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マインドマップギャラリー 情報システム プロジェクト マネージャー チュートリアル (第 4 版) 第 14 章_プロジェクト コミュニケーション管理
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情報システム プロジェクト マネージャー チュートリアル (第 4 版) 第 14 章_プロジェクト コミュニケーション管理
このファイルは、情報システムプロジェクトマネジメントチュートリアル（第4版）の「第14章_プロジェクトコミュニケーションマネジメント」のマインドマップを自作したものです。企画連絡管理、管理連絡、監督連絡などが含まれます。過去問の要点に沿って重要度をマークし、すべての内容を詳細に統合しているため、半分の労力で最後の復習と学習の開始をより効果的に行うことができます。私は 10 時間以上かけて、すべての章を読んで要約し、すべて最新版を作成しました。
2023-12-13 10:16:18 に編集されました
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プロジェクトコミュニケーション管理
基本的な考え方
通信する
意味
人々が情報、考え、感情を共有するプロセスです
目的
対話する当事者は相互理解の関係を確立し、相互に応答し、コミュニケーションの行動とプロセスを通じてお互いを受け入れて合意に達することを期待します。
重要性
コミュニケーション障害は、多くのプロジェクト (特に IT プロジェクト) の失敗の重要な理由です
ITプロジェクト成功の重要な要素
1. エグゼクティブサポート
2. ユーザー参加
3. 経験豊富なプロジェクトマネージャー
4. 明確なビジネス目標
これらの要因はすべて、プロジェクト マネージャーとチーム、特に非 IT 担当者との良好なコミュニケーション スキルに依存しています。
プロジェクトコミュニケーション管理
意味
プロジェクト情報のタイムリーかつ正確な生成、収集、配布、保管、最終処理を保証するために必要なプロセスですか
成分
戦略を立てる
ステークホルダーにとって効果的なコミュニケーションを確保する
必要な活動を行う
コミュニケーション戦略の実施
コミュニケーションを成功させるために必要な3つの要素
人、アイデア、情報
プロジェクトのすべてのメンバーは、プロジェクトに対するコミュニケーションの影響を理解する必要があります
管理の基本
1. 通信する
意味
さまざまな方法で情報 (アイデア、指示、感情) を送信または受信することを指します。
方法
活動
会議、スピーチ
中くらい
電子メール、ソーシャルメディア、プロジェクトレポート、プロジェクトドキュメント
形状
書き言葉、話し言葉、公式か非公式か、メディア、ジェスチャー、言葉の選択（さまざまな言葉で表現）
物体
プロジェクト マネージャーは、組織内 (組織のすべてのレベル) および組織外の両方から、チーム メンバーやその他のプロジェクト関係者とのコミュニケーションにほとんどの時間を費やします。
2. コミュニケーションモデル
計画コミュニケーション管理プロセスについて詳しく説明します
3. 通信の分類
1. 社内・社外コミュニケーション
2. 公式/非公式コミュニケーション
3. 公式/非公式コミュニケーション
4. 階層型コミュニケーション
垂直
上（上級管理職向け）、下（チームメンバー向け）
レベル
水平方向 (同僚のプロジェクト マネージャーまたはその他の担当者向け)
5. 書面/口頭コミュニケーション
4. コミュニケーションスキル
プロジェクトのコミュニケーションプロセスでは、コミュニケーションプランに基づいて、コミュニケーション担当者やコミュニケーション内容に応じて適切なコミュニケーション方法を選択し、理解やコミュニケーションのミスを防ぎます。
効果的なコミュニケーション キャンペーンと結果の創出に不可欠な 3 つの要素
2023 年の多肢選択問題
1. コミュニケーションの目的が明確である
2. コミュニケーションの受信者を可能な限り理解して、そのニーズや好みに応えるように努めてください。
3. コミュニケーションの有効性を監視および測定する
書面コミュニケーションの 5C
第 4 版の新機能
1. 正しさ
2. 簡潔な表現（簡潔）
3. 目的とプレゼンテーションの明確さ（Clarity）
4. 一貫した思考ロジック (Coherent)
5. 制御文と制御（Controlling）を上手に活用する
その他のコミュニケーションスキル
1. アクティブリスニング
2. 文化的および個人的な違いを理解する
3. 利害関係者の期待を特定、設定、管理する
4. スキルを強化する
説得、動機付け、奨励、援助、相談、指導、対立の解決
5. 新しい管理慣行
1. 利害関係者をプロジェクトのレビュー範囲に組み込む
2. プロジェクト会議に関係者を参加させる
3. ソーシャルツールの使用が増加
ソーシャル メディア ツールは、情報交換をサポートするだけでなく、より深い信頼とコミュニティ関係を構築するのにも役立ちます。
4. 多面的なコミュニケーション方法
実情やニーズに応じて適切なコミュニケーション技術、メディア、手法などを選択
世代や文化的背景が異なるステークホルダーとのコミュニケーションの有効性を高めることができる
管理プロセス
調整に関する考慮事項
利害関係者、物理的な場所、通信技術、言語、知識管理
アジャイルで適応的な手法
曖昧なプロジェクト環境では、必然的に、進化し新たに出現する詳細について、より頻繁かつ迅速にコミュニケーションする必要があります。
チームメンバーが情報を入手するルートは可能な限り簡素化し、チームチェックを頻繁に実施し、チームメンバーが協力する必要があります。
プロジェクトの結果も透明性のある方法で公開する必要があり、利害関係者を定期的にプロジェクトの結果をレビューするよう招待する必要があります。
企画コミュニケーション管理
プロセスの概要
意味
これは、各利害関係者または利害関係者グループの情報ニーズ、利用可能な組織資産、および特定のプロジェクトのニーズに基づいて、プロジェクトのコミュニケーション活動のための適切な方法と計画を開発するプロセスです。
主効果
1. ステークホルダーへのタイムリーな情報提供
2. 関係者がプロジェクトに効果的に参加できるようにガイドする
その後の管理上のコミュニケーションと監督上のコミュニケーションのためのガイドと指示を提供する
3. 書面によるコミュニケーション計画を準備する
実施する必要がある具体的なコミュニケーション活動
プロジェクト全体を通じて定期的に実行する必要がある
コミュニケーション管理計画は単なるガイドライン管理計画ではなく、その後のコミュニケーション活動はこの計画に従って実行される必要があるため、コミュニケーション管理計画を積極的に更新、改善、さらには再作成する必要があります。問題が発見されるまで待ってから変更するのではなく、策定することです（プロジェクトのスケジュールを策定するのと同様で、これもプロジェクト全体を通じて実行されます。計画は、実際の状況に基づいて随時更新および変更する必要があるためです）。プロジェクト）
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのステークホルダーの多様な情報ニーズに基づいて、プロジェクト ライフ サイクルの初期段階で効果的なコミュニケーション管理計画を作成する必要があります。
このプロセスの結果は、プロジェクト全体を通じて定期的に (利害関係者が変わったときや、新しいプロジェクトの各フェーズの開始時など) レビューする必要があり、必要な変更があれば、それが適切であり続けるようにする必要があります。
このプロセスでは、プロジェクト情報の保存、取得、および最終的な破棄に使用される方法を検討し、適切に文書化する必要があります。
入力
1. プロジェクト計画書
主要な利害関係者のリストが提供されます。これには、利害関係者の役割と責任に関する情報が含まれる場合があります。
2. プロジェクト管理計画
1. 資源管理計画
プロジェクト リソースを分類、割り当て、管理、解放する方法をガイドします。
チームメンバーとグループには、コミュニケーション管理計画に概要を記載する必要があるコミュニケーション要件がある場合があります。
2. ステークホルダーエンゲージメント計画
ステークホルダーを効果的に関与させるために必要な管理戦略が特定され、これらの戦略は多くの場合、コミュニケーションを通じて実装されます。
3. プロジェクトファイル （出力工程ごとに分類）
1. 要件を収集する
要件文書
プロジェクト関係者のコミュニケーション ニーズが含まれる場合があります
2. 利害関係者の特定
利害関係者登録簿
ステークホルダーとのコミュニケーション活動を計画するために使用されます
4. 事業環境要因
5. 組織プロセス資産
ツールとテクニック
1. 専門家の判断
組織内のポリシーと権限構造、組織およびその他の組織コミュニケーション手法の環境と文化、組織のコミュニケーションに関する法的要件の遵守に関する組織ポリシーと手順（顧客を含む）。そしてスポンサーなど
2. コミュニケーションニーズ分析
コミュニケーションのニーズを分析し、必要な情報の種類と形式、利害関係者にとっての情報の価値など、プロジェクト利害関係者の情報ニーズを判断します。
プロジェクトのコミュニケーションのニーズを特定および決定するために一般的に使用される情報
1. 利害関係者登録簿および利害関係者関与計画における関連情報とコミュニケーションのニーズ
2. 1 対 1、1 対多、多対多の通信を含む、潜在的な通信チャネルまたは経路の数
潜在的なコミュニケーション チャネルの数 = [ n * ( n - 1 ) ] / 2、n は人数を表します
3. 組織図
4. プロジェクト組織と利害関係者の間の責任、関係、相互依存関係
5. 開発手法
6. プロジェクトに関与する専門分野、学部、専攻
7. プロジェクトには何人が参加していますか?
8. 内部情報のニーズ（組織内でのコミュニケーションのタイミングなど）
9. 外部情報のニーズ（メディア、一般大衆、請負業者といつ連絡するかなど）
10. 法的要件
3. コミュニケーションモデル
通信モデルは、最も基本的な線形 (送信者と受信者) の通信プロセスであることも、フィードバック要素 (送信者、受信者、およびフィードバック) が追加されたより対話型の通信形式であることも、送信者の融合であることもあります。受信者の人間的要素、通信の複雑さを考慮したより洗練された通信モデル。
効果
2 者 (送信者と受信者) 間で情報がどのように送受信されるかを示します。
重要な要素
1. コーディング
考えやアイデアを他の人が理解できる言語に翻訳する
2. 情報とフィードバック
コーディングプロセスの結果
3. 中くらい
情報を伝えるために使用される方法
4. ノイズ
情報の伝達と理解を妨げるすべての要因
例: 距離、新しいテクノロジー、背景情報の欠如など。
5. デコード
情報を意味のある考えやアイデアに落とし込む (誤解が最も起こりやすいリンク)
5つの州
1. 送られた
2. 受け取った
3. 理解した
4. 承認された
コンセンサスに達することは、プロジェクトの意思決定と効果的なコミュニケーションの重要な部分です
5. ポジティブな行動に変換される
プロセス全体の中で最も難しい部分
通常、繰り返しのコミュニケーションが必要ですが、特定の監督や支援があればより適切に完了できます。
4. 通信技術
会話、会議、ウェブサイト、データベース、ソーシャルメディア、文書
通信テクノロジーの選択に影響を与える要因
1. 情報ニーズの緊急性
2. テクノロジーの可用性と信頼性
3. 使いやすさ
4. プロジェクト環境
5. 情報の機密性と機密性
5. 通信方法
ステークホルダー間で情報を共有するためのコミュニケーション手段
1. インタラクティブコミュニケーション
2 つ以上の関係者間でのリアルタイムの多方向の情報交換
通信方法
会議、電話、インスタント メッセージング、ソーシャル メディア、ビデオ会議など。
2. プッシュコミュニケーション
情報を受け取る必要がある特定の受信者に情報を送信または公開する
この方法では、メッセージが確実に送信されることは保証されますが、メッセージが対象視聴者に届いたり、対象視聴者に理解されたりすることは保証されません。
通信方法
手紙、メモ、レポート、電子メール、ファックス、ボイスメール、ブログ、プレスリリース
3. プルコミュニケーション
大量の複雑な情報または多数の情報を閲覧する人に適しています
受信者は、関連するセキュリティ規制を遵守しながら、関連するコンテンツに自分でアクセスする必要があります。
通信方法
ポータル、組織のイントラネット、電子オンライン コース、教訓データベースまたは知識ベース
コミュニケーション管理計画で指定された主要なコミュニケーションニーズを達成するためのコミュニケーション方法
1. 対人コミュニケーション
個人間の情報交換。通常は対面で行われます。
2. グループコミュニケーション
3名～6名程度のグループで行います
3. パブリックコミュニケーション
一人の話者が人々のグループに話しかける
4. マスメディア
メッセージを送信する個人またはグループと、多数の（場合によっては匿名の）対象視聴者との間の最小限の接触
5. ネットワークおよびソーシャル コミュニケーション ツール
ソーシャル ツールとメディアを使用して多対多のコミュニケーションを図る
6. 対人スキルとチームスキル
1. 政策の認識
意味
公式および非公式の力関係の認識と、その関係内で働く意欲を指します。
効果
プロジェクト マネージャーがプロジェクト環境と組織のポリシー環境に基づいてコミュニケーションを計画するのを支援します。
例
組織戦略を理解し、誰が権力と影響力を行使できるのかを理解し、これらの利害関係者とコミュニケーションする能力を開発します。
2. 文化的意識
意味
個人、グループ、組織間の違いを理解し、それに応じてプロジェクトのコミュニケーション戦略を調整することを指します。
効果
プロジェクト関係者コミュニティ内の文化の違いによって引き起こされる誤解や誤解を最小限に抑える能力
プロジェクト マネージャーが、文化的な違いや利害関係者やチーム メンバーの文化的ニーズに基づいてコミュニケーションを計画するのに役立ちます。
3. コミュニケーションスタイルの評価
意味
コミュニケーション活動を計画する際に、コミュニケーション スタイルを評価し、好ましいコミュニケーション方法、形式、内容を特定するために使用される手法
使用するシーン
通常、プロジェクトをサポートしない利害関係者に対して使用されます。
最初に利害関係者の関与評価を実施し、次にコミュニケーション スタイルの評価を実施できます。
プロジェクトを支持しない人を見つけ出し、その人のコミュニケーション スタイルを評価し、その人の好みに合わせて適切な言葉を使って、プロジェクトをボイコットしないように、あるいはプロジェクトを支持しないように説得します。
ステークホルダーエンゲージメント評価では、ステークホルダーエンゲージメントのギャップを特定します。このギャップを埋めるには、コミュニケーション活動と方法を特別に調整する必要があります。
7. データパフォーマンス
ステークホルダーの関与評価マトリックス
個々の利害関係者の現在の関与と望ましい関与の間のギャップを示します
このプロセスの一環として、評価マトリックスをさらに分析して、エンゲージメントのギャップを埋めるために（定期的な報告以外の）追加のコミュニケーション ニーズを特定することができます。
8. ミーティング
電子メール メッセージやプロジェクト Web サイトなどのドキュメント コラボレーション テクノロジによって促進される、仮想 (オンライン) または対面の会議
出力
1. コミュニケーション管理計画
意味
コミュニケーションの効率を向上させるために、プロジェクトのコミュニケーションをどのように計画、構造化、実行、監視するかを説明するプロジェクト管理計画の不可欠な部分です。
コンテンツ
1. ステークホルダーとのコミュニケーションのニーズ
2. 言語、形式、内容、詳細レベルなど、伝達される情報
3. エスカレーション手順
4. 情報を掲載する理由
5. 必要な情報の公開、受信確認または応答（該当する場合）の時間制限と頻度
6. 関連情報の伝達責任者
7. 機密情報の公開を承認する責任者
8. 情報の対象となる個人またはグループ (ニーズ、要望、期待など)
互いに 近い 人々 メンバー
9. メモ、電子メール、プレスリリース、ソーシャルメディアなど、情報を配信するために使用される方法または技術
10. 時間や予算など、コミュニケーション活動に割り当てられるリソース
11. プロジェクトの進行に応じてコミュニケーション管理計画を更新および最適化する方法 (プロジェクトのさまざまな段階での利害関係者コミュニティの変化など)
12. 一般用語集
13. プロジェクト情報フロー図、ワークフロー（承認手続きを含む場合あり）、報告書一覧、会議計画書など。
14. 法令、技術、組織の方針等による制約
15. プロジェクト状況会議、プロジェクト チーム会議、Web 会議、電子メールなどのガイドとテンプレート
16. (プロジェクトが使用する場合) プロジェクト Web サイトとプロジェクト管理ソフトウェア
概要: 誰が、いつ、どの情報を必要とし、それを当事者にどのように送信するか
2. プロジェクト管理計画 ((更新)
ステークホルダーエンゲージメント計画
プロジェクトの意思決定と実行における利害関係者の参加に影響を与えるプロセス、手順、ツール、テクニックを反映する
3. プロジェクトファイル (更新済み)
プロジェクトスケジュール
コミュニケーション活動をスケジュールに組み込む
利害関係者登録簿
ステークホルダーとのコミュニケーション活動の文書化
経営コミュニケーション
プロセスの概要
意味
プロジェクト情報が適時に適切な方法で収集、生成、公開、保存、取得、管理、監視され、最終的に廃棄されることを保証するプロセスです。
主効果
プロジェクト チームと関係者間の効果的な情報の流れを促進する
有効な意味
効果的
情報は受信者に効果的に受け入れられます
効率的
高いコミュニケーション効率とタイムリーな情報配信
プロジェクト全体を通じて実行する必要がある
適切なテクニック、方法、テクニックの使用を含む、効果的なコミュニケーションに関連するあらゆる側面をカバーします。
コミュニケーション活動は柔軟であり、利害関係者やプロジェクトの変化するニーズに合わせて方法や技術を適応できるようにする必要があります。
関連情報を公開するだけでなく、情報が正しく生成され、適切な形式で対象ユーザーに届くようにすることも求められます。
追加情報の提供、説明、議論に参加する機会を利害関係者に提供する
必要な技術
1. 送受信モデル
フィードバック ループを使用して対話と関与の機会を提供し、効果的なコミュニケーションの障壁を取り除く
2. メディアの選択
特定のプロジェクトのニーズを満たすために適切なコミュニケーション方法を使用する
3. 文体
4. 会議の管理
5. デモ
6. ガイド
合意に達する
7. アクティブリスニング
入力
1. プロジェクト管理計画
1. 資源管理計画
チームまたは物理的リソースを管理するために必要なコミュニケーションについて説明します。
2. コミュニケーション管理計画
プロジェクトのコミュニケーションがどのように計画、構造化、監視されるかを説明する
3. ステークホルダーエンゲージメント計画
適切なコミュニケーション戦略を使用して利害関係者の関与を導く方法を説明する
2. プロジェクトファイル （出力工程ごとに分類）
1. プロジェクト作業を指示および管理する
問題ログ
問題関連情報を影響を受ける利害関係者に伝達する
2. プロジェクトの知識の管理
教訓登録
管理コミュニケーションに関連してプロジェクトの初期段階で学んだ教訓は、プロジェクトの後半段階でコミュニケーション プロセスを改善し、コミュニケーションの効率と有効性を向上させるために使用できます。
3. 全体的な変更リクエストを実装する
変更ログ
影響を受ける利害関係者に変更を伝達し、変更要求の承認、延期、拒否を伝えるために使用されます。
4. 経営品質
品質レポート
品質問題、プロジェクトと製品の改善、プロセスの改善に関連する情報が含まれます。
この情報は、プロジェクトの期待品質を達成するために是正措置を講じることができる担当者に伝達される必要があります。
5. リスクを特定する
リスクレポート
プロジェクト全体のリスクの原因に関する情報と、特定された個々のプロジェクトのリスクに関する概要情報を提供します。
この情報は、リスク所有者およびその他の影響を受ける利害関係者に伝達される必要があります。
6. 利害関係者の特定
利害関係者登録簿
それぞれの種類の情報を必要とする人、グループ、組織を特定する
3. 仕事のパフォーマンスレポート
コミュニケーション管理計画の定義に従い、このプロセスを通じて作業実績報告書がプロジェクト関係者に配信（報告）されます。
代表的な例
状況報告、進捗報告
コンテンツ
稼得額チャートと情報、傾向線と予測、引当金バーンダウン チャート、欠陥ヒストグラム、契約履行情報、リスク概要情報を含めることができます。
症状の発現
ダッシュボード、ホットスポット レポート、信号機、または注意を引き、決定を下し、行動を起こすのに役立つその他の形式として表示される場合があります。
4. 事業環境要因
5. 組織プロセス資産
ツールとテクニック
1. 通信技術
テクノロジーの選択に影響を与える要素には、チームが同じ場所にあるかどうか、共有する必要がある情報を機密に保つ必要があるかどうか、チームメンバーが利用できるリソース、組織文化が会議やディスカッションの実施方法に与える影響などがあります。
2. 通信方法
コミュニケーション方法の選択は、ステークホルダーのメンバーシップの変化、またはステークホルダーのニーズや期待の変化に柔軟に対応できる必要があります。
3. コミュニケーションスキル
1. コミュニケーション能力
重要なメッセージの目的を明確にし、効果的な関係を構築し、情報共有を可能にし、リーダーシップを発揮するためのコミュニケーション スキルを適切に組み合わせたもの
2. フィードバック
コミュニケーション、成果物、または状況に関する反応的なメッセージです
プロジェクト マネージャーとチーム、およびその他すべてのプロジェクト関係者間の対話型コミュニケーションをサポートします。
3. 非言語スキル
ジェスチャー、イントネーション、表情などの適切なボディランゲージを通じて意味を伝える
4. デモ
情報と文書の正式な配信です
情報
1. プロジェクトの進捗状況と最新情報を関係者に報告する
2. 意思決定をサポートする背景情報を提供する
3. プロジェクトの作業とプロジェクト チームのイメージを高めるために、プロジェクトとその目標に関する一般的な情報を提供します。
4. プロジェクトの作業や目標などの理解とサポートを強化するための具体的な情報を提供します。
4. プロジェクト管理情報システム
1. 電子プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ソフトウェア、会議およびバーチャル オフィス サポート ソフトウェア、Web インターフェイス、専用のプロジェクト ポータルおよびステータス ダッシュボード、共同作業管理ツール
2. 電子通信管理
電子メール、ファックス、ボイスメール、音声、ビデオ、Web 会議、Web サイトと Web パブリッシング
3. ソーシャルメディア管理
利害関係者の関与を促進し、オンライン コミュニティを形成するために構築された Web サイトおよび Web パブリッシング、ブログおよびアプリケーション
5. プロジェクトレポート
2023 年の多肢選択問題
プロジェクト レポートの発行は、プロジェクト情報を収集して発行する行為です。
プロジェクト情報は多数の利害関係者グループに広められる必要があります
作業パフォーマンス レポートはプロジェクト作業のモニタリング プロセスの出力ですが、このプロセスでは臨時レポート、プロジェクト プレゼンテーション、ブログ、その他の種類の情報が生成されます。
6. 対人スキルとチームスキル
積極的な傾聴、紛争管理、対人コミュニケーション、政策認識、文化的認識、会議管理
会議運営例
ニーズ検討会議のプロセス
1. 要求仕様の準備
2. 仕様や要件が合理的で正しいかどうかをレビューするための社内レビューを組織します。
3. プロジェクト マネージャーまたは要件アナリストは、事前に (約 3 日) 電子メールを作成し、すべての関係者 (A 者、専門家、QA、PMO、チーム メンバー、その他の関係者など) に送信して、正式なレビューに参加するように通知します。メールには、検討会の開催日時と検討内容（要件仕様書など）が添付されます。
4. すべての関係者が質問できる会議に参加する
5. 会議中は議事録を作成し、会議の規律を管理する必要があります。
6. 会議が終了すると会議は終了します
7. ミーティング
コミュニケーション戦略とコミュニケーション計画によって定義されたサポートアクション
出力
1. プロジェクトコミュニケーション記録
パフォーマンスレポート、成果物のステータス、スケジュールの進捗状況、発生したコスト、デモンストレーション、および利害関係者が必要とするその他の情報が含まれます。
2. プロジェクト管理計画 ((更新)
コミュニケーション管理計画
このプロセスの結果、プロジェクト コミュニケーションのアプローチが変更される場合は、その変更をプロジェクト コミュニケーション プランに反映する必要があります。
ステークホルダーエンゲージメント計画
このプロセスにより、関係者のコミュニケーション ニーズと合意されたコミュニケーション戦略が更新されます。
3. プロジェクトファイル (更新済み)
1. プロジェクトスケジュール
通信活動のステータスを反映するために更新する必要がある場合があります
2. 問題ログ
プロジェクトのコミュニケーションの問題と、実際の問題を解決するためにコミュニケーションがどのように使用されたかを反映するように更新されました。
3. 教訓登録
プロジェクト中に遭遇した課題、それを回避するために使用された方法、および適用可能な管理コミュニケーション方法と適用できない管理コミュニケーション方法を文書化して更新しました。
4. リスクレジスター
コミュニケーションの管理に関連する文書リスクを更新しました。
5. 利害関係者登録簿
プロジェクト関係者のコミュニケーション活動に関する情報を記録するために更新されました
4. 組織プロセス資産 (更新)
プロジェクトで使用される通信、メモ、会議議事録、その他の文書などのプロジェクト記録。
コミュニケーションを監督する
プロセスの概要
意味
プロジェクトとその関係者の情報ニーズが確実に満たされるようにするプロセスです
主効果
コミュニケーション管理計画と利害関係者関与計画の要件に従って情報転送プロセスを最適化します。
プロジェクト全体を通じて実行する必要がある
プロジェクトのコミュニケーションの影響と結果は、適切なコンテンツ (送信者と受信者の両方が理解できる) が適切なチャネルを通じて適切なタイミングで適切な視聴者に確実に配信されるように、正式に評価および監視される必要があります。
コミュニケーションプロセスを監視すると、コミュニケーション計画を変更し、コミュニケーションの有効性を向上させるために追加のコミュニケーションアクティビティを実行するために、コミュニケーション管理の計画とコミュニケーションプロセスの管理の反復がトリガーされる場合があります。
この反復は、プロジェクト コミュニケーション管理の各プロセスの継続性を反映しています。
監督方法
顧客満足度調査を実施し、学んだ教訓をまとめ、チーム観察を実施し、問題ログを確認し、変更を評価します。
実際の状況が計画から乖離している場合は、タイムリーに乖離を修正します
入力
1. プロジェクト管理計画
1. 資源管理計画
役割と責任、プロジェクト組織図を説明することで、実際のプロジェクト組織とその変更を理解する
2. コミュニケーション管理計画
情報をタイムリーに収集、生成、配布するための最新計画。コミュニケーション プロセスにおけるチーム メンバー、関係者、および関連タスクを特定します。
3. 関係者がプログラムに参加
ステークホルダーの関与を導くために計画された特定のコミュニケーション戦略
2. プロジェクトファイル （出力工程ごとに分類）
1. プロジェクト作業を指示および管理する
問題ログ
プロジェクトに関する履歴情報、問題への関係者の関与の記録、および問題がどのように解決されたかを提供します。
2. プロジェクトの知識の管理
教訓登録
プロジェクトの初期段階で学んだ教訓は、プロジェクトの後の段階でコミュニケーションの効率を向上させるために活用できます。
3. 経営コミュニケーション
プロジェクトコミュニケーション記録
行われたコミュニケーションに関する情報を提供する
3. 仕事のパフォーマンスデータ
行われた通信の種類と量に関するデータが含まれます
4. 事業環境要因
5. 組織プロセス資産
ツールとテクニック
1. 専門家の判断
公衆、コミュニティ、メディアとのコミュニケーション、仮想グループ間のコミュニケーションなど。
2. プロジェクト管理情報システム
コミュニケーション計画に従って必要な情報を収集、保存し、社内外の関係者に配布するための標準化されたツールのセットをプロジェクト マネージャーに提供します。システム内の情報は、その有効性と有効性を評価するために監視する必要があります
3. データパフォーマンス
ステークホルダーの関与評価マトリックス
コミュニケーション キャンペーンの効果に関する情報を提供できます。利害関係者の期待と現在の関与レベルを見直し、コミュニケーションに必要な調整を行う必要があります。
4. 対人スキルとチームスキル
観察して話す
観察して話すことで、プロジェクト マネージャーはチーム内の問題、人々間の対立、または個人のパフォーマンスの問題を特定できます。
5. ミーティング
対面またはバーチャル会議は、意思決定、利害関係者の要求への対応、プロバイダー、サプライヤー、その他のプロジェクト利害関係者との議論に適しています。
出力
1. 仕事のパフォーマンス情報
計画されたコミュニケーションの実際の実施、コミュニケーションの有効性に関する調査結果など、コミュニケーションに関するフィードバックが含まれます。
2. 変更要求
コミュニケーションプロセスを監視すると、多くの場合、コミュニケーション管理計画で定義されているコミュニケーション活動の調整、アクション、介入が必要になります。
変更リクエストは、全体的な変更管理プロセスの実装を通じて処理する必要がある
結果
情報リリース、内容または形式、リリース方法に関するステークホルダーの要件を含む、ステークホルダーのコミュニケーション要件を変更する
ボトルネック等を解消するための新たな手順を確立する。
3. プロジェクト管理計画 ((更新)
コミュニケーション管理計画
コミュニケーションをより効果的にするための新しい情報を記録する
ステークホルダーエンゲージメント計画
実際の状況、コミュニケーションのニーズ、ステークホルダーの重要性を反映する
4. プロジェクトファイル (更新済み)
問題ログ
問題とその進行状況および解決策に関連する新しい情報を記録する
教訓登録
問題の原因、選択した是正措置の論理的根拠、その他のコミュニケーション関連の教訓を文書化するには、教訓記録を更新する必要がある場合があります。
利害関係者登録簿
改訂された利害関係者とのコミュニケーション要件を含めるために、利害関係者登録簿を更新する必要がある場合があります。