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PMP Capitolo 5 Gestione dell'ambito del progetto
Corsi base PMP di famose business school americane. I talenti nella gestione dei progetti sono diventati una delle risorse umane più scarse in Cina. Questo è il messaggio che è stato continuamente diffuso nel nostro mercato dei talenti in ufficio negli ultimi anni. Negli ultimi due anni, la gestione dei progetti è stata introdotta con successo in Cina dal Bureau of Foreign Experts Affairs del mio paese e l'American Project Management Scanners Association ha condotto esami di certificazione di qualificazione PMP in Cina. Un gruppo di persone interessate a diventare élite della gestione aziendale avrà la fortuna di ottenere il certificato PMP rilasciato dall'American Project Management Council. La caratteristica distintiva di questo libro è che è sia teorico che altamente pratico e utilizzabile, rendendolo molto adatto per la formazione sulla gestione dei progetti.
Modificato alle 2023-02-22 15:35:14
PMP Capitolo 5 Gestione dell'ambito del progetto
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gestione dell'ambito del progetto
Idea fondamentale
Definizione dell'ambito (fare e svolgere tutto il lavoro richiesto)
Gamma di prodotti
Le caratteristiche e le funzioni di un prodotto, servizio o risultato
Decidere l'ambito del progetto
I cambiamenti di per sé non possono necessariamente causare cambiamenti nell'ambito del progetto
Non include l'ambito del progetto
Base di misurazione: documento sui requisiti del prodotto
Ambito del progetto
Lavoro che deve essere completato per fornire prodotti, servizi o risultati con caratteristiche e funzioni specificate
Servire la gamma di prodotti
I cambiamenti in se stessi non possono necessariamente portare a cambiamenti nella portata del prodotto
In senso lato, talvolta comprende anche la gamma di prodotti
Misurato rispetto a: Piano di gestione del progetto
Confronto della gestione dell'ambito del ciclo di vita
Ciclo di vita predittivo
I risultati finali del progetto vengono definiti all'inizio del progetto e qualsiasi modifica all'ambito viene gestita in modo incrementale
Domanda stabile e tecnologia matura
Questi processi vengono eseguiti partendo da tutti i requisiti all'inizio del progetto e aggiornati, se necessario, attraverso il processo di controllo delle modifiche complessivo in tempo reale
Confermare l'ambito: man mano che ciascun deliverable viene prodotto o nei punti di revisione della fase
Ambito di controllo: in corso
Baseline dell'ambito finale: Dichiarazione dell'ambito del progetto WBS Dizionario WBS
Ciclo di vita adattivo/agile
I risultati finali vengono sviluppati attraverso più iterazioni, con un ambito dettagliato definito e approvato all'inizio di ciascuna iterazione
Affrontare un gran numero di cambiamenti e coinvolgere continuamente le parti interessate
All'inizio di ogni iterazione, seleziona gli elementi con la priorità più alta nel product backlog per eseguire questi processi.
Ambito di conferma e controllo: in ogni iterazione verranno ripetuti due processi
Base di riferimento dell'ambito finale: articoli non finiti, inclusi i requisiti del prodotto e le storie degli utenti
Tendenze di sviluppo e pratiche emergenti
Migliorare il vantaggio competitivo definendo, gestendo e controllando le attività della domanda
Le attività di analisi aziendale possono iniziare prima dell'avvio del progetto e della nomina del project manager
Focus sulla collaborazione con professionisti dell'analisi aziendale
Il processo di gestione dei requisiti inizia con la valutazione dei bisogni e termina con la chiusura dei requisiti.
Il rapporto tra project manager e analisti aziendali è una partnership.
Analista aziendale Responsabile delle attività relative alla gestione dei requisiti
Il project manager è responsabile di garantire che queste attività siano organizzate nel piano di gestione del progetto e completate nei tempi e nel budget, creando valore
Fattori da considerare in ambienti agili o adattivi
Ridurre intenzionalmente il tempo impiegato nella definizione e nella negoziazione dell'ambito nelle prime fasi del progetto e aumentare il tempo impiegato nella creazione di processi per l'esplorazione continua e la chiarezza dell'ambito.
Costruisci e rivedi intenzionalmente i prototipi e realizza più versioni per chiarire i requisiti. Aggiungere requisiti agli articoli non completati
Fattori da considerare durante il taglio
Il processo include
Gestione dell'ambito di pianificazione (gruppo processi di pianificazione)
Il processo di creazione di un piano di gestione dell'ambito per documentare il modo in cui l'ambito del progetto e l'ambito del prodotto vengono definiti, convalidati e controllati.
Ruolo principale: fornire guida e indicazioni su come gestire l'ambito durante il progetto
produzione
piano di gestione dell'ambito
Descrivere come l'ambito del progetto sarà definito, sviluppato, monitorato, controllato e convalidato.
stai attento
Il piano di gestione dell'ambito non ha ambito (l'ambito è nell'ambito di base).
I piani di gestione dell'ambito possono essere formali o informali, molto dettagliati o di alto livello.
Piano di gestione dei requisiti (Piano di analisi aziendale
Descrivere come i requisiti del progetto e del prodotto verranno analizzati, documentati e gestiti.
stai attento
Il piano di gestione dei requisiti non prevede requisiti (i requisiti si trovano nel documento dei requisiti
Il contenuto include attività di gestione della configurazione, processo di definizione delle priorità dei requisiti, indicatori di misurazione, ecc.
Raccolta dei requisiti (gruppo processi di pianificazione)
Il processo di identificazione, documentazione e gestione dei bisogni e dei desideri delle parti interessate per raggiungere gli obiettivi.
Cosa fa questo processo: pone le basi per definire l'ambito del prodotto e l'ambito del progetto.
Bisogno
Definizione: secondo un accordo specifico o altra specifica obbligatoria, un prodotto, servizio o risultato deve avere le condizioni o capacità.
I requisiti includono le esigenze e le aspettative quantificate e documentate di sponsor, clienti e altre parti interessate.
accedere
file di progetto
Registro delle parti interessate
Utilizzato per comprendere quali parti interessate possono fornire informazioni sui requisiti e registrare le esigenze e le aspettative delle parti interessate per il progetto
documenti aziendali
Un documento aziendale che influisce sul processo di raccolta dei requisiti è il business case, che descrive i criteri necessari, previsti e facoltativi che dovrebbero essere soddisfatti per soddisfare le esigenze aziendali.
protocollo
Il documento aziendale che influenza il processo di raccolta dei requisiti è il business case, che descrive gli standard necessari, previsti e facoltativi che dovrebbero essere soddisfatti per soddisfare le esigenze aziendali.
Strumenti e tecniche
raccolta dati
Brainstorming
Tanta creatività, idee e libertà di parola
Colloquio
Chat diretta, domande preimpostate ed estemporanee, uno a uno, molti a molti, accesso a informazioni riservate
gruppo di discussione
Stessa funzione, stesso campo, background simile, esperto in materia (PMI), il moderatore conduce la discussione interattiva
Questionario
Il pubblico è diversificato, deve essere completato rapidamente, geograficamente disperso ed è adatto per l'analisi statistica
Analisi comparativa
I benchmark possono essere interni o esterni, nello stesso settore o in settori diversi, per identificare le migliori pratiche e formulare suggerimenti per il miglioramento.
analisi dei dati
Analisi dei file
Analizzare i file esistenti
il processo decisionale
votazione
concordato all'unanimità
Tutti d'accordo, Delphi (esperti, anonimato, cicli multipli, convergenza, eliminazione dei pregiudizi)
La maggior parte è d'accordo
Se supera il 50%, il numero di persone nel gruppo decisionale viene generalmente fissato su un numero dispari.
La maggioranza relativa è d'accordo
Maggioranza relativa, solitamente utilizzata quando ci sono più di due candidati.
processo decisionale autocratico
Prendere decisioni da solo
Analisi decisionale multicriterio
Matrice decisionale, criteri multipli, valutazione e classificazione
Peso * punteggio per trovare il confronto del punteggio totale
Prestazioni dei dati
Diagramma di affinità
Raggruppamento, classificazione
mappa mentale
Integrare, riflettere punti comuni e differenze, stimolare nuove idee e mappare il cervello
Relazioni e Team Abilità
gruppo nominale
Facilita il brainstorming, la votazione, la definizione delle priorità, la scala a 5 punti, il conteggio dei turni
Osservare (lavorare in shadowing) e parlare
"Lavoro successivo", difficoltà o riluttanza a spiegare chiaramente, ricerca di bisogni nascosti
guida
concetto
Utilizzato in combinazione con workshop tematici, interfunzionali, dipartimenti diversi e per coordinare le differenze delle parti interessate
scena
progettazione di applicazioni congiunte o Sviluppo (JAD
L'industria dello sviluppo software, gli esperti in materia aziendale e i team di sviluppo sono concentrati
Implementazione della funzione di qualità QFD
Industria manifatturiera, raccogliere le esigenze dei clienti (voce del cliente) per avviare, classificare e ordinare
storie degli utenti
Workshop sui requisiti, ruoli, obiettivi, motivazioni
Una breve descrizione testuale della funzionalità desiderata
Diagramma di interazione del sistema
Mappa della topologia, visualizzazione dell'ambito del prodotto
metodo del prototipo
Sostiene il concetto di elaborazione progressiva. Ad esempio: lo storyboard, che può ridurre il rischio di rielaborazione.
Passaggi (ciclo ripetuto): 1. Creazione del modello, 2. Esperienza dell'utente, 3. Raccolta feedback, 4. Modifica del prototipo (potrebbe richiedere un processo di modifica)
produzione
Documento dei requisiti (requisito unico)
Descrivere come i vari singoli requisiti soddisferanno le esigenze aziendali legate al progetto
Solo i requisiti chiari (misurabili e verificabili), tracciabili, completi, coordinati e disposti a essere riconosciuti dai principali stakeholder possono essere utilizzati come punto di riferimento.
Categoria di requisiti
Esigenze aziendali
top management e le esigenze dell’intera organizzazione
Esigenze delle parti interessate
Esigenze delle parti interessate o dei gruppi di parti interessate
Requisiti della soluzione
Classificazione
Richieste funzionali
Descrivi le caratteristiche che il prodotto dovrebbe avere
requisiti non funzionali
Il complemento ai requisiti funzionali sono le condizioni ambientali o i requisiti di qualità richiesti per il normale funzionamento del prodotto.
Le caratteristiche, le funzioni e le caratteristiche che un prodotto, servizio o risultato deve avere per soddisfare le esigenze aziendali e le esigenze delle parti interessate.
Esigenze di transizione e preparazione
Descrive le capacità provvisorie necessarie per la transizione dallo "stato attuale" allo "stato futuro", come la trasformazione dei dati e le esigenze di formazione
Requisiti del progetto
Azioni, processi o altre condizioni da soddisfare, come date fondamentali, obblighi contrattuali, vincoli, ecc.
requisiti di qualità
Qualsiasi condizione o standard che confermi il completamento con successo dei risultati finali del progetto o il raggiungimento di altri requisiti del progetto, come test, certificazione, convalida, ecc.
Matrice di monitoraggio dei requisiti
È una forma che collega la domanda di prodotto da altre fonti ai risultati finali che possono soddisfare la domanda.
Collegare ciascun requisito agli obiettivi aziendali o agli obiettivi del progetto aiuta a garantire che ogni requisito abbia valore aziendale
Fornisce un metodo per tenere traccia dei requisiti durante l'intero ciclo di vita del progetto (tracciamento in avanti, tracciamento inverso)
Aiuta a garantire che ogni requisito approvato nel documento dei requisiti possa essere consegnato alla fine del progetto.
I documenti dei requisiti e la matrice di tracciamento dei requisiti generati durante la raccolta dei requisiti non rappresentano il vero scopo del progetto.
Sono necessari ulteriori chiarimenti su cosa è incluso nell’ambito del progetto e cosa ne è escluso. (definire l'ambito)
Definisci ambito (gruppo processi di pianificazione)
Il processo di sviluppo di descrizioni dettagliate di progetti e prodotti
Funzione principale: descrivere i confini e i criteri di accettazione di prodotti, servizi o risultati
Selezionare i requisiti finali del progetto dal documento dei requisiti e quindi specificare una descrizione dettagliata del progetto e dei suoi prodotti, servizi o risultati
Dovrebbe essere preparata una dichiarazione dettagliata sull’ambito del progetto sulla base dei principali risultati finali, ipotesi e vincoli documentati durante l’avvio del progetto
È inoltre necessario analizzare la completezza dei rischi, delle assunzioni e dei vincoli esistenti e apportare le necessarie integrazioni o aggiornamenti.
Richiede più iterazioni del processo di definizione dell'ambito (che coinvolge più iterazioni)
accedere
Carta del progetto (requisiti di alto livello)
Contiene una descrizione di alto livello del progetto, delle caratteristiche del prodotto e dei requisiti di approvazione
file di progetto
documento dei requisiti
Vengono identificati i requisiti che dovrebbero essere inclusi nell'ambito
Strumenti e tecniche
analisi dei dati
Analisi delle alternative
il processo decisionale
Analisi decisionale multicriterio
Abilità interpersonali e di squadra
guida
Utilizzare le capacità di facilitazione nei workshop e nei focus group per coordinare le principali parti interessate con aspettative diverse o background professionali diversi per ottenere un consenso interfunzionale sui risultati finali del progetto e sui confini del progetto e del prodotto.
analisi del prodotto
Trasforma le descrizioni dei prodotti di alto livello in risultati tangibili. Le tecniche di analisi del prodotto includono la scomposizione del prodotto, l'analisi del sistema, l'analisi della domanda, l'ingegneria dei sistemi, l'ingegneria del valore, l'analisi del valore, ecc.
produzione
Dichiarazione di ambito (risultati/criteri di accettazione)
Si tratta di una descrizione dell'ambito del progetto, dei principali risultati finali, delle ipotesi e dei vincoli. L'intero ambito è documentato, compreso l'ambito del progetto e del prodotto.
Descrive i risultati finali del progetto in dettaglio e rappresenta il consenso tra le parti interessate del progetto riguardo all'ambito del progetto
Per facilitare la gestione delle aspettative degli stakeholder, la dichiarazione sull’ambito del progetto identifica chiaramente quale lavoro è al di fuori dell’ambito del progetto.
Include quanto segue
Descrizione della gamma di prodotti
Perfezionare progressivamente le caratteristiche del prodotto, del servizio o del risultato descritto nella carta del progetto e nel documento dei requisiti
Prodotti finali
Qualsiasi prodotto, risultato o capacità di servizio unico e verificabile che deve essere prodotto. Include anche risultati accessori come report e documentazione sulla gestione del progetto
Criteri di accettazione
Una serie di condizioni che devono essere soddisfatte prima che un risultato finale possa essere accettato
Esclusioni
Dichiarare chiaramente ciò che è al di fuori dell’ambito del progetto aiuta a gestire le aspettative degli stakeholder e a ridurre lo spostamento dell’ambito.
Creare WBS (gruppo di processi di pianificazione) (struttura di scomposizione del lavoro)
Il processo di scomposizione dei risultati finali del progetto e del lavoro del progetto in componenti più piccoli e più gestibili
Cosa fa questo processo: Fornisce una struttura per ciò che deve essere consegnato
La WBS organizza e definisce l'ambito complessivo del progetto (la dichiarazione dell'ambito del progetto definisce solo l'ambito, non l'ambito organizzativo)
I componenti di livello più basso di una WBS sono chiamati pacchetti di lavoro, che includono il lavoro pianificato
Nel termine struttura di ripartizione del lavoro, il lavoro si riferisce ai prodotti del lavoro o ai deliverable che sono il risultato delle attività, piuttosto che alle attività stesse
Strumenti e tecniche
guasto
Tecniche per dividere progressivamente l'ambito del progetto e i risultati finali del progetto in componenti più piccoli e più gestibili
pacchetto di lavoro
Il componente di livello più basso di una WBS, il cui costo e durata possono essere stimati e gestiti
Creare una WBS significa scomporre l’intero lavoro del progetto in pacchetti di lavoro
cinque fasi di scomposizione
1. Identificare e analizzare i risultati finali e il lavoro correlato
2. Determinare la struttura e il metodo di organizzazione della WBS
3. Raffinato e scomposto strato per strato dall'alto verso il basso.
4. Sviluppare e assegnare codici identificativi ai componenti della WBS
5. Verificare se il grado di scomposizione dei deliverable è appropriato
La forma della struttura della WBS
Considera ogni fase del ciclo di vita del progetto come il secondo livello di scomposizione, con i prodotti e i risultati finali del progetto al terzo livello.
Trattare i risultati finali principali come il secondo livello di scomposizione
Incorporare vari componenti di livello inferiore sviluppati da organizzazioni esterne al team di progetto (come il lavoro in outsourcing)
Quattro cose da notare quando si crea una WBS
Se si utilizzano metodi agili, le storie lunghe possono essere suddivise in storie utente
Diversi deliverable possono essere scomposti in diversi livelli
Non è che più la scomposizione è dettagliata, meglio è. Una scomposizione troppo dettagliata causerà un consumo inefficace degli sforzi di gestione, un uso inefficiente delle risorse, una ridotta efficienza di implementazione del lavoro e causerà anche difficoltà nell’aggregazione dei dati a tutti i livelli della WBS.
I risultati finali o i componenti che verranno completati in futuro potrebbero non essere scomposti al momento (pacchetto di pianificazione) e richiedere una pianificazione continua
quattro principi fondamentali
Principio al 100%.
Avere una persona responsabile chiara
Regola delle 80 ore
Non scomporlo troppo finemente
Come creare una WBS
dall'alto al basso
dal basso verso l'alto
produzione
Base di applicazione
dichiarazione dello scopo del progetto
Ambito del progetto
Principali risultati finali
Criteri di accettazione
Esclusioni di progetti
WBS
pacchetto di lavoro
pacchetto di pianificazione
conto di controllo
È un punto di controllo gestionale (che può essere collegato alle procedure finanziarie dell'organizzazione) in cui ambito, budget, costi effettivi e pianificazione vengono integrati e confrontati con il valore guadagnato per misurare le prestazioni
Ciascun account di controllo può includere uno o più pacchetti di lavoro (o pacchetti di pianificazione), ma un pacchetto di lavoro può appartenere solo a un account di controllo
Benchmark del test delle prestazioni PMB: è composto da benchmark dell'ambito, benchmark della pianificazione e benchmark dei costi.
Dizionario WBS
Documenti che descrivono in dettaglio i risultati finali, le attività e le informazioni sullo stato di avanzamento per ciascun componente della WBS
Ambito di convalida (gruppo di processi di monitoraggio)
Il processo di accettazione formale dei risultati finali del progetto completato da parte del cliente o dello sponsor
Cosa fa questo processo: Aumenta la probabilità di accettazione del prodotto, servizio o risultato finale accettando ogni risultato finale
accedere
Risultati verificati
Risultati finali che sono stati completati e verificati come corretti dal processo di controllo qualità
Strumenti e tecniche
Ispezione (revisione, revisione del prodotto, ispezione)
Condurre attività come misurazione, revisione e convalida per determinare se il lavoro e i risultati finali soddisfano i requisiti e i criteri di accettazione del prodotto
produzione
Risultati finali per l'accettazione
I risultati finali che soddisfano i criteri di accettazione dovrebbero essere formalmente approvati dal cliente o dallo sponsor
Dovrebbe essere ottenuta dal cliente o dallo sponsor la documentazione formale che attesti l'accettazione formale dei risultati finali del progetto da parte delle parti interessate
richiesta di modifica
Se l'accettazione fallisce, le fasi di elaborazione sono 1. Registrare (comprendere) il motivo 2. Seguire il processo di modifica per rimediare al difetto;
Ambito di controllo (gruppo di processi di monitoraggio)
Monitorare lo stato dell'ambito del progetto e del prodotto e gestire il processo di modifica della baseline dell'ambito
effetto
Mantenere la linea di base dell'ambito durante tutto il progetto
Garantire che tutte le richieste di modifica, le azioni correttive e le azioni preventive vengano elaborate attraverso l'implementazione del processo di controllo delle modifiche complessivo
Strumenti e tecniche
Analisi della deviazione
Utilizzato per confrontare un valore di riferimento con i risultati effettivi per determinare se la deviazione rientra in un intervallo di valori critici o se è necessaria un'azione correttiva o preventiva
analisi delle tendenze
Progettato per esaminare i cambiamenti nelle prestazioni del progetto nel tempo per determinare se le prestazioni stanno migliorando o peggiorando
Determinare la causa e l'entità delle deviazioni dall'ambito di base e decidere se è necessario intraprendere azioni correttive o preventive sono compiti importanti del controllo dell'ambito del progetto.
scorrimento dell'ambito
Mancato adeguamento dei tempi, dei costi e delle risorse ed espansione incontrollata dell'ambito del prodotto o del progetto
placcato oro
L'ambito si insinua all'interno della squadra
Il personale di progetto svolge attività di progetto che non risolvono problemi reali e non hanno valore applicativo per soddisfare i clienti.
scorrimento dell'ambito
L'ambito si sposta per ragioni esterne alla squadra
Si riferisce a clienti che propongono costantemente piccole e impercettibili modifiche all’ambito. Se non controllate, l’accumulo causerà una grave deviazione del progetto dall’ambito di base stabilito, portando alla perdita di controllo e al fallimento del progetto.
Se si è verificato uno spostamento dell'ambito, le modifiche errate devono essere interrotte e il processo di modifica rivisto. Se il processo di modifica non viene approvato, le modifiche errate devono essere annullate.