心智圖資源庫 共享文件夹管理
管理流程遵循“規範—許可權—監督”閉環:首先定性資料夾性質(如項目名稱+日期命名),明確標注用途; 許可權管理由專責人員(部門指派)統籌,依據《權限异動單》審批操作。 使用規範強調“申請—歸檔—查核”,定期核查訪問記錄與檔案狀態,確保合規性。 核心原則為“權責分離、過程留痕”,平衡效率與安全。
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共享資料夾管理
資料夾使用性質定性(命名加註)
共享資料夾:全體員工得閱覽
部門資料夾:部門員工交換資料
協作資料夾:跨部門員工交換資料
機敏資料夾(特別核決):存放資訊涉及機敏資訊
資料夾權限管理規範
專責人員:負責資料夾設廢及人員權限管理(部門指派)
資料夾
建置申請
停用申請
使用者
權限異動申請
權限定期清查
監督者:部門主管(擁有該部門所有資料夾完整權限)
資料夾建置申請/權限異動單
資料夾性質
使用者權限分配/異動(最小權限原則/角色分離原則)
控制者:完整權限
編輯者:可存取檔案
讀取者:僅得閱覽
權責部門
資料夾管理者
資料夾使用管理規範
全體使用者
基本存放原則
遵循資安/個資政策
與業務相關
無違法性質(智財權、營業秘密法、色情影像等法規)
機敏文件特別處理
重複/過期文件刪除
違反存放規範依員工獎懲規定
管理
使用者權限管理
定期清查權限
權限異動回報
維護
依存放原則定期/不定期實質維護
檢視、刪除不符使用規範檔案
刪除重複、冗餘或過期失效檔案
資料夾查核規範
資訊部門查核
定期/不定期查核
查核內容
權限分配
資料夾使用情況
異常存取行為
查核方式
記錄存取日誌和異動記錄
提供報告予資安管理部門
異常處理
發現未經授權的異常存取行為
即時通知部門主管/專責人員
採取相應措施
發現有違法疑慮的檔案文件
通知法務/法遵確認檔案
確認違法,通知部門主管及資料夾管理者處理
法遵查核
定期/專案查核
抽查存放文件是否違法
提供檢核報告通知部門主管/資料夾管理者進行檔案處理