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Capitolo 7 Gestione dei costi del progetto
La gestione dei costi di progetto si concentra sul costo delle risorse necessarie per completare le attività del progetto, ma quando si prendono decisioni sul progetto è necessario considerare anche l'impatto sui costi di utilizzo, manutenzione e supporto dei prodotti, servizi o risultati del progetto. L'immagine seguente organizza gli ultimi punti di test PMP e il contenuto è molto completo e dettagliato.
Modificato alle 2020-12-20 11:01:03
- Breve storia del tempo
Questa è una mappa mentale su una breve storia del tempo. "Una breve storia del tempo" è un'opera scientifica popolare con un'influenza di vasta portata. Non solo introduce i concetti di base della cosmologia e della relatività, ma discute anche dei buchi neri e dell'espansione dell'universo. questioni scientifiche all’avanguardia come l’inflazione e la teoria delle stringhe.
- Il coraggio di essere odiato
Dopo aver letto "Il coraggio di essere antipatico", "Il coraggio di essere antipatico" è un libro filosofico che vale la pena leggere. Può aiutare le persone a comprendere meglio se stesse, a comprendere gli altri e a trovare modi per ottenere la vera felicità.
- Appunti di lettura di Il coraggio di non piacere.
"Il coraggio di essere antipatico" non solo analizza le cause profonde di vari problemi nella vita, ma fornisce anche contromisure corrispondenti per aiutare i lettori a comprendere meglio se stessi e le relazioni interpersonali e come applicare la teoria psicologica di Adler nella vita quotidiana.
Capitolo 7 Gestione dei costi del progetto
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Capitolo 7 Gestione dei costi di progetto
Panoramica
Idea fondamentale
La gestione dei costi di progetto si concentra sul costo delle risorse necessarie per completare le attività del progetto, ma quando si prendono decisioni sul progetto è necessario considerare anche l'impatto sui costi di utilizzo, manutenzione e supporto dei prodotti, servizi o risultati del progetto.
Diverse parti interessate calcoleranno i costi del progetto in tempi diversi e utilizzando metodi diversi.
Tendenze e pratiche emergenti nella gestione dei costi di progetto (informazioni su)
Espandere l'Earned Value Management (EVM) e introdurre il concetto di Earned Progress (ES)
Considerazioni sartoriali
gestione della conoscenza. L'organizzazione dispone di un sistema di gestione della conoscenza formale e facile da usare e di un database finanziario che i project manager sono tenuti a utilizzare?
Preventivi e budget. L’organizzazione dispone di politiche, procedure e linee guida formali o informali relative alla stima dei costi e al budget?
Gestione del valore guadagnato. L'organizzazione utilizza la gestione dell'Earned Value per gestire i progetti?
Utilizzo di metodi agili.
L’organizzazione utilizza metodi agili per gestire i progetti? Che impatto ha questo sulle stime dei costi?
Governo. L’organizzazione dispone di politiche, procedure e linee guida di audit e governance formali o informali?
Fattori agili da considerare
Per progetti con elevata variabilità, ambito incompleto e modifiche frequenti, è possibile utilizzare metodi di stima leggeri per generare rapidamente previsioni di alto livello dei costi di manodopera del progetto e le previsioni possono essere facilmente modificate quando si verificano modifiche.
sottoargomento
La stima dettagliata è adatta per la pianificazione a breve termine utilizzando il just-in-time
1. Pianificazione della gestione dei costi
Panoramica
Il processo di determinazione di come stimare, preventivare, gestire, monitorare e controllare i costi del progetto.
Cosa fa questo processo: fornisce indicazioni e indicazioni su come gestire i costi del progetto durante l'intero progetto.
accedere:
Carta del progetto
Specifica le risorse finanziarie pre-approvate da cui è possibile determinare i costi dettagliati del progetto.
I requisiti per l'approvazione del progetto stabiliti nella Carta del progetto hanno un impatto anche sulla gestione dei costi del progetto.
piano di gestione del progetto
◆Piano di gestione dello stato di avanzamento
Criteri e attività stabiliti per la preparazione, il monitoraggio e il controllo dell'avanzamento del progetto
Fornisce inoltre processi e metodi di controllo che influiscono sulla stima e sulla gestione dei costi.
◆Piano di gestione del rischio
Fornisce modalità per identificare, analizzare e monitorare i rischi
Fornisce inoltre processi e metodi di controllo che influiscono sulla stima e sulla gestione dei costi.
fattori del contesto imprenditoriale
◆ Cultura e struttura organizzativa che possono influenzare la gestione dei costi;
◆ Condizioni di mercato, che determinano quali prodotti, servizi e risultati sono disponibili nei mercati locali e globali;
◆ Tasso di cambio, utilizzato per convertire i costi di progetto sostenuti in più paesi;
◆ Le informazioni aziendali pubblicate possono spesso ottenere tassi di costo delle risorse e informazioni correlate dai database aziendali e questi database tengono traccia dinamicamente dei dati sui costi delle risorse umane con competenze corrispondenti e forniscono anche dati sui costi standard di materiali e attrezzature. Informazioni utili possono essere ricavate anche dal listino prezzi pubblicato dal venditore;
◆ Il sistema informativo di gestione del progetto può fornire una varietà di soluzioni per la gestione dei costi;
◆ Le differenze di produttività tra le diverse regioni possono avere un impatto enorme sui costi dei progetti.
asset dei processi organizzativi
◆ Procedure di controllo finanziario (quali rendicontazione periodica, revisione necessaria di commissioni e pagamenti, codificazione contabile e clausole contrattuali standard, ecc.);
◆ Base di conoscenze di informazioni storiche e lezioni apprese;
◆ Banca dati finanziaria;
◆ Politiche, procedure e linee guida formali e informali esistenti relative alla stima dei costi e al budget.
Strumenti e tecniche
giudizio esperto
Si dovrebbe cercare input da un individuo o da un gruppo con esperienza o formazione in:
◆ Progetti simili in passato;
◆ Informazioni provenienti da industrie, discipline e aree di applicazione;
◆ Stima dei costi e budgeting;
◆ Gestione dell'Earned Value.
analisi dei dati
Analisi delle alternative
Ciò può includere una revisione dei metodi strategici per la raccolta di capitali, come l’autofinanziamento, gli investimenti azionari, gli investimenti presi in prestito, ecc.
Può essere inclusa anche la considerazione del metodo di acquisizione delle risorse del progetto (come produzione, acquisto, noleggio o locazione).
Incontro
produzione
piano di gestione dei costi
Il piano di gestione dei costi è un componente del piano di Project Management che descrive il modo in cui i costi del progetto verranno pianificati, programmati e controllati. Il processo di gestione dei costi e i suoi strumenti e tecniche dovrebbero essere documentati nel piano di gestione dei costi.
unità di misura.
È necessario specificare l'unità di misura per ciascuna risorsa, ad esempio ore-persona, giorni-persona o settimane per misurare il tempo, metri, litri, tonnellate, chilometri o iarde cubiche per misurare la quantità o un prezzo totale espresso in valuta .
Precisione.
A seconda dell'ambito delle attività e delle dimensioni del progetto, impostare l'importo da arrotondare per eccesso o per difetto alla stima dei costi (ad esempio, $ 995,59 viene arrotondato per eccesso a $ 1.000).
Precisione.
Specificare un intervallo accettabile (ad esempio ±10%) per le stime dei costi delle attività, che può includere una certa quantità di riserve per imprevisti.
Collegamento al programma dell'organizzazione.
La struttura di ripartizione del lavoro (vedere Sezione 5.4) fornisce un quadro per il piano di gestione dei costi in modo che la stima dei costi, l'impostazione del budget e il controllo possano essere eseguiti in modo standardizzato. I componenti della WBS utilizzati nella determinazione dei costi di progetto sono chiamati conti di controllo (CA), ciascuno dei quali ha un codice o numero di conto univoco direttamente collegato al sistema contabile della Performing Organization.
Controllare il valore critico.
Potrebbe essere necessario specificare soglie di deviazione per monitorare l'andamento dei costi. È la varianza massima consentita prima che sia necessaria un'azione, solitamente espressa come deviazione percentuale dal piano di base.
Regole di misurazione delle prestazioni.
È necessario specificare le regole di gestione dell'Earned Value (EVM) per la misurazione della performance. Ad esempio, un piano di gestione dei costi dovrebbe:
■ Definire i conti di controllo nella WBS per la misurazione delle prestazioni;
■ Determinare la tecnica EVM da utilizzare (come il metodo delle tappe intermedie ponderate, il metodo della formula fissa, il metodo della percentuale di completamento, ecc.);
■ Specificare il metodo di monitoraggio e la formula EVM utilizzata per calcolare la stima al completamento del progetto (EAC), che può essere utilizzata per convalidare la stima di completamento derivata da un approccio bottom-up.
formato del rapporto.
È necessario specificare il formato e la frequenza di preparazione delle varie relazioni sui costi.
Altri dettagli. incluso ma non limitato a):
■ Descrizione delle opzioni di finanziamento strategico;
■ Procedure per gestire le fluttuazioni dei tassi di cambio;
■ Procedure per la registrazione dei costi del progetto.
2. Costi stimati
Panoramica
La stima dei costi è il processo con cui si effettua una stima approssimativa del costo delle risorse necessarie per completare il lavoro del progetto.
Lo scopo principale di questo processo è determinare i finanziamenti necessari per il progetto.
I costi stimati sono previsioni dei costi basate su informazioni note in un momento specifico.
Quando si stimano i costi, è necessario identificare e analizzare opzioni di costo alternative che possono essere utilizzate per avviare e completare il progetto, è necessario valutare le opzioni di costo alternative e considerare i rischi, come confrontare i costi fatti in casa con i costi di outsourcing, i costi di acquisto con i costi di leasing, e la condivisione di più risorse per ottimizzare i costi del progetto.
unità di stima dei costi
Le stime dei costi vengono solitamente effettuate in una determinata unità monetaria (come dollari statunitensi, euro, yen, ecc.)
Tuttavia, a volte è possibile utilizzare altre unità di misura, come le ore-persona o i giorni-persona, per eliminare gli effetti dell’inflazione e facilitare il confronto dei costi.
Durante il ciclo di vita del progetto, l'accuratezza delle stime del progetto migliorerà gradualmente con l'avanzamento del progetto.
Ad esempio, durante la fase di avvio è possibile ricavare una stima approssimativa dell'ordine di grandezza (ROM) del progetto, che va da −25% a 75%;
Successivamente, man mano che le informazioni diventano più dettagliate, l’intervallo delle stime deterministiche può essere ridotto al 5-10%.
Alcune organizzazioni hanno sviluppato linee guida su quando eseguire le ottimizzazioni e sul livello di confidenza o precisione da raggiungere con ciascuna ottimizzazione.
Le stime dei costi dovrebbero tenere conto di tutte le risorse che verranno addebitate al progetto, inclusi (ma non limitati a) manodopera, materiali, attrezzature, servizi, strutture, nonché categorie di costi speciali come indennità di inflazione, costi di finanziamento o costi di emergenza .
accedere
piano di gestione del progetto
Piano di gestione dei costi.
Vedere la sezione 7.1.3.1. Il piano di gestione dei costi descrive i metodi di stima che possono essere utilizzati e l'accuratezza e la precisione richieste per le stime dei costi.
Piano di gestione della qualità.
Vedere la sezione 8.1.3.1. Il piano di gestione della qualità descrive le attività e le risorse richieste dal team di gestione del progetto per raggiungere una serie di obiettivi di qualità del progetto.
Punto di riferimento dell'ambito.
dichiarazione dello scopo del progetto
WBS
Dizionario WBS:
Dichiarazione dello scopo del progetto.
Riflette i vincoli di finanziamento derivanti dal ciclo delle spese in conto capitale del progetto o da altre ipotesi e vincoli finanziari.
Struttura di ripartizione del lavoro. WBS
Specifica le interrelazioni tra tutti i deliverable del progetto e i loro componenti.
Dizionario WBS.
Nel dizionario della WBS (vedere Sezione 5.4.3) e nelle relative dichiarazioni di lavoro dettagliate, sono elencati i deliverable ed è descritto il lavoro richiesto per ciascun componente della WBS per produrre i deliverable.
file di progetto
Registro delle lezioni apprese
Programma del progetto.
Se il budget del progetto comprende i costi di finanziamento (inclusi gli interessi)
Se il costo della risorsa dipende dalla durata di utilizzo (come le spese di gestione)
Se la stima dei costi include costi urgenti (come materiali i cui prezzi fluttuano stagionalmente)
Le stime della durata delle attività avranno un impatto sulle stime dei costi
Requisiti di risorse.
Vedere la sezione 9.2.3.1. I requisiti delle risorse specificano i tipi e le quantità di risorse richieste per ciascun pacchetto di lavoro o attività.
Registro dei rischi.
Vedere la Sezione 11.2.3.1. Il registro dei rischi contiene i dettagli dei rischi dei singoli progetti che sono stati identificati e classificati in ordine di priorità, e le azioni intraprese per affrontare tali rischi. Un registro dei rischi fornisce informazioni dettagliate che possono essere utilizzate per stimare i costi.
fattori del contesto imprenditoriale
condizioni di mercato.
Quali prodotti, servizi e risultati si possono ottenere dal mercato, da chi e a quali condizioni. Le condizioni della domanda e dell’offerta a livello regionale e/o globale possono incidere in modo significativo sui costi delle risorse.
Informazioni commerciali pubblicate.
I tassi di costo delle risorse e le relative informazioni possono spesso essere ottenuti da database commerciali, che tengono traccia dinamicamente dei dati sui costi per le risorse umane con competenze corrispondenti e forniscono anche dati sui costi standard per materiali e attrezzature. Informazioni rilevanti possono essere ottenute anche dal listino prezzi pubblicato dal venditore.
Tassi di cambio e tassi di inflazione.
Per progetti su larga scala che durano più anni e coinvolgono più valute, le fluttuazioni dei tassi di cambio e l’inflazione devono essere comprese e prese in considerazione nel processo di stima dei costi.
asset dei processi organizzativi
◆ Politica di stima dei costi;
◆ Modello di stima dei costi;
◆ Base di conoscenze di informazioni storiche e lezioni apprese.
Strumenti e tecniche
giudizio esperto
Vedere la sezione 4.1.2.1. Si dovrebbe cercare input da un individuo o da un gruppo con esperienza o formazione in:
◆ Progetti simili in passato;
◆ Informazioni provenienti da industrie, discipline e aree di applicazione;
◆ Metodi di stima dei costi.
stima dell’analogia
Vedere la sezione 6.4.2.2. Le analogie dei costi vengono stimate utilizzando valori di parametri o attributi di progetti passati simili.
Basso costo e minor dispendio di tempo Utilizzato nella fase di avvio quando le informazioni dettagliate non sono sufficienti e i risultati devono essere ottenuti rapidamente.
stima dei parametri
Vedere la sezione 6.4.2.3. La stima parametrica si riferisce all'uso di relazioni statistiche tra dati storici e altre variabili, come la metratura nella costruzione di edifici, per stimare il costo del lavoro di progetto
L'accuratezza della stima dei parametri dipende dalla maturità del modello dei parametri e dall'affidabilità dei dati sottostanti.
La stima parametrica può riguardare l'intero progetto o una parte del progetto e può essere utilizzata insieme ad altri metodi di stima.
Stima dal basso
Gli individui stimati vengono aggregati strato per strato
L'accuratezza di una stima bottom-up, e il costo stesso, spesso dipendono dalle dimensioni o da altri attributi della singola attività o pacchetto di lavoro.
stima in tre punti
Vedere la sezione 6.4.2.4. L'accuratezza delle stime dei costi puntuali può essere migliorata tenendo conto dell'incertezza e del rischio nella stima e utilizzando tre stime per definire un intervallo approssimativo di costi delle attività: ◆ Costo più probabile (c M). Il costo di un'attività risultante da una stima più realistica del lavoro richiesto e dei costi associati. ◆ Il costo più ottimistico (c O). Il costo basato sullo scenario migliore per l'attività. ◆ Il costo più pessimistico ( c P ). Costo basato sullo scenario peggiore per l'attività. Il costo previsto (c E ) viene calcolato utilizzando la formula basata sulla distribuzione ipotizzata dei costi delle attività su tre intervalli di stima. Due formule comunemente usate sono la distribuzione triangolare e la distribuzione beta e le loro formule di calcolo sono: ◆Distribuzione triangolare. c E = (c O c M c P ) / 3 ◆ Distribuzione beta. c E = (c O 4c M c P ) / 6 Calcolare il costo previsto sulla base di una distribuzione presunta di tre punti e descrivere l'intervallo di incertezza per il costo previsto.
analisi dei dati
Analisi delle alternative.
L'analisi delle alternative è una tecnica per valutare le alternative identificate per decidere quale opzione scegliere o quale metodo utilizzare per eseguire il lavoro del progetto. Ad esempio, valutare l'impatto dell'acquisto e della produzione dei risultati finali rispettivamente su costi, pianificazione, risorse e qualità.
Analisi della riserva.
Una riserva per imprevisti è una parte del budget inclusa nella baseline dei costi per affrontare i rischi identificati è spesso considerata come quella parte del budget che affronta i rischi “noti e sconosciuti” che incidono sul progetto. I project manager hanno accesso a
Ad esempio, puoi prevedere che alcuni risultati finali del progetto dovranno essere rielaborati, ma non sai quanto lavoro comporterà la rielaborazione. È possibile accantonare una riserva per imprevisti per coprire queste quantità sconosciute di rilavorazione. Da un'attività specifica a un intero progetto, qualsiasi livello può avere la sua riserva per imprevisti.
La riserva per imprevisti può essere una percentuale della stima dei costi, un valore fisso o determinata attraverso un'analisi quantitativa.
Man mano che le informazioni sul progetto diventano più chiare, le riserve per imprevisti possono essere prelevate, ridotte o eliminate. Le riserve per imprevisti dovrebbero essere chiaramente elencate nei documenti di costo.
La riserva per imprevisti fa parte della baseline dei costi e fa parte del fabbisogno di finanziamento complessivo del progetto.
costo della qualità.
Durante la stima possono essere utilizzate varie ipotesi sui costi della qualità (vedere la sezione 8.1.2.3), tra cui una valutazione di:
Se aumentare gli investimenti per soddisfare i requisiti o sostenere i costi causati dal mancato rispetto dei requisiti;
Se cercare una riduzione dei costi a breve termine o sopportare le conseguenze di problemi frequenti più avanti nel ciclo di vita del prodotto.
Sistema informativo sulla gestione dei progetti (PMIS)
I sistemi informativi per la gestione dei progetti possono includere fogli di calcolo, software di simulazione e strumenti di analisi statistica che possono essere utilizzati per assistere nella stima dei costi. Questi strumenti semplificano l'uso di determinate tecniche di stima dei costi e consentono di prendere rapidamente in considerazione molteplici opzioni di stima dei costi.
il processo decisionale
votazione
Il voto è il processo di valutazione di molteplici linee d’azione future per ottenere il risultato desiderato. Queste tecniche possono coinvolgere i membri del team, migliorare l’accuratezza delle stime e aumentare la responsabilità per i risultati delle stime.
produzione
Costo stimato
La stima dei costi include una stima quantitativa dei probabili costi per completare il lavoro del progetto, riserve per imprevisti per far fronte ai rischi identificati e riserve di gestione per far fronte al lavoro non pianificato.
Le stime dei costi possono essere riepilogate o dettagliate.
La stima dei costi dovrebbe coprire tutte le risorse utilizzate dal progetto, inclusi (ma non limitati a) manodopera diretta, materiali, attrezzature, servizi, strutture, tecnologia informatica, nonché alcune categorie di costi speciali, come costi di finanziamento (compresi gli interessi), indennità di inflazione, riserve per imprevisti relativi al tasso di cambio o ai costi. I costi indiretti possono essere addebitati a livello di attività o superiore se sono inclusi anche nella stima del progetto.
Base di stima
La quantità e il tipo di informazioni di supporto richieste per una stima dei costi varieranno in base all'area di applicazione e, indipendentemente dal livello di dettaglio, la documentazione di supporto dovrebbe descrivere in modo chiaro e completo come è stata ricavata la stima dei costi.
◆ Documentazione alla base del preventivo (es. come è stato redatto il preventivo);
◆ Documentazione di tutte le ipotesi;
◆ Documentazione sui vincoli noti;
◆ Documentazione sui rischi identificati che dovrebbero essere considerati nella stima dei costi;
◆ Descrizione dell'intervallo di stima (ad esempio, "$10.000 ±10%" spiega l'intervallo dei costi previsti);
◆ Una descrizione del livello di confidenza nella stima finale.
Aggiornamenti dei file di progetto
Registro delle ipotesi.
Vedere la sezione 4.1.3.2. Durante il processo di stima dei costi, possono essere formulate nuove ipotesi, identificati nuovi vincoli, oppure ipotesi o vincoli esistenti possono essere riesaminati e modificati. Il registro delle ipotesi dovrebbe essere aggiornato di conseguenza con queste nuove informazioni.
Registro delle lezioni apprese.
Vedere la sezione 4.4.3.1. Le tecniche per stimare i costi in modo efficace ed efficiente devono essere aggiornate nel registro delle lezioni apprese.
Registro dei rischi.
Vedere la Sezione 11.2.3.1. Potrebbe essere necessario aggiornare il registro dei rischi man mano che le risposte ai rischi vengono selezionate e concordate durante il processo di stima dei costi.
3. Stabilisci un budget
Panoramica
Il budget è il processo di riepilogo dei costi stimati di tutte le singole attività o pacchetti di lavoro per stabilire una base di costo approvata.
Lo scopo principale di questo processo è stabilire una base di costo rispetto alla quale monitorare e controllare le prestazioni del progetto.
Il budget del progetto comprende tutti i fondi approvati per l’esecuzione del progetto,
La baseline dei costi è il budget del progetto approvato assegnato per periodo di tempo e include le riserve per imprevisti ma non le riserve di gestione.
accedere
piano di gestione del progetto
Piano di gestione dei costi.
Vedere la sezione 7.1.3.1. Il piano di gestione dei costi descrive come i costi del progetto verranno incorporati nel budget del progetto.
Piano di gestione delle risorse.
Vedere la Sezione 9.1.3.1. Il piano di gestione delle risorse fornisce informazioni sulle tariffe (per le risorse umane e di altro tipo), sulle stime dei costi di viaggio e su altri costi prevedibili che devono essere considerati quando si stima il budget complessivo del progetto.
Punto di riferimento dell'ambito.
dichiarazione dello scopo del progetto
WBS
Dizionario WBS
file di progetto
◆ Base per la stima.
Vedere la sezione 6.4.3.2. Includi presupposti di base nella base della stima, ad esempio se le spese generali o altri costi debbano essere inclusi nel budget del progetto.
◆ Stima dei costi.
Vedere la sezione 7.2.3.1. Dopo aver aggregato le stime dei costi per ciascuna attività all'interno di ciascun pacchetto di lavoro, si ottiene la stima dei costi per ciascun pacchetto di lavoro.
◆ Programma del progetto.
Vedere la sezione 6.5.3.2. La pianificazione del progetto include le date di inizio e completamento pianificate per le attività del progetto, le tappe fondamentali, i pacchetti di lavoro e i conti di controllo. Sulla base di queste informazioni, i costi possono essere riepilogati nei periodi di calendario in cui si prevede che si verifichino.
◆ Registro dei rischi.
Vedere la Sezione 11.2.3.1. Il registro dei rischi dovrebbe essere rivisto per determinare come verranno aggregati i costi della risposta al rischio. Gli aggiornamenti al registro dei rischi sono inclusi negli aggiornamenti del documento di progetto, vedere la sezione 11.5.3.3.
documenti aziendali
◆Caso aziendale.
Il business case identifica i fattori chiave per il successo del progetto, compresi i fattori di successo finanziario.
◆Piano di gestione dell'efficacia.
I piani di gestione dei benefici includono benefici target, come calcoli del valore attuale netto, tempistiche per il raggiungimento dei benefici e indicatori di misurazione relativi ai benefici.
protocollo
Vedere la Sezione 12.2.3.2. Quando si sviluppa un budget, considerare il costo dei prodotti, dei servizi o dei risultati che saranno o sono stati forniti, nonché le informazioni sull'accordo applicabile.
fattori del contesto imprenditoriale
I fattori ambientali aziendali che possono influenzare il processo di stima dei costi includono (ma non sono limitati a) i tassi di cambio. Per progetti su larga scala che durano più anni e coinvolgono più valute, le fluttuazioni dei tassi di cambio devono essere comprese e integrate nel processo di budget.
asset dei processi organizzativi
◆ Politiche, procedure e linee guida formali e informali esistenti relative al budget dei costi;
◆ Base di conoscenze di informazioni storiche e lezioni apprese;
◆ Strumento di budgeting dei costi;
◆ Metodi di rendicontazione.
Strumenti e tecniche
giudizio esperto
Si dovrebbe cercare input da un individuo o da un gruppo con esperienza o formazione in:
◆ Progetti simili in passato;
◆ Informazioni provenienti da industrie, discipline e aree di applicazione;
◆ Principi finanziari;
◆ Requisiti e fonti di finanziamento
riepilogo costi
Stima dei costi delle attività → pacchetti di lavoro → conti di controllo → intero progetto
analisi dei dati
Le tecniche di analisi dei dati che possono essere utilizzate nel processo di definizione del budget includono (ma non sono limitate a) l'analisi delle riserve in grado di stabilire riserve per la gestione del progetto. La riserva di gestione è un budget del progetto appositamente accantonato a fini di controllo di gestione per far fronte a lavori imprevisti nell'ambito del progetto. È destinato a far fronte ai rischi "da sconosciuti" che influenzeranno il progetto. Le riserve di gestione non sono incluse nella baseline dei costi ma fanno parte del budget complessivo del progetto e dei requisiti di finanziamento. Quando le riserve di gestione vengono utilizzate per finanziare lavori imprevisti, le riserve di gestione utilizzate vengono aggiunte alla baseline dei costi, determinando una modifica della baseline dei costi.
Analisi della riserva.
Stabilire riserve per la gestione del progetto
La riserva di gestione è un budget del progetto appositamente accantonato a fini di controllo di gestione per far fronte a lavori imprevisti nell'ambito del progetto. È destinato a far fronte ai rischi "da sconosciuti" che influenzeranno il progetto.
Le riserve di gestione non sono incluse nella baseline dei costi ma fanno parte del budget complessivo del progetto e dei requisiti di finanziamento.
Quando le riserve di gestione vengono utilizzate per finanziare lavori imprevisti, le riserve di gestione utilizzate vengono aggiunte alla baseline dei costi, determinando una modifica della baseline dei costi.
Revisione delle informazioni storiche
La revisione delle informazioni storiche può aiutare con la stima dei parametri o analogica.
Le informazioni storiche possono includere varie caratteristiche del progetto (parametri) utilizzate per creare modelli matematici che prevedono il costo totale del progetto. Questi modelli matematici possono essere semplici (ad esempio, il costo totale della costruzione di una casa dipende dal costo di costruzione per unità di superficie) o complessi (ad esempio, il modello di costo di un progetto di sviluppo software ha più variabili, ciascuna delle quali è influenzata da molti fattori). I modelli analogici e parametrici possono variare ampiamente in termini di costi e precisione. Saranno più affidabili quando:
◆ Le informazioni storiche utilizzate per costruire il modello sono accurate;
◆ I parametri del modello sono facili da quantificare;
◆ Il modello può essere adattato in modo da essere applicabile a progetti grandi, piccoli e alle varie fasi del progetto.
Saldo del limite di finanziamento
Garantire un finanziamento adeguato per ogni fase, componente e progetto complessivo entro i vincoli di finanziamento stabiliti, che potrebbero comportare modifiche al programma
Se viene rilevata una discrepanza tra i vincoli di finanziamento e le spese pianificate, potrebbe essere necessario adeguare il programma del lavoro per bilanciare il livello delle spese di finanziamento.
Ciò può essere ottenuto aggiungendo date obbligatorie alla pianificazione del progetto.
Affrontare le restrizioni agli investimenti dei fondi Stage
Finanziamento
Il finanziamento si riferisce all'ottenimento di fondi per un progetto. I progetti infrastrutturali, industriali e di servizi pubblici a lungo termine spesso richiedono finanziamenti esterni. Se un progetto utilizza finanziamenti esterni, l'ente finanziatore può imporre determinati requisiti che devono essere soddisfatti.
produzione
base dei costi
La baseline dei costi è il budget del progetto approvato assegnato per periodo di tempo, comprese le riserve per imprevisti, e non include eventuali riserve di gestione
, che può essere modificato solo attraverso una procedura formale di controllo delle modifiche, viene utilizzato come base per il confronto con i risultati effettivi.
La baseline dei costi è la somma dei budget approvati per le diverse attività schedulate.
Requisiti di finanziamento del progetto
Requisiti di finanziamento del progetto = riserve di gestione della baseline dei costi
La baseline dei costi include sia le spese previste che le passività previste.
I fondi del progetto vengono solitamente investiti in fasi incrementali e possono essere irregolari e graduali.
Aggiornamenti dei file di progetto
Costo stimato. Vedere la sezione 7.2.3.1. Aggiorna il preventivo di costo per registrare eventuali informazioni aggiuntive.
Programma del progetto. Vedere la sezione 6.5.3.2. Il programma del progetto può documentare i costi stimati di varie attività.
Registro dei rischi. Vedere la Sezione 11.2.3.1. I nuovi rischi identificati durante questo processo vengono registrati in un registro dei rischi e gestiti attraverso il processo di gestione del rischio.
4. Controllare i costi
Panoramica
Il controllo dei costi è il processo di monitoraggio dello stato del progetto per aggiornare i costi del progetto e gestire le modifiche alla baseline dei costi.
La funzione principale è mantenere la baseline dei costi per tutta la durata del progetto.
L'analisi dovrebbe concentrarsi sul rapporto tra la spesa dei fondi del progetto e il corrispondente lavoro completato.
La chiave per un controllo efficace dei costi è gestire una baseline di costi approvata. Il controllo dei costi del progetto include:
◆ Fattori di influenza che causano cambiamenti nella base dei costi;
◆ Garantire che tutte le richieste di modifica vengano elaborate tempestivamente;
◆ Gestire i cambiamenti quando effettivamente si verificano;
◆ Garantire che le spese di costo non superino il limite di finanziamento approvato, né i limiti assegnati per periodo di tempo, per componente della WBS, per attività, né il limite complessivo del progetto;
◆ Monitorare l'andamento dei costi e identificare e analizzare le deviazioni rispetto ai costi di base;
◆ Supervisionare le prestazioni lavorative rispetto alle spese del fondo;
◆ Prevenire modifiche non approvate nei report sui costi o sull'utilizzo delle risorse;
◆ Riportare tutte le modifiche approvate e i relativi costi associati alle parti interessate;
◆ Cercare di mantenere il superamento dei costi previsti entro limiti accettabili.
accedere
piano di gestione del progetto
Piano di gestione dei costi.
Vedere la sezione 7.1.3.1. Il piano di gestione dei costi descrive come verranno gestiti e controllati i costi del progetto.
Base di costo.
Vedere la sezione 7.3.3.1. Confrontare la baseline dei costi con i risultati effettivi per determinare se sono necessarie modifiche o azioni correttive o preventive.
Benchmark per la misurazione delle prestazioni.
Vedere la sezione 4.2.3.1. Quando si utilizza l'analisi dell'Earned Value, i valori di riferimento per la misurazione delle prestazioni vengono confrontati con i risultati effettivi per determinare se sono necessarie modifiche, azioni correttive o azioni preventive.
file di progetto
Registro delle lezioni apprese
Le lezioni apprese nelle prime fasi del progetto possono essere applicate alle fasi successive per migliorare il controllo dei costi.
Requisiti di finanziamento del progetto
I requisiti di finanziamento del progetto includono le spese stimate e il debito stimato.
dati sulle prestazioni lavorative
I dati sulle prestazioni lavorative contengono dati sullo stato del progetto, ad esempio quali costi sono stati approvati, sostenuti, fatturati e pagati.
asset dei processi organizzativi
◆ Politiche, procedure e linee guida formali e informali esistenti relative al controllo dei costi;
◆ Strumenti di controllo dei costi;
◆ Metodi di monitoraggio e reporting disponibili.
Strumenti e tecniche
giudizio esperto
◆ Analisi della deviazione;
◆ Analisi dell'Earned Value;
◆ Previsione;
◆ Analisi finanziaria.
analisi dei dati
◆ Analisi dell'Earned Value (EVA).
L'analisi dell'Earned Value confronta la pianificazione effettiva e le prestazioni in termini di costi con una base di misurazione delle prestazioni. L'EVM integra la baseline dell'ambito, la baseline dei costi e la baseline della pianificazione per formare una baseline di misurazione delle prestazioni. Per ciascun pacchetto di lavoro e conto di controllo, calcola e monitora i seguenti tre indicatori chiave:
budget al completamento BAC
Bilancio al completamento
Il valore preventivato di tutto il lavoro pianificato è la base di costo (analisi del valore realizzato, le riserve per imprevisti non sono incluse nel calcolo)
BAC = PV totale al completamento
Il progetto è completato quando EV=BAC
Valore pianificato PV
valore del piano
Il valore preventivato del lavoro pianificato per essere completato entro un determinato momento.
PV=carico di lavoro pianificato
Chiamato anche BCWS
Valore guadagnato EV
Valore guadagnato
Il valore preventivato del lavoro effettivamente completato in un determinato momento
EV=carico di lavoro effettivo
Chiamato anche BCWP
Costo effettivo AC
costo attuale
Quanti soldi sono stati effettivamente spesi fino ad un certo momento?
AC = carico di lavoro effettivo x prezzo unitario effettivo
Chiamato anche ACWP
Analisi della deviazione
L'analisi della varianza viene utilizzata per spiegare le cause, gli effetti e le misure correttive della varianza dei costi (CV = EV — AC), della varianza di pianificazione (SV = EV — PV) e della varianza di completamento (VAC = BAC — EAC). (Piu 'grande e', meglio 'e)
Varianza di pianificazione (SV) Variazione di pianificazione
Espresso come differenza tra valore guadagnato e valore pianificato. Si riferisce a quanto avanti o indietro si trova un progetto in un dato momento.
Formula: SV = EV — PV.
Varianza dei costi (CV) Varianza dei costi
Espresso come differenza tra valore guadagnato e costo effettivo, è il deficit o surplus di bilancio in un dato momento.
Formula: CV = EV — AC.
Indice di prestazione della pianificazione (SPI) Indice di prestazione della pianificazione
È un indicatore per misurare l'efficienza della pianificazione, espresso come rapporto tra il valore guadagnato e il valore pianificato, e riflette l'efficienza del team di progetto nel completare il lavoro. Quando SPI è inferiore a 1,0 significa che la quantità di lavoro completato non soddisfa i requisiti pianificati; quando SPI è maggiore di 1,0 significa che la quantità di lavoro completato supera il piano.
Poiché lo SPI misura lo sforzo totale del progetto, è necessaria anche un'analisi separata delle prestazioni sul percorso critico per confermare se il progetto sarà completato prima o dopo rispetto alla data di completamento pianificata.
SPI è uguale al rapporto tra EV e PV. Formula: SPI = EV/PV.
Indice di prestazione dei costi (CPI) Indice di prestazione dei costi
Una misura dell'efficienza in termini di costi delle risorse preventivate, espressa come rapporto tra il valore guadagnato e i costi effettivi. È la metrica EVA più critica e misura l'efficienza in termini di costi del lavoro completato. Quando il CPI è inferiore a 1,0 significa che c’è un superamento dei costi per il lavoro svolto; quando il CPI è maggiore di 1,0 significa che finora c’è un surplus di costi.
Il CPI è uguale al rapporto tra EV e AC. Formula: IPC = EV/AC.
Le deviazioni dalla base di costo originale possono essere valutate attraverso misurazioni della prestazione dei costi.
Identificare le differenze tra la previsione dei costi e le prestazioni effettive del progetto confrontando i costi pianificati con i costi effettivi
analisi delle tendenze. Vedere la sezione 4.5.2.2.
L'analisi delle tendenze è progettata per esaminare i cambiamenti nelle prestazioni del progetto nel tempo per determinare se le prestazioni stanno migliorando o peggiorando.
grafico
Nell'analisi del valore realizzato, i tre parametri valore pianificato, valore realizzato e costo effettivo possono essere monitorati e riportati in fasi (solitamente su base settimanale o mensile) o su base cumulativa. La Figura 7-12 mostra i dati EV di un progetto come una curva a S che è fuori budget e in ritardo sulla pianificazione.
prevedere
Man mano che il progetto avanza, il team di progetto può prevedere la stima al completamento (EAC) in base alle prestazioni del progetto e i risultati previsti potrebbero differire dal budget al completamento (BAC). Se è evidente che il BAC non è più fattibile, il project manager dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di prevedere l’EAC. Prevedere l'EAC significa prevedere situazioni ed eventi futuri del progetto sulla base delle informazioni sulle prestazioni attualmente disponibili e di altre conoscenze.
Stima ETC da completare
Il costo previsto stimato del lavoro rimanente fino a un certo momento (quanto lavoro in più si stima costerà per il lavoro rimanente)
Stima EAC al completamento
Costo totale previsto stimato per il completamento del progetto a partire da un determinato momento
Costo effettivo AC Costo effettivo AC
Quanti soldi sono stati effettivamente spesi fino ad un certo momento?
Budget BAC al completamento
Il valore preventivato di tutto il lavoro pianificato è la base di costo (analisi del valore realizzato, le riserve per imprevisti non sono incluse nel calcolo)
EAC=ETC AC
Stima al completamento = Stima da completare Costo effettivo
AC sono i dati grezzi sulle prestazioni, ovvero il valore misurato
È necessario calcolare l'ETC
Stima EAC al completamento
EAC=AC (BAC-EV)
Atipico, il lavoro rimanente continua secondo le prestazioni pianificate
EAC=AC (BAC-EV)/CPI=BAC/CPI
In genere, il lavoro rimanente continua all'indice di prestazione dei costi corrente
EAC=AC (BAC-EV)/(CPI*SPI)
Anche i restanti lavori saranno interessati da CPI e SPI.
Indice chiave CR=CPI*SPI
EAC=AC ETC rivalutato dal basso verso l'alto
La prenotazione non è più valida
metodo di memoria
BAC-EV=valore preventivato del lavoro rimanente
EAC=AC (valore preventivato del lavoro rimanente/prestazione lavorativa rimanente)
Se si calcola la stima del completamento dell'avanzamento, i parametri rilevanti devono essere convertiti in unità di tempo. Tuttavia, CPI e SPI non possono utilizzare unità di tempo e possono utilizzare solo unità monetarie.
Analisi della riserva
Nel processo di controllo dei costi, l'analisi delle riserve può essere utilizzata per monitorare l'utilizzo delle riserve per imprevisti e delle riserve di gestione nel progetto per determinare se tali riserve sono ancora necessarie o se è necessario aggiungere ulteriori riserve. Man mano che il lavoro del progetto procede, queste riserve potrebbero essere state utilizzate come previsto per coprire i costi dei rischi o altre imprevisti, viceversa, se vengono colte le opportunità per risparmiare sui costi, i risparmi possono essere aggiunti alla riserva per imprevisti o come utili (profitto) vengono ceduti; dal progetto.
Se i rischi identificati non si concretizzano, potrebbe essere necessario detrarre le riserve per imprevisti non utilizzate dal budget del progetto, liberando risorse per altri progetti o operazioni. Allo stesso tempo, un’ulteriore analisi dei rischi all’interno del progetto potrebbe rivelare la necessità di richiedere riserve aggiuntive per il budget del progetto.
Per completare l'indice delle prestazioni (TCPI) Per completare l'indice delle prestazioni
Il To-Complete Performance Index (TCPI) è un indicatore di prestazione dei costi che l'utilizzo delle risorse rimanenti deve raggiungere per raggiungere obiettivi di gestione specifici. È il costo del lavoro rimanente/budget rimanente.
TCPI si riferisce all'indicatore di prestazione dei costi che l'implementazione del lavoro rimanente deve raggiungere per raggiungere obiettivi di gestione specifici (come BAC o EAC). Se il BAC (budget al completamento) non è più fattibile, il project manager dovrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di un EAC previsto (stima al completamento). Una volta approvato, il BAC viene sostituito con l'EAC.
Formula TCPI basata su BAC: TCPI = (BAC — EV) / (BAC — AC).
Se il BAC non è più fattibile, la formula TCPI basata su EAC: TCPI = (BAC — EV) / (EAC — AC).
Metodo di memoria della formula: CPI=EV/AC, TCPI=(BAC-EV)/(BAC-AC)
Deviazione di completamento VAC=BAC-EAC
TCPI<1
Il lavoro rimanente è inferiore al denaro e può essere completato facilmente
TCPI=1
Il resto del lavoro è uguale al denaro, appena finito
TCPI>1
C'è più lavoro che soldi, quindi non è facile finirlo.
Sistema informativo sulla gestione dei progetti (PMIS)
I sistemi informativi di gestione dei progetti sono comunemente utilizzati per monitorare i tre indicatori EVM di PV, EV e AC, tracciare grafici di tendenza e prevedere la probabile gamma di risultati finali del progetto.
messa a fuoco
produzione
informazioni sulle prestazioni lavorative
Vedere la sezione 4.5.1.3. Le informazioni sulle prestazioni lavorative includono informazioni sulle prestazioni del lavoro di progetto (rispetto a una base di costo), consentendo la valutazione delle deviazioni nel lavoro svolto e dei costi del lavoro sia a livello di pacchetto di lavoro che a livello di conto di controllo. Per i progetti che utilizzano l'analisi del valore ottenuto, CV, CPI, EAC, VAC e TCPI verranno registrati nel rapporto sulle prestazioni lavorative (vedere Sezione 4.5.3.1).
previsione dei costi
Che si tratti di un valore EAC calcolato o di un valore EAC stimato dal basso verso l'alto, è necessario registrarlo e comunicarlo alle parti interessate.
richiesta di modifica
Vedere la sezione 4.3.3.4. Dopo aver analizzato le prestazioni del progetto, è possibile richiedere modifiche ai costi e alle previsioni di pianificazione o ad altri componenti del piano di gestione del progetto. Le richieste di modifica dovrebbero essere esaminate ed elaborate attraverso l'implementazione del processo di controllo delle modifiche complessivo (vedere Sezione 4.6).
Aggiornamento del piano di gestione del progetto
piano di gestione dei costi
La soglia di controllo o la precisione richiesta utilizzata per gestire i costi del progetto. Dovrebbero essere aggiornati in base al feedback delle parti interessate.
base dei costi
Dopo l'approvazione delle modifiche all'ambito, alle risorse o alle stime dei costi, è necessario apportare le modifiche corrispondenti alla previsione dei costi. In alcuni casi, le deviazioni dei costi possono essere così gravi che i costi di base devono essere rivisti per fornire una base realistica per la misurazione delle prestazioni.
parametri di misurazione delle prestazioni
Dopo l'approvazione delle modifiche all'ambito, alle prestazioni della pianificazione o alle stime dei costi, è necessario apportare modifiche corrispondenti alla base di misurazione delle prestazioni. In alcuni casi, le deviazioni delle prestazioni possono essere così gravi da rendere necessaria una richiesta di modifica per rivedere la base di misurazione delle prestazioni al fine di fornire una base realistica per la misurazione delle prestazioni.
Aggiornamenti dei file di progetto
Registro delle ipotesi.
Vedere la sezione 4.1.3.2. L’andamento dei costi può indicare la necessità di rivedere le ipotesi sulla produttività delle risorse e altri fattori che influenzano l’andamento dei costi.
Base per la stima.
Vedere la sezione 6.4.3.2. L'andamento dei costi può indicare la necessità di rivedere la base di stima originale.
Costo stimato.
Vedere la sezione 7.2.3.1. Potrebbe essere necessario aggiornare le stime dei costi per riflettere l’effettiva efficacia dei costi del progetto.
Registro delle lezioni apprese.
Vedere la sezione 4.4.3.1. Le tecniche per gestire in modo efficace i budget, l'analisi degli scostamenti, l'analisi del valore guadagnato, le previsioni e le azioni correttive per affrontare gli scostamenti dei costi dovrebbero essere aggiornate nel registro delle lezioni apprese.
Registro dei rischi.
Vedere la Sezione 11.2.3.1. Se si verificano deviazioni dei costi, o i costi possono raggiungere valori critici, il registro dei rischi dovrebbe essere aggiornato.
processo di gestione dei costi
pianificazione della gestione dei costi
Costo stimato
Budgeting
Controllare i costi
obiettivi di gestione dei costi
Completare tutto il lavoro sul progetto entro il budget approvato
Classificazione dei costi
costo diretto
Spendere direttamente sul progetto
S
Salari del lavoro, alloggio, acqua, elettricità, ecc.
Metodo di ottimizzazione dei costi: controllare la durata del progetto attorno alla durata ottimale
Punto di pareggio, il profitto inizierà dopo aver superato il punto di pareggio
costo opportunità/costo irrecuperabile
utilità-prezzo
Quando si sceglie un’opzione e si rinuncia a un’altra opzione fattibile, il beneficio dell’opzione più grande non scelta è il costo opportunità.
Costi sommersi
Risorse spese per progetti falliti, ecc.
Impara a lasciare andare e non rimanere intrappolato nel passato che non può essere cambiato
Costi irrecuperabili che sono stati sostenuti
costo del ciclo di vita
Considerare le operazioni di manutenzione in termini di tutti i costi sostenuti dall'inizio del progetto alla fine del progetto nella dimensione temporale.
Durante la fase di progettazione, tutti i costi durante l'intero ciclo di vita del progetto devono essere considerati in modo completo per ottenere l'ottimizzazione dei costi.
Considera il costo più basso da una prospettiva complessiva
Stima dei costi e budget
Fasi diverse hanno requisiti di accuratezza della stima diversi e più avanzata è la fase, più accurata sarà.
Le deviazioni stimate ammissibili sinistra e destra non sono simmetriche e possono essere maggiori o minori.
Saldo del limite di finanziamento
Impegno di fondi in atto: quanti soldi saranno spesi entro quale data e quanti soldi donerà la Parte A
La linea tratteggiata dovrebbe essere sotto la linea rossa
Riserva per la gestione del budget di completamento = Budget del progetto
Analisi dell'Earned Value
Tre indicatori
Valore pianificato FV Il costo pianificato nel momento corrente
PV=Prezzo unitario pianificato*Carico di lavoro pianificato
Costo effettivo CA
EV Earned Value Attualmente completato Valore dei risultati riconosciuto dai clienti
EV = prezzo unitario pianificato * carico di lavoro effettivo
Varianza del costo CV
EV-AC
Deviazione del progresso SV
EV-PV
curva del valore guadagnato
Sei situazioni
Superamento dei costi, ritardo rispetto al programma
Superamento dei costi, pianificazione in anticipo
Superamento dei costi, ritardo rispetto al programma
Risparmio sui costi, in ritardo
Risparmio sui costi prima del previsto
Risparmio sui costi prima del previsto
Curva del valore guadagnato: curva a banana
Più è piatto, meglio è
Due indici: confronto delle prestazioni tra progetti. Costi e tempi dovrebbero essere considerati allo stesso tempo
Indice di prestazione dei costiCPI=EV/AC
Indice di prestazione del programma SPI=EV/PV
Maggiore di 1 è meglio di meno di 1, uguale a 1 è meglio
Stima di completamento
EAC=BAC/CPI (indice di prestazione dei costi al momento della valutazione)
Costo non corretto
EAC=AC (BAC-EV) Non riesco a recuperare i soldi spesi Completerò il progetto al costo previsto nella seconda metà.
correzione dei costi
EAC=AC [(BAC-EV)*(CPI*SPI)] I soldi spesi non possono essere recuperati. La seconda metà considera i costi e gli scostamenti dal programma necessari per il completamento finale.
Il programma dei costi non è corretto
Indice delle prestazioni TCPI al completamento
TCPI0=(BAC-EV)/(BAC-AV) Lavoro rimanente/costo rimanente Meno di 1 è meglio, più si avvicina a 1 meglio è
TCPI1=(BAC-EV)/(EAC-AV)
Deviazione di completamento VAC=BAC-EAC
Esempio
PV
AC
EV: budget pianificato moltiplicato per la percentuale di avanzamento del lavoro = valore effettivo del lavoro
riepilogo
Come valutare l'EV
Velocità di completamento pianificata = budget di completamento/avanzamento del completamento PAR=BAC/SAC=20000/10=2000