Gerenciamento e controle de projetos, saída "Tabela de gerenciamento de riscos", "Tabela de status do projeto", "Tabela de alterações do projeto"
Controle do escopo do projeto, controle de mudanças de requisitos, controle de cronograma, controle de custos, controle de qualidade, controle de comunicação, controle de riscos
O controle de risco é um processo contínuo
O que realmente garante a segurança são processos e mecanismos razoáveis.
O trabalho do gerente de projeto durante a fase de inicialização do projeto
Na fase inicial do projeto, o gestor do projeto deve manter a calma (às vezes suportando a pressão) e primeiro resolver os requisitos, planos e modelos de trabalho. Problemas que podem ser resolvidos em um dia nesta fase às vezes levam três meses para serem resolvidos durante a fase de execução do projeto.
❶ Primeiro, esclareça as necessidades e o que fazer? Por que fazê-lo? Como verificar e aceitar? Quais são os critérios de aceitação?
❷ Em seguida, obtenha autorização da alta administração, estabeleça uma equipe de trabalho e implemente os recursos necessários.
❸ Por fim, esclarecer a divisão interna do trabalho, mecanismos e processos de trabalho.
O sinal de conclusão da fase de arranque do projecto não é a reunião de arranque (talvez na forma), mas sim que os requisitos são claros, a autorização é obtida e o processo e mecanismo são determinados.
O que o gerente de projeto faz durante a fase de planejamento do projeto
Como coordenar e comprometer? Existem princípios orientadores? Sim: Compreender as verdadeiras motivações é a base da comunicação, e ser orientado para os negócios é a base do compromisso.
O trabalho do gerente de projeto durante a fase de execução do projeto
Mas não importa o estilo, o mais importante é encontrar um “senso de ritmo”, o que significa que você empurra as coisas para frente em vez de ser empurrado pelas coisas.
Como encontrar esse ritmo parece ser um tema relativamente “misterioso”, mas existe um padrão básico: o médio e longo prazo dependem de marcos, e o curto prazo depende do ciclo de relatórios, que é a reunião regular do projeto.
O gerente de projeto tem duas listas importantes, uma é a lista de riscos e a outra é a lista de problemas. Estas duas tabelas são o que deve ser discutido em todas as reuniões regulares e também são um mecanismo para implementar o plano do projeto em ação.
Controle de riscos com base no ciclo de relatórios do projeto
O mecanismo de risco não garante necessariamente que os problemas não ocorram, mas garante que a ocorrência de problemas possa ser reconhecida o mais cedo possível e que contramedidas possam ser tomadas em tempo hábil.
Para muitos problemas, no final das contas não há solução, mas se você souber disso com antecedência, terá uma solução.
Mencionamos que o gerente de projeto possui duas tabelas, uma é a “tabela de riscos” e a outra é a “tabela de problemas”. A situação ideal é que a maioria dos problemas apareça na “tabela de riscos” e na “tabela de problemas”. pouco conteúdo. Se o contrário for verdade, seu projeto se transformou em um pesadelo.
O trabalho do gerente de projeto na fase de encerramento
O trabalho relacionado à aceitação começa desde o primeiro dia do projeto. Não espere até que o nó de aceitação se aproxime para comunicar requisitos detalhados, critérios de aceitação e métodos aos usuários.
Quanto à documentação, este é um trabalho que muita gente não gosta. Enfatizo apenas que muito trabalho aparentemente sem sentido no nível “pessoal” é muito valioso no nível “organizacional”. Muito trabalho de documentação consiste em acumular ativos de processo para a organização, portanto, os gerentes de projeto devem aprender a trabalhar de acordo com o processo arquitetônico da organização.
Sobre a documentação do projeto
Os documentos do projeto não devem apenas cumprir os requisitos internos para especificações de documentos, mas também ser valiosos para as partes interessadas relevantes. Ao mesmo tempo, e mais importante ainda, devem ser capazes de ajudá-lo a atingir os objetivos desejados.
Comunicação entre departamentos do projeto
Algumas ideias incorretas:
Eles certamente farão o que devem fazer (eles têm muitos motivos para não fazê-lo);
Se o líder lhes pedir para fazer algo, eles certamente cooperarão (as instruções dos líderes em vários níveis ou departamentos podem não ser consistentes);
Uma vez escrito no plano, eles certamente o concluirão no prazo.
Gestão interdepartamental dos membros do projeto
Se o gerente do projeto é muito fraco e é difícil para você influenciar o salário e a promoção dos membros da equipe, então por que os membros do projeto deveriam ouvi-lo?
Você precisa convencer a todos sobre suas habilidades, atitude e até mesmo caráter.
Manter comunicação adequada com a administração.
Mudanças no projeto
Não é realista eliminar completamente as mudanças, mas há pelo menos algumas coisas que você deve se esforçar para fazer:
❶ Na etapa de requisitos, procure esclarecer ao máximo os requisitos;
❷ Durante a fase de execução, seguir rigorosamente o processo de controle de mudanças;
❸ Ajuste a documentação conforme ocorrerem alterações.
A demanda obtida por meio de canais indiretos costuma ser seriamente distorcida e é difícil para você compreender os verdadeiros pensamentos dos clientes.
O gerente de projeto pode não ter o direito de rejeitar certas solicitações de mudança dos clientes, mas exige que o cliente acompanhe o processo e submeta as mudanças ao nível correto para tomada de decisão.
Padronização do gerenciamento de projetos
O sistema pode ser rígido, mas em muitos casos só pode ser “rigidizado primeiro e otimizado depois”. A rigidez é na verdade um processo de padronização. Se você espera “otimizar” desde o início, na verdade muitas vezes não é otimização, mas “simplificação”, que disfarçada retorna ao estado caótico de luta entre si.
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