心智圖資源庫 資訊系統專案管理師教學(第4版)第十六章_專案採購管理
該文件為資訊系統專案管理教學(第4版)《第十六章_專案採購管理》的自製心智圖。包含了規劃採購管理、實施採購、控制採購等內容。根據歷年考點重點,標註了重要性,詳細的整合了所有內容,可以讓最後中復習以及開始學習事半功倍。花了十幾個小時將全章節閱讀進行整理歸納,全部都是最新版的內容。
編輯於2023-12-13 10:29:02Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
專案採購管理
基本概念
專案採購管理包括從專案團隊外部採購或取得所需產品、服務或成果的各個流程
專案採購管理包括編制和管理協議所需的管理和控制過程
管理基礎
協定
作用
描述買賣雙方的關係
根據應用領域舉例
1. 協定
合約、訂購單、協議備忘錄(MOA)、服務等級協定 (SLA)
2. 賣方
承包商、供貨商、服務提供者、供應商
3. 買方
最終產品的所有人、分包商、收購機構、服務需求者、購買方
合約
應明確說明預期的可交付成果和結果,包括從賣方到買方的任何知識轉移
合約中未規定的任何事項則不具法律強制力
採購合約
包括
條款和條件,以及買方就賣方應實施工作或應交付產品的其他規定
鑑於其法律約束力,合約或協議需要經過更多的審批程序,而且通常涉及法務部
審批程序
確保合約充分描述將由賣方提供的產品、服務或成果,且符合法律法規關於採購的規定
在複雜專案中,可能需要同時或先後管理多個合約
1. 不同合約的生命週期可在專案生命週期的任何階段開始與結束 2. 買賣方關係是採購組織與外部組織之間的關係,可存在於專案的許多層次上
管理新實踐
1. 工具的改進
買方能夠使用線上工具集中發布採購廣告
賣方能夠使用線上工具集中尋找採購文件,並直接在線上填寫
2. 更先進的風險管理
在編制合約時準確地將具體風險分配給最有能力對其加以管理的一方
買方必須接受承包商無法掌控的風險
在合約中可以明確規定風險管理是合約工作的一部分
3. 變化中的合約簽署實踐
為了減少執行過程中的問題和索賠,採用國際公認的標準合約範本日益普遍
4. 物流和供應鏈管理
5. 技術和利害關係人關係
網路攝像,記錄現場,避免分歧
6. 試用採購
管理流程
裁切考慮因素
採購的複雜性、實體地點、治理和法規環境、承包商的可用性
敏捷與適應方法
在敏捷或適應環境中,可能需要與特定賣方進行協作以擴充團隊。這種協作關係能夠營造風險共擔式採購模型,讓買方和賣方共擔專案風險和共享專案收益
針對大型專案
可能針對某些可交付成果採用敏捷或適應型方法,而對其他部分則採用更穩定的方法
可以透過主體協議,如主要服務協議(MSA)來管理整體協作關係,而將敏捷或適應工作寫入附錄或補充文件
規劃採購管理
過程概述
定義
是記錄專案採購決策、明確採購方法,及識別潛在賣方的過程
主要作用
確定是否從專案外部獲取貨物和服務,如果是,則還要確定將在什麼時間、以什麼方式獲取什麼貨物和服務
僅開展一次或僅在專案的預定義點開展
貨物和服務可從執行組織的其他部門採購,或從外部管道採購
應該在規劃採購管理過程的早期就確定與採購有關的角色和職責
採購過程的參與者可能包括購買部或採購部的人員,以及法務部的人員,這些人員的職責也應記錄在採購管理計畫中
採購步驟
考過默寫
1. 準備採購工作說明書(SOW)或工作大綱(TOR)
2. 準備高階的成本估算,制定預算
3. 發布招標廣告
4. 確定合格賣方的名單
5. 準備並發布招標文件
6. 由賣方準備並提交建議書
7. 對建議書開展技術(包括品質)評估
8. 對建議書進行成本評估
先技術,後成本
9. 準備最終的綜合評估報告(包括品質及成本),選出得標建議書
10. 結束談判,買方和賣方簽約
專案進度計畫對規劃採購管理過程中的採購策略制定有重要影響
在製訂採購管理計劃時所做的決定也會影響專案進度計劃
互相影響
輸入
1. 立項管理文件
立項管理階段經核准的結果或相關的文件可用於規劃採購管理的依據
從業務視角描述必要的信息,並且據此決定專案的期望結果是否值得所需投資
包含商業需求和成本效益分析,以論證專案的合理性並確定專案邊界
確保採購管理符合立項管理文件內所述的需求和效益
2. 專案章程
程包括目標、專案說明、整體里程碑,以及預先核准的財務資源
3. 專案管理計劃
1. 範圍管理計劃
說明如何在專案實施階段管理承包商的工作範圍
2. 品質管理計劃
包含專案需要遵循的業界標準與準則
標準與準則
應寫入招標文件,如建議邀請書,並將最終在合約中引用
可用於供應商資格預審,或作為供應商甄選標準的部分
檢查外包出去的工作的範圍和品質是否符合標準
3. 資源管理計劃
包括關於哪些資源需要採購或租賃的信息,以及任何可能影響採購的假設條件或限制因素
4. 範圍基準
應該針對專案範圍中已知的工作編制工作說明書(SOW)和工作大綱(TOR),看看哪些 WBS 需要外包出去
4. 專案文件 (依過程輸出分類)
1. 收集需求
需求文件
賣方需要滿足的技術要求
具有合約和法律意義的需求,如健康、安全、安保、績效、環境、保險、智慧財產權、同等就業機會、執照、許可證,以及其他非技術要求
需求追蹤矩陣
將產品需求從來源連接到滿足需求的可交付成果
2. 定義活動
里程碑清單
重要里程碑清單說明賣方需要在何時交付成果
3. 估算活動資源
資源需求
包含某些特定需求的信息,例如,可能需要採購的團隊及實體資源
4. 獲取資源
專案團隊派遣工單
包含關於專案團隊技能和能力的信息,以及他們可用於支援採購活動的時間
5. 識別風險
風險登記冊
列明風險清單,以及風險分析和風險應對規劃的結果,有些風險應透過採購協議轉移給第三方(買保險)
6. 識別幹係人
利害關係人登記冊
利害關係人登記冊提供有關計畫參與者及其計畫利益的詳細信息,包括監管機構、合約簽署人員和法務人員
5. 事業環境因素
6. 組織過程資產
合約類型
工具與技術
1. 專家判斷
2. 數據收集
市場研究
包括考察行業情況和具體賣方的能力
3. 數據分析
自製或外購分析
用於確定某項工作或可交付成果最好是由專案團隊自行完成,還是應從外部採購
科技
回收期、投資報酬率(ROI)、內部報酬率(IRR) 、現金流量折現、淨現值(NPV)、收益成本(BCA)
4. 供方選擇分析
在確定選擇方法之前,有必要審查專案競爭性需求的優先級
由於競爭性選擇方法可能要求賣方在事前投入大量時間和資源,因此,應該在採購文件中寫明評估方法,讓投標者了解將會被如何評估
選擇方法
第四版新增
1. 最低成本
適用於標準化或常規採購
2. 僅憑資質
適用於採購價值相對較小,不值得花時間和成本進行完整選擇過程的情況
3. 基於品質或技術方案得分
邀請一些組織提交建議書,同時列明技術和成本詳情;如果技術建議書可以接受,再邀請它們進行合約談判
步驟
先對技術建議書進行評估,檢視技術方案的質量
談判,選擇技術建議書得分最高的賣方
4. 基於品質和成本
同時考慮品質和成本兩個因素
如果專案的風險和(或)不確定性較高,相對於成本而言,品質應該是一個關鍵因素
5. 唯一來源
買方要求特定賣方準備技術和財務建議書,然後針對建議書進行談判
由於沒有競爭,因此僅在有適當理由時才採用此方法,而且應將其視為特殊情況
6. 固定預算
僅適用於工作說明書定義精確、預期不會發生變更,且預算固定且不得超出的情況
在建議邀請書中向受邀的賣方披露可用預算,然後在預算內選擇技術建議書得分最高的賣方
5. 會議
用於確定管理和監督採購的策略
輸出
1. 採購管理計劃
包含採購過程中要進行的各種活動
應記錄是否要進行國際競爭性招標、國內競爭性招標和當地招標等
內容
1. 如何協調採購與專案的其他工作,例如專案進度計畫制定與控制
2. 進行重要採購活動的時間表
3. 用於管理合約的採購測量指標
4. 與採購有關的利害關係人角色和職責,如果執行組織有採購部,專案團隊擁有的職權和受到的限制
5. 可能影響採購工作的限制因素和假設條件
6. 司法管轄權和付款貨幣
7. 是否需要編制獨立估算(標底),以及是否應將其作為評估標準
8. 風險管理事項,包括履約保函或保險合約的要求,以減輕某些專案風險
9. 擬使用的預審合格的賣方(如果有)
2. 採購文件
1. 採購策略
制定時間
一旦完成自製或外購分析,並決定從專案外部管道採購後
採購策略中應該規定專案交付方法、具有法律約束力的協議類型,以及如何在採購階段推動採購進展
具體內容
1. 交付方法
對專業服務項目和建築施工項目應採用不同的交付方法
分類
專業服務項目的交付方法
工業或商業施工專案的交付方法
2. 合約類型
按付款類型劃分
1. 總價合約(Fixed-Price Contract)
類型
1. 固定總價 (Firm Fixed Price,FFP)
2. 總價加上激勵費用(Fixed Price Incentive Fee,FPIF)
3. 總價加經濟價調整(Fixed Price with Economic Price Adjustment,FPEPA)
2. 成本補償合約
成本加固定費用(Cost Plus Fixed Fee,CPFF)
成本加激勵費用(Cost Plus Incentive Fee,CPIF)
成本加獎勵費用(Cost Price Award Fee,CPAF)
3. 工料合約(Time and Material,T&M,又稱時間和手段合約)
具體內容看合約管理
3. 採購階段
相關資訊
1. 採購工作的順序安排或階段劃分、每個階段的描述,以及每個階段的具體目標
2. 用於監督的採購績效指標和里程碑
3. 從一個階段過渡到下一個階段的標準
4. 用於追蹤採購進度的監督和評估計劃
5. 向後續階段轉移知識的過程
2. 採購工作說明書
依據
依據項目範圍基準,為每次採購編制工作說明書(SOW), 僅對將要包含在相關合約中的那一部分項目範圍進行定義
內容
充分詳細描述擬採購的產品、服務或成果,以便潛在賣方確定是否有能力提供此類產品、服務或成果(告知賣方自己的要求)
相當於是:外包出去的工作的工作範圍說明書
包括
規格、所需數量、品質水準、績效數據、履約期間、工作地點和其他要求
工作大綱(TOR)
針對服務採購
內容
1. 承包商需要執行的任務,以及所需的協調工作
2. 承包商必須達到的適用標準
3. 需要提交批准的數據
4. 由買方提供給承包商的,適用時,將用於合約履行的全部數據和服務的詳細清單
5. 關於初始成果提交和審查(或審批)的進度計劃
3. 招標文件
作用
向潛在賣方徵求建議書
選擇賣方的考慮因素
價格(如購買商業或標準產品時)
通常會使用標書、投標或報價等術語
其他因素(如技術能力或技術方法)
通常使用建議書之類的術語
分類
1. 資訊邀請書(RFI)
需要賣方提供關於擬採購貨物和服務的更多信息
僅供了解,隨後一般還會使用報價邀請書或建議邀請書
2. 報價邀請書(RFQ)
需要供應商提供關於將如何滿足需求和(或)將需要多少成本的更多信息
3. 建議邀請書(RFP)
專案中出現問題且解決方法難以確定
最正式的"邀請書「文件,需要遵守與內容、時間表,以及賣方應答有關的嚴格的採購規則
選擇哪種邀請書取決於所需的貨物或服務
由買方擬定,其中應規定應答格式、相關的採購工作說明書,以及所需的合約條款
應便於潛在賣方做出準確、完整的應答(方便賣方編製應答文件),還要便於買方對賣方應答進行評價
複雜和詳細程度應與採購的價值及相關的風險相符
4. 自製或外購決策
透過自製或外購分析,做出某項特定工作最好由專案團隊自已完成,還是需要從外部管道採購的決策
5. 獨立成本估算
自己心裡的估算(標底)
對於大型的採購,採購組織可自行準備獨立估算,或聘用外部專業估算師做出成本估算,並將其作為評估賣方報價的對照基準
若賣方報價和估算出的基準有明顯差異,則可能表示採購工作說明書有缺陷或模糊,或潛在賣方誤解了或未能完全回應採購工作說明書
6. 供方選擇標準
評標標準(在招標文件中寫明)
包括
能力和潛能;產品成本和生命週期成本;交付日期;技術專長和方法;具體的相關經驗;用於響應工作說明書的工作方法和工作計劃;關鍵員工的資質、可用性和勝任力;組織的財務穩定性;管理經驗;知識轉移計劃,包括訓練計劃等
針對國際項目,評估標準還可包括「本地內容「要求,例如,在提議的關鍵員工中要有本國人;針對不同的標準,可以用數值分數、顏色代碼或書面描述,來說明賣方滿足採購組織需求的程度
這些標準是加權系統的組成部分,可據此以加權打分的方法排列所有建議書的順序,以便確定談判的順序,並與某個賣方簽訂合同
3. 變更請求
關於採購貨物、服務或資源的決策,可能導致變更請求;規劃採購期間的其他決策,也可能導致變更要求
4. 專案文件(更新)
1. 經驗教訓登記冊
更新以記錄任何與法規和合規性、數據收集、數據分析和供方選擇分析相關的經驗教訓
2. 里程碑清單
重要里程碑清單說明賣方需要在何時交付成果
3. 需求文件
賣方需要滿足的技術要求
具有合約和法律意義的需求,如健康、安全、安保、績效、環境、保險、智慧財產權、同等就業機會、執照、許可證等非技術要求
4. 需求追蹤矩陣
將產品需求從來源連接到滿足需求的可交付成果
5. 風險登記冊
取決於賣方的組織、合約的持續時間、外部環境、專案交付方法、所選合約類型,以及最終商定的價格
任何被選中的賣方都會帶來特殊的風險
6. 利害關係人登記冊
更新以記錄任何關於幹係人的補充信息,尤其是監管機構、合約簽署人員,以及法務人員的信息
5. 組織過程資產(更新)
關於合格賣方的信息
鑑於採購的法律性質,不應把上表的內容看成規定性描述,而只應該把它們看成關於所需文件的類型和內容的總體大綱,用於指導實施採購工作 組織、環境和法律法規會決定專案具體需要的文件類型和內容
實施採購
過程概述
定義
是獲取賣方應答、選擇賣方並授予合約的過程
主要作用
選定合格賣方並簽署關於貨物或服務交付的法律協議
需要在整個專案期間定期開展
本過程的最後成果是簽訂的協議,包括正式合約
輸入
1. 專案管理計劃
1. 範圍管理計劃
描述如何管理工作範圍,包括賣方負責的工作範圍
2. 需求管理計劃
描述將如何分析、記錄和管理需求。它可能還包括賣方將如何管理依協議規定應該實現的需求
3. 溝通管理計劃
描述買方和賣方之間如何進行溝通
4. 風險管理計劃
專案管理計畫的組成部分,描述如何安排和實施專案風險管理活動
5. 採購管理計劃
包含在實施採購過程中應進行的活動
6. 配置管理計劃
定義了哪些是配置項,哪些配置項需要正式變更控制,以及針對這些配置項的變更控制流程
包括賣方進行配置管理的形式和過程,以便與買方採取的方法保待一致
7. 成本基準
包括用於進行採購的預算,用於管理採購過程的成本,以及用於管理賣方的成本
2. 專案文件 (依過程輸出分類)
1. 收集需求
需求文件
賣方需要滿足的技術要求
具有合約和法律意義的需求,如健康、安全、安保、績效、環境、保險、智慧財產權、同等就業機會、執照、許可證,以及其他非技術要求
2. 訂訂進度計劃
專案進度計劃
確定專案活動的開始和結束日期,包括採購活動。它還會規定承包商最終的交付日期
3. 識別風險
風險登記冊
取決於賣方的組織、合約的持續時間、外部環境、專案交付方法、所選合約類型,以及最終商定的價格
任何被選中的賣方都會帶來特殊的風險
4. 識別幹係人
利害關係人登記冊
包含與已識別幹係人有關的所有詳細信息
5. 指導與管理專案知識
經驗教訓登記冊
3. 採購文件
定義
採購文件是用於達成法律協議的各種書面文件,其中可能包括當前專案啟動之前的較舊文件
包括
1. 招標文件
包括發給賣方的資訊邀請書、建議邀請書、報價邀請書或其他文件,以便賣方編製應答文件
2. 採購工作說明書
清楚地向賣方說明目標、需求及成果,以便賣方據此做出量化應答
3. 獨立成本估算
可由內部或外部人員編制,用於評價投標人提交的建議書的合理性
4. 供方選擇標準
描述如何評估投標者的建議書,包括評估標準和權重
為了減輕風險,買方可能決定與多個賣方簽署協議,以便在單一賣方出問題並影響整體專案時,降低由此導致的損失
4. 賣方建議書
包括投標文件
賣方為回應採購文件包而編制的建議書,其中包含的基本資訊將被評估團隊用於選定一個或多個投標人(賣方)
如果賣方將提交價格建議書,最好要求他們將價格建議書與技術建議分開
評估團隊會根據供者選擇標準審查每份建議書,然後選出最能滿足採購組織需求的賣方
5. 事業環境因素
6. 組織過程資產
工具與技術
1. 專家判斷
建議書評估、談判、相關的職能領域,如財務、工程、設計、開發、供應鏈管理等
2. 廣告
招標
定義
是就產品、服務或成果與使用者或潛在使用者進行的溝通
作用
擴充現有的潛在賣方名單
大多數政府機構都要求公開發布採購廣告,或在網路上公佈擬簽署的政府合約的訊息
3. 投標人會議
標
又稱承包商會議、供應商會議或投標前會議,是在賣方提交建議書之前,在買方和潛在賣方之間召開的會議
目的
確保所有潛在投標者對採購要求都有清楚且一致的 理解,並確保沒有任何投標者會得到特別優待
會議記錄
會議中提出的問題及回答(提問者無須記錄)、建議等內容將會被記錄下來,整理成文檔,最後作為招標文件的補充文件
4. 數據分析
評標
建議書評估
對建議書進行評估,確定它們是否對包含在招標文件包中的招標文件、採購工作說明書、供方選擇標準和其他文件,都做出了完整且充分的回應
5. 人際關係與團隊技能
採購談判
定義
指在合約簽署之前,對合約的結構、各方的權利和義務,以及其他條款加以澄清,以便雙方達成共識
結束標誌
買方和賣方簽署了雙方均可執行的合約文件或其他正式協議
談判人員
主導者
採購團隊中擁有合約簽署職權的成員
參與者
專案經理和專案管理團隊的其他成員可以參與談判並提供必要的協助
輸出
1. 選定的賣方
一個或多個
定義
在建議書評估或投標評估中被判斷為最有競爭力的投標人
對於較複雜、高價值和高風險的採購,在授予合約前,要把選定賣方報給組織高階主管審批
2. 協定
合約
定義
是對雙方都有約束力的協議
作用
強制賣方提供規定的產品、服務或成果;強制買方向賣方支付相應的報酬
建立了受法律保護的買賣雙方的關係
主要內容
1. 採購工作說明書或主要的可交付成果
2. 進度計畫、里程碑,或進度計畫中規定的日期
3. 績效報告
4. 定價和支付條款
5. 檢查、品質和驗收標準
6. 擔保和後續產品支待
7. 激勵和懲罰
8. 保險和履約保函
9. 下屬分包商核准
10. 一般條款和條件
11. 變更請求處理
12. 終止條款和替代爭議解決方法
打包記,選定的賣方要簽協議啊!
3. 變更請求
針對專案管理計畫及其子計畫和其他元件的變更請求
4. 專案管理計劃(更新)
1. 需求管理計劃
專案需求可能因賣方的要求而變更
2. 品質管理計劃
賣方可能提出備選品質標準或備選解決方案,從而影響品質管理計劃中規定的品質管理方法
3. 溝通管理計劃
選定賣方後,需更新溝通管理計劃,記錄賣方溝通需求與方法
4. 風險管理計劃
每個協議和賣方都會帶來獨特的風險,從而需要更新風險管理計劃,具體的風險應該記錄到風險登記冊中
5. 採購管理計劃
可能需要基於合約談判和簽署的結果更新採購管理計劃
6. 範圍基準
在執行採購活動時,需明確考慮範圍基準中的專案工作分解結構與可交付成果
本過程可能導致對任何一個或全部可交付成果的變更
7. 進度基準
如果賣方交付成果方面的變更影響了專案的整體進度績效,則可能需要更新並批准基準進度計劃,以反映當前的期望
8. 成本基準
在專案交付期間,承包商的材料價格和人力價格可能會隨著外部經濟環境而頻繁變動,這種變動需要反映到成本基準中
5. 專案文件(更新)
1. 經驗教訓登記冊
記錄實施採購期間所遇到的挑戰、本可採取的規避方法,以及有效的方法
2. 需求文件
賣方需要滿足的技術要求
具有合約和法律意義的需求,如健康、安全、安保、績效、環境、保險、智慧財產權、同等就業機會、執照、許可證,以及其他非技術要求
3. 需求追蹤矩陣
隨著將賣方納入專案計劃,可能需要根據特定賣方的能力,變更需求登記冊及追蹤矩陣
4. 資源日曆
可能需要根據賣方的可用性更新與進度計劃相關的資源日曆
5. 風險登記冊
取決於賣方的組織、合約的持續時間、外部環境、專案交付方法、所選合約類型,以及最終商定的價格
每個被選中的賣方都會帶來特殊的風險,在合約簽署過程中,應對風險登記冊進行變更,以反映每個賣方帶來的具體風險
6. 利害關係人登記冊
包含與已識別幹係人有關的所有詳細信息,與具體賣方簽訂協議後,需要更新幹係人登記冊
6. 組織過程資產(更新)
潛在和預審合格的賣方清單;與賣方合作的相關經驗,包括正反兩方面等
控制採購
過程概述
定義
是管理採購關係、監督合約績效、實施必要的變更和糾偏,以及關閉合約的過程
主要作用
確保買賣雙方履行法律協議,滿足專案需求
需要在整個專案期間開展
買方和賣方都出於相似的目的來管理採購合同,每方都必須確保雙方履行合同義務,確保各自的合法權利得到保護
買賣雙方都有責任管理採購合約
對於有多個供應商的較大項目,合約管理的一個重要面向是管理各個供應商之間的溝通
鑑於合約的法律意義,許多組織都將合約管理視為獨立於專案的一種組織職能,因此,採購管理員可以是專案團隊成員,但通常也應向另一部門的合約管理經理報告
控制採購的質量,包括採購審計的獨立性和可信度,是採購系統可靠性的關鍵決定因素
如果合約規定了基於專案產出及可交付成果來付款,而不是基於專案輸入(如工時),那麼就可以更有效地進行採購控制
在合約收尾前,若雙方達成共識,可以根據協議中的變更控制條款,隨時對協議進行修改,通常要書面記錄對協議的修改
輸入
1. 專案管理計劃
1. 需求管理計劃
描述將如何分析、記錄和管理承包商需求
2. 風險管理計劃
描述如何安排和實施由賣方引發的風險管理活動
3. 採購管理計劃
規定了在控制採購過程中需要進行的活動
4. 變更管理計劃
包含關於如何處理由賣方引發的變更的信息
5. 進度基準
如果賣方的進度拖後影響了專案的整體進度績效,可能需要更新並批准進度計劃,以反映當前的期望
2. 專案文件 (依過程輸出分類)
1. 制定專案章程
假設日誌
記錄了採購過程中所做的假設
2. 指導於管理專案工作
經驗教訓登記冊
在專案早期所獲得的經驗教訓可供專案未來使用,以改善承包商績效和採購流程
3. 收集需求
需求文件
賣方需要滿足的技術要求
具有合約和法律意義的需求,如健康、安全、安保、績效、環境、保險、智慧財產權、同等就業機會、執照、許可證,以及其他非技術要求
需求追蹤矩陣
將產品需求從來源連接到滿足需求的可交付成果
4. 定義活動
里程碑清單
重要里程碑清單說明賣方需要在何時交付成果
5. 管理品質
品質報告
用於識別不合規的賣方流程、程序或產品
6. 識別風險
風險登記冊
取決於賣方的組織、合約的待續時間、外部環境、專案交付方法、所選合約類型,以及最終商定的價格
每個被選中的賣方都會帶來特殊的風險
7. 識別幹係人
利害關係人登記冊
包括關於已識別幹係人的信息,例如,合約團隊成員、選定的賣方、簽署合約的專員,以及參與採購的其他利害關係人
3. 採購文件
包含用於管理採購過程的完整支持性記錄,包括工作說明書、支付資訊、承包商工作績效資訊、計劃、圖紙和其他往來函件
4. 協定
協議是雙方達成的包括對各方義務的一致理解。對照相關協議,確認其中的條款和條件的遵守情況
5. 工作績效數據
包含與專案狀態相關的賣方數據,例如:技術績效;已啟動、進展中或已結束的活動;已產生或投入的成本;已向賣方付款的情況
6. 批准的變更請求
合約有可能發生變更,包括合約條款和條件的修改,例如,修改採購工作說明書、定價,以及產品、服務或成果的描述
在複雜的專案和專案集中,變更請求可能由參與專案的賣方提出,並對參與專案的其他賣方造成影響。專案團隊應該有能力識別、溝通和解決會影響多個賣方的工作的變更
7. 事業環境因素
8. 組織過程資產
工具與技術
1. 專家判斷
2. 索賠管理
索賠
如果買賣雙方無法就變更補償達成一致意見,或對變更是否發生存在分歧,那麼被要求的、變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更
上述有爭議的變更稱為索賠
如果無法妥善解決,它們會成為爭議並最終引發申訴
在整個合約生命週期中,通常會按照合約條款對索賠進行記錄、處理、監督和管理
談判是解決所有索賠和爭議的首選方法
3. 數據分析
1. 績效審查
對照協議,對品質、資源、進度和成本績效進行測量、比較和分析,以審查合約工作的績效(審查賣方績效)
2. 掙值分析(EVA)
計算進度和成本偏差,以及進度和成本績效指數,以確定偏離目標的程度
3. 趨勢分析
可用於編制關於成本績效的完工估算 (EAC) , 以確定績效是正在改善還是惡化
4. 檢查
定義
指買方對承包商正在執行的工作進行結構化審查,可能涉及對可交付成果的簡單審查或對工作本身的實地審查
甲方對乙方可交付結果的檢查
5. 審計
獨立的審查
定義
對採購流程的結構化審查
採購合約中應明確規定與審計有關的權利和義務
甲方對自己整個採購過程的審計
檢查乙方,審計自己
輸出
1. 採購文件
採購關閉
買方通常透過其授權的採購管理員,向賣方發出合約已經完成的正式書面通知
關閉要求
正式關閉採購的要求,通常已在合約條款和條件中規定,包括在採購管理計劃中
包括
已按時按質、依技術要求交付全部可交付成果;沒有未決索賠或發票,全部最終款項已付清
專案管理團隊應該在關閉採購之前批准所有的可交付成果
2. 採購文檔(更新)
更新內容
用於支援合約的全部進度計劃、已提出但未批准的合約變更,以及已批准的變更請求
由賣方編制的技術文件,以及其他工作績效信息,例如:可交付成果的狀況、賣方績效報告和擔保、財務文件(包括發票和支付記錄),以及與合約相關的檢查結果
3. 工作績效訊息
是賣方正在履行的工作的績效清況
包括與合約要求相比較的可交付成果完成情況和技術績效達成情況,以及與 SOW 預算相比較的已完成工作的成本產生和認可情況
4. 變更請求
在控制採購過程中,可能提出專案管理計畫及其子計畫和其他元件的變更請求
推定變更
定義
指在合約履行過程中,當雙方發生變更時,合約一方據實推斷未告知對方,對受變更方所造成的損失,則由變更發起者承擔責任的一種情況
已提出而未解決的變更可能包括買方發布的指示或賣方採取的行動,而對方認為該指示或行動已構成對合約的推定變更
因為雙方可能對推定變更存在爭議,並可能引起一方向另一方索賠,所以通常應該在項目往來函件中對推定變更進行專門識別和記錄
5. 專案管理計劃(更新)
1. 風險管理計劃
每個協議和賣方都會帶來獨特的風險,如果在執行合約期間發生重大的意外風險,則風險管理計劃可能需要更新
應該把具體的風險記錄到風險登記冊中
2. 採購管理計劃
包含在採購過程中需要進行的活動,可能需要基於賣方執行工作的績效情況對採購管理計畫進行更新
3. 進度基準
如果賣方的重大進度變更影響了專案的整體進度績效,則可能需要更新並批准基準進度計劃,以反映當前的期望
買方應該注意某個賣方的進度拖延,這可能會對其他賣方的工作造成連鎖影響
4. 成本基準
在專案交付期間,承包商的材料價格和人力價格可能會隨著外部經濟環境而頻繁變動,這種變動需要反映到成本基準中
6. 專案文件(更新)
1. 經驗教訓登記冊
記錄和更新能有效維護、修正採購工作的範圍、進度和成本的技術和措施
如果已經發生索賠,則應記錄相關資訊以避免重蹈覆轍,其他關於如何改善採購流程的資訊也應記錄在內
2. 資源需求
隨著承包商工作進展,工作執行不符合原定計畫時需要變更資源需求
3. 需求追蹤矩陣
更新需求追蹤矩陣,記錄已實現的需求
4. 風險登記冊
取決於賣方的組織、合約的待續時間、外部環境、專案交付方法、所選合約類型,以及最終商定的價格
每個被選中的賣方都會帶來特殊的風險
5. 利害關係人登記冊
隨著執行階段的工作進展,承包商和供應商可能發生變更,應該將變更情況記錄在利害關係人登記冊中
7. 組織過程資產(更新)
1. 採購檔案
2. 支付計劃和請求
3. 賣方績效評估文件
4. 預審合格賣方清單更新
某些賣方可能因績效不佳而被取消資格並從清單中刪除,所以應該根據控制採購流程的結果來更新這個清單
5. 經驗教訓知識庫