização de leis e regulamentos administrativos de arquivos, e são mais específicos e operacionais. Actualmente, existe um grande número de regulamentos administrativos de arquivos e as áreas de ajustamento também são muito amplas. São um aspecto importante da construção jurídica da indústria de arquivos do nosso país.

O objectivo da formulação da Lei dos Arquivos é proteger a integridade e segurança dos arquivos do país e da nação, a riqueza histórica e cultural, e facilitar o desenvolvimento e utilização dos recursos de informação dos arquivos. Esta é também a aspiração comum do povo do nosso país. . Percebe-se que antes da formulação da lei de arquivos, nosso país já possuía uma ampla base social e ideológica para a criação de leis de arquivos.

Por um lado, é a experiência de longo prazo do meu país na construção de regulamentos administrativos e regulamentos administrativos de arquivos, a experiência da legislação arquivística estrangeira que pode ser usada como referência, e a experiência prática na construção de outras leis no meu país ; por outro lado, é a experiência prática na gestão e utilização de arquivos. Isto proporciona uma base sólida de prática social para a formulação da lei de arquivos do meu país.

Sendo a mais alta agência administrativa de arquivos do país, a Administração de Arquivos do Estado é responsável pela formulação de “documentos regulamentares nacionais relacionados com o trabalho de arquivos”.

Aprovado em 5 de setembro de 1987, implementado em 1º de janeiro de 1988; revisado pela primeira vez em 5 de julho de 1996;

A Lei dos Arquivos não é apenas legislação para órgãos estatais e departamentos de arquivos, mas também legislação para todo o país e sociedade. A sua natureza social reflecte-se principalmente na formulação das leis, no conteúdo das leis e na implementação das leis.

As disposições relevantes da Lei dos Arquivos são concisas, informativas e criativas. Os princípios e regulamentos programáticos estabeleceram metas futuras para o desenvolvimento da indústria de arquivos do meu país e são altamente criativos.

Sendo a riqueza cultural comum do país e da nação, os arquivos determinam que os arquivos mantidos pelos arquivos devem ser abertos à sociedade regularmente e em lotes para alcançar os devidos benefícios económicos e sociais. Estas disposições da lei são uma espécie de direito democrático concedido aos cidadãos pelo Estado. Só quando cada pessoa singular e colectiva cumpre conscientemente as obrigações estipuladas na Lei dos Arquivos é que os seus direitos democráticos podem ser protegidos por lei.

A Lei dos Arquivos é um código de conduta legal que deve ser respeitado pela sociedade, e o Estado garante a sua implementação através da força coerciva. As principais manifestações da coerção incluem: primeiro, a proteção dos arquivos nacionais. Exige que as agências estatais, as organizações sociais e os cidadãos, embora gozem do direito de gerir e utilizar arquivos, assumam a obrigação de proteger a segurança e a integridade dos arquivos nacionais; em segundo lugar, o Estado tem a responsabilidade pelos arquivos de valor nacional e social que são; propriedade de colectivos e indivíduos. O direito de preferência, bem como o direito de aquisição compulsória em circunstâncias especiais, e o direito de requisição, reflecte-se também no tratamento e sanções dos perpetradores que violam normas proibitivas;

A "Lei dos Arquivos" é uma lei departamental promulgada para desenvolver a indústria de arquivos no nosso país e garantir o bom progresso da indústria de arquivos. Ela fornece uma base de princípios para ajustarmos e lidarmos eficazmente com as contradições e relacionamentos básicos no campo dos arquivos. arquivos funcionam. A julgar pelo conteúdo da Lei dos Arquivos, ela fornece meios legais básicos para garantir o bom andamento do trabalho arquivístico do nosso país, manter a integridade e segurança dos arquivos nacionais e ajustar a relação entre instituições nacionais, colectivos e indivíduos em assuntos arquivísticos.

A julgar pela prática de construção de regulamentos de arquivos no nosso país, a formulação da “Lei dos Arquivos” absorveu a essência de outras leis e regulamentos relevantes. No entanto, quando a “Lei dos Arquivos” foi concluída e entrou em vigor, tornou-se a base para. para formularmos novas leis e regulamentos sobre arquivos. Por outras palavras, no futuro, quando formularmos, revermos e abolirmos regulamentos administrativos relevantes, regulamentos governamentais e outros documentos normativos, devemos usar a Lei dos Arquivos como critério.

As disposições relevantes da Lei dos Arquivos fornecem meios legais básicos e eficazes para o departamento administrativo dos arquivos "administrar de acordo com a lei", parar e punir eficazmente diversas atividades ilegais e proteger a integridade e segurança dos arquivos com valor nacional e social.

Capítulo 4 da "Lei dos Arquivos" "Utilização e Publicação de Arquivos", o período de abertura dos arquivos, as condições de trabalho e gestão da utilização dos arquivos, a utilização e gestão de arquivos não abertos, o direito de publicar arquivos, a edição, publicação e distribuição de arquivos e materiais históricos, etc. As questões foram estipuladas de uma forma mais baseada em princípios. Isto proporciona protecção jurídica básica para o desenvolvimento e utilização eficaz dos recursos de informação arquivística nas colecções do nosso país.

Para desenvolver os empreendimentos arquivísticos à escala nacional do nosso país, o trabalho administrativo dos arquivos não pode ser enfraquecido. A gestão dos arquivos depende da administração dos arquivos científicos e de atividades empresariais específicas. Portanto, os governos populares em todos os níveis devem cumprir rigorosamente a Lei dos Arquivos, fortalecer as funções das agências administrativas de arquivos e fortalecer a gestão administrativa de acordo com a lei para garantir o desenvolvimento saudável da indústria de arquivos do nosso país.

⑴Em primeiro lugar, a implementação da Lei dos Arquivos deve basear-se em factos e disposições legais como critério.

⑵Em segundo lugar, na implementação da Lei dos Arquivos, o princípio da igualdade perante a lei deve ser respeitado.

⑴Conformidade com as leis

⑵Aplicação da lei

⑶Além dos métodos básicos acima, existem também alguns métodos específicos:

⑴Princípio de mudanças cautelosas

⑵O princípio da unidade de princípio e operação

⑶Princípio sistemático

2. Alterações à Lei dos Arquivos

Regulamentos administrativos de arquivos: consulte os documentos normativos sobre administração de arquivos formulados pelo Conselho de Estado de acordo com a Constituição e as leis do meu país. Estes incluem documentos normativos sobre questões de administração de arquivos nacionais adoptados pela sessão plenária ou reunião executiva do Conselho de Estado ou emitidos com a aprovação do Conselho de Estado.

⑴ Os regulamentos administrativos dos arquivos devem ser formulados pelo Conselho de Estado ou aprovados e promulgados por ele. Nenhuma outra organização ou indivíduo tem o direito de formular e publicar tais documentos.

⑵ Os regulamentos administrativos dos arquivos são um documento normativo com força vinculativa universal. É formulado para um determinado aspecto da gestão administrativa no negócio de arquivos, e não para uma opinião sobre como lidar com uma questão específica.

⑶ Os regulamentos administrativos dos arquivos são formulados de acordo com as disposições pertinentes da Constituição e das leis. O seu conteúdo deve estar em conformidade com o espírito da lei e não pode entrar em conflito com as disposições legais.

⑴Documentos que fazem disposições abrangentes e sistemáticas sobre assuntos administrativos de arquivos. Tais como a "Decisão do Conselho de Estado sobre o Fortalecimento do Trabalho dos Arquivos Nacionais", "Medidas de Implementação da Lei dos Arquivos da República Popular da China", etc.

⑵Um documento que estipula parcialmente um determinado aspecto do trabalho administrativo de arquivos. Como os "Regulamentos sobre o Trabalho dos Arquivos das Agências" e os "Princípios de Estabelecimento e Plano de Layout dos Arquivos Nacionais".

⑶Um documento que estabelece disposições relativamente específicas sobre um determinado trabalho administrativo de arquivos. Como "Algumas opiniões sobre a abertura de arquivos históricos" e assim por diante.

⑴Atributos gerais dos regulamentos administrativos dos arquivos

⑵A particularidade dos regulamentos administrativos dos arquivos

Os regulamentos administrativos geralmente incluem regulamentos departamentais e regulamentos locais.

Regulamentos departamentais: é a denominação geral dos documentos normativos formulados pelos diversos departamentos do Conselho de Estado no âmbito de sua competência de acordo com as leis e regulamentos administrativos. Eles são numerosos e cobrem uma ampla gama de áreas de ajuste, o que os torna uma importante fonte de direito administrativo.

Regulamentos locais: É o termo geral para os documentos legais normativos formulados pelos governos populares das províncias, regiões autónomas, municípios directamente subordinados ao Governo Central, cidades onde estão localizados os governos populares das províncias e regiões autónomas, e cidades maiores estabelecidas com o aprovação do Conselho de Estado de acordo com leis, regulamentos administrativos, etc.

⑴Os regulamentos administrativos dos arquivos estão subordinados às leis e regulamentos administrativos nacionais.

⑵ Os regulamentos administrativos dos arquivos têm aplicabilidade geral ou específica.

⑶Coordenação e consistência entre regulamentos administrativos de arquivos.

⑷Compare as vantagens da lei de arquivos

⑸Diferença da decisão administrativa

⑴Com base no assunto da formulação

⑵Com base no conteúdo

⑶Com base na eficácia real e na natureza da implementação

A ética profissional arquivística tem um conteúdo específico próprio, que pode refletir claramente as características desta profissão, distinguindo assim a ética profissional arquivística de outras éticas profissionais. Como ser leal à história, manter a verdadeira face da história, ser leal e confiável, manter a confidencialidade, ser rigoroso e realista, etc.

A ética profissional é uma expressão profissional dos princípios morais e das normas morais de uma determinada sociedade ou classe. De modo geral, está adaptada às condições ambientais específicas das atividades profissionais de uma determinada sociedade. Sob diferentes condições sociais e históricas, diferentes países e até mesmo diferentes indústrias, a ética profissional arquivística tem regulamentações específicas.

A atividade profissional arquivística possui características de herança histórica. Em certo sentido, em diferentes períodos sociais e históricos, as suas responsabilidades sociais profissionais, obrigações, métodos de serviço, conteúdos, meios, etc. Em diferentes períodos de desenvolvimento social, a psicologia profissional, os hábitos de trabalho e as exigências morais dos arquivistas apresentam frequentemente um certo grau de herança e continuidade.

Ética profissional de arquivos: refere-se ao código básico de conduta que os arquivistas devem respeitar quando se envolvem na administração de arquivos, serviços de armazenamento e utilização de arquivos e outras atividades funcionais. É um componente importante de todo o sistema de ética profissional social. Assim como a ética profissional em todas as esferas da vida, todas elas possuem características distintas da época e da história, profissionalismo e especificidade, sociabilidade e características de classe.

1. Ser leal aos seus deveres e dedicado ao seu trabalho

2. Observe as leis e mantenha estritamente a confidencialidade

3. Tenha conhecimento, progrida e sirva de maneira justa

1. Arquivar ideais éticos profissionais e obrigações éticas profissionais

2. Arquivar emoções de ética profissional e comportamentos de ética profissional

3. Atitude profissional arquivística e consciência profissional

4. Honra profissional e dignidade profissional do trabalho arquivístico

Atualmente, a maioria dos padrões formulados pelas organizações de trabalho de arquivos do meu país e internacionais são padrões técnicos, como as "Regras de Descrição Arquivística", "Normas de Arquivamento e Gerenciamento de Documentos Eletrônicos", etc.

As normas obrigatórias referem-se às normas que garantem a segurança da riqueza dos arquivos nacionais e às normas que são aplicadas pelo Estado através de leis e regulamentos administrativos. Outras normas são normas recomendadas;

Os padrões formais referem-se aos padrões que estão diretamente relacionados aos arquivos e à gestão de arquivos. Os padrões de trabalho de arquivos referem-se àqueles que precisam aprender com os padrões de trabalho relevantes formulados por outras indústrias porque atualmente não existem padrões formais a serem seguidos;

①Os padrões internacionais referem-se a padrões que foram formulados por organizações internacionais autorizadas e são geralmente reconhecidos e adotados internacionalmente.

② Os padrões regionais, também chamados de padrões regionais internacionais, referem-se a padrões que são aplicáveis ​​apenas a uma determinada região do mundo e foram adotados por organizações mundiais de padronização regional.

③Os padrões nacionais referem-se a padrões que são de grande importância para a economia nacional e para o desenvolvimento tecnológico e devem ser unificados em todo o país.

④ Padrões profissionais (padrões da indústria) referem-se a padrões aprovados e emitidos por departamentos profissionais competentes e unificados no âmbito desse departamento.

⑤Os padrões empresariais referem-se aos padrões técnicos seguidos pela empresa.

Como os objetivos dos padrões de trabalho arquivístico são repetitivos e diversos, para tornar um determinado aspecto do trabalho avançado, razoável e viável como um todo, ele deve basear-se nos padrões e regulamentos relevantes que foram formulados.

Depois de adotar o modelo de gerenciamento integrado de documentos, alguns conteúdos de trabalho repetitivos que eram executados separadamente no passado, quando o gerenciamento de arquivos e o gerenciamento de arquivos eram separados, podem ser simplificados através da formulação de padrões de gerenciamento relevantes para simplificar os links de trabalho redundantes, repetitivos e de baixa funcionalidade. as funções gerais do sistema de gestão integrada de documentos são melhoradas e o desempenho é melhorado e otimizado.

Usando padrões de trabalho arquivístico, um ou mais métodos científicos, avançados e razoáveis ​​podem ser determinados através da otimização de duas ou mais expressões conceituais, indicadores técnicos, processos de trabalho e métodos de trabalho para objetos da mesma natureza na área de arquivos e trabalho arquivístico. ., indicadores, processos, etc., melhorando assim a eficiência de todo o trabalho arquivístico.

Simplificação é reduzir o número de tipos de objetos dentro de um determinado intervalo para uma forma padronizada que seja suficiente para atender às necessidades gerais dentro de um determinado tempo e espaço. De modo geral, a simplificação é uma forma primária de padronização amplamente utilizada na prática de gestão de arquivos. Não é uma redução subjetiva e arbitrária, mas apenas remove links redundantes, repetitivos e de baixa função no gerenciamento de arquivos. Através do processamento padronizado e simplificado, a otimização geral do sistema integrado de gestão de documentos pode ser alcançada.

A unificação é a fusão de duas ou mais manifestações da mesma coisa em uma ou em uma forma padronizada limitada a um intervalo. Embora seja também uma forma primária de padronização, é a forma e o meio dominante de padronização. Existem muitos objetos nas atividades de gestão de arquivos que precisam ser unificados em termos de métodos, procedimentos operacionais, símbolos terminológicos, sinais de parâmetros, etc., a fim de melhorar o nível de padronização da gestão de arquivos. O conteúdo principal e o escopo da unificação incluem a unificação dentro de um determinado intervalo/grau/nível/nível/tempo/maioria razoável.

A serialização é uma forma avançada de padrões de trabalho arquivístico. Baseia-se nas necessidades de desenvolvimento da indústria de arquivos, por meio de análises e pesquisas aprofundadas e abrangentes sobre as leis de desenvolvimento de certos objetos padronizados e previsões razoáveis ​​das tendências de desenvolvimento de. os mesmos objetos no país e no exterior, combinados com as diferentes condições de desenvolvimento do trabalho arquivístico do nosso país, os indicadores padrão relevantes devem ser adequadamente fundidos e simplificados, e organizados de acordo com certas regras, como base para orientar o desenvolvimento dos empreendimentos arquivísticos do nosso país. .

Universalização refere-se a padrões de trabalho de arquivo que podem ser usados ​​de forma intercambiável entre diferentes objetos padronizados. Tais como padrões terminológicos básicos para trabalho arquivístico, padrões para símbolos de registro de arquivos, etc. Prestar atenção à universalidade dos padrões de trabalho arquivístico também é um requisito básico para melhorar a qualidade do trabalho de padronização do trabalho arquivístico do meu país.

Tipificação significa tomar como amostras os métodos de trabalho, procedimentos de trabalho, indicadores técnicos, parâmetros técnicos, meios técnicos ou regulamentos de gestão mais avançados e razoáveis, e exigir ou defender que futuros trabalhos de arquivo em áreas relacionadas se refiram a esta implementação para alcançar um processo unificado. Ele pode gradualmente realizar a otimização geral do nível de gerenciamento de arquivos.

Todas as empresas e instituições estão construindo vigorosamente sistemas integrados de gerenciamento de informações de documentos. O elo principal neste trabalho é estabelecer uma estrutura de banco de dados padrão que cubra toda a organização, o formato e as informações dos documentos são razoavelmente especificados. de links é um conteúdo crucial. Percebe-se que a formatação é uma das formas importantes de gestão de arquivos, principalmente a gestão integrada de documentos na moderna sociedade da informação.

Dentro do sistema de padrões de trabalho arquivístico, é necessário garantir que o conteúdo de cada padrão seja consistente e, ao mesmo tempo, é necessário garantir que o conteúdo e o conteúdo técnico de vários padrões relacionados sejam consistentes. Só desta forma a sistematicidade do sistema de normas de trabalho arquivístico e a sua consistência com outras normas relacionadas podem ser efetivamente mantidas.

O conteúdo de cada norma específica dentro do sistema de padrões de trabalho de arquivos deve refletir tecnologia, procedimentos de trabalho e procedimentos organizacionais otimizados, deve ser superior ao conteúdo operacional específico do trabalho de gestão geral e ter um certo grau de avanço tecnológico e de gestão.

A construção do sistema padrão de trabalho dos arquivos deve basear-se nas necessidades reais de desenvolvimento e nas possibilidades objetivas do trabalho dos arquivos, e os padrões relevantes devem ser formulados em tempo hábil para refletir a ordem da modernização do trabalho dos arquivos.

No processo de estabelecimento do sistema de padrões de trabalho arquivístico, as partes relevantes devem prestar atenção para garantir que os padrões mantenham relativa estabilidade dentro de um determinado intervalo de tempo e espaço. Não podemos considerar a natureza científica e o avanço das normas isoladamente, ignorando ao mesmo tempo a sua estabilidade e herança, caso contrário, facilmente conduzirá à confusão no trabalho real.

Ao formular padrões de trabalho de arquivos, deve-se respeitar conscientemente as disposições relevantes das leis, regulamentos, regras administrativas e outras normas legais dos arquivos do país e prestar atenção à coordenação com padrões relevantes no mesmo nível. conflitar com os padrões de trabalho de arquivos dos superiores.

As expressões textuais nos documentos de padronização do trabalho arquivístico devem ser precisas, concisas, de fácil compreensão e logicamente rigorosas para evitar dificuldades de compreensão ou entendimentos divergentes.

Os desenhos, tabelas, valores numéricos, fórmulas, fórmulas químicas e demais conteúdos técnicos das normas de trabalho arquivístico devem ser precisos.

Ao formular normas de trabalho arquivístico, os termos, símbolos e códigos da mesma norma devem ser unificados e consistentes com outras normas relevantes.

A composição dos padrões de trabalho dos arquivos, a organização do conteúdo, a divisão hierárquica e a numeração e os detalhes de preparação devem atender aos requisitos prescritos.

①Aviso de estabelecimento de projeto pela Administração de Arquivos do Estado responsável pela produção e emissão de normas de trabalho arquivístico;

② Organizações, departamentos, unidades ou indivíduos relevantes podem preencher as tarefas do plano de projeto padrão da Administração de Arquivos Nacionais após determinar os projetos padrão a serem desenvolvidos com base na tabela de sistema padrão de trabalho de arquivos e no guia de estabelecimento de projeto padrão, combinado com a situação real de a região e departamento.

③Após o prazo para aplicação do projeto em vários locais, o Comitê Técnico Nacional de Normalização de Trabalho Único deve convocar uma reunião para se concentrar na demonstração e revisão dos padrões de trabalho arquivístico para aplicação do projeto e fazer recomendações à Administração de Arquivos do Estado sobre a aprovação do projeto;

④ Com base nas recomendações do Comité Técnico de Normalização, a Administração de Arquivos do Estado notificará formalmente os projectos aprovados e atribuirá subsídios padrão ao mesmo tempo;

⑤ Para os padrões após o estabelecimento do projeto, o empreendedor do projeto deve redigir cuidadosamente os padrões de acordo com as disposições e requisitos de redação das "Diretrizes de Trabalho de Padronização".

①Estágio de consulta padrão.

②Estágio de envio padrão.

③Estágio de aprovação padrão.

Após a fundação da República Popular da China, durante este período, devido ao forte fechamento do trabalho de gestão de arquivos do nosso país, à composição relativamente única dos arquivos em cada unidade e à fraca procura social por padrões de gestão de arquivos, o trabalho de normalização ainda era na sua infância.

Algumas normas técnicas alcançaram bons resultados práticos na sua implementação e também abriram caminho para o desenvolvimento do trabalho de normalização da gestão de arquivos.

Desde a promulgação e implementação da Lei dos Arquivos, a normalização do trabalho arquivístico em todo o país foi gradualmente colocada no caminho da legalização.

Sistema de padrões de trabalho de arquivos: É um documento dinâmico e orientador, interligado e mutuamente restrito e composto por diversos padrões básicos de trabalho de arquivos e padrões técnicos de negócios. Entre eles, os padrões básicos referem-se a padrões que orientam a padronização do trabalho arquivístico e são amplamente utilizados na formulação de padrões; os padrões técnicos empresariais referem-se a padrões de trabalho arquivístico formulados especificamente para objetos de gerenciamento de arquivos em um determinado aspecto;

⑴Princípio da necessidade

⑵Princípios de cientificidade e viabilidade

⑶Princípio da abrangência

⑷Princípio da previsibilidade

⑴Padrões básicos para trabalho de arquivo

⑵Padrões técnicos de negócios de trabalho de arquivo

⑶Normas relacionadas aos padrões de trabalho arquivístico

①No que diz respeito ao seu conteúdo, os arquivos são essencialmente registros de dados primários, informações e conhecimentos das atividades sociais humanas, que envolvem todos os aspectos das ciências naturais e das ciências sociais. A abrangência da informação arquivística determina objetivamente que a arquivística, que a toma como um de seus objetos de pesquisa, deve ser abrangente. O trabalho arquivístico é outro objeto de pesquisa da arquivística. A questão central do trabalho arquivístico é a gestão científica e a sociedade humana. as atividades de gestão têm características duplas, nomeadamente atributos sociais e atributos naturais. Nesse sentido, a arquivística também possui características abrangentes.

②A abrangência dos objetos de pesquisa da arquivística determina que seu conteúdo e métodos de pesquisa também sejam abrangentes. A abrangência do conteúdo de investigação da ciência arquivística reflecte-se, em primeiro lugar, no facto de o seu conteúdo disciplinar como um todo ser o produto da intersecção e penetração mútua de disciplinas relacionadas nos dois principais campos das ciências naturais e das ciências sociais. Também se reflecte no facto de a ciência arquivística ter extensas ligações externas. No seu processo de desenvolvimento, a ciência arquivística acomodou e absorveu os resultados teóricos e métodos técnicos de muitas disciplinas relacionadas, envolvendo tanto as ciências sociais como as ciências naturais.

③A abrangência dos métodos de pesquisa em ciências arquivísticas se reflete principalmente na abertura do sistema de métodos de pesquisa em ciências arquivísticas, que extensivamente se baseia, transplanta e aplica métodos de pesquisa de muitas disciplinas relacionadas, sejam métodos de pesquisa em ciências sociais, como métodos de pesquisa social, ou métodos experimentais, etc. Os métodos de pesquisa comumente usados ​​em várias disciplinas das ciências naturais podem ser aplicados à pesquisa da arquivística.

Com o desenvolvimento do trabalho arquivístico, o âmbito de investigação da ciência arquivística continua a expandir-se, levando ao surgimento contínuo das suas subdisciplinas e do sistema disciplinar cada vez mais perfeito. O progresso contínuo da sociedade e o desenvolvimento contínuo da ciência e da tecnologia também exigem que a arquivística expanda continuamente novos campos de investigação, actualize entendimentos racionais ultrapassados, enriqueça o seu conteúdo de investigação e permita que a arquivística se desenvolva numa direcção profunda.

O desenvolvimento e a construção da ciência arquivística podem extrair os nutrientes necessários para o seu próprio desenvolvimento a partir dos sistemas ideológicos de disciplinas adjacentes relacionadas. Todos os métodos, teorias, tecnologias e ciência arquivística que conduzem à orientação da conduta científica do trabalho arquivístico podem ser desenvolvidos de acordo. às necessidades da prática. "Compatibilidade", prestando atenção à "sublação" do conteúdo relevante emprestado e absorvido.

⑴A questão do sistema disciplinar da ciência arquivística é um tema importante a ser estudado na própria construção da ciência arquivística após o desenvolvimento da ciência arquivística atingir um determinado estágio histórico.

⑵ Por um lado, o estudo do sistema disciplinar da ciência arquivística pode permitir à comunidade académica ter uma visão abrangente do desenvolvimento global da ciência arquivística, que tem um bom valor académico.

⑶Por outro lado, o estudo do sistema disciplinar da ciência arquivística também pode fornecer uma orientação ideológica objetiva para a construção e desenvolvimento da própria ciência arquivística.

⑴O sistema de disciplina de arquivística é a unidade de natureza estática e dinâmica

⑵O sistema de disciplina de arquivística é a unidade de macroestrutura e microestrutura

⑶A unificação de disciplinas tradicionais e disciplinas emergentes no sistema de disciplinas de arquivística

A teoria básica da ciência arquivística é uma teoria geral sobre os fenômenos arquivísticos. É composto pela compreensão racional da compreensão geral dos fenômenos arquivísticos e de questões comuns de vários ramos da ciência arquivística. A pesquisa sobre teorias básicas da arquivística deve atentar para a construção dos seguintes temas:

⑴Princípios da Arquivística

⑵Terminologia de arquivo

⑶Regulamentos de arquivo

⑷Arquivos Comparativos

O escopo da pesquisa da história dos arquivos inclui principalmente as três partes seguintes:

⑴História dos Arquivos Chineses

⑵História de empreendimentos de arquivos estrangeiros

⑶História dos Arquivos

A teoria aplicada da ciência arquivística é uma categoria disciplinar da ciência arquivística que visa estudar problemas específicos, princípios específicos e métodos específicos com leis universais na gestão de arquivos. Seu conteúdo teórico e sistema possuem praticidade distinta e geralmente podem ser usados ​​diretamente para orientar atividades práticas de trabalho arquivístico. A teoria aplicada da ciência arquivística é a parte principal do sistema disciplinar da ciência arquivística, e sua pesquisa está relacionada principalmente às seguintes disciplinas específicas:

⑴ Gerenciamento de arquivos

⑵Gerenciamento de arquivos

⑶Gerenciamento de arquivos tecnológicos

⑷ Compilação de Arquivo

A modernização da gestão de arquivos não pode ocorrer sem o apoio da moderna tecnologia de aplicação de gestão de arquivos. A tarefa de estudar a tecnologia de aplicação arquivística deve ser realizada principalmente pelas seguintes disciplinas:

⑴ Tecnologia de proteção de arquivos

⑵Tecnologia de microcópia de arquivo

⑶ Tecnologia de gerenciamento de computador de arquivos

Uma tendência geral no desenvolvimento da ciência moderna é a intersecção e síntese entre disciplinas. Esta tendência de desenvolvimento cruzado e abrangente tornou-se cada vez mais proeminente no campo da investigação arquivística com o contínuo aprofundamento e desenvolvimento da investigação em ciência arquivística. Na intersecção e nas áreas marginais entre a arquivística e outras disciplinas, as principais áreas temáticas que valem a pena explorar incluem:

⑴Gerenciamento de informações de registros (gerenciamento de informações de documentos)

⑵Gerenciamento de documentos

⑶ Arquivos Sociologia

⑷Psicologia de Arquivo

⑴O estudo científico e sistemático dos fenômenos arquivísticos como uma questão independente e especializada começou nas décadas de 1920 e 1930. Suas manifestações específicas são:

⑵As características da pesquisa ideológica de arquivo durante este período são:

⑴Após a fundação da República Popular da China, com a construção e desenvolvimento de vários empreendimentos nacionais, os empreendimentos arquivísticos em escala nacional do meu país começaram a decolar no início da década de 1950. O sistema de disciplina arquivística com características chinesas começou a ser reconstruído. A pesquisa arquivística chinesa entrou em uma nova etapa. Um novo período de desenvolvimento. Suas principais conquistas incluem:

⑵As características da construção da ciência arquivística neste período são:

⑴Após a Terceira Sessão Plenária do Décimo Primeiro Comité Central, a China entrou num novo período de desenvolvimento histórico. Vários empreendimentos de construção social, incluindo empreendimentos de arquivos, começaram a embarcar no caminho da recuperação, retificação, desenvolvimento e melhoria. O desenvolvimento da ciência arquivística na China também deu início a um período áureo de construção de disciplinas, criando uma situação próspera para a pesquisa em ciência arquivística. Os principais fatores que levaram a esse boom incluem:

⑵As características do terceiro estágio de desenvolvimento da arquivística são:

⑴Como atividade de gestão, a gestão de arquivos tem suas particularidades. Para a compreensão e análise teórica global deste trabalho, diferentes perspectivas teóricas e métodos podem ser adotados. Por exemplo, podemos usar as perspectivas e métodos da teoria da informação, da teoria dos sistemas e da cibernética para dividi-la em coleta, processamento, processamento, saída, feedback e ajuste de informações arquivísticas, e analisá-la como um sistema de trabalho relativamente independente, como um todo. É claro que também podemos compreendê-lo e analisá-lo do ponto de vista de operações comerciais específicas de gestão de arquivos, como coleta, organização e armazenamento.

⑵ Actualmente, a indústria de arquivos chinesa geralmente combina as duas perspectivas e métodos acima e divide o trabalho de gestão de arquivos em "oito conteúdos" e "dois aspectos principais". A expansão dos oito conteúdos é essencialmente o conteúdo da gestão de arquivos. A divisão dos dois aspectos principais (ou seja, gestão da entidade e desenvolvimento e utilização do conteúdo da informação) tem um significado orientador macro-teórico.

⑴A classificação de arquivos é um método importante de gestão de arquivos e existem duas escolas principais: "historicismo" e "logicismo".

⑵O princípio da proveniência é a aplicação específica do método historicista na gestão de arquivos.

⑶A teoria do ciclo de vida de documentos é uma teoria que analisa e estuda questões de gerenciamento de documentos e arquivos de uma perspectiva macro.

⑷ A identificação de arquivos é um dos pontos-chave e dificuldades na gestão de arquivos. É uma tarefa cheia de complexidade e confusão.

⑴ Em 1841, a França propôs pela primeira vez um novo princípio de organização de arquivos, o “princípio de respeitar toda a família”. Esta foi a primeira vez que a França propôs o conceito de “toda a família” e a ideia de “respeitar a totalidade”. família" com base na origem dos arquivos. Mudou. Abandonou a prática passada de desmontar e classificar arquivos do mesmo criador por temas, e apontou que, ao organizar os arquivos, devemos primeiro manter a conexão entre suas fontes.

⑵A razão pela qual o princípio do respeito a todo o acervo se tornou a origem do princípio da fonte não é apenas porque ele toma a fonte dos arquivos como padrão para a formação de todo o acervo. Respeitar a essência de todo o acervo significa respeitar a fonte. O mais importante é que passa a possuir a ideia central do princípio da proveniência – os arquivos da mesma fonte não devem ser dispersos e os arquivos de fontes diferentes não devem ser confundidos.

⑴ Com base na herança do princípio francês de respeito por toda a família, a Alemanha propôs o “princípio da sala de registo”, que marcou a formação formal do princípio da origem.

⑵ Na situação caótica de organização de coleções e arquivos, a Alemanha, inspirada na experiência francesa, abandonou o princípio original da causa e propôs claramente o "Princípio da Sala de Registro" em 1881 que era consistente com a ideia central de respeitar toda a família . O conteúdo principal deste princípio inclui dois significados: primeiro, os Arquivos Secretos Nacionais primeiro classificam as suas coleções de acordo com as suas fontes para manter a ligação de origem entre os arquivos e a agência formadora; segundo, os arquivos também devem manter a ordem original dos arquivos; no processo de negócios da agência formadora e marcas de acabamento.

⑶A importância do princípio da sala de registro é que não é apenas uma simples herança do princípio de respeito a toda a seita, mas também um desenvolvimento e inovação. Incorpora mais historicismo e ideias de desenvolvimento, e exige mais claramente que os arquivos sejam organizados para refletir o processo histórico e as conexões orgânicas da formação dos arquivos. É a personificação completa da ideia do princípio fonte e o símbolo da formação formal do princípio fonte.

⑴Embora o princípio da proveniência tenha se originado e se formado na França e na Alemanha, as primeiras pessoas a demonstrar teoricamente esse princípio foram estudiosos de arquivo holandeses. Eles não apenas elaboraram a base teórica do princípio da proveniência, mas também tornaram esse princípio verdadeiramente internacional. caminho de divulgação cultural.

⑵ Em 1898, três estudiosos de arquivo holandeses, Samuel Mueller, John Fiss e Robert Froing, publicaram a monografia "Manual para a Organização e Catalogação de Arquivos". Os três estudiosos explicaram cientificamente a definição e a natureza do quanzong e as características do sistema de organização de arquivos dentro do quanzong, e avançaram passo a passo para completar uma demonstração rigorosa do princípio da proveniência.

⑶Uma das contribuições importantes do "Manual Holandês" é estabelecer as bases teóricas para o princípio da proveniência. Por um lado, apresenta a visão central de que “toda a ancestralidade é um todo orgânico”; por outro lado, apresenta outra visão central de que “o sistema de organização de arquivos dentro da ancestralidade deve basear-se no estabelecimento do estrutura organizacional interna da agência." Fez com que os dois núcleos teóricos do princípio de origem - respeito por toda a seita e respeito pela ordem original - amadurecessem basicamente e, finalmente, desintegrou o domínio do princípio de causa.

⑷A segunda contribuição importante do "Manual Holandês" é promover a ampla divulgação do princípio da proveniência. O princípio da proveniência espalhou-se gradualmente por países de todo o mundo, foi reconhecido pela comunidade arquivística internacional e tornou-se o princípio mais básico da profissão arquivística. A promoção do princípio da origem começou a enveredar pelo caminho da divulgação internacional.

⑵O ponto de partida para o reconhecimento universal do princípio da proveniência foi uma conferência internacional de arquivos. Em 1910, a Conferência Internacional de Bibliotecários e Arquivistas foi realizada em Bruxelas, capital da Bélgica. A conferência alcançou dois resultados importantes: primeiro, levou arquivistas de vários países a começarem a perceber a importância da cooperação internacional, criando assim uma voz harmoniosa. para a cooperação arquivística internacional; A segunda é conduzir uma longa discussão sobre o "Manual Holandês", estabelecer que a ideia central do manual é o princípio da fonte e declarar este princípio como o princípio básico dos profissionais de arquivo.

⑵O significado da Conferência de Bruxelas é que não é apenas o ponto de partida para a cooperação internacional no domínio dos arquivos, mas também um símbolo do estabelecimento do princípio da proveniência. Deu início à ampla disseminação, aplicação e desenvolvimento do princípio da fonte e criou um ambiente internacional favorável.

⑴ Fondation é um conceito pioneiro na França e é expresso como "Fond" em francês. A ideia central do princípio da proveniência é essencialmente estabelecer todo o cânone e manter a sua integridade. No entanto, a palavra “Fond” não tem palavra correspondente em inglês, o que levanta o problema de como os países de língua inglesa expressam o conceito de Fond e refletem a ideia de origem. O Reino Unido e os Estados Unidos resolveram este problema com sucesso. A ideia de “combinação” que propuseram não era apenas uma herança do princípio da fonte, mas também uma aplicação flexível.

⑵O princípio britânico de aceitação de fontes é refletido no trabalho representativo do famoso arquivista britânico Hilary Jenkinson, "Handbook of Archives Management", publicado em 1922. Ele foi o pioneiro no conceito de "Grupo de Arquivos" para corresponder à palavra francesa "Fond": Sua "combinação "o pensamento está concentrado numa discussão sistemática do significado e das características da combinação de arquivos.

⑶ Sob a influência do Reino Unido, os Estados Unidos também propuseram a ideia de "combinação" com características próprias para aplicar com flexibilidade o princípio da origem. Em 1941, os Arquivos Nacionais dos EUA lançaram oficialmente o conceito de “Grupo de Registros” (ou seja, combinação de documentos) como unidade básica para organizar e classificar coleções e arquivos.

⑷As "ideias de combinação" britânicas e americanas são todas baseadas no princípio da fonte, porque ambas enfatizam que a combinação de arquivos ou documentos deve manter a identidade da fonte. Mas o Reino Unido é relativamente mecânico, enquanto os EUA são mais flexíveis.

⑴O princípio de origem também foi questionado durante o processo de comunicação. Isto ocorre principalmente porque o princípio da fonte que se originou no século XIX não se adaptará inevitavelmente totalmente às novas características das instituições modernas e dos documentos modernos do século XX. Se o pensamento combinado americano ainda é um ajuste ao princípio da proveniência, então o princípio da livre proveniência proposto pelo arquivista alemão Adolf Brenneke é uma revisão do princípio da proveniência.

⑵O princípio da fonte gratuita tem certo significado progressivo. Por um lado, o princípio das fontes gratuitas dá aos arquivistas maior espaço de atividade em termos de organização, permitindo-lhes ajustar com flexibilidade o sistema de organização irracional dentro de todo o acervo. Por outro lado, o princípio da fonte livre ainda insiste em tratar o princípio da fonte como um princípio geral, enfatizando a manutenção da ligação orgânica inerente aos arquivos. Contudo, no acordo específico, tanto as fontes como as razões podem ser tidas em consideração, e a ênfase pode ser colocada em diferentes situações.

⑶ No entanto, o princípio da fonte gratuita também tem certas limitações. A visão de Brenneck de manter a relação proporcional entre fontes e causas parece demasiado vaga e difícil de compreender e implementar. E a sua livre escolha de fontes e critérios pode até levar a desvios da essência do princípio da fonte. Em suma, o princípio da fonte livre só pode ser visto como uma correcção e desenvolvimento parcial do princípio da fonte, e não como uma negação e inovação.

⑴ Da década de 1960 à década de 1970, a União Soviética construiu gradualmente um conjunto relativamente completo de teoria quanma sistemática, que enriqueceu e desenvolveu o princípio de origem, que pode ser resumido em três aspectos: ① Primeiro, enriquecer e desenvolver a teoria quanma em um em tempo hábil de acordo com o desenvolvimento dos tempos. ② Em segundo lugar, ele propôs criativamente o conceito de "documento quanzong" ③ Em terceiro lugar, ele construiu um sistema conceitual quanzong governado pelos arquivos nacionais quanzong e, com base nisso, propôs um conjunto completo; da teoria quanzong. Pode-se ver que a doutrina soviética de toda a seita é um desenvolvimento criativo do princípio da fonte.

⑵ A teoria Quanzong do nosso país foi gradualmente formada com base na aprendizagem do modelo soviético e também enriqueceu e desenvolveu o princípio da origem. Na década de 1980, nosso país formou basicamente um sistema teórico maduro de Quanzong. Este sistema inclui principalmente cinco aspectos: ① Primeiro, apresenta claramente a definição e o significado básico de Quanzong. os critérios para classificar os tipos de quanzong são claramente apresentados; ④ Em quarto lugar, o conceito de "grupo quanzong" é claramente apresentado; ⑤ Em quinto lugar, esclareceu o método científico para classificar os arquivos em toda a coleção; Em suma, a teoria quanzong do meu país enriqueceu o conteúdo teórico do princípio da fonte e tornou o sistema teórico mais maduro.

“Respeitar a fonte” é o primeiro nível do princípio da fonte, o que significa que os arquivos devem primeiro organizar os arquivos de acordo com os padrões da fonte e manter a conexão da fonte entre os arquivos e o criador. (No processo de criação e processamento de arquivos, várias conexões históricas serão formadas, como conexão de origem, conexão de tempo, conexão de conteúdo e conexão de formulário, etc. Entre elas, a conexão de origem entre os arquivos e o criador é a conexão primária e a ligação mais fundamental A prática provou que os arquivos com muitas fontes de colecção só podem combinar os arquivos com os seus criadores e actividades específicas para garantir o atributo essencial dos arquivos como registos originais se primeiro traçarem os limites das fontes.

“Respeitar a integridade de todo o acervo” é o segundo nível do princípio da fonte, o que significa que todo um acervo é um todo orgânico. A integridade de todo o acervo deve ser mantida na organização dos arquivos, para que os arquivos sejam o mesmo. a coleção não pode ser dispersa e os arquivos de coleções diferentes não devem ser dispersos. (O princípio da proveniência afirma que os arquivos da mesma fonte constituem um fundo. Um fundo é um todo arquivístico formado nas atividades de instituições e indivíduos específicos. Este todo tem conexões orgânicas internas. Ao organizar arquivos, a independência dos fundos deve ser respeitado e os fundos devem ser mantidos).

"Respeitar o sistema de organização original dentro de toda a ancestralidade" é o terceiro nível do princípio da fonte, o que significa que os arquivos dentro de toda a ancestralidade devem ser organizados de uma maneira que faça pleno uso da base de organização original e respeite a ordem original e método de arranjo obtido pela instituição onde toda a ancestralidade foi formada A reorganização não deve ser facilmente perturbada. (De modo geral, toda a seita foi classificada até certo ponto na autoridade de formação, formando uma ordem e marca original relativamente fixa. Este sistema de arranjo original é também uma manifestação importante da integridade orgânica da seita. Respeitar este sistema é também Uma importante manifestação de respeito pela integridade de toda a seita.)

⑴As dúvidas sobre o princípio da proveniência mudaram em meados da década de 1980, e a comunidade arquivística norte-americana começou a reentender a posição central do princípio da proveniência. O ponto de partida desta mudança foi em 1985, quando os arquivistas americanos Richard Wright e David Bierman publicaram o famoso artigo “O poder do princípio da proveniência”. Impulsionados por este artigo, na década de 1990, os círculos arquivísticos europeus e americanos reconheceram cada vez mais o importante valor e o significado orientador do princípio da proveniência na gestão documental moderna, especialmente na gestão electrónica de documentos. Chegaram à conclusão de que, seja agora ou no futuro, a gestão dos registos electrónicos e os muitos desafios colocados à gestão de arquivos na era electrónica não podem abandonar o princípio da proveniência. princípio de proveniência. Este é o chamado "Princípio da Redescoberta da Fonte". A essência desta redescoberta é uma “nova visão da fonte”.

⑵As razões para a controvérsia sobre o significado do conceito de origem vêm principalmente de dois aspectos: Primeiro, as enormes mudanças na estrutura social levaram a mudanças frequentes e drásticas nas organizações modernas, o que causou dificuldades sem precedentes na divisão de toda a coleção de acordo com a origem da instituição; segundo, eletrônico O método e as características de formação dos documentos são muito diferentes dos documentos em papel, quebrando o modelo tradicional de apenas um órgão físico correspondente ao grupo de documentos.

⑴O significado do conceito de fonte defendido pela nova visão de fonte refere-se ao processo de formação e antecedentes do documento, ou seja, quem criou o documento, em que condições, quais dados foram utilizados, para diversos fins, e que tipo de forma estrutural adotou, etc. Informações básicas abrangentes. Essas informações de origem são essenciais para a compreensão, gerenciamento e utilização de registros eletrônicos.

⑵O ponto de inovação da nova visão da fonte está concentrado na expansão do significado do conceito da fonte. Não se limita mais à simples compreensão da fonte como um órgão de formação de documentos intuitivo, claro e tangível. Ao mesmo tempo, o processo de formação de documentos relativamente abstrato também é considerado a manifestação da fonte, adaptando-se melhor aos requisitos especiais. de documentos eletrônicos. Atualmente, a indústria de arquivos no país e no exterior adota principalmente o conceito de "metadados" para se referir à informação fonte gerada por arquivos eletrônicos. Os metadados podem não só garantir eficazmente a legibilidade e a compreensão dos documentos eletrónicos, mas também servir verdadeiramente como uma forte garantia da originalidade e da evidência dos documentos eletrónicos.

A “redescoberta” do princípio da fonte tem um significado grande e de longo alcance, que se reflete principalmente em três níveis:

⑴O primeiro está no nível do próprio princípio da fonte. A “redescoberta” do princípio fonte aumenta a vitalidade do princípio fonte na era eletrônica e é o autoajuste, perfeição e sublimação do princípio fonte.

⑵O segundo está no nível teórico da arquivística. A “redescoberta” do princípio da proveniência prova plenamente que a ideia de historicismo é a “marca de navegação” que orienta o princípio da proveniência para fazer face aos desafios futuros e é a alma racional da profissão arquivística.

⑶ Mais uma vez, está no nível profissional de arquivo. A “redescoberta” do princípio da proveniência esclarece-nos que não importa o quanto a prática arquivística mude e não importa como a teoria arquivística se desenvolva, a independência e a singularidade da profissão arquivística baseiam-se sempre nos atributos essenciais dos arquivos.

⑴Em primeiro lugar, o documento aqui é um conceito amplo, que se refere a todos os registros de informações gerados diretamente e utilizados nas atividades da prática social humana, independentemente de sua forma de suporte e método de registro. Ao contrário da visão estreita dos documentos, a teoria do ciclo de vida dos documentos trata os documentos como um conceito coletivo, enfatizando que os documentos atuais e os arquivos históricos são apenas sinônimos de uma etapa específica no movimento de documentos generalizados, e são todos componentes de documentos generalizados.

⑵Em segundo lugar, o fenômeno do movimento do arquivo é como o fenômeno da vida. É um processo completo de movimento desde a geração inicial até o destino final. Além disso, este processo de desenvolvimento é contínuo e unificado. Os chamados documentos atuais e arquivos históricos são apenas diferentes etapas do movimento de uma mesma coisa.

⑴Em primeiro lugar, o processo geral de movimentação do arquivo possui características de estágio. A teoria do ciclo de vida do documento acredita que o processo geral de movimentação dos documentos, desde a formação até a destruição ou preservação permanente, não é estático, pelo contrário, mostra mudanças óbvias de estágio. A China e os países estrangeiros dividiram o processo de movimentação de documentos em etapas ligeiramente diferentes -

⑵ Em segundo lugar, cada etapa do processo de movimentação de arquivos possui características diferentes. Se o processo de movimentação de arquivos for dividido uniformemente em três etapas: atual, semicorrente e não circulante, cada etapa possui características próprias.

⑶ Novamente, a razão fundamental para as mudanças periódicas nos documentos são as mudanças regulares na forma de valor dos documentos.

⑴Em primeiro lugar, a forma de valor específica dos documentos em cada fase corresponde a diferentes objetos de serviço, locais de armazenamento e métodos de gestão.

⑵Em segundo lugar, as alterações nos objectos de serviço documental, locais de armazenamento e métodos de gestão nas fases anteriores são apenas manifestações externas das diferentes fases da movimentação documental. Apenas as alterações na forma de valor são os seus determinantes internos.

⑴Em primeiro lugar, os círculos arquivísticos chineses e estrangeiros acreditam que é necessária uma nova compreensão do ciclo de vida dos arquivos eletrônicos.

⑵ Em segundo lugar, os círculos arquivísticos chineses e estrangeiros também apresentaram diferentes pontos de vista sobre a divisão em fases do ciclo de vida dos documentos electrónicos.

⑶ Em terceiro lugar, os círculos arquivísticos chineses e estrangeiros também acreditam que a correspondência entre o valor específico de cada fase de um documento e os factores relacionados revelados pela teoria do ciclo de vida do documento já não é aplicável aos documentos electrónicos.

⑴Estágio de desenvolvimento

⑵Conteúdo

⑶Progresso

⑴Primeiro, a integridade do movimento do arquivo permanece inalterada. O primeiro ponto básico original da teoria do ciclo de vida do documento pode ser ajustado para "da formação à destruição ou armazenamento permanente de documentos eletrônicos, é também um processo completo de movimentação, e esse processo deve ser integrado a um sistema unificado de gerenciamento eletrônico de documentos ."

⑵Em segundo lugar, as características faseadas da movimentação do arquivo mudam. Os dois pontos básicos originais da teoria do ciclo de vida do documento podem ser revisados, pois “o processo completo de movimentação de documentos eletrônicos também pode ser dividido em vários estágios de acordo com as mudanças na forma de valor dos documentos eletrônicos, mas não há uma fronteira clara entre diferentes O documento tem a possibilidade de ser transformado em um estágio avançado”.

⑶ Em terceiro lugar, a relação correspondente entre a forma de valor dos documentos em cada fase e os factores relacionados também sofreu algumas alterações. O terceiro ponto básico original da teoria do ciclo de vida do documento pode ser revisado como "documentos eletrônicos ainda têm diferentes objetos de serviço e métodos de gerenciamento devido a formas de valor específicas em cada estágio, mas a relação correspondente entre os estágios dos documentos eletrônicos e seus locais de armazenamento tem foi enfraquecido e pode até ser perdido."

⑷Além disso, tendo em vista as características dos documentos eletrônicos, a teoria do ciclo de vida do documento também precisa acrescentar um quarto ponto básico, ou seja, "toda a gestão e controle inicial do processo de movimentação de documentos eletrônicos devem ser ainda mais fortalecidos, e o ponto de partida deve ser alargado à concepção do sistema de gestão electrónica de documentos”.

⑴A teoria da identificação da idade foi proposta pelo arquivista alemão Meisner em 1901.

⑵A teoria de identificação de Messiner é de importância inovadora. ① Em primeiro lugar, apresentou pela primeira vez a famosa afirmação de que “os casos de idosos devem ser respeitados” ② Em segundo lugar, apresentou pela primeira vez princípios e padrões de identificação mais sistemáticos; que a fonte dos arquivos é o fator mais importante Um dos padrões de identificação importantes. Sua opinião foi a primeira afirmação da aplicabilidade do princípio da proveniência na teoria da identificação.

⑴A figura representativa desta visão de avaliação é a arquivista britânica Hilary Jenkinson. O ponto central é que os arquivistas não devem estar envolvidos na identificação e destruição de documentos, e a identificação deve ser deixada ao critério dos funcionários administrativos.

⑵ A teoria da identificação de Jenkinson tem o seu lado correcto e razoável, porque os documentos de arquivo não são formados por arquivistas nem utilizados por arquivistas. Naturalmente, o seu julgamento de valor e preservação não podem ser determinados apenas pelos arquivistas, mas devem ser determinados principalmente pelos documentos de arquivo. criadores e usuários.

⑵ No entanto, ele excluiu os arquivistas do trabalho de avaliação, que também tem limitações óbvias. Isto porque: ① Em primeiro lugar, os funcionários administrativos não têm consciência histórica e cultural objectiva. Se decidirem sozinhos sobre a preservação e destruição dos arquivos, muitas vezes não o fazem. portanto. Propício à manutenção das evidências originais dos arquivos. Os funcionários administrativos irão inevitavelmente eliminar, destruir ou mesmo fabricar deliberadamente documentos que lhes sejam desfavoráveis ​​ou benéficos para fins pessoais. ② Em segundo lugar, excluir os arquivistas da participação nas avaliações não contribui para garantir a qualidade geral dos arquivos; Dado que é difícil para os funcionários administrativos compreenderem com precisão o “grau” de destruição, é fácil destruir muito ou pouco. Em terceiro lugar, excluir o pessoal do arquivo da participação na avaliação não conduz à plena descoberta e realização do valor; arquivos. Dado que os funcionários administrativos constituem uma agência, é difícil julgar de forma abrangente o valor histórico e cultural dos arquivos a partir da perspectiva das necessidades sociais globais.

⑴A teoria da identificação funcional foi proposta pelo arquivista polonês Kalinski com base na teoria da identificação de Meisner.

⑵O significado progressivo da teoria da identificação funcional é que ela desenvolve ainda mais o pensamento de Meisner sobre a identificação da fonte. Porque não só enfatiza que a identificação do valor arquivístico está diretamente relacionada com o estatuto e as funções da agência formadora, mas também encontra uma relação correspondente entre os dois, ou seja, quanto mais elevado for o estatuto da agência formadora e mais importante for o seu funções, maior será o valor dos documentos de arquivo.

⑶Após testes práticos, embora esta conclusão tenha certa cientificidade e universalidade, suas limitações e unilateralidade também são óbvias. Porque sem uma análise detalhada do valor intrínseco dos documentos, e apenas do ponto de vista externo da organização, é inevitavelmente superficial e extensa e apenas o estatuto e o nível da organização são utilizados para determinar a preservação e destruição dos arquivos e delimitar; o período de armazenamento dos arquivos É ainda mais unilateral e arbitrário.

⑷Na verdade, nem todos os documentos das agências de alto nível têm valor de preservação, e os documentos das agências de baixo nível também podem não ter valor de preservação. O valor dos documentos arquivísticos, especialmente o valor histórico e cultural, não deve ser determinado apenas pelo nível e estatuto da organização em que foi formado, mas deve ser analisado de forma abrangente e aprofundada.

⑴A teoria do duplo valor dos documentos foi proposta pelo arquivista americano Schellenberg. Ele acredita que os documentos públicos têm dois valores diferentes: um é o valor primário para a organização original e o outro é o valor secundário para outras organizações e utilizadores individuais; Entre eles, os funcionários administrativos das agências formadoras são os principais responsáveis ​​pela identificação do primeiro valor, enquanto a identificação do segundo valor deve ser realizada principalmente pelo departamento de arquivos e pelo seu pessoal.

⑵O progresso e a profundidade desta visão de avaliação refletem-se no fato de que ela não apenas evita a unilateralidade da avaliação e conduz à descoberta abrangente do valor histórico dos arquivos, mas também reflete profundamente a estreita ligação entre os arquivos históricos e os arquivos atuais. documentos, fornecendo uma base para a transição dos documentos das agências para os arquivos. A gestão integrada dos arquivos das bibliotecas oferece uma forte garantia.

⑶As contribuições teóricas desta visão de avaliação são: primeiro, confirma que o valor dos arquivos é a relação entre o objeto do documento arquivístico e as necessidades do sujeito do usuário, revelando verdadeiramente a essência do valor, segundo, divide o valor dos arquivos em; duas formas de acordo com as diferentes necessidades do assunto, tornando a compreensão mais aprofundada.

⑴Esta visão de identificação foi proposta por alguns estudiosos de arquivo americanos depois de Schellenberg, e seus representantes incluem principalmente Fisburn, Bridgeford e Finch. A sua visão central é considerar o uso real e o uso esperado dos estudiosos, especialmente dos historiadores, como o critério mais importante para identificar os arquivos, e defender que o valor secundário determina a natureza fundamental dos arquivos. Esta visão de avaliação parte da perspectiva do usuário, enfatizando que as necessidades dos estudiosos são o critério decisivo para julgar o valor dos documentos.

⑵ Embora os defensores do determinismo de utilização esperem aumentar a consciência pública sobre os arquivos, prestando atenção às necessidades dos utilizadores, o que tem certo significado positivo e racionalidade, as limitações desta visão de identificação não podem ser negadas e é provável que traga consequências graves. como resultado de. ① Porque, por um lado, o uso do determinismo tornará o processo de identificação muito arbitrário, fragmentário e descoordenado. Se os arquivistas estiverem demasiado ligados ao mercado académico, a colecção de arquivos ficará inevitavelmente limitada a satisfazer necessidades estreitas de investigação académica e não será capaz de reflectir amplamente todos os aspectos da vida social humana. ② Por outro lado, o uso do determinismo; na verdade, destrói o papel dos documentos em suas As conexões orgânicas formadas nas atividades empresariais dos primeiros ignoram completamente a necessidade dos primeiros de dar continuidade à memória institucional. Separa o padrão de identificação do documento e do seu próprio criador, enfraquecendo assim o importante estatuto da fonte do documento e prejudicando o valor real do documento na memória social.

⑴ Teoria da avaliação macro é um termo geral, que inclui principalmente "análise social e teoria da avaliação funcional", "estratégia de documentação" e "estratégia de avaliação macro".

⑵Os pontos comuns da teoria da avaliação macro:

⑶ No entanto, a sua desvantagem é que este tipo de identificação macroscópica é difícil de ser concretizado em operações reais. É extremamente difícil concretizá-lo em padrões de identificação operáveis, o que pode facilmente levar a resultados de identificação superficiais e extensos.

As teorias de avaliação arquivística em vários países chegaram basicamente a um consenso sobre o valor dos arquivos, ou seja, a maioria acredita que o valor dos arquivos é composto por dois fatores básicos: primeiro, as características dos próprios arquivos, incluindo o seu conteúdo, fonte, forma e outras características; segundo, a exigência objetiva da sociedade pelo uso de arquivos. Em outras palavras, o valor do arquivo é um relacionamento e a medida em que os arquivos atendem às necessidades dos usuários.

⑴Esses dois fatores têm características próprias e têm impactos diferentes no valor dos arquivos. O conteúdo, a fonte e as características formais dos próprios arquivos têm certeza e estabilidade óbvias e não mudarão depois de criados, pelo que constituem a base do valor dos arquivos, embora a procura da sociedade pela utilização de arquivos seja altamente incerta; e instável, está sempre em constante desenvolvimento e mudança e, portanto, torna-se o principal determinante do valor dos arquivos.

⑵ Esses dois fatores também interagem e dependem um do outro no processo de determinação do valor dos arquivos. Os objetos arquivísticos são os portadores materiais do valor arquivístico. Sem os próprios arquivos, o valor arquivístico só pode ser conversa fiada. Da mesma forma, a procura social é um pré-requisito para a realização do valor dos arquivos. Se estiver divorciada da procura social, será impossível falar sobre o valor dos arquivos. Portanto, estes dois fatores devem ser considerados de forma abrangente durante a identificação, para que o valor arquivístico identificado possa ser científico e abrangente.

O princípio da avaliação de arquivos é um princípio de funcionamento resumido e refinado com base na lei de desenvolvimento do valor arquivístico, que tem um significado orientador universal para o trabalho real de avaliação. Do ponto de vista do desenvolvimento histórico, as estipulações de princípios de identificação nas teorias de identificação de arquivos de vários países têm apresentado características cada vez mais macroscópicas, entre as quais o resumo teórico da União Soviética e do meu país é o mais típico.

⑴ A União Soviética propôs quatro princípios básicos para a avaliação de arquivos: ① O primeiro é o princípio do historicismo, que exige que os avaliadores considerem os arquivos como produtos de um determinado período histórico; ② O segundo é o princípio do espírito partidário, que exige que a natureza; dos arquivos seja determinado ao avaliar o valor dos arquivos. ③ O terceiro é o princípio da abrangência, que é o princípio mais complexo, exigindo que o conteúdo dos arquivos seja estudado sob vários aspectos e considerando todos os fatores que afetam o valor dos arquivos. arquivos ④ O quarto é o princípio da sistematicidade, que é importante na identificação. O método mais amplamente utilizado exige que o valor dos arquivos não seja visto isoladamente, mas seja colocado em um grupo de documentos com conexões orgânicas para avaliação de valor.

⑵O conteúdo dos princípios de avaliação de arquivos propostos pelo nosso país é: o valor dos arquivos deve ser determinado com base nas necessidades gerais da sociedade e a partir de uma perspectiva abrangente, histórica e de desenvolvimento. Este princípio de avaliação contém, na verdade, dois significados: primeiro, estabelece a ideologia orientadora básica e o ponto de partida da avaliação do arquivo; segundo, determina os três pontos de vista básicos da avaliação do valor do arquivo;

Em comparação com os princípios de avaliação, os padrões de avaliação são meios específicos para garantir a qualidade do trabalho de avaliação. Podem também ser considerados como a concretização dos princípios de avaliação, pelo que são mais operáveis. Em suma, os padrões de avaliação formulados pelas teorias de avaliação de arquivos chinesas e estrangeiras envolvem principalmente os seguintes cinco aspectos:

⑴ Padrões de origem dos arquivos. A fonte aqui geralmente se refere ao organizador dos arquivos. O status, o papel e a função do organizador na sociedade ou na organização afetam diretamente ou mesmo determinam o valor dos arquivos.

⑵Padrões de conteúdo de arquivos. A procura da sociedade por arquivos reflecte-se na sua procura por conteúdos de arquivo, pelo que os padrões de conteúdo são a base mais importante para a avaliação dos arquivos.

⑶Padrões de características formais de arquivos. As características formais dos arquivos referem-se geralmente ao nome do arquivo, à época de formação, à forma do suporte, ao método de registo, etc. Estas características formais podem ter um certo impacto no valor do arquivo em determinadas circunstâncias.

⑷Padrão de valor relativo. O valor relativo refere-se ao valor de um arquivo identificado em comparação com outros arquivos. Sob certas circunstâncias, o valor de preservação de certos arquivos pode ser relativamente aumentado ou diminuído.

⑸Padrões de eficácia. Este é um novo e prático padrão de identificação proposto por estudiosos de arquivo europeus e americanos. Nosso país também apresentou o padrão de eficiência, que acredita que a relação insumo-produto deve ser considerada na avaliação do valor dos arquivos. Somente quando o papel desempenhado por um arquivo pode exceder o custo de sua preservação é que ele pode ser considerado preservado. valor. Ao mesmo tempo, como este benefício inclui dois aspectos: benefício económico e benefício social, ambos os benefícios devem receber a mesma atenção durante a avaliação.

⑴A compreensão e revelação do valor dos arquivos é um dos conteúdos básicos da teoria da avaliação em vários países. O desenvolvimento da teoria da avaliação de arquivos mostra que as opiniões de avaliação apresentadas por estudiosos de vários países em diferentes momentos incluem a compreensão e a revelação do valor dos arquivos, e a sua compreensão do valor dos arquivos passou por um processo em espiral de aprofundamento contínuo. e melhoria.

⑵ O "determinismo oficial administrativo" e a "teoria da identificação funcional" enfatizam apenas o valor primário dos documentos. Isto mostra que a compreensão e revelação de Jenkinson e Kaliski do valor dos arquivos é relativamente unilateral. A compreensão da “teoria do valor duplo” do valor dos documentos começou a passar de unilateral para abrangente, incluindo não apenas a primeira; valor, mas também o segundo valor. A compreensão do valor pelo “determinismo da utilização” salta para o outro extremo, expondo as limitações da ênfase excessiva no segundo valor e ignorando o primeiro valor, que também é uma visão unilateral da avaliação que a “teoria da avaliação macro” vê; valor de uma perspectiva mais macro A elevação do valor de arquivo a valor social inclui, na verdade, não apenas o valor primário, mas também o valor secundário.

⑶O processo de desenvolvimento do conceito de avaliação mostra que a compreensão do valor pelos estudiosos do arquivo em vários países tem as características regulares de passar de unilateral a abrangente e de restrita a científica. Isto não está apenas de acordo com as leis cognitivas das pessoas, mas também é determinado pelas leis de movimentação de documentos e arquivos. À medida que os académicos aprofundam a sua compreensão do processo e das leis do movimento de documentos e arquivos, a sua revelação do valor dos arquivos tornar-se-á inevitavelmente mais abrangente e científica.

⑴As disposições sobre padrões de avaliação também são um dos conteúdos básicos da teoria de avaliação de arquivos em vários países. O desenvolvimento de teorias de avaliação de arquivos em vários países mostra que, embora as regulamentações dos padrões de avaliação por estudiosos em vários países não sejam completamente consistentes, geralmente seguem as regras de desenvolvimento do micro ao macro, e do concreto ao relativamente abstrato.

⑵ Em termos de estipulações sobre padrões de identificação, a "teoria da identificação da idade" propõe o tempo de formação dos arquivos, a "teoria do determinismo oficial administrativo" propõe a fonte dos arquivos, a "teoria da identificação da função" propõe a fonte e função dos arquivos, e a "teoria da dupla identificação" A "teoria da identificação" propõe os atributos de conteúdo dos arquivos, e o "determinismo da utilização" propõe as necessidades do usuário. Pode-se observar que esses padrões de identificação são relativamente específicos e microscópicos. Em contraste, o "macroavaliação" trouxe uma grande mudança nos padrões de avaliação. Eles não usam mais padrões específicos, como tempo, fonte, função, conteúdo ou usuário, mas em vez disso usam "documentação mais macroscópica e relativamente abstrata". funções da agência" padrão. Para ser mais preciso, separam os padrões de identificação do conteúdo específico do documento e elevam-nos à função macro do criador do documento, mudando assim os métodos e métodos de identificação de descentralizados para centralizados, e de individuais para sistemáticos.

⑶As alterações acima mencionadas nos padrões de avaliação estipulados na visão de avaliação mostram as características regulares de mudança do micro para o macro e do concreto para o relativamente abstrato. Isto está em linha com as necessidades de desenvolvimento da era da informação, especialmente. a era eletrônica. Em comparação com as teorias de identificação anteriores, a teoria da macroidentificação tem características mais macroscópicas e avançadas. Por um lado, alteram o objeto de avaliação do próprio documento para o criador do documento, alterando os métodos e métodos de avaliação de específicos para macro, e de complexos para concisos, por outro lado, alteram o tempo de execução da avaliação de; depois que o documento é formado até quando ele é formado, mesmo antes de ser formado, os métodos e métodos de identificação devem ser alterados de atrasados ​​para avançados, de fixos para flexíveis. Percebe-se que a vantagem da teoria da macroavaliação é que ela se adapta melhor às características dos arquivos eletrônicos e é mais propícia para atender às necessidades de avaliação dos arquivos eletrônicos com informações que podem fluir e mudar facilmente.