心智圖資源庫 資訊管理-檔案學概論
這是一個關於資訊管理-檔案學概論的心智圖,包含檔案法規與檔案職業道德、檔案機構、檔案事業極為構成等。
編輯於2023-12-04 20:27:02Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
檔案學概論
第一章 檔案概念與檔案現象
一、檔案的定義及其分析
1.檔案的定義及本質
⑴定義
檔案:社會組織和個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化資訊。
⑵本質
檔案本質上是社會生活的原始記錄。即原始記錄性是檔案的本質特性。
2.對檔案定義的理解
⑴社會性
檔案是人們在社會活動中直接形成的,而非自然界的產物。
⑵歷史性
從時態上講,檔案是已經形成的,而不是正在形成或尚未形成的東西。
⑶確定性
檔案內容資訊具有清晰性和確定性,而且是依附於一定的物質載體而存在的。
⑷原始記錄性
檔案是人們在社會活動中直接形成的原始性資訊記錄,對以往社會活動有直接的原始記錄作用。
3.檔案的實存形態及其形成過程
⑴檔案的實存形態
是指在現實中的具體存在形式。主要是文件,還有大量非文書類的資訊記錄物。
⑵檔案的形成過程
是指各種形態的文件從被製作出來到被正式保存並發揮檔案作用作為檔案的過程。
“有意、無意地製作 有意地處理保存”
4.對檔案真實可靠性的理解
⑴檔案的內容若沒有失實、歪曲、作偽之處,那麼在對同一歷史事實均有記載的各種資訊中是最真實,最可靠的。
⑵檔案有失實、歪曲、作偽乃至偽造之處,那麼這一客觀事實,也恰恰是由檔案這一實存形態來予以記錄、固化並示之於世人的,它依然有其另一意義上的真實性與可靠性。
二、檔案與相關事物的關係
1.檔案與資訊
⑴聯繫
種概念與屬概念:檔案資訊是資訊的一種存在形式,檔案是人類社會的重要資訊資源。
⑵區別
地位:檔案是一種最真實,最可靠,最具權威性與憑證性的原生資訊資源。
2.檔案與文獻
⑴聯繫
關係密切複雜。內涵不同,外延有大面積交叉重疊。
⑵區別
①本質及核心內涵不同:非原始記錄性的資訊記錄也可成為文獻。
②文獻著重歷史文化價值,檔案也著重現實性的查考使用價值。
③文獻內容一般較係統完整,檔案則包括大量片段性零星記錄在內。
3.檔案與文書
⑴聯繫
實存形態上的直接轉換關係。邏輯上,內涵不同,外延交叉。
⑵區別
①檔案的實存形態不僅包括文書,也包括非文書。只有原始記錄性強,查考價值高且文書處理程序完成的部分文書才能轉換為檔案。
②本質不同:原始記錄性並非文書的本質所在,文書本質上是人們處理解決現實性具體事務問題的資訊傳遞工具。主要在空間上傳播交流,且具有強制性。
4.檔案與圖書
⑴聯繫
關係較為密切,管理上有相通之處。
⑵區別
①本質不同:圖書本質上是系統知識的結晶。
②社會功能不同:檔案用以解決現實中的實際問題,了解研究歷史事實。圖書用以學習系統知識,陶冶性情。
②交叉部分的特徵不同:檔案內容中的知識是不繫統的知識片段。圖書內容中對歷史的記載不是直接的原始記錄,而是加工提煉後的系統性知識。
5.檔案與資料
⑴聯繫
現實中最接近,關係最為密切。外延大面積重合,且資料的外延大於檔案。
⑵區別
①資料是一個相對性,動態性極強的概念,其外延極為寬泛。凡是對人們研究解決某一問題有一定價值的所有相關資訊均可稱之為資料。檔案則沒有資料的那種相對性與動態。
②檔案可以被人們當作資料看待並使用,但資料卻不能當作檔案來看待並使用。
6.檔案與文物
⑴聯繫
內涵最為接近。內涵上有部分交叉重合。都具有歷史文化價值。
⑵區別
①重要的檔案因其既有原始記錄作用,又有歷史文化作用,可作為文物收藏。但大部分文物,卻不能成為檔案,因為大部分文物是實用性物品,記錄歷史資訊內容不清晰,不明確。
②內容資訊的清晰性與確定性與否是二者之間的根本差異。只有自身帶有文字的實物才可成為實體檔案被檔案部門收藏。
三、檔案的種類
1.公務檔案與私人檔案 (形成領域的公私、屬性)
⑴公務檔案:指人們在公務活動中形成的檔案,其形成主體主要是公務機關或其他社會組織。
⑵私人檔案:是指人們在私人生活中形成的檔案,其形成主體主要為個人。
2.歷史檔案與現行檔案 (形成時間的早晚及作用)
⑴歷史檔案:指形成時間較早,離現在較久遠,且主要起歷史文化作用的檔案。
⑵現行檔案:指形成時間較晚,離現在時間距離較近,且主要起現實性查考作用的檔案。
3.文書檔案、科技檔案與專門檔案 (普遍應用)
⑴文書檔案:實際上是指行政管理檔案,即在社會的行政管理活動中直接形成的一個檔案門類,其實質是突出強調了行政性或政治性檔案在檔案大家族中的主導地位。
⑵科技檔案:指人們在科技、生產活動中直接形成的具有一定保存價值的科技文件。它也是檔案家族中的一個重要的檔案門類,如圖紙,設計任務書,科研報告等。
⑶專門檔案:是人們透過創意勞動選擇並保存下來以被查考的各種專門文件組織組成的有機體系的總稱。 (專門文件是指機關、企業、事業單位及其他社會組織在從事某些專業性活動中,為了實現相關的職能目標而製作和使用的,具有比較穩定的文種和記錄目的的各種載體類型的資料、資訊記錄,如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案等。
4.中華人民共和國成立後的檔案、革命歷史檔案和舊政權檔案(行政管理角度)
⑴中華人民共和國成立後的檔案:又稱中華人民共和國時期檔案,是指1949年10月1日中華人民共和國成立之後,在中國形成的歸國家所有的檔案。
⑵革命歷史檔案:又稱革命政權檔案,指在建國之前,由中國共產黨及其所領導的軍隊,政權,企事業單位,社團等社會組織及個人所形成的歸國家所有的檔案。
⑶舊政權檔案:是指在建國之前,除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。
5.新型載體檔案(聲像或音像檔案)與電子檔案(電子文件)
第二章 檔案的源流
一、檔案的起源
1.檔案起源諸說
⑴文字是產生檔案的必要條件。
⑵文字和國家的出現是檔案產生不可缺少的條件。
⑶以原記事方法形成的記錄就是檔案,如結繩、刻契、圖畫等。
2.中國檔案起源
3.外國檔案起源
二、檔案形態的演變
1.紙張使用之前的中國古代檔案
甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縣帛檔案
2.紙張使用之前的外國古代檔案
石刻檔案、泥板檔案、紙草檔案、羊皮紙檔案、蠟板檔案,金屬檔案,棕櫚樹葉檔案和樺樹皮檔案。
3.紙本檔案、音像檔案和電子檔案
⑴紙本檔案
紙張的出現推動了檔案載具的第一次改變。檔案數量增加,檔案管理的科學化,規範化程度迅速提高。
⑵音像檔案
音像檔案:也稱為聲像檔案或視聽檔案,是指機構和個人在各種社會活動中形成的記錄聲音或影像的檔案。
⑶電子文件/檔案
電子檔案:指在數位設備及環境中生成,以數位形式儲存於磁碟,磁帶,光碟等載體,依賴電腦等系統設備閱讀、處理,並可在通訊網路上傳輸的檔案。
第三章 檔案的價值與作用
一、檔案的價值與作用概述
檔案價值:是指檔案對國家,社會組織或個人的有用性,它是主體與客體之間的關係範疇。
二、檔案的價值形態
(一)憑證價值與情報價值
1.憑證價值
⑴概述
檔案是歷史的真憑實據,它的這種可資為憑的特性構成了檔案的基本價值之一,憑證價值。
⑵具體表現
①檔案的憑證價值是檔案不同於其他各種資料的最基本的特點。檔案是確鑿的原始資料和歷史記錄,它可以成為查考,研究和處理問題的依憑,認定法律權利、義務與責任的證據,以及政治鬥爭,外交鬥爭和教育人民的工具。
②檔案之所以有憑證價值,是由檔案形成過程及其結果的內容和形式特徵決定的。首先從檔案的內容來看,它是從當時直接使用的文件轉化而來的,客觀地記錄了以往的歷史狀況,是令人信服的歷史證據。其次,從檔案的形式特徵來看,文件上保留著真切的歷史標記,這些原始標記和原始資料成為檔案原始性,真實性的印記。
2.情報價值
⑴概述
檔案是事實,知識和經驗的記錄,它的這種可靠的,廣泛的,可資參考的特徵構成了檔案的另一個基本價值,情報價值。
⑵具體表現
①檔案記錄了歷史活動的事實和經過,記錄了人們在各種活動中的思維過程,所以它能給人以互有聯繫的、系統的、廣泛的情報信息。
②檔案的這種情報價值體現在不同層次的檔案集合體中。首先體現在一個檔案館以至國家檔案館網的檔案資料中,其次體現在一定數量文件的單元組合中,再次體現在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨跡中。
(二)現實價值與長遠價值
1.現實價值
檔案的現實價值又以可稱為現行價值,是指檔案對現實的社會實踐活動所具有的有用性。
2.長遠價值
檔案的長遠價值是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來,在相當長的時間中能夠滿足社會各方面利用者所需的性質。
(三)對於形成者的價值和對社會的價值
1.文件的第一價值
文件的第一個價值是文件對其形成機關的價值,它是文件的原始價值,包括行政管理價值,法律價值,財務價值和執行價值。
2.文件的第二價值
文件的第二價值是文件對於其他機關和個人利用者的價值,又稱從屬價值或檔案價值,包括證據價值和情報價值。
三、檔案的作用
1.行政作用
檔案是各級各類機構、社會組織行使職能,從事管理活動的真實記錄,這些記錄對於該機構、地區乃至國家工作人員察往知來,保持政策,體制,秩序,工作方法的連續性,有效性以及決策的科學性,具有不可取代的憑證和參考作用,這種作用可以稱為資治作用或行政作用。
2.業務作用
檔案在每個業務領域中都可發揮重要的憑證和參考作用,成為業務活動的資訊支援和保障。檔案記載了各行各業運營,發展的相關情況,成果,經驗和教訓,是以往業務活動的記錄和繼續開展業務活動的條件。
3.文化作用
檔案的文化角色主要是指檔案是人類所創造的一種寶貴的精神文化財富,以及它對於人類社會文化的積累,傳播,發展與進步所發揮的各種功能。檔案是民族文化的集中體現,是歷史文化的積累,是歷史文化傳承的手段,也是文化創新的基礎。
4.法律作用
檔案的法律角色是指檔案在解決爭端,處理案件等活動中所發揮的證據作用,法律作用是檔案憑證價值的重要體現。一方面在政治,軍事,經濟,外交鬥爭,解決領土爭端等方面,檔案的法律角色表現的十分突出。另一方面檔案在維護國家,集體,個人合法權益的法律角色也十分突出。
5教育作用
在社會教育的許多素材中,檔案以其獨特的歷史性,直覺性和原始性成為宣導教育的重要資料。檔案是重要的教育資源,它以第一手原始資料見長,其真實性不容置疑,因而具有不可抗拒的說服力和感染力。
四、實現檔案價值的規律與條件
(一)檔案價值的擴展律
1.概述
由於檔案具有原始記錄性,內容與版本的唯一性等特點,檔案價值是可以擴大和發展的,它的擴展具有一定的規律性,可稱為檔案價值的擴展律。
2.具體表現
⑴由於價值主體擴充而導致的檔案價值擴展
這是指隨著時間的推移,可能與檔案發生關係的人群逐漸擴大,檔案利者及其需求的範圍成拓寬趨勢,由此導致的價值的擴展。造成檔案價值主體擴充的主要原因有:
①第一,檔案角色從形成機關擴展到全社會。根據檔案形成規律,檔案形成以後,在一段時期內,作為機關工作和生產活動的必要條件,它發揮作用的對象主要是本機關。經過一段時間,檔案的現行角色逐漸淡化以至完結,其長遠價值和全面作用會衝破其形成機關的範圍,而使社會各個方面利用需求凸顯出來。利用者的範圍從檔案形成機關擴展到全社會,檔案價值主體突破了初期的各種限制,形成了豐富的多樣化的價值形式。
②第二,檔案機密程度的遞減。部分檔案具有一定的機密性,分為絕密,機密,秘密等不同等級。檔案的保密程度實質上是檔案準許利用的範圍和利用程度的問題。檔案的機密性不是一成不變的,隨著時間的推移和條件的變化也在改變。有些檔案在若干年以後仍有機密性,有些檔案經過一定的時間便降低了機密程度,有的則失去了機密性。一般來說,檔案機密性逐漸被弱化、遞減是一種總的趨勢。檔案機密程度的逐漸減退,顯示放寬限制後,檔案使用者範圍得以擴大,這必將導致的價值更廣泛地實現。
⑵由於檔案作用性質的改變而導致價值擴展
檔案對於利用者的有用性是多方面的,而這些用途並不是同時顯現出來的,隨著時間的推移和條件的變化,不僅利用者的範圍得以擴大,檔案的作用性質也會發生變化,呈現出檔案價值的多元特性。
①一般來說,檔案形成之初主要發揮行政或業務方面的作用,隨著現行期的結束,檔案的作用逐步從單純的行政、業務的資訊支持擴展到科學、文化、教育、司法、休閒等各個方面。
②檔案作用性質的擴展表現為檔案不僅可以用於與其相應的活動,同時可以發揮多種作用,有些甚至超出檔案形成者的預想。從而增加了檔案價值實現的領域、形式與可能性。
3.作用
了解檔案價值擴展律對於處理好檔案管理中當前與長遠,局部與整體,保密與開放的關係具有科學的指導作用,具體表現為:
⑴第一,正確認識單位內部檔案機構和公共檔案館的服務方向和職能定位。內部檔案機構一方面要服務於本單位,促進檔案對形成者自身價值的實現,同時要積極積累具有長遠利用價值的檔案,為檔案社會價值的實現創造條件;公共檔案館要採取各種措施,面向廣大民眾擴大範圍,促進檔案價值的擴展。
⑵第二,確定合理的檔案的歸檔、移交時間,建立合理的館藏結構,以適應不同時期檔案價值實現的特徵和要求。
⑶第三,在檔案鑑定工作中,以全面的,歷史的,發展的觀點來分析檔案的價值,避免片面性。
⑷第四,堅持正確的保密觀念,對具有保密要求的檔案採取相應的保密措施,同時制定和實施降密、解密製度,根據客觀實際情況的變化,適時的調整檔案密級,降密解密,擴大利用範圍。
⑸第五,建立服務觀念,依法積極開放檔案,促進檔案工作由封閉型,半封閉型向開放型轉變,更合理,更廣泛的開發檔案資訊資源,為社會各方面服務,研究不同時期檔案的作用領域,適時推進檔案價值的合理擴展。
(二)檔案價值的時效律
1.概述
檔案價值的時效性是指檔案對社會的有用性是有時限的,某些檔案在一定時期內對利用者是有價值的,超過這個時間限制後則降低或喪失了價值。這項法則可稱為檔案價值的時效率。
2.具體表現
⑴檔案與利用者需求之間關係的時效性。
①不同種類檔案的時效性有不同的特性。
②從價值主體看,利用者的某些需求也具有時效性,如果未能使檔案適時的滿足利用者的需求,有些檔案價值就會失效或變得毫無意義。
⑵ 檔案價值形態的時效性。
①檔案具有各種不同的價值形態,而這些作用往往是在不同的時間段中發揮出來的。例如,檔案形成之初以行政、業務角色為主,以後轉向科學、文化等其他角色。
②不同作用的此消彼長,說明檔案在不同的時間內可與不同的利用者需求形成不同的價值,社會政治、經濟、文化狀況,對於不同形態檔案價值的實現也具有直接的影響。檔案工作者在了解這種變化趨勢的同時,也應掌握變化的時間和階段性,以防錯失某些價值實現的最佳時機。
3.作用
了解檔案價值的時效律,有利於檔案工作者以辯證的思維認識時間對於檔案價值的影響,正確地判斷不同檔案的時效性,不失時機地開發資訊資源,積極地提供利用,防止本應被適時利用的檔案因提供過晚而喪失部分或全部價值。
(三)實現檔案價值的條件
1.社會環境
社會制度,國家有關法規,政策,政治經濟情勢等對於檔案利用需求,檔案機構可能提供檔案的程度有很大的製約作用,從而對檔案價值關係的形成和實現有直接的影響。
2.社會檔案意識
人們對檔案的認識程度以及社會上對檔案的普遍認識程度可稱為「社會檔案意識」。人們對檔案的需求程度以及檔案工作能夠滿足需求的程度與社會檔案意識密切相關。社會檔案意識對於檔案價值實現的影響主要現在三個面向:檔案利用需求、檔案利用政策、檔案服務觀念。
3.檔案管理水平
檔案管理水準的高低直接影響檔案管理部門提供檔案服務,滿足社會需求的能力,以及利用者取得所需檔案資訊的可能性。因此,提升檔案管理水平,深入開發檔案資訊資源,提供優質且有效率的利用服務,是促進檔案價值實現的重要條件。
第四章 檔案事業極為構成
一、檔案工作的內容
概述
檔案工作:廣義來說,包括檔案管理工作,檔案行政管理工作,檔案教育工作,檔案科學研究工作,檔案宣傳工作,檔案國際合作與交流工作等。狹義的檔案工作即檔案管理工作,廣義的檔案工作即檔案事業。
(檔案事業:以管理和發展檔案資源,服務社會各項事業為宗旨的,由檔案館(室)工作,行政管理工作等組成的事業體系。)
(一)檔案管理工作
1.涵義
檔案管理工作:指用科學的原則和方法來管理檔案,為黨和國家各項事業服務的工作。它的基本內容包括:檔案的接收與徵集,整理,鑑定,保管,編目與檢索,編輯與研究,統計和利用服務。
2.基本內容
⑴檔案的收集工作
為了解決檔案的分散形成與集中利用之間的矛盾,就形成了檔案的收集工作。
⑵檔案的整理工作
為了解決檔案的零亂與管理和利用的系統化要求之間的矛盾,就形成了檔案的整理工作。
⑶檔案的鑑定工作
為了使有保存價值的檔案能夠得到優先保管並能發揮最大作用,以滿足社會利用的需要,就形成了檔案的鑑定工作
⑷檔案的保管工作
為了解決檔案自然壽命的有限性與社會長遠利用需求之間的矛盾,就形成了檔案的保管工作。
⑸檔案的編目與檢索工作
為了解決檔案館藏體系的單向線性排列與社會多樣的和變化的利用需求之間的矛盾,為檔案的查找提供手段,就形成了檔案的編目與檢索工作。
⑹檔案的編輯與研究工作
為了滿足社會多元的和廣泛利用檔案的需要,需要對檔案進行研究,彙編出版各種檔案參考資料,這就形成了檔案的編輯與研究工作。
⑺檔案的統計工作
為了了解檔案工作的基本情況,分析檔案工作的規律性,提高檔案管理的水平,需要對檔案和檔案管理的狀態進行數量觀察和分析研究,這就形成了檔案的統計工作。
⑻檔案的利用工作
為了滿足社會實際利用檔案的需要,需要透過各種方式向使用者提供檔案資料,這就形成了檔案的提供利用和服務工作。
(二)檔案行政工作
1.涵義
檔案行政工作:是以國家各項事業的需要為目標,對全國以及地方檔案工作進行統籌規劃,組織協調,統一制度,監督指導的活動。檔案行政管理的目的是不斷調節檔案事業系統的內部關係和外部關係,促進檔案事業的發展,為國家經濟和社會發展服務。
2.主要內容
以檔案行政部門為組織協調中心,培訓和提高檔案工作人員的行政能力和水平,依法行政,透過調查研究和加強管理,完成規劃制定,統一制度,行政監督,組織協調,業務指導和諮詢服務的任務,提升檔案行政效率,進而促進檔案事業整體水準的提升。
(三)檔案教育工作
1.我國檔案教育的歷史與現狀
檔案教育是檔案事業的重要組成部分,檔案事業建構需要發展檔案教育,培養專業人才。
①我國檔案教育始於1930年代,在40年代有了一定的發展。 1934年私立武昌文華圖書館專科學校設立檔案管理特種教席,標誌著我國檔案教育的問世。 1946年在重慶創立了私立崇實檔案學校。
②中華人民共和國成立後,在黨和政府的支持下,隨著我國檔案事業的發展,檔案教育事業也取得了快速發展。檔案專科班,檔案訓練班等多種類型檔案教育的嘗試,為新中國檔案教育的創建進行了開創性的探索。
③1952年11月15日,中共中央和政務院聯合作出決定,批准中國人民大學設立檔案專修班,這標誌著新中國檔案教育事業的正式創立。
④進入1980年代後,隨著我國檔案事業的發展,我國檔案教育進入了一個大規模,實質發展的階段。發展至今,我國已基本形成一個多層次,多管道的較為合理的全國檔案教育網絡體系。
2.檔案教育結構
⑴檔案教育結構是指檔案教育的許多因素及其相互關係。檔案教育的目的是造就不同水平,不同層次的各類檔案專門人才。檔案教育結構是一個多層次,多系列的複合結構。
⑵從宏觀來看,我國檔案教育體系一般包括高等教育、中等教育、在職繼續教育和社會教育四個部分。
①檔案高等教育:是我國檔案教育的核心部分。我國檔案高等教育是培養中高級檔案研究人才,檔案管理人才,資訊開發人才及檔案事業管理人才的主要途徑。包括研究生,本科生和專科生三個教育層次。
②檔案中等教育:是培養初級檔案管理人員,技術人員的主要途徑,它是我國檔案教育體系結構中的重要組成部分。辦學形式主要有中等專業學校及職業學校兩種。
③檔案在職教育:是對已從事檔案工作的人員進行檔案專業知識的提升教育。它包括兩個方面,一是對受過檔案專業教育的人員進行繼續教育,二是對未受過檔案專業教育的檔案人員進行培訓。
④檔案社會教育:是指向社會各方面宣傳檔案學知識,增強社會的檔案意識。這種類型的檔案教育可以採取舉辦檔案展覽,編寫各類通俗讀物等多種方式進行。
(四)檔案宣導工作
1.涵義
檔案宣傳:是向人們傳播檔案檔案工作有關資訊、思想,進而影響人們行為的過程。具體而言,就是向廣大檔案工作者宣傳黨和國家有關檔案工作的法規與政策,對其進行思想教育,向社會宣傳檔案和檔案工作,以增強社會檔案意識的一種輿論引導和輿論監督性質的工作。
2.內容
宣傳檔案、宣傳檔案工作、宣傳檔案人員
3.形式
口頭宣傳、運用大眾傳播媒介、檔案展示與展覽、檔案專業報紙、檔案網站。
(五)檔案科學技術研究工作
1.涵義
檔案科學技術研究工作:簡稱檔案科研,是透過調查,觀察,實驗,比較,分析等手段,把檔案工作實踐的感性材料加以研究、提煉,上升為理性成果的一項創造性工作。
2.主要內容
①檔案科學的基礎理論研究
包括對檔案事物的認識,對檔案工作規律的理性揭示和對檔案事業發展的理論探索等幾個面向。
②檔案科學的應用理論研究
主要是對檔案收集,鑑定,保管,編目與檢索和編研等基本管理理論的研究。
③檔案科學的應用技術研究
核心內容是檔案建築與保育技術研究與檔案現代化管理技術研究。
(六)檔案國際合作與交流工作
形式
參與國際檔案組織的活動、國家間雙邊檔案工作的交流與合作及國際檔案學術交流與合作等。
二、檔案工作的基本原則
1.概述
1987《檔案法》第五條規定:「檔案工作實行統一領導,分級管理的原則,維護檔案完整與安全,便於社會各方面的利用。」這是用國家法律的形式確定了我國檔案工作的基本原則。
2.內容
(一)全國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則(核心)
統一領導、分級管理,既是由我國社會主義制度決定的,也是檔案工作發展的客觀需求。它是我國檔案工作的組織原則和管理體制,其具體內容包括三個面向:
⑴第一,國家檔案依規定分別由各級、各類檔案保管機構集中管理。
對三種不同所有權的檔案,(即國家所有,集體所有和個人所有)要按照檔案法的有關規定採取不同的管理辦法。
①國家機關,國營企業及事業單位所形成的檔案必須依照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交,集中統一管理。同時應依規定定期向有關檔案館移交需要長久保管的檔案。
②中央各機關團體需長遠保存的檔案,應向中央檔案館移交;地方各級機關團體需長遠保存的檔案,應向地方各級綜合性檔案館移交;一些新型載體檔案或專業性較強的檔案,依國家有關規定由相關專業檔案館保管。
③集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或應當保密的檔案,檔案所有者應妥善保管。
⑵第二,全國檔案工作在各級人民政府領導下,由各級檔案行政機構統一、分級、分專業管理。
①統一管理,是指國家檔案行政管理機關主管全國檔案工作。
②分級管理,指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案工作。
③分專業管理,指中央各專業主管機關在國家檔案行政管理機關的指導下,對本系統的檔案工作進行指導與監督。
⑶第三,對黨政檔案和黨政檔案工作實施統一管理。
把黨的檔案工作和政府的檔案工作統一起來,實行各級黨委直接領導的體制。
(二)維護檔案的完整與安全(手段)
維護檔案的完整與安全是檔案工作的基本要求。只有維護檔案的完整與安全,才能維護黨與國家的歷史真實面貌,才能充分發揮檔案的功能。
⑴維護檔案的完整
檔案的完整性包括檔案資料收集齊全和整理系統兩個面向。
①收集齊全是指凡有保存價值的檔案都要盡量收集齊全,實現一個單位,一個系統,一個地區,直到整個國家真正有保存價值的檔案的完整。
②整理系統是指凡有保存價值的檔案必須按照它的形成規律組成有機聯繫的整體,這樣才能全面反映出一定社會活動主體從事社會活動的過程和本來面貌。
⑵維護檔案的安全
檔案的安全包括檔案的實體安全和檔案的內容安全兩個面向。
①維護檔案的實體安全是指在管理上和技術上採取相關措施,使檔案不受損壞,盡量延長檔案的壽命。
②維護檔案的內容安全是指對機密檔案和需要控制利用範圍的檔案實行嚴格的管理,確保機密檔案不遺失,不洩密,不超範圍擴散。
(三)便於社會各方面的利用(目的)
便於社會各方面對檔案的利用,滿足社會對檔案的需要,這是檔案工作的根本目的。是檢驗檔案工作效果的重要標準,也是確保檔案工作得以發展的重要條件。
三、檔案事業的管理體制
1.檔案事業管理體制的基本類型
檔案事業管理體制:指檔案事業管理的體系與組織制度,包括檔案行政管理部門的設置及其隸屬關係,權限劃分等。從世界範圍來看,依照中央、地方檔案機構之間的關係,檔案事業管理體制一般可分為分散式和集中式兩種基本類型。
⑴分散式檔案事業管理體制
分散制,指一些國家的地方檔案機構不接受中央檔案機構的領導、指導和監督。採用分散制的多為聯邦制國家,分散制主要有:英國式、瑞士式,美國式等形式。
⑵集中式檔案事業管理體制
集中製,指一些國家的地方檔案機構接受中央檔案機構的領導、指導和監督。集中製的形式主要有中國式、法國式、瑞典式。
2.我國檔案事業管理體制的發展變化
新中國的檔案事業管理體制經歷了幾次改革和變動,檔案事業管理體制變動的主要特點是:檔案事業由分散管理逐步向集中統一管理的管理體制發展過渡,集中式管理體制也處在不斷完善之中。
第五章 檔案機構
一、公共檔案館
我國檔案館主要可分為:各級國家檔案館、專業檔案館(含專門檔案館、部門檔案館)及企事業檔案館三大類。
(一)國家檔案館
1.歷史檔案館
⑴中國第一歷史檔案館(主要保存明清中央機構的檔案)
⑵中國第二歷史檔案館(主要保存民國時期各政權中央機構的檔案)
2.綜合檔案館
⑴概述
綜合檔案館:一般分別隸屬於各級黨和政府,收集保管黨和國家在各方面管理活動中所形成的檔案。可分為中央級和地區級綜合檔案館兩種。綜合檔案館數量眾多,是我國國家檔案館與檔案事業的主體。
⑵性質
我國國家綜合檔案館是統一保管黨和政府機關檔案的管理部門,它既是黨的機構,也是國家的機構。
綜合檔案館的科學文化事業性質主要體現在:
①第一,從檔案管理的對象來看,它管理的是歷史上政治,經濟,軍事,文化和科學技術等活動的記錄,是一種重要的歷史文化遺產和精神文化財富。
②從檔案館的活動方式和工作成果來看,檔案館的工作是一項研究性工作。對檔案進行科學管理,進行一系列研究,參與編年史修志,彙編各種研究成果,並透過多種方式提供檔案利用。
③從檔案館的功能來看,它不僅肩負科學管理檔案的重任,而且致力於社會化的服務工作,在繁榮國家文化事業,促進社會進步和建設社會主義精神文明中具有重要的作用。
⑶基本職責
集中統一管理黨和國家需要長遠保管的檔案和相關資料,維護歷史的真實面貌,為現實的社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務。
⑷具體/基本任務
①第一,接收與徵集本級各機關,團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料,科學地管理;
②第二,透過多種方式,積極地進行檔案資料的利用工作;
③第三,參與編年史修志。
(二)專業檔案館
1.基本涵義
專業檔案館:是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業和技術活動中形成的檔案而設置的檔案館。它的具體涵義既可以體現在其專業功能上,也可以體現在館藏檔案載體的特殊內容和形式上。從我國已有專業檔案館的設置形式來看,有全國性專業檔案館、地方性專業檔案館和某一專業系統建立的專業檔案館。
2.類型
⑴特殊載體檔案館
目前我國已經建立了照片檔案館,電影資料館等特殊載體檔案館。
⑵都市建設檔案館
城市建設檔案館是我國科技專業檔案館中籌建較早,近幾年發展較快的一種專業檔案館類型,是集地域特徵與專業特徵於一身的專業檔案館。
⑶部門檔案館
部門檔案館是指在某一專業系統內,為保管某類專門檔案而設置的檔案館類型。
二、內部檔案機構
概述
內部檔案機構:主要指在某一機關或組織內部設立的,保管本單位所形成的檔案,並主要為本單位提供服務的檔案機構。從其主體來看,主要有企事業檔案室和檔案室兩種。
(一)企業檔案館
1.涵義
企業檔案館是收藏和管理本企業檔案的檔案館。
⑴企業檔案館具有檔案館的一般屬性。
⑵企業檔案館收藏及管理本企業檔案。
⑶企業檔案主要是服務本企業。
2.特點
⑴綜合性
企業檔案館是保存本企業檔案的基地。在企業管理工作中形成的檔案種類繁多,既有黨政工團文書檔案,科技檔案,會計檔案,又有經營管理檔案,生產技術管理檔案等,其館藏內容具有綜合性。
⑵專業性
在企業檔案構成中,科技檔案所佔比重極大。企業檔案館主要圍繞著專業性突出的科技檔案開展工作。同時根據企業類型的不同,企業檔案的專業特色也相互區別。
3.職能
⑴企業檔案館作為全國檔案網路體系中的一員,要儲存保管好企業檔案,作為企業檔案資訊的利用中心,向本企業和社會各方面提供服務,並根據相關規定定期或不定期向國家檔案館移交具有國家和地方重要意義的檔案。
⑵負責本企業檔案的蒐集、整理、鑑定、保管及統計工作。企業檔案館為了達成檔案資訊服務企業管理的目的,應對檔案資訊進行管理,並建立完善的檔案檢索體系,努力實現檔案管理的現代化。
⑶編研檔案訊息,開發檔案資訊資源。企業檔案館的服務對象主要是對內,同時兼顧對外。為此企業檔案館應針對企業管理活動的變化,有選擇地編制檔案信息,為企業管理活動的順利開展提供服務;還應該編輯公佈企業檔案史料,以滿足社會各方面的需要。
⑷宣傳教育職能。透過舉辦檔案展覽,宣傳其生產經營和科學技術發展等方面的情況,進而增強企業管理者和社會的檔案意識。
4.企業檔案館的設立
⑴設置檔案館的企業必須是大型以上企業和企業集團。
⑵企業檔案的設置必須考慮到企業檔案工作的基礎狀況。
⑶企業檔案館在機構設置上應是企業的內部機構,經費由企業自行解決。
⑷企業檔案館在設定時可以考慮實現檔案,圖書,情報資料的一體化管理,從而實現資訊資源的綜合開發利用。
(二)檔案室
1.涵義
檔案室:是各機關統一保存管理本機關檔案的內部機構,是整個機關的組成部分,是屬於機關管理和研究諮詢性質的專業機構。從全國檔案工作來說,檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍,最大量,最基層的商業機構。
2.性質
⑴檔案室是機關的內部組織機構。
機關檔案室工作是機關工作的組成部分,是機關為適應檔案管理的自身需要而建立的一種專業組織,從事本單位內檔案工作的組織管理以及檔案的保管與提供利用工作。從這一點來看,檔案室具有對本機關的依附性。
⑵檔案室是保存檔案的過渡性機構
從國家和社會的整體利益出發,為了使檔案成為社會共享的財富並獲得良好的保管,檔案室也有向國家檔案館移交檔案的義務。因此,檔案室一般不可能成為永久保管檔案的基地,在檔案保管上只能是一種過渡性、中間性的檔案機構。
⑶檔案室的主要任務是服務本機關。
檔案室檔案的來源侷限於本機關,館藏檔案構成單一性。從檔案室所藏檔案的價值形式來看,一般仍是處於第一價值階段,其對機關日常管理工作仍具有強烈的現實作用。因此,檔案室的服務方向,服務對象,服務範圍必然基本侷限於機關內部。
3.作用
⑴一方面,檔案室是機關內具有參謀和諮詢作用的部門,它是機關工作的助手,為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案資訊支援。所以,檔案室工作是機關工作的一部分,是提升機關工作效率和工作品質的必要條件,是機關管理工作和業務職能得以延續的重要手段。
⑵另一方面,檔案室是全國檔案工作的基礎。機關檔案室是國家檔案不斷補充的源泉,國家檔案的完整程度和連續積累,首先取決於檔案室;在全國檔案工作組織體系中,檔案室是檔案形成後首先提供利用並且大量發揮現實作用的陣地;檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡性機構,它為檔案館工作創造條件。
4.任務
⑴基本任務
集中統一管理本機關各部門所形成的各種門類和載體的全部檔案,為本機關各項工作服務,並為黨和國家積累檔案史料。
⑵具體任務
①對本機關文書部門或業務部門文件資料的歸檔工作進行指導與監督
各級機關應建立、健全文件資料的歸檔制度,凡是機關工作活動中形成的具有保存價值的文件資料,均應由文書部門或業務部門進行整理立卷,並定期向機關檔案室歸檔。機關檔案室對本機關文件資料歸檔工作負有指導和監督的職責。
②負責管理本單位的全部檔案及相關資料,並積極組織提供利用
檔案室是本機關存儲,加工和傳遞檔案資訊的部門,它負責檔案的收集,整理,鑑定,保管,統計工作,並編制必要的檔案檢索工具和參考資料,為本機關各項管理活動服務。科學管理檔案是檔案室的基礎工作,為本機關提供檔案資訊服務是檔案室工作的基本出發點。
③定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交
檔案室工作是檔案館工作的基礎,檔案室移交的檔案,其完整程度,價值高低,整理質量,保管狀況等都直接影響到檔案館的館藏建設,影響到國家文化遺產積累和保護的狀況。因此做好檔案室工作對國家檔案資訊資源的累積與維護歷史的真實面貌有著十分重要的作用。
5.類型
⑴普通檔案室
普通檔案室通常也稱機關檔案室,文書檔案室,主要是負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案。
⑵科技檔案室
科技檔案室是指保管科技檔案的專門檔案機構。
⑶音像檔案室
這是保存影片,照片,錄影帶等特殊載體的檔案室。
⑷人事檔案室
通常依附於機關內人事管理部門或組織部門,有的也稱幹部或職工檔案室。
⑸綜合檔案室
這是機關建立的綜合性檔案管理機構,統一管理本機關所形成的各種普通檔案,專門檔案和特殊載體檔案。
⑹聯合檔案室
同一地區特別是在同一市鎮內的一些機關聯合起來設立一個檔案機構,負責保存和管理這些機關形成的檔案,這種機構通常就是聯合檔案室,或稱為檔案服務中心。
⑺檔案資訊中心
是在原有圖書機構,檔案機構或情報機構的基礎上設立的統一的資訊管理實體機構。這種組織形式便於建立電腦管理系統,實行現代化管理,同時也有利於實現資訊資源的共同開發利用。
三、檔案行政機構
1.概述
檔案行政機構:如各級檔案局、處等,是黨和國家指導和管理檔案工作的部門。由於我國的黨、政檔案工作實行統一管理,因而各級檔案行政機構既是黨的機構,也是國家機構。
2.基本職責
在統一管理黨、政檔案工作的原則下,分層負責地掌管全國檔案事務,對全國檔案工作進行監督、檢查與指導。
3.具體任務
⑴擬訂檔案工作的規章,辦法,建立國家檔案工作制度,制定檔案工作發展計畫。
⑵指導監督各機關,部隊,團體,企業,事業單位的檔案工作;規劃和籌建檔案館,在業務上指導檔案館工作。
⑶研究和審查有關檔案保存價值,檔案保管期限的原則和標準,監督和審議有關檔案的銷毀問題。
⑷組織和指導檔案工作業務經驗的交流、檔案幹部的專業教育和檔案科學研究。
⑸組織和參與檔案工作的國際交流。
4.檔案機構之間的相互關係
檔案室、檔案館和檔案局是我國檔案機構的三種基本類型。
⑴上級檔案行政機構對下級檔案行政機構有業務指導與監督的關係;
⑵檔案行政機構對同級檔案館及檔案室等檔案業務機構有商業指導與監督的關係;
⑶機關檔案室與檔案館之間具有檔案交接關係;
⑷各級各類檔案館(室)之間均無隸屬關係,但有一定的協作關係。
四、新型檔案機構
(一)文件中心
1.涵義
文件中心:是一種社會化,集約化和專業化的檔案管理機構,它的設置一般不像檔案室一樣隸屬於一種文件形成單位,而是按地區,按系統建立的介於文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構。
2.背景
文件中心最早誕生於第二次世界大戰時期的美國,二戰期間美國政府機關的文件量迅速膨脹,大大加重了文件管理的負擔,致使大量文件沒有受到有組織,有製度的妥善保管。在檔案界的倡議和協助下,美國軍事部門創建一種新型的文件管理機構——文件中心,把使用次數不多,但又必須保管一段時期的文件,集中存放在造價較低的專門庫房內。在我國甘肅省永靖縣於1988年成立了我國第一個文件中心。
3.特徵
⑴文件中心主要是一種實體管理機構。從現有的實踐來看,文件中心的主要目標就是為那些大量的休眠文件提供一個效率高,耗費低的安全庇護所。這決定了文件中心的主要職能是:
①把文件從形成機關接收、存放進文件中心;
②提供快速且準確的文件借閱服務,滿足使用者的需求;
③確保文件安全,管理科學;
④根據由機關制定,檔案館批准的文件處置表對文件進行處置,包括銷毀不需要繼續保存的文件和向檔案館移交具有永久保存價值的文件。
⑤文件中心一般不從事與文件內容有關的研究活動,這是它與檔案館在職能上的一個根本區別。
⑵文件中心是一種社會化,集約化和專業化程度很高的檔案管理機構。文件中心一般要為若干參聯機關提供文件管理服務,與檔案室相比,它有較大的規模,服務對像也較多。由於其資金集中,專門性強,人員素質較高,因此文件中心的管理能力和技術手段一般都要超過一個獨立單位設立的檔案管理機構。
⑶文件中心對其保管的處於休眠階段的文件只有保管權,而無所有權,文件的所有權仍屬於其形成機關。
⑷文件中心是介於文件形成者和與檔案館之間的一個中間性機構,它要對雙方負責。作為一個過渡性的,中間性的檔案管理機構,文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求,同時又要擔負起為檔案館累積檔案的重任。
⑸文件中心可以同時承擔文件管理諮詢與訓練的功能。如可為參聯機關與非參聯機關提供有關文件管理的建議與指引。
4.類型
⑴政府性文件中心
這是由政府撥款建立的,為政府機關服務的非營利的文件管理機構。
⑵商業性文件中心
這是由相關機構和個人創辦的一種營利性檔案管理機構,它為工商企業或個人提供現代化的文件儲存設施,科學的文件管理和高效的文件服務。
(二)檔案寄存中心
1.涵義
檔案寄存中心:是指由國家綜合檔案館或其他獨立法人設立的,為各類企業,社會團體以及個人提供檔案寄存有償服務的機構。主要是接受不具備充分保管條件及配備檔案保管條件成本過高的國有與非國有企業及破產企業,社會團體,個人在工作,生產,經營,生活等各項活動中形成的檔案的寄存。
2.背景
⑴第一,在國營企業改革中,國營企業檔案存在管理不善乃至無家可歸的情況。
⑵第二,非國營企業的檔案管理大多比較混亂。
⑶一些社會團體和個人不具備檔案保管的充分條件。
(三)檔案事務所
1.涵義
檔案事務所:或檔案諮詢服務公司,是提供檔案事務服務的一種商業性檔案服務機構。
2.背景
⑴檔案業務量迅速增加,特別是檔案的監督、指導工作量大大增加,檔案行政部門不堪負荷。
⑵相關部門在考慮人員編制時,往往忽略檔案行政管理部門的工作量和工作面,所給編制極少。
⑶檔案部門人員參與檔案勞務性工作,一定程度上會削弱檔案行政管理部門的業務指導與監督職能。
3.服務對象與服務範圍
⑴檔案事務所的服務對象非常廣泛,一般包括該行政區域內各級國家綜合性檔案館,各機關,團體,企業,事業單位,鄉、村以及公民個人等。
⑵檔案事務所的業務範圍,主要是開展檔案業務的指導、諮詢以及各種檔案的勞務性服務工作,如檔案的整理,裝訂;各種檔案目錄的抄寫,著錄,打印;檔案的裱糊;破損檔案的搶救。
4.性質
檔案事務所是獨立經營,獨立核算,自負盈虧的企業單位。在用人制度上一般採取聘任制和臨時工製結合的辦法。對少數檔案專業技術人員採用聘任制,利用他們進行檔案業務的指導和諮詢。其他工作人員則一般實行臨時工製,主要進行各種勞務性工作。
(四)現行文件資料中心
1.涵義
現行文件資料中心:亦可稱為現行文件閱覽/開放中心等,它是公共檔案館在收集、集中政府機構現行文件的基礎上,以政務資訊公開為基本任務,方便社會各界,特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務管理各方面現行政策規定的內部機構。
2.背景
是適應我國政府資訊公開和政治文明建設的需要而設立的一種新型文件管理機構。
3.運作機構與發展前景
⑴從現行文件資料中心的運作來看,它主要是做了以下幾個方面的基礎工作:
①一是收集、集中一批與使用者查詢要求有關的法規性和政策性的現行文件或現行文件資訊;
②二是在收集、集中現行文件的基礎上,對現行文件保密與非秘的界限進行審查,確定了供用戶查閱的現行文件範圍和服務重點;
③三是進行了現行文件的網上發布,並在一定程度上開展了用戶調查與研究等。
⑵從現行文件資料中心的發展來看,它需要進一步解決的問題主要有:
①一是需要進一步確認現行文件資料中心的合法性地位;
②二是需要建立現行文件報送,收集和管理的常規性與強制性機制,以確保現行文件開放活動持久深入開展;
③三是製定合理的,科學高效的開放工作制度與管理規範,明確現行文件資料中的權利與義務;
④四是嘗試進行現行文件開放服務方式與手段的創新等。
第六章 檔案工作的特色、規律與發展
一、檔案工作的特徵、地位與效益
(一)檔案工作的特點
檔案工作的特點是指檔案工作區別於其他事物的內在規定性。檔案工作就其基本特徵來說是一項服務性、文化性、管理性、政治性與科學性的工作。
1.檔案工作的服務性
檔案工作透過提供檔案為社會實踐活動服務來推動生產力發展與社會進步,檔案工作實現自身價值的這種特殊途徑決定了它是一項服務性工作。
⑴服務性是檔案工作的基本屬性之一,也是檔案工作賴以生存和發展的基本因素。具體而言,機關檔案工作要為提高機關行政效率服務,企業檔案工作要為提高企業管理效率,提升企業競爭力服務,國家檔案工作則應在為社會經濟,政治,科學,文化等各方面進行基礎性服務的同時,為國家文化遺產的累積和資訊優勢的形成提供服務。
⑵檔案工作的服務性是檔案工作的客觀屬性之一。檔案工作作為社會資訊服務部門之一,是社會分工的需要和人類文明發達的結果。在資訊社會化和社會資訊化不斷發展的歷史進程中,檔案工作已經並將日益顯示出其獨特的作用。
2.檔案工作的文化性
檔案工作,特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用,決定了其具有強大的社會文化性。具體而言,檔案館工作的文化性表現在:
⑴檔案是社會文化的組成部分,檔案館具有保存歷史文化遺產的功能。檔案館作為社會文化的集聚地,匯集了具有重要文化內容的檔案,從一定意義上來看,檔案館具有文化傳承的作用。
⑵檔案館具有傳播社會文化知識與資訊的功能。檔案館是人類文化財富的寶庫,必然在社會歷史的各個階段為一定的政治、經濟、文化服務。檔案館的社會文化服務功能的實現是衡量檔案館為社會所做貢獻的一個重要標誌。
⑶檔案館具有社會文化教育的功能。檔案館所保存的檔案是社會文化歷程的結晶,是一種凝固的歷史,它既是反映和維護民族歷史真實面貌的可靠見證,也是認識民族歷史的重要管道,更是愛國主義教育的生動素材。因此檔案館是社會文化教育的一個特殊陣地。
⑷檔案館具有發展科學文化的角色。檔案館作為科學文化事業的重要組成部分和檔案工作的主體,理應為推動社會文化的進步作出貢獻,為此檔案館有必要對檔案所記載的科學文化知識進行研究和開發,這是檔案館積累、傳播文化功能的擴展與延伸。
3.檔案工作的管理性
由於檔案工作的具體對象-檔案本身俱有原始記錄性的本質屬性,這決定了檔案工作始終都應以維護和確認檔案的原始性作為基本任務。這項核心工作內容決定了檔案工作的性質與特點,從而使檔案工作區別於其他各類管理工作,具而言,檔案工作的管理性主要表現在三個層次:
⑴檔案工作是一項管理檔案的專門業務。從某個意義上來看,檔案工作實質上就是檔案管理工作,檔案工作的管理對像是檔案,管理的目的是開發檔案資訊資源為社會服務。
⑵檔案工作是資訊資源管理的重要內容。資訊資源管理是為了確保資訊資源的有效利用,以現代資訊科技為手段,對資訊資源實施計劃,預算,組織,指揮,控制,協調的一種人類管理活動。
⑶檔案工作是社會管理活動的組成部分。從特定的部門、一定機關單位的檔案工作來看,檔案工作是某種管理工作的組成部分。從系統論的觀點來看,檔案工作這一相對獨立的管理系統處於不同規模和層次的更大管理系統之中。
4.檔案工作的政治性
檔案工作是一種社會現象,在階級社會中,檔案工作體現著一定的階級關係和階級利益。
⑴首先,檔案工作的服務方向是檔案工作政治性的集中表現。檔案工作歷來都是為一定的階級所掌握,為一定的社會制度和一定的路線、方針、政策服務。
⑵其次,檔案工作的開放度大小也是檔案工作政治性的表現之一。檔案工作的開放度大小集中表現在檔案機構的開放性,檔案資訊內容的開放性和檔案人員觀念的開放性等眾多面向。檔案機構為社會公眾服務的水平,社會公眾在參與民主政治建設過程中,能否順利利用到所需檔案資訊等,都在一定程度上,會影響到我國政治文明建設的進程與水平。
⑶檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現之一。檔案工作的機要性是由檔案本身的特徵以及國家、民族利益所決定的。檔案中有相當一部分涉及黨和國家的政治,軍事,經濟和商業秘密。
5.檔案工作的科學性
檔案工作是一項科學性的工作,具體表現在:
⑴檔案工作是一項為科學研究和科學管理工作提供必要條件的工作。現代科學研究,無論是自然科學或社會科學研究都需要利用檔案資料。現代科學管理活動必須以檔案資訊作為分析管理現況和預測管理發展的重要依據。
⑵檔案工作實務中包含著特殊的規律和豐富的科學內容。由於檔案特有的屬性,檔案形成與管理有其自身的特點,因此在檔案工作中就需要研究和分析檔案管理的規律,形成指導檔案工作的特色理論。在檔案工作中已經形成的文件生命週期理論,檔案鑑定理論,檔案分類理論,來源原則和後保管理論等都有極其豐富的內容,這也使檔案工作與其他各類資訊管理工作相互區別。
⑶檔案工作要大量運用現代管理科學的內容和資訊科技的成果。現代管理科學對檔案工作產生的影響主要表現在:一是管理組織、管理方法的新變化可能會引發檔案學基礎理論的新發展;二是檔案工作組織管理的科學化也要求用運用現代管理科學的理論和方法。而且,檔案工作對資訊科技的依賴也在加強,資訊科技的新成果,新方法將大量運用到檔案工作的許多具體領域。
(二)檔案工作的地位
檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業,是黨和國家各項建設事業不可或缺的環節。
⑴檔案是反映人類社會實踐活動的原始記錄,是人類文明史的見證。從這一意義上來看,檔案工作是傳承社會記憶,再現歷史面貌的重要文化事業。
⑵檔案是重要的資訊資源,是實現科學管理的重要資源條件。因此在國家建設事業中,特別是在科學預測與科學管理中,檔案工作有時會起到決定性作用。
⑶檔案作為資訊資源的重要組成部分,也是一種重要的生產要素、無形資產和社會財富,它是推動經濟發展不可或缺的資源條件。因此,檔案工作是提高生產水準和促進經濟發展的基礎性工作。
總之,在我國,就目前而論,檔案工作應為社會主義物質文明與精神文明建設服務;就長遠而論,檔案工作應為延續和發展我國文明史作出貢獻。
(三)檔案工作的效益
檔案工作的效益就是社會對檔案工作的投入與檔案部門對社會檔案資訊需求的有效滿足程度之間的比較關係。換句話說,就是檔案工作的勞動消耗與勞動成果之間的關係。社會對檔案工作的投入一定,檔案部門對社會檔案資訊的需求的滿足程度越大,則效益越高;檔案工作對社會檔案資訊需求的有效滿足程度一定,社會對檔案部門的投入越少,則效益越高。檔案工作效益的特徵主要表現在:
1.社會性
檔案工作是一項提供檔案為社會服務的專門性工作,這一性質規定了它的效益具有社會性和公益性,這是檔案工作效益最為突出的一個特點。在現實生活中表現為:
⑴相當部分的檔案資訊具有公共財性質,它們屬於公共資訊服務的範疇;
⑵檔案工作投入以服務社會為目的,在資金來源上具有廣泛的社會性,投入檔案工作的收益並不體現在檔案部門本身,而是體現於社會的各方面,體現於廣大的利用者當中;
⑶從實現檔案工作效益的途徑來看,必須有賴於社會各界對館藏檔案進行有效的利用。
2.隱蔽性
社會對檔案部門的投入比較清楚,而檔案部門對社會的貢獻,即它在提供檔案,為社會服務過程中為社會帶來的利益卻比較模糊。這種投入的清晰性與利益的模糊性之間的矛盾形成了檔案工作效益的隱藏性特徵。這種隱蔽性特質主要表現為:
⑴檔案工作有時不會直接創造價值;
⑵從檔案效用的發揮過程看,它要依賴社會的利用,具有被動性和依賴性;
⑶從投入檔案工作的收益對象來看,它主要不是體現在檔案部門本身,而是包含於利用檔案的各部門或檔案利用者當中,檔案工作收益是一種間接性的收益;
⑷從投入檔案工作的收益地點看,由於檔案價值擴展律的作用,檔案工作收益地點具有廣泛性和分散性等。
3.滯後性
這主要是針對檔案工作的效益週期而言的,即檔案工作的效益在時間上具有延遲性。
⑴由於檔案從收集到開放利用,需要一個時間過程(即開放滯後);
⑵檔案從始行開放到被利用並取得實際效果,也需要有一個時間過程(即效應滯後)。
⑶這就使社會對檔案工作的效益往往多有忽略,這在一定程度上影響了社會對檔案工作的評價,也某種程度上對檔案工作造成了一定的負面影響。
針對檔案工作效益的上述特點,在檔案工作中,我們應著眼於社會發展的趨勢和要求,從協調發展的角度,多方位,多層次去尋求全面提高檔案工作效益的有效途徑,並在檔案工作中重視協調社會的公共關係,加強檔案工作效益的宣傳,從而為檔案工作的健康、持續發展創造一個良好的社會環境。
二、檔案工作的發展規律
檔案工作作為一種社會現象,伴隨著歷史的延續與發展,本身也處於動態發展變遷之中。古今中外的檔案工作,儘管在組織制度,原則與方法,檔案服務的方向,對象和範圍等方面都存在著許多差異,但是檔案工作在發展過程中也表現出一系列的共性特徵與規律。
(一)檔案工作的分化與整合規律
1.從檔案工作的發展歷史來看,在相當長的時間內,檔案工作與文書工作是不分的,與圖書資料工作也是不分的。這種文書工作、檔案工作、圖書工作界線模糊,交錯的狀況一直延續到民國時期。中華人民共和國成立之後,我國檔案工作才真正從文書工作,圖書工作中分化出來,發展成一個獨立的工作系統。
2.伴隨著檔案工作自身的不斷發展壯大,特別是檔案資訊資源觀的形成和資訊科技在檔案工作中的廣泛運用,檔案工作的發展又面臨著一些新的變化,這些變化主要表現在:
⑴文件管理一體化
「文件管理一體化」是指將目前機關中的文書處理和檔案管理工作整合為一個既統一又分工、既有聯繫又有區別的管理過程。
⑵檔案、圖書、情報管理的一體化
從一般屬性來看,檔案,圖書情報都屬於人類的知識財富,都具有資訊屬性和知識屬性,它們在管理的基本方法上有許多相似之處,如果將其綜合管理並進行聯合開發,可以發揮三者在功能上的互補,實現資訊資源共享的目的。可以說,檔案、圖書、情報管理整合是世界性的趨勢。
3.隨著上述兩個一體化趨勢的日益明顯,檔案工作與文書工作、圖書工作、情報工作將逐步實現分化基礎上的新的整合。這種整合要求檔案工作、文書工作、圖書情報工作,在整合、滲透的基礎上實現綜合管理,從而使資訊資源管理系統的功能放大。
(二)檔案工作的智慧化發展規律
檔案工作的智慧化發展規律,突顯在檔案科技設備的變化。在檔案管理中逐步推廣應用的以電腦為核心的包括電信,縮微複製,聲像技術在內的一切先進手段,實質上都是物化的智慧。這些物化的智能在檔案管理工作中的應用具體表現在以下幾個方面:
1.運用電子計算機實現檔案管理的自動化
根據電腦所具備的資訊處理能力和世界各國檔案、圖書和情報部門進行文獻處理的實踐,目前計算機在檔案工作中主要應用於檔案業務管理,檔案編目與檢索,檔案庫房管理和檔案部門行政管理等方面。
2.運用電腦及相關技術與現代通迅技術,實現文件與檔案資訊資源的數位化以及檔案資訊傳遞的網路化
⑴運用電腦及其相關技術實現紙本檔案的數位化處理,並保證實現數位檔案資訊的「動態搜尋與組織」是我國數位檔案館建設成功的關鍵。
⑵在檔案資訊資源數位化基礎上,運用相關技術可以實現檔案資訊傳遞的網路化,實現遠距離檔案資訊的檢索與利用,進而提高檔案工作的社會效果。
3.檔案縮微化與檔案保護技術水準的提高
⑴檔案縮微化能提高檔案資訊的儲存密度,縮小檔案體積,有利於檔案原件的保護,並可利用縮微技術與電腦科技的結合使用,提高檔案資訊的檢索水準。
⑵採用先進的檔案庫房保管設備與檔案保護技術,盡可能減少自然理化因素對檔案的損壞,延長檔案的壽命是檔案工作的重要任務。
(三)檔案工作發展與社會環境變遷的互動性規律
檔案工作與社會環境有著普遍的、密切的關聯。檔案工作與社會環境變遷的互動性規律主要表現在:一方面,社會環境狀況影響與限制檔案工作的生存與發展。另一方面,檔案工作在參與社會事務的過程中,也對社會環境變化,特別是社會精神文明與物質文明的建設做出貢獻。
1.影響檔案工作生存與發展的社會環境因素
⑴社會物質生產與檔案工作
①社會物質生產活動不斷對檔案工作提出新的任務與要求,促使檔案工作不斷改進與完善。
②物質生產的發展決定著檔案工作的基本物質條件和技術條件。
⑵社會經濟政治體制與檔案工作
①社會經濟政治制度決定檔案工作的目的和性質。社會主義的經濟,政治關係決定了檔案工作為社會主義事業服務,為廣大人民的利益服務。
②社會經濟政治體制決定了檔案工作的基本原則。國家體制直接影響檔案管理體制,各國政治民主化進程與程度影響與決定檔案的開放程度。
⑶科學文化事業與檔案工作
①科學文化的繁榮使人們產生了更多的檔案資訊需求,從而對檔案工作提出了新的要求。
②科學文化活動的發展能夠推動檔案理論的研究與普及。
③科學文化事業的發展也能為檔案工作提供新的管理理念和科學技術,促使檔案工作日益科學化與現代化。
⑷社會檔案意識與檔案工作
檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識程度與敏感度。它反映著整個社會對檔案和檔案工作的認識和態度,表現出對檔案和檔案工作的重視程度。
2.檔案工作的社會貢獻與檔案部門的公共關係
⑴檔案工作的社會貢獻集中表現在:為延續和維護社會記憶而累積資料;為國家的政治、經濟、科學文化管理活動的開展提供必要的資料,創造社會效益,和經濟效益等。
⑵為了為檔案工作的發展營造一個良好的社會環境,檔案部門和檔案工作者也必須建立強大的社會意識,進行公共關係活動。
①第一,檔案行政機關的職能拓展需要良好的公共關係。對檔案行政機關而言,為了有效行使其監督、指導和檢查職能,必須處理好上下級檔案行政管理機關、檔案行政機關與檔案業務機關之間的關係。
②第二,檔案館的科學文化性質決定了檔案部門必須建立良好的公共關係。檔案館作為社會各方面提供檔案史料的中心,必須以豐富館藏,優化館藏結構作為基礎。檔案館只有搞好公共關係,才能收集到有特色的檔案資料,才能把屬於個人所有的檔案收集到檔案館中來,使其發揮更廣泛的社會作用。
③第三,機關檔案業務的擴大需要良好的社會公共關係。我國基層檔案業務工作經歷了一個從無到有,從小到大的發展過程。我國基層檔案業務工作出現了一些新的特點,如果保管成分多樣化,接受收檔案製度化,檔案管理規範化等,這就決定了檔案部門既要與機關內各機構發生聯繫,又要與形成或利用檔案的部門或人員發生聯繫,這就涉及公共關係問題。
④第四,新時期檔案事業的發展需要建立檔案部門的良好形象,並進行公共關係建置。提升社會服務能力與水平,拓展職能,是檔案工作公共關係的核心內容,是建立檔案部門良好的,具有公眾親和力的社會形象的關鍵。
(四)檔案工作的社會化發展規律
檔案工作的社會化發展規律主要表現為:隨著人類社會活動領域的擴大,社會分工的細化和社會文明程度的提高,檔案的來源與形式日益廣泛和多樣,檔案資訊服務逐步社會化,檔案管理越來越具有廣泛的社會意義。
⑴檔案管理的社會化,是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為,其目的在於把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統。
⑵檔案資訊服務的社會化,是指檔案部門在保證國家和公民個人的根本利益不受損害的前提下,最大限度,最大範圍地向社會各方面提供檔案資訊。具體而言,檔案資訊服務社會化主要表現在:一是檔案工作有明確的面向社會的宗旨,各項工作的展開都要有利於檔案資訊資源的開發利用。二是有便於社會利用的檔案政策,在保守機密的前提下,使利用者能盡可能方便的利用所需檔案。
⑶近年來在我國出現的現行文件開放工作也是檔案工作社會化發展規律的重要表現之一。總之,伴隨著社會進步和人們對檔案資訊在認識上的深化,社會對資訊資源共享的要求將會更加強烈。檔案工作者應適應檔案工作社會化發展的規律,堅定不移地把檔案資訊服務的社會化作為檔案工作的發展方向。
三、檔案工作的國際合作與交流
(一)檔案工作國際合作的基本形式
1.參加國際檔案理事會組織的活動
國際檔案理事會,是國際性的檔案專業組織,1950年8月正式成立,總部設在法國巴黎。我國國家檔案局自1980年起正式參加該會,是該會的甲類會員之一。
2.國家間建立雙邊的檔案工作合作關係
在互惠對等的基礎上,與一些國家建立雙邊的檔案工作合作關係,是發展中外界檔案友好往來,交流檔案工作經驗,在相關項目上進行合作的重要形式。
3.開展國際的學術交流活動
建立與檔案學術團體,高等院校檔案專業,檔案館等機構的國際聯繫,進行國際檔案學術交流活動,是發展檔案事業的一個重要面向。
(二)收集散失檔案的檔案學理論基礎
1.來源原則或全宗完整原則
來源原則是國際檔案界對檔案進行組織管理的基本原則,許多國家都依此原則對本國的檔案進行了組織管理,在收集散失檔案和解決國際檔案糾紛時,全宗的完整性必須受到尊重。
2.職能所有權原則
檔案是職能主體在執行職能活動過程中所產生的,它的所有權要隨著職能的轉移而轉移。根據職能所有權原則,任何國家都有權收回對其行政職能運作來說所必須的檔案的所有權。
3.主權追溯原則
主權追溯概念是由聯合國提出的,這個概念允許新國家的檔案管理範圍擴展到獨立之前的時期。
4.歷史連續性原則
這個原則規定在一個國家的某一歷史進程中產生的檔案應該成為這個國家檔案館的館藏,為這個國家所有。
(三)檔案歸還原主權國的國際進展
1.第一階段是從1222~1954年,提出了戰時不得侵占他國的檔案遺產和戰後必須歸還給原主權國的法律依據。
2.第二階段是從1966~1978年,提出檔案是屬於文化財產的重要組成部分,並解決了流失檔案歸還原主權國的辦法問題和理論問題。
第三階段是從1980~1983年,成立了促進流失檔案歸還原主權國的國際組織,並研究歸還的具體政策問題。
(四)國家檔案保護、歸屬與繼承問題的國際公約
1.1954《海牙公約》、1970《巴黎公約》、1983《維也納公約》
2.「三個公約」的主要特徵(檔案國際法制建設的特徵)
⑴第一,各國對國家檔案的保護、歸屬和繼承問題有著強烈的敏感度。
⑵第二,檔案的國際立法經歷了從保護到歸屬,再發展為繼承的三個階段。
⑶第三,國際法的主體,即權利和義務的承擔者是國家而非個人。
⑷第四,國際上涉及檔案立法時,往往會論述或涉及檔案和檔案工作的新知識和新觀點,這具有檔案學理論和實踐的研究價值。
四、檔案資訊化建設
(一)檔案資訊化建構的涵義
檔案資訊化建設:是指運用資訊科技提高檔案工作現代化水平,重新思考檔案管理的新情況,新原則與新理論,確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法,實現檔案資訊的社會化服務。
⑴檔案資訊化建構的基本推動力量是資訊科技在檔案管理工作中的廣泛運用。
⑵檔案資訊化建置的階段目標是提升檔案工作現代化程度與確立網路環境檔案管理與服務的基本架構。
⑶在檔案資訊化建置過程中,必須重視重新思考檔案管理的原則,理論與方法。
⑷檔案資訊化建置的最終目標是實現社會大眾滿意的檔案資訊社會化服務。
(二)檔案資訊的數位化
1.涵義
檔案資訊數位化:是指利用資料庫技術,資料壓縮技術,高速掃描技術等技術手段將紙本文件,聲像檔案等傳統媒體的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案數位資訊庫。
2.原則
⑴規範原則
所有檔案資訊必須按照規定的技術要求,文字格式和工作標準進行數位化,並儘可能採取通用標準。
⑵安全原則
在檔案資料數位化過程中,要確保檔案原件的安全,確保數位化檔案資料的內容與檔案原件相吻合,確保檔案資料內容不洩密。
⑶效益原則
應在充分研究的基礎上選擇最優的檔案資訊數位化方案,包括從海量的檔案資訊資源中選擇適當的數位化對象,選擇最優的數位化工作流程,最合理的技術手段和最適宜的數位化加工設施等。
3.內容和形式
⑴一是檔案目錄資訊的數位化。其目標是建立檔案目錄資料庫。做好這項工作的關鍵是嚴格規範檔案資訊的著錄標引,並科學選定檔案目錄資料庫結構。
⑵二是檔案全文資訊的數位化。檔案全文資訊數位化可以採用掃描輸入方式將檔案全文按原貌逐頁儲存為影像文件,並為其編制目錄索引,或是經OCR識別後採用文字格式儲存檔案內容,輔之以全文檢索資料庫兩種不同方式。
4.主要困難
⑴檔案資訊數位化的技術還不成熟且不經濟。現階段資訊資源數位化主要方式有鍵盤輸入和掃描兩種。鍵盤輸入的主要缺陷是速度慢,效率低且成本高;掃描也存在影像品質不高,掃描速度慢以及漢字辨識率低等缺陷。
⑵數位化的物件問題。檔案館保存的檔案為數眾多,不同檔案資訊的價值不同,開放利用時限不同,保密程度不同,檔案館必須決定哪些檔案資訊資源可以數位化,哪些目前不需要數位化或暫緩數位化,以及哪些應優先數位化。
⑶合作問題。將檔案資訊數位化處理是各級檔案機構都面臨的現實問題,各機構相互之間應就數位化物件的選擇達成共識,在分工與合作的基礎上建構我國檔案資訊資源的開發利用體系。
(三)檔案網站建設
1.涵義
檔案網站:是檔案機構在公共資訊服務網路上建立的站點,它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和進行檔案宣傳。檔案網站建置是檔案資訊化建置重要步驟,它是檔案部門聯繫社會的重要窗口。
2.功能
⑴服務功能。
建立檔案網站的主要目的之一是向社會大眾提供檔案資訊的查詢服務,使檔案使用者藉助於網路可以實現快速方便的檔案資訊查詢,並透過網路完成檔案資訊的傳輸服務。
⑵宣傳功能
檔案網站可以成為檔案工作,檔案機構和檔案職業形象宣傳的有效工具,從而進一步擴大檔案工作的社會影響力,增強全社會的檔案意識。
⑶交流功能
檔案網站可以透過開闢使用者專欄,密切檔案部門與社會大眾的關係,及時了解並掌握社會對檔案工作的評價和要求,從而不斷提高檔案管理與檔案服務的水平。
3.主要內容
⑴檔案工作信息
包括國內外檔案工作動態訊息,檔案政策與法規訊息,檔案教育與科研資訊等。
⑵檔案機構資訊
包括檔案館室及其管理機構的基本職能,部門設置,例行服務,聯繫方法和發展規劃等資訊。
⑶檔案資源資訊
包括館藏數位化檔案目錄資訊和檔案全文資訊,特色檔案圖片資料等。
⑷檔案利用服務資訊
包括檔案機構的服務對象,服務方式,服務內容,服務政策等。
⑸地方特色文化訊息
主要包括地方史誌常識,風土人情,旅遊景點介紹等。
4.問題與對策
⑴問題:目標不夠明確,提供資訊內容不夠豐富,訪問率較低等。
⑵對策:在檔案行政管理部門的組織下,設立龍頭網站,門戶網站和樣板網站;逐步豐富上網檔案資訊;注重檔案網站建置的規劃設計,配備專門人才等。
(四)數位檔案館建設
1.涵義
數位檔案館:是利用網路技術,將分佈於不同檔案機構的數位化檔案資訊資源,以網路化方式加以互聯結,提供及時利用,實現檔案資訊資源共享,其實質是形成一個有序的資訊空間和資源共享的資訊環境。
2.特點
⑴存在方式上的特點
數位檔案館的實質是在電腦通訊網路上對分佈於各地的各種檔案資訊進行動態搜尋,因此數位檔案館不是一種物理存在的實體,而是一種無形的資訊組織與利用環境。
⑵運行方式上的特點
數位檔案館的運作方式是存取檔案資訊的網路化,數位檔案館儲存的是各種檔案機構提供的數位化檔案訊息,從這一意義上看,各類檔案機構是數位檔案館得以存在的基礎。
⑶功能定位上的特點
各類檔案館在檔案資訊資源的建置中應是一種基於「擁有」型功能定位的檔案館。而數位檔案館則因其主要是對分佈於各地的檔案資訊資源進行動態搜尋連結這一特色,從而在功能定位上是以「存取」為中心。 (「擁有」指透過收藏檔案資訊資源以滿足本館使用者乃至網路使用者的資訊需求的行為。「存取」是指搜尋並利用檔案機構擁有的館藏資源來滿足使用者檔案需求的行為。)
3.數位檔案館與實體檔案館的關係
⑴實體檔案館的館藏檔案是數位檔案館形成的基礎。
數位檔案館的形成有三個要素:使用者、檔案資訊資源和通訊網路。數位檔案館建成後,各級各類檔案館仍應努力加強館藏建設,以便為數位檔案館提供豐富的檔案資訊資源保障。同時,數位檔案館所提供的檔案資訊的原生性,真實性和可靠性也必須以實體檔案館館藏的相關檔案作為保障。
⑵數位檔案館的出現對實體檔案館的館藏建設提出了新的要求。
實體檔案館的館藏檔案經過數位化處理並上網提供利用後,可使用戶實現遠端快速查找利用。這就客觀上要求實體檔案館在進行館藏建設時,必須自覺地將自己納入到地區,專業,全國甚至全球的檔案資訊網絡中,使各檔案館上網的檔案資源各具特色,互不重複。
⑶數位檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制。
實體檔案館採用的是一種實體化,過程化和機構化的管理機制。而數位檔案館則把邏輯的,動態的檔案資訊資源和資訊管理系統引進了實體檔案館,在其中建構一個虛擬的資訊環境,打破了實體檔案館及其館藏的物理界限,使檔案館成為在網路上能夠靈活方便地搜尋,選擇,聯結檔案資訊資源的動態資訊系統。正是這種動態搜尋連結機制,可以大幅延伸實體檔案館的檔案資訊服務能力,從而更有效的進行社會化服務。
⑷數位檔案館與實體檔案館之間是相互依賴,相互促進的關係。
如果沒有實體檔案館,數位檔案館就失去了一個重要的資訊來源;反之。沒有數位檔案館提供的資訊環境,實體檔案館就不可能突破原有的工作限制,實現更大範圍內的檔案資訊服務。可見,數位檔案館的建造需要以實體檔案作為基礎,而數位檔案館的建造也可以為實體檔案館的進一步發展提供新的機會。
(五)檔案資訊化建構的基本對策
檔案資訊化建構是以檔案網路建構為基礎,以檔案資訊資源建構為核心,以檔案資訊資源社會共享為目標的動態發展過程。在具體組織實施檔案資訊化建設的過程中,需要注意加強對若干策略的設計與研究:
1.制度完善
⑴檔案資訊管理制度標準
①數位檔案資訊收集與儲存標準:數位檔案資訊是檔案資訊化建置的重要資源基礎。數位檔案資訊一般有兩個來源,一是伴隨管理流程而形成的電子文件與電子檔案;二是紙本檔案的數位化轉換。為此,數位檔案資訊採集標準建置就圍繞著上述兩個面向。
②檔案資訊網路標準:檔案資訊網路建置有三種類型,區域網路(一個單位過檔案部門內部)、網域網路(各單位之間)和廣域網路(網站或網頁)。檔案部門網路體系結構的標準化是確保檔案資訊快速傳輸和使用的關鍵。
③檔案資訊管理軟體標準:主要體現在應用軟體的通用性和統一性兩個面向。從整體來看,數量眾多,品質不齊,格式互異是目前我國檔案資訊管理軟體的基本特色。從集約化和規範效應及檔案資訊共享的要求出發,檔案資訊管理軟體最終還是要求逐步趨於規範,通用和統一。
⑵檔案資訊安全標準
①從具體內容來看,檔案資訊安全標準包括檔案資訊內容安全,檔案資訊載體安全,檔案記錄方式安全和檔案資訊網路安全等幾個面向。
②針對上述具體內容,在國家已有通用標準的基礎上,進一步製定檔案業安全標準就非常重要。
⑶檔案業務技術標準
①業務性標準是對電子文件、檔案業務處理的規範,它包括與資訊化建構相關的術語標準,資源的標識,描述數位檔案文件格式,元資料格式,物件資料格式等標準。
②技術標準規範包括電子文件,檔案資料儲存壓縮格式資料交換標準規範,資料加水印技術規範及系統軟硬體設施技術標準等。
2.資源建設
檔案資訊化的實質是為檔案資訊資源開放與開發提供一個新的平台與空間。因此根據資訊化要求針對性地進行檔案資訊資源的有序化,規範化和特色化建設就成為檔案資訊化建設的重要環節。在檔案資訊資源建置中,目前註意的問題是:
⑴確定納入檔案資訊化目標的資訊類型。
在檔案資訊化建設中,不僅要加強檔案資訊資源的建設,而且要加強一系列與檔案社會服務有關的其他資訊資源的建設。主要包括:檔案實體/檢索/內容/開發/開放/教育/政策與法規/新聞/科研信息,現行文件開放資訊等。
⑵檔案資訊資料庫的共建
檔案資訊資料庫包括目錄資料庫和內容資料庫。從資源建構的角度來認識,檔案資訊數位化及檔案資訊資料庫的建構實質就是重建檔案資訊資源體系的過程。這個檔案資訊資源體係有兩個特徵:首先它是數位化的資訊資源體系;其次它是全國所有檔案機構的數位化檔案資訊資源共同建構的體系,是一體化的資訊資源體系。
3.強化管理
⑴資訊化諮詢監工機制的建立
資訊化諮詢監理是指在資訊化建設過程中,由相關機構,組織或人員對檔案資訊化專案進行前期諮詢,資訊化方案論證,系統整合商的選定,資訊化品質控制等一系列服務,從而幫助有關部門完成一些性價比最優的檔案資訊化專案。
⑵專案管理
檔案資訊化其實是雙過程:一是資訊化專案的實際進程;二是專案管理進程。資訊化的過程管理是決定其成敗的重要因素之一。在過程管理中較重要的環節是可行性分析,資訊需求分析,組織職能分析,系統設計與實現等
⑶規劃制定
我國的資訊化建設普遍存在缺乏中長期規劃的問題,加強策略規劃的製定十分必要。檔案資訊化策略規劃的製定必須充分注意到下列因素:一是資訊化目標的複雜性;二是技術因素的複雜性;三是考慮資訊化規劃的政治因素;四是關注檔案資訊資源的特徵;五是檔案資訊化需求定義的複雜性。
⑷外包管理
在檔案資訊化建設過程中,檔案部門可以把部分工作交由其他組織完成。檔案部門可以外包的項目類型有:一是將檔案人員的訓練和教育交由有師資力量的高等院校去完成;二是實施不同程度的資訊科技外包。
(四)風險控制
檔案資訊化建設是一個涉及多因素的系統工程,存在著一系列風險:
⑴組織風險
檔案資訊化涉及許多部門,如果無法有效協調部門之間的工作,就可能出現互相扯皮,整合不利和進度遲緩等現象
⑵資訊安全風險
檔案資訊化的資訊安全表現為電腦安全,網路安全,通訊安全和資訊安全。這裡主要表現為檔案資訊內容安全。檔案資訊的內容安全包括檔案原件安全,檔案數位化轉換安全,儲存安全和利用安全等多個面向。
⑶知識產權風險
檔案資訊化將涉及一系列知識產權問題。這突顯為檔案資訊的數位化產權,檔案資料庫產權,檔案複製權,檔案網站建置中因連結而產生的智慧財產權問題等。
第七章 檔案法規與檔案職業道德
一、檔案工作法律概述
1.概念
檔案工作法律:簡稱檔案法律,指由國家最高權力機關制定的檔案事業規定性文件,包括全國人民代表大會和全國人民代表大會常務委員會制定的各種關於檔案和檔案工作的法律行為規範。其表現形式就是《檔案法》及其他法律中的相關條文。
2.本質和特點
檔案法同國家的其他法律一樣,都是統治階級意志的集中體現。我國的檔案法律是國家和人民意志的集中表現,是整個社會都需要嚴格遵守的基本行為規範,這也是檔案法律同國家的其他法律的共同本質。
⑴直接性
同其他非行業性的立法相比,檔案法律在調整和規範人們的檔案管理與資訊開發利用等行為方面具有直接性的特點。在解決和處理檔案工作事務上的問題、矛盾時,表現出較明顯的直接性特徵。
⑵具體性
這是指檔案法律內容的具體性。 《檔案法》對國家管理檔案的範圍,國家機關及社團組織,公民保護檔案,使用檔案的權利和義務,國家檔案機構的設置與職責,管理檔案的行為,檔案的公佈和利用行為,檔案管理和利用中的違法行為的處理等都作了較其他法律更為具體的規定。
⑶綜合性
綜合性是指檔案法律所提供的調整與檔案和檔案工作相關的行為的手段,這些手段並不是單一的,而是包含有行政手段,教育手段,刑事處罰手段等多種手段,具有綜合性的特點。
3.檔案法律與檔案行政法規、行政規則的關係
⑴檔案法律與檔案行政法規
檔案法:是國家與人民意志在檔案工作領域的集中體現,是全國人民代表大會及其常務委員會根據國家的憲法及立法程序制定的行為規範。
行政法規:是國務院依據憲法和法律制定的行政性的規範文件的總稱。
差別
①制定主體不同:檔案法律的製定主體是全國人民代表大會及其常務委員會;而檔案行政法規的製定主體則是國務院。
②約束力不同:檔案法具有廣泛的行為約束力,它是國務院制定檔案行政法規的重要依據,也是我們目前常見的檔案行政法規的淵源。就此而言,檔案行政法規的製定與實施,均要以法律為準繩。
③調節對像不同:檔案法所調節的對象具有一般性和普遍性的特徵;而檔案行政法規所調節的對象則具有特定性和專指性的特徵。
聯繫
①首先,兩者的製定與實施的根本目的是一致的。均是為了有效的規範和調整檔案事業建設與發展過程中的各種關係,以利於檔案事業的正常工作秩序的建立與維護。
②其次,儘管檔案法律高於檔案行政法規,但是從兩者的發展歷史來看,它們又是相互影響,相互促進的關係。檔案行政法規是製定檔案法律的「法源」之一;檔案法律的問世,也使行政法規的科學合理制定有了堅實的法律依據,大大減少了行政法規制定方面的主觀隨意性。
③再次,檔案法律和檔案行政法規均應在憲法規定的框架範圍內制定和實施,不能違背憲法規定的基本原則。
⑵檔案法律與檔案行政規章
行政規則:是由國務院各部會,省,自治區,直轄市以及省,自治區的人民政府所在地的市和經國務院批准的較大的市的人民政府,根據檔案法律和檔案行政法規所製定的規範性文件的總稱。
可見,行政規章從屬於檔案法律和檔案行政法規,或者說是檔案法律和檔案行政法規具體化的產物,更具特定性和操作性。目前,檔案行政規則的數量較多,調整的領域也非常廣泛,是我國檔案事業法制建構的重要面向。
二、《檔案法》的製定與主要內容
(一)檔案法的製定與修改
1.制定《檔案法》的社會思想基礎
制定《檔案法》的宗旨是保障國家與民族的檔案歷史文化財富的完整與安全,便於檔案資訊資源的發展與利用,這也是我國廣大人民的共同願望。可見在製定檔案法之前,我國已經具備了創制檔案法的廣泛的社會思想基礎。
2.制定《檔案法》的社會實踐基礎
一方面是我國長期的檔案行政法規,行政規章的建設經驗,可藉鑑的國外檔案立法經驗,以及我國其他法律的建設實踐經驗;另一方面是檔案管理工作和利用工作的實踐經驗。使我國檔案法的製定有了堅實的社會實踐基礎。
3.制定《檔案法》的組織保證
國家檔案局作為全國最高的檔案行政機關,負有製定「國家有關檔案工作的法規文件」的職責。
4.《檔案法》的修訂
1987年9月5日通過,1988年1月1日實施;1996年7月5日第一次修正;2016年11月17日第二次修正;2020年6月20日修訂
(二)《檔案法》的主要內容
《檔案法》(20年修訂)共分為八章五十三條。包括:總則、檔案機構及其職責、檔案的管理、檔案的利用和公佈、檔案資訊化建設,監督檢查、法律責任和附則。
三、《檔案法》的屬性特徵、作用、實施及修改
(一)《檔案法》的屬性特徵
1.《檔案法》具有所有國家立法的共同特徵-社會性
《檔案法》不只是針對國家機關和檔案部門的立法,而是針對整個國家和社會的立法。其社會性主要表現在法律的製定,法律的內容和法律的實施等面向。
2.《檔案法》具有一定的綱領性和創建性
《檔案法》中的相關規定簡明扼要,內容翔實,且富有創作性。綱領性的原則規定為我國檔案事業的發展確立了前進的目標,具有較強的創建性。
3.《檔案法》的民主性
檔案作為國家和民族的共同文化財富,它決定了檔案館所保管的檔案必須定期、分批地向社會實行開放,實現應有的經濟與社會效益。法律的這些規定是國家賦予廣大公民的一種民主權利。每個自然人和法人只有認真的遵守《檔案法》所規定的義務,才能使其民主權利得到法律的保障。
4.《檔案法》的強制性
《檔案法》是需要社會共同遵守的法律行為規範,是國家透過強制力來保證實施的。強制性主要表現在:第一,保護國家檔案。要求國家機關,社會組織及公民在享有管理、利用檔案權利的同時,必須擔負起保護國家檔案的安全與完整的義務;第二,國家對屬於集體和個人所有的具有國家和社會價值的檔案有優先購買權,以及在特殊情況下的強制收購權,徵購權;第三,也表現在對違反禁止性規範的行為人的處理與制裁方面。
(二)《檔案法》的作用
1.《檔案法》是建設和發展檔案事業的法律保障。
《檔案法》作為我國發展檔案事業和保證檔案事業順利進行而製定的一部部門性法律,它為我們有效的調整和處理檔案工作領域中的基本矛盾和關係提供了原則性的依據。從《檔案法》的內容來看,為確保我國檔案工作的順利進行,維護國家檔案的完整與安全,調整國家機構,集體,個人之間在檔案事務方面的關係,提供了基本的法律手段。
2.《檔案法》是進行我國檔案法規體系建置的重要依據。
從我國檔案法規的建造實務來看,《檔案法》的製定吸收了其他有關法律、法規的內容精華,但當《檔案法》制定完成且生效後,它又成為我們制定新的檔案法規、規章的法律依據。換言之,今後我們制定、修訂、廢除有關的行政法規,政府規章等規範性文件,都必須以《檔案法》為準繩。
3.《檔案法》是保護我國的國家機關、社會組織及公民形成的或保存的具有國家和社會意義的檔案財富的有力法律手段。
《檔案法》的相關規定,為檔案行政部門“依法行政”,有效地制止,處罰各種違法行為,保護具有國家和社會價值的檔案的完整與安全提供了基本的有效的法律手段。
4.《檔案法》是促進我國館藏檔案資訊資源開發與利用的有效工具。
《檔案法》第四章“檔案的利用和公佈”,對檔案的開放期,檔案館的利用工作條件及管理,未開放檔案的利用管理,檔案的公佈權,檔案史料的編輯出版與發行等事項均作了較有原則的規定。這為我國館藏檔案資訊資源的發展和有效利用提供了基本的法律保障。
5.《檔案法》是加強我國檔案行政工作的法律基礎。
發展我國國家規模的檔案事業,檔案行政工作不能弱化。檔案的管理,有賴科學的檔案行政和具體的商業活動來實現。因此,各級人民政府必須嚴格遵守《檔案法》,強化檔案行政機構的功能,依法加強行政管理,以確保我國檔案事業的健康發展。
(三)《檔案法》的施行
1.施行原則
⑴第一,施行《檔案法》要以事實為依據,以法律規定為準繩。
①以事實為依據,是指在貫徹執行《檔案法》的過程中,對各種違紀、違法案件的處理必須以客觀的實際情況為根據。
②以法律為準繩,是指《檔案法》的執行主體必須嚴格依照檔案法及國家有關法律的規定,處理和解決各種與檔案、檔案工作相關的案件。
⑵第二,實施《檔案法》,必須堅持法律面前一律平等的原則。
此原則的涵義是:任何單位和個人,不論其等級和社會地位高低,在《檔案法》和國家法律面前一律平等。
2.施行方式
⑴法律的遵守
這種方式是指機關、組織和公民要自覺地用檔案法來約束和規範自己的思想和行為。由於我國的《檔案法》中具有義務性(自覺履行)的法律規範又有禁止性(嚴格遵守)的法律規範,所以它對機關、組織、公民的行為要求也不相同。
⑵法律的適用
這種方式是指由國家機關及其組織成員使用《檔案法》來解決各種相關的實際問題。通常把法律的適用通俗的稱為「執法」。顯然,檔案法律的適用就是國家機關、組織及公民個人依據檔案法規所規定的權利和義務及法律程序,為完成一定的工作任務或達到一定的法律目的而使用的檔案法律、法規的實踐活動。
⑶除上述基本方式外,還有一些具體的方法:
①依法制定旨在強化執法力度的檔案管理行政處罰辦法等法規性文件。
②加強與各有關方面的合作,爭取社會的支持。
③加強宣導教育,增強社會檔案意識。
(四)檔案法律的完善與修改
1.《檔案法》的修改原則
⑴慎改原則
穩定性與確定性是法律的基本要求之一。國家檔案局為了維護法律的穩定性和嚴肅性,確立了「小改」的原則,其具體涵義是:對於現行《檔案法》中能夠肯定的內容要盡量肯定,對可改可不改的內容盡量不改,對執法實務要求法律完善的內容盡量完善。慎改,是這項修改原則的核心思想。
⑵原則性與操作性統一的原則
所謂原則性與操作性的統一,是指修改後的《檔案法》應簡明充實,切實可行,不模棱兩可,能夠為“依法治檔”,“依法行政”提供基本的行為規範和框架,對檔案行政法規,政府規章的建設和實施具有實實在在的指導和規範作用;而不是要求直接解決實踐操作中的具體問題。
⑶系統性原則
系統性原則是指在修改《檔案法》時,要通盤考慮《檔案法》與相應行政法規,行政規章的相互關係,注意同其他法律法規的協調配合關係。使修改後的《檔案法》能夠體現出一部部門法的原則性,權威性與科學性,與檔案行政法規,行政規章和其他法律形成一個整體功能優化的法規體系,使其對社會生活的調節具有良好的系統功能。
2.《檔案法》的修改內容
四、檔案行政法規與行政規章
(一)檔案行政法規的概念、種類與屬性特徵
1.概念
檔案行政法規:是指由國務院根據我國的憲法和法律制定的關於檔案行政的規範性文件。其中包括由國務院全體會議或常務會議通過的或經國務院批准發布的關於國家檔案行政事務的規範性文件。
⑴檔案行政法規必須是國務院制定或由其批准與公佈的。其他任何單位與個人均無權制定與發布此類文件。
⑵檔案行政法規是一種具有普遍約束力的規範性文件。是針對檔案事業中某一方面的行政管理工作所製定的,而不是對某一特定問題的處理意見。
⑶檔案行政法規是根據憲法和法律的有關規定制定的。它的內容必須符合法律精神,不能與法律條文相抵觸。
2.種類
⑴對檔案行政事務做出全面系統的規定的文件。如《國務院關於加強國家檔案工作的決定》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等。
⑵對某一方面的檔案行政工作做出部分規定的文件。如《機關檔案工作條例》、《全國檔案館設置原則與佈置方案》。
⑶對某一項檔案行政工作做出比較具體規定的文件。如《關於開放歷史檔案的幾點意見》等。
3.屬性
⑴檔案行政法規的一般屬性
①權威性和命令性
檔案行政法規同國家的檔案法律一樣,都是國家意志的體現,是國家意志與人民意志的統一。然而就其製定者與相對人的關係而論,仍是權力與服從、命令與服從的關係。執行人無權依照自己的主觀意志取捨,變更檔案政法規的相關規定。
②直接性和現實性
檔案行政法規的內容具有明顯的直接性和現實性特徵。它具體規定了檔案工作的組織與管理原則,基本原則,措施和手段,內容涉及檔案工作事務的組織,協調,指揮,管理等各個方面。因此它對我國檔案事業的建設與發展有重要的現實作用與直接的指導意義。
③穩定性和動態性
同國家的其他行政法規一樣,檔案行政法規也是在相對穩定的狀態中不斷變化和發展的。一方面,由於檔案工作的環境處在不斷的變革之中,這就要求檔案行政法規的內容必須隨之有所調整與變更;另一方面檔案工作的內在運作機制也會發生一定的變化,這也要求檔案行政法規的內容有所變化。
⑵檔案行政法規的特殊性
①檔案行政法規的製定必須符合檔案與檔案工作的特殊發展法則與特徵。
檔案的管理必須強調有機體的思想,強調集中統一管理的原則,強調全宗原則。任何檔案行政法規的製定都不能違背這些基本的想法和原則。
②檔案行政法規的製定必須具有歷史的繼承性與發展性特徵。
檔案行政法規的繼承性是指相關的檔案行政法規文件之間在內容方面的歷史連結性。檔案行政法規的發展性是指整個檔案行政法規體系的內容應隨著社會的發展,時代的進步不斷推陳出新,去粗取精。此外,檔案行政法規必須以檔案法為依據,隨著檔案法的變更和發展而變更和發展。
(二)檔案行政規則的概念、性質與類型
1.概念
行政規章一般有部門規章和地方規章之分。
部門規章:是國務院各組成部門依據法律和行政法規等在本部門權限範圍內所製定的規範性文件的總稱。其數量較多,調整領域廣泛,是行政法的重要淵源。
地方規章:是省,自治區,直轄市以及省,自治區人民政府所在地的市和經國務院批准設立的較大的市的人民政府,根據法律,行政法規等製定的規範性法律文件的總稱。
2.性質
⑴檔案行政規則從屬於國家的法律和行政法規。
檔案行政規章不能等同於檔案工作法律和行政法規,在內容規定方面也不能超越法律和法規。它是國家的行政機關和社會各相關部門,單位為了執行解決,說明檔案法律和法規以及重要政策而製定發布的規範性文件。
⑵檔案行政規章具有普遍的或特定的適用性。
它不同於國家檔案行政部門以及相關政府部門所做的具體行政決定或行政裁決(因為這類文件只適用於特定的人或特定的事實。)檔案行政規章通常適用於一定的檔案工作領域,一定類型的所有人或所有事實。
⑶檔案行政規則之間的協調一致性。
在實際的檔案行政規章的製定實踐活動中,有關行政主體必須注重兩個方面的問題:一是對內容方面存在互相抵觸,矛盾的規章應進行及時的修改和完善;二是注意將互有聯繫的行政規章批量公佈,以避免因為公佈方面的時差,人為的造成新舊規章之間的矛盾,使人無所適從。
⑷比較檔案法律的優勢
①檔案行政規則的製定程序比法律簡單。
②但檔案行政規則的內容具有專業性。
③檔案行政規則的規定比檔案工作作法律的內容更明確、更具體。
⑸與行政決定的不同
①檔案行政規章適用範圍比具體的行政決定廣泛。
②檔案行政規則的行政效力的時空範圍一般優於具體的檔案行政決定。
③檔案行政規則的製定程序較之具體的檔案行政決定正式、嚴格。
3.種類
⑴依據制定主體
部門規章和地方規章。
⑵依據內容
①立法性檔案行政規則(~依國家的法律在其職權範圍內對行政相對人創制權利與義務所製定的規章),如《檔案館工作通則》《公證檔案管理辦法》《上海市檔案管理辦法》;
②解釋性檔案行政規則(~為了有效執法,對相關的檔案法律的全部或部分規定所作出的解釋或說明的規章)如《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》。
⑶依據實際效力和實施性質
必須遵照執行的規章和參照執行的規章。
五、檔案職業道德
(一)檔案職業道德的層次與結構
⑴檔案職業道德具有明顯的層級性和多重規定性。主要表現為檔案工作者的個體道德素質和群體道德素質兩個面向。
⑵檔案工作者的個體道德素質,由道德情感,道德信念,道德認識,道德意誌以及道德習慣等面向構成。
⑶檔案工作者的群體道德素質主要由集體道德風範和社會道德環境所構成。這種群體道德素質是個體道德素質的共同性的集中體現。
(二)檔案職業道德的特點
1.鮮明的職業性
檔案職業道德有自己特定的內容,這些內容能夠鮮明的體現本職業的特點,從而使檔案職業道德與其他職業道德相區別。如忠於歷史,維護歷史的真實面貌,忠實守信,保守機密,嚴謹求實等。
2.存在方式的具體性
職業道德是某種社會或階級的道德原則和道德規範的職業化表現,整體而言,同一定社會職業活動的具體環境條件相適應。不同社會歷史條件下,不同國度,甚至不同產業的檔案職業道德,均具有特定的規定性。
3.形成過程的連續性與繼承性
檔案職業活動具有歷史繼承性的特徵。在某種意義上講,在不同的社會歷史時期,其職業的社會責任,義務,服務方式,內容,手段等都有許多相同之處。在不同的社會發展時期,檔案工作者的專業心理,工作習慣及道德要求等常常具有一定的承襲性和連續性。
(三)檔案職業道德的涵義與內容
1.涵義
檔案專業道德:是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務等項職能活動中,應遵守的基本行為準則,它是整個社會職業道德體系中的一個重要組成部分。 與各行各業的職業道德一樣,都具有鮮明的時代性與歷史性,職業性與具體性,社會性與階級性等特徵。
2.內容
1.忠於職守,愛崗敬業
所謂忠於職守,就是指檔案工作者應盡到保護、管理檔案的義務,盡到為檔案使用者提供優質資訊服務的職責;所謂愛崗敬業,是指檔案專業工作人員應當對檔案事業的建設和發展傾注較之一般大眾較多的愛心,全心全意地投身於本職工作之中。具體地說,檔案工作者應當做到:
⑴第一,保護檔案及相關資料的完整與安全,以確保其作為歷史證據的可靠性。
⑵第二,從歷史,法律,職能,行政管理等角度對檔案文件,資料進行篩選,鑑定和保管,切實合理的運用來源原則,保持文件之間的歷史聯繫。
⑶第三,檔案工作者在進行文件的整理,保護和利用工作中,應保護檔案的證據作用。
⑷第四,檔案工作者應確保檔案所含資訊的連續性。
⑸第五,檔案工作者應對他們從事的工作活動進行記錄,並能對其工作進行辯護。
2.遵記守法,嚴守機密
檔案工作者應當保守所管理的資訊內容的機密,增強保密觀念,培養良好的保密習慣,並且在檔案管理實踐中同各種失密,洩密,竊密行為作鬥爭。
⑴檔案工作者應注意保護國家的安全及集體及公民個人的隱私。
⑵檔案工作者應珍惜國家和社會給予的特殊信任,並在實際工作中,不利用其職務之便,為自己或他人謀求私利。
檔案工作者應自覺養成良好的專業保密習慣。
3.博學求進,公正服務
提升檔案工作者的知識水平,工作能力和專業水平等方面的基本素質,不僅是從事檔案工作的必要條件,也是檔案工作者職業道德規範的主要內容之一。
⑴檔案工作者一般應努力使自己具備四個方面的知識儲備,即法律知識,專業理論知識,哲學理論知識和現代管理知識。同時,有關檔案工作者也應努力學習現代資訊技術,以便使檔案事業適應現代社會高速發展的需要。
⑵檔案工作者應盡可能的提供檔案信息,為檔案使用者服務,即為所有合法的利用者提供公正的服務。
⑶檔案工作者應透過與其他專業工作人員的合作,促進世界文化遺產的保護和提供利用。
(四)檔案職業道德修養
檔案職業道德修養的基本任務就是要使檔案專業道德的原則和規範內容,內化為檔案工作者的內心情感和信念,並付諸於檔案管理實踐。檔案職業道德修養的基本範疇主要包括:
1.檔案職業道德理想與職業道德義務
⑴檔案職業道德理想,要求檔案工作者在參與檔案管理和利用實踐的廣泛社會活動中,充分體現國家和人民的利益,努力做好本職工作,全心全意地為檔案用戶和國家的建設服務,為建設有中國特色的社會主義事業而奮鬥。
⑵檔案職業道德義務,是指檔案人員在職業工作活動中,在一定的道德觀念,道德理想和道德責任感的支配下,應當自覺履行的檔案工作職責,也是社會、集體或他人對個人行為的要求,以及檔案工作者個體應擔負的對國家,人民的專業責任。
2.檔案職業道德情感與職業道德行為
⑴檔案職業道德情感主要包括兩項基本任務:一方面是形成和增強同檔案職業道德認識相一致的道德情感;另一方面是形成和增強健康的,正當的檔案職業道德情感。
⑵檔案工作者只有註意加強自身的道德修養,才能在檔案工作實踐中表現出良好的職業道德行為,才能得到同行及其他社會成員或群體的認同,才能在社會上得到應有的存在與發展空間。
3.檔案職業態度與職業良心
⑴檔案職業態度,就是指檔案工作者的基本勞動態度與服務態度。它是檔案工作者對社會,對利用者履行專業義務的基本前提之一,也是職業道德修養的一個具體表現面向。
⑵檔案職業良心,是指隱藏在檔案工作者內心深處的一種意識活動,是一種較為強烈的職業責任感,也是以這個職業責任感為準則來評價自己言行的一種信念。
4.檔案工作的職業榮譽和職業尊嚴
⑴檔案職業榮譽,作為職業責任和職業良心的價值衡量尺度,是檔案工作者對檔案的社會價值所做的相關評價。
⑵職業尊嚴是檔案工作者對社會價值及道德價值的自我意識。它既體現在社會或他人對檔案工作職業的尊敬方面,也體在檔案工作者自身對檔案職業的自尊,自愛,自強,自信和自立等方面。
第八章 檔案工作標準與標準化
一、檔案工作標準概述
1.涵義
檔案工作標準:是以檔案工作領域中的重複性的事物和概念為對象而製定或修訂的各種標準的總稱,它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。
2.種類
⑴依照標準的性質:管理標準和技術標準
目前我國及國際檔案工作組織所製定的標準大多屬於技術標準,如《檔案著錄規則》、《電子文件歸檔與管理規範》等。
⑵依照標準的實際法定效力:強制性標準和推薦性標準
強制性標準是指保障國家檔案財富安全的標準和國家通過法律,行政法規規定強制執行的標準;其他標準均為建議性標準。
⑶依照標準的相關程度:正式標準與參照標準
正式標準是指當檔案工作標準中同檔案,檔案管理直接相關的標準;參照標準是指由於目前尚無正式的標準可循,而不得不借鑒其他行業所製定的相關工作標準。
⑷依標準的適用範圍:國際標準、區域性標準、國家標準、專業或產業標準、企業標準等。
①國際標準,是指經過國際上的權威性組織制定,在國際上得到普遍承認和通過的標準。
②區域性標準,又稱國際區域性標準,是指只適用於世界某一區域的,經過世界區域性標準化組織通過的標準。
③國家標準,指對全國經濟,技術發展有重大意義,必須在全國統一的標準。
④專業標準,(行業標準)是指由專業主管部門批准,發布,在該部門範圍內統一的標準。
⑤企業標準,是指在企業內部遵守的技術標準。
3.屬性(特徵)
⑴標準的製定與審核或批准等工作程序都有專門的規定。
⑵標準都有固定的代號,格式整齊劃一。
⑶檔案工作標準是從事文件管理和檔案管理的共同依據,在一定條件下具有法律效力,並且具有一定的行為約束力。
⑷檔案工作標準的時效性較強,它是以某個歷史階段的檔案工作實務水準為基礎的。隨著檔案工作實務發展和新技術,新方法的採用,標準需要不斷進行修訂,補充,替代或廢止。
⑸標準內容具有相對專一性,一個檔案工作標準一般只解決一個實踐性的問題,文字要求準確簡練。
⑹標準依據其不同的種類和級別,在不同的範圍內貫徹執行,具有較強的可操作性。
⑺檔案工作標準多數屬於推薦標準,各地各部門在採用標準的時候就具有更大的彈性。
4.作用
⑴協調作用
因為檔案工作標準的針對對象具有重複性和多樣性的特徵,所以為了使某一方面的工作在整體上先進,合理和可行,就必須以所製定的有關標準和法規等為依據,進行相應的規範控制。
⑵簡化作用
採用文件一體化管理模式之後,對於過去文件管理與檔案管理分開進行時的一些重複性的工作內容,可以透過制定相關的管理標準,簡化其中的多餘的,重複的,低功能的工作環節,從而使文件一體化管理系統的整體功能提高,效能得到改善和最佳化。
⑶統一與優選作用
採用檔案工作標準,可以對文件與檔案工作領域同一性質對象的兩種以上的概念表達方式,技術指標,工作流程,工作方式,透過優選,確定一種或幾種較為科學,先進,合理的方式,指標,流程等,從而使整個檔案工作的效率得到提高。
二、檔案工作標準化的涵義與形式
1.涵義
⑴微觀:檔案工作標準化就是透過制定標準和實施標準,對檔案和檔案管理實行統一,簡化,協調和優選等有序化管理控制,以便獲得最佳檔案管理效益的活動。
⑵宏觀:檔案工作標準化是一項系統工程,它不僅包括檔案工作標準的製定,實施等項工作內容,還包括標準制定前的調查研究工作,標準的補充,完善,修訂,廢除等項管理與維護工作,也包括標準化系統的設計,標準執行情況回饋資訊的蒐集與處理等項具體工作活動。
①第一,檔案工作標準化是一個工作活動過程,就其整體意義來說,它是一項智力性的系統工程。
②第二,檔案工作標準化是透過實施簡化,統一,協調,優選等管理控制活動,節省經費,提高效率,獲得效益。
③第三,檔案工作標準化追求檔案管理活動的最佳效果。
④第四,檔案工作標準化是一種需要不斷補充,以改善所製定標準的工作活動流程。
2.形式
⑴簡化
簡化,就是在一定範圍內縮減對象的類型數目,使之在既定的時空範圍內足以滿足一般需要的標準化形式。一般來說,簡化是在檔案管理實務中應用較廣的一種標準化的初級形式。它不是主觀的任意縮減,而是只去掉檔案管理中已經變成多餘的,重複的,低功能的環節。透過標準化的簡化處理,便可實現文件一體化管理系統的整體最佳化。
⑵統一化
統一化,是把同一事物的兩種以上的表現形態歸併為一種或限定在一個範圍內的標準化形式。它雖然也是一種標準化的初級形式,但卻是標準化的主導形式與手段。檔案管理活動中有許多物件需要在方法,操作規程,術語符號,參數標誌等方面實現統一化,以提高檔案管理的標準化水準。統一化的主要內容與範圍包括一定範圍/程度/等級/水準/時間內/合理多數的統一。
⑶系列化
系列化,是檔案工作標準的高級形式,它是根據檔案事業發展的需要,透過對某些標準化對象的發展規律的深入,全面的分析研究,以及對國內外同一對象的發展趨勢的合理預測,結合我國的檔案工作的不同發展條件,將相關的標準指標加以適當歸併簡化,並按照一定的規律排列起來,作為指導我國檔案事業發展的依據。
⑷通用化
通用化,是指在不同的標準化物件之間可以互相通用的檔案工作標準。如檔案工作基本術語標準,檔案著錄用符號標準等。注重檔案工作標準的通用化程度,也是提升我國檔案工作標準化工作品質的基本要求。
⑸典型化
典型化,就是以最先進,最合理的工作方式,工作程序,技術指標,技術參數,技術手段或管理規定等為樣本,要求或倡導以後的有關方面的檔案工作均參照此執行,取得統一的過程。它可以逐步實現檔案管理水準的整體優化。
⑹格式化
各企事業單位大力建構文檔一體化資訊管理系統,此項工作的關鍵環節就是建立一套標準的,覆蓋整個組織的資料庫結構,而在這一結構之中,合理地規定文件資訊的格式和信息連結的邏輯關係是至關重要的內容。可見格式化是檔案管理,尤其是現代資訊社會中文件整合管理的重要形式之一。
三、制定檔案工作標準的原則、要求與方法
1.原則
⑴統一性原則
在檔案工作標準體系內,必須確保每一項標準的內容前後協調一致,同時又要確保各項相關標準之間在內容與技術方面的協調一致。這樣才能有效的維護檔案工作標準系統的系統性及與其他相關標準之間的一致性。
⑵優化原則
檔案工作標準體系內的每項具體標準,其內容必須反應優化了的技術,工作程序與組織程序,必須高於具體的一般性的管理工作的操作內容,具有一定的技術與管理的先進性。
⑶適時性原則
檔案工作標準體系的建構必須依據檔案工作實際發展的需要和客觀的可能性,適時制定有關標準,體現出檔案工作現代化建設的有序性。
⑷繼承性原則
在檔案工作標準體系建置過程中,有關方面必須注意使標準能在一定時空範圍內保持相對的穩定性。不能孤立地考慮標準的科學性與先進性,而忽略其穩定性與繼承性,否則容易造成實際工作的混亂。
2.要求
⑴標準的編寫應注意貫徹國家法令並與相關標準相協調。
制定檔案工作標準,應自覺遵守國家的檔案法律,法規,行政規章等法律規範的相關規定;並且注意與同級有關標準相協調,下級檔案工作標準不得與上級檔案工作標準相抵觸。
⑵文字表達準確,簡明。
檔案工作標準化文件中的文字表達應當做到準確簡明,通俗易懂,邏輯嚴謹,避免產生不易理解或有不同理解之處。
⑶技術內容應準確無誤。
檔案工作標準中的圖樣,表格,數值,公式,化學分子式和其他技術內容都應做到準確無誤。
⑷術語、符號、代號應統一。
在製定檔案工作標準中,同一標準中的術語,符號,代號應統一,與其他相關標準也應一致。
⑸編排格式及細則應符合規定。
檔案工作標準的構成,內容編排,層次劃分及其編號,編寫細則應符合規定的要求。
3.檔案工作標準的立項與標準的製定
⑴立項
①國家檔案局負責制發檔案工作標準的立項通知;
②有關組織,部門,單位或個人可以根據檔案工作標準體系表和標準立項指南,結合本地區,本部門的實際情況,確定所要研製的標準項目之後,便可填報國家檔案局的標準項目計劃任務書;
③在各地申報立項截止後,全國單工作標準化技術委員會應召開會議集中論證和審查申請立項的檔案工作標準,並向國家檔案局提出是否批准立項的建議;
④國家檔案局根據標準化技術委員會的建議,正式發文通知被批准的立項項目,並同時劃撥標準補助費;
⑤對於立項後的標準,專案承擔者應依《標準化工作導則》的規定和編寫要求,認真進行標準的草擬工作。
⑵編製程式
①標準的徵求意見階段。
除了在一定範圍內以某種形式多次徵求意見外,還要在全國範圍內徵求意見。對所蒐集的回饋資訊應及時進行分類整理,並需對採納及不採納的相關意見分別予以說明。
②標準的送審階段。
完成標準的起草工作之後,專案承擔者應及時形成送審稿。國家檔案局對標準的送審稿及其附件進行技術審查。審查後要形成會議紀要等書面文件。專案承擔者應根據這些反應專家意見的文件,對標準文件進行認真的修改,並形成報批稿。
③標準的報批階段。
專案承擔者應準備好標準的相關報批資料。報批稿由計畫起草者直接送全國檔案工作標準化技術委員會秘書處,經過標準化技術委員會審查,再一次進行修改後,就可以報國家檔案局批准發布。
四、檔案工作標準體系
(一)檔案工作標準系統的建置歷程
1.草創階段
新中國成立後,這個時期由於我國的檔案管理工作具有較強的封閉性,各單位的檔案成分較為單一,社會對檔案管理標準的客觀需求也較弱,所以標準化工作還只是處於草創時期。
2.發展階段
一些技術性的標準在貫徹中取得了良好的實際效果,同時也為檔案管理標準化工作的進一步發展鋪平了前進道路。
⑶法制化建設階段
自從《檔案法》頒布實施後,全國的檔案工作標準化工作逐步納入了法制化的軌道。
(二)檔案工作標準體系的構成
1.檔案工作標準體系的涵義
檔案工作標準體系:是由若干檔案工作基礎標準和業務技術標準構成的互有聯繫,互相制約的一個動態性,指導性的文件整體。其中基礎標準是指對檔案工作標準化有指導作用,並在製定標準時廣泛應用的標準;業務技術標準是指專門對某一方面的檔案管理對象所製定的檔案工作標準。
2..制定並頒布檔案標準體系表的原則
⑴必要性原則
從整體而言,應具有全行業的普遍指導意義,有利於提高檔案工作的質量,效率。
⑵科學性和可行性原則
要符合檔案工作的客觀需要,在實務上能夠實現。
⑶全面性原則
從客觀現實而言,必須涵蓋檔案工作的主要領域。
⑷預見性原則
從長遠發展而言,應留有餘地,以便於擴展延伸。
3.檔案工作標準體系的組成成分
⑴檔案工作基礎標準
檔案專業基本用語標,檔案館代碼編製標準,檔案種類劃分標準,檔案計量單位標準,檔案統計工作標準。
⑵檔案工作商業科技標準
檔案收集標準,檔案整理標準,檔案編目與檢索標準,檔案統計標準,檔案鑑定標準,檔案保管與保護標準。
⑶與檔案工作標準相關的標準
主要是指與檔案工作關係密切,但又不完全屬於檔案管理領域的有關國際標準,國家標準,行業標準和企業標準等。
五、檔案工作標準的貫徹實施
1.實施的工作標準,特別是推行具有先進科學意義的合理性檔案工作標準,往往要有完善的行政法規和相關的工作制度的配合。
2.檔案工作標準的實施還要有正確的想法做指導,同時也要也需要確立良好的群體意識來保證其順利推行。具體來說,應做到以下兩點:
⑴檔案工作標準的實施必須堅持全面系統的指導思想。在某些情況下,應注意一些檔案工作標準之間的相互關係,使它們協調配合地得到執行:
⑵檔案工作標準要依靠有關方面的努力才能順利實施。在實際工作中我們應當十分注意提高人們的標準化意識水平,確定良好的社會群體意識。一方面要靠相關部門或單位運用有效的法律手段,政策手段,經濟手段,行政手段等來保證;另一方面要依靠有關部門和單位做好實施的宣傳教育和解釋工作。
第九章 檔案學的學科內容、特色與發展
一、檔案學的研究對象與任務
1.定義
檔案學:是以檔案現象為研究對象,以揭示檔案現象的本質和規律為目標的一門綜合性學科。 1804年,德國檔案學家約瑟夫·奧格首次提出了「檔案學」的名稱,1885年,法國歷史學家朗格魯才首次提出了檔案學應當是一門獨立科學。
2.研究對象
檔案學的研究對像是檔案現象及其本質和規律。
3.任務
檔案學的任務是由檔案學的研究對象,尤其是社會需要決定的。一般而言,檔案學的任務是:在研究和揭示檔案現象的本質和規律的基礎上,提出檔案管理的科學理論,原則,技術和方法,指導檔案管理實踐,提高檔案管理的科學水平,更好地為社會實踐服務。但各種檔案現像是隨著社會歷史的發展不斷發展變化的,所以檔案學的研究也不能囿於傳統的檔案現象範圍,而必須注意研究新情況,新問題,解決新矛盾,更新舊的管理思想,創造新的理論與原則,方法與技術。
4.研究範圍
基礎理論研究;檔案史學研究;應用理論研究;應用技術研究;邊緣性、交叉性檔案現象研究。
二、檔案學的學科特點
1.綜合性和社會性
⑴檔案學的研究對象,研究內容和研究方法都具有一定的綜合性特徵。
①檔案就其內容而言,實質上是人類社會活動的原生資料、資訊和知識的記錄,它涉及自然科學和社會科學的各個方面。檔案資訊的這種綜合性,客觀上決定了以它為研究對象之一的檔案學必然具有綜合性;檔案工作是檔案學的另一個研究對象,檔案工作的核心問題就是科學管理,而人類社會的各種科學性的管理活動均具有雙重性,即社會屬性和自然屬性。就此而言,檔案學也具有綜合性的特質。
②檔案學研究對象的綜合性決定了其研究內容和研究方法也具有綜合性。檔案學研究內容的綜合性,首先表現在其學科內容在整體上是自然科學與社會科學兩大學科領域中的相關學科相互交叉,相互滲透的產物。也表現在檔案學具有廣泛的外部聯繫,檔案學在其發展過程中容納和吸收了許多相關學科的理論成果和技術方法,既涉及社會科學,也涉及自然科學。
③檔案學研究方法的綜合性主要表現在檔案學研究方法體系具有開放性,它廣泛借鑒,移植和運用了許多相關學科的研究方法,無論是社會調查法等社會科學研究方法,還是實驗法等普遍運用於自然科學各學科的研究方法,都可以運用於檔案學的研究。
⑵從檔案學的研究內容和研究方法的整體來看,它的社會科學屬性要比自然科學屬性強,因此檔案學的綜合性是偏重於社會科學的綜合性。
2.實踐性和理論性
⑴檔案學理論只能發端於檔案工作實務中的各種直接經驗和間接經驗,是對各種普遍意義經驗的概括,總結和昇華。
⑵檔案學不是純粹的思辨學科,而是一門應用性很強的實踐性學科。作為一門應用性學科,檔案學著重於對一些具體的科學管理理論,原則,方法和技術的研究,即使是對基礎理論的研究,也大多是帶有根本性的實際問題的理論研究。
⑶檔案學的理論認識是否具有真理性,是否具有指導的意義,只有透過廣泛的檔案工作實踐的檢驗才能得到證明。
3.技術性和實用性
⑴檔案學一方面具有科學認識的作用,另一方面又具有明顯的職業技能特徵。
⑵要勝任檔案工作就必須掌握一系列技能,如檔案的收集,整理,加工,存儲,保管,傳遞借閱,參考諮詢等各種專門的技能,必須研究用戶服務的方法和技術以及檔案工作和檔案事業組織管理的方法與技術。廣博的職業技能正檔案學研究的重要內容。
⑶隨著現代科技在檔案工作中的推廣運用,傳統的檔案工作技術和方法有了很大變化,許多現代科學技術的理念,方法和技術滲透到了檔案學知識體系之中,使檔案學更具現代科技的氣息。
4.開放性和包容性
⑴檔案學的學科體係是開放型的,它始終處於不斷變化,不斷充實,逐步完善,逐步提高和前進的過程之中。
隨著檔案工作的發展,檔案學的研究範圍不斷擴展,導致其分支學科不斷產生,學科體係日益完善。而社會的不斷進步和科學技術的不斷發展,也使檔案學必須不斷拓展新的研究領域,更新已經過時的理性認識,豐富其研究內容,使檔案學向縱深方向發展。
⑵檔案學作為一門綜合性的科學門類,它的研究方法,概念範疇,知識體係等多具有包容性的特徵。
檔案學的發展和建構可以從與之相關的鄰近學科的思想體系中汲取自身發展所需要的營養,凡是有利於指導檔案工作科學進行的方法,理論,技術,檔案學均可根據實踐的需要加以“兼容”,同時注重對有關借鑒和吸收內容的“揚棄”。
三、檔案學的學科體系
(一)檔案學科體系的角色與學科體系結構的特徵
1.作用
⑴檔案學的學科體系問題是檔案學發展到一定歷史階段後,檔案學自身建構所要研究的一個重要課題。
⑵一方面,檔案學科體系的研究可以使學界對檔案學的整體發展狀況有一個全面概觀的了解,具有良好的學術價值。
⑶另一方面,檔案學科體系的研究也可以為檔案學本身的建構與發展提供一個客觀的思想導向。
2.特徵
⑴檔案學科體係是靜態性與動態性的統一
①檔案學體系的穩定性主要表現在檔案學基本門類劃分上的靜態性。檔案學各種門類一旦確定就具有相對的穩定性。儘管隨著不同學科相互交叉滲透,以及檔案學研究的領域不斷擴大,許多新的分支學科會產生,但它們一般也可以被包容在這些門類中。
②檔學科體系的動態性是指檔案學科體係是一個動態系統,它不是一成不變的,而是一個不斷發展的思想性體系。它主要表現在:隨著檔案學相關學科在研究領域的相互滲透,檔案學不斷分化出新的分支學科。此外,檔案學的各門分支學科本身也不斷發展與完善之中。
⑵檔案學科體係是宏觀結構與微觀結構的統一
①檔案學科體系的宏觀結構是由檔案基礎理論,檔案史學,檔案應用理論,檔案技術,交叉與邊緣學科等門類構成的。
②檔案學的微觀結構是各分支學科內部各知識單元的結合形式和組織方式。知識單元經過分析,綜合,類比,歸納演繹,凝聚成基本術語,基本理論和基本方法,成為建構各分支學科的主體架構。同時基本術語,基本理論和基本方法等本身有自己的微觀結構。
③探索檔案學的微觀結構和宏觀結構的統一,有利於人們對檔案學體系結構認識的深化,使宏觀與微觀研究同步進行,從不同角度掌握檔案學學科體系結構的框架。
⑶檔案學科體系中傳統性科目與新興性科目的統一
①傳統性科目,是指在檔案學科體系中佔有主導地位的歷史較長的科目。傳統性科目一般是以本門學科領域中的特定檔案現象為研究對象,建立樹自己的理論知識體系,並在實踐的發展中不斷完善自身的知識體系。這些學科的存在與發展,成為決定檔案學科屬性的主導因素。
②新興性科目是指在現代,由於學科之間的相互滲透,相互交叉,而產生的一些研究對象跨學科領域的分支學科。新興分支學科是隨著檔案學科研究規模的擴大與拓展,各相關學科探索領域的交叉,不少學科尤其是一些相關學科向檔案學滲透,給檔案學研究提供了新的研究對象,帶來了新的研究主題,進而促進了新的分支學科的產生。
(二)檔案學科體系的基本模式(五個部會)
1.檔案學基礎理論研究
檔案學基礎理論是關於檔案現象的一般理論。它是由關於檔案現象的一般性認識問題的理性認識和關於檔案學各分支學科的共同性問題的理性認識等構成的。檔案學基礎理論研究應注意建立好以下學科科目:
⑴檔案學原理
它是研究檔案學基礎理論的重點科目之一,通常把這門學科科目稱為「檔案學概論」或「檔案學原理」。它主要研究和闡明檔案現像中帶有普遍意義的基本問題的產生原因,社會背景及其內在的本質,規律,特點,相互聯繫等。主要為檔案工作實務和學術研究活動提供最一般的理論指導。
⑵檔案用語
它主要研究關於檔案學專門用語的規範化,標準化的理論和基本原則。檔案術語學是我國檔案學建構中需要建造的一門新的檔案學分支學科科目。
⑶檔案法規
它主要研究檔案法規的發展和實施的相關理論和原則。其研究成果可為檔案立法,檔案行政法規及政府規章的製定提供科學的理論指導。
⑷比較檔案學
該學科採用比較研究方法,透過縱向和橫向的比較研究,找出各國,各地區,各領域,各時期檔案學理論與檔案工作的異同,及其一般規律和特殊規律。該學科的研究目的就是有效的吸收和借鑒國外檔案學研究的先進知識,科學成就以及以往學術研究和工作經驗中的合理成分,為檔案學研究提供一定的理論指導。
2.檔案史學研究
檔案史學的研究範圍主要包括以下三部分:
⑴中國檔案事業史
這是研究中國檔案歷史現象的產生、發展過程及其客觀規律與特徵的檔案學科目。中國檔案史學的研究,對於總結檔案工作的歷史經驗和教訓,增強社會的檔案意識,做好現實檔案工作,把握好檔案學的建設與發展,都具有明顯的理論價值。
⑵外國檔案事業史
也稱為“世界檔案事業史”,即研究世界各國檔案現象的歷史發展過程及其規律的學科。研究的目的主要在於:面向世界,了解世界各國檔案管理情況的歷史與現狀,開拓眼界,解放思想,借鏡經驗,汲取教訓,促進中國與世界各國檔案事業的健康發展。
⑶檔案學史
主要研究世界各國檔案學思想、理論的形成和發展的歷史過程及其規律和特徵。
3.檔案學應用理論研究
檔案學應用理論是以研究檔案管理中具有普遍性規律的具體問題,具體原則,具體方法為對象的檔案學科門類。其理論內容與體系具有鮮明的實踐性,一般可直接用於指導檔案工作實務活動。檔案學應用理論是檔案學科體系中的主體部分,其研究主要同以下幾門具體的學科有關:
⑴檔案事業管理學
主要研究國家檔案事業宏觀管理活動的理論,原則與方法。該學科的研究成果可以為檔案事業的發展,決策,計劃,組織和協調等提供科學的理論指導。
⑵檔案管理學
檔案管理學是研究各種門類檔案的一般管理理論,原則,方法的檔案學分支學科。研究目的是為現在和未來的文件一體化管理,檔案實體管理,檔案資訊的開發利用等提供方法與理論原則的指導。
⑶科技檔案管理學
它是專門研究科學技術檔案管理,開發和利用的學科。該學科的研究目的是為各種科技檔案的管理和利用提供理論,原則,方法方面的指導。
⑷ 檔案編纂學
本學科主要研究檔案資訊的編輯,加工及出版工作的理論,原則與方法。研究目的是為檔案資訊出版品的編纂工作提供理論,原則,方法方面的指導。
4.檔案應用技術研究
檔案管理現代化,不能沒有現代檔案管理應用技術的支援。研究檔案應用技術的任務主要應由以下幾門學科來承擔:
⑴檔案保護技術學
它是研究文件與檔案製成材料的自然性狀和保護技術的學科。該學科的研究宗旨是最大限度地延長檔案原件的壽命,便於人們對檔案的長遠利用。
⑵檔案縮微複製技術
它是研究檔案的攝影,沖洗,加工,拷貝,還原,存儲,檢索等技術過程的學科。其研究宗旨是為檔案資訊存儲,轉移,利用和自動化檢索等項工作的開展提供必要的技術和方法保證。
⑶ 檔案電腦管理技術
它主要研究電腦科技在檔案管理中的應用問題。其研究宗旨是為檔案資訊的現代化管理和開發利用等提供電腦應用技術的指導。
5.檔案學與其他學科之間的交叉與邊緣性研究
現代科學發展的一個總的趨勢是學科與學科之間的交叉與綜合。這種交叉與綜合的發展趨勢,隨著檔案學研究的不斷深入與發展,在檔案學的研究領域也日益凸顯出來。在檔案學與其他學科之間的交叉地帶和邊緣區域中,值得開拓的學科領域主要有:
⑴記錄資訊管理學(文獻資訊管理學)
這是一門在檔案學,圖書館學,情報學及現代資訊科學的交叉地帶成長起來的新興學科。它是研究人類社會各種記錄性資訊管理活動的基本規律,普遍原理和通用方法的交叉科學科目。記錄資訊管理學的研究,將會大大豐富檔案學,圖書館學與情報學的研究內容,開拓學術研究的視野,促進學科之間的交流與合作。
⑵文件管理學
它是在檔案學和文書學的研究領域的交叉地帶產生的一門新學科。實際上,它是從整體上研究文件現象的產生,運動規律和特點,以及文件資訊科學管理與控制的一門綜合性學科門類。文件管理學的研究是適應現代社會文檔一體化管理、CAD文件管理的實際需求以及現代文件數位化發展趨勢的需要而產生的。
⑶檔案社會學
這是一門在檔案學和社會學的交叉地帶產生的新興學科。檔案學研究的對象之中有許多屬於社會現象範疇,運用社會學的研究方法,原理等,從新的角度重新審視檔案學中的某些研究課題,特別是檔案工作社會功能的實現,檔案工作系統同社會環境的關係等,都將有一定的研究成果。
⑷檔案心理學
這是一門在檔案學和社會心理學的邊緣地帶產生的新興學科。研究它,不但要注意運用檔案學研究方法,同時也要運用社會心理學的方法。透過這種研究,可以有效的減少檔案管理活動和檔案資訊利用活動中的心理障礙問題,提高檔案管理效率和資訊利用實效。
檔案學科體系尚在發展探索之中,上述對檔案學科體系的劃分,只是從某種較為理想,合理的角度對檔案學體系的一種門類劃分方法及其結果。這些學科的研究成果往往帶有綜合性質。
四、檔案學與相關學科的關係
(一)檔案學與馬克思主義哲學
研究檔案學,不能離開馬克思主義哲學的唯物史觀,自然辯證法,認識論等理論方面的指導,否則就會使有關的學術研究和實踐經驗的理性認識偏離正確的思想軌道。只有用辯證的,歷史的和發展的觀點來觀察和揭示各種檔案現象,才能從中發現本質的東西,才能尋找出規律性的東西,才能逐漸使我們對檔案現象的認識接近真理的彼岸。
(二)檔案學與思維科學
思維科學對人的各種思維問題的研究成果,對發展和建構檔案學有一定的方法論意義。研究檔案學不僅需要馬列主義的知識論的指導,也需要思考科學的相關理論,原則和方法的指導。
(三)檔案學與橫斷科學
現代橫斷科學-系統科學,資訊科學與控制科學,所提供的理論與方法,具有強烈的方法論意義。充分吸收並借鏡這些學科的研究成果,對於發展檔案學也同樣有重要的作用。檔案學的研究離不開這些橫斷面科學所提供的各種現代管理的思想方法和理論的指導,同時檔案學的深入發展,也為這些橫斷面學科的進一步發展提供了新的營養。
(四)檔案學與管理科學
管理科學的研究經驗及其所提供的理論,原則和方法等,在檔案學的研究和建構方面,均具有一定的借鏡和參考價值。檔案學研究領域中的一些分支學科實際上帶有明顯的管理科學的性質。但是,管理科學著重於揭示人類社會管理活動的一般規律,原則和方法,而檔案學則主要研究和揭示檔案現象的本質和規律。因此檔案學同管理科學的關係是特殊和一般的關係。
(五)檔案學與歷史科學
歷史科學與檔案學研究的關係密切,特別是對研究中國檔案史,世界檔案史,檔案學史等具有指導意義。檔案專業史的研究者必須掌握歷史科學的知識,並且要把檔案專業史放在大的歷史背景中進行研究,要運用歷史科學的研究方法和研究成果。
(六)檔案學、圖書館學和情報學
檔案,圖書和情報的管理都是實現資訊的收集,加工,存儲,檢索和利用的活動過程。所以,研究檔案學必須借鏡和吸收圖書館學和情報學在資訊加工,情報加工等方面的知識。同時,檔案學的研究也可以為圖書館學和情報學的研究提供相關的理論原則和技術。總之,檔案學,圖書館學,情報學均屬於資訊管理科學的具體應用性學科,它們之間有密切的聯繫。但由於各自研究對象之間的差異,又形成了各自相互獨立的理論知識體系。
(七)檔案學與某些自然科學
一些自然科學的分支學科,如物理學,化學,昆蟲學,微生物學,氣象學,建築學等,它們的研究成果可以為我們建立檔案學中的某些分支學科提供相關的科學知識。同時,透過檔案現像中的某些自然現象的科學的實驗,觀察和分析綜合等,檔案學也會獲得一些相關的應用技術方面的研究成果,這些研究成果也可以使自然科學的內容得得豐富和發展。
(八)檔案學與秘書學、文書學
檔案學,秘書學,文書學都有各自的學科研究領域和研究對象,這是它們成為獨立科學並相互區分的主要標誌。同時,也存在交叉內容,關係密切。
總之,同檔案學有關的學科有很多,這是因為檔案學的研究對象具有廣泛的社會性,涉及社會生活的許多領域。檔案學的建構必須堅持開放性的思考方式,注意借鏡和吸收其他相關學科的知識成果和研究方法。同時也應當看到,檔案學的建設與發展也會為相關學科的發展注入新鮮的想法與理念。
五、中國檔案學的產生與發展
(一)中國檔案學的建設歷程
我國檔案學的產生與發展大致上經過了三個歷史階段:第一階段-20世紀二、三十年代至40年代,這是我國檔案學的產生與初步發展時期;第二階段-20世紀50~60年代,這是我國檔案學的重構與漸進發展時期;第三階段-70年代末期至今,這是我國的檔案學的完善與繁榮時期。
1.檔案學的產生與初步發展時期
⑴將檔案現像作為一個獨立性的專門問題進行科學系統研究,始於20世紀二、三十年代,其具體表現為:
①第一,“行政效率運動”,這是促使我國近代檔案學思想產生的直接原因之一。 1933年,國民黨發起行政效率運動,目的是為了提高機關的辦事效率,其主要內容之一就是文書檔案工作的改革。在這場運動中,由行政效率研究會創辦的《行政效率》雜誌從不同角度研究和總結了文書檔案改革運動中的經驗和教訓,這對中國近代檔案學思想的產生起到了積極的促進作用。
②第二,史學界整理明清歷史檔案和學術研究的需要,也是促進我國近代檔案學思想產生的重要原因。五四運動後,中國史學界始關注近代史的研究。在對明清歷史檔案進行整理和研究利用的具體實踐中,史學界對如何科學地整理和利用歷史檔案的經驗教訓進行了總結和反思。從某種意義上說,中國近代檔案學的某些思想,是透過總結整理明清檔案實踐活動的經驗而獲得的。
③第三,近代意義上的檔案教育的創立,對促進檔案學思想的產生也起到了積極的推動作用。 1938年,國民政府教育部在私立武昌文華圖書館學校創辦了檔案管理專科。 1946年3月,殷鐘麒起在重慶創辦一所私立崇實檔案學校。另外還有上海的中國檔案函授學校,其他短訓班,工作坊等。
⑵這個時期檔案學思想研究的特點是:
①匯集了行政界,史學界,檔案教育界三大領域的檔案學研究成果。
②檔案學研究的範圍只限於機關檔案室。
③檔案學理論在很大程度上受到圖書館學的影響。
④檔案學的研究領域也侷限於文書檔案管理,歷史檔案整理等面向。
2.檔案學的重構與漸進發展時期
⑴新中國成立後,隨著國家各項事業的建設與發展,我國國家規模的檔案事業於20世紀50年代初開始起步,具有中國特色的檔案學學科體系開始重新構建,中國檔案學研究進入了一個新的發展時期。其主要成就表現在:
①新中國成立後,檔案學已發展成為多門科學課目組合起來的獨立學科,包括檔案學概論,檔案管理學,技術檔案學,文書學,中國檔案史,外國檔案史等。
②1958年12月,國家檔案局成立了檔案研究室,這是我國第一個專業檔案科學研究機構。
③以吳寶康先生等為代表的中國人民大學歷史檔案系,透過集體努力確立了我國檔案學的基本體系框架,其標誌就是他們編寫的各種講義和教材。
④圍繞著起草新的檔案工作法規文件和組成國家檔案機構等項工作,學者們開展了關於檔案概念的外延,檔案管理原則,檔案工作與國家建設,機關工作的關係等問題的研究活動,並發表了一批學術論文。
⑵這個時期的檔案學建設的特徵是:
①檔案學有了明確的理論指導思想。以馬列主義為指導的檔案學研究,特別著重於檔案工作實務經驗的提煉與概括,並建構了一個初步的學科體系。
②檔案學開始以國家規模的檔案建設事業為研究對象,而非侷限於檔案室。
③檔案學建構借鏡了當時蘇聯檔案工作的理論。
3.檔案學的完善與繁榮時期
⑴十一屆三中全會以後,中國進入了新的歷史發展時期。包括檔案事業在內的各項社會建設事業開始走上了恢復,整頓,發展和提高的道路。中國的檔案學發展也迎來了學科建設的黃金時期,開創了檔案研究的繁榮局面。出現這種繁榮局面的主要因素包括:
①第一,在第二階段檔案建置所取得的研究成果,為這個時期檔案理論研究的進一步發展準備了必要的知識條件。
②第二,檔案事業建設的迅速發展,使檔案工作實踐中出現了從宏觀到微觀的一系列新的問題,這客觀上拓展了檔案學的研究範圍,深化了檔案學的研究內容,並為檔案學理論研究創造了良好的實務條件。
③第三,寬鬆的學術環境,活躍的學術研究氛圍,為檔案理論研究工作的開展提供了良好的社會環境條件,激發了研究者的積極性。
④第四,中外學術交流的深入發展,使得檔案學研究人員的視野更為廣闊,獲得了大量可供參考和借鏡的資訊和經驗。
⑤第五,我國檔案教育的發展為檔案學的發展提供了必要的智力條件。自1970年代末期以來,許多高等學校開辦了檔案專業,學歷教育的層次也隨著社會發展的需要不斷提高,為檔案學界培養了一大批研究人才。
⑵檔案學第三個發展階段的特徵是:
①檔案學的新的分支學科不斷建立,已有的分支學科內容不斷完善,檔案學的學科體系更加完整系統。
②檔案學除進行傳統性內容的深入研究外,還開展了對檔案學基本理論,現代化檔案管理原則,方法和技術的研究,並取得了可喜的學術理論成果,學科地位有所提高。
③交叉性和綜合性研究活躍。結合檔案工作實際,綜合利用與檔案學相關學科的最新研究成果,是這段時期檔案學研究的另一個突出特點。
④著重解決檔案工作實務中的新問題。檔案學的研究能夠密切注意檔案工作發展的時代脈動,及時發現並探討新時期檔案工作中出現的新問題。
⑤更加註意理論建構的前瞻性和開放性。
(二)中國檔案學建構的主要成就
1.檔案學已經成長為一門獨立的綜合性科學。
2.檔案學已建構成由若干分支學科構成的群體。
3.檔案學基礎理論研究不斷深化。
4.檔案學的史學研究和外國檔案管理理論研究不斷深入。
5.檔案學應用理論研究成績顯著。
6.檔案學應用技術研究成績斐然。
六、外國檔案學的產生與發展
第十章 檔案管理的基本理論與檔案沒心情學理論的發展趨勢
一、檔案學基礎理論概述
(一)檔案學基礎理論的構成
1.一是對檔案與檔案管理活動的基本理論性認知。如檔案的定義,本質,種類,作用,價值及規律,檔案管理活動的性質,規律,檔案與檔案管理的歷史發展進程及規律等;
2.二是檔案管理的基本理論。即關於檔案管理的總體性,宏觀性理論問題和檔案管理基本方法,原則的理論探討。
(二)檔案管理基本理論的主要內容
1.對檔案管理工作的整體理論認識與剖析
⑴檔案管理工作作為一種管理活動,有其自身的特殊性。此工作的整體理論認識與剖析,可採用不同的理論角度與方法。如可用資訊理論,系統理論,控制論的角度與方法,將其劃分為檔案資訊的收集,加工,處理,輸出,反饋,調整的環節,並將其總體上作為一個相對獨立的工作系統加以剖析,研究。當然也可以從檔案管理工作的具體業務操作環節,如收集,整理,保管等角度進行認識與分析。
⑵目前中國檔案界一般是將上述兩種角度,方法結合起來,將檔案管理工作劃分為「八項內容」與「兩大面向」。將八項內容展開,實質上就是檔案管理學的內容。而兩大面向(即實體管理與資訊內容的發展利用)的分法則具有宏觀的理論指導意義。
2.檔案管理基本方法的理論探討
⑴檔案分類是檔案管理的重要方法,有「歷史主義」與「邏輯主義」兩大流派。
⑵來源原則是歷史主義方法在檔案管理中的具體應用。
⑶文件生命週期理論是一個從宏觀角度分析,研究文件與檔案管理問題的理論。
⑷檔案鑑定是檔案管理的重點與困難之一,是一項充滿複雜性與困惑性的工作。
二、來源原則
(一)來源原則的內涵
來源原則:是當前世界各國公認的檔案整理理論。來源就是通常所說的檔案形成者,包括機關,組織和個人。據此,來源原則指的就是檔案館依照檔案的來源進行整理和分類,要求保持同一來源的檔案不可分散,不同來源的檔案不得混淆的整理原則。
(二)來源原則的產生背景
來源原則起源於近代法國,是在逐步否定事由原則的過程中產生的。事由原則是指依照檔案的主題內容進行整理的原則,從16世紀後期以來逐步形成並得到理論論證,直到19世紀中期之前在檔案整理領域長期佔據著統治地位。然而法國在18世紀末的檔案工作改革中,首次建立了真正意義上的綜合性國家檔案館,這使得事由原則無法適應館藏來源多樣化的特點,逐漸暴露出其弊端與局限性,最終被來源原則取而代之。
(三)來源原則的形成與發展
1.起源——法國的“尊重全宗原則”
⑴1841年,法國首次提出了一種新的檔案整理原則,“尊重全宗原則”,這是法國第一次根據檔案的來源提出了“全宗”的概念和“尊重全宗”的思想,改變了過去將同一形成者的檔案依照主題拆散歸類的做法,指明整理檔案必須先保持其來源連結。
⑵尊重全宗原則之所以成為來源原則的起源,不僅是因為它將檔案的來源作為組建全宗的標準,尊重全宗實質就是尊重來源。更重要的是因為它開始具備來源原則的核心思想──同一來源的檔案不可分散,不同來源的檔案也不得混淆。
2.形成-德國的“登記室原則”
⑴在繼承法國的尊重全宗原則的基礎上,德國提出了“登記室原則”,這標誌著來源原則的正式形成。
⑵在館藏檔案整理的混亂局面下,德國受法國經驗的啟發,放棄了原來沿用的事由原則,在1881年明確地提出了與尊重全宗原則核心思想一致的「登記室原則」。這項原則的主要內容包括兩層涵義:一是國家機密檔案館整理館藏首先依照來源分類,保持檔案與形成機關的來源聯繫;二是檔案館還要保留檔案在形成機關業務過程中的原始順序和整理標記。
⑶登記室原則的重要意義在於它不僅是對尊重全宗原則的簡單繼承,更是一種發展與創新。它更多的融入了歷史主義和發展思想,更明確地要求檔案整理原原本本地體現檔案形成的歷史過程和有機連結。它才是來源原則思想的完全體現,才是來源原則正式形成的標誌。
3.理論論證-《荷蘭手冊》的貢獻
⑴雖然來源原則最早在法、德兩國起源和形成,但最早對這一原則進行理論論證的是荷蘭檔案學者,他們不僅闡述了來源原則的理論基礎,而且使這一原則真正走上了國際化傳播的道路。
⑵1898年,荷蘭三位檔案學者,薩穆·繆勒,約翰·斐斯和羅伯特·福羅英,出版了專著《檔案的整理與編目手冊》。三位學者透過科學闡釋全宗的定義,性質以及全宗內檔案整理系統的特點,層層遞進,完成了對來源原則的嚴密論證。
⑶《荷蘭手冊》的重要貢獻之一是奠定了來源原則的理論基礎。一方面,它提出「全宗是有機整體」的核心觀點,另一方面提出「全宗內的檔案整理系統必須以形成機關內部組織機構的編制為基礎」的又一核心觀點。它使來源原則的兩個理論核心——尊重全宗和尊重原有次序基本成熟,最終瓦解了事由原則的統治地位。
⑷《荷蘭手冊》的重要貢獻之二是推動了來源原則的廣泛傳播。使來源原則逐步傳播到世界各國,得到國際檔案界的公認,成為檔案專業最基本的原則。推動來源原則開始走上國際化傳播的軌道。
4.普遍認可-布魯塞爾大會
⑵普遍認可來源原則的起點是一次國際檔案會議。 1910年,在比利時首都布魯塞爾召開了圖書與檔案人員國際大會,大會取得了兩項重要成果:一是促使各國檔案人員開始認識到國際合作的重要意義,從而奏響了國際檔案合作的和諧之音;二是對《荷蘭手冊》進行長時間討論,確立手冊的核心思想是來源原則,並宣布這項原則是檔案專業人員的基本原則。
⑵布魯塞爾大會的意義在於,它不僅是檔案領域進行國際合作的起點,也是來源原則得以確立的標誌。為後來來源原則的廣泛傳播,運用和發展拉開了序幕,創造了有利的國際環境。
5.靈活運用-英國與美國的「組合」思想
⑴全宗是法國首創的概念,法文表述為「Fond」。來源原則的核心思想實質上確立全宗並保持全宗的完整性。然而,「Fond」一詞在英文中並沒有對應詞彙,這就存在著英語國家如何表達全宗概念和體現來源思想的問題。英國和美國成功地解決了這個問題,他們提出的「組合」思想不僅是對來源原則的繼承,而且是一種靈活運用。
⑵英國接受來源原則集中反映在英國著名檔案學者希拉里·詹金遜1922年出版的代表作《檔案管理手冊》中,他首創了一個“Archive Group”(即檔案組合)概念來對應法語“Fond”一詞:他的「組合」思想集中表現為檔案組合涵義和特徵的系統論述。
⑶在英國影響下,美國也提出了具有本國特色的「組合」想法來靈活運用來源原則。 1941年美國國家檔案館正式啟用了「Record Group」(即文件組合)概念作為館藏檔案整理和分類的基本單元。
⑷英美「組合思想」均以來源原則為基礎,因為他們都強調檔案組合或文件組合必須保持來源的同一性。但英國相對比較機械,美國更有彈性。
6.部分修正-德國的“自由來源原則”
⑴來源原則在傳播過程中也受到了質疑。這主要是因為產生於19世紀的來源原則,面對20世紀現代機關和現代文件的新特點,難免會有不完全適應的地方。如果說美國的組合思想還是對來源原則的一種調整,那麼德國檔案學者阿道夫·布倫內克提出的自由來源原則則是對來源原則的一種修正。
⑵自由來源原則具有一定的進步意義。一方面自由來源原則,在整理上給了檔案人員更大的活動空間,使他們可以靈活的調整全宗內不合理的整理體系。另一方面自由來源原則仍然堅持把來源原則視為一種總的原則,強調維持檔案內在的有機連結。只不過在具體整理時可以兼顧來源和事由兩種因素,在不同情況下有所著重。
⑶但自由來源原則也存在一定的限制。布倫內克提出的保持來源與事由之間的比例關係的觀點顯得過於模糊,不易理解和實施。而他對來源和事由標準的自由選擇甚至可能會導致對來源原則實質的偏離。總之,自由來源原則只能看成對來源原則的部分矯正與發展,而非一種否定和革新。
7.豐富和發展——蘇聯和我國的“體系化的全宗理論”
⑴20世紀60~70年代,蘇聯逐步建構了一套較為完整的體系化全宗理論,使來源原則得到了豐富和發展,可以概括為三個方面:①第一,根據時代發展及時豐富和發展全宗定義;②第二,創造性地提出了「文件全宗」概念;③第三,建構了一個由國家檔案全宗統轄的全宗概念體系,並以此為基礎提出了一套完整的全宗理論。可見蘇聯的全宗理論是來源原則的創造性發展。
⑵我國的全宗理論是在藉用蘇聯模式的基礎上逐步形成的,同樣是對來源原則的豐富和發展。我國到20世紀80年代已基本形成了成熟的全宗理論體系,這一體系主要包括五個方面的內容:①第一,明確提出了全宗的定義和基本涵義;②第二,明確提出了全宗(實質為形成全宗的立檔單位)的構成條件;③第三,明確提出了劃分全宗類型的主要標準;④第四,明確提出了「全宗群」的概念;⑤第五,明確了全宗內檔案分類的科學方法。總之,我國的全宗理論讓來源原則的理論內容更豐富,理論體系更成熟。
(四)來源原則的基本內容
來源原則的基本內容可歸納為三個基本要點,即尊重來源,尊重全宗的完整性,尊重全宗內原始的整理體系。
1.尊重來源
「尊重來源」是來源原則的第一層內容,指檔案館應先依照來源標準整理檔案,以保持檔案與形成者之間的來源連結。 (檔案在產生和處理過程中會形成多方面的歷史聯繫,諸如來源聯繫,時間聯繫,內容聯繫和形式聯繫等,其中檔案與形成者之間的來源聯繫是首要聯繫,也是最根本的聯繫。實踐證明,館藏來源眾多的檔案館只有首先劃清來源的界限,才能將檔案與其特定形成者及其活動對應起來,確保檔案的作為原始記錄這一本質屬性。
2.尊重全宗的完整性
「尊重全宗的完整性」是來源原則的第二層內容,指一個全宗是一個有機整體,整理檔案必須維護全宗的完整性,做到同一全宗的檔案不可分散,不同全宗的檔案不得混淆。 (來源原則指出同一來源的檔案組成一個全宗,全宗是在特定機構和個人活動中形成的檔案整體,這一整體具有內在的有機聯繫。整理檔案必須尊重全宗的獨立性和維護全宗的完整性。
3.尊重全宗內的原始整理體系
「尊重全宗內的原始整理體系」是來源原則的第三層內容,指全宗內的檔案整理,必須充分利用原有的整理基礎,尊重全宗在形成機關獲得的原始整理順序和方法,不得輕易打亂重整。 (一般來說,全宗在形成機關都是經過一定整理的,形成了較為固定的原始整理順序和標記。這種原始整理體係也是全宗有機整體性的一個重要表現,尊重這一體系同樣也是尊重全宗完整性的重要體現。
綜上所述,來源原則的三個基本點是緊密聯繫,層層遞進的。尊重來源是基礎,尊重全宗、尊重全宗內的原始整理體係都是尊重來源的重要體現與延伸。
(五)來源原則的理論意義與實踐價值
1.第一,來源原則從歷史主義思路出發,充分體現了檔案形成的歷史聯繫,為檔案館館藏的實體整理和分類提供了合理的客觀依據。
2.第二,來源原則有力地維護並維持了檔案的本質屬性,成為檔案整理與分類中的至善原則。
3.第三,來源原則既不是一種純粹觀念性的抽象信條,也不是一種純粹實踐性的操作經驗,而是兼具理論性和實踐性的管理思想和原則。
(六)來源原則遭受衝擊
來源原則遭受衝擊,既有社會原因,也有專業原因。
⑴從宏觀的社會環境來看,20世紀60~70年代,西方國家開始步入資訊時代,訊息的產生,傳遞和交流在時間和空間上都達到空前規模,訊息概念因此深入人心。正因為受這股席捲全球的資訊思潮的影響,西方國家的資訊權意識大大加強。因此,西方國家形成了一個普遍重視檔案資訊開發與利用的社會環境,促使北美檔案界重新思考與評估來源原則的適用性及核心地位。
⑵從微觀的專業環境來看,20世紀60~70年代,西方國家檔案工作實務的明顯變化,導致檔案理論研究出現了新的特徵。這主要表現在三個方面:①一是機讀檔案成為北美檔界研究的重點,引發了檔案界對來源原則能否適用於機讀檔案的爭議。 ②二是檔案資訊開發和利用成為北美檔案界研究的重點領域,從而引發了檔案界對來源原則與檔案資訊利用關係的質疑。 ③三是整個國際檔案界掀起了一股重視檔案資訊利用的研究熱潮,這為北美檔案界重新評價來源原則進一步營造了國際氛圍。
(七)電子文件時代來源原則的“重新發現”
1.背景
⑴對來源原則的質疑,到1980年代中期發生了變化,北美檔案界開始重新認識來源原則的核心地位。這種變化的起點是1985年,美國檔案學者理查德·萊特和戴維·比爾曼發表了著名論文《來源原則的力量》。在這篇論文的帶動下,到1990年代,歐美檔案界越來越多地認可來源原則在現代文件,特別是電子文件管理中的重要價值和指導意義。他們得出了這樣一種結論:無論是現在還是將來,電子文件的管理以及應付電子時代賦予檔案管理的諸多挑戰,都不能拋棄來源原則,相反只能更多地依賴來源原則,這就是所謂的「來源原則的重新發現」。這種重新發現的實質是一種「新來源觀」。
⑵來源概念的涵義引起爭議的原因主要來自兩個面向:一是社會結構的巨大變化導致了現代組織機構頻繁而劇烈的變動,由此造成按照機構來源劃分全宗面臨前所未有的困難;二是電子文件形成的方式和特徵與紙本文件有很大區別,突破了一個實體機關與文件群體唯一對應的傳統模式。
2.內容
⑴新來源觀主張的來源概念涵義是指文件的形成過程和背景,即文件是由誰,在什麼條件下,運用哪些數據,為了各種目的,採用怎樣的結構形式等方面的綜合背景信息,這些來源資訊正是了解,管理和利用電子文件的關鍵所在。
⑵新來源觀的創新點集中表現在對來源概念涵義的拓展。它不再局限於把來源單一地理解為直觀,明確,實實在在的文件形成機關,同時把相對抽象的文件形成過程也視為來源的表現形式,從而更好地適應了電子文件的特殊要求。目前國內外檔案界較多採用「元資料」概念來指稱電子文件產生的來源資訊。元資料不僅能夠有效地保證電子文件的可讀性和可理解性,而且可以真正充當電子文件原始性和證據性的強大保障。
3.意義
來源原則的「重新發現」具有重大而深遠的意義,主要體現在三個層面:
⑴首先是在來源原則的自身層面。來源原則的「重新發現」增強了來源原則在電子時代的生命力,是來源原則的自我調適,完善和昇華。
⑵其次是在檔案理論層面。來源原則的“重新發現”充分證明,歷史主義思想是指引來源原則應對未來挑戰的“航標”,是檔案專業的理性之魂。
⑶再次是在檔案專業層面。來源原則的「重新發現」啟示我們,不管檔案實踐如何變化,不管檔案學理論如何發展,檔案專業的獨立性和獨特性始終立足於檔案的本質屬性之上。
三、文件生命週期理論
(一)內涵
文件生命週期理論:是指導從文件到檔案全過程管理的基本理論,是現代檔案理論的重要理論成果之一。它是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程,研究文件屬性與管理者主體行為之間關係的一種理論,是對文件和檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。
(二)產生背景
文件生命週期理論的產生有著特定的專業背景。自1930年代以來,文件數量的急劇膨脹使文件管理活動日益專門化,由此導致一種新型的文件管理機構——文件中心得以出現和傳播。西方檔案學者從思考文件中心的理論基礎起步,逐步提出了文件生命週期理論。
⑴文件數量的急劇增長是文件生命週期理論產生的基本因素。
⑵文件管理的出現及其專門化是文件生命週期理論所產生的推動因素。
⑶文件中心的建立是文件生命週期理論產生的直接因素。
(三)形成與發展
⑴據查證,1940年美國檔案學者菲利普·布魯克斯最早提出了”文件生命週期”概念。
⑵文件生命週期理論的產生與文件中心的出現有著特定的關聯。文件中心是1940年代出現的一種新型文件管理機構,最早起源於美國後來被許多國家紛紛效法。這種現象引起了西方檔案界的普遍關注,引發了對文件中心的理論思考。
⑶1950年,英國倫敦大學教授羅吉爾‧艾利斯在第一屆國際檔案大會上提出了文件運動的「三階段論」。認為文件的三個階段-現行階段,暫時保存階段和永久保存階段正好與文件的保管場所-辦公室,文件中心和檔案館是相吻合和相對應的。這種由文件中心的理論解釋而衍生出的文件階段的劃分成為文件生命週期理論的研究起點。
⑷20世紀80年代西方檔案界對文件生命週期理論的研究日益完整與系統,並發表了一些相當有深度的論著。最典型的代表人物就是阿根廷的學者曼努埃爾·巴斯克斯。他出版的兩本專著《文件的選擇》和《文件生命週期研究》,是全面系統論述文件生命週期理論的代表作。
⑸正如文件生命週期理論在國外經歷了從萌芽到逐步完善的發展過程,我國對文件運動過程的理論研究也經歷了一個逐步深化的過程。儘管我國並未明確提出「文件生命週期」概念,卻同樣認識到了文件和檔案的客觀運動過程,並透過研究總結出了相同的發展規律。
(四)基本內容
文件生命週期理論的基本內容主要可概括為三點,它們也可以稱為文件生命週期理論的三個基本點:
1.第一,文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程。這包括兩層涵義:
⑴首先,這裡的文件是一個廣義概念,泛指人類社會實踐活動中直接產生和使用的一切資訊記錄,無論其載體形式和記錄方式如何。與狹義文件觀相反,文件生命週期理論把文件視為一個集合概念,強調現行文件和歷史檔案都只是廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱,都是廣義文件的組成部分。
⑵其次,文件運動現像如同生命現像一樣,從其最初產生到最終歸宿是一個完整的運動過程。而這個發展過程是連續統一的,所謂的現行文件和歷史檔案只是同一件事的不同運動階段。
2.第二,由於文件價值形態的變化,此完整過程可分為若干階段。這包括三層涵義:
⑴首先,文件的整體運動過程具有階段性特徵。文件生命週期理論認為,文件從形成到銷毀或永久保存的整體運動過程並非是一成不變的,相反,它呈現出明顯的階段性變化。中外對文件運動過程進行了略有區別的階段劃分—
①有的從文件運動形態的角度分為:現行、半現行、非現行三個階段;
②有的從文件保存場所的角度分為:在承辦單位存留、在中間檔案館存留和在總檔案館永久保存三個階段;
③有的從文件運作流程的角度分為:文件的產生辦理、現行利用、過渡保存和歷史保管四個階段;
④有的從文件管理程序的角度分為:文件的形成、使用與維護、鑑定與選擇、檔案管理四個階段。
⑵其次,文件運動過程的各階段有不同特色。如果將文件的運動過程統一劃分為現行,半現行和非現行三個階段,則各階段各有其特徵。
①現行階段的特徵是文件對機關的現行角色最為突出,機關需要頻繁利用,一般保存在機關內部,服務對像以本機關為主;
②半現行階段的特徵是文件的現行作用開始衰退,利用率也逐漸降低,但服務對象仍以機關為主;
③非現行階段的特徵是文件對機關的作用基本喪失,其中大多數因沒有歷史價值而被銷毀,少數具有長遠價值的則需要永久保存,此時服務對象由機關擴展到社會各界,保存場所也轉移至檔案館。
⑶再次,造成文件階段性變化的根本原因是文件價值形態的規律性變化。
①一般來說,文件的價值就是客體(文件)對主體(利用者)所需要的滿足。美國著名檔案學者謝倫伯格闡述的「雙重價值」:一是具有對形成機關的原始價值;二是具有對其他機關和個人利用者的從屬價值,也統稱為檔案價值。我國多對應稱為第一價值和第二價值。
②這兩種價值形態在文件運動過程中的變化具有規律性。文件從產生起首先具有第一價值,然後才有第二價值,並且第一價值逐步衰弱,第二價值逐步顯現。文件價值形態的變化貫穿文件的整個運動過程,它是決定各階段文件不同特徵的最根本因素,從而導致文件的階段劃分。
3.第三,文件在每一階段因其特定的價值形態,而與服務對象,保存場所和管理形式之間存在著一種內在的對應關係,這包括兩層涵義:
⑴首先,文件在每個階段的特定價值形態對應於不同的服務對象,保存場所和管理方式。
①第一價值決定文件必然以形成機關為首要服務對象,當第一價值旺盛時,為了滿足機關頻繁的利用需求,文件適宜保存在機關內部。
②但隨著第一價值逐漸衰減,機關的利用需要逐漸淡化,半現行文件的殘留的第一價值使機關希望能有一種既能滿足自身利用需要,又能檢驗文件是否具有第二價值的保管機構,國外的文件中心和我國的檔案室都是這種過渡性機構。
③最後第一價值喪失又沒有第二價值的文件就被銷毀,而呈現出第二價值的文件則會衝破機關的狹小範圍,轉為社會各界服務,在更大範圍內發揮作用,所以應將其作為檔案保存在檔案館。
⑵其次,上述各階段文件服務對象,保管場所與管理方式等方面的變化,只不過是文件運動不同階段的外在表現,只有價值形態的變化才是其內在決定因素。
①因為現行文件由機關保存而檔案由檔案館保存,現行文件為機關服務而檔案為社會服務,現行文件由業務或文書人員管理而檔案由檔案人員管理等現象,都不足以揭示現行文件與檔案的根本區別,它們的根本區別在於現行文件是記述和傳達現行資訊的工具,而檔案是一種歷史記錄,這種區別就是由價值形態的變化決定的。
②因此文件生命週期理論透過揭示各階段文件價值形態與服務對象保存場所管理形式的對應關係,找到了文件的連續運動過程發生階段性變化的根本原因,從而為文件的階段劃分提供了科學依據。
(五)理論意義與實踐價值
1.第一,文件生命週期理論準確地揭示了文件運動的整體性和內在聯繫,為文件的全過程管理奠定了理論基礎。
2.第二,文件生命週期理論準確地揭示了文件運動的階段變化,為文件的階段式管理提供了實踐原則。
3.第三,文件生命週期理論準確地揭示了文件運動過程的前後銜接和各階段的相互影響,為實現從現行文件到檔案的一體化管理,為檔案部門或人員對文件進行前端控制提供了理論依據與實務指導。
(六)文件生命週期理論在電子時代面臨的挑戰及自身的修正
1.面臨的挑戰
⑴首先,中外檔案界認為,對電子文件的生命週期需要有新的理解。
⑵其次,中外檔案界對電子文件生命週期的階段劃分也提出了不同看法。
⑶再次,中外檔案界也認為,文件生命週期理論揭示的文件各階段特定價值與相關因素的對應關係不再適用於電子文件。
2.在電子時代的補充-文件連續體理論
⑴發展階段
①文件連續體思想的萌芽階段(20世紀四、五十年代)
1958~1966年間,連續體方法首先由澳洲國家檔案館的專家提出。檔案學者伊恩·麥克萊恩指出文件管理者才是真正的檔案工作者,檔案學應該朝著對記錄資訊特色,文件保管系統和分類過程方面的研究發展。他的觀點引發了對檔案管理與文件管理連續性問題的探索。此階段的主要貢獻一是首創「連續體」術語;二是開始重視檔案管理與文件管理的連續關係。
②文件連續體理論的初步成型階段(1980年代)
加拿大檔學者傑伊·阿瑟頓詳細論述了連續體概念。他把文件的整個運動過程分為生成、分類、鑑定、保管與利用四個階段,認為所有階段都相互關聯,文件管理者與檔案工作者在不同程度上都必須介入文件的全過程管理。他的觀點推動了澳洲檔案界對文件、檔案管理科學模式的進一步探索。此階段的主要進步表現為提出了較為成型的核心觀點,強化了文件管理的動態性,階段性以及文件管理的關聯性等。
③連續體思想與模式的建立與應用階段(1990年代)
澳洲檔案學者法蘭克‧阿普沃德建構了文件連續體模式,提出了文件連續體管理的思想方法。其核心觀念主要體現在兩篇論文《建構文件連續體之一:後保管原則與特色》與《建構文件連續體之二:結構化理論與文件保管》。 2000年,阿普沃德又對連續體模型進行了深層改造,提出了新的文件連續體模型,標榜為「指導網路時代文件管理實務的理論」。直到這階段文件連續體理論才算基本成熟。
⑵內容
文件連續體理論的主要內容是建構了一個多維座標系統來描述文件的運動過程。這多維座標體系包括四個座標軸-文件保管形式軸、價值表現軸、業務活動軸、形成者軸。其中文件保管形式是核心軸,因為它的變化帶動了其他座標軸的相應變化。文件連續體理論透過描述文件保管形式軸上四個座標的變化,引發形成者軸、業務活動軸和價值表現軸上特定座標的相應變化,揭示出文件的四維運動過程:
①第一圍是單份文件,文件對應的形成者是某一具體的個人,反映的業務活動是某一具體的行為,表現出的價值形式為具體行為的軌跡。
②第二圍是案卷,即一組文件的集合。此時文件對應的形成者是機構內部的一個部門,反映的業務活動是包含若干行為的某一活動,表現出的價值形式為活動的憑證。
③第三圍是全宗,即一個機構所有案卷的集合。此時文件對應的形成者是特定機構,反映的業務活動是包含若干活動的某一職能,表現出的價值形式為機構記憶。
③第四圍是全宗集合,即所有全宗的集合。此時文件對應的形成者是整個社會,反映的業務活動是社會的意志,表現出的價值形式為社會記憶。
⑶進步之處
①文件生命週期理論的研究視角集中在文件自身,考察的是文件實體從形成至銷毀或永久保存的運動過程及規律;而文件連續體理論選取的獨特研究視角是文件保管形式與業務活動和業務環境的互動,考察的是文件從最小保管單位直到組成最大保管單位的運動過程和規律。
②文件生命週期理論主要運用平面的、單維的研究方法,這種直線式的方法對描述電子文件運動的複雜狀態很可能會有力不從心之感;而文件連續體理論將文件置於一個多元時空範圍,轉而用立體的、多維的研究方法,全方位地考察文件的過程及規律,可以很好的解決上述難題。
③文件生命週期理論偏重於強調文件運動的階段性;文件連續體理論更突出文件運動的連續性和整體性,將文件視為一個無需明確分割的連續統一體,這準確地揭示了電子文件各階段界線日益模糊,聯繫卻愈發明顯的發展特點,因而適用範圍更廣,生命力更強。
④文件生命週期理論偏重於強調各階段文件的價值形態與保管場所,管理方式的對應關係;而文件連續體理論不再要求相關因素的機械對應,從而更好的適應了電子文件的發展要求。
3.在電子時代的修正
⑴首先,文件運動的整體性保持不變。文件生命週期理論原有的第一個基本點可以調整為「電子文件從形成到銷毀或永久保存,同樣是一個完整的運動過程,而且這個過程應納入統一的電子文件管理系統之中」。
⑵其次,文件運動的階段性特徵會改變。文件生命週期理論原有的二個基本點可以修正為「電子文件的完整運動過程依據電子文件價值形態的變化也可以分為若干階段,但不同階段之間沒有明確的界限,處於後階段的電子文件具有向前階段轉換的可能」。
⑶再次,各階段文件的價值形態與相關因素的對應關係也發生了一些變化。文件生命週期理論原有的第三個基本點可以修正為「電子文件在每一階段因特定的價值形態,仍然具有不同的服務對象和管理方式,但電子文件的階段性與其保管場所的對應關係已經弱化甚至可能喪失」。
⑷此外,針對電子文件的特點,文件生命週期理論還需要補充第四個基本點,即「對電子文件運動過程應進一步加強全程管理和前端控制,起點需要延伸到電子文件管理系統的設計之中」。
(七)文件生命週期理論在電子時代的指導價值
⑴文件生命週期理論不僅為電子文件的分階段管理和全過程管理奠定了理論基礎,也為檔案部門或人員對文件進行前端控制提供了理論基礎。
⑵儘管電子文件與紙本文件相比有許多不同特點,但它同樣也有著自身的生命週期。國際檔案界將電子文件的生命週期劃分為設計,形成和維護三個基本階段,這種劃分的著眼點不再是文件價值形態的變化,而是電子文件從孕育,生成到存在的整體過程。因此電子文件的全過程管理顯得更為重要。文件生命週期理論的整體性和連結性想法仍然可以作為電子文件全過程管理的理論基礎。
⑶同時,電子文件也需要前端控制。之所以需要在系統設計階段進行前端控制,主要基於以下三個原因:第一,是確保電子文件真實可靠性的需要;第二,是確保電子文件完整歸檔的需要;第三是確保電子文件安全利用的需要。
⑷總之,文件生命週期理論的全過程管理思想和前端控制思想對電子文件是同樣適用的,並且這兩種思想在電子文件管理上實現了和諧的統一。
四、檔案鑑定理論
(一)檔案鑑定理論的歷史發展
檔案鑑定理論:是各國檔案工作者和檔案學者依據長期累積的鑑定實踐經驗,對檔案價值規律和檔案鑑定原則和標準進行了科學總結,對鑑定實踐具有普遍的指導意義。
1.年齡鑑定論
⑴年齡鑑定論是德國檔案學者邁斯奈爾與1901年提出的。
⑵邁斯奈爾的鑑定理論具有開創性意義。 ①首先,他第一次提出了「高齡案卷應當受到尊重」的著名論點;②其次,他第一次提出了較為系統的鑑定原則與標準;③再次,他第一次提出了檔案來源是最重要的鑑定標準之一。他的觀點是對來源原則在鑑定理論適用性的首次肯定。
2.行政官員決定論
⑴這種鑑定觀的代表人物是英國檔案學者希拉蕊‧詹金遜。其核心觀點就是,檔案人員不宜參與文件的鑑定和銷毀,鑑定應由行政官員自行決定。
⑵詹金遜的鑑定理論有其正確與合理的一面,因為檔案文件既不是檔案人員形成的,也不為檔案人員所用,其價值判定及存毀自然不能由檔案人員單獨決定,而應主要由檔案文件的形成者和利用者決定。
⑵但他將檔案人員排除在鑑定工作之外,也有明顯的局限性,這是因為:①第一,行政官員由於缺乏客觀的歷史文化意識,若由其單獨自行決定檔案的存毀,往往不利於維護檔案的原始證據性。行政官員難免會出於個人目的而刻意剔除,銷毀,甚至編造與己不利或有利的文件;②第二,排斥檔案人員參與鑑定也不利於保證檔案的整體品質。因為行政官員不易準確把握銷毀的“度”,既容易銷毀過多,也容易銷毀過少;第三,排斥檔案人員參與鑑定也不利於檔案價值的充分發現與實現。因為行政官員站在一個機關的立場,難以從社會整體需求的角度去全面判斷檔案的歷史文化價值。
3.功能鑑定論
⑴職能鑑定論是波蘭檔案學者卡林斯基在藉鏡邁斯奈爾鑑定理論的基礎上提出的。
⑵職能鑑定論的進步意義在於它進一步發展了邁斯奈爾的來源鑑定思想。因為它不僅強調檔案價值的鑑定與形成機關的地位和功能直接相關,而且找到了二者之間的對應關係,即形成機關地位越高,職能越重要,檔案文件的價值相應就越大。
⑶經過實踐檢驗,此結論雖有一定的科學性和普遍性,但其限制與片面性也很明顯。因為不具體分析文件的內在價值,而僅從形成機關的外在角度去鑑定難免有膚淺,粗放之嫌;而僅以機關的地位級別來決定檔案文件的存毀和劃定檔案文件的保管期限則更有片面和武斷之嫌。
⑷事實上,高階機關的文件未必都有保存價值,低階機關的文件也未必沒有保存價值。檔案文件的價值特別是歷史文化價值,絕對不能僅由其形成機關的級別地位來決定,而應對其進行全面深入的具體分析。
4.文件雙重價值論
⑴文件雙重價值論是由美國檔案學者謝倫伯格提出的。他認為公共文件有兩種不同的價值:一是原形成機關的第一價值;二是其他機關和個人利用者的第二價值。其中形成機關的行政官員對鑑定第一價值負有主要責任,而鑑定第二價值則應主要由檔案部門及其工作人員來完成。
⑵這種鑑定觀的進步與深刻之處表現在它不僅避免了鑑定的片面性,有利於全面發現檔案的歷史價值,而且深刻的反映了歷史檔案與現行文件的密切聯繫,為從機關文件到檔案館檔案的一體化管理提供了有力的保證。
⑶這種鑑定觀的理論貢獻是:一是它確認了檔案價值是檔案文件客體滿足利用者主體需求的關係,真正揭示了價值的實質;二是把檔案價值根據不同需求主體分為兩種形態,使認識更深入。
5.利用決定論
⑴這種鑑定觀是謝倫伯格之後的一些美國檔案學者提出的,代表人物主要有菲斯本,布里奇福德和芬奇等。他們的核心觀點是將學者特別是歷史學家的實際利用和預期利用視為鑑定檔案的最重要標準,鼓吹第二價值決定檔案的根本性質。這種鑑定觀一切從利用者的角度出發,突顯學者的需求是判斷文件價值的決定性標準。
⑵儘管利用決定論的倡導者們希望透過關注利用者的需求來增強社會公眾檔案意識,具有一定積極意義與合理性,但這種鑑定觀的局限性是不容否認的,且很可能帶來嚴重後果。 ①因為一方面,利用決定論會使鑑定過程帶有很大的隨意性,片段性和非協調性。檔案人員如果與學術市場聯繫的過於緊密,就必然導致館藏檔案只限於滿足狹隘的學術研究需要,無法廣泛地反應人類社會生活的方方面面;②另一方面,利用決定論實際上破壞了文件在其形成者業務活動中形成的有機聯繫,完全忽略了形成者延續機構記憶的需要。它使鑑定標準脫離了文件及其形成者本身,從而削弱了文件來源的重要地位,損害了文件在社會記憶中的真正價值。
6.宏觀鑑定論
⑴宏觀鑑定論是一個統稱,主要包括“社會分析與職能鑑定論”,“文獻策略”和“宏觀鑑定策略”。
①社會分析與職能鑑定論:這是德國檔案學者漢斯布‧姆斯最早提出的。他的核心觀點是主張檔案應反映文件產生時期的社會價值,而這種社會價值是間接透過了解重要文件形成者的功能來判斷。
②文獻策略:這是美國檔案學者海倫‧塞穆爾斯於1980年代中期提出的,其特點就是要求以文件的主題作為主要鑑定標準。到了1990年代初,她將「機構職能分析」的觀點引入文獻策略,使這個鑑定理論相對完善。
③宏觀鑑定策略,這是加拿大檔案學者特里·庫克於1980年代末期提出的。這項策略的基本想法就是,檔案應反映文件形成的相互聯繫,檔案價值取決於社會結構,透過社會職能得以體現。
⑵宏觀鑑定論的共同點:
①首先他們都把檔案鑑定提升到更廣闊的社會背景下,都認為檔案價值與社會發展有密切關係。將檔案價值與社會的運作方式,發展動態緊密相連,視檔案價值為社會自身價值的反應。因此他們都屬於廣泛的社會鑑定觀。
②其次,他們都超越了傳統鑑定理論中的價值標準,轉而強調職能鑑定標準。他們都認為文件形成者的功能就是社會宏觀職能的最佳體現,因此他們都屬於一個宏觀的職能鑑定觀。
⑶但它的不足之處在於,這種宏觀鑑定在現實操作中難以具體化,要將其具體化為可操作的鑑定標準難度極大,容易造成浮泛,粗放的鑑定結果。
(二)檔案鑑定理論的基本內容
各國檔案鑑定理論存在一定的共通性,主要表現在各國檔案鑑定理論通常需要涵蓋三個方面的基本內容,即對檔案價值的認識,對鑑定原則的規定和對鑑定標準的製定。
1.對檔案價值的認識
各國檔案鑑定理論對檔案價值的認識基本上達成了共識,即大多認為檔案價值是由兩個方面的基本因素構成的:一是檔案自身的特點,包括其內容,來源,形式等方面特點;二是社會對檔案的客觀利用需求。換句話說,檔案價值就是檔案滿足利用者需求的一種關係及其程度。
⑴這兩個因素各有特點,對檔案價值的影響也各不相同。檔案本身的內容,來源和形式特徵具有明顯的確定性和穩定性,一經產生就不再改變,因此是檔案價值的基礎;而社會對檔案的利用需求具有很強的不確定性和不穩定性,始終處於不斷的發展變化之中,因此成為檔案價值的主要決定因素。
⑵這兩個因素在決定檔案價值的過程中也是相互作用且相互依存的。檔案客體是檔案價值的物質載體,假如離開檔案自身,檔案價值只能是一種空談。同樣社會需求是檔案價值實現的前提條件,假如脫離社會需求,檔案價值就無從談起。因此在鑑定時必須綜合考慮這兩種因素,才能使鑑定出的檔案價值具有科學性和全面性。
2.對鑑定原則的規定
檔案鑑定原則是根據檔案價值的發展法則總結和提煉出來的一種工作原則,對鑑定的實際工作具有普遍指導意義。從歷史發展來看,各國檔案鑑定理論對鑑定原則的規定表現出日益宏觀的特點,其中以蘇聯和我國的理論概括最為典型。
⑴蘇聯提出了檔案鑑定的四項基本原則:①第一是歷史主義原則,它要求鑑定者把檔案視為一定歷史時期的產物;②第二是黨性原則,要求在評判檔案價值時確定檔案的階級本質;③第三是全面性原則,它是最複雜的一項原則,要求從各個不同方面來研究檔案的內容,考慮影響檔案價值的一切因素;④第四是系統性原則,它在鑑定中應用最為廣泛,要求不能孤立地看待檔案價值,而應將檔案放在具有有機聯繫的文件群中進行價值評判。
⑵我國所提出的檔案鑑定原則的內容是:必須從社會的整體需求出發,用全面的、歷史的、發展的觀點來判定檔案的價值。這項鑑定原則實際上包含了兩層意義:一是確立了檔案鑑定的基本指導思想和出發點;二是確定了檔案價值鑑定的三個基本觀點。
3.對鑑定標準的製定
與鑑定原則相比,鑑定標準是確保鑑定工作品質的具體手段,也可以看成是對鑑定原則的具體化,因此更具操作性。概括起來,中外檔案鑑定理論所製定的鑑定標準主要涉及以下五個面向:
⑴檔案的來源標準。這裡的來源通常是指檔案的形成者,形成者在社會或機關的地位,作用和功能直接影響甚至決定檔案的價值。
⑵檔案的內容標準。社會對檔案的需求集中反映在檔案的內容的需求上,因此內容標準是檔案鑑定最重要的依據。
⑶檔案的形式特徵標準。檔案的形式特徵通常是指檔案的名稱,形成時間,載體形態和記錄方式等,這些形式特徵在某種情況下可能會對檔案價值產生一定影響。
⑷相對價值標準。相對價值是指被鑑定的檔案與其他檔案比較而存在的價值,在一定情況下,某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。
⑸效益標準。這是歐美檔案學者提出的一個新的具有實用性的鑑定標準。我國也提出了效益標準,認為鑑定檔案價值必須考慮投入產出比,只有當檔案發揮的作用可能超過因保存它所付出代價時才判定它有保存價值。同時為此效益包括經濟效益和社會效益兩方面,鑑定時必須兩種效益並重。
(三)檔案鑑定理論的發展規律
1.對檔案價值的認識具有從片面到全面,從狹隘到科學的特徵。
⑴對檔案價值的認知與揭露是各國的鑑定理論的基本內容之一。檔案鑑定理論的發展表明,各國學者在不同時期提出的鑑定觀都包含了對檔案價值的認識和揭示,而且他們對檔案價值的認識經歷了一個不斷深化和提高的螺旋式上升過程。
⑵「行政官員決定論」和「職能鑑定論」強調的都只是文件的第一價值。這說明詹金遜和卡利斯基對檔案價值的認識和揭示是較為片面的;「雙重價值論」對文件價值的認識開始從片面走向全面,不僅包含了第一價值,還兼顧了第二價值。而「利用決定論」對價值的認識跳到了另一個極端,暴露出過於強調第二價值而忽視第一價值的局限,也是一種片面的鑑定觀;「宏觀鑑定論」從較為宏觀的視角將檔案價值提升為社會價值,其實不僅包括第一價值,也包含第二價值。
⑶鑑定觀的發展過程顯示出各國檔案學者對價值的認識具有從片面走向全面,從狹隘走向科學的規律性特徵。這不僅符合人們的認識規律,也是由文件和檔案的運動規律決定的。隨著學者們對文件和檔案運動過程和規律認識的深化,他們對檔案價值的揭示必然會更加全面和科學。
2.對鑑定標準的規定具有從微觀到宏觀,從具體到相對抽象的特徵。
⑴對鑑定標準的規定也是各國檔案鑑定理論的基本內容之一。各國檔案鑑定理論的發展表明,各國學者對鑑定標準的規定雖不完全一致,但總體遵循了從微觀到宏,從具體到相對抽象的發展規律。
⑵在對鑑定標準的規定上,「年齡鑑定論」提出的是檔案的形成時間,「行政官員決定論」提出的是檔案的來源,「職能鑑定論」提出的檔案的來源和功能,「雙重鑑定論」所提出的檔案的內容屬性,「利用決定論」提出的是使用者的需求。可見這些鑑定標準都是比較具體微觀的。相較之下,「宏觀鑑定論」使鑑定標準發生了較大的轉折,它們不再採用時間、來源、職能、內容或用戶之類的具體標準,而是改用更加宏觀且相對抽象的“文件形成機關的社會功能」標準。確切地說,它們使鑑定標準脫離了文件的具體內容,上升為文件形成者的宏觀職能,從而使鑑定方式和方法從分散變為集中,由個別變為系統。
⑶上述鑑定觀對鑑定標準規定的變化顯示出了從微觀走向宏觀,從具體走向相對抽象的規律性特徵,這是適應資訊時代,特別是電子時代發展需要的。與先前的鑑定理論相比,宏觀鑑定論具有更宏觀和超前的特徵。一方面它們把鑑定的對象從文件自身轉向文件形成者,使鑑定方式和方法從具體變為宏觀,由複雜變為簡潔;另一方面,它們把鑑定的執行時間從文件形成之後轉向形成之時甚至在形成之前,使鑑定方式和方法,從滯後變為超前,由固定變為靈活機動。可見宏觀鑑定論的優點在於更好地適應了電子文件的特點,更有利於滿足資訊可流動且易變動的電子文件的鑑定需求。
五、檔案學理論的發展趨勢
檔案學本身就是檔案與檔案管理實務複雜到一定程度時的產物,其學科內容尤其是檔案學理論自形成後也一直隨檔案與檔案管理實務的發展而發展。
1.與相關學科進一步交叉、借鏡、融合。
檔案與圖書、資料,情報等各種資訊開始借助現代化資訊科技手段出現了融合之勢。檔案學也會在這一大背景下,進一步與各資訊學科交叉、滲透、融合,檔案學理論也會與相關資訊科學的理論相互交叉、借鏡乃至融合。
2.具體管理操作層面的理論研究將更加深入、具體且具技術性。
現代資訊科技條件下的檔案管理操作在直接取得其效率優勢的同時,也面臨許多更複雜、更艱難的挑戰性問題。這些問題的解決需要科學的技術和方法,其理論研究也會是技術理論性質的研究。這不僅需要工程技術界研發對應技術,同時也需要檔案理論提供配合與指導。
3.基礎理論研究將更宏觀、更抽象,並向行形而上層次躍遷。
由於現代資訊科技處理、管理的資訊表現得更為複雜,解決起來難度極高。這就需要人們在技術途徑去解決,處理具體問題的同時,也必須從形而上上的抽象層面,全面深刻地研究資訊以及與資訊相關的種種問題。基礎理論層面的軟弱、欠缺甚至空位是實踐層面混亂的根源之一。所以當今相關學界有必要對資訊進行形而上層面的深刻研究,從根本上弄清楚資訊問題。在這項研究中,檔案學基礎理論是有其先天優勢的。檔案學基礎理論能否在這一層面的研究有所建樹,有所突破,有所貢獻,在相當程度上決定著檔案學的學科命運與前途。
補充:檔案後保管範式
檔案後保管範式的提出,主要源自於兩個直接因素:一是文件形態的變化,二是文件數量的變化。其基本內容為新來源觀、宏觀鑑定論和知識服務。新來源觀和宏觀鑑定論是知識服務的基礎和保障,知識服務是檔案後保管範式的核心和目的。檔案後保管範式的思想內核體現和反映了檔案管理向知識管理方向發展的內在要求和必然趨勢。