マインドマップギャラリー 東京・大阪勉強会FBまとめ
東京・大阪勉強会FBまとめに関するマインドマップです, メインコンテンツ:実歩さん対応, 運営, 当日受付まわり, 備品, 会場手配.この図では、勉強会の準備に関する情報、会場手配、参加者向けの価値提供、イベント当日の進行方法が整理されています。また、勉強会に必要な設備やサポート体制、参加者への対応方法についても示されています。
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東京・大阪勉強会FBまとめ
会場手配
会場で、貼り紙可能な場所を確認しておく
会場までの道案内を立てる場合は、事前に許可申請が必要な場合もある。必要な手続きを行う。
ハンガーラックなど、大きな備品は邪魔になることもある。 不要なものは撤去していただけるよう事前に確認する。
ゴミ回収の範囲(生ごみ・ペットボトルNGなどの詳細)を確認しておく。
ケータリングは紅茶を飲まれる方が多い印象
備品
PC
サブのPCを接続すると、裏でPCを使えるのでよい。
今後も、運営サポートからPCを募る
実歩さんのPCはモニターの返しに使った
棒状のマグネット20本
会場によってテープでの貼付がNGの場合もあるため
大きめのものを用意しておくと、使う個数が減って片付けも効率化
養生テープを多数用意しておく
複数人が持っていくことを考慮して
白・茶色・緑など何色かあると現場に合わせて対応しやすそう
粘着力の高い参加者の名前シール
個人情報の書かれたシールを落とす可能性
席札にしてもよかったかも
人数分のスタッフバッジ
配送があることを想定し、ゆうパック・ヤマトなどの伝票を用意しておく
運営
手順書の必要性
細部の業務に関しても(当日のメールへの返信など)
ブリーフィングの徹底
別対応などでブリーフィングに参加できず、共有できていないことがあった
フォトスポット
ディレクター(クリエイティブ担当者)が必要
フォトスポットの設営に大きな労力をかけない
いったん仕様を決定し、同じものを使いまわす・同じ設定にするなど
大阪では設定とリハーサルに時間がかかりすぎた。
グレーの背景はSNSでは映えない
当日のスタッフのしおりや進行表の管理
会場外(お手洗いなど)でも置きっぱなしになっているケースがあった。
個人情報も掲載されており、取り扱いに注意が必要
実歩さん登場時のドアオープン
音楽が聞こえない可能性を考慮し、ドアの内外にスタッフを配置して、内側のスタッフがタイミングにあわせて開ける・ドアをノックするなど工夫する。
マイク回し
マイク回しの際、実歩さんから予め「マイク」と仰っていただけると、マイク担当も分かりやすくスムーズ
マイクをお渡した後の立ち位置に注意する。写真カメラ、スマホ動画だけでなくアーカイブ用カメラからの視線を確認して立ち位置を工夫する。
空調の微調整が必要。登壇者と参加者とで体感が異なることもあるため、細かな調整が必要。
当日受付まわり
受付メンバーでのブリーフィングも必要
差し入れ
実歩さんがお礼をお伝えすることを前提に、差し入れいただいたものは必ずフルネーム(同姓同名も考慮して漢字など)でお受けする
運営チーム内での共有を徹底する
差し入れをまとめて入れる紙袋などを用意し、他の荷物と一緒にならないようにする
受付
受付への導線も考慮する。
狭い通路に誘導させるような導線の場合、別の方面へ誘導する受付も設けるなど分散させる工夫をする。
受付後のお席へのご案内
遅れてきた方への対応
空いている席を、メッセンジャーで共有しておくと、ご案内しやすい。
お席まで行って、両隣にお声かけ、椅子を引いて座っていただくまでサポート
受付作業を行う者以外に問い合わせ担当を設ける
荷物の整理
事務用品、受付時に使用する備品など、美しくまとめておく。そのために紙袋などを用意しておく。
参加者の荷物と混ざらないよう、囲うなど分かりやすく明示する。
実歩さん対応
専属を1名付ける。
帰りのタクシーの手配