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Galleria mappe mentale Tutorial per Project Manager di Sistemi Informativi (4a edizione) Capitolo 14_Gestione della comunicazione di progetto
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Tutorial per Project Manager di Sistemi Informativi (4a edizione) Capitolo 14_Gestione della comunicazione di progetto
Questo file è una mappa mentale creata da te del "Capitolo 14_Gestione della comunicazione di progetto" del Tutorial sulla gestione dei progetti del sistema informativo (4a edizione). Comprende la pianificazione della gestione della comunicazione, la comunicazione della gestione, la comunicazione della supervisione, ecc. Secondo i punti chiave degli esami precedenti, l'importanza è marcata e tutti i contenuti sono integrati in dettaglio, il che può rendere il ripasso finale e l'inizio dello studio più efficaci con la metà dello sforzo. Ho passato più di dieci ore a compilare e riassumere la lettura di tutti i capitoli, che sono tutti l'ultima versione.
Modificato alle 2023-12-13 10:16:18
- Breve storia del tempo
Questa è una mappa mentale su una breve storia del tempo. "Una breve storia del tempo" è un'opera scientifica popolare con un'influenza di vasta portata. Non solo introduce i concetti di base della cosmologia e della relatività, ma discute anche dei buchi neri e dell'espansione dell'universo. questioni scientifiche all’avanguardia come l’inflazione e la teoria delle stringhe.
- Il coraggio di essere odiato
Dopo aver letto "Il coraggio di essere antipatico", "Il coraggio di essere antipatico" è un libro filosofico che vale la pena leggere. Può aiutare le persone a comprendere meglio se stesse, a comprendere gli altri e a trovare modi per ottenere la vera felicità.
- Appunti di lettura di Il coraggio di non piacere.
"Il coraggio di essere antipatico" non solo analizza le cause profonde di vari problemi nella vita, ma fornisce anche contromisure corrispondenti per aiutare i lettori a comprendere meglio se stessi e le relazioni interpersonali e come applicare la teoria psicologica di Adler nella vita quotidiana.
Tutorial per Project Manager di Sistemi Informativi (4a edizione) Capitolo 14_Gestione della comunicazione di progetto
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Questa è una mappa mentale su una breve storia del tempo. "Una breve storia del tempo" è un'opera scientifica popolare con un'influenza di vasta portata. Non solo introduce i concetti di base della cosmologia e della relatività, ma discute anche dei buchi neri e dell'espansione dell'universo. questioni scientifiche all’avanguardia come l’inflazione e la teoria delle stringhe.
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Gestione della comunicazione del progetto
concetto di base
comunicare
definizione
è il processo attraverso il quale le persone condividono informazioni, pensieri ed emozioni
Scopo
Le parti interagenti stabiliscono una relazione di comprensione reciproca, si rispondono a vicenda e si aspettano di accettarsi a vicenda e raggiungere il consenso attraverso il comportamento e il processo di comunicazione.
importanza
La mancata comunicazione è una ragione importante per il fallimento di molti progetti (in particolare progetti IT)
Fattori importanti per il successo del progetto IT
1. Supporto esecutivo
2. Partecipazione dell'utente
3. Responsabile di progetto esperto
4. Obiettivi aziendali chiari
Tutti questi fattori dipendono dal fatto che il project manager e il team abbiano buone capacità di comunicazione, soprattutto con il personale non IT
Gestione della comunicazione del progetto
definizione
È il processo necessario per garantire la generazione, la raccolta, la distribuzione, l'archiviazione e l'elaborazione finale tempestive e corrette delle informazioni sul progetto
componente
Sviluppare strategie
Garantire che la comunicazione sia efficace per le parti interessate
svolgere le attività necessarie
Implementare la strategia di comunicazione
Tre elementi necessari per una comunicazione di successo
persone, idee, informazioni
Ogni membro del progetto deve comprendere l'impatto della comunicazione sul progetto
nozioni di base sulla gestione
1. comunicare
definizione
Si riferisce all'invio o alla ricezione di informazioni (idee, istruzioni o emozioni) in una varietà di modi possibili
Modo
Attività
incontri, discorsi
medio
E-mail, social media, report di progetto, documenti di progetto
modulo
Scritto, parlato, formale o informale, media, gesti, scelta delle parole (espresse in una varietà di parole)
oggetto
I project manager trascorrono la maggior parte del loro tempo comunicando con i membri del team e gli altri stakeholder del progetto, sia dall'interno dell'organizzazione (a tutti i livelli dell'organizzazione) che dall'esterno dell'organizzazione.
2. modello di comunicazione
Il processo di gestione della comunicazione di pianificazione è descritto in dettaglio
3. Classificazione della comunicazione
1. Comunicazione interna/esterna
2. Comunicazione formale/informale
3. Comunicazione ufficiale/non ufficiale
4. Comunicazione gerarchica
verticale
Su (per il senior management), giù (per i membri del team)
livello
Orizzontale (per project manager peer o altro personale)
5. comunicazione scritta/orale
4. abilità comunicative
Il processo di comunicazione del progetto utilizza piani di comunicazione per selezionare metodi di comunicazione appropriati per diversi membri del personale addetto alla comunicazione e contenuti di comunicazione per prevenire errori nella comprensione e nella comunicazione.
3 attributi essenziali per campagne di comunicazione efficaci e creazione di risultati
2023 Domande a scelta multipla
1. Lo scopo della comunicazione è chiaro
2. Cercare di comprendere il più possibile il destinatario della comunicazione e di soddisfare le sue esigenze e preferenze
3. Monitorare e misurare l’efficacia delle comunicazioni
Le 5C della comunicazione scritta
Novità nella quarta edizione
1. Correttezza
2. Espressione concisa (Concisa)
3. Chiarezza di intenti e di presentazione (Chiarezza)
4. Logica di pensiero coerente (Coerente)
5. Fare buon uso delle dichiarazioni di controllo e del controllo (Controlling)
Altre abilità comunicative
1. ascolto attivo
2. Comprendere le differenze culturali e personali
3. Identificare, definire e gestire le aspettative degli stakeholder
4. Rafforzare le competenze
Persuadere, motivare, incoraggiare, aiutare, consultare, guidare, risolvere i conflitti
5. nuove pratiche gestionali
1. Includere le parti interessate nell'ambito della revisione del progetto
2. Coinvolgere le parti interessate nelle riunioni di progetto
3. Il crescente utilizzo degli strumenti social
Gli strumenti dei social media non solo supportano lo scambio di informazioni, ma aiutano anche a costruire una fiducia più profonda e relazioni con la comunità.
4. Metodi di comunicazione multiformi
Scegliere tecnologie di comunicazione, media, metodi, ecc. appropriati in base alle situazioni e ai bisogni reali
In grado di migliorare l'efficacia della comunicazione con stakeholder di diverse generazioni e background culturali
processo di gestione
Considerazioni sartoriali
Stakeholder, localizzazione fisica, tecnologia della comunicazione, linguaggio, gestione della conoscenza
Metodi agili e adattivi
In un ambiente di progetto ambiguo, ci sarà inevitabilmente la necessità di una comunicazione più frequente e rapida dei dettagli in evoluzione ed emergenti.
I canali attraverso i quali i membri del team possono ottenere informazioni dovrebbero essere semplificati il più possibile, i controlli del team dovrebbero essere condotti frequentemente e i membri del team dovrebbero lavorare insieme
I risultati del progetto dovrebbero inoltre essere pubblicati in modo trasparente e le parti interessate dovrebbero essere regolarmente invitate a rivedere i risultati del progetto.
Pianificazione della gestione della comunicazione
Panoramica del processo
definizione
È il processo di sviluppo di metodi e piani appropriati per le attività di comunicazione del progetto in base alle esigenze di informazione di ciascun stakeholder o gruppo di stakeholder, alle risorse organizzative disponibili e alle esigenze del progetto specifico.
effetto principale
1. Fornire informazioni pertinenti alle parti interessate in modo tempestivo
2. Guidare le parti interessate a partecipare efficacemente ai progetti
Fornire una guida e una direzione per le successive comunicazioni di gestione e di supervisione
3. Preparare un piano di comunicazione scritto
Attività di comunicazione specifiche che devono essere implementate
È necessario eseguirli regolarmente durante tutto il progetto
Il piano di gestione della comunicazione non è solo un piano di gestione delle linee guida, ma contiene anche piani e metodi di comunicazione specifici che le successive attività di comunicazione devono essere svolte secondo questo piano, quindi il piano di gestione della comunicazione deve essere attivamente aggiornato, migliorato o addirittura rielaborato. formulati, piuttosto che aspettare che vengano scoperti i problemi prima di modificarli (analogamente alla formulazione di un cronoprogramma, anch'esso effettuato durante l'intero progetto, perché il piano necessita di essere aggiornato e modificato di volta in volta in base alla situazione reale del progetto)
I project manager devono sviluppare un piano di gestione della comunicazione efficace nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto basato sulle diverse esigenze informative delle parti interessate del progetto.
I risultati di questo processo dovrebbero essere rivisti regolarmente durante tutto il progetto (ad esempio quando le parti interessate cambiano o all’inizio di ogni nuova fase del progetto) e tutte le modifiche necessarie dovrebbero essere apportate per garantire che continui ad essere rilevante.
Durante questo processo, i metodi utilizzati per archiviare, recuperare e infine eliminare le informazioni sul progetto devono essere considerati e adeguatamente documentati
accedere
1. Carta del progetto
Verrà fornito un elenco delle principali parti interessate, che può includere informazioni sui ruoli e sulle responsabilità delle parti interessate
2. piano di gestione del progetto
1. piano di gestione delle risorse
Guida su come classificare, allocare, gestire e rilasciare le risorse del progetto
I membri del team e i gruppi possono avere requisiti di comunicazione che dovrebbero essere delineati nel piano di gestione delle comunicazioni
2. Piano di coinvolgimento degli stakeholder
Vengono identificate le strategie di gestione necessarie per coinvolgere efficacemente le parti interessate e queste strategie vengono spesso implementate attraverso la comunicazione
3. file di progetto (Classificato per processo di output)
1. Raccogliere i requisiti
documento dei requisiti
Può includere le esigenze di comunicazione delle parti interessate del progetto
2. Identificare le parti interessate
Registro delle parti interessate
Utilizzato per pianificare le attività di comunicazione con le parti interessate
4. fattori del contesto imprenditoriale
5. asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche
1. giudizio esperto
Politiche e strutture di autorità all'interno dell'organizzazione; ambiente e cultura dell'organizzazione e di altre organizzazioni clienti; politiche e procedure organizzative relative al rispetto dei requisiti legali relativi alle politiche e procedure organizzative relative alla sicurezza; e sponsor ecc.
2. Analisi dei bisogni comunicativi
Analizzare le esigenze di comunicazione e determinare le esigenze informative delle parti interessate del progetto, compreso il tipo e il formato delle informazioni richieste e il valore delle informazioni per le parti interessate
Informazioni comunemente utilizzate per identificare e determinare le esigenze di comunicazione del progetto
1. Esigenze di informazione e comunicazione correlate nel registro degli stakeholder e nel piano di coinvolgimento degli stakeholder
2. Numero di potenziali canali o percorsi di comunicazione, inclusa la comunicazione uno a uno, uno a molti e molti a molti
Numero di potenziali canali di comunicazione = [ n * ( n - 1 ) ] / 2, n rappresenta il numero di persone
3. Diagramma organizzativo
4. Responsabilità, relazioni e interdipendenze tra l'organizzazione del progetto e gli stakeholder
5. metodo di sviluppo
6. Discipline, dipartimenti e specializzazioni coinvolte nel progetto
7. Quante persone partecipano al progetto e dove?
8. Esigenze informative interne, ad esempio quando comunicare all'interno dell'organizzazione
9. Le informazioni esterne necessitano, ad esempio, di quando comunicare con i media, il pubblico e gli appaltatori
10. Requisiti legali
3. modello di comunicazione
Il modello di comunicazione può essere il processo di comunicazione lineare più elementare (mittente e destinatario), oppure può essere una forma di comunicazione più interattiva che aggiunge elementi di feedback (mittente, destinatario e feedback), o può anche integrare il mittente o il destinatario elemento umano del ricevente, modelli di comunicazione più sofisticati che tentano di rendere conto della complessità della comunicazione
effetto
Mostra come le informazioni vengono inviate e ricevute tra due parti (mittente e destinatario)
Elementi chiave
1. codifica
Tradurre pensieri o idee in un linguaggio che gli altri possano comprendere
2. Informazioni e feedback
Il risultato del processo di codifica
3. medio
metodo utilizzato per trasmettere informazioni
4. rumore
Tutti fattori che interferiscono con la trasmissione e la comprensione delle informazioni
Ad esempio: distanza, nuova tecnologia, mancanza di informazioni di base, ecc.
5. decodifica
Ridurre le informazioni in pensieri o idee significativi (il collegamento in cui è più probabile che si verifichino malintesi)
5 stati
1. È stato inviato
2. ricevuto
3. Inteso
4. Approvato
Raggiungere il consenso è una parte fondamentale per prendere decisioni di progetto e comunicare in modo efficace
5. tradotto in azioni positive
La parte più difficile dell'intero processo
Di solito richiede una comunicazione ripetuta e può essere completata meglio con una certa supervisione o aiuto.
4. Tecnologia della comunicazione
Conversazioni, incontri, siti web, database, social media, documenti scritti
Fattori che influenzano la scelta della tecnologia di comunicazione
1. Urgenza dei bisogni informativi
2. Disponibilità e affidabilità della tecnologia
3. Facilità d'uso
4. Ambiente di progetto
5. Sensibilità e riservatezza delle informazioni
5. metodo di comunicazione
Metodi di comunicazione per la condivisione delle informazioni tra le parti interessate
1. comunicazione interattiva
Scambio di informazioni multidirezionale in tempo reale tra due o più parti
metodo di comunicazione
Riunioni, telefonate, messaggistica istantanea, social media, videoconferenze, ecc.
2. spingere la comunicazione
Invia o pubblica informazioni a destinatari specifici che necessitano di ricevere le informazioni
Questo metodo può garantire che il messaggio venga inviato, ma non garantisce che il messaggio raggiunga il pubblico di destinazione o venga compreso dal pubblico di destinazione.
metodo di comunicazione
Lettere, promemoria, rapporti, e-mail, fax, messaggi vocali, blog e comunicati stampa
3. tirare la comunicazione
Adatto a grandi quantità di informazioni complesse o a un vasto pubblico di informazioni
Richiede al destinatario di accedere autonomamente ai contenuti pertinenti rispettando le norme di sicurezza pertinenti.
metodo di comunicazione
Portali, intranet organizzative, corsi elettronici online, database di lezioni apprese o basi di conoscenza
Metodi di comunicazione per soddisfare le principali esigenze di comunicazione specificate nel piano di gestione della comunicazione
1. comunicazione interpersonale
Lo scambio di informazioni tra individui, solitamente in modalità faccia a faccia
2. comunicazione di gruppo
Condotto all'interno di un gruppo da 3 a 6 persone
3. comunicazione pubblica
Un singolo oratore si rivolge a un gruppo di persone
4. mass-media
Contatto minimo tra la persona o il gruppo che invia il messaggio e un vasto pubblico target (a volte anonimo).
5. Strumenti di comunicazione di rete e social
Utilizza gli strumenti social e i media per comunicare molti-a-molti
6. Abilità interpersonali e di squadra
1. consapevolezza politica
definizione
Si riferisce alla consapevolezza delle relazioni di potere formali e informali e alla volontà di lavorare all’interno di queste relazioni
effetto
Aiuta i project manager a pianificare le comunicazioni in base all'ambiente del progetto e all'ambiente delle politiche dell'organizzazione
Esempio
Comprendere la strategia organizzativa, capire chi può esercitare potere e influenza e sviluppare la capacità di comunicare con questi stakeholder
2. consapevolezza culturale
definizione
Si riferisce alla comprensione delle differenze tra individui, gruppi e organizzazioni e all’adeguamento delle strategie di comunicazione del progetto di conseguenza
effetto
Capacità di ridurre al minimo le incomprensioni e le comunicazioni errate causate dalle differenze culturali all'interno della comunità delle parti interessate del progetto
Aiuta i project manager a pianificare le comunicazioni in base alle differenze culturali e alle esigenze culturali delle parti interessate e dei membri del team
3. valutazione dello stile comunicativo
definizione
Una tecnica utilizzata per valutare lo stile di comunicazione e identificare metodi, forme e contenuti di comunicazione preferiti durante la pianificazione delle attività di comunicazione
scene da utilizzare
Comunemente utilizzato per le parti interessate che non supportano il progetto
Puoi prima condurre una valutazione del coinvolgimento degli stakeholder e poi condurre una valutazione dello stile di comunicazione.
Scopri chi non sostiene il progetto, quindi valuta lo stile di comunicazione di quella persona, quindi adattalo alle sue preferenze e usa parole appropriate per convincerlo a non boicottare o addirittura sostenere il progetto.
Nella valutazione del coinvolgimento degli stakeholder, identificare le lacune nel coinvolgimento degli stakeholder. Per colmare questo divario, le attività e i metodi di comunicazione dovranno essere appositamente adattati
7. Prestazioni dei dati
Matrice di valutazione del coinvolgimento degli stakeholder
Mostra il divario tra il coinvolgimento attuale e quello desiderato dei singoli stakeholder
Come parte di questo processo, la matrice di valutazione può essere ulteriormente analizzata per identificare ulteriori esigenze di comunicazione (oltre alla rendicontazione regolare) per colmare le lacune di coinvolgimento.
8. Incontro
Riunioni virtuali (online) o di persona, agevolate dalla tecnologia di collaborazione documentale, inclusi messaggi e-mail e siti Web di progetto
produzione
1. piano di gestione della comunicazione
definizione
È parte integrante del piano di gestione del progetto che descrive come le comunicazioni del progetto saranno pianificate, strutturate, eseguite e monitorate per migliorare l'efficacia della comunicazione
contenuto
1. Esigenze di comunicazione degli stakeholder
2. Le informazioni da comunicare, inclusa la lingua, la forma, il contenuto e il livello di dettaglio
3. Passaggi di escalation
4. Motivo della pubblicazione delle informazioni
5. Limiti di tempo e frequenza per rilasciare le informazioni richieste, accusare ricevuta o rispondere (se applicabile)
6. Persona responsabile della comunicazione delle informazioni rilevanti
7. Persona responsabile di autorizzare la divulgazione di informazioni riservate
8. La persona o il gruppo a cui sono destinate le informazioni, compresi i suoi bisogni, desideri e aspettative
Reciprocamente vicino persone membro
9. Metodi o tecniche utilizzati per fornire informazioni, come promemoria, e-mail, comunicati stampa o social media
10. Risorse assegnate per le attività di comunicazione, inclusi tempo e budget
11. Metodi per aggiornare e ottimizzare il piano di gestione della comunicazione man mano che il progetto avanza (come i cambiamenti nella comunità delle parti interessate nelle diverse fasi del progetto)
12. Glossario generale
13. Diagramma del flusso delle informazioni sul progetto, flusso di lavoro (può includere procedure di approvazione), elenco dei rapporti e piano delle riunioni, ecc.
14. Vincoli derivanti da leggi e regolamenti, tecnologia, politiche organizzative, ecc.
15. Guide e modelli per riunioni sullo stato del progetto, riunioni del team di progetto, conferenze Web, e-mail e altro ancora
16. (Se il progetto deve essere utilizzato) sito web del progetto e software di gestione del progetto
Riepilogo: chi ha bisogno di quali informazioni, a che ora e come inviarle alle parti
2. Piano di gestione del progetto ((aggiornato)
Piano di coinvolgimento degli stakeholder
Riflettere eventuali processi, procedure, strumenti e tecniche che incidono sulla partecipazione delle parti interessate al processo decisionale e all’esecuzione del progetto
3. File di progetto (aggiornati)
Programma del progetto
Integrare le attività di comunicazione nel programma
Registro delle parti interessate
Documentare le attività di comunicazione relative agli stakeholder
comunicazione gestionale
Panoramica del processo
definizione
È il processo volto a garantire che le informazioni sul progetto siano raccolte, generate, pubblicate, archiviate, recuperate, gestite, monitorate e infine eliminate in modo tempestivo e appropriato
effetto principale
Facilitare un flusso di informazioni efficace tra il team di progetto e le parti interessate
significato valido
efficace
Le informazioni vengono effettivamente accettate dal destinatario
efficiente
Elevata efficienza comunicativa e consegna tempestiva delle informazioni
Necessità di essere eseguite durante tutto il progetto
Coprirà tutti gli aspetti relativi a una comunicazione efficace, compreso l'uso di tecniche, metodi e tecniche appropriati
Le attività di comunicazione dovrebbero poter essere flessibili, consentendo di adattare metodi e tecniche per soddisfare le mutevoli esigenze delle parti interessate e del progetto.
Non si limita a pubblicare informazioni pertinenti, ma cerca anche di garantire che le informazioni siano generate correttamente e raggiungano il pubblico target in un formato appropriato
Fornire opportunità alle parti interessate di partecipare fornendo ulteriori informazioni, chiarimenti e discussioni
tecnologia richiesta
1. modello mittente-destinatario
Utilizzare i cicli di feedback per offrire opportunità di interazione e coinvolgimento e rimuovere gli ostacoli a una comunicazione efficace
2. selezione dei media
Utilizzare metodi di comunicazione appropriati per soddisfare le esigenze specifiche del progetto
3. stile di scrittura
4. Gestione congressi
5. Dimostrazione
6. guida
raggiungere il consenso
7. ascolto attivo
accedere
1. piano di gestione del progetto
1. piano di gestione delle risorse
Descrive la comunicazione necessaria per gestire un team o una risorsa fisica
2. piano di gestione della comunicazione
Descrivere come verranno pianificate, strutturate e monitorate le comunicazioni del progetto
3. Piano di coinvolgimento degli stakeholder
Descrivere come utilizzare strategie di comunicazione adeguate per guidare il coinvolgimento degli stakeholder
2. file di progetto (Classificato per processo di output)
1. Dirigere e gestire il lavoro del progetto
Registro dei problemi
Comunicare le informazioni relative al problema alle parti interessate interessate
2. Gestire la conoscenza del progetto
Registro delle lezioni apprese
Le lezioni apprese nelle prime fasi del progetto relative alla comunicazione gestionale possono essere utilizzate per migliorare il processo di comunicazione e migliorare l'efficienza e l'efficacia della comunicazione nelle fasi successive del progetto.
3. Implementare la richiesta di modifica complessiva
Modifica registro
Utilizzato per comunicare le modifiche alle parti interessate e l'approvazione, il rinvio e il rifiuto delle richieste di modifica
4. Qualità gestionale
rapporto di qualità
Include informazioni relative a problemi di qualità, miglioramenti di progetti e prodotti e miglioramenti dei processi
Queste informazioni dovrebbero essere comunicate a coloro che possono intraprendere azioni correttive al fine di raggiungere le aspettative di qualità del progetto
5. Identificare i rischi
rapporto sui rischi
Fornisce informazioni sulle fonti del rischio complessivo del progetto, nonché informazioni generali sui rischi individuali del progetto identificati
Queste informazioni dovrebbero essere comunicate ai proprietari del rischio e alle altre parti interessate
6. Identificare le parti interessate
Registro delle parti interessate
Identificare le persone, i gruppi o le organizzazioni che necessitano di ciascun tipo di informazione
3. rapporto sulle prestazioni lavorative
Secondo la definizione del piano di gestione della comunicazione, i rapporti sulle prestazioni lavorative verranno consegnati (reportificati) alle parti interessate del progetto attraverso questo processo
Esempio tipico
rapporti sullo stato, rapporti sui progressi
contenuto
Può includere grafici e informazioni sul valore ottenuto, linee di tendenza e previsioni, grafici di burndown delle riserve, istogrammi dei difetti, informazioni sulle prestazioni del contratto e informazioni sulla panoramica dei rischi
Manifestazioni
Possono apparire come dashboard, rapporti sugli hotspot, semafori o altri moduli che aiutano ad attirare l'attenzione, prendere decisioni e agire
4. fattori del contesto imprenditoriale
5. asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche
1. Tecnologia della comunicazione
I fattori che influenzano la scelta della tecnologia includono se il team è co-localizzato, se le informazioni che devono essere condivise devono essere mantenute riservate, le risorse a disposizione dei membri del team e il modo in cui la cultura organizzativa influenza il modo in cui vengono condotte le riunioni e le discussioni.
2. metodo di comunicazione
La scelta dei metodi di comunicazione dovrebbe essere flessibile per rispondere ai cambiamenti nella composizione delle parti interessate o ai cambiamenti nelle esigenze e nelle aspettative delle parti interessate
3. abilità comunicative
1. competenza comunicativa
Una combinazione su misura di capacità di comunicazione che aiutano a chiarire lo scopo dei messaggi chiave, costruire relazioni efficaci, consentire la condivisione di informazioni e intraprendere azioni di leadership
2. feedback
È un messaggio reattivo su una comunicazione, un risultato finale o una situazione
Supportare la comunicazione interattiva tra il project manager, il team e tutte le altre parti interessate del progetto
3. abilità non verbali
Trasmettere significato attraverso un linguaggio del corpo appropriato come gesti, intonazione ed espressioni facciali
4. Dimostrazione
è la consegna formale di informazioni e documenti
informazione
1. Riportare i progressi del progetto e gli aggiornamenti delle informazioni alle parti interessate
2. Fornire informazioni di base per supportare il processo decisionale
3. Fornire informazioni generali sul progetto e sui suoi obiettivi per migliorare l'immagine del lavoro del progetto e del team di progetto
4. Fornire informazioni specifiche per migliorare la comprensione e il supporto del lavoro e degli obiettivi del progetto, ecc.
4. sistema informativo per la gestione del progetto
1. Strumenti elettronici di gestione dei progetti
Software per la gestione di progetti, software di supporto per conferenze e uffici virtuali, interfacce web, portali di progetti dedicati e dashboard di stato e strumenti di gestione del lavoro collaborativo
2. Gestione della comunicazione elettronica
E-mail, fax e segreteria telefonica, conferenze audio, video e Web, sito Web e pubblicazione sul Web
3. gestione dei social media
Siti Web e pubblicazioni sul Web, nonché blog e applicazioni creati per promuovere il coinvolgimento delle parti interessate e formare comunità online
5. Relazione sul progetto
2023 Domande a scelta multipla
La pubblicazione del report di progetto è l'atto di raccogliere e pubblicare informazioni sul progetto
Le informazioni sul progetto dovrebbero essere diffuse a numerosi gruppi di stakeholder
Sebbene i report sulle prestazioni lavorative siano l'output del processo di monitoraggio del lavoro del progetto, questo processo produce report ad hoc, presentazioni di progetti, blog e altri tipi di informazioni
6. Abilità interpersonali e di squadra
Ascolto attivo, gestione dei conflitti, comunicazione interpersonale, consapevolezza politica, consapevolezza culturale, gestione delle riunioni
Esempi di gestione delle riunioni
Il processo di riunione di revisione delle esigenze
1. Preparare le specifiche dei requisiti
2. Organizzare revisioni interne per verificare se le specifiche e i requisiti sono ragionevoli e corretti
3. Il project manager o l'analista dei requisiti prepara un'e-mail in anticipo (circa 3 giorni) e la invia a tutte le parti (Parte A, esperti, QA, PMO, membri del team, altre parti interessate, ecc.) per informarli di partecipare alla revisione formale riunione. L'e-mail spiegherà la convocazione della revisione, l'ora e il luogo della riunione e allegherà il contenuto della revisione (specifiche dei requisiti, ecc.).
4. Partecipare a riunioni in cui tutte le parti possono porre domande
5. Durante la riunione è necessario verbalizzare la riunione e gestire la disciplina della riunione
6. L'incontro si conclude al termine della riunione
7. Incontro
Supportare le azioni definite dalla strategia di comunicazione e dal piano di comunicazione
produzione
1. Registri delle comunicazioni del progetto
Include: rapporti sulle prestazioni, stato dei risultati finali, avanzamento della pianificazione, costi sostenuti, dimostrazioni e altre informazioni necessarie alle parti interessate
2. Piano di gestione del progetto ((aggiornato)
piano di gestione della comunicazione
Se questo processo comporta modifiche all’approccio comunicativo del progetto, tali modifiche dovrebbero riflettersi nel piano di comunicazione del progetto
Piano di coinvolgimento degli stakeholder
Questo processo comporterà aggiornamenti alle esigenze di comunicazione delle parti interessate e alla strategia di comunicazione concordata
3. File di progetto (aggiornati)
1. Programma del progetto
Potrebbe essere necessario essere aggiornato per riflettere lo stato delle attività di comunicazione
2. Registro dei problemi
Aggiornato per riflettere i problemi di comunicazione del progetto e il modo in cui la comunicazione è stata utilizzata per risolvere problemi reali
3. Registro delle lezioni apprese
Aggiornato per documentare le sfide incontrate durante il progetto, i metodi utilizzati per aggirarle e i metodi di comunicazione gestionale applicabili e non applicabili
4. registro dei rischi
Aggiornato per documentare i rischi associati alla gestione delle comunicazioni
5. Registro delle parti interessate
Aggiornato per registrare informazioni sulle attività di comunicazione delle parti interessate del progetto
4. Asset dei processi organizzativi (aggiornato)
Documenti di progetto, come corrispondenza, promemoria, verbali di riunioni e altri documenti utilizzati nel progetto, relazioni e presentazioni di progetto pianificate e ad hoc, ecc.
Supervisionare la comunicazione
Panoramica del processo
definizione
È il processo volto a garantire che le esigenze informative del progetto e dei suoi stakeholder siano soddisfatte
effetto principale
Ottimizzare il processo di trasferimento delle informazioni in base ai requisiti del piano di gestione della comunicazione e del piano di coinvolgimento degli stakeholder
Necessità di essere eseguite durante tutto il progetto
L'impatto e i risultati delle comunicazioni del progetto dovrebbero essere valutati e monitorati formalmente per garantire che il contenuto giusto (compreso sia dal mittente che dal destinatario) venga consegnato al pubblico giusto attraverso il canale giusto al momento giusto
La supervisione del processo di comunicazione può innescare iterazioni di pianificazione della gestione della comunicazione e dei processi di gestione della comunicazione al fine di modificare il piano di comunicazione e svolgere ulteriori attività di comunicazione per migliorare l'efficacia della comunicazione.
Questa iterazione riflette la continuità di ciascun processo di gestione della comunicazione del progetto
Metodo di supervisione
Condurre sondaggi sulla soddisfazione del cliente, compilare le lezioni apprese, condurre osservazioni del team, rivedere i registri dei problemi e valutare le modifiche
Se la situazione reale si discosta dal piano, correggere tempestivamente la deviazione
accedere
1. piano di gestione del progetto
1. piano di gestione delle risorse
Comprendere l'effettiva organizzazione del progetto e eventuali modifiche ad essa descrivendo ruoli e responsabilità e un organigramma del progetto
2. piano di gestione della comunicazione
Un piano attuale per la raccolta, la generazione e la distribuzione delle informazioni in modo tempestivo Identifica i membri del team, le parti interessate e le attività correlate nel processo di comunicazione.
3. Le parti interessate partecipano al programma
Strategia di comunicazione identificata pianificata per guidare il coinvolgimento degli stakeholder
2. file di progetto (Classificato per processo di output)
1. Dirigere e gestire il lavoro del progetto
Registro dei problemi
Fornisce informazioni storiche sul progetto, registrazioni del coinvolgimento delle parti interessate nei problemi e come sono stati risolti
2. Gestire la conoscenza del progetto
Registro delle lezioni apprese
Le lezioni apprese nelle prime fasi del progetto possono essere utilizzate nelle fasi successive del progetto per migliorare l'efficacia della comunicazione
3. comunicazione gestionale
Registri delle comunicazioni del progetto
Fornire informazioni sulle comunicazioni avvenute
3. dati sulle prestazioni lavorative
Contiene dati sul tipo e sulla quantità di comunicazioni avvenute
4. fattori del contesto imprenditoriale
5. asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche
1. giudizio esperto
Comunicazione con il pubblico, la comunità e i media; comunicazione in un ambiente internazionale; comunicazione tra gruppi virtuali;
2. sistema informativo per la gestione del progetto
Fornisce ai project manager una serie di strumenti standardizzati per raccogliere, archiviare e diffondere le informazioni richieste alle parti interessate interne ed esterne secondo il piano di comunicazione. Le informazioni nel sistema devono essere monitorate per valutarne l'efficacia e l'efficienza
3. Prestazioni dei dati
Matrice di valutazione del coinvolgimento degli stakeholder
Può fornire informazioni sull'efficacia delle campagne di comunicazione. Le aspettative degli stakeholder e gli attuali livelli di coinvolgimento dovrebbero essere rivisti e ogni necessario aggiustamento dovrebbe essere apportato alle comunicazioni
4. Abilità interpersonali e di squadra
osservare e parlare
Osservando e parlando, i project manager possono identificare problemi all'interno del team, conflitti tra persone o problemi di prestazione individuale
5. Incontro
Le riunioni faccia a faccia o virtuali sono adatte per prendere decisioni, rispondere alle richieste delle parti interessate e discutere con fornitori, fornitori e altre parti interessate del progetto
produzione
1. informazioni sulle prestazioni lavorative
Tra cui: effettiva attuazione della comunicazione pianificata; feedback sulla comunicazione, come i risultati del sondaggio sull'efficacia della comunicazione
2. richiesta di modifica
Il monitoraggio del processo di comunicazione spesso comporta la necessità di adeguamenti, azioni e interventi nelle attività di comunicazione come definito nel piano di gestione della comunicazione
Le richieste di modifica devono essere elaborate attraverso l'implementazione di un processo di controllo delle modifiche complessivo
Risultato
Modificare i requisiti di comunicazione delle parti interessate, compresi i requisiti delle parti interessate per il rilascio delle informazioni, il contenuto o la forma e il metodo di rilascio
Stabilire nuove procedure per eliminare i colli di bottiglia, ecc.
3. Piano di gestione del progetto ((aggiornato)
piano di gestione della comunicazione
Registrare nuove informazioni che possano rendere la comunicazione più efficace
Piano di coinvolgimento degli stakeholder
Riflettere la situazione reale, le esigenze di comunicazione e l’importanza delle parti interessate
4. File di progetto (aggiornati)
Registro dei problemi
Registrare nuove informazioni relative ai problemi e al loro progresso e risoluzione
Registro delle lezioni apprese
Potrebbe essere necessario aggiornare un registro delle lezioni apprese per documentare la causa del problema, la logica delle azioni correttive scelte e altre lezioni apprese relative alla comunicazione
Registro delle parti interessate
Potrebbe essere necessario aggiornare il registro delle parti interessate per includere i requisiti di comunicazione riveduti delle parti interessate