Wondershare EdrawMind
Галерея диаграмм связей Учебное пособие для менеджера проекта информационной системы (4-е издание) Глава 16_Управление закупками проекта
- 1
Учебное пособие для менеджера проекта информационной системы (4-е издание) Глава 16_Управление закупками проекта
Этот файл представляет собой самодельную интеллектуальную карту «Главы 16_Управление закупками проекта» учебного пособия по управлению проектами информационной системы (4-е издание). Оно включает в себя планирование управления закупками, осуществление закупок, контроль закупок и т. д. В соответствии с ключевыми моментами предыдущих экзаменов отмечена важность и все содержание подробно интегрировано, что может сделать итоговый обзор и начало обучения более эффективными, приложив вдвое меньше усилий. Я потратил более десяти часов на составление и обобщение прочитанного всех глав, все из которых являются последней версией.
Отредактировано в 2023-12-13 10:29:02
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Modèle de processus de gestion de projet
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
Учебное пособие для менеджера проекта информационной системы (4-е издание) Глава 16_Управление закупками проекта
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Cent ans de solitude - Tableau des relations entre les personnages
Cent ans de solitude est le chef-d'œuvre de Gabriel Garcia Marquez. La lecture de ce livre commence par l'analyse des relations entre les personnages, qui se concentre sur la famille Buendía et raconte l'histoire de la prospérité et du déclin de la famille, de ses relations internes et de ses luttes politiques, de son métissage et de sa renaissance au cours d'une centaine d'années.
- Modèle de processus de gestion de projet
La gestion de projet est le processus qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des méthodologies spécialisés aux activités du projet afin que celui-ci puisse atteindre ou dépasser les exigences et les attentes fixées dans le cadre de ressources limitées. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble des 8 composantes du processus de gestion de projet et peut être utilisé comme modèle générique.
- Рекомендовано вам
- Структура
Учебное пособие для менеджера проекта информационной системы (4-е издание) Глава 8_Управление интеграцией проекта
- 2
Учебное пособие для менеджера проектов информационных систем (4-е издание) Глава 9_Управление содержанием проекта
- 3
Экзамен по расширенному программному обеспечению. Глава 5. Управление содержанием проекта.
- 2
Управление закупками проекта
основная концепция
Управление закупками проекта включает в себя различные процессы, связанные с закупкой или получением необходимых продуктов, услуг или результатов за пределами проектной команды.
Управление проектными закупками включает процессы управления и контроля, необходимые для подготовки соглашений и управления ими.
основы управления
протокол
эффект
Опишите отношения между покупателем и продавцом.
Примеры в зависимости от области применения
1. протокол
Контракты, заказы на поставку, меморандумы о соглашении (MOA), соглашения об уровне обслуживания (SLA)
2. продавец
Подрядчики, поставщики, поставщики услуг, поставщики
3. покупатель
Владельцы конечной продукции, субподрядчики, закупочные агентства, заказчики услуг, закупщики
договор
Ожидаемые результаты и результаты должны быть четко указаны, включая любую передачу знаний от продавца к покупателю.
Все, что не предусмотрено в договоре, не имеет юридической силы.
договор купли-продажи
включать
Условия и другие положения Покупателя относительно выполняемых работ или поставки Продавцом продукции.
Поскольку они имеют юридическую силу, контракт или соглашение должны пройти дополнительную процедуру утверждения, часто с участием юридического отдела.
процедура утверждения
Убедитесь, что в контракте адекватно описаны продукты, услуги или результаты, которые должен предоставить продавец, и он соответствует законам и правилам, касающимся закупок.
В сложных проектах может потребоваться одновременное или последовательное управление несколькими контрактами.
1. Жизненные циклы разных контрактов могут начинаться и заканчиваться на любой стадии жизненного цикла проекта. 2. Отношения покупатель-продавец — это отношения между закупочной организацией и внешней организацией, которые могут существовать на многих уровнях проекта.
новые методы управления
1. Улучшения инструментов
Покупатели могут централизованно рекламировать свои покупки с помощью онлайн-инструментов.
Продавцы могут использовать онлайн-инструменты для централизованного поиска закупочной документации и заполнения ее непосредственно онлайн.
2. Более продвинутое управление рисками
При составлении контрактов четко распределяйте конкретные риски среди сторон, которые лучше всего могут ими управлять.
Покупатель должен принять риски, находящиеся вне контроля подрядчика.
Управление рисками может быть четко указано в контракте как часть контрактной работы.
3. Изменение практики подписания контрактов
Чтобы уменьшить проблемы и претензии во время исполнения, все чаще используются международно признанные стандартные шаблоны контрактов.
4. Логистика и управление цепочками поставок
5. Технологии и отношения с заинтересованными сторонами
Веб-камера, записывайте сцену и избегайте разногласий
6. Пробная покупка
процесс управления
Рекомендации по адаптации
Сложность закупок, физическое местоположение, управленческая и нормативная среда, доступность подрядчика
Гибкие и адаптивные методы
В гибкой или адаптивной среде для расширения команды может потребоваться сотрудничество с конкретными поставщиками. Эти отношения сотрудничества могут создать модель закупок с разделением рисков, позволяющую покупателям и продавцам разделять проектные риски и выгоды от проекта.
Для крупных проектов
Может принять гибкий или адаптивный подход для некоторых результатов и более стабильный подход для других.
Отношениями общего сотрудничества можно управлять посредством основного соглашения, такого как Генеральное соглашение об оказании услуг (MSA), с гибкой или адаптивной работой, записанной в приложениях или дополнительных документах.
Планирование управления закупками
Обзор процесса
определение
Это процесс регистрации решений о закупках проекта, уточнения методов закупок и выявления потенциальных продавцов.
основной эффект
Определите, будут ли товары и услуги получены извне проекта, и если да, то какие товары и услуги будут получены, когда и как.
Выполнять только один раз или только в заранее определенных точках проекта.
Товары и услуги могут закупаться у других подразделений исполняющей организации или из внешних источников.
Роли и обязанности, связанные с закупками, должны быть определены на ранней стадии процесса планирования управления закупками.
Участниками процесса закупок могут быть сотрудники отдела закупок или закупок, а также сотрудники юридического отдела, обязанности этого персонала также должны быть документально оформлены в плане управления закупками.
Этапы закупок
Сдал диктант
1. Подготовить техническое задание на закупку (SOW) или план работы (TOR)
2. Подготовьте общую смету расходов и разработайте бюджеты.
3. Разместите тендерное объявление
4. Определить список квалифицированных продавцов
5. Подготовить и оформить тендерную документацию
6. Подготовка и подача предложений продавцом
7. Техническая (в том числе качественная) оценка предложений
8. Оценка стоимости предложений
Сначала технологии, потом затраты
9. Подготовьте окончательный комплексный отчет об оценке (включая качество и стоимость) и выберите победившее предложение.
10. Переговоры завершаются, покупатель и продавец подписывают договор.
График проекта оказывает важное влияние на формулирование стратегии закупок в процессе планирования и управления закупками.
Решения, принятые при разработке плана управления закупками, также влияют на график проекта.
Влиять друг на друга
входить
1. Документы по управлению проектом
Утвержденные результаты или соответствующие документы на этапе управления проектом могут быть использованы в качестве основы для планирования управления закупками.
Опишите необходимую информацию с точки зрения бизнеса и используйте ее, чтобы решить, стоят ли желаемые результаты проекта требуемых инвестиций.
Включите бизнес-потребности и анализ затрат и выгод для обоснования проекта и определения границ проекта.
Убедитесь, что управление закупками соответствует потребностям и преимуществам, описанным в документах по управлению проектами.
2. Устав проекта
Процесс включает цели, описание проекта, общие этапы и предварительно утвержденные финансовые ресурсы.
3. план управления проектом
1. план управления объемом
Объяснить, как управлять объемом работ подрядчика на этапе реализации проекта.
2. план управления качеством
Содержит отраслевые стандарты и рекомендации, которым должен следовать проект.
Стандарты и рекомендации
должно быть записано в тендерной документации, например, в приглашении к подаче предложений, и в конечном итоге будет упомянуто в контракте.
Может использоваться для предварительной квалификации поставщиков или как часть критериев выбора поставщика.
Проверьте, соответствуют ли объем и качество аутсорсинговых работ стандартам.
3. план управления ресурсами
Включите информацию о том, какие ресурсы необходимо приобрести или арендовать, а также любые предположения или ограничения, которые могут повлиять на закупки.
4. Базовый уровень объема
Для работ, известных в объеме проекта, необходимо подготовить техническое задание (SOW) и план работ (TOR), чтобы увидеть, какие WBS необходимо передать на аутсорсинг.
4. файлы проекта (Классифицируется по выходу процесса)
1. Сбор требований
документ с требованиями
Технические требования, которым должен соответствовать продавец
Требования договорного и юридического значения, такие как охрана труда, безопасность, производительность, экология, страхование, интеллектуальная собственность, равные возможности трудоустройства, лицензии, разрешения и другие нетехнические требования.
Матрица отслеживания требований
Соедините требования к продукту от источника к результатам, которые удовлетворяют требованиям.
2. Определить действия
Список этапов
Список ключевых этапов, указывающих, когда продавцу необходимо достичь результатов.
3. Оценить ресурсы деятельности
Требования к ресурсам
Содержит информацию о конкретных потребностях, например о команде и физических ресурсах, которые, возможно, потребуется закупить.
4. Доступ к ресурсам
Команда проекта отправляет заказы на выполнение работ
Содержит информацию о навыках и возможностях проектной команды, а также о времени, в течение которого они готовы поддерживать закупочную деятельность.
5. Определить риски
реестр рисков
Перечислите риски, а также результаты анализа рисков и планирования реагирования на риски. Некоторые риски следует передать третьим лицам посредством договоров купли-продажи (покупки страховки).
6. Определить заинтересованные стороны
Реестр заинтересованных сторон
Реестр заинтересованных сторон предоставляет подробную информацию об участниках проекта и их интересах в проекте, включая регулирующих органов, лиц, подписывающих контракты, и юристов.
5. факторы деловой среды
6. Активы организационного процесса
Вид контракта
Инструменты и методы
1. экспертная оценка
2. Сбор данных
исследования рынка
Включая изучение отраслевых условий и конкретных возможностей продавца.
3. анализ данных
Анализ «сделай или купи»
Используется для определения того, лучше ли часть работы или результат лучше всего выполнить самой командой проекта или ее следует закупить на стороне.
технологии
Срок окупаемости, рентабельность инвестиций (ROI), внутренняя норма доходности (IRR), дисконтированный денежный поток, чистая приведенная стоимость (NPV), стоимость выгоды (BCA).
4. Анализ выбора поставщика
Прежде чем определить подход к отбору, необходимо проанализировать приоритеты конкурирующих требований проекта.
Поскольку методы конкурентного отбора могут потребовать от продавца значительных затрат времени и ресурсов, метод оценки должен быть указан в закупочной документации, чтобы участники торгов понимали, как они будут оцениваться.
Метод выбора
Новое в четвертом издании
1. самая низкая стоимость
Подходит для стандартизированных или рутинных покупок.
2. Только квалификации
Подходит для ситуаций, когда стоимость покупки относительно невелика и не стоит тратить время и деньги на полный процесс выбора.
3. Оценка на основе качества или технического решения
Пригласить ряд организаций представить предложения с техническими и стоимостными деталями, если технические предложения приемлемы, пригласить их к переговорам по заключению контракта;
шаг
Сначала оцените техническое предложение и изучите качество технического решения.
Провести переговоры и выбрать продавца с наивысшим баллом технического предложения
4. По качеству и стоимости
Учитывайте одновременно факторы качества и стоимости.
Если риск и/или неопределенность проекта высоки, качество должно быть ключевым фактором относительно стоимости.
5. единственным источником
Покупатель просит конкретного продавца подготовить техническое и финансовое предложение, а затем ведет переговоры по этому предложению.
Поскольку конкуренции нет, этот подход следует применять только при наличии уважительной причины и его следует рассматривать как особый случай.
6. фиксированный бюджет
Подходит только в том случае, если техническое задание четко определено, никаких изменений не ожидается, а бюджет фиксирован и не может быть превышен.
Сообщите доступный бюджет приглашенным продавцам в приглашении на предложение, а затем выберите продавца с техническим предложением, получившим наивысшую оценку в рамках бюджета.
5. Встреча
Используется для определения стратегий управления и контроля закупок.
выход
1. План управления закупками
Содержит различные действия, которые необходимо выполнить в процессе закупок.
Следует указать, будут ли проводиться международные конкурсные торги, внутренние конкурсные торги, местные торги и т. д.
содержание
1. Как координировать закупки с другими работами по проекту, такими как составление и контроль графика проекта.
2. График проведения важных закупочных мероприятий
3. Метрики закупок, используемые для управления контрактами
4. Роли и обязанности заинтересованных сторон, связанные с закупками, а также, если у исполняющей организации есть отдел закупок, полномочия и ограничения проектной группы.
5. Ограничения и предположения, которые могут повлиять на усилия по закупкам
6. Юрисдикция и валюта платежа
7. Необходимо ли готовить независимую оценку (базовую заявку) и следует ли использовать ее в качестве критерия оценки
8. Вопросы управления рисками, включая требования к гарантиям исполнения или договорам страхования для снижения определенных проектных рисков.
9. Предварительно квалифицированный продавец (если таковой имеется)
2. Закупочная документация
1. Стратегия закупок
Найдите время
После завершения анализа «сделай или купи» и принятия решения о покупке из внешних источников для проекта.
Методы реализации проекта, типы юридически обязательных соглашений и то, как будут проходить закупки на этапе закупок, должны быть указаны в стратегии закупок.
подробности
1. способ доставки
Для проектов профессиональных услуг и проектов строительства зданий следует использовать разные методы доставки.
Классификация
Методы доставки проектов профессиональных услуг
Способы доставки для проектов промышленного или коммерческого строительства
2. Вид контракта
По типу оплаты
1. Контракт с фиксированной ценой
тип
1. Фиксированная общая цена (Firm фиксированная цена, FFP)
2. Общая цена плюс поощрительный сбор (Fixed Price Incentive Fee, FPIF)
3. Фиксированная цена с экономической корректировкой цен (FPEPA)
2. договор о возмещении затрат
Стоимость плюс фиксированная комиссия (CPFF)
Стоимость плюс поощрительное вознаграждение (CPIF)
Стоимость плюс премиальный сбор (CPAF)
3. Время и материал (T&M, также известный как контракт времени и средств)
Подробности см. в разделе «Управление контрактами».
3. Этап закупок
Связанная информация
1. Последовательность или этапное разделение закупочной работы, описание каждого этапа и конкретные цели каждого этапа.
2. Показатели эффективности закупок и этапы мониторинга
3. Критерии перехода от одного этапа к другому
4. План мониторинга и оценки для отслеживания хода закупок
5. Процесс передачи знаний на последующие этапы
2. Заявление о закупках
в соответствии с
Подготовьте техническое задание (SOW) для каждой закупки на основе базового плана содержания проекта, определяя только ту часть содержания проекта, которая будет включена в соответствующий контракт.
содержание
Опишите продукты, услуги или результаты, которые необходимо закупить, достаточно подробно, чтобы потенциальный продавец мог определить, имеет ли он возможность предоставить такие продукты, услуги или результаты (сообщите продавцу о его собственных требованиях).
Эквивалент: описание объема работ для аутсорсинговой работы.
включать
Технические характеристики, необходимое количество, уровень качества, данные о производительности, период выполнения, место работы и другие требования.
План работы (ТЗ)
Для закупки услуг
содержание
1. Задачи, которые необходимо выполнить подрядчику, и необходимая координация
2. Применимые стандарты, которым должны соответствовать подрядчики
3. Данные необходимо отправить на утверждение
4. Подробный перечень всех данных и услуг, предоставляемых Покупателем Подрядчику, где это применимо, которые будут использоваться для исполнения Контракта.
5. График подачи и рассмотрения (или утверждения) первоначальных результатов
3. Тендерная документация
эффект
Запрос предложений от потенциальных продавцов
Факторы, которые следует учитывать при выборе продавца
Цена (например, при покупке коммерческих или стандартных продуктов)
Часто используются термины тендер, тендер или котировка.
Другие факторы (например, технические возможности или технические методы)
Часто используются такие термины, как предложение.
Классификация
1. Запрос информации (RFI)
Требование от продавца предоставить дополнительную информацию о приобретаемых товарах и услугах.
Только информация, обычно за которой следует приглашение высказать свое мнение или предложение сделать предложение.
2. Запрос цен (RFQ)
Поставщики обязаны предоставить дополнительную информацию о том, как будет удовлетворен спрос и/или сколько это будет стоить.
3. Запрос предложений (RFP)
В проекте возникает проблема, решение которой сложно определить.
Самый формальный «приглашенный» документ, к нему применяются строгие правила закупок в отношении содержания, сроков и ответов продавца.
Какое приглашение выбрать, зависит от требуемых товаров или услуг.
Разрабатывается покупателем, в котором должен быть указан формат ответа, соответствующее техническое задание на закупку и необходимые условия контракта.
Потенциальным продавцам должно быть легко дать точный и полный ответ (продавцу подготовить ответные документы), а покупателю также должно быть легко оценить ответ продавца.
Уровень сложности и детализации должен быть соизмерим со стоимостью закупки и связанными с ней рисками.
4. Принять или купить решение
Используйте анализ «сделай или купи», чтобы определить, лучше ли конкретную часть работы выполнить самостоятельно командой проекта или ее необходимо получить из внешних источников.
5. независимая смета расходов
Ваша собственная оценка (базовая ставка)
Для более крупных закупок закупочная организация может подготовить свою собственную независимую смету или нанять стороннего профессионального оценщика для составления сметы затрат и использования ее в качестве ориентира для оценки предложения продавца.
Существенные расхождения между ценой продавца и предполагаемым базовым уровнем могут указывать на то, что техническое задание на закупку является ошибочным или неясным, или что потенциальный продавец неправильно понял или не смог полностью ответить на техническое задание на закупку.
6. Критерии выбора поставщика
Критерии оценки заявок (указанные в тендерной документации)
включать
Возможности и потенциал; стоимость продукта и затраты на его жизненный цикл; технические знания и методы; конкретные методы работы и планы работы, используемые в соответствии с квалификацией, доступностью и компетентностью ключевых сотрудников; характер организации; опыт управления; планы передачи знаний, включая планы обучения и т. д.
Для международных проектов критерии оценки могут также включать требования «местного содержания», например, наличие граждан среди предлагаемых ключевых сотрудников; для различных критериев могут использоваться числовые оценки, цветовые коды или письменные описания, чтобы продемонстрировать, что продавец соответствует требованиям закупочной организации; , степень необходимости
Эти критерии являются частью системы взвешивания, при которой все предложения ранжируются по взвешенному баллу для определения порядка переговоров и заключения контракта с конкретным продавцом.
3. Запрос на изменение
Решения относительно закупок товаров, услуг или ресурсов могут привести к запросам на изменения; другие решения во время планирования закупок также могут привести к запросам на изменения;
4. Файлы проекта (обновлены)
1. Регистрация извлеченных уроков
Обновлено для документирования всех извлеченных уроков, связанных с правилами и соблюдением требований, сбором данных, анализом данных и анализом выбора поставщиков.
2. Список этапов
Список ключевых этапов, указывающих, когда продавцу необходимо достичь результатов.
3. документ с требованиями
Технические требования, которым должен соответствовать продавец
Требования договорного и юридического значения, такие как охрана труда, безопасность, производительность, экология, страхование, интеллектуальная собственность, равные возможности трудоустройства, лицензии, разрешения и другие нетехнические требования.
4. Матрица отслеживания требований
Соедините требования к продукту от источника к результатам, которые удовлетворяют требованиям.
5. реестр рисков
Зависит от организации продавца, срока действия контракта, внешней среды, способа реализации проекта, выбранного типа контракта и окончательной согласованной цены.
Любой выбранный продавец несет особые риски.
6. Реестр заинтересованных сторон
Обновление для записи любой дополнительной информации о заинтересованных сторонах, особенно о регулирующих органах, лицах, подписывающих контракты, и юридическом персонале.
5. Активы организационных процессов (обновлено)
Информация о квалифицированных продавцах
Учитывая правовую природу закупок, содержание приведенной выше таблицы следует рассматривать не как предписывающие описания, а, скорее, как общее описание типа и содержания документов, необходимых для руководства осуществлением процесса закупок. Организационные, экологические и юридические требования будут определять тип и содержание документации, специально необходимой для проекта.
Осуществлять закупки
Обзор процесса
определение
Является ли процесс получения ответов продавца, выбора продавца и заключения контракта
основной эффект
Выберите квалифицированного продавца и подпишите юридическое соглашение о поставке товаров или услуг.
Необходимо проводить регулярно на протяжении всего проекта.
Конечным продуктом этого процесса является подписанное соглашение, включая официальный контракт.
входить
1. план управления проектом
1. план управления объемом
Опишите, как будет управляться объем работ, включая объем работ, за которые несет ответственность продавец.
2. план управления спросом
Опишите, как требования будут анализироваться, документироваться и управляться. Он также может включать в себя то, как продавец будет выполнять требования, которые должны быть выполнены в соответствии с соглашением.
3. план управления коммуникациями
Опишите, как происходит общение между покупателями и продавцами.
4. план управления рисками
Компоненты плана управления проектом, которые описывают, как будут планироваться и осуществляться мероприятия по управлению рисками проекта.
5. План управления закупками
Содержит действия, которые должны быть выполнены в процессе закупок.
6. план управления конфигурацией
Определяет, какие элементы конфигурации являются элементами конфигурации, какие элементы конфигурации требуют формального контроля изменений, а также процесс контроля изменений для этих элементов конфигурации.
Включите форму и процесс управления конфигурацией продавца, чтобы он соответствовал подходу покупателя.
7. базис затрат
Включает бюджет на проведение закупок, затраты на управление процессом закупок и затраты на управление продавцом.
2. файлы проекта (Классифицируется по выходу процесса)
1. Сбор требований
документ с требованиями
Технические требования, которым должен соответствовать продавец
Требования договорного и юридического значения, такие как охрана труда, безопасность, производительность, экология, страхование, интеллектуальная собственность, равные возможности трудоустройства, лицензии, разрешения и другие нетехнические требования.
2. Разработайте план прогресса
Расписание проекта
Определить даты начала и окончания проектной деятельности, включая закупочную деятельность. В нем также оговаривается окончательная дата поставки подрядчика.
3. Определить риски
реестр рисков
Зависит от организации продавца, срока действия контракта, внешней среды, способа реализации проекта, выбранного типа контракта и окончательной согласованной цены.
Любой выбранный продавец несет особые риски.
4. Определить заинтересованные стороны
Реестр заинтересованных сторон
Содержит всю информацию, касающуюся выявленных заинтересованных сторон.
5. Знание руководства и управления проектами
Регистрация извлеченных уроков
3. Закупочная документация
определение
Документы о закупках — это различные письменные документы, используемые для достижения юридических соглашений, которые могут включать в себя более старые документы, выпущенные до начала текущего проекта.
включать
1. Тендерная документация
Включает приглашение для информации, приглашение для предложений, приглашение для котировок или другие документы, направляемые продавцу для облегчения подготовки продавцом ответных документов.
2. Заявление о закупках
Четко объясните цели, потребности и результаты продавцу, чтобы продавец мог дать соответствующий количественный ответ.
3. независимая смета расходов
Может быть подготовлен внутри или снаружи и использован для оценки разумности предложений, поданных участниками торгов.
4. Критерии выбора поставщика
Опишите, как будут оцениваться предложения участников торгов, включая критерии оценки и весовые коэффициенты.
Чтобы снизить риск, покупатель может решить заключить соглашения с несколькими продавцами, чтобы уменьшить потери, если один продавец пойдет не так и повлияет на весь проект.
4. предложение продавца
Включить тендерную документацию
Предложение, подготовленное продавцом в ответ на пакет закупок, содержащее основную информацию, которая будет использоваться группой оценки для выбора одного или нескольких участников торгов (продавцов).
Если продавец представит ценовое предложение, лучше всего попросить его отделить ценовое предложение от технического предложения.
Группа оценки рассматривает каждое предложение на основе критериев выбора поставщика и выбирает поставщика, который лучше всего соответствует потребностям закупочной организации.
5. факторы деловой среды
6. Активы организационного процесса
Инструменты и методы
1. экспертная оценка
Оценка предложений, переговоры, соответствующие функциональные области, такие как финансы, проектирование, проектирование, разработка, управление цепочками поставок и т. д.
2. рекламировать
Нежный
определение
Это общение с пользователями или потенциальными пользователями о продуктах, услугах или результатах.
эффект
Расширить существующий список потенциальных продавцов
Большинство государственных учреждений требуют, чтобы объявления о закупках публично рекламировались или чтобы информация о предлагаемых государственных контрактах размещалась в Интернете.
3. встреча участников торгов
нежный
Также известная как встреча подрядчика, встреча поставщика или встреча перед тендером, встреча между покупателем и потенциальным продавцом перед тем, как продавец представит предложение.
Цель
Обеспечить, чтобы все потенциальные участники торгов имели четкое и последовательное понимание требований к закупкам. Поймите и убедитесь, что ни один участник торгов не получит особого отношения
протокол заседаний
Вопросы и ответы, поднятые во время встречи (задающему вопросы не нужно записывать), предложения и другой контент будут записаны и сведены в документы и, наконец, использованы в качестве дополнительных документов к тендерной документации.
4. анализ данных
оценка предложения
Оценка предложения
Оценить предложения, чтобы определить, соответствуют ли они полностью и адекватно тендерной документации, техническому заданию на закупку, критериям выбора поставщика и другим документам, включенным в тендерный пакет.
5. Межличностные и командные навыки
Переговоры о закупках
определение
Относится к разъяснению структуры договора, прав и обязанностей сторон, а также других условий перед подписанием договора, чтобы обе стороны могли прийти к консенсусу.
знак конца
Покупатель и продавец подписали контрактный документ или другое официальное соглашение, которое подлежит исполнению обеими сторонами.
переговорщик
лидер
Член группы закупок с полномочиями подписывать контракты
участники
Менеджер проекта и другие члены команды управления проектом могут участвовать в переговорах и оказывать необходимую помощь.
выход
1. выбранный продавец
один или больше
определение
Участник торгов признан наиболее конкурентоспособным при оценке предложения или оценки предложений.
Для более сложных, дорогостоящих и рискованных закупок выбранный продавец будет представлен высшему руководству организации на утверждение до заключения контракта.
2. протокол
договор
определение
является соглашением, обязательным для обеих сторон
эффект
Заставить продавца предоставить указанные продукты, услуги или результаты; заставить покупателя выплатить продавцу соответствующее вознаграждение;
Установлены юридически защищенные отношения покупателя и продавца.
основное содержание
1. Заявление о закупке работ или ключевых результатов
2. Расписание, контрольная точка или дата, указанные в расписании.
3. отчет о производительности
4. Цены и условия оплаты
5. Проверка, качество и критерии приемки
6. Гарантийная и последующая поддержка продукта
7. поощрения и наказания
8. Страхование и гарантийные обязательства
9. Утверждение подчиненных субподрядчиков
10. Общие положения и условия
11. Обработка запроса на изменение
12. Положения о прекращении действия и альтернативное разрешение споров
Обратите внимание: выбранный продавец должен подписать договор!
3. Запрос на изменение
Запросы на изменение плана управления проектом, его подпланов и других компонентов
4. План управления проектом (обновленный)
1. план управления спросом
Требования к проекту могут измениться в зависимости от требований продавца
2. план управления качеством
Продавец может предложить альтернативные стандарты качества или альтернативные решения, влияющие на методы управления качеством, указанные в плане управления качеством.
3. план управления коммуникациями
После выбора продавца план управления коммуникациями необходимо обновить, чтобы учесть потребности и методы коммуникации продавца.
4. план управления рисками
Каждое соглашение и продавец представляют уникальные риски, которые потребуют обновленного плана управления рисками, а конкретные риски должны быть зарегистрированы в реестре рисков.
5. План управления закупками
План управления закупками, возможно, потребуется обновить в зависимости от результатов переговоров и подписания контракта.
6. Базовый уровень объема
Структура декомпозиции работ проекта и результаты в базовом плане содержания должны быть четко рассмотрены при осуществлении закупочной деятельности.
Этот процесс может привести к изменению любого или всех результатов.
7. базовый уровень прогресса
Если изменения в результатах продавца влияют на общую производительность графика проекта, возможно, потребуется обновить и утвердить базовый график, чтобы отразить текущие ожидания.
8. базис затрат
В ходе реализации проекта цены на материалы и рабочую силу подрядчика могут часто меняться в зависимости от внешней экономической среды, и такие изменения должны быть отражены в базовом плане затрат.
5. Файлы проекта (обновлены)
1. Регистрация извлеченных уроков
Документируйте проблемы, возникшие во время осуществления закупок, возможные обходные пути и то, что сработало.
2. документ с требованиями
Технические требования, которым должен соответствовать продавец
Требования договорного и юридического значения, такие как охрана труда, безопасность, производительность, экология, страхование, интеллектуальная собственность, равные возможности трудоустройства, лицензии, разрешения и другие нетехнические требования.
3. Матрица отслеживания требований
Поскольку поставщики интегрированы в план проекта, возможно, потребуется внести изменения в реестр требований и матрицу отслеживания с учетом возможностей конкретного поставщика.
4. Календарь ресурсов
Календари ресурсов, связанные с расписанием, возможно, потребуется обновить в зависимости от доступности продавца.
5. реестр рисков
Зависит от организации продавца, срока действия контракта, внешней среды, способа реализации проекта, выбранного типа контракта и окончательной согласованной цены.
Каждый выбранный продавец несет особые риски, и в процессе подписания контракта реестр рисков должен быть изменен, чтобы отразить конкретные риски, которые несет каждый продавец.
6. Реестр заинтересованных сторон
Содержит всю информацию, касающуюся выявленных заинтересованных сторон, реестр заинтересованных сторон необходимо обновлять после заключения договора с конкретным продавцом.
6. Активы организационных процессов (обновлено)
Список потенциальных и прошедших предварительную квалификацию продавцов; соответствующий опыт работы с продавцами, включая плюсы и минусы и т. д.
Контроль закупок
Обзор процесса
определение
Это процесс управления взаимоотношениями с закупками, мониторинга исполнения контрактов, внесения необходимых изменений и исправлений, а также закрытия контрактов.
основной эффект
Убедитесь, что покупатели и продавцы выполняют юридические соглашения и удовлетворяют потребности проекта.
Необходимо выполнять на протяжении всего проекта.
Как покупатели, так и продавцы преследуют схожие цели при управлении договорами о закупках, и каждая сторона должна обеспечить выполнение обеими сторонами своих договорных обязательств и защиту их соответствующих законных прав.
И покупатель, и продавец несут ответственность за управление договором купли-продажи.
Для более крупных проектов с несколькими поставщиками важным аспектом управления контрактами является управление связью между различными поставщиками.
Учитывая юридическое значение контрактов, многие организации рассматривают управление контрактами как организационную функцию, отдельную от проекта. Поэтому менеджер по закупкам может быть членом проектной группы, но обычно также подчиняется менеджеру по управлению контрактами в другом отделе.
Качество контроля закупок, включая независимость и достоверность аудита закупок, является ключевым фактором, определяющим надежность системы закупок.
Контроль за закупками может быть более эффективным, если контракт предусматривает оплату на основе результатов и результатов проекта, а не на входных данных проекта, таких как рабочее время.
До заключения договора, если обе стороны достигают консенсуса, соглашение может быть изменено в любое время в соответствии с пунктом о контроле изменений в договоре. Изменения договора обычно фиксируются в письменной форме.
входить
1. план управления проектом
1. план управления спросом
Опишите, как требования подрядчика будут анализироваться, документироваться и управляться.
2. план управления рисками
Описать, как структурируются и реализуются действия по управлению рисками, инициированные продавцом.
3. План управления закупками
Определяет мероприятия, которые необходимо провести при контроле процесса закупок.
4. план управления изменениями
Содержит информацию о том, как обрабатывать изменения, инициированные продавцом.
5. базовый уровень прогресса
Если смещение графика продавца влияет на общую производительность графика проекта, возможно, график необходимо обновить и утвердить, чтобы он отражал текущие ожидания.
2. файлы проекта (Классифицируется по выходу процесса)
1. Разработать устав проекта
Гипотетический журнал
Документированные предположения, сделанные в процессе закупок
2. Руководство по управлению проектной работой
Регистрация извлеченных уроков
Уроки, извлеченные на ранних этапах проекта, могут быть использованы в будущем для улучшения работы подрядчиков и процессов закупок.
3. Сбор требований
документ с требованиями
Технические требования, которым должен соответствовать продавец
Требования договорного и юридического значения, такие как охрана труда, безопасность, производительность, экология, страхование, интеллектуальная собственность, равные возможности трудоустройства, лицензии, разрешения и другие нетехнические требования.
Матрица отслеживания требований
Соедините требования к продукту от источника к результатам, которые удовлетворяют требованиям.
4. Определить действия
Список этапов
Список ключевых этапов, указывающих, когда продавцу необходимо достичь результатов.
5. Качество управления
отчет о качестве
Используется для выявления несоответствующих процессов, процедур или продуктов продавца.
6. Определить риски
реестр рисков
Зависит от организации продавца, срока действия контракта, внешней среды, способа реализации проекта, выбранного типа контракта и окончательной согласованной цены.
Каждый выбранный продавец несет особые риски
7. Определить заинтересованные стороны
Реестр заинтересованных сторон
Включает информацию об определенных заинтересованных сторонах, таких как члены контрактной группы, выбранные продавцы, специалисты, подписавшие контракт, и другие заинтересованные стороны, участвующие в закупках.
3. Закупочная документация
Содержит полные подтверждающие записи, используемые для управления процессом закупок, включая ведомости работ, информацию о платежах, информацию о результатах работы подрядчика, планы, чертежи и другую корреспонденцию.
4. протокол
Соглашение достигается двумя сторонами и включает единогласное понимание обязательств каждой стороны. Проверьте соответствующее соглашение, чтобы подтвердить соблюдение его условий.
5. данные о производительности труда
Содержит данные о продавце, связанные со статусом проекта, такие как: начатые, текущие или завершенные технические работы; понесенные или инвестированные платежи, произведенные продавцу;
6. Одобренный запрос на изменение
Контракт может быть изменен, включая изменения в положениях и условиях контракта, например, изменения в техзадании на закупку, ценах и описании продуктов, услуг или результатов.
В сложных проектах и наборах программ запросы на изменения могут быть инициированы продавцом, участвующим в проекте, и оказать влияние на других продавцов, участвующих в проекте. Команда проекта должна иметь возможность выявлять, сообщать и устранять изменения, которые влияют на работу нескольких продавцов.
7. факторы деловой среды
8. Активы организационного процесса
Инструменты и методы
1. экспертная оценка
2. Управление претензиями
требовать
Если покупатель и продавец не могут договориться о компенсации за изменение или не согласны относительно того, должно ли изменение произойти, то запрошенное изменение становится оспариваемым изменением или потенциальным конструктивным изменением.
Вышеуказанные оспариваемые изменения называются претензиями.
Если их не решить должным образом, они могут перерасти в споры и в конечном итоге привести к жалобам.
На протяжении всего жизненного цикла контракта претензии обычно регистрируются, обрабатываются, контролируются и управляются в соответствии с условиями контракта.
Переговоры являются предпочтительным методом разрешения всех претензий и споров.
3. анализ данных
1. обзор производительности
Измеряйте, сравнивайте и анализируйте качество, ресурсы, график и показатели затрат в соответствии с соглашением о проверке выполнения контрактных работ (проверка эффективности работы продавца)
2. Анализ освоенного объема (EVA)
Рассчитать отклонения от графика и затрат, а также индексы эффективности графика и затрат, чтобы определить степень отклонения от целевых показателей.
3. анализ тенденций
Может использоваться для подготовки оценок на момент завершения (EAC) по эффективности затрат, чтобы определить, улучшается или ухудшается производительность.
4. исследовать
определение
Относится к структурированному обзору покупателем работ, выполняемых подрядчиком, который может включать простой обзор результатов или проверку самой работы на месте.
Проверка Стороной А результатов, предоставляемых Стороной Б
5. аудит
независимая проверка
определение
Структурированный обзор процесса закупок
Права и обязанности, связанные с аудитом, должны быть четко определены в договоре о закупках.
Аудит Стороной А всего процесса закупок
Проверьте Сторону Б и проверьте себя
выход
1. Закупочная документация
Закупки закрыты
Покупатель, обычно через своего уполномоченного администратора по закупкам, направляет продавцу официальное письменное уведомление о завершении контракта.
Закрыть запрос
Требования к формальному закрытию закупки, обычно указанные в условиях контракта и включенные в план управления закупками.
включать
Все результаты были доставлены вовремя, качественно и в соответствии с техническими требованиями, претензий и счетов-фактур нет, все окончательные платежи произведены.
Команда управления проектом должна утвердить все результаты до закрытия закупок.
2. Документы о закупках (обновлено)
обновить контент
Полный график, используемый для поддержки контракта, предлагаемые, но не утвержденные изменения контракта и утвержденные запросы на изменения.
Техническая документация, подготовленная продавцом, и другая информация о выполнении работ, такая как: состояние результатов, отчеты о работе продавца и гарантии, финансовые документы (включая счета-фактуры и платежные отчеты), а также результаты проверок, связанных с контрактом.
3. информация о производительности труда
Является ли статус выполнения работ, выполняемых продавцом
Включает завершение результатов и достижение технических показателей по сравнению с требованиями контракта, а также понесенные затраты и признание выполненных работ по сравнению с бюджетом ТЗ.
4. Запрос на изменение
Запросы на изменение плана управления проектом, его подпланов и других компонентов могут быть сделаны в ходе процесса контрольных закупок.
Предполагаемое изменение
определение
Относится к ситуации, при которой в ходе исполнения договора при возникновении изменения между двумя сторонами одна сторона договора не уведомляет другую сторону на основании фактических обстоятельств, и инициатор изменения несет ответственность за убытки, причиненные стороне, подлежащей изменению.
Предлагаемые, но нерешенные изменения могут включать в себя инструкции, данные покупателем, или действия, предпринятые продавцом, которые, по мнению другой стороны, представляют собой конструктивное изменение договора.
Поскольку конструктивные изменения могут быть оспорены между сторонами и могут привести к претензиям одной стороны к другой, конструктивные изменения, как правило, должны быть специально идентифицированы и задокументированы в переписке по проекту.
5. План управления проектом (обновленный)
1. план управления рисками
Каждое соглашение и каждый продавец представляют уникальные риски, и если во время исполнения контракта возникает значительный непредвиденный риск, может потребоваться обновление плана управления рисками.
Конкретные риски должны быть зарегистрированы в реестре рисков.
2. План управления закупками
Содержит действия, которые необходимо выполнить в ходе процесса закупок, и может потребовать обновления плана управления закупками на основе выполнения работ, выполненных продавцом.
3. базовый уровень прогресса
Если продавец вносит существенные изменения в график, которые влияют на общую производительность графика проекта, возможно, потребуется обновить и утвердить базовый график, чтобы он отражал текущие ожидания.
Покупатели должны знать о задержках в работе одного продавца, которые могут иметь негативные последствия для работы других продавцов.
4. базис затрат
В ходе реализации проекта цены на материалы и рабочую силу подрядчика могут часто меняться в зависимости от внешней экономической среды, и такие изменения должны быть отражены в базовом плане затрат.
6. Файлы проекта (обновлены)
1. Регистрация извлеченных уроков
Документируйте и обновляйте методы и меры, которые могут эффективно поддерживать и корректировать объем, график и стоимость закупочных работ.
Если претензия уже возникла, необходимо записать соответствующую информацию, чтобы избежать повторения, а также другую информацию о том, как улучшить процесс закупок.
2. Требования к ресурсам
По мере продвижения работы подрядчика требования к ресурсам должны меняться, если выполнение работ не соответствует первоначальному плану.
3. Матрица отслеживания требований
Обновите матрицу отслеживания требований для регистрации реализованных требований.
4. реестр рисков
Зависит от организации продавца, срока действия контракта, внешней среды, способа реализации проекта, выбранного типа контракта и окончательной согласованной цены.
Каждый выбранный продавец несет особые риски
5. Реестр заинтересованных сторон
По мере продвижения работ на этапе выполнения подрядчики и поставщики могут меняться, и изменения должны регистрироваться в реестре заинтересованных сторон.
7. Активы организационных процессов (обновлено)
1. Файл закупок
2. Планы оплаты и запросы
3. Документ об оценке деятельности продавца
4. Обновление списка предквалифицированных продавцов
Некоторые продавцы могут быть дисквалифицированы и исключены из списка из-за плохой работы, поэтому этот список должен обновляться по результатам процесса контрольных закупок.
5. База знаний, извлеченных из уроков