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Galería de mapas mentales Tutorial del administrador de proyectos del sistema de información (cuarta edición) Capítulo 16_Gestión de adquisiciones de proyectos
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Tutorial del administrador de proyectos del sistema de información (cuarta edición) Capítulo 16_Gestión de adquisiciones de proyectos
Este archivo es un mapa mental hecho por usted mismo del "Capítulo 16_Gestión de adquisiciones de proyectos" del Tutorial de gestión de proyectos del sistema de información (cuarta edición). Incluye la planificación de la gestión de adquisiciones, la implementación de adquisiciones, el control de adquisiciones, etc. Según los puntos clave de exámenes anteriores, se marca la importancia y se integran todos los contenidos al detalle, lo que puede hacer más efectivo el repaso final y el inicio del estudio con la mitad de esfuerzo. Pasé más de diez horas recopilando y resumiendo la lectura de todos los capítulos, todos los cuales son la última versión.
Editado a las 2023-12-13 10:29:02,
- Anévrisme intracrânien
Il s'agit d'une carte mentale sur les anévrismes intracrâniens, avec le contenu principal, notamment: le congé, l'évaluation d'admission, les mesures infirmières, les mesures de traitement, les examens auxiliaires, les manifestations cliniques et les définitions.
- Entretien de la comptabilité des coûts
Il s'agit d'une carte mentale sur l'entretien de comptabilité des coûts, le principal contenu comprend: 5. Liste des questions d'entrevue recommandées, 4. Compétences de base pour améliorer le taux de réussite, 3. Questions professionnelles, 2. Questions et réponses de simulation de scénarios, 1. Questions et réponses de capacité professionnelle.
- Méthode de recherche de littérature
Il s'agit d'une carte mentale sur les méthodes de recherche de la littérature, et son contenu principal comprend: 5. Méthode complète, 4. Méthode de traçabilité, 3. Méthode de vérification des points, 2. Méthode de recherche inversée, 1. Méthode de recherche durable.
Tutorial del administrador de proyectos del sistema de información (cuarta edición) Capítulo 16_Gestión de adquisiciones de proyectos
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Il s'agit d'une carte mentale sur les anévrismes intracrâniens, avec le contenu principal, notamment: le congé, l'évaluation d'admission, les mesures infirmières, les mesures de traitement, les examens auxiliaires, les manifestations cliniques et les définitions.
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- Méthode de recherche de littérature
Il s'agit d'une carte mentale sur les méthodes de recherche de la littérature, et son contenu principal comprend: 5. Méthode complète, 4. Méthode de traçabilité, 3. Méthode de vérification des points, 2. Méthode de recherche inversée, 1. Méthode de recherche durable.
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Gestión de Adquisiciones de Proyectos
concepto basico
La gestión de adquisiciones del proyecto incluye los diversos procesos involucrados en la compra u obtención de productos, servicios o resultados requeridos fuera del equipo del proyecto.
La gestión de adquisiciones del proyecto incluye los procesos de gestión y control necesarios para preparar y gestionar los acuerdos.
conceptos básicos de gestión
protocolo
efecto
Describir la relación entre comprador y vendedor.
Ejemplos basados en áreas de aplicación
1. protocolo
Contratos, órdenes de compra, memorandos de acuerdo (MOA), acuerdos de nivel de servicio (SLA)
2. vendedor
Contratistas, proveedores, prestadores de servicios, proveedores
3. comprador
Propietarios de productos finales, subcontratistas, agencias de compras, demandantes de servicios, compradores.
contrato
Los entregables y resultados esperados deben indicarse claramente, incluida cualquier transferencia de conocimiento del vendedor al comprador.
Todo lo no estipulado en el contrato no es jurídicamente exigible.
contrato de compra
incluir
Términos y condiciones, y otras estipulaciones del Comprador respecto del trabajo a realizar o los productos a entregar por el Vendedor
Debido a que son legalmente vinculantes, un contrato o acuerdo debe pasar por un proceso de aprobación adicional, que a menudo involucra al Departamento Legal.
procedimiento de aprobación
Garantizar que el contrato describa adecuadamente los productos, servicios o resultados que proporcionará el vendedor y cumpla con las leyes y regulaciones relativas a adquisiciones.
En proyectos complejos, es posible que sea necesario gestionar varios contratos simultánea o sucesivamente
1. Los ciclos de vida de diferentes contratos pueden comenzar y finalizar en cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto. 2. La relación comprador-vendedor es la relación entre la organización de compras y una organización externa y puede existir en muchos niveles del proyecto.
nuevas practicas de gestion
1. Mejoras de herramientas
Los compradores pueden anunciar centralmente sus compras utilizando herramientas en línea.
Los vendedores pueden utilizar herramientas en línea para buscar de forma centralizada documentos de adquisiciones y completarlos directamente en línea.
2. Gestión de riesgos más avanzada
Asigne con precisión riesgos específicos a la parte mejor capacitada para gestionarlos al redactar los contratos.
El comprador debe aceptar riesgos fuera del control del contratista.
La gestión de riesgos puede establecerse claramente en el contrato como parte del trabajo contratado.
3. Cambiando las prácticas de firma de contratos
Para reducir los problemas y reclamaciones durante la ejecución, es cada vez más común adoptar modelos de contrato estándar reconocidos internacionalmente.
4. Logística y gestión de la cadena de suministro.
5. Tecnología y relaciones con las partes interesadas
Webcam, graba la escena y evita desacuerdos
6. Compra de prueba
proceso de gestión
Consideraciones de adaptación
Complejidad de las adquisiciones, ubicación física, gobernanza y entorno regulatorio, disponibilidad de contratistas.
Métodos ágiles y adaptativos
En un entorno ágil o adaptable, es posible que se requiera la colaboración con proveedores específicos para aumentar el equipo. Esta relación de colaboración puede crear un modelo de adquisiciones de riesgo compartido, permitiendo a compradores y vendedores compartir los riesgos y beneficios del proyecto.
Para grandes proyectos
Podría adoptar un enfoque ágil o adaptativo para algunos entregables y un enfoque más estable para otros
La relación de colaboración general se puede gestionar a través de un acuerdo principal, como un Acuerdo Marco de Servicios (MSA), con trabajo ágil o adaptativo escrito en apéndices o documentos complementarios.
Planificación Gestión de Adquisiciones
Vista general del proceso
definición
Es el proceso de registrar las decisiones de adquisición del proyecto, aclarar los métodos de adquisición e identificar vendedores potenciales.
efecto principal
Determinar si los bienes y servicios se obtendrán fuera del proyecto y, de ser así, qué bienes y servicios se obtendrán, cuándo y cómo.
Realizar solo una vez o solo en puntos predefinidos en el proyecto.
Los bienes y servicios pueden adquirirse de otras partes de la organización ejecutante o de fuentes externas.
Las funciones y responsabilidades relacionadas con las adquisiciones deben identificarse tempranamente en el proceso de planificación y gestión de adquisiciones.
Los participantes en el proceso de adquisiciones pueden incluir personal del departamento de compras o adquisiciones, así como personal del departamento legal, y las responsabilidades de este personal también deben estar documentadas en el plan de gestión de adquisiciones.
Pasos de adquisición
Pasó la prueba de dictado.
1. Preparar la declaración de trabajo de adquisiciones (SOW) o el esquema de trabajo (TOR)
2. Preparar estimaciones de costos de alto nivel y desarrollar presupuestos.
3. Publicar un anuncio de licitación
4. Identificar lista de vendedores calificados
5. Preparar y emitir documentos de licitación.
6. Preparación y presentación de propuestas por parte del vendedor.
7. Evaluación técnica (incluida la calidad) de las propuestas.
8. Evaluación de costos de las propuestas.
La tecnología primero, el costo después
9. Elaborar el informe final de evaluación integral (incluyendo calidad y costo) y seleccionar la propuesta ganadora.
10. Finalizan las negociaciones y comprador y vendedor firman contrato
El cronograma del proyecto tiene un impacto importante en la formulación de estrategias de adquisiciones en el proceso de planificación y gestión de adquisiciones.
Las decisiones tomadas al desarrollar el plan de gestión de adquisiciones también afectan el cronograma del proyecto.
Influirse unos a otros
ingresar
1. Documentos de gestión de proyectos.
Los resultados aprobados o documentos relacionados en la etapa de gestión del proyecto se pueden utilizar como base para planificar la gestión de adquisiciones.
Describir la información necesaria desde una perspectiva empresarial y utilizarla para decidir si los resultados deseados del proyecto valen la inversión requerida.
Incluir las necesidades comerciales y un análisis de costo-beneficio para justificar el proyecto y determinar los límites del proyecto.
Garantizar que la gestión de adquisiciones satisfaga las necesidades y beneficios descritos en los documentos de gestión de proyectos.
2. Carta del proyecto
El proceso incluye objetivos, descripción del proyecto, hitos generales y recursos financieros preaprobados.
3. plan de gestión de proyectos
1. plan de gestión del alcance
Explicar cómo gestionar el alcance de trabajo del contratista durante la fase de implementación del proyecto.
2. plan de gestion de calidad
Contiene estándares y pautas de la industria que el proyecto debe seguir.
Estándares y directrices
debe estar escrito en un documento de licitación, como una invitación a propuestas, y en última instancia se hará referencia en el contrato.
Puede usarse para precalificar proveedores o como parte de los criterios de selección de proveedores.
Comprobar si el alcance y la calidad del trabajo subcontratado cumplen con los estándares.
3. plan de gestión de recursos
Incluir información sobre qué recursos deben comprarse o arrendarse, así como cualquier suposición o restricción que pueda afectar la adquisición.
4. Línea base del alcance
Se debe preparar una declaración de trabajo (SOW) y un esquema de trabajo (TOR) para el trabajo conocido en el alcance del proyecto para ver qué WBS deben subcontratarse.
4. archivos de proyecto (Clasificados por salida del proceso)
1. Reunir requisitos
documento de requisitos
Requisitos técnicos que debe cumplir el vendedor.
Requisitos de importancia contractual y legal, como salud, seguridad, desempeño, medio ambiente, seguros, propiedad intelectual, igualdad de oportunidades laborales, licencias, permisos y otros requisitos no técnicos.
Matriz de seguimiento de requisitos
Conecte los requisitos del producto desde el origen hasta los entregables que satisfagan los requisitos.
2. Definir actividades
Lista de hitos
Una lista de hitos clave que indican cuándo el vendedor debe entregar resultados.
3. Estimar los recursos de la actividad.
Requerimientos de recursos
Contiene información sobre requisitos específicos, como el equipo y los recursos físicos que pueden necesitar ser adquiridos.
4. Acceso a recursos
El equipo del proyecto envía órdenes de trabajo
Contiene información sobre las habilidades y capacidades del equipo del proyecto y el tiempo que están disponibles para respaldar las actividades de adquisiciones.
5. Identificar riesgos
registro de riesgo
Enumere los riesgos, así como los resultados del análisis de riesgos y la planificación de la respuesta a los riesgos. Algunos riesgos deben transferirse a terceros mediante acuerdos de compra (comprar seguro).
6. Identificar partes interesadas
Registro de partes interesadas
Un registro de partes interesadas proporciona información detallada sobre los participantes del proyecto y sus intereses en el proyecto, incluidos reguladores, firmantes de contratos y personal jurídico.
5. factores del entorno empresarial
6. activos del proceso organizacional
tipo de contrato
Herramientas y técnicas
1. juicio experto
2. recopilación de datos
investigación de mercado
Incluyendo el examen de las condiciones de la industria y las capacidades específicas del vendedor.
3. análisis de los datos
Análisis de fabricación o compra
Se utiliza para determinar si es mejor que un trabajo o entrega sea completado por el propio equipo del proyecto o si debe adquirirse externamente.
tecnología
Período de recuperación, retorno de la inversión (ROI), tasa interna de retorno (TIR), flujo de caja descontado, valor actual neto (VAN), costo de beneficio (BCA)
4. Análisis de selección de proveedores.
Antes de determinar el enfoque de selección, es necesario revisar las prioridades de los requisitos competitivos del proyecto.
Debido a que los métodos de selección competitivos pueden requerir que el vendedor invierta mucho tiempo y recursos por adelantado, el método de evaluación debe indicarse en los documentos de contratación para que los postores comprendan cómo serán evaluados.
Método de elección
Novedad en la cuarta edición.
1. costo más bajo
Adecuado para compras estandarizadas o rutinarias.
2. Solo calificaciones
Adecuado para situaciones donde el valor de compra es relativamente pequeño y no vale la pena el tiempo y el costo de realizar un proceso de selección completo.
3. Puntuación basada en la calidad o las soluciones técnicas.
Invitar a varias organizaciones a presentar propuestas con detalles técnicos y de costos, si las propuestas técnicas son aceptables, invitarlas a negociar contratos;
paso
Primero evaluar la propuesta técnica y examinar la calidad de la solución técnica.
Negociar y seleccionar el vendedor con mayor puntuación de propuesta técnica
4. Basado en calidad y costo.
Considere simultáneamente los factores de calidad y costo
Si el riesgo y/o la incertidumbre del proyecto son altos, la calidad debe ser un factor clave en relación con el costo.
5. única fuente
El comprador solicita a un vendedor específico que prepare una propuesta técnica y financiera y luego negocia la propuesta.
Dado que no hay competencia, este enfoque sólo debe adoptarse si existe una buena razón y debe tratarse como un caso especial.
6. presupuesto fijo
Sólo es adecuado si la descripción del trabajo está bien definida, no se esperan cambios y el presupuesto es fijo y no puede excederse.
Divulgue el presupuesto disponible a los vendedores invitados en la invitación a la propuesta y luego seleccione el vendedor con la propuesta técnica con la puntuación más alta dentro del presupuesto.
5. Reunión
Se utiliza para determinar estrategias para gestionar y supervisar las adquisiciones.
producción
1. Plan de gestión de adquisiciones
Contiene diversas actividades a realizar durante el proceso de adquisición.
Se debe registrar si se realizará licitación pública internacional, licitación pública nacional, licitación local, etc.
contenido
1. Cómo coordinar las adquisiciones con otros trabajos del proyecto, como la formulación y el control del cronograma del proyecto.
2. Calendario para la realización de actividades importantes de adquisiciones
3. Métricas de adquisiciones utilizadas para gestionar contratos
4. Roles y responsabilidades de las partes interesadas relacionadas con las adquisiciones, y si la organización ejecutante tiene un departamento de adquisiciones, la autoridad y limitaciones del equipo del proyecto.
5. Restricciones y supuestos que pueden afectar los esfuerzos de adquisición
6. Jurisdicción y moneda de pago
7. Si es necesario preparar una estimación independiente (oferta base) y si debe utilizarse como criterio de evaluación.
8. Asuntos de gestión de riesgos, incluidos los requisitos para garantías de cumplimiento o contratos de seguro para mitigar ciertos riesgos del proyecto.
9. Vendedor precalificado para ser utilizado (si corresponde)
2. Documentos de adquisiciones
1. Estrategia de adquisiciones
Hacer tiempo
Una vez que se completa el análisis de fabricación o compra y se toma la decisión de comprar a fuentes externas para el proyecto
Los métodos de ejecución del proyecto, los tipos de acuerdos legalmente vinculantes y cómo se avanzará en la fase de adquisiciones deben establecerse en la estrategia de adquisiciones.
detalles
1. Método de entrega
Se deben utilizar diferentes métodos de entrega para proyectos de servicios profesionales y proyectos de construcción de edificios.
Clasificación
Métodos de entrega para proyectos de servicios profesionales
Métodos de entrega para proyectos de construcción industriales o comerciales.
2. tipo de contrato
Por tipo de pago
1. Contrato de precio fijo
tipo
1. Precio total fijo (Precio fijo firme, FFP)
2. Precio total más tarifa de incentivo (Tarifa de incentivo de precio fijo, FPIF)
3. Precio Fijo con Ajuste de Precio Económico (FPEPA)
2. contrato de reembolso de costos
Costo más tarifa fija (CPFF)
Tarifa de costo más incentivo (CPIF)
Tarifa de adjudicación de costo adicional (CPAF)
3. Tiempo y Material (T&M, también conocido como contrato de tiempo y medios)
Consulte gestión de contratos para obtener más detalles.
3. Etapa de adquisición
Información relacionada
1. Secuencia o división por etapas del trabajo de adquisiciones, descripción de cada etapa y objetivos específicos de cada etapa.
2. Indicadores de desempeño de adquisiciones e hitos para el seguimiento
3. Criterios para la transición de una etapa a la siguiente
4. Plan de seguimiento y evaluación para seguir el progreso de las adquisiciones
5. El proceso de transferencia de conocimientos a etapas posteriores.
2. Declaración de trabajo de adquisiciones
de acuerdo con
Prepare una declaración de trabajo (SOW) para cada adquisición basada en la línea base del alcance del proyecto, definiendo solo la parte del alcance del proyecto que se incluirá en el contrato asociado.
contenido
Describir los productos, servicios o resultados que se adquirirán con suficiente detalle para permitir al vendedor potencial determinar si tiene la capacidad de proporcionar dichos productos, servicios o resultados (informar al vendedor sobre sus propios requisitos).
Equivalente a: una declaración del alcance del trabajo para el trabajo subcontratado
incluir
Especificaciones, cantidades requeridas, niveles de calidad, datos de desempeño, período de desempeño, lugar de trabajo y otros requisitos.
Esquema de trabajo (TOR)
Para la contratación de servicios
contenido
1. Las tareas que el contratista debe realizar y la coordinación requerida.
2. Normas aplicables que deben cumplir los contratistas
3. Los datos deben enviarse para su aprobación.
4. Una lista detallada de todos los datos y servicios proporcionados por el Comprador al Contratista, cuando corresponda, que se utilizarán para la ejecución del Contrato.
5. Calendario de presentación y revisión (o aprobación) de los resultados iniciales
3. Documentos de licitación
efecto
Solicitar propuestas de vendedores potenciales
Factores a considerar al elegir un vendedor
Precio (como al comprar productos comerciales o estándar)
A menudo se utilizan los términos licitación, licitación o cotización.
Otros factores (como capacidades técnicas o métodos técnicos)
A menudo se utilizan términos como propuesta.
Clasificación
1. Solicitud de Información (RFI)
Exigir al vendedor que proporcione más información sobre los bienes y servicios que se van a comprar.
Sólo información, generalmente seguida de una invitación a cotizar o una invitación a proponer.
2. Solicitud de Cotización (RFQ)
Los proveedores deben proporcionar información adicional sobre cómo se satisfará la demanda y/o cuánto costará.
3. Solicitud de propuesta (RFP)
Surge un problema en el proyecto y la solución es difícil de determinar
Es el documento de "invitación" más formal y está sujeto a estrictas reglas de adquisición con respecto al contenido, los plazos y las respuestas del vendedor.
Qué invitación elegir depende de los bienes o servicios requeridos
Desarrollado por el comprador, que debe especificar el formato de respuesta, la declaración de trabajo de adquisición relevante y los términos del contrato requeridos.
Debería facilitar a los vendedores potenciales dar una respuesta precisa y completa (para que el vendedor prepare los documentos de respuesta), y también debería ser fácil para el comprador evaluar la respuesta del vendedor.
El nivel de complejidad y detalle debe ser proporcional al valor de la adquisición y los riesgos asociados.
4. Tomar o comprar decisión
Utilice el análisis de fabricación o compra para determinar si es mejor que el equipo del proyecto realice internamente un determinado trabajo o si es necesario obtenerlo de fuentes externas.
5. estimación de costos independiente
Su propia estimación (oferta base)
Para compras más grandes, la organización de compras puede preparar su propia estimación independiente o contratar a un tasador profesional externo para producir una estimación de costos y utilizarla como punto de referencia para evaluar la oferta del vendedor.
Las discrepancias significativas entre la cotización del vendedor y la línea base estimada pueden indicar que la declaración de trabajo de la adquisición es defectuosa o poco clara, o que el vendedor potencial ha entendido mal o no ha respondido completamente a la declaración de trabajo de la adquisición.
6. Criterios de selección de proveedores
Criterios de evaluación de ofertas (indicados en los documentos de licitación)
incluir
Capacidades y potencial; costos del producto y costos del ciclo de vida; experiencia y métodos técnicos relevantes; métodos de trabajo y planes de trabajo utilizados para responder a la declaración de trabajo, disponibilidad y competencias de los empleados clave; naturaleza de la organización; experiencia en gestión; planes de transferencia de conocimientos, incluidos planes de formación, etc.
Para proyectos internacionales, los criterios de evaluación también pueden incluir requisitos de "contenido local", como tener nacionales entre los empleados clave propuestos para diferentes criterios, se pueden utilizar puntuaciones numéricas, códigos de colores o descripciones escritas para demostrar que el vendedor cumple con los requisitos de la organización compradora; grado de necesidad
Estos criterios forman parte de un sistema de ponderación mediante el cual todas las propuestas se clasifican con una puntuación ponderada para determinar el orden de las negociaciones y la celebración de un contrato con un vendedor en particular.
3. solicitud de cambio
Las decisiones relativas a la adquisición de bienes, servicios o recursos pueden dar lugar a solicitudes de cambio; otras decisiones durante la planificación de la adquisición también pueden dar lugar a solicitudes de cambio;
4. Archivos de proyecto (actualizados)
1. Registro de lecciones aprendidas
Actualizado para documentar las lecciones aprendidas relacionadas con las regulaciones y el cumplimiento, la recopilación de datos, el análisis de datos y el análisis de selección de proveedores.
2. Lista de hitos
Una lista de hitos clave que indican cuándo el vendedor debe entregar resultados.
3. documento de requisitos
Requisitos técnicos que debe cumplir el vendedor.
Requisitos de importancia contractual y legal, como salud, seguridad, desempeño, medio ambiente, seguros, propiedad intelectual, igualdad de oportunidades laborales, licencias, permisos y otros requisitos no técnicos.
4. Matriz de seguimiento de requisitos
Conecte los requisitos del producto desde el origen hasta los entregables que satisfagan los requisitos.
5. registro de riesgo
Depende de la organización del vendedor, la duración del contrato, el entorno externo, el método de entrega del proyecto, el tipo de contrato elegido y el precio final acordado.
Cualquier vendedor seleccionado conlleva riesgos especiales.
6. Registro de partes interesadas
Actualización para registrar cualquier información adicional sobre las partes interesadas, especialmente reguladores, firmantes de contratos y personal legal.
5. Activos de procesos organizacionales (actualizados)
Información sobre vendedores calificados
Dada la naturaleza jurídica de la contratación, el contenido del cuadro anterior no debe verse como descripciones prescriptivas, sino más bien como un esquema general del tipo y contenido de los documentos necesarios para guiar la implementación del proceso de contratación. Los requisitos organizativos, ambientales y legales determinarán el tipo y contenido de la documentación específicamente requerida para el proyecto.
Implementar adquisiciones
Vista general del proceso
definición
Es el proceso de obtener respuestas del vendedor, seleccionarlo y adjudicar el contrato.
efecto principal
Seleccione un vendedor calificado y firme un acuerdo legal sobre la entrega de bienes o servicios.
Debe realizarse periódicamente durante todo el proyecto.
El producto final de este proceso es un acuerdo firmado, que incluye un contrato formal.
ingresar
1. plan de gestión de proyectos
1. plan de gestión del alcance
Describir cómo se gestionará el alcance del trabajo, incluido el alcance del trabajo del cual es responsable el vendedor.
2. plan de gestión de la demanda
Describa cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos. También puede incluir cómo el vendedor gestionará los requisitos que deben implementarse según el acuerdo.
3. plan de gestion de comunicacion
Describir cómo se produce la comunicación entre compradores y vendedores.
4. plan de gestión de Riesgos
Los componentes de un plan para la dirección del proyecto que describen cómo se programarán e implementarán las actividades de gestión de riesgos del proyecto.
5. Plan de gestión de adquisiciones
Contiene actividades que deben realizarse durante el proceso de adquisición.
6. plan de gestión de configuración
Define qué elementos de configuración son elementos de configuración, qué elementos de configuración requieren control de cambios formal y el proceso de control de cambios para estos elementos de configuración.
Incluir el formulario y el proceso del vendedor para realizar la gestión de la configuración de modo que sea coherente con el enfoque adoptado por el comprador.
7. base de costo
Incluye el presupuesto para realizar la adquisición, los costos para gestionar el proceso de adquisición y los costos para gestionar el vendedor.
2. archivos de proyecto (Clasificados por salida del proceso)
1. Reunir requisitos
documento de requisitos
Requisitos técnicos que debe cumplir el vendedor.
Requisitos de importancia contractual y legal, como salud, seguridad, desempeño, medio ambiente, seguros, propiedad intelectual, igualdad de oportunidades laborales, licencias, permisos y otros requisitos no técnicos.
2. Desarrollar un plan de progreso
Cronograma del proyecto
Determinar las fechas de inicio y finalización de las actividades del proyecto, incluidas las actividades de adquisiciones. También se estipula la fecha de entrega final del contratista.
3. Identificar riesgos
registro de riesgo
Depende de la organización del vendedor, la duración del contrato, el entorno externo, el método de entrega del proyecto, el tipo de contrato elegido y el precio final acordado.
Cualquier vendedor seleccionado conlleva riesgos especiales.
4. Identificar partes interesadas
Registro de partes interesadas
Contiene todos los detalles relacionados con las partes interesadas identificadas.
5. Conocimientos en dirección y gestión de proyectos.
Registro de lecciones aprendidas
3. Documentos de adquisiciones
definición
Los documentos de adquisición son diversos documentos escritos que se utilizan para llegar a acuerdos legales, que pueden incluir documentos más antiguos anteriores al inicio del proyecto actual.
incluir
1. Documentos de licitación
Incluye una invitación para información, una invitación para propuestas, una invitación para cotizaciones u otros documentos enviados al vendedor para facilitar la preparación por parte del vendedor de los documentos de respuesta.
2. Declaración de trabajo de adquisiciones
Explique claramente los objetivos, necesidades y resultados al vendedor para que pueda dar una respuesta cuantitativa en consecuencia.
3. estimación de costos independiente
Puede prepararse interna o externamente y utilizarse para evaluar la razonabilidad de las propuestas presentadas por los postores.
4. Criterios de selección de proveedores
Describir cómo se evaluarán las propuestas de los licitadores, incluidos los criterios de evaluación y las ponderaciones.
Para mitigar el riesgo, un comprador puede decidir celebrar acuerdos con varios vendedores para reducir las pérdidas si un solo vendedor sale mal y afecta el proyecto general.
4. propuesta del vendedor
Incluir documentos de licitación.
Una propuesta preparada por un vendedor en respuesta a un paquete de adquisiciones que contiene información básica que será utilizada por el equipo de evaluación para seleccionar uno o más postores (vendedores).
Si el vendedor va a presentar una propuesta de precio, es mejor pedirle que separe la propuesta de precio de la propuesta técnica.
El equipo de evaluación revisa cada propuesta con base en los criterios de selección de proveedores y selecciona el proveedor que mejor se adapta a las necesidades de la organización de compras.
5. factores del entorno empresarial
6. activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
1. juicio experto
Evaluación de propuestas, negociación, áreas funcionales relacionadas como finanzas, ingeniería, diseño, desarrollo, gestión de la cadena de suministro, etc.
2. anunciar
Licitación
definición
Es la comunicación con los usuarios o potenciales usuarios sobre productos, servicios o resultados.
efecto
Ampliar la lista existente de vendedores potenciales
La mayoría de las agencias gubernamentales exigen que los anuncios de adquisiciones se anuncien públicamente o que la información sobre los contratos gubernamentales propuestos se publique en línea.
3. reunión de postores
licitación
También conocida como reunión de contratistas, reunión de proveedores o reunión previa a la oferta, es una reunión entre un comprador y un vendedor potencial antes de que el vendedor presente una propuesta.
Objetivo
Garantizar que todos los posibles postores tengan una comprensión clara y coherente de los requisitos de adquisición. Comprender y garantizar que ningún postor recibirá un trato especial.
actas de la reunión
Las preguntas y respuestas planteadas durante la reunión (no es necesario que el autor de la pregunta registre), las sugerencias y otros contenidos se registrarán y compilarán en documentos y, finalmente, se utilizarán como documentos complementarios a los documentos de licitación.
4. análisis de los datos
evaluación de las ofertas
Evaluación de propuestas
Evaluar las propuestas para determinar si responden completa y adecuadamente a los documentos de licitación, la declaración de trabajo de adquisiciones, los criterios de selección de proveedores y otros documentos incluidos en el paquete de licitación.
5. Habilidades interpersonales y de equipo.
Negociación de adquisiciones
definición
Se refiere a aclarar la estructura del contrato, los derechos y obligaciones de las partes y otros términos antes de firmar el contrato para que ambas partes puedan llegar a un consenso.
señal de fin
El comprador y el vendedor han firmado un documento contractual u otro acuerdo formal que sea ejecutable por ambas partes.
Negociador
líder
El miembro del equipo de adquisiciones con autoridad para firmar el contrato.
Participantes
El director del proyecto y otros miembros del equipo de gestión del proyecto pueden participar en las negociaciones y proporcionar la asistencia necesaria.
producción
1. vendedor seleccionado
uno o mas
definición
El postor considerado más competitivo en la evaluación de la propuesta o evaluación de la oferta.
Para compras más complejas, de alto valor y alto riesgo, el vendedor seleccionado se presentará a la alta dirección de la organización para su aprobación antes de adjudicar el contrato.
2. protocolo
contrato
definición
Es un acuerdo vinculante para ambas partes.
efecto
Obligar al vendedor a proporcionar productos, servicios o resultados específicos; obligar al comprador a pagar la remuneración correspondiente al vendedor;
Se establece una relación comprador-vendedor legalmente protegida
contenido principal
1. Declaración de adquisiciones de trabajo o entregables clave
2. Un cronograma, hito o fecha especificada en un cronograma
3. reporte de desempeño
4. Precios y condiciones de pago
5. Criterios de inspección, calidad y aceptación.
6. Garantía y soporte de seguimiento del producto.
7. incentivos y castigos
8. Fianzas de seguro y cumplimiento
9. Aprobación de subcontratistas subordinados
10. Términos Generales y Condiciones
11. Procesamiento de solicitudes de cambio
12. Disposiciones de rescisión y resolución alternativa de disputas
Nota de embalaje, ¡el vendedor seleccionado debe firmar un acuerdo!
3. solicitud de cambio
Solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus subplanes y otros componentes.
4. Plan de Gestión del Proyecto (actualizado)
1. plan de gestión de la demanda
Los requisitos del proyecto pueden cambiar debido a los requisitos del vendedor.
2. plan de gestion de calidad
El vendedor puede proponer estándares de calidad alternativos o soluciones alternativas que afecten los métodos de gestión de calidad especificados en el plan de gestión de calidad.
3. plan de gestion de comunicacion
Después de seleccionar un vendedor, el plan de gestión de comunicaciones debe actualizarse para registrar las necesidades y métodos de comunicación del vendedor.
4. plan de gestión de Riesgos
Cada acuerdo y vendedor presenta riesgos únicos que requerirán un plan de gestión de riesgos actualizado y los riesgos específicos deben registrarse en un registro de riesgos.
5. Plan de gestión de adquisiciones
Es posible que sea necesario actualizar el plan de gestión de adquisiciones en función del resultado de la negociación y firma del contrato.
6. Línea base del alcance
La estructura de desglose del trabajo del proyecto y los entregables en la línea base del alcance deben considerarse explícitamente al ejecutar las actividades de adquisiciones.
Este proceso puede resultar en cambios en cualquiera o todos los entregables.
7. línea base de progreso
Si los cambios en los entregables del vendedor afectan el desempeño general del cronograma del proyecto, es posible que sea necesario actualizar y aprobar el cronograma de referencia para reflejar las expectativas actuales.
8. base de costo
Durante la ejecución del proyecto, los precios de los materiales y de la mano de obra del contratista pueden cambiar frecuentemente con el entorno económico externo, y dichos cambios deben reflejarse en la línea base de costos.
5. Archivos de proyecto (actualizados)
1. Registro de lecciones aprendidas
Documente los desafíos encontrados durante la implementación de adquisiciones, posibles soluciones y lo que funcionó
2. documento de requisitos
Requisitos técnicos que debe cumplir el vendedor.
Requisitos de importancia contractual y legal, como salud, seguridad, desempeño, medio ambiente, seguros, propiedad intelectual, igualdad de oportunidades laborales, licencias, permisos y otros requisitos no técnicos.
3. Matriz de seguimiento de requisitos
A medida que los proveedores se integran en el plan del proyecto, es posible que sea necesario realizar cambios en el registro de requisitos y la matriz de seguimiento en función de las capacidades del proveedor específico.
4. Calendario de recursos
Es posible que sea necesario actualizar los calendarios de recursos relacionados con la programación según la disponibilidad del vendedor.
5. registro de riesgo
Depende de la organización del vendedor, la duración del contrato, el entorno externo, el método de entrega del proyecto, el tipo de contrato elegido y el precio final acordado.
Cada vendedor seleccionado conlleva riesgos especiales y durante el proceso de firma del contrato, el registro de riesgos debe cambiarse para reflejar los riesgos específicos que conlleva cada vendedor.
6. Registro de partes interesadas
Contiene todos los detalles relacionados con las partes interesadas identificadas; el registro de partes interesadas debe actualizarse después de celebrar un acuerdo con un vendedor específico.
6. Activos de procesos organizacionales (actualizados)
Lista de vendedores potenciales y precalificados; experiencia relevante trabajando con vendedores, incluidos los pros y los contras, etc.
Controlar las compras
Vista general del proceso
definición
Es el proceso de gestionar las relaciones de compra, monitorear el desempeño del contrato, implementar los cambios y correcciones necesarios y cerrar contratos.
efecto principal
Garantizar que los compradores y vendedores cumplan los acuerdos legales y satisfagan las necesidades del proyecto.
Debe realizarse durante todo el proyecto.
Tanto los compradores como los vendedores tienen propósitos similares al administrar los contratos de adquisición, y cada parte debe garantizar que ambas partes cumplan con sus obligaciones contractuales y que sus respectivos derechos legales estén protegidos.
Tanto el comprador como el vendedor son responsables de gestionar el contrato de compra
Para proyectos más grandes con múltiples proveedores, un aspecto importante de la gestión de contratos es gestionar la comunicación entre los distintos proveedores.
Dada la importancia legal de los contratos, muchas organizaciones ven la gestión de contratos como una función organizacional separada del proyecto. Por lo tanto, el gerente de adquisiciones puede ser un miembro del equipo del proyecto, pero generalmente también reporta al gerente de gestión de contratos en otro departamento.
La calidad de los controles de adquisiciones, incluida la independencia y credibilidad de las auditorías de adquisiciones, es un determinante clave de la confiabilidad del sistema de adquisiciones.
Los controles de adquisiciones pueden ser más efectivos si el contrato prevé el pago basado en los resultados y entregables del proyecto en lugar de los insumos del proyecto, como las horas de trabajo.
Antes de la celebración del contrato, si ambas partes llegan a un consenso, el acuerdo puede modificarse en cualquier momento de acuerdo con la cláusula de control de cambios del acuerdo. Las modificaciones del acuerdo generalmente se registran por escrito.
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1. plan de gestión de proyectos
1. plan de gestión de la demanda
Describir cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del contratista.
2. plan de gestión de Riesgos
Describir cómo se estructuran e implementan las actividades de gestión de riesgos iniciadas por el vendedor.
3. Plan de gestión de adquisiciones
Especifica las actividades que deben realizarse para controlar el proceso de adquisiciones.
4. plan de gestión del cambio
Contiene información sobre cómo manejar los cambios iniciados por el vendedor.
5. línea base de progreso
Si el retraso en el cronograma del vendedor afecta el desempeño general del cronograma del proyecto, es posible que sea necesario actualizar y aprobar el cronograma para reflejar las expectativas actuales.
2. archivos de proyecto (Clasificados por salida del proceso)
1. Desarrollar la carta del proyecto.
Registro hipotético
Supuestos documentados realizados durante el proceso de adquisición.
2. Orientación en la gestión del trabajo de proyectos.
Registro de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas al principio del proyecto se pueden utilizar en el futuro para mejorar el desempeño de los contratistas y los procesos de adquisiciones.
3. Reunir requisitos
documento de requisitos
Requisitos técnicos que debe cumplir el vendedor.
Requisitos de importancia contractual y legal, como salud, seguridad, desempeño, medio ambiente, seguros, propiedad intelectual, igualdad de oportunidades laborales, licencias, permisos y otros requisitos no técnicos.
Matriz de seguimiento de requisitos
Conecte los requisitos del producto desde el origen hasta los entregables que satisfagan los requisitos.
4. Definir actividades
Lista de hitos
Una lista de hitos clave que indican cuándo el vendedor debe entregar resultados.
5. Calidad de gestión
informe de calidad
Se utiliza para identificar procesos, procedimientos o productos del vendedor no conformes.
6. Identificar riesgos
registro de riesgo
Depende de la organización del vendedor, la duración del contrato, el entorno externo, el método de entrega del proyecto, el tipo de contrato seleccionado y el precio final acordado.
Cada vendedor seleccionado conlleva riesgos especiales.
7. Identificar partes interesadas
Registro de partes interesadas
Incluye información sobre las partes interesadas identificadas, como miembros del equipo del contrato, vendedores seleccionados, especialistas que firmaron el contrato y otras partes interesadas involucradas en la adquisición.
3. Documentos de adquisiciones
Contiene registros de respaldo completos utilizados para gestionar el proceso de adquisición, incluidas declaraciones de trabajo, información de pago, información sobre el desempeño del trabajo del contratista, planos, dibujos y otra correspondencia.
4. protocolo
Un acuerdo lo alcanzan dos partes e incluye un entendimiento unánime de las obligaciones de cada parte. Consulte el acuerdo correspondiente para confirmar el cumplimiento de sus términos y condiciones.
5. datos de desempeño laboral
Contiene datos del vendedor relacionados con el estado del proyecto, tales como: desempeño técnico, actividades iniciadas, en curso o completadas, costos incurridos o invertidos;
6. Solicitud de cambio aprobada
El contrato está sujeto a cambios, incluidas modificaciones a los términos y condiciones del contrato, como modificaciones a la declaración de trabajo, precios y descripción de productos, servicios o resultados.
En proyectos y conjuntos de programas complejos, las solicitudes de cambio pueden ser iniciadas por un vendedor que participa en el proyecto y tener un impacto en otros vendedores que participan en el proyecto. El equipo del proyecto debe tener la capacidad de identificar, comunicar y resolver cambios que impacten el trabajo de múltiples vendedores.
7. factores del entorno empresarial
8. activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
1. juicio experto
2. Gestión de reclamaciones
afirmar
Si el comprador y el vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la compensación por el cambio, o no están de acuerdo sobre si el cambio debe realizarse, entonces el cambio solicitado se convierte en un cambio impugnado o en un posible cambio constructivo.
Los cambios en disputa anteriores se denominan reclamaciones.
Si no se resuelven adecuadamente, pueden convertirse en disputas y eventualmente dar lugar a agravios.
A lo largo del ciclo de vida del contrato, las reclamaciones normalmente se registran, procesan, supervisan y gestionan de acuerdo con los términos del contrato.
La negociación es el método preferido para resolver todas las reclamaciones y disputas.
3. análisis de los datos
1. revisión de desempeño
Medir, comparar y analizar el desempeño de la calidad, los recursos, el cronograma y los costos en comparación con el acuerdo para revisar el desempeño del trabajo por contrato (revisar el desempeño del vendedor)
2. Análisis de valor ganado (EVA)
Calcule las variaciones de cronograma y costos, e índices de desempeño de cronograma y costos para determinar el grado de desviación de los objetivos.
3. análisis de tendencia
Se puede utilizar para preparar estimaciones al finalizar (EAC) sobre el desempeño de los costos para determinar si el desempeño está mejorando o deteriorándose.
4. examinar
definición
Se refiere a la revisión estructurada por parte del comprador del trabajo realizado por el contratista, que puede implicar una simple revisión de los entregables o una revisión in situ del trabajo en sí.
Inspección por parte de la Parte A de los resultados entregables de la Parte B
5. auditoría
revision independiente
definición
Revisión estructurada del proceso de adquisiciones.
Los derechos y obligaciones relacionados con la auditoría deben estar claramente definidos en el contrato de adquisición.
Auditoría de la Parte A de todo su proceso de contratación
Verifique la Parte B y audite usted mismo
producción
1. Documentos de adquisiciones
Adquisición cerrada
El comprador, generalmente a través de su administrador de compras autorizado, proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de que se ha completado el contrato.
Cerrar solicitud
Los requisitos para el cierre formal de una adquisición, generalmente establecidos en los términos y condiciones del contrato e incluidos en el plan de gestión de adquisiciones.
incluir
Todos los entregables se entregaron a tiempo, con calidad y de acuerdo con los requisitos técnicos; no hay reclamaciones ni facturas pendientes y se han realizado todos los pagos finales.
El equipo de gestión del proyecto debe aprobar todos los entregables antes de cerrar la adquisición.
2. Documentos de adquisiciones (actualizados)
actualizar contenido
El cronograma completo utilizado para respaldar el contrato, los cambios de contrato propuestos pero no aprobados y las solicitudes de cambio aprobadas.
Documentación técnica preparada por el vendedor y otra información sobre el desempeño del trabajo, como: estado de los entregables, informes y garantías de desempeño del vendedor, documentos financieros (incluidas facturas y registros de pago) y resultados de inspecciones relacionadas con el contrato.
3. información de desempeño laboral
¿El estado de desempeño del trabajo está siendo realizado por el vendedor?
Incluye la finalización de los entregables y el logro del desempeño técnico en comparación con los requisitos del contrato, así como los costos incurridos y el reconocimiento del trabajo completado en comparación con el presupuesto de SOW.
4. solicitud de cambio
Las solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus subplanes y otros componentes pueden realizarse durante el proceso de Control de Adquisiciones.
cambio presuntivo
definición
Se refiere a una situación en la que durante la ejecución de un contrato, cuando se produce un cambio entre las dos partes, una de las partes del contrato no informa a la otra parte sobre la base de los hechos reales, y el iniciador del cambio asumirá la responsabilidad de las pérdidas causadas a la parte sujeta al cambio.
Los cambios propuestos pero no resueltos pueden incluir instrucciones emitidas por el comprador o acciones tomadas por el vendedor que la otra parte cree que constituyen un cambio constructivo al contrato.
Debido a que los cambios constructivos pueden ser discutidos entre las partes y pueden dar lugar a reclamos de una parte contra la otra, los cambios constructivos generalmente deben identificarse y documentarse específicamente en la correspondencia del proyecto.
5. Plan de Gestión del Proyecto (actualizado)
1. plan de gestión de Riesgos
Cada acuerdo y vendedor presenta riesgos únicos, y si ocurre un riesgo importante e imprevisto durante la ejecución del contrato, es posible que sea necesario actualizar el plan de gestión de riesgos.
Los riesgos específicos deben registrarse en un registro de riesgos.
2. Plan de gestión de adquisiciones
Contiene actividades que deben realizarse durante el proceso de adquisición y pueden requerir actualizaciones del plan de gestión de adquisiciones en función del desempeño del trabajo realizado por el vendedor.
3. línea base de progreso
Si el vendedor realiza cambios significativos en el cronograma que afectan el desempeño general del cronograma del proyecto, es posible que sea necesario actualizar y aprobar el cronograma de referencia para reflejar las expectativas actuales.
Los compradores deben ser conscientes de los retrasos en el progreso de un vendedor, que pueden tener efectos en cadena en el trabajo de otros vendedores.
4. base de costo
Durante la ejecución del proyecto, los precios de los materiales y de la mano de obra del contratista pueden cambiar frecuentemente con el entorno económico externo, y dichos cambios deben reflejarse en la línea base de costos.
6. Archivos de proyecto (actualizados)
1. Registro de lecciones aprendidas
Documentar y actualizar técnicas y medidas que puedan mantener y corregir eficazmente el alcance, el cronograma y el costo del trabajo de adquisiciones.
Si ya se ha producido un reclamo, se debe registrar la información relevante para evitar que se repita, así como otra información sobre cómo mejorar el proceso de adquisición.
2. Requerimientos de recursos
A medida que avanza el trabajo del contratista, los requisitos de recursos deben cambiar cuando la ejecución del trabajo no cumple con el plan original.
3. Matriz de seguimiento de requisitos
Actualizar la matriz de seguimiento de requisitos para registrar los requisitos implementados.
4. registro de riesgo
Depende de la organización del vendedor, la duración del contrato, el entorno externo, el método de entrega del proyecto, el tipo de contrato seleccionado y el precio final acordado.
Cada vendedor seleccionado conlleva riesgos especiales.
5. Registro de partes interesadas
A medida que avanza el trabajo durante la fase de ejecución, los contratistas y proveedores pueden cambiar y los cambios deben registrarse en el registro de partes interesadas.
7. Activos de procesos organizacionales (actualizados)
1. expediente de adquisiciones
2. Planes de pago y solicitudes
3. Documento de evaluación del desempeño del vendedor
4. Actualización de la lista de vendedores precalificados
Algunos vendedores pueden ser descalificados y eliminados de la lista debido a un desempeño deficiente, por lo que esta lista debe actualizarse en función de los resultados del proceso de control de adquisiciones.
5. Base de conocimientos sobre lecciones aprendidas