Galleria mappe mentale Capitolo 10 Gestione della comunicazione di progetto_Punti di conoscenza
Capitolo 10 Gestione della comunicazione del progetto_Punti di conoscenza, inclusa panoramica. Riordinare i punti di contenuto di pianificazione, gestione della comunicazione, comunicazione di gestione e comunicazione di supervisione. Gli amici che ne hanno bisogno possono dare un'occhiata.
Modificato alle 2023-02-10 19:41:33Questa è una mappa mentale su una breve storia del tempo. "Una breve storia del tempo" è un'opera scientifica popolare con un'influenza di vasta portata. Non solo introduce i concetti di base della cosmologia e della relatività, ma discute anche dei buchi neri e dell'espansione dell'universo. questioni scientifiche all’avanguardia come l’inflazione e la teoria delle stringhe.
Dopo aver letto "Il coraggio di essere antipatico", "Il coraggio di essere antipatico" è un libro filosofico che vale la pena leggere. Può aiutare le persone a comprendere meglio se stesse, a comprendere gli altri e a trovare modi per ottenere la vera felicità.
"Il coraggio di essere antipatico" non solo analizza le cause profonde di vari problemi nella vita, ma fornisce anche contromisure corrispondenti per aiutare i lettori a comprendere meglio se stessi e le relazioni interpersonali e come applicare la teoria psicologica di Adler nella vita quotidiana.
Questa è una mappa mentale su una breve storia del tempo. "Una breve storia del tempo" è un'opera scientifica popolare con un'influenza di vasta portata. Non solo introduce i concetti di base della cosmologia e della relatività, ma discute anche dei buchi neri e dell'espansione dell'universo. questioni scientifiche all’avanguardia come l’inflazione e la teoria delle stringhe.
Dopo aver letto "Il coraggio di essere antipatico", "Il coraggio di essere antipatico" è un libro filosofico che vale la pena leggere. Può aiutare le persone a comprendere meglio se stesse, a comprendere gli altri e a trovare modi per ottenere la vera felicità.
"Il coraggio di essere antipatico" non solo analizza le cause profonde di vari problemi nella vita, ma fornisce anche contromisure corrispondenti per aiutare i lettori a comprendere meglio se stessi e le relazioni interpersonali e come applicare la teoria psicologica di Adler nella vita quotidiana.
Capitolo 10 Gestione della comunicazione di progetto
Panoramica
Concetti fondamentali della gestione della comunicazione
Metodi di interazione delle informazioni: scritto, orale, formale/informale, gesti, forme mediali, scelta delle parole e formazione delle frasi
Classificazione delle attività di comunicazione
interno esterno
formale informale
Comunicazione gerarchica: verso l'alto, verso il basso, orizzontale
ufficiale, non ufficiale
scritto, orale
tendenza di sviluppo
Includere le parti interessate nell'ambito della revisione del progetto.
Coinvolgere le parti interessate nelle riunioni di progetto.
Il crescente utilizzo degli strumenti social
Metodi di comunicazione multiformi
ambiente agile
Comunicare più frequentemente e rapidamente
Cerca di semplificare i canali attraverso i quali i membri del team possono ottenere informazioni.
Condurre frequenti controlli di squadra
e consentire ai membri del team di lavorare insieme
Per facilitare la comunicazione con il senior management e le parti interessate, anche gli artefatti del progetto devono essere pubblicati in modo trasparente
Invitare regolarmente le parti interessate a rivedere gli artefatti del progetto
La comunicazione costruisce le relazioni necessarie per il buon esito di progetti e programmi.
Una comunicazione di successo include:
1. Strategia di comunicazione: sviluppare strategie di comunicazione adeguate in base alle esigenze del progetto e dei suoi stakeholder
2. Piano di gestione della comunicazione La comunicazione del progetto è il prodotto del processo di pianificazione e contiene disposizioni pertinenti nel piano di gestione della comunicazione.
La strategia di comunicazione e il piano di gestione della comunicazione diventeranno la base per monitorare l'efficacia della comunicazione.
Principi 5C
Nella comunicazione del progetto, è necessario compiere sforzi per prevenire incomprensioni e comunicazioni errate e per effettuare un'attenta selezione tra i vari metodi, mittenti, destinatari e messaggi specificati nel processo di pianificazione.
Quando si compilano messaggi scritti o parlati tradizionali (non legati ai social media), applicare le 5 C della comunicazione scritta può mitigare, ma non eliminare, le incomprensioni:
Le 5C della comunicazione scritta
Grammatica e ortografia corrette
Espressioni concise e nessuna parola ridondante
Scopo e presentazione chiari (adatti alle esigenze del lettore).
logica di pensiero coerente
Affermazioni controllate e successione di pensieri
Cooperare con capacità di comunicazione
ascolto attivo
Comprendere le differenze culturali e personali.
Identificare, definire e gestire le aspettative degli stakeholder
Rafforzare le competenze
Caratteristiche della comunicazione efficace
Lo scopo della comunicazione è chiaro;
Cercare di comprendere i destinatari della comunicazione e soddisfare le loro esigenze e preferenze;
Monitorare e misurare l’efficacia delle comunicazioni
10.1 Pianificazione della gestione della comunicazione
Definizione: sviluppo di metodi e piani adeguati per le attività di comunicazione in base alle esigenze informative di ciascuna parte interessata, alle risorse organizzative disponibili e alle esigenze del progetto
Ruolo: preparare un piano di comunicazione scritto per fornire informazioni rilevanti alle parti interessate in modo tempestivo e guidare le parti interessate a partecipare efficacemente al progetto.
Condotto regolarmente durante tutto il progetto secondo necessità
accedere
Carta del progetto: elenco delle principali parti interessate, ruoli e responsabilità
Piano di gestione del progetto: piano di gestione delle risorse, piano di coinvolgimento degli stakeholder
Documenti di progetto: documenti sui requisiti, registro delle parti interessate
Fattori del contesto aziendale: cultura organizzativa, clima politico, quadro di governance, politiche del personale, soglie di rischio per le parti interessate, canali/strumenti/sistemi di comunicazione consolidati, tendenze/tempi/costumi globali/regionali o locali, distribuzione geografica delle risorse della struttura
Risorse del processo organizzativo: politiche e procedure dell'organizzazione relative ai social media, all'etica e alla sicurezza; politiche e procedure di gestione dei problemi, dei rischi e dei dati dell'organizzazione; linee guida standardizzate per la produzione, lo scambio, l'archiviazione e il recupero delle informazioni; Esperienza di informazioni storiche Lezioni apprese sulla base di conoscenze; informazioni sulle parti interessate e sui dati di comunicazione da progetti precedenti
Strumenti e tecniche
giudizio esperto
Analisi dei bisogni comunicativi:
Determinare le esigenze informative, il formato, il tipo e il valore per le parti interessate
Esigenze di informazione e comunicazione rilevanti nel registro delle parti interessate e nel piano di partecipazione delle parti interessate e numero di potenziali canali o approcci di comunicazione, inclusa la comunicazione uno-a-uno, uno-a-molti e molti-a-molti, ecc.
Tecnologia della comunicazione
Metodi comuni: conversazioni, riunioni, documenti scritti, database, social media e siti web
Fattori che influenzano: urgenza dei bisogni informativi, disponibilità e affidabilità della tecnologia, facilità d'uso, ambiente del progetto (tempo, lingua, cultura), sensibilità e riservatezza delle informazioni
modello di comunicazione
Disponibile semplice, disponibile complesso
Modello di comunicazione mittente e destinatario: codifica, trasmissione, decodifica
Modello di comunicazione interattiva: codifica, consegna, decodifica, avviso di ricevimento, feedback/risposta
metodo di comunicazione
comunicazione interattiva
Scambio di informazioni multidirezionale in tempo reale tra due o più parti
Riunioni, telefonate, messaggistica istantanea, social media, videoconferenze e altro ancora
spingere la comunicazione
Invio o pubblicazione di informazioni a un destinatario specifico, garantendo la consegna ma non la ricezione
Lettere, promemoria, rapporti, e-mail, fax, messaggi vocali, blog, comunicati stampa
tirare la comunicazione
Il destinatario accede autonomamente ai contenuti rilevanti (legali e conformi), adatti a grandi quantità di informazioni complesse o a un vasto pubblico
Portale web, intranet aziendale, corsi elettronici online, database di esperienze e lezioni, knowledge base, database
Comunicazione interpersonale (tra individui), comunicazione di gruppo (3-6 persone), comunicazione pubblica (discorso), comunicazione di massa, comunicazione di reti e strumenti sociali
Differenze nelle tecniche, nei modelli e nei metodi di comunicazione
Tecnologia: il valore si riferisce generalmente ai mezzi tecnologici, come computer, telefoni, e-mail, ecc.
Abilità: abilità possedute dalle persone
Metodi: si riferisce specificamente ai metodi di comunicazione interattivi, push e pull
Abilità interpersonali e di squadra
Valutazione dello stile di comunicazione (comunemente utilizzata con le parti interessate che non supportano il progetto)
consapevolezza politica
Ambiente di progetto e ambiente politico dell'organizzazione
Consapevolezza delle relazioni di potere formali e informali e volontà di lavorare all’interno di queste relazioni
consapevolezza culturale
Comprendere le differenze tra individui, gruppi e organizzazioni e adattare di conseguenza le strategie di comunicazione del progetto
La consapevolezza e la sensibilità culturale aiutano i project manager a pianificare le comunicazioni in base alle differenze culturali e ai bisogni culturali delle parti interessate e dei membri del team
Ridurre le incomprensioni e gli errori di comunicazione causati dalle differenze culturali
differenza culturale
9.3.2.4 Le principali sfide dei team virtuali/team distribuiti: principalmente la comunicazione, inclusa la possibilità di isolamento, difficoltà nella condivisione di conoscenze ed esperienze tra i membri del team, difficoltà nel monitorare i progressi e la produttività e possibile fuso orario e differenze culturali che richiedono tempo More tempo per comprendere le differenze culturali e risolvere problemi di comunicazione
9.4 Costruire il team: il team di gestione del progetto dovrebbe sfruttare le differenze culturali, impegnarsi a sviluppare e mantenere il team di progetto durante tutto il ciclo di vita del progetto e promuovere la piena collaborazione in un'atmosfera di fiducia reciproca.
9.4.2.5 Riconoscimenti e ricompense: nel processo di costruzione di un team di progetto, i membri devono essere riconosciuti e premiati per il loro buon comportamento, ma le differenze culturali dovrebbero essere considerate quando si decide in merito al riconoscimento e alle ricompense.
10.1.2.6 Strumenti e tecniche per pianificare la gestione della comunicazione, abilità interpersonali e di squadra: la consapevolezza culturale si riferisce alla comprensione delle differenze tra individui, gruppi e organizzazioni e all'adeguamento di conseguenza della strategia di comunicazione del progetto. Essere culturalmente consapevoli e agire in modo coerente può ridurre al minimo le incomprensioni e le comunicazioni errate causate dalle differenze culturali all'interno della comunità delle parti interessate del progetto. La consapevolezza e la sensibilità culturale aiutano i project manager a pianificare le comunicazioni in base alle differenze culturali e ai bisogni culturali delle parti interessate e dei membri del team
13.3 Gestire il coinvolgimento degli stakeholder: la consapevolezza culturale aiuta i project manager a ottenere una comunicazione efficace considerando le differenze culturali e le esigenze degli stakeholder
Rappresentazione dei dati: matrice di valutazione del coinvolgimento degli stakeholder (divari tra i livelli di coinvolgimento e le aspettative per identificare ulteriori esigenze di comunicazione per colmare le lacune di coinvolgimento)
Riunioni: comprese riunioni virtuali (online) o in presenza
guida
Raggiungere il consenso, superare gli ostacoli (come la mancanza di energia nel gruppo) e mantenere l'interesse e l'entusiasmo dei membri del gruppo.
Si riferisce alla capacità di guidare efficacemente le attività del team per raggiungere con successo decisioni, soluzioni o conclusioni
Facilitatore: garantire che i partecipanti partecipino in modo efficace, si comprendano a vicenda, considerino tutte le opinioni, sostengano pienamente le conclusioni o i risultati ottenuti secondo il processo decisionale stabilito e che i piani d'azione e gli accordi raggiunti siano ragionevolmente implementati in seguito.
produzione
piano di gestione della comunicazione
Ruolo: come pianificare, strutturare, eseguire e supervisionare la comunicazione del progetto per migliorare l'efficacia della comunicazione
includere
Informazioni da comunicare (lingua, forma, contenuto, livello di dettaglio)
Diagramma del flusso delle informazioni sul progetto, flusso di lavoro (inclusa l'approvazione), elenco dei report, piano delle riunioni
Esigenze e preferenze di comunicazione degli stakeholder
Fasi di escalation, personale responsabile della comunicazione, persona responsabile delle informazioni riservate e destinatari (comprese le loro esigenze e aspettative)
Motivi, limiti di tempo e frequenza di pubblicazione di informazioni/risposte
Risorse, tempo e budget stanziati per le attività di comunicazione
Aggiornamento e ottimizzazione dei piani di gestione della comunicazione
Leggi e regolamenti, politiche organizzative, glossari, modelli, software
Aggiornamenti del piano di gestione del progetto: piano di coinvolgimento delle parti interessate, ecc.
Aggiornamenti dei documenti di progetto: pianificazione del progetto, registro delle parti interessate
10.2 Comunicazione della direzione
Definizione: garantire la raccolta, la generazione, il rilascio, l'archiviazione, il recupero, la gestione, la supervisione e lo smaltimento finale tempestivi e appropriati delle informazioni del progetto
Ruolo: promuovere un flusso di informazioni efficace tra il team di progetto e le parti interessate
Necessità di essere eseguite durante tutto il progetto
accedere
Piano di gestione del progetto: piano di gestione delle risorse, piano di gestione della comunicazione, piano di coinvolgimento degli stakeholder
Documenti di progetto: registro delle modifiche, registro dei problemi, registro delle lezioni apprese, rapporto sulla qualità, rapporto sui rischi, registro delle parti interessate
rapporto sulle prestazioni lavorative
Attraverso questo processo vengono forniti report sulle prestazioni lavorative alle parti interessate del progetto, inclusi report sullo stato, report sui progressi, grafici del valore ottenuto, linee di tendenza, previsioni, grafici di burndown delle riserve, istogrammi dei difetti, informazioni sulle prestazioni del contratto e informazioni sulla panoramica dei rischi
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche
Tecnologia della comunicazione
Metodi comuni: conversazioni, riunioni, documenti scritti, database, social media e siti web
Fattori che influenzano: se l'ufficio è centralizzato, risorse disponibili per il team, urgenza dei bisogni informativi, disponibilità e affidabilità della tecnologia, facilità d'uso, ambiente del progetto (tempo, lingua, cultura), sensibilità e riservatezza delle informazioni
metodo di comunicazione
I metodi di comunicazione dovrebbero essere scelti per essere flessibili in risposta ai cambiamenti nella composizione della comunità degli stakeholder, o in risposta ai cambiamenti nei bisogni e nelle aspettative dei membri
comunicazione interattiva
Scambio di informazioni multidirezionale in tempo reale tra due o più parti
Riunioni, telefonate, messaggistica istantanea, social media, videoconferenze e altro ancora
spingere la comunicazione
Invio o pubblicazione di informazioni a un destinatario specifico, garantendo la consegna ma non la ricezione
Lettere, promemoria, rapporti, e-mail, fax, messaggi vocali, blog, comunicati stampa
tirare la comunicazione
Il destinatario accede autonomamente ai contenuti rilevanti (legali e conformi), adatti a grandi quantità di informazioni complesse o a un vasto pubblico
Portale web, intranet aziendale, corsi elettronici online, database di esperienze e lezioni, knowledge base, database
Comunicazione interpersonale (tra individui), comunicazione di gruppo (3-6 persone), comunicazione pubblica (discorso), comunicazione di massa, comunicazione di reti e strumenti sociali
Abilità comunicative: comprese competenze comunicative, feedback, abilità non verbali, presentazione (una presentazione è la consegna formale di informazioni e/o documenti), ecc.
Project Management Information System (PMIS): compresi strumenti elettronici di gestione dei progetti, gestione della comunicazione elettronica, gestione dei social media, ecc.
Rilasciato il rapporto del progetto
Raccogliere e pubblicare informazioni sul progetto
Abilità interpersonali e di squadra
ascolto attivo
gestione dei conflitti
consapevolezza culturale
Comprendere le differenze tra individui, gruppi e organizzazioni e adattare di conseguenza le strategie di comunicazione del progetto
La consapevolezza e la sensibilità culturale aiutano i project manager a pianificare le comunicazioni in base alle differenze culturali e ai bisogni culturali delle parti interessate e dei membri del team
Ridurre le incomprensioni e gli errori di comunicazione causati dalle differenze culturali
Gestione congressi
Definizione: adottare misure per garantire che le riunioni siano efficaci ed efficienti nel raggiungimento degli obiettivi previsti
fare un passo
Preparare e pubblicare l'ordine del giorno della riunione, compresi gli obiettivi della riunione
Assicurati che la riunione inizi e termini all'ora specificata
Assicurarsi che i partecipanti appropriati siano invitati a partecipare
Al punto
Gestire aspettative, problemi e conflitti durante le riunioni
Documentare tutte le entità e le responsabilità assegnate
Interazione umano-computer
consapevolezza politica
Ambiente di progetto e ambiente politico dell'organizzazione
Consapevolezza delle relazioni di potere formali e informali e volontà di lavorare all’interno di queste relazioni
Riunioni: azioni di supporto definite dalla strategia di comunicazione e dal piano di comunicazione
produzione
Documenti sulla comunicazione del progetto: rapporti sulle prestazioni, stato dei risultati finali, avanzamento della pianificazione, costi sostenuti, dimostrazioni e altre informazioni richieste dalle parti interessate
Aggiornamenti del piano di gestione del progetto: piano di gestione della comunicazione, piano di coinvolgimento delle parti interessate
Aggiornamenti dei documenti di progetto: registro dei problemi, registro delle lezioni apprese, pianificazione del progetto, registro dei rischi, registro delle parti interessate
Aggiornamenti delle risorse del processo organizzativo: record di progetto, report e presentazioni
10.3 Comunicazione di vigilanza
Definizione: garantire che le esigenze informative del progetto e dei suoi stakeholder siano soddisfatte
Ruolo: ottimizzare il processo di distribuzione delle informazioni in base ai requisiti del piano di gestione della comunicazione e del piano di partecipazione delle parti interessate per garantire che il contenuto giusto venga fornito al pubblico giusto al momento giusto e attraverso il canale giusto.
Necessità di essere eseguite durante tutto il progetto
accedere
Piano di gestione del progetto: piano di gestione delle risorse, piano di gestione della comunicazione, piano di coinvolgimento degli stakeholder
Documenti di progetto: registro dei problemi, registro delle lezioni apprese, registro delle comunicazioni del progetto
Dati sulle prestazioni lavorative: dati sul tipo effettivo e sulla quantità di comunicazioni avvenute
fattori del contesto imprenditoriale
asset dei processi organizzativi
Strumenti e tecniche
giudizio esperto
Project Management Information System (PMIS): monitorare le informazioni relative alla comunicazione in questo sistema per valutarne l'efficacia e l'efficienza
Prestazioni dei dati
Matrice di valutazione del coinvolgimento degli stakeholder
Informazioni relative alle attività di comunicazione
Abilità interpersonali e di squadra
osservare e parlare
Incontro
Q2-020 Una scarsa comunicazione tra due membri sta influenzando l'avanzamento del progetto. Il project manager dovrebbe prima tenere una riunione con il team per valutare l'attuale metodo di comunicazione. Se ci sono problemi con la comunicazione, valutare innanzitutto se ci sono problemi e impatti nell’approccio attuale e, se necessario, avviare i cambiamenti.
produzione
Informazioni sulle prestazioni lavorative, rapporti sulle prestazioni lavorative: inclusi rapporti sullo stato, rapporti sui progressi e previsioni
Richiesta di modifica: modificare il piano di gestione della comunicazione, rivedere i requisiti di comunicazione delle parti interessate, stabilire nuove procedure per eliminare i colli di bottiglia
Aggiornamenti del piano di gestione del progetto: piano di gestione della comunicazione, piano di coinvolgimento delle parti interessate
Aggiornamenti dei documenti di progetto: registro dei problemi, registro delle lezioni apprese, registro delle parti interessate
Percorso di comunicazione=N*(N-1)/2, N indica tutte le parti interessate incluso PM