Contratti, ordini di acquisto, memorandum of agreement (MOA), accordi sul livello di servizio (SLA)

Appaltatori, fornitori, prestatori di servizi, fornitori

Proprietari di prodotti finali, subappaltatori, agenzie acquirenti, richiedenti di servizi, acquirenti

includere

Garantire che il contratto descriva adeguatamente i prodotti, i servizi o i risultati che il venditore dovrà fornire e sia conforme alle leggi e ai regolamenti in materia di appalti

1. I cicli di vita dei diversi contratti possono iniziare e terminare in qualsiasi fase del ciclo di vita del progetto 2. La relazione acquirente-venditore è la relazione tra l'organizzazione acquirente e un'organizzazione esterna e può esistere a molti livelli del progetto

Spiegare come gestire l'ambito di lavoro del contraente durante la fase di attuazione del progetto

Contiene gli standard di settore e le linee guida che il progetto deve seguire

Standard e linee guida

Includere informazioni su quali risorse devono essere acquistate o noleggiate, nonché eventuali ipotesi o vincoli che potrebbero influenzare l'approvvigionamento

Dovrebbero essere preparati una dichiarazione di lavoro (SOW) e uno schema di lavoro (TOR) per il lavoro noto nell'ambito del progetto per vedere quale WBS deve essere esternalizzata

documento dei requisiti

Matrice di monitoraggio dei requisiti

Elenco delle tappe fondamentali

Requisiti di risorse

Il team di progetto invia gli ordini di lavoro

registro dei rischi

Registro delle parti interessate

Compreso l'esame delle condizioni del settore e delle capacità specifiche del venditore

Utilizzato per determinare se un pezzo di lavoro o un risultato finale è meglio completato dal team di progetto stesso o deve essere acquistato esternamente

tecnologia

Novità nella quarta edizione

1. costo più basso

2. Solo qualifiche

3. Punteggio basato sulla qualità o sulla soluzione tecnica

4. In base alla qualità e al costo

5. unica fonte

6. budget fisso

1. Come coordinare l'approvvigionamento con altre attività del progetto, come la formulazione e il controllo della pianificazione del progetto

2. Calendario per lo svolgimento di importanti attività di procurement

3. Metriche di approvvigionamento utilizzate per gestire i contratti

4. Ruoli e responsabilità delle parti interessate relative all'approvvigionamento e, se la Performing Organization dispone di un dipartimento di approvvigionamento, autorità e limitazioni del team di progetto

5. Vincoli e presupposti che possono influenzare le attività di approvvigionamento

6. Giurisdizione e valuta di pagamento

7. Se sia necessario preparare una stima indipendente (offerta base) e se debba essere utilizzata come criterio di valutazione

8. Questioni di gestione del rischio, compresi i requisiti per garanzie di buona esecuzione o contratti assicurativi per mitigare determinati rischi del progetto

9. Venditore prequalificato da utilizzare (se presente)

Prendi tempo

I metodi di consegna del progetto, i tipi di accordi giuridicamente vincolanti e il modo in cui verrà portato avanti l'appalto durante la fase di appalto dovrebbero essere stabiliti nella strategia di appalto

dettagli

secondo

contenuto

Schema di lavoro (TOR)

effetto

Fattori da considerare quando si sceglie un venditore

Classificazione

Sviluppato dall'acquirente, che dovrebbe specificare il formato della risposta, la relativa dichiarazione di lavoro dell'appalto e i termini contrattuali richiesti

Dovrebbe consentire ai potenziali venditori di fornire facilmente una risposta accurata e completa (perché il venditore possa preparare i documenti di risposta) e dovrebbe anche essere facile per l'acquirente valutare la risposta del venditore.

Il livello di complessità e dettaglio dovrebbe essere commisurato al valore dell’appalto e ai rischi associati

Utilizza l'analisi make-or-buy per determinare se un particolare lavoro è meglio svolto internamente dal team di progetto o se deve essere acquistato da fonti esterne.

La tua stima (offerta base)

Per acquisti più grandi, l'organizzazione acquirente può preparare una propria stima indipendente o assumere uno stimatore professionista esterno per produrre una stima dei costi e utilizzarla come punto di riferimento rispetto al quale valutare l'offerta del venditore.

Discrepanze significative tra il preventivo del venditore e la baseline stimata possono indicare che la dichiarazione di lavoro di appalto è errata o poco chiara, o che il potenziale venditore ha frainteso o non ha risposto completamente alla dichiarazione di lavoro di appalto.

Criteri di valutazione delle offerte (indicati nei documenti di gara)

includere

Questi criteri fanno parte di un sistema di ponderazione in base al quale tutte le proposte vengono classificate con un punteggio ponderato al fine di determinare l'ordine delle trattative e la conclusione di un contratto con un particolare venditore

Aggiornato per documentare eventuali lezioni apprese relative a normative e conformità, raccolta dati, analisi dei dati e analisi di selezione dei fornitori

Un elenco di traguardi chiave che indicano quando il venditore deve fornire risultati

Requisiti tecnici che il venditore deve soddisfare

Requisiti di rilevanza contrattuale e legale, quali salute, sicurezza, prestazioni, ambiente, assicurazioni, proprietà intellettuale, pari opportunità di lavoro, licenze, permessi e altri requisiti non tecnici

Collegare i requisiti del prodotto dalla fonte ai risultati finali che soddisfano i requisiti

Dipende dall'organizzazione del venditore, dalla durata del contratto, dall'ambiente esterno, dal metodo di consegna del progetto, dal tipo di contratto scelto e dal prezzo finale concordato

Qualsiasi venditore selezionato comporta rischi particolari

Aggiornamento per registrare eventuali informazioni aggiuntive sulle parti interessate, in particolare autorità di regolamentazione, firmatari del contratto e personale legale

Data la natura giuridica dell'appalto, i contenuti della tabella di cui sopra non devono essere considerati come descrizioni prescrittive, ma piuttosto come una descrizione generale della tipologia e del contenuto dei documenti necessari per guidare l'attuazione della procedura di appalto. I requisiti organizzativi, ambientali e legali determineranno il tipo e il contenuto della documentazione specificamente richiesta per il progetto

Descrivere come verrà gestito l'ambito del lavoro, compreso l'ambito del lavoro di cui è responsabile il venditore

Descrivere come i requisiti verranno analizzati, documentati e gestiti. Può anche includere il modo in cui il venditore gestirà i requisiti che dovrebbero essere implementati ai sensi dell'accordo

Descrivere come avviene la comunicazione tra acquirenti e venditori

I componenti di un piano di gestione del progetto che descrivono come verranno pianificate e implementate le attività di gestione del rischio del progetto

Contiene le attività che dovrebbero essere svolte durante il processo di approvvigionamento

Definisce quali elementi di configurazione sono elementi di configurazione, quali elementi di configurazione richiedono il controllo formale delle modifiche e il processo di controllo delle modifiche per questi elementi di configurazione

Includere il modulo e il processo del venditore per condurre la gestione della configurazione in modo che sia coerente con l'approccio adottato dall'acquirente

Include il budget per condurre l'appalto, i costi per gestire il processo di approvvigionamento e i costi per gestire il venditore

documento dei requisiti

Programma del progetto

registro dei rischi

Registro delle parti interessate

Registro delle lezioni apprese

I documenti di appalto sono una varietà di documenti scritti utilizzati per raggiungere accordi legali, che possono includere documenti più vecchi precedenti all'inizio del progetto attuale

1. Documenti di offerta

2. Dichiarazione di lavoro d'acquisto

3. stima dei costi indipendente

4. Criteri di selezione dei fornitori

È la comunicazione con utenti o potenziali utenti su prodotti, servizi o risultati.

Espandi l'elenco esistente di potenziali venditori

Garantire che tutti i potenziali offerenti abbiano una comprensione chiara e coerente dei requisiti di appalto Comprendere e garantire che nessun offerente riceverà un trattamento speciale

Le domande e le risposte sollevate durante l'incontro (l'interrogante non ha bisogno di registrarle), i suggerimenti e altri contenuti verranno registrati e raccolti in documenti e infine utilizzati come documenti integrativi ai documenti di gara.

Valutare le proposte per determinare se rispondono in modo completo e adeguato ai documenti di gara, alla dichiarazione di lavoro di appalto, ai criteri di selezione dei fornitori e ad altri documenti inclusi nel pacchetto di gara

definizione

segno di fine

Negoziatore

L'offerente ritenuto il più competitivo nella valutazione della proposta o nella valutazione dell'offerta

definizione

effetto

1. Dichiarazione di lavoro o risultati chiave dell'appalto

2. Una pianificazione, un'attività cardine o una data specificata in una pianificazione

3. rapporto sulle prestazioni

4. Prezzi e termini di pagamento

5. Criteri di ispezione, qualità e accettazione

6. Garanzia e supporto successivo al prodotto

7. incentivi e punizioni

8. Assicurazioni e cauzioni

9. Approvazione dei subappaltatori subordinati

10. Termini generali e condizioni

11. Elaborazione della richiesta di modifica

12. Disposizioni di risoluzione e risoluzione alternativa delle controversie

I requisiti del progetto possono cambiare a seconda dei requisiti del venditore

Il venditore può proporre standard di qualità alternativi o soluzioni alternative che incidono sui metodi di gestione della qualità specificati nel piano di gestione della qualità

Dopo aver selezionato un venditore, il piano di gestione della comunicazione deve essere aggiornato per registrare le esigenze e le modalità di comunicazione del venditore.

Ogni accordo e venditore presenta rischi unici che richiederanno un piano di gestione del rischio aggiornato e i rischi specifici dovrebbero essere registrati in un registro dei rischi

Potrebbe essere necessario aggiornare il piano di gestione degli appalti in base all'esito della negoziazione e della firma del contratto

La struttura di scomposizione del lavoro del progetto e i risultati finali nell'ambito di base devono essere esplicitamente considerati durante l'esecuzione delle attività di approvvigionamento

Questo processo può comportare modifiche a uno o tutti i risultati finali

Se le modifiche ai risultati finali del venditore influiscono sulla prestazione complessiva della pianificazione del progetto, potrebbe essere necessario aggiornare e approvare la pianificazione di base per riflettere le aspettative attuali

Durante la consegna del progetto, i prezzi dei materiali e della manodopera dell'appaltatore possono cambiare frequentemente a seconda dell'ambiente economico esterno e tali cambiamenti devono riflettersi nella baseline dei costi.

Documentare le sfide incontrate durante l'implementazione dell'appalto, le possibili soluzioni alternative e cosa ha funzionato

Requisiti tecnici che il venditore deve soddisfare

Requisiti di rilevanza contrattuale e legale, quali salute, sicurezza, prestazioni, ambiente, assicurazioni, proprietà intellettuale, pari opportunità di lavoro, licenze, permessi e altri requisiti non tecnici

Poiché i fornitori sono integrati nel piano di progetto, potrebbe essere necessario apportare modifiche al registro dei requisiti e alla matrice di tracciamento in base alle capacità del fornitore specifico.

Potrebbe essere necessario aggiornare i calendari delle risorse relativi al programma in base alla disponibilità del venditore

Dipende dall'organizzazione del venditore, dalla durata del contratto, dall'ambiente esterno, dal metodo di consegna del progetto, dal tipo di contratto scelto e dal prezzo finale concordato

Ciascun venditore selezionato comporta rischi particolari e durante il processo di firma del contratto dovrebbero essere apportate modifiche al registro dei rischi per riflettere i rischi specifici comportati da ciascun venditore

Contiene tutti i dettagli relativi alle parti interessate identificate, il registro delle parti interessate deve essere aggiornato dopo aver stipulato un accordo con un venditore specifico

Descrivere come verranno analizzati, documentati e gestiti i requisiti dell'appaltatore

Descrivere come sono strutturate e implementate le attività di gestione del rischio avviate dal venditore

Specifica le attività che devono essere svolte nel controllo del processo di approvvigionamento

Contiene informazioni su come gestire le modifiche avviate dal venditore

Se lo slittamento della pianificazione del venditore influisce sulla prestazione complessiva della pianificazione del progetto, potrebbe essere necessario aggiornare e approvare la pianificazione per riflettere le aspettative attuali

Registro ipotetico

Registro delle lezioni apprese

documento dei requisiti

Matrice di monitoraggio dei requisiti

Elenco delle tappe fondamentali

rapporto di qualità

registro dei rischi

Registro delle parti interessate

Se l'acquirente e il venditore non riescono a concordare un compenso per la modifica, o non sono d'accordo sulla necessità o meno di apportare la modifica, la modifica richiesta diventa una modifica contestata o una potenziale modifica costruttiva.

Le modifiche sopra contestate sono chiamate reclami

Se non risolti adeguatamente, possono diventare controversie e alla fine portare a rimostranze

Misurare, confrontare e analizzare la qualità, le risorse, la pianificazione e le prestazioni in termini di costi rispetto all'accordo per rivedere le prestazioni del lavoro contrattuale (revisionare le prestazioni del venditore)

Calcola gli scostamenti di pianificazione e costo e gli indici di prestazione di pianificazione e costo per determinare il grado di deviazione dagli obiettivi

Può essere utilizzato per preparare le stime al completamento (EAC) sulla prestazione dei costi per determinare se la prestazione sta migliorando o peggiorando

Si riferisce alla revisione strutturata del lavoro svolto dall'appaltatore da parte dell'acquirente, che può comportare una semplice revisione dei risultati finali o una revisione in loco del lavoro stesso

Revisione strutturata del processo di approvvigionamento

L'acquirente, solitamente tramite il proprio amministratore autorizzato agli acquisti, fornisce al venditore formale comunicazione scritta dell'avvenuta conclusione del contratto.

Chiudi richiesta

Il team di gestione del progetto dovrebbe approvare tutti i risultati finali prima di chiudere l'appalto

L'intera pianificazione utilizzata per supportare il contratto, le modifiche contrattuali proposte ma non approvate e le richieste di modifica approvate

Documentazione tecnica preparata dal venditore e altre informazioni sulle prestazioni lavorative quali: stato dei risultati finali, rapporti e garanzie sulle prestazioni del venditore, documenti finanziari (comprese fatture e registrazioni di pagamento) e risultati delle ispezioni relative al contratto

definizione

Le modifiche proposte ma irrisolte possono includere istruzioni impartite dall'acquirente o azioni intraprese dal venditore che l'altra parte ritiene costituiscano una modifica costruttiva al contratto.

Poiché le modifiche costruttive possono essere contestate tra le parti e dar luogo a rivendicazioni da parte di una parte contro l'altra, le modifiche costruttive dovrebbero generalmente essere specificatamente identificate e documentate nella corrispondenza del progetto.

Ogni accordo e venditore presenta rischi unici e, se durante l'esecuzione del contratto si verifica un rischio significativo imprevisto, potrebbe essere necessario aggiornare il piano di gestione del rischio

I rischi specifici dovrebbero essere registrati in un registro dei rischi

Contiene attività che devono essere svolte durante il processo di approvvigionamento e potrebbero richiedere aggiornamenti al piano di gestione degli appalti in base all'esecuzione del lavoro svolto dal venditore

Se il venditore apporta modifiche significative alla pianificazione che incidono sulla prestazione complessiva della pianificazione del progetto, potrebbe essere necessario aggiornare e approvare la pianificazione di base per riflettere le aspettative attuali

Gli acquirenti dovrebbero essere consapevoli dei ritardi nei progressi di un venditore, che potrebbero avere effetti a catena sul lavoro di altri venditori

Durante la consegna del progetto, i prezzi dei materiali e della manodopera dell'appaltatore possono cambiare frequentemente a seconda dell'ambiente economico esterno e tali cambiamenti devono riflettersi nella baseline dei costi.

Documentare e aggiornare tecniche e misure in grado di mantenere e correggere efficacemente l'ambito, la pianificazione e il costo del lavoro di approvvigionamento

Se un sinistro si è già verificato, le informazioni rilevanti dovrebbero essere registrate per evitare che si ripeta, così come altre informazioni su come migliorare il processo di appalto.

Man mano che il lavoro dell'appaltatore procede, i requisiti in termini di risorse devono cambiare quando l'esecuzione del lavoro non soddisfa il piano originale.

Aggiornare la matrice di tracciamento dei requisiti per registrare i requisiti implementati

Dipende dall'organizzazione del venditore, dalla durata del contratto, dall'ambiente esterno, dal metodo di consegna del progetto, dal tipo di contratto selezionato e dal prezzo finale concordato

Ogni venditore selezionato comporta rischi particolari

Man mano che il lavoro avanza durante la fase di esecuzione, appaltatori e fornitori possono cambiare e le modifiche dovrebbero essere registrate nel registro delle parti interessate

Alcuni venditori potrebbero essere squalificati e rimossi dall'elenco a causa delle scarse prestazioni, pertanto questo elenco dovrebbe essere aggiornato in base ai risultati del processo di controllo degli appalti