Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.

Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi kinerja birokrasi.

berdasarkan bentuk fisiknya

berdasarkan masalahnya

berdasarkan pemiliknya

berdasarkan sifatnya

berdasarkan fungsinya

Map Snelhecter

Hanging Map/Map Gantung

Stopmap Folio

Ordner

Map Folder

Box Arsip

Guide Arsip

Numerator

Perforator

Rak Arsip

Lemari Arsip

Filing Cabinet

Stapler

Label Arsip

Alat Sortir

Alat Penyimpanan Berputar

Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

Sistem Wilayah (Geographical Filling System)

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula.

Penyeleksian arsip inaktif

Pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan

Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan

Serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif

Pembakaran. Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi memakan waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

Pencacahan. Pemusnahan arsip dengan cara ini dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu, melainkan dapat dilakukan secara rutin tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin pencacah kertas.

Penghancuran. Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya karena bahan kima yang digunakan dapt melukai pericikannya mengenai badan.

catatan kantor adalah dokumen tertulis yang mengandung data atau fakta mengenai kejadian tertentu yang menyangkut Peusahaan. Kejadian tersebut direkam dalam catatan kantor yang sangat diperlukan dalam setiap tahap kegiatan perusahaan untuk membantu proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Sistem Buku Agenda

Sistem Kartu Kendali

Catatan kantor adalah laporan  tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian untuk disimpan. Dengan demikian catatan kantor bisa disebut sebagai data dan digunakan pada setiap fase kegiatan sebagai dasar untuk menarik kesimpulan.

Catatan tentang Keuangan

Catatan tentang Program

Catatan tentang Produksi

Catatan tentang Sumber Daya

Catatan tentang Pegawai

Menyediakan data-data dan fakta yang bersifat akurat sehingga pimpinan tidak perlu mengingat-ingat dan menduga-duga yang sifatnya meragukan

Untuk mengorientasikan kegiatan ,catatan-catatan kantor dapat diketahui sampai di mana perkembangan dan kemajuan organisasi.

Sebagai dasar pembuatan kebijakan, dengan analisa, sintesa, dan penafsiran, maka dapat dibuat kebijaksanaan yang akan datang

Memenuhi persyaratan UU, catatan kantor memberikan bukti-bukti yang sah dan mengandung makna perlindungan hukum.

Menentukan kelemahan dan kelebihan organisasi.

Catatan kantor membantu petugas untuk melakukan koreksi (inspeksi).

Formulir

Surat/korespondensi

Laporan

pengertian sistem adalah suatu kesatuan, baik obyek nyata atau abstrak yang terdiri dari berbagai komponen atau unsur yang saling berkaitan, saling tergantung, saling mendukung, dan secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien.

Data merupakan sebuah fakta mentah atau rincian peristiwa yang belum diolah, dan terkadang tidak dapat diterima oleh akal pikiran dari penerima data tersebut, maka itu data harus diolah terlebih dahulu menjadi informasi untuk dapat di terima oleh penerima.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang sudah dapat diterima oleh akal pikiran penerima informasi yang nantinya bisa digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi sendiri dapat berupa hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan juga bisa suatu hasil pengolahan sistem informasi komputerisasi

sekelompok atau sekumpulan proses dimana data dapat diolah, dianalisis, dan ditampilkan supaya data tersebut menjadi berguna untuk kebutuhan pengambilan suatu keputusan.

Business Intelligence System (BIS)

Executive Information System (EIS)

Customer Relationship Management (CRM)

Sales Force Automation System (SFA)

Financial Accounting System (FAS)

Knowledge Management System (KMS)

Marketing Information System (MkIS)

Supply Chain Management System (SCM)

Transaction Processing System (TPS)

Human Resource Management System (HRMS)

Semua kegiatan pencatatan, pengetikan, pengeditan, atau kegiatan memasukkan data baik fisik maupun non fisik/ logis. Data fisik dapat berupa CD, disket, flashdisk atau tempat penyimpanan lainnya. Data yang akan dimasukan atau input perlu diperhatikan dengan baik dan teliti karena akan mempengaruhi keluaran atau output nantinya. Data yang dimaksud bisa bermacam dan beragam bergantung pada kebutuhan perusahaan atau organisasi.

Suatu sistem pengecekan intern dapat didefinisikan sebagai koordinasi suatu sistem akun dan prosedur terkait sedemikian rupa sehingga seorang pegawai yang melaksanakan tugasnya secara independen dan terus menerus tercek (teruji) oleh pekerjaan pegawai lain tentang elemen tertentu yang mencakup kemungkinan adanya kecurangan.

Sebuah pedoman tata laksana setiap kegiatan perkantoran yang berjalan yang mengenai siapa pelaku aktivitas tersebut, apa, bagaimana serta dimana aktivitas tersebut dilakukan yang hal tersebut bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu

Prosedur Primer

Prosedur Sekunder

Prosedur Sederhana

Prosedur Kompleks

Prosedur Protokoler

Menjamin kelancaran arus informasi dalam urutan yang benar

Menghindari kemungkinan kecurangan

Menyediakan batas pengendalian yang tepat

Memungkinkan penyisipan informasi yang hilang sesuai dengan persyaratan system

Memberikan informasi yang tepat kepada supervisor dan manajer dengan tepat waktu

Mengonfirmasi persyaratan hukum

Memasukkan informasi tambahan yang dianggap perlu

Menyesuaikan informasi yang tidak akurat

Keterbatasan Perencanaan

Keterbatasan Kekakuan

Keterbatasan Situasi

Keterbatasan Integrasi

Fleksibel

Adaptable

Systematic

Fungsional

Sederhana

Resourceful

Responsif

Menggunakan konsultan untuk melakukan pengembangan sistem yang akan digunakan

Manajemen puncak membuat sebuah komite untuk mengembangkan sistem

Dalam organisasi yang lebih kecil, manajer kantor diberikan tugas analisis sistem untuk mengembangkan sistem

Sebuah departemen atau bagian terpisah dibuat untuk mengembangkan sistem

Deskriptif, cara yang paling sederhana sehingga prosedur yang dituliskan juga merupakan prosedur yang sederhana yang tidak memerlukan simbol-simbol khusus

Chart, prosedur kerja yang dibuat dalam bentuk gambar atau simbol bertujuan agar terlihat lebih sederhana begi pelaksana sehingga lebih mudah dipahami dan diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari.

Definisi

Dasar Organisasi

Elemen Struktur Organisasi

Unsur Pokok

Organisasi Staff (hanya ada pucuk pimpinan dan staf)

Organisasi Lini (Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuatan tunggal)

Organisasi Fungsioanal ( susunan berdasarkan fungsi - fungsi yang ada)

Prinsip Tujuan

Prinsip Kesatuan fungsi

Prinsip Fungsional

Prinsip Kesederhanaan

Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab

Prinsip Laporan pada Pimpinan Tunggal

Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan

Prinsip Jangakauan Pengawasan

DEFINISI

RUANG LINGKUP

CIRI PEKERJAAN KANTOR

TATA USAHA SEBAGAI PEKERJAAN PERKANTORAN

TUJUAN