L'organisation doit désigner des cadres supérieurs appropriés, adopter des systèmes et des processus pour guider les employés et garantir la vérifiabilité des plans.

Établir un plan de gouvernance de l'information afin que les enregistrements et les informations créés ou gérés par l'organisation soient justifiés et disposent des assurances appropriées d'authenticité et de fiabilité.

Établir un plan de gouvernance de l'information pour assurer une protection raisonnable des informations personnelles ou d'autres informations qui doivent être protégées

Établir un plan de gouvernance de l'information et se conformer aux lois, réglementations et autres exigences institutionnelles contraignantes applicables des institutions et organisations

L'organisation doit s'assurer que ses informations sont conservées en temps opportun, de manière efficace et exacte.

Les informations de l’organisation doivent être conservées pendant une période de temps appropriée, en tenant compte des exigences de toutes les contraintes opérationnelles, juridiques, réglementaires et financières ainsi que de toutes les autres contraintes pertinentes.

L'organisation doit assurer un traitement sécurisé et approprié des informations conformément à ses systèmes, aux lois et réglementations applicables et aux autres exigences institutionnelles contraignantes.

L'organisation doit documenter ses systèmes, processus et activités, y compris son plan de gouvernance de l'information, d'une manière compréhensible pour le personnel et les parties prenantes.

définition

Cycle de vie du contenu

gérer

Gestion de contenu d'entreprise

Les métadonnées sont essentielles à la gestion des données non structurées, qu'il s'agisse de contenus et de fichiers traditionnellement considérés, ou de ce que l'on appelle désormais « big data ».

Le contenu ne peut pas être catalogué et organisé sans métadonnées

définition

niveau

Type de poussée

Type de traction

interactif

Un vocabulaire contrôlé est une liste définie dont l'utilisation est explicitement autorisée pour indexer, catégoriser, indexer, trier et récupérer des données via la navigation et la recherche.

L'organisation systématique des documents, des archives et du contenu nécessite des vocabulaires contrôlés

Un exemple de vocabulaire contrôlé est l'ensemble d'éléments Dublin Core pour la classification des publications.

Les vocabulaires contrôlés constituent une sorte de données de référence

Comme les autres données de référence, leurs valeurs et définitions doivent être gérées pour garantir leur exhaustivité et leur actualité.

Parce qu'elles aident à expliquer et à soutenir l'utilisation d'autres données, elles peuvent également être considérées comme des métadonnées.

C'est le processus de définition, de recherche, d'importation et de maintenance d'un vocabulaire donné.

Est un sous-ensemble d'un vocabulaire contrôlé qui couvre une gamme limitée de sujets dans le domaine du vocabulaire contrôlé

Les vues de glossaire sont nécessaires lorsque l'objectif est d'utiliser un vocabulaire standard contenant un grand nombre de termes, mais que tous les termes ne sont pas pertinents par rapport aux informations dont le client a besoin. Par exemple, une vue qui inclut uniquement les termes liés à l'unité commerciale Marketing n'inclura pas les termes liés à Finance.

Glossaire contenant des termes hautement spécialisés non inclus dans les glossaires généraux

Un exemple de vocabulaire de microcontrôle est un dictionnaire médical avec des sous-ensembles de sujets médicaux.

n'est qu'une liste et ne décrit pas la relation entre les termes

Généralement caché dans les applications

Comprend des détails sur la façon dont le terme a été défini et classé à l'origine, a commencé à être utilisé par différents systèmes et est conservé par la suite.

fait référence à un groupe de termes qui ont à peu près la même signification

Autoriser les utilisateurs qui recherchent l'un des termes à accéder au contenu lié à d'autres termes du cercle de termes

Le Synonym Ring Manual a été développé pour la récupération plutôt que pour l’indexation

est un vocabulaire contrôlé de termes descriptifs conçu pour faciliter la récupération d'informations dans un domaine ou une portée spécifique

Les schémas de classification sont des codes qui représentent des mots contrôlés

Décrire les classes (concepts), les individus (instances), les attributs, les relations et les événements

Objet électronique ou papier contenant une description d'une tâche, les exigences relatives à la manière et au moment où une tâche ou une fonction doit être exécutée, ainsi qu'un journal de l'exécution des tâches et des décisions.

Seuls certains documents peuvent être qualifiés d'archives

Peut être utilisé pour prouver que les décisions prises et les actions entreprises sont conformes aux procédures

Peut être utilisé comme preuve des activités commerciales d’une organisation et de sa conformité réglementaire

Comprend les processus, méthodes et techniques de contrôle et d'organisation des documents et des archives tout au long de leur cycle de vie

Comprend le stockage, le catalogage et le contrôle des documents électroniques et papier

fait partie de la gestion des fichiers

Les archives peuvent être physiques, électroniques, des fichiers sur des sites Web, du matériel informatique ou des archives mixtes.

Archives critiques Archives nécessaires à la restauration des opérations d'une organisation en cas de sinistre

Signer un fichier contribue à son intégrité

Caractéristiques

De nombreuses archives existent sous format électronique et papier

La gestion des documents exige que les organisations sachent quelle copie (électronique ou papier) est la copie officielle afin de respecter les obligations de conservation des documents.

Une fois qu'une copie du fichier est identifiée, les autres copies peuvent être détruites en toute sécurité.

Il se concentre sur le stockage, le suivi et l’utilisation de fichiers multimédias riches tels que des vidéos, des logos, des photos, etc.

Est un inventaire de toutes les sources de données ESI, applications et environnements informatiques, y compris des informations telles que les propriétaires d'applications, les dépositaires, les emplacements géographiques pertinents et les types de données.

La découverte est un terme juridique qui fait référence à la phase préalable au procès du litige au cours de laquelle les parties se demandent mutuellement des informations afin de vérifier les faits de l'affaire et de comprendre la force des arguments de chaque partie.

est une structure créée pour un ensemble d'informations ou de contenu

Composants

L'architecture de l'information et la politique de contenu décrivent ensemble le « quoi », c'est-à-dire quel contenu sera géré dans le système.

La phase de conception décrit « comment » mettre en œuvre un système de gestion de contenu

Est un logiciel qui recherche des informations en fonction de termes et récupère des sites Web dont le contenu contient ces termes.

Composants

Il s'agit d'une sorte de modélisation des connaissances qui décrit une série de réseaux conceptuels et les relations entre eux.

Intégrés aux systèmes d'information, les modèles sémantiques permettent aux utilisateurs de poser des questions d'information de manière non technique.

composition

Concentrez-vous sur la sémantique et le contexte plutôt que sur des mots-clés prédéterminés

Les moteurs de recherche sémantiques peuvent utiliser l'intelligence artificielle pour identifier les correspondances de requêtes en fonction des mots et de leur contexte.

Les exigences de la recherche sémantique incluent la détermination de ce que veut l'utilisateur, ce qui signifie penser comme l'utilisateur.

format électronique

Documents papier

Les principes de base de la gestion des données s'appliquent aussi bien aux données structurées que non structurées.

Le développement du contenu doit être géré via un flux de travail pour garantir que le contenu est créé à temps et reçoit les approbations appropriées.

Il doit être automatisé grâce à l'utilisation d'un système de gestion de contenu (CMS) ou d'un autre système plutôt que d'un processus manuel.

Audio, vidéo, musique, photos numériques

Fichiers images et électroniques pour capturer, convertir et gérer des documents papier

Les techniques de collecte comprennent

image

Doit disposer d'un stockage et d'une élimination automatisés, d'un support de collecte de preuves électroniques et de capacités d'archivage à long terme

Soutenir les procédures d'archivage vitales pour conserver les archives critiques pour l'entreprise

XML fournit la fonctionnalité permettant d'intégrer des données structurées dans des bases de données relationnelles avec des données non structurées

Les données non structurées peuvent être stockées dans des systèmes de gestion de données relationnelles BLOG ou des fichiers XML

XML peut intégrer des données structurées et non structurées

XML peut également être utilisé pour créer des portails d'entreprise ou de société, offrant aux utilisateurs un point d'accès à une variété de contenus.

XML identifie et marque les données/contenus non structurés afin que les applications informatiques puissent les comprendre et les traiter