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Esame software avanzato Capitolo 4 Gestione complessiva del progetto
La gestione complessiva del progetto è il capitolo 4 dell'esame software avanzato "Tutorial sul Project Manager del sistema informativo". Descrive come condurre la gestione complessiva del progetto dagli aspetti della formulazione della carta del progetto, della formulazione del piano di gestione del progetto, della guida e della gestione dell'esecuzione del progetto, del monitoraggio del lavoro del progetto, dell'implementazione del controllo generale delle modifiche e della chiusura del progetto.
Modificato alle 2022-06-28 13:44:06
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Esame software avanzato Capitolo 4 Gestione complessiva del progetto
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Capitolo 4 Gestione complessiva del progetto
Sviluppare la carta del progetto
La carta del progetto viene emessa esternamente dall'organizzazione che realizza il progetto. Dopo l'emissione della carta del progetto, viene stabilito il collegamento tra il progetto e il lavoro quotidiano dell'organizzazione.
Cosa comprende la carta del progetto
Scopo del progetto o motivo dell'approvazione del progetto
Obiettivi del progetto misurabili e criteri di successo associati
Requisiti generali del progetto
Descrizione generale del progetto
Principali rischi del progetto
Programma complessivo delle tappe fondamentali
bilancio complessivo
Requisiti per l'approvazione del progetto (quali criteri verranno utilizzati per valutare il successo del progetto, chi trarrà conclusioni sul successo del progetto e chi firmerà la fine del progetto)
Responsabile del progetto delegato e sue responsabilità e autorità
Il nome e l'autorità dello sponsor o di altra persona che ha approvato la carta del progetto
Base per lo sviluppo della carta del progetto
protocollo
Gli accordi possono assumere molte forme, inclusi contratti, memorandum d'intesa, accordi sulla qualità del servizio, lettere di accordo, lettere di intenti, accordi orali, e-mail o altri accordi scritti
Quando si lavora su progetti per clienti esterni, vengono utilizzati i contratti
Dichiarazione di lavoro del progetto
Una dichiarazione di lavoro è una descrizione scritta dei prodotti o servizi che devono essere forniti dal progetto.
Per i progetti interni, lo sponsor o lo sponsor del progetto fornisce una dichiarazione di lavoro basata sulle esigenze aziendali, sui requisiti del prodotto o del servizio
Esigenze aziendali: le esigenze aziendali di un'organizzazione possono essere basate su esigenze di formazione, richieste di mercato, progressi tecnologici, requisiti legali o standard governativi
Dichiarazione sull'ambito del prodotto: un documento che documenta i requisiti e le caratteristiche del prodotto o servizio creato dal progetto
Piano strategico: tutti i progetti dovrebbero supportare gli obiettivi strategici dell’organizzazione
caso aziendale
Un business case o un documento simile può fornire le informazioni necessarie da un punto di vista commerciale per decidere se vale la pena investire nel progetto.
Domanda del mercato: ad esempio, in risposta a una carenza di benzina, una casa automobilistica approva un progetto di sviluppo di un nuovo corso
Esigenza organizzativa: ad esempio, per aumentare le entrate, una società di formazione approva un nuovo progetto di sviluppo del corso
Richiesta del cliente: ad esempio, per fornire energia a un nuovo parco industriale, una società elettrica approva un progetto di costruzione di una nuova sottostazione.
Progressi tecnologici: ad esempio, dopo i progressi nell'archiviazione dei computer e nell'elettronica, un'azienda di elettronica approva un progetto per sviluppare laptop più veloci, più economici e più piccoli
Requisiti legali: ad esempio, una fabbrica di prodotti vernicianti approva un progetto per preparare linee guida per la gestione di sostanze tossiche
Impatto ecologico: se un'azienda implementa un progetto per ridurre il proprio impatto sull'ambiente
Bisogni sociali: ad esempio, in risposta a frequenti epidemie di influenza, una ONG di un paese in via di sviluppo approva un progetto per sviluppare un vaccino antinfluenzale.
Un business case può essere preparato sulla base di uno o più motivi
fattori del contesto imprenditoriale
La cultura e la struttura organizzativa dell'organizzazione o dell'azienda
Standard governativi o di settore (come norme e regolamenti del dipartimento di gestione, standard di prodotto, standard di qualità e standard di processo)
Infrastruttura (come l'infrastruttura software e hardware esistente)
Risorse umane esistenti (ad esempio competenze, competenze e conoscenze)
Gestione del personale (come linee guida per l'assunzione e il licenziamento, valutazioni delle prestazioni dei dipendenti e registri della formazione)
Sistema di approvazione del lavoro aziendale
prospettive di mercato
Tolleranza al rischio degli stakeholder del progetto
Database aziendali (come dati di stima dei costi standard, informazioni sulla ricerca sui rischi del settore e database sui rischi)
Sistemi informativi di gestione del progetto (come strumenti software di gestione della pianificazione, sistemi di gestione della configurazione, ecc.)
Devono essere considerati tutti i fattori e i sistemi organizzativi e ambientali che esistono attorno al progetto e che hanno un impatto sul suo successo
asset dei processi organizzativi
Le procedure dell'area di processo utilizzate dall'organizzazione per svolgere il proprio lavoro
Processi standard dell'organizzazione, come standard, politiche; ciclo di vita del software e ciclo di vita del progetto, nonché politiche e procedure di qualità
Principi guida standard, istruzioni di lavoro, definizione di criteri di valutazione e criteri di valutazione degli effetti dell'implementazione
modello
Principi guida e criteri per modificare i processi standard dell'organizzazione per soddisfare le esigenze specifiche del progetto
Requisiti di comunicazione organizzativa
Linee guida o requisiti per la chiusura del progetto
procedure di controllo finanziario
Determinare le procedure di gestione dei problemi e dei difetti per il controllo dei problemi e dei difetti, l'identificazione e la risoluzione dei problemi e dei difetti e il monitoraggio delle azioni
procedure di controllo del cambiamento
procedure di controllo del rischio
Procedura di approvazione e rilascio del nulla osta ai lavori
Base di conoscenza complessiva per l'archiviazione e il recupero delle informazioni dell'organizzazione
Database di misurazione del processo, utilizzato per raccogliere e fornire dati misurati di processo e prodotto
Archivi di progetto (come ambito, costi, pianificazione e linee di base di qualità, linee di base di misurazione delle prestazioni, calendario del progetto, diagramma di rete della pianificazione del progetto, registro dei rischi, azioni di risposta pianificate, conseguenze del rischio identificate)
Informazioni storiche e base di conoscenza delle lezioni
Database di gestione dei problemi e dei difetti, incluso lo stato dei problemi e dei difetti, le informazioni di controllo, la risoluzione dei problemi e dei difetti e i risultati delle azioni
Base di conoscenza sulla gestione della configurazione, comprese le versioni e le linee di base di tutti gli standard aziendali formali, le politiche, le procedure e tutti i documenti di progetto
Database finanziario, comprese informazioni quali ore lavorate, spese sostenute, budget ed eventuali superamenti dei costi del progetto
giudizio esperto
Il giudizio degli esperti viene spesso utilizzato per valutare le basi necessarie per sviluppare una carta di progetto
Altre unità all'interno dell'organizzazione esecutiva
società di consulenza
Forti connessioni tra cui clienti o sponsor
associazioni professionali e tecniche
Gruppi di settore
Fonti di conoscenza per il giudizio esperto
Metodo di selezione del progetto
Lo scopo dei metodi di selezione dei progetti è determinare quale progetto seleziona un'organizzazione
Metodi di misurazione dei benefici, come metodi comparativi, modelli di punteggio, contributo ai benefici o modelli economici
Modelli di dati che utilizzano algoritmi di programmazione lineare, non lineare, dinamica, intera o multi-obiettivo
Due grandi categorie di metodi
Le considerazioni finanziarie sono considerazioni importanti nel processo di selezione del progetto e i tre principali metodi di valutazione del valore finanziario sono i seguenti:
Metodo 1: analisi del valore attuale netto
L'analisi del valore attuale netto converte tutti i futuri afflussi e deflussi di cassa attesi in valori attuali per calcolare i guadagni e le perdite monetarie nette previste di un progetto
Se il valore finanziario è il parametro principale per la selezione dei progetti, allora dovrebbero essere presi in considerazione solo i progetti con un valore attuale netto positivo
Un valore attuale netto positivo significa che il reddito del progetto supererà il costo del capitale, cioè il potenziale reddito di altri investimenti di capitale.
Se tutti gli altri indicatori sono uguali, la priorità dovrebbe essere data ai progetti con un valore attuale netto elevato
Determinare i flussi di cassa in entrata e in uscita del progetto. I flussi di cassa in entrata sono indicati sotto forma di entrate del progetto, mentre i flussi di cassa in uscita sono forniti sotto forma di input di costo del progetto.
Il flusso di cassa annuale viene calcolato sottraendo i costi annuali dal reddito annuale.
Seleziona il tasso di sconto. Il tasso di sconto si riferisce al tasso di recupero dell'investimento più basso accettabile, noto anche come tasso di rendimento richiesto, tasso di screening o costo opportunità di capitale, ecc.
Calcolare il valore attuale netto VAN, t rappresenta la durata del flusso di cassa, A rappresenta il flusso di cassa annuale e r è il tasso di sconto
Metodo 2: analisi del tasso di rendimento dell'investimento
Il ROI è il reddito netto diviso per l'importo investito
Ad esempio, se investi $ 100 oggi e il valore aumenta a $ 110 l'anno successivo, il tasso di rendimento dell'investimento è (110-100)/100, ovvero 0,10 o 10%.
Quando si calcola il ritorno sull’investimento per un progetto pluriennale, è meglio scontare sia i guadagni che l’investimento
Formula: ROI=(reddito scontato totale-costo scontato totale)/costo attualizzato
Maggiore è il ROI, meglio è
Metodo tre: analisi del periodo di recupero dell'investimento
L'analisi del periodo di ammortamento è un altro importante strumento di analisi finanziaria utilizzato nel processo di selezione del progetto.
Il periodo di ammortamento è il tempo necessario affinché l’investimento netto venga compensato dai flussi di cassa netti in entrata.
L'analisi del periodo di ammortamento serve a determinare quanto tempo occorrerà affinché i benefici cumulativi superino i costi cumulativi e i costi successivi.
Il recupero è completo quando la differenza tra ricavi e costi attualizzati cumulativi inizia a essere maggiore di 0
Riunione di avvio del progetto
Determinare gli obiettivi della riunione
Prepararsi prima della riunione
Identificare e informare le persone presenti alla riunione
Identificare gli argomenti principali dell’incontro
Prendi buoni appunti
Cinque aspetti da affrontare bene nel kick-off meeting del progetto
Obiettivi di progetto
Distinguere tra obiettivi di risultato e obiettivi di vincolo
Gli obiettivi di vincolo dovrebbero lasciare il posto agli obiettivi di risultato
Distinguere tra fini e mezzi
Non fissare obiettivi non quantificabili o irraggiungibili
Non distogliere gli sforzi dei project manager
tecnologia di guida
Le tecniche di facilitazione possono essere utilizzate per guidare lo sviluppo di un project charter
Brainstorming, gestione dei conflitti, risoluzione dei problemi e gestione delle riunioni sono tutte tecniche chiave che i facilitatori possono utilizzare per aiutare i team e gli individui a completare le attività del progetto.
Sviluppare il piano di gestione del progetto
Il piano di gestione del progetto include
Vari processi di gestione del progetto selezionati dal team di gestione del progetto
Il livello di implementazione di ciascun processo selezionato
Una descrizione degli strumenti e delle tecniche utilizzate per implementare questi processi
Modi e mezzi per utilizzare processi selezionati nella gestione di progetti specifici, comprese le dipendenze e le interazioni tra processi, nonché prove e risultati importanti
Le modalità e i metodi di lavoro eseguiti per raggiungere gli obiettivi del progetto
Modi e metodi per monitorare i cambiamenti
Modi e metodi per implementare la gestione della configurazione
Modi e mezzi per utilizzare i parametri di misurazione delle prestazioni di implementazione e mantenere l'integrità
Esigenze e tecniche di comunicazione tra gli stakeholder del progetto
Ciclo di vita del progetto selezionato e fasi del progetto per progetti multifase
Una revisione critica del contenuto, della portata e dei tempi da parte del senior management per accelerare la risoluzione delle questioni in sospeso e delle decisioni in sospeso
Sviluppare il processo di pianificazione della gestione del progetto
Il processo di sviluppo di un piano di gestione del progetto include la documentazione delle azioni necessarie per identificare, coordinare e integrare tutte le parti del piano
Il piano di Project Management è la fonte di base di informazioni su come il progetto verrà pianificato, eseguito, monitorato e chiuso.
Base per lo sviluppo del piano di gestione del progetto
Carta del progetto: il contenuto della carta del progetto dipende dalla complessità del progetto e dalla quantità di informazioni ottenute.
Output da altri processi
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
Sistema di gestione delle informazioni di progetto
Un sistema informativo di gestione del progetto è costituito da strumenti e tecniche utilizzati per riassumere, sintetizzare e diffondere i risultati dei processi di gestione del progetto
Un sistema informativo di project management si divide principalmente in: sistema di pianificazione e sistema di controllo
sistema di gestione della configurazione
È un sottosistema dell'intero sistema informativo di gestione del progetto
Documentare e segnalare ogni modifica e il suo stato di implementazione
Comunemente utilizzato è SVN
sistema di controllo del cambiamento
La raccolta di processi formalmente documentati per determinare le modalità, i mezzi e i metodi per controllare, modificare e approvare i risultati finali e i documenti del progetto.
Il sistema di controllo delle modifiche è un sottosistema del sistema di gestione della configurazione
Dirigere e gestire l'esecuzione del progetto
Attività incluse nell'esecuzione del progetto
Svolgere attività per raggiungere gli obiettivi del progetto
Spendere impegno e denaro per raggiungere gli obiettivi del progetto
Fornire personale, formare e gestire i membri del team di progetto assegnati al progetto
Ottenere preventivi, offerte, offerte o proposte caso per caso
Confronta i potenziali venditori e seleziona il venditore
Acquisire, gestire e utilizzare risorse, inclusi materiali, strumenti, attrezzature e strutture
Implementare le metodologie e gli standard pianificati
Creare, controllare, verificare e convalidare i risultati finali del progetto
Gestire i rischi e implementare attività di risposta al rischio
Gestisci i venditori
Incorporare le modifiche approvate nell’ambito, nel piano e nel contesto del progetto
Stabilire e gestire i canali di comunicazione del progetto all'interno e all'esterno del team di progetto
Raccogli i dati del progetto e segnala costi, pianificazione, prestazioni tecniche e di qualità e informazioni sullo stato per facilitare la previsione
Raccogliere e documentare le lezioni apprese e implementare attività di miglioramento dei processi approvate
Elementi che devono essere implementati
Azioni correttive approvate in modo che i risultati attesi dall'implementazione del progetto rimangano coerenti con i requisiti del piano di gestione del progetto
Misure preventive approvate per ridurre la probabilità di potenziali conseguenze negative.
Richiesta di riparazione dei difetti approvata per correggere i difetti del prodotto rilevati dal processo di qualità
Le principali questioni che dovrebbero essere risolte mediante un coordinamento generale
Rimuovere gli ostacoli o le priorità nel processo di gestione
difficoltà tecniche in cui è necessario prendere delle decisioni
Risolvere i problemi dei clienti e dei clienti
Azioni da intraprendere per il coordinamento generale
Rivedi e aggiorna i piani di progetto in qualsiasi momento
Aderire al piano di progetto e garantire il controllo
risolvere i conflitti
rimuovere gli ostacoli
Dare priorità
Prendere decisioni amministrative e tecniche tra le interfacce
Risolvere i problemi dei clienti e dei clienti
Garantire la connessione tra le fasi del progetto
Garantire una comunicazione fluida tra le interfacce
I project manager si occupano di almeno 5 tipi di persone
Senior management dell'organizzazione che implementa il progetto
Subordinati nel team di progetto
persona di interfaccia
Responsabile del dipartimento funzionale dell'organizzazione di attuazione del progetto
Persone esterne all'organizzazione che implementa il progetto
Base per guidare e gestire l'esecuzione del progetto
piano di gestione del progetto
Richiesta di modifica approvata
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche per guidare e gestire l'esecuzione del progetto
Giudizio esperto: espresso dal project manager e dal team di gestione del progetto sulla base delle loro conoscenze professionali o esperienze formative
sistema informativo per la gestione del progetto
Incontro
Dirigere e gestire i risultati dell'esecuzione del progetto
Prodotti finali
I risultati finali sono in genere i componenti tangibili completati per raggiungere gli obiettivi del progetto e possono includere anche il piano di gestione del progetto
dati sulle prestazioni lavorative
Informazioni sullo stato che indicano l'avanzamento delle prestazioni
Risultati finali completati e non finiti
Attività di pianificazione avviate e completate
La misura in cui gli standard di qualità vengono soddisfatti
Approvazione e spese sostenute
Stime per il completamento delle attività pianificate e avviate
Percentuale di completamento effettiva delle attività pianificate durante il processo di performance
Lezioni apprese, documentate e trasferite nella Knowledge Base delle lezioni apprese
Dettagli sull'utilizzo delle risorse
richiesta di modifica
Una richiesta di modifica è una proposta formale per modificare qualsiasi documento, risultato finale o baseline
Le richieste di modifica possono includere: azioni correttive, azioni preventive, bonifica di difetti, aggiornamenti
Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
Potrebbe essere necessario aggiornare il piano di gestione del progetto quanto segue: ambito, pianificazione, costi, piano di gestione della qualità, piano di miglioramento dei processi, piano di gestione delle risorse umane, rischio, piano di approvvigionamento, piano di gestione delle parti interessate, ambito del progetto, costo, base di pianificazione
Aggiornamenti dei file di progetto
I documenti di progetto che necessitano di essere aggiornati possono includere: documenti sui requisiti, registri di progetto, registri dei rischi, registri delle parti interessate, ecc.
Monitorare il lavoro del progetto
Oggetti per monitorare il processo di lavoro del progetto
Confrontare le prestazioni effettive del progetto con il piano di gestione del progetto
Valutare le prestazioni del progetto, determinare se vi sono segnali che indicano la necessità di un'azione correttiva o preventiva e formulare raccomandazioni per l'azione quando necessario
Analizzare, tracciare e monitorare i rischi del progetto per garantire la tempestiva identificazione dei rischi, la rendicontazione del loro stato e l'implementazione di adeguati piani di risposta al rischio
Stabilire una base di informazioni accurata e tempestiva sui prodotti del progetto e sui relativi documenti e mantenerla fino al completamento del progetto
Fornire supporto informativo per la reportistica sullo stato, la misurazione delle prestazioni e le previsioni
Fornire previsioni per aggiornare i costi correnti e le informazioni sulla pianificazione
Monitorare le modifiche approvate man mano che vengono implementate
Base per monitorare il lavoro del progetto
piano di gestione del progetto
previsione dei progressi
Una previsione della pianificazione, una stima del tempo necessario per il completamento, basata sul confronto dell'avanzamento effettivo con la previsione della pianificazione, solitamente espressa come deviazione della pianificazione e indice di prestazione della pianificazione
La previsione consente di determinare se un progetto rimane entro limiti tollerabili e identificare eventuali modifiche necessarie
previsione dei costi
Una stima del completamento calcolata in base al confronto tra l'avanzamento effettivo e una base di costo, spesso espressa come varianza dei costi e indice di prestazione dei costi
Modifiche confermate
Le modifiche approvate sono il risultato di un processo complessivo di controllo delle modifiche e richiedono la conferma della loro esecuzione
informazioni sulle prestazioni lavorative
Le informazioni sulle prestazioni possono includere lo stato dei risultati finali, lo stato di implementazione delle richieste di modifica e le stime previste per il completamento.
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche per monitorare il lavoro di progetto
giudizio esperto
capacità analitiche
sistema informativo per la gestione del progetto
Incontro
Monitorare i risultati del lavoro del progetto
richiesta di modifica
rapporto sulle prestazioni lavorative
Aggiornamento del piano di gestione del progetto
Aggiornamenti dei file di progetto
Implementare il controllo olistico del cambiamento
Le attività di modifica includono
Determinare se i cambiamenti sono necessari o sono già avvenuti
Fattori di influenza che impediscono il controllo generale delle modifiche per garantire che vengano implementate solo le modifiche approvate
Esaminare e approvare le modifiche richieste
Controlla il processo di richiesta di modifiche e gestisci le modifiche approvate non appena si verificano
Consentire solo l'integrazione delle modifiche approvate nel prodotto o servizio del progetto, mantenere l'integrità della linea di base e conservare i documenti di configurazione e pianificazione relativi al prodotto o servizio del progetto.
Esaminare e approvare tutte le raccomandazioni sulle azioni correttive e preventive
Controllare e aggiornare ambito, costi, pianificazione del budget e requisiti di qualità in base alle modifiche approvate
Documentare l'impatto completo delle modifiche richieste
Conferma la correzione del difetto
Controllare la qualità del progetto sulla base di rapporti di qualità e nel rispetto degli standard
Identificazione della configurazione
Registrazione dello stato della configurazione
Verifica e controllo della configurazione
Diverse attività di gestione della configurazione nel processo di controllo delle modifiche complessivo
Base per il controllo generale delle modifiche
piano di gestione del progetto
rapporto sulle prestazioni lavorative
richiesta di modifica
asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche per il controllo integrato delle modifiche
giudizio esperto
Incontro
strumenti di controllo del cambiamento
Risultati complessivi del controllo delle modifiche
Richiesta di modifica approvata
Modifica registro
Aggiornamento del piano di gestione del progetto
Aggiornamenti dei file di progetto
Terminare il progetto o la fase
secondo
piano di gestione del progetto
Risultati finali per l'accettazione
asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche
giudizio esperto
capacità analitiche
Incontro
Risultati
Consegna del prodotto, servizio o risultato finale
Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi
File di progetto, vari documenti generati durante le attività del progetto, come il piano di gestione del progetto, il piano di ambito, il piano dei costi, il piano di pianificazione, ecc.
Documenti di chiusura del progetto o della fase
Informazioni storiche, lezioni apprese