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Galeria de mapas mentais Tutorial do gerente de projetos de sistema de informação (4ª edição) Capítulo 16_Gerenciamento de aquisições do projeto

Tutorial do gerente de projetos de sistema de informação (4ª edição) Capítulo 16_Gerenciamento de aquisições do projeto

Este arquivo é um mapa mental criado por você mesmo do "Capítulo 16_Gerenciamento de aquisições de projetos" do Tutorial de gerenciamento de projetos de sistemas de informação (4ª edição). Inclui planejamento, gerenciamento de compras, implementação de compras, controle de compras, etc. De acordo com os pontos-chave dos exames anteriores, a importância é marcada e todos os conteúdos são integrados detalhadamente, o que pode tornar a revisão final e o início do estudo mais eficazes com metade do esforço. Passei mais de dez horas compilando e resumindo a leitura de todos os capítulos, todos na versão mais recente.

Editado em 2023-12-13 10:29:02

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Gerenciamento de aquisições de projetos

conceito básico

O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os vários processos envolvidos na compra ou obtenção de produtos, serviços ou resultados necessários fora da equipe do projeto.

O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos de gerenciamento e controle necessários para preparar e gerenciar contratos

noções básicas de gestão

protocolo

efeito

Descreva a relação entre comprador e vendedor

Exemplos baseados em áreas de aplicação

1. protocolo

Contratos, pedidos de compra, memorandos de acordo (MOA), acordos de nível de serviço (SLA)

2. vendedor

Empreiteiros, fornecedores, prestadores de serviços, fornecedores

3. comprador

Proprietários de produtos finais, subcontratados, agências de compras, demandantes de serviços, compradores

contrato

As entregas e resultados esperados devem ser claramente declarados, incluindo qualquer transferência de conhecimento do vendedor para o comprador

Qualquer coisa não estipulada no contrato não é juridicamente executável

contrato de compra

incluir

Termos e condições e outras estipulações do Comprador em relação ao trabalho a ser executado ou aos produtos a serem entregues pelo Vendedor

Por serem juridicamente vinculativos, um contrato ou acordo precisa passar por um processo de aprovação adicional, muitas vezes envolvendo o Departamento Jurídico

procedimento de aprovação

Garantir que o contrato descreva adequadamente os produtos, serviços ou resultados a serem fornecidos pelo vendedor e esteja em conformidade com as leis e regulamentos relativos a compras

Em projetos complexos, vários contratos podem precisar ser gerenciados simultânea ou sucessivamente

1. Os ciclos de vida de diferentes contratos podem começar e terminar em qualquer fase do ciclo de vida do projeto 2. O relacionamento comprador-vendedor é o relacionamento entre a organização de compras e uma organização externa e pode existir em vários níveis do projeto

novas práticas de gestão

1. Melhorias na ferramenta

Os compradores podem anunciar centralmente suas compras usando ferramentas on-line

Os vendedores podem usar ferramentas on-line para localizar centralmente documentos de aquisição e preenchê-los diretamente on-line

2. Gerenciamento de risco mais avançado

Alocar com precisão riscos específicos à parte mais capaz de gerenciá-los ao redigir contratos

O comprador deve aceitar riscos além do controle do contratante

A gestão de riscos pode ser claramente indicada no contrato como parte do trabalho do contrato

3. Mudança nas práticas de assinatura de contratos

Para reduzir problemas e reclamações durante a execução, é cada vez mais comum a adoção de modelos de contratos padrão reconhecidos internacionalmente

4. Logística e gestão da cadeia de suprimentos

5. Tecnologia e relações com as partes interessadas

Webcam, grave a cena e evite desentendimentos

6. Compra experimental

processo de gestão

Considerações de adaptação

Complexidade da aquisição, localização física, governança e ambiente regulatório, disponibilidade do contratante

Métodos ágeis e adaptativos

Em um ambiente ágil ou adaptativo, pode ser necessária a colaboração com fornecedores específicos para aumentar a equipe. Esta relação colaborativa pode criar um modelo de aquisição com partilha de riscos, permitindo que compradores e vendedores partilhem os riscos e benefícios do projeto.

Para grandes projetos

Pode adotar uma abordagem ágil ou adaptativa para alguns resultados e uma abordagem mais estável para outros

A relação geral de colaboração pode ser gerenciada por meio de um acordo principal, como um Contrato Principal de Serviços (MSA), com trabalho ágil ou adaptativo escrito em apêndices ou documentos suplementares.

Planejando a gestão de compras

Visão geral do processo

definição

É o processo de registrar as decisões de aquisição do projeto, esclarecer os métodos de aquisição e identificar potenciais vendedores.

efeito principal

Determinar se os bens e serviços serão obtidos fora do projeto e, em caso afirmativo, quais bens e serviços serão obtidos, quando e como

Realizar apenas uma vez ou apenas em pontos predefinidos do projeto

Bens e serviços podem ser adquiridos de outras partes da organização executora ou de fontes externas

As funções e responsabilidades relacionadas às aquisições devem ser identificadas no início do processo de planejamento e gestão de aquisições

Os participantes no processo de aquisição podem incluir pessoal do departamento de compras ou aquisições, bem como pessoal do departamento jurídico, e as responsabilidades deste pessoal também devem ser documentadas no plano de gestão de aquisições

Etapas de aquisição

Passou no teste de ditado

1. Preparar declaração de trabalho de aquisição (SOW) ou esboço de trabalho (TOR)

2. Preparar estimativas de custos de alto nível e desenvolver orçamentos

3. Publique um anúncio de concurso

4. Identifique a lista de vendedores qualificados

5. Preparar e emitir documentos de licitação

6. Preparação e envio de propostas pelo vendedor

7. Avaliação técnica (incluindo qualidade) das propostas

8. Avaliação de custos de propostas

Tecnologia primeiro, custo depois

9. Preparar o relatório final de avaliação abrangente (incluindo qualidade e custo) e selecionar a proposta vencedora

10. As negociações terminam e comprador e vendedor assinam contrato

O cronograma do projeto tem um impacto importante na formulação de estratégias de compras no processo de planejamento e gestão de compras.

As decisões tomadas durante o desenvolvimento do plano de gerenciamento de aquisições também afetam o cronograma do projeto

Influenciar uns aos outros

digitar

1. Documentos de gerenciamento de projetos

Os resultados aprovados ou documentos relacionados na fase de gestão do projeto podem ser usados como base para o planejamento da gestão de aquisições.

Descrever as informações necessárias do ponto de vista comercial e usá-las para decidir se os resultados desejados do projeto valem o investimento necessário

Incluir necessidades de negócios e análise de custo-benefício para justificar o projeto e determinar os limites do projeto

Garantir que o gerenciamento de aquisições atenda às necessidades e benefícios descritos nos documentos de gerenciamento de projetos

2. Carta do Projeto

O processo inclui metas, descrição do projeto, marcos gerais e recursos financeiros pré-aprovados

3. plano de gerenciamento do projeto

1. plano de gerenciamento de escopo

Explicar como gerenciar o escopo de trabalho do contratante durante a fase de implementação do projeto

2. plano de gestão da qualidade

Contém padrões e diretrizes do setor que o projeto precisa seguir

Padrões e Diretrizes

deve ser escrito em um documento de licitação, como um convite à apresentação de propostas, e será referenciado no contrato

Pode ser usado para pré-qualificar fornecedores ou como parte dos critérios de seleção de fornecedores

Verifique se o escopo e a qualidade do trabalho terceirizado estão de acordo com o padrão

3. plano de gerenciamento de recursos

Inclua informações sobre quais recursos precisam ser adquiridos ou alugados, bem como quaisquer suposições ou restrições que possam afetar a aquisição

4. Linha de base do escopo

Uma declaração de trabalho (SOW) e um esboço de trabalho (TOR) devem ser preparados para o trabalho conhecido no escopo do projeto para ver qual EAP precisa ser terceirizada

4. arquivos de projeto (Classificado por saída do processo)

1. Reúna requisitos

documento de requisitos

Requisitos técnicos que o vendedor precisa atender

Requisitos de importância contratual e legal, como saúde, segurança, proteção, desempenho, meio ambiente, seguros, propriedade intelectual, igualdade de oportunidades de emprego, licenças, autorizações e outros requisitos não técnicos

Matriz de Acompanhamento de Requisitos

Conecte os requisitos do produto desde a origem até as entregas que atendam aos requisitos

2. Definir atividades

Lista de marcos

Uma lista dos principais marcos que indicam quando o vendedor precisa entregar resultados

3. Estimar recursos de atividades

Requisitos de recursos

Contém informações sobre requisitos específicos, como a equipe e os recursos físicos que podem precisar ser adquiridos

4. Acesso a recursos

A equipe do projeto despacha ordens de serviço

Contém informações sobre as habilidades e capacidades da equipe do projeto e o tempo que ela está disponível para apoiar as atividades de aquisição

5. Identifique os riscos

registro de riscos

Liste os riscos, bem como os resultados da análise de riscos e do planejamento de resposta aos riscos. Alguns riscos devem ser transferidos a terceiros por meio de contratos de compra (comprar seguro).

6. Identifique as partes interessadas

Cadastro de partes interessadas

Um registro das partes interessadas fornece informações detalhadas sobre os participantes do projeto e seus interesses no projeto, incluindo reguladores, signatários de contratos e pessoal jurídico

5. fatores do ambiente de negócios

6. ativos de processos organizacionais

tipo de contrato

Ferramentas e técnicas

1. parecer especializado

2. coleção de dados

pesquisa de mercado

Incluindo o exame das condições do setor e das capacidades específicas do vendedor

3. análise de dados

Análise de fazer ou comprar

Usado para determinar se uma parte do trabalho ou entrega será melhor concluída pela própria equipe do projeto ou se deverá ser adquirida externamente.

tecnologia

Período de retorno, retorno do investimento (ROI), taxa interna de retorno (TIR), fluxo de caixa descontado, valor presente líquido (VPL), custo de benefício (BCA)

4. Análise de seleção de fornecedores

Antes de determinar a abordagem de seleção, é necessário rever as prioridades dos requisitos concorrentes do projeto

Como os métodos de seleção competitivos podem exigir que o vendedor invista antecipadamente tempo e recursos significativos, o método de avaliação deve ser indicado nos documentos de aquisição para que os licitantes entendam como serão avaliados.

Método de escolha

Novidade na quarta edição

1. preço mais baixo

Adequado para compras padronizadas ou rotineiras

2. Apenas qualificações

Adequado para situações onde o valor de compra é relativamente pequeno e não vale a pena gastar tempo e custo para realizar um processo de seleção completo

3. Pontuação com base na qualidade ou solução técnica

Convidar várias organizações a apresentarem propostas com detalhes técnicos e de custos; se as propostas técnicas forem aceitáveis, convidá-las para negociações contratuais;

etapa

Primeiro avalie a proposta técnica e examine a qualidade da solução técnica

Negocie e selecione o vendedor com maior pontuação técnica na proposta

4. Baseado em qualidade e custo

Considere os fatores de qualidade e custo simultaneamente

Se o risco e/ou incerteza do projeto for alto, a qualidade deve ser um fator chave em relação ao custo

5. Única fonte

O comprador solicita que um vendedor específico elabore uma proposta técnica e financeira e depois negocie a proposta

Dado que não existe concorrência, esta abordagem só deverá ser adoptada se houver uma boa razão e deverá ser tratada como um caso especial.

6. orçamento fixo

Adequado apenas se a declaração de trabalho estiver bem definida, não forem esperadas alterações e o orçamento for fixo e não puder ser excedido

Divulgar o orçamento disponível aos vendedores convidados no convite para proposta e depois selecionar o vendedor com a proposta técnica com maior pontuação dentro do orçamento

5. Reunião

Usado para determinar estratégias de gerenciamento e supervisão de compras

saída

1. Plano de Gestão de Aquisições

Contém diversas atividades a serem realizadas durante o processo de aquisição

Deve ser registrado se serão realizadas licitações competitivas internacionais, licitações nacionais, licitações locais, etc.

contente

1. Como coordenar a aquisição com outros trabalhos do projeto, como formulação e controle do cronograma do projeto

2. Cronograma para a realização de atividades importantes de aquisição

3. Métricas de aquisição usadas para gerenciar contratos

4. Funções e responsabilidades das partes interessadas relacionadas às aquisições e, se a organização executora tiver um departamento de aquisições, a autoridade e as limitações da equipe do projeto

5. Restrições e suposições que podem afetar os esforços de aquisição

6. Jurisdição e moeda de pagamento

7. Se uma estimativa independente (proposta base) precisa ser preparada e se deve ser usada como critério de avaliação

8. Questões de gestão de riscos, incluindo requisitos para garantias de desempenho ou contratos de seguro para mitigar certos riscos do projeto

9. Vendedor pré-qualificado a ser usado (se houver)

2. Documentos de aquisição

1. Estratégia de compras

Arranje tempo

Uma vez concluída a análise de produção ou compra e tomada a decisão de comprar de fontes externas para o projeto

Os métodos de entrega do projeto, os tipos de acordos juridicamente vinculativos e a forma como a aquisição irá progredir durante a fase de aquisição devem ser definidos na estratégia de aquisição.

detalhes

1. Método de Entrega

Diferentes métodos de entrega devem ser usados para projetos de serviços profissionais e projetos de construção civil

Classificação

Métodos de entrega para projetos de serviços profissionais

Métodos de entrega para projetos de construção industrial ou comercial

2. tipo de contrato

Por tipo de pagamento

1. Contrato de preço fixo

tipo

1. Preço total fixo (preço fixo firme, FFP)

2. Preço total mais taxa de incentivo (taxa de incentivo de preço fixo, FPIF)

3. Preço Fixo com Reajuste Econômico de Preço (FPEPA)

2. contrato de reembolso de custos

Custo Mais Taxa Fixa (CPFF)

Taxa de incentivo de custo mais (CPIF)

Taxa de prêmio Cost Plus (CPAF)

3. Tempo e Material (T&M, também conhecido como contrato de tempo e meios)

Consulte gerenciamento de contratos para obter detalhes.

3. Estágio de aquisição

Informação relacionada

1. Sequência ou divisão de etapas do trabalho de aquisição, descrição de cada etapa e objetivos específicos de cada etapa

2. Indicadores de desempenho de aquisições e marcos para monitoramento

3. Critérios para transição de uma fase para a seguinte

4. Plano de monitoramento e avaliação para acompanhar o progresso das aquisições

5. O processo de transferência de conhecimento para etapas subsequentes

2. Declaração de trabalho de compras

conforme

Preparar uma declaração de trabalho (SOW) para cada aquisição com base na linha de base do escopo do projeto, definindo apenas a parte do escopo do projeto que será incluída no contrato associado

contente

Descrever os produtos, serviços ou resultados a serem adquiridos com detalhes suficientes para permitir que o potencial vendedor determine se tem a capacidade de fornecer tais produtos, serviços ou resultados (informar o vendedor sobre suas próprias necessidades)

Equivalente a: uma declaração de escopo de trabalho para trabalho terceirizado

incluir

Especificações, quantidades necessárias, níveis de qualidade, dados de desempenho, período de desempenho, local de trabalho e outros requisitos

Esboço do Trabalho (TOR)

Para aquisição de serviços

contente

1. As tarefas que o contratante precisa realizar e a coordenação necessária

2. Padrões aplicáveis que os empreiteiros devem cumprir

3. Os dados precisam ser enviados para aprovação

4. Uma lista detalhada de todos os dados e serviços fornecidos pelo Comprador à Contratada, quando aplicável, que serão utilizados para a execução do Contrato

5. Cronograma para envio e revisão (ou aprovação) dos resultados iniciais

3. Documentos de licitação

efeito

Solicitando propostas de potenciais vendedores

Fatores a serem considerados ao escolher um vendedor

Preço (como na compra de produtos comerciais ou padrão)

Freqüentemente, os termos concurso, proposta ou cotação são usados

Outros fatores (como capacidades técnicas ou métodos técnicos)

Freqüentemente, termos como proposta são usados

Classificação

1. Solicitação de Informações (RFI)

Exigir que o vendedor forneça mais informações sobre os bens e serviços a serem adquiridos

Apenas informações, geralmente seguidas de um convite para cotação ou proposta

2. Solicitação de Cotação (RFQ)

Os fornecedores são obrigados a fornecer informações adicionais sobre como a demanda será atendida e/ou quanto custará

3. Solicitação de Proposta (RFP)

Surge um problema no projeto e a solução é difícil de determinar

Sendo o documento de “convite” mais formal, está sujeito a regras rígidas de aquisição em relação ao conteúdo, prazos e respostas do vendedor.

Qual convite escolher depende dos produtos ou serviços necessários

Desenvolvido pelo comprador, que deve especificar o formato da resposta, a declaração de trabalho relevante da aquisição e os termos contratuais exigidos

Deve tornar mais fácil para os potenciais vendedores dar uma resposta precisa e completa (para o vendedor preparar os documentos de resposta) e também deve ser fácil para o comprador avaliar a resposta do vendedor.

O nível de complexidade e detalhe deve ser proporcional ao valor da aquisição e aos riscos associados

4. Tomar ou comprar decisão

Use a análise de produção ou compra para determinar se uma determinada parte do trabalho é melhor realizada internamente pela equipe do projeto ou se precisa ser obtida de fontes externas.

5. estimativa de custo independente

Sua própria estimativa (lance base)

Para compras maiores, a organização de compras pode preparar sua própria estimativa independente ou contratar um avaliador profissional externo para produzir uma estimativa de custos e usá-la como referência para avaliar a proposta do vendedor.

Discrepâncias significativas entre a cotação do vendedor e a linha de base estimada podem indicar que a declaração de trabalho da aquisição é falha ou pouco clara, ou que o potencial vendedor não entendeu ou não respondeu integralmente à declaração de trabalho da aquisição.

6. Critérios de seleção de fornecedores

Critérios de avaliação de propostas (declarados nos documentos de licitação)

incluir

Capacidades e potencial; custos do produto e custos do ciclo de vida; conhecimentos e métodos técnicos relevantes; natureza da organização; experiência de gestão de planos de transferência de conhecimento, incluindo planos de formação, etc.

Para projetos internacionais, os critérios de avaliação também podem incluir requisitos de “conteúdo local”, como ter nacionais entre os principais funcionários propostos para diferentes critérios, pontuações numéricas, códigos de cores ou descrições escritas podem ser usadas para demonstrar que o vendedor atende aos requisitos da organização compradora; . grau de necessidade

Estes critérios fazem parte de um sistema de ponderação em que todas as propostas são classificadas com uma pontuação ponderada, a fim de determinar a ordem das negociações e a celebração de um contrato com um determinado vendedor.

3. pedido de mudança

As decisões relativas à aquisição de bens, serviços ou recursos podem resultar em pedidos de alteração; outras decisões durante o planeamento da aquisição também podem resultar em pedidos de alteração;

4. Arquivos de projeto (atualizados)

1. Lições aprendidas Registrar

Atualizado para documentar quaisquer lições aprendidas relacionadas a regulamentações e conformidade, coleta de dados, análise de dados e análise de seleção de fornecedores

2. Lista de marcos

Uma lista dos principais marcos que indicam quando o vendedor precisa entregar resultados

3. documento de requisitos

Requisitos técnicos que o vendedor precisa atender

4. Matriz de Acompanhamento de Requisitos

Conecte os requisitos do produto desde a origem até as entregas que atendam aos requisitos

5. registro de riscos

Depende da organização do vendedor, da duração do contrato, do ambiente externo, do método de entrega do projeto, do tipo de contrato escolhido e do preço final acordado

Qualquer vendedor selecionado acarreta riscos especiais

6. Cadastro de partes interessadas

Atualização para registrar quaisquer informações adicionais sobre as partes interessadas, especialmente reguladores, signatários de contratos e pessoal jurídico

5. Ativos de processos organizacionais (atualizado)

Informações sobre vendedores qualificados

Dada a natureza jurídica da aquisição, o conteúdo da tabela acima não deve ser visto como descrições prescritivas, mas sim como um esboço geral do tipo e conteúdo dos documentos necessários para orientar a implementação do processo de aquisição. Os requisitos organizacionais, ambientais e legais determinarão o tipo e o conteúdo da documentação especificamente exigida para o projeto

Implementar compras

Visão geral do processo

definição

É o processo de obtenção de respostas do vendedor, seleção do vendedor e celebração do contrato

efeito principal

Selecione um vendedor qualificado e assine um acordo legal relativo à entrega de bens ou serviços

Precisa ser realizado regularmente durante todo o projeto

O produto final deste processo é um acordo assinado, incluindo um contrato formal

digitar

1. plano de gerenciamento do projeto

1. plano de gerenciamento de escopo

Descreva como o escopo do trabalho será gerenciado, incluindo o escopo do trabalho pelo qual o vendedor é responsável

2. plano de gerenciamento de demanda

Descrever como os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados. Também pode incluir como o vendedor gerenciará os requisitos que devem ser implementados no âmbito do contrato

3. plano de gerenciamento de comunicação

Descreva como ocorre a comunicação entre compradores e vendedores

4. Plano de gerenciamento de riscos

Os componentes de um plano de gerenciamento de projeto que descrevem como as atividades de gerenciamento de riscos do projeto serão programadas e implementadas

5. Plano de Gestão de Aquisições

Contém atividades que devem ser realizadas durante o processo de aquisição

6. plano de gerenciamento de configuração

Define quais itens de configuração são itens de configuração, quais itens de configuração exigem controle formal de alterações e o processo de controle de alterações para esses itens de configuração

Incluir o formulário e o processo do vendedor para conduzir o gerenciamento de configuração, de modo que seja consistente com a abordagem adotada pelo comprador

7. base de custo

Inclui o orçamento para conduzir a aquisição, os custos para gerenciar o processo de aquisição e os custos para gerenciar o vendedor

2. arquivos de projeto (Classificado por saída do processo)

1. Reúna requisitos

documento de requisitos

Requisitos técnicos que o vendedor precisa atender

2. Desenvolva um plano de progresso

Cronograma do projeto

Determine as datas de início e término das atividades do projeto, incluindo atividades de aquisição. Também estipula a data final de entrega do contratante

3. Identifique os riscos

registro de riscos

Depende da organização do vendedor, da duração do contrato, do ambiente externo, do método de entrega do projeto, do tipo de contrato escolhido e do preço final acordado

Qualquer vendedor selecionado acarreta riscos especiais

4. Identifique as partes interessadas

Cadastro de partes interessadas

Contém todos os detalhes relacionados às partes interessadas identificadas

5. Conhecimento em direção e gerenciamento de projetos

Lições aprendidas Registrar

3. Documentos de aquisição

definição

Os documentos de aquisição são uma variedade de documentos escritos usados para chegar a acordos legais, que podem incluir documentos mais antigos, anteriores ao início do projeto atual.

incluir

1. Documentos de licitação

Inclui um convite para informações, um convite para propostas, um convite para cotações ou outros documentos enviados ao vendedor para facilitar a preparação de documentos de resposta pelo vendedor

2. Declaração de trabalho de compras

Explique claramente os objetivos, necessidades e resultados ao vendedor para que ele possa dar uma resposta quantitativa adequada

3. estimativa de custo independente

Pode ser elaborado interna ou externamente e utilizado para avaliar a razoabilidade das propostas apresentadas pelos licitantes

4. Critérios de seleção de fornecedores

Descrever como as propostas dos licitantes serão avaliadas, incluindo critérios de avaliação e ponderações

Para mitigar o risco, um comprador pode decidir celebrar acordos com vários vendedores, a fim de reduzir perdas se um único vendedor der errado e afetar o projeto geral.

4. proposta do vendedor

Incluir documentos de licitação

Uma proposta preparada por um vendedor em resposta a um pacote de compras que contém informações básicas que serão utilizadas pela equipe de avaliação para selecionar um ou mais licitantes (vendedores)

Se o vendedor apresentar uma proposta de preço, é melhor pedir-lhe que separe a proposta de preço da proposta técnica

A equipe de avaliação analisa cada proposta com base nos critérios de seleção de fornecedores e seleciona o fornecedor que melhor atende às necessidades da organização de compras.

5. fatores do ambiente de negócios

6. ativos de processos organizacionais

Ferramentas e técnicas

1. parecer especializado

Avaliação de propostas, negociação, áreas funcionais relacionadas, como finanças, engenharia, design, desenvolvimento, gestão da cadeia de suprimentos, etc.

2. anunciar

Macio

definição

É a comunicação com usuários ou potenciais usuários sobre produtos, serviços ou resultados.

efeito

Expanda a lista existente de vendedores potenciais

A maioria das agências governamentais exige que os anúncios de aquisições sejam divulgados publicamente ou que as informações sobre propostas de contratos governamentais sejam publicadas on-line.

3. reunião de licitantes

macio

Também conhecida como reunião de contratantes, reunião de fornecedores ou reunião pré-licitação, uma reunião entre um comprador e um vendedor potencial antes que o vendedor apresente uma proposta

Propósito

Garantir que todos os potenciais licitantes tenham uma compreensão clara e consistente dos requisitos de aquisição Entenda e garanta que nenhum licitante receberá tratamento especial

ata da reunião

As perguntas e respostas levantadas durante a reunião (o questionador não precisa registrar), sugestões e outros conteúdos serão registrados e compilados em documentos e, finalmente, utilizados como documentos complementares aos documentos de licitação.

4. análise de dados

avaliação de propostas

Avaliação da proposta

Avaliar as propostas para determinar se elas respondem completa e adequadamente aos documentos de licitação, à declaração de trabalho da aquisição, aos critérios de seleção de fornecedores e a outros documentos incluídos no pacote de licitação

5. Habilidades interpessoais e de equipe

Negociação de compras

definição

Refere-se a esclarecer a estrutura do contrato, os direitos e obrigações das partes e outros termos antes de assinar o contrato para que ambas as partes possam chegar a um consenso

sinal final

O comprador e o vendedor assinaram um documento contratual ou outro acordo formal que seja executável por ambas as partes

Negociador

líder

O membro da equipe de compras com autoridade para assinar o contrato

participantes

O gerente do projeto e outros membros da equipe de gerenciamento do projeto podem participar das negociações e fornecer a assistência necessária

saída

1. vendedor selecionado

um ou mais

definição

O licitante considerado o mais competitivo na avaliação da proposta ou avaliação de propostas

Para compras mais complexas, de alto valor e de alto risco, o vendedor selecionado será submetido à aprovação da alta administração da organização antes da adjudicação do contrato.

2. protocolo

contrato

definição

é um acordo vinculativo para ambas as partes

efeito

Forçar o vendedor a fornecer produtos, serviços ou resultados específicos, forçar o comprador a pagar a remuneração correspondente ao vendedor;

Uma relação comprador-vendedor legalmente protegida é estabelecida

conteúdo principal

1. Declaração de trabalho de aquisição ou entregas principais

2. Um cronograma, marco ou data especificada em um cronograma

3. relatório de desempenho

4. Preços e condições de pagamento

5. Critérios de inspeção, qualidade e aceitação

6. Garantia e suporte ao produto de acompanhamento

7. incentivos e punições

8. Seguros e garantias de desempenho

9. Aprovação de subcontratados subordinados

10. Termos e Condições Gerais

11. Processamento de solicitação de alteração

12. Disposições de Rescisão e Resolução Alternativa de Litígios

Nota de embalagem, o vendedor selecionado deve assinar um acordo!

3. pedido de mudança

Solicitações de mudança no plano de gerenciamento do projeto, seus subplanos e outros componentes

4. Plano de gerenciamento do projeto (atualizado)

1. plano de gerenciamento de demanda

Os requisitos do projeto podem mudar devido aos requisitos do vendedor

2. plano de gestão da qualidade

O vendedor pode propor padrões de qualidade alternativos ou soluções alternativas que afetem os métodos de gestão da qualidade especificados no plano de gestão da qualidade

3. plano de gerenciamento de comunicação

Depois de selecionar um vendedor, o plano de gestão da comunicação precisa ser atualizado para registrar as necessidades e métodos de comunicação do vendedor.

4. Plano de gerenciamento de riscos

Cada contrato e vendedor apresenta riscos únicos que exigirão um plano de gerenciamento de riscos atualizado e riscos específicos devem ser registrados em um registro de riscos

5. Plano de Gestão de Aquisições

O plano de gestão de aquisições pode precisar ser atualizado com base no resultado da negociação e assinatura do contrato

6. Linha de base do escopo

A estrutura analítica do projeto e as entregas na linha de base do escopo precisam ser explicitamente consideradas ao executar atividades de aquisição

Este processo pode resultar em alterações em qualquer ou em todas as entregas

7. linha de base do progresso

Se as mudanças nas entregas do vendedor impactarem o desempenho geral do cronograma do projeto, o cronograma da linha de base poderá precisar ser atualizado e aprovado para refletir as expectativas atuais

8. base de custo

Durante a entrega do projecto, os preços dos materiais e da mão-de-obra do empreiteiro podem mudar frequentemente com o ambiente económico externo, e essas mudanças precisam de ser reflectidas na linha de base dos custos.

5. Arquivos de projeto (atualizados)

1. Lições aprendidas Registrar

Documente os desafios encontrados durante a implementação da aquisição, possíveis soluções alternativas e o que funcionou

2. documento de requisitos

Requisitos técnicos que o vendedor precisa atender

3. Matriz de Acompanhamento de Requisitos

À medida que os fornecedores são integrados ao plano do projeto, podem ser necessárias alterações no registro de requisitos e na matriz de rastreamento com base nas capacidades do fornecedor específico.

4. Calendário de recursos

Os calendários de recursos relacionados à programação podem precisar ser atualizados com base na disponibilidade do vendedor

5. registro de riscos

Depende da organização do vendedor, da duração do contrato, do ambiente externo, do método de entrega do projeto, do tipo de contrato escolhido e do preço final acordado

Cada vendedor selecionado traz riscos especiais e durante o processo de assinatura do contrato devem ser feitas alterações no registro de riscos para refletir os riscos específicos que cada vendedor traz

6. Cadastro de partes interessadas

Contém todos os detalhes relacionados às partes interessadas identificadas, o registro das partes interessadas precisa ser atualizado após a celebração de um acordo com um vendedor específico

6. Ativos de processos organizacionais (atualizado)

Lista de vendedores potenciais e pré-qualificados, experiência relevante de trabalho com vendedores, incluindo prós e contras, etc.

Controle de compras

Visão geral do processo

definição

É o processo de gerenciamento de relacionamentos de compras, monitoramento do desempenho do contrato, implementação de mudanças e correções necessárias e fechamento de contratos

efeito principal

Garantir que compradores e vendedores cumpram os acordos legais e atendam às necessidades do projeto

Precisa ser realizado durante todo o projeto

Tanto os compradores como os vendedores têm objectivos semelhantes na administração dos contratos de aquisição, e cada parte deve garantir que ambas as partes cumprem as suas obrigações contratuais e que os seus respectivos direitos legais são protegidos.

Tanto o comprador quanto o vendedor são responsáveis pela gestão do contrato de compra

Para projetos maiores com múltiplos fornecedores, um aspecto importante da gestão de contratos é gerenciar a comunicação entre os vários fornecedores.

Dada a importância jurídica dos contratos, muitas organizações encaram a gestão de contratos como uma função organizacional separada do projecto. Portanto, o gestor de aquisições pode ser um membro da equipa do projecto, mas normalmente também reporta ao gestor de gestão de contratos de outro departamento.

A qualidade dos controlos de aquisições, incluindo a independência e a credibilidade das auditorias de aquisições, é um factor determinante da fiabilidade do sistema de aquisições

Os controles de aquisição podem ser mais eficazes se o contrato prever o pagamento com base nos resultados e entregas do projeto, em vez de nos insumos do projeto, como horas de trabalho.

Antes da celebração do contrato, se ambas as partes chegarem a um consenso, o acordo pode ser modificado a qualquer momento de acordo com a cláusula de controlo de alterações do acordo. As alterações ao acordo são geralmente registadas por escrito.

digitar

1. plano de gerenciamento do projeto

1. plano de gerenciamento de demanda

Descrever como os requisitos do contratante serão analisados, documentados e gerenciados

2. Plano de gerenciamento de riscos

Descrever como as atividades de gerenciamento de risco iniciadas pelo vendedor são estruturadas e implementadas

3. Plano de Gestão de Aquisições

Especifica as atividades que precisam ser realizadas no controle do processo de aquisição

4. plano de gerenciamento de mudanças

Contém informações sobre como lidar com alterações iniciadas pelo vendedor

5. linha de base do progresso

Se o atraso no cronograma do fornecedor afetar o desempenho geral do cronograma do projeto, o cronograma poderá precisar ser atualizado e aprovado para refletir as expectativas atuais.

2. arquivos de projeto (Classificado por saída do processo)

1. Desenvolver o termo de abertura do projeto

Registro hipotético

Suposições documentadas feitas durante o processo de aquisição

2. Orientação no gerenciamento do trabalho do projeto

Lições aprendidas Registrar

As lições aprendidas no início do projeto podem ser usadas no futuro para melhorar o desempenho do contratante e os processos de aquisição

3. Reúna requisitos

documento de requisitos

Requisitos técnicos que o vendedor precisa atender

Matriz de Acompanhamento de Requisitos

Conecte os requisitos do produto desde a origem até as entregas que atendam aos requisitos

4. Definir atividades

Lista de marcos

Uma lista dos principais marcos que indicam quando o vendedor precisa entregar resultados

5. Qualidade de gestão

relatório de qualidade

Usado para identificar processos, procedimentos ou produtos do vendedor não conformes

6. Identifique os riscos

registro de riscos

Depende da organização do vendedor, da duração do contrato, do ambiente externo, do método de entrega do projeto, do tipo de contrato selecionado e do preço final acordado

Cada vendedor selecionado traz riscos especiais

7. Identifique as partes interessadas

Cadastro de partes interessadas

Inclui informações sobre as partes interessadas identificadas, como membros da equipe do contrato, vendedores selecionados, especialistas que assinaram o contrato e outras partes interessadas envolvidas na aquisição

3. Documentos de aquisição

Contém registros de apoio completos usados para gerenciar o processo de aquisição, incluindo declarações de trabalho, informações de pagamento, informações de desempenho do trabalho do empreiteiro, planos, desenhos e outras correspondências

4. protocolo

Um acordo é alcançado por duas partes e inclui um entendimento unânime das obrigações de cada parte. Verifique o contrato relevante para confirmar a conformidade com seus termos e condições

5. dados de desempenho no trabalho

Contém dados do vendedor relacionados ao status do projeto, tais como: desempenho técnico de atividades iniciadas, em andamento ou concluídas, custos incorridos ou investimentos realizados ao vendedor;

6. Solicitação de alteração aprovada

O contrato está sujeito a alterações, incluindo modificações nos termos e condições do contrato, como modificações na declaração de trabalho da aquisição, preços e descrição de produtos, serviços ou resultados

Em projetos e conjuntos de programas complexos, as solicitações de mudança podem ser iniciadas por um vendedor participante do projeto e ter impacto sobre outros vendedores participantes do projeto. A equipe do projeto deve ter a capacidade de identificar, comunicar e resolver mudanças que impactem o trabalho de vários vendedores

7. fatores do ambiente de negócios

8. ativos de processos organizacionais

Ferramentas e técnicas

1. parecer especializado

2. Gestão de sinistros

alegar

Se o comprador e o vendedor não chegarem a acordo sobre a compensação pela alteração, ou discordarem sobre se a alteração deve ocorrer, então a alteração solicitada torna-se uma alteração contestada ou uma alteração potencialmente construtiva.

As alterações contestadas acima são chamadas de reivindicações

Se não forem resolvidos adequadamente, podem se transformar em disputas e, eventualmente, levar a queixas

Ao longo do ciclo de vida do contrato, as reclamações são normalmente registadas, processadas, monitorizadas e geridas de acordo com os termos do contrato.

A negociação é o método preferido para resolver todas as reclamações e disputas

3. análise de dados

1. avaliação de desempenho

Medir, comparar e analisar o desempenho de qualidade, recursos, cronograma e custos em relação ao acordo para revisar o desempenho do trabalho contratado (revisar o desempenho do vendedor)

2. Análise de Valor Agregado (EVA)

Calcular variações de cronograma e custo e índices de desempenho de cronograma e custo para determinar o grau de desvio das metas

3. análise de tendências

Pode ser usado para preparar estimativas na conclusão (EAC) sobre o desempenho dos custos para determinar se o desempenho está melhorando ou piorando

4. examinar

definição

Refere-se à revisão estruturada do comprador sobre o trabalho que está sendo executado pelo empreiteiro, que pode envolver uma simples revisão das entregas ou uma revisão no local do próprio trabalho.

Inspeção da Parte A dos resultados entregáveis da Parte B

5. auditoria

revisão independente

definição

Revisão estruturada do processo de aquisição

Os direitos e obrigações relacionados com a auditoria devem ser claramente definidos no contrato de aquisição

Auditoria da Parte A de todo o seu processo de aquisição

Verifique a Parte B e audite você mesmo

saída

1. Documentos de aquisição

Aquisição encerrada

O comprador, geralmente por meio de seu administrador de compras autorizado, fornece ao vendedor uma notificação formal por escrito de que o contrato foi concluído.

Fechar solicitação

Os requisitos para o encerramento formal de uma aquisição, geralmente estabelecidos nos termos e condições do contrato e incluídos no plano de gestão de aquisições

incluir

Todas as entregas foram entregues no prazo, com qualidade e de acordo com os requisitos técnicos; não há reclamações ou faturas pendentes e todos os pagamentos finais foram efetuados.

A equipe de gerenciamento do projeto deve aprovar todas as entregas antes de fechar a aquisição

2. Documentos de Aquisição (atualizados)

atualizar conteúdo

Todo o cronograma usado para apoiar o contrato, alterações contratuais propostas, mas não aprovadas, e solicitações de alterações aprovadas

Documentação técnica preparada pelo vendedor e outras informações de desempenho do trabalho, tais como: status das entregas, relatórios de desempenho e garantias do vendedor, documentos financeiros (incluindo faturas e registros de pagamento) e resultados de inspeção relacionados ao contrato

3. informações sobre desempenho no trabalho

O status de desempenho do trabalho que está sendo executado pelo vendedor

Inclui a conclusão da entrega e a realização do desempenho técnico em comparação com os requisitos do contrato, bem como os custos incorridos e o reconhecimento do trabalho concluído em comparação com o orçamento do SOW

4. pedido de mudança

Solicitações de mudança no plano de gerenciamento do projeto, seus subplanos e outros componentes podem ser feitas durante o processo de Controle de Aquisições

Mudança presumível

definição

Refere-se a uma situação em que durante a execução de um contrato, quando ocorre uma mudança entre as duas partes, uma parte do contrato deixa de informar a outra parte com base nos fatos reais, e o iniciador da mudança será responsável por os prejuízos causados à parte sujeita à alteração.

As alterações propostas, mas não resolvidas, podem incluir instruções emitidas pelo comprador ou ações tomadas pelo vendedor que a outra parte acredita constituir uma alteração construtiva no contrato.

Como as alterações construtivas podem ser contestadas entre as partes e dar origem a reclamações de uma parte contra a outra, as alterações construtivas devem geralmente ser especificamente identificadas e documentadas na correspondência do projeto.

5. Plano de gerenciamento do projeto (atualizado)

1. Plano de gerenciamento de riscos

Cada acordo e vendedor apresenta riscos únicos e, se ocorrer um risco significativo e imprevisto durante a execução do contrato, o plano de gestão de riscos poderá precisar ser atualizado

Riscos específicos devem ser registrados em um registro de riscos

2. Plano de Gestão de Aquisições

Contém atividades que precisam ser realizadas durante o processo de aquisição e podem exigir atualizações no plano de gerenciamento de aquisições com base no desempenho do trabalho executado pelo vendedor

3. linha de base do progresso

Se o fornecedor fizer alterações significativas no cronograma que afetem o desempenho geral do cronograma do projeto, o cronograma da linha de base poderá precisar ser atualizado e aprovado para refletir as expectativas atuais.

Os compradores devem estar cientes dos atrasos no progresso de um vendedor, o que pode ter repercussões no trabalho de outros vendedores

4. base de custo

6. Arquivos de projeto (atualizados)

1. Lições aprendidas Registrar

Documentar e atualizar técnicas e medidas que possam efetivamente manter e corrigir o escopo, o cronograma e o custo do trabalho de aquisição

Se já tiver ocorrido uma reclamação, devem ser registadas informações relevantes para evitar uma recorrência, bem como outras informações sobre como melhorar o processo de aquisição.

2. Requisitos de recursos

À medida que o trabalho do empreiteiro avança, os requisitos de recursos precisam de mudar quando a execução do trabalho não cumpre o plano original.

3. Matriz de Acompanhamento de Requisitos

Atualizar a matriz de monitoramento de requisitos para registrar os requisitos implementados

4. registro de riscos

Depende da organização do vendedor, da duração do contrato, do ambiente externo, do método de entrega do projeto, do tipo de contrato selecionado e do preço final acordado

Cada vendedor selecionado traz riscos especiais

5. Cadastro de partes interessadas

À medida que o trabalho avança durante a fase de execução, os empreiteiros e fornecedores podem mudar e as alterações devem ser registadas no registo das partes interessadas

7. Ativos de processos organizacionais (atualizado)

1. Arquivo de aquisição

2. Planos e solicitações de pagamento

3. Documento de avaliação de desempenho do vendedor

4. Atualização da lista de vendedores pré-qualificados

Alguns vendedores podem ser desqualificados e retirados da lista devido ao mau desempenho, portanto esta lista deve ser atualizada com base nos resultados do processo de controle de compras

5. Lições aprendidas Base de conhecimento