マインドマップギャラリー 第 10 章 プロジェクト コミュニケーション管理
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2023-06-02 17:22:04 に編集されました第 10 章: プロジェクト コミュニケーション管理
コミュニケーション管理プロセス
10.1. 計画とコミュニケーションの管理
入力
1. プロジェクト憲章
2. プロジェクト管理計画
資源管理計画
ステークホルダーエンゲージメント計画
3. プロジェクトファイル
要件文書
利害関係者登録
4. 事業環境要因
5. 組織プロセス資産
ツールとテクニック
1. 専門家の判断
2. コミュニケーションニーズ分析
3. 通信技術
4. コミュニケーションモデル
5. 通信方法
6. 対人スキルとチームスキル
コミュニケーションスタイルの評価
政治的意識
文化的意識
7. データパフォーマンス
ステークホルダーの関与評価マトリックス
8. 会議
出力
1. コミュニケーション管理計画
2. プロジェクト管理計画の更新
ステークホルダーエンゲージメント計画
3. プロジェクトファイルの更新
プロジェクトスケジュール
利害関係者登録
企画プロセスグループ
10.2. 管理上のコミュニケーション
入力
1. プロジェクト管理計画
資源管理計画
コミュニケーション管理計画
ステークホルダーエンゲージメント計画
2. プロジェクトファイル
変更ログ
問題ログ
教訓登録
品質レポート
リスクレポート
利害関係者登録
3. 業務実績報告書
4. 事業環境要因
5. 組織プロセス資産
ツールとテクニック
1. 通信技術
2. 通信方法
3. コミュニケーションスキル
コミュニケーション能力
フィードバック
非言語的
デモ
4. プロジェクト管理情報システム
5.プロジェクトレポートの公開
6. 対人スキルとチームスキル
アクティブリスニング
競合管理
文化的意識
会議の管理
対人コミュニケーション
政治的意識
7. ミーティング
出力
1. プロジェクトコミュニケーション記録
2. プロジェクト管理計画の更新
コミュニケーション管理計画
ステークホルダーエンゲージメント計画
3. プロジェクトファイルの更新
問題ログ
教訓登録
プロジェクトスケジュール
リスクレジスター
利害関係者登録
4. 組織エンジニアリング資産の更新
実行プロセスグループ
10.3. 監督とコミュニケーション
入力
1. プロジェクト管理計画
資源管理計画
コミュニケーション管理計画
ステークホルダーエンゲージメント計画
2. プロジェクトファイル
問題ログ
教訓登録
プロジェクトコミュニケーション記録
3. 業務実績報告書
4. 事業環境要因
5. 組織プロセス資産
ツールとテクニック
1. 専門家の判断
2. プロジェクト管理情報システム
3. データパフォーマンス
ステークホルダーの関与評価マトリックス
4. 対人スキルとチームスキル
観察する、コミュニケーションする
5. ミーティング
出力
1. 勤務実績情報
2. 変更リクエスト
3. プロジェクト管理計画の更新
コミュニケーション管理計画
ステークホルダーエンゲージメント計画
4. プロジェクトファイルの更新
問題ログ
教訓登録
利害関係者登録
監視プロセスグループ
コミュニケーション管理の中心的な概念
コミュニケーション管理を計画する: ミーティングを開催する頻度、コミュニケーションを書面で行うか免除するか、コミュニケーションの議事録を保存する方法など、チーム内のコミュニケーションに関するルールを定義します。
監督上のコミュニケーション: どのような情報、誰が参加でき、誰が参加できないか
適切な対象者に、適切な形式で、適切なタイミングで情報を提供し、情報に適切な影響を与えます。
効果的なコミュニケーションには次のことが必要です
正しいフォーム
適切な時期
適切な聴衆
正しいインパクト
プロジェクト マネージャーは時間の 75% ~ 90% をコミュニケーションに費やす必要があります
コミュニケーション効果
コミュニケーションの方法
内部 - 外部
公式・非公式
縦横
プロジェクトマネージャーと所属チーム間のコミュニケーションは?
公式 - 非公式
書面、口頭
スピーチボディランゲージ
企画コミュニケーション管理
プロジェクト情報が適切に計画、収集、生成、公開、保存、取得、管理、制御、監視され、最終的に処理されることを保証するために必要なさまざまなプロセス。
効果的なコミュニケーション
ジョハリの窓
別名: 「自己認識の発見 - フィードバック モデル」
人々の間のコミュニケーションを改善するための提案は何ですか?あなたの秘密の領域を適切に相手に公開し、相手に信頼されていると感じてもらいましょう。
4つのエリア
1. オープンエリア: あなたが知っていて他の人も知っている情報
2. 秘密エリア: あなたは知っているが他の人は知らないかもしれない秘密
3. 死角: 自分は知らないが、他の人は知っているかもしれない死角。
4. 未知の領域:あなたも他人も知らない情報。
書面コミュニケーションの 5C
正しい文法とスペル
簡潔な表現と冗長な言葉の排除
明確な目的とプレゼンテーション(読者のニーズに適したもの)
一貫した思考ロジック
統制された発言と思考の継承
コミュニケーションを計画する際にはどのような問題を考慮する必要がありますか?
誰がどの情報を必要とし、誰がその情報にアクセスできるのか
いつ情報が必要になるのでしょうか?
情報が保存される場所
情報はどのような形式で保存する必要がありますか?
この情報を取得する方法
時差、言語の壁、異文化要因などを考慮するかどうか。
コミュニケーションの基本モデル
コミュニケーションファネル
コミュニケーションファネルは、通信プロセス中の情報損失の現象をグラフィックで表現します。
言いたいことは100%
あなたが表現するものの 80%
彼が聞いたことの 60%
彼は40%理解しています
彼がやったことの20%
コミュニケーションファネルを解決するにはどうすればよいでしょうか?一方向のコミュニケーションを、フィードバックとも呼ばれる双方向のコミュニケーションに変えます。閉ループ通信モデルを形成する
通信経路
二人の間には道がある
N 人間のコミュニケーションには組み合わせが必要です
例えば5人いるとします
方向性がない
例: 以前は 5 人のチームがありましたが、現在は仕事が増え、新たに 2 人が加わりました。コミュニケーション パスはいくつ追加されましたか?
例: 以前は 5 人のチームがありましたが、現在は仕事が増え、新たに 2 人が加わりました。コミュニケーション パスはどれくらい増えましたか?
フィルタリング: フィルタリングとは、具体的には、レベル間の上司と部下の間でタスクを伝達することを指し、フィルタリング効果が生じます。
コミュニケーションの壁
コミュニケーション障壁には次のような側面が含まれます
情報過多
知識不足
文化の違い
気を散らす環境要因
有害な態度
不機嫌
業界用語や専門用語がわからない
コミュニケーションチャネルが多すぎる
選択的認知
コミュニケーションの壁の原因
関係者が違えばプロジェクトに対する理解も異なります
人材、設備、資材などの資源をめぐる競争
人々の間の個人的な対立
変化に対する抵抗 (例: 新しいテクノロジー、新しいプロセス)
コミュニケーションの方法とテクニック
プロジェクト関係者向けのコミュニケーション手法
言語の使用を簡素化する
視覚補助を使用する
アクティブリスニング
効果的なフィードバック
感情をコントロールする
プロジェクト関係者へのコミュニケーション方法
インタラクション中にコミュニケーションをとる
2 つ以上の関係者間での多方向の情報交換。これは、すべての参加者が特定のトピックについて確実に同意するための最も効果的な方法です。
会議、電話、インスタント メッセージング、ビデオ会議などが含まれます。
プッシュコミュニケーション
情報を受け取る必要がある特定の受信者に情報を送信します。
この方法では、メッセージが確実に送信されますが、対象ユーザーがメッセージを理解できるかどうかは保証されません。
手紙、メモ、レポート、電子メール、ファックス、ボイスメール、ログ、プレス リリース、ブロードキャスト、ブログなどが含まれます。
プルコミュニケーション
情報量が多い場合や視聴者が多い場合に使用されます。
受信者は情報コンテンツに自律的にアクセスする必要があります。
企業イントラネット、電子オンライン コース、体験およびレッスン データベース、ナレッジ ベース、サブスクリプション、ダウンロード、百科事典、ライブラリ、ナレッジ ベース、オンライン オーディオおよびビデオなどが含まれます。
通信方式の比較
経営コミュニケーション
会議を計画するときは、次の手順を実行する必要があります。
会議の議題(会議の目的を含む)を準備して公開する
会議が設定された時間に開始および終了するようにする
参加者が招待され出席していることを確認する
通常の会議の内容が議題に沿っていることを確認する
会議での期待、問題、対立に対処する
すべての行動とその行動に対して割り当てられた責任を文書化する
コミュニケーションを監督する
監視コミュニケーションは、プロジェクトとその利害関係者の情報ニーズが確実に満たされるようにするプロセスです
変更により次のような結果が生じる可能性があります
情報公開に関する関係者要件、内容形式、公開方法など、関係者間のコミュニケーション要件を見直します。
ボトルネックを解消するための新しい手順を確立する
この章の重要な学習ポイント
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