MindMap Gallery Leading and managing individual and team mind maps
The EdrawMind-drawn mind map on Leading and Managing Individuals and Teams offers a comprehensive visual representation of essential concepts in leadership and team management. This detailed visualization covers aspects such as leadership styles, team dynamics, and effective communication strategies. Each node within the mind map elaborates on the key principles and skills required for successful leadership and team management. EdrawMind's user-friendly interface and diverse style options ensure the mind map's clarity and professional presentation. Serving as a management guide, this mind map is valuable for leaders, managers, and individuals seeking insights into optimizing their leadership and team collaboration skills.
Edited at 2021-12-19 14:19:29CHƯƠNG 4 LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ CÁC CÁ NHÂN VÀ ĐỘI (Leading and Managing individuals and teams)
1. Lãnh đạo và quản lý
Mục đích và quy trình quản lý
Nhà quản trị (Manage)
Là người biết sử dụng "nguồn lực" của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đề ra
Hay nói cách khác là người biết cách "dùng người" để hoàn thành công việc.
Là người sắp xếp, quản lý, vận dụng các nguồn lực để mọi việc trở nên suôn sẻ
Tuy nhiên nhà quản trị giỏi chưa chắc trở thành nhà lãnh đạo giỏi
Nhà lãnh đạo (Leader)
Là người có khả năng ảnh hưởng người khác đi theo tư tưởng và đường lối của họ
Khiến cho người khác sùng bái, tin tưởng
Tác động của họ có thể thay đổi nhận thức và suy nghĩ của cả một thế hệ người hay một quốc gia.
Họ có thể là những nhà lãnh đạo tốt, cũng có thể là những nhà độc tài bị cả thế giới lên án, nhưng không ai có thể phủ nhận cái tài của họ.
Sự cần thiết của quản lý
Phải đặt mục tiêu cho tổ chức
Phải theo dõi tiến độ và kết quả để đảm bảo đáp ứng các mục tiêu
Phải kiểm soát và duy trì các giá trị doanh nghiệp, đạo đức và nguyên tắc hoạt động
Phải quan tâm đến lợi ích của chủ sở hữu và các bên liên quan
Quyền hạn trong tổ chức
Là phạm vi và số lượng quyết định được trao cho một người để đưa ra quyết định dựa vào vị trí mà người đó nắm giữ trong tổ chức.
Nghĩa vụ
Trách nghiệm
Sự ủy quyền
Đào tạo
Động viên
Đánh giá
Các quyết định
Quyền hạn và quyền lực
Quyền hạn là quyền được làm gì đó
Quyền lực là khả năng làm được việc đó
Quyền lực và sự ảnh hưởng
Sự ảnh hường: là quá trình một người trong tổ chức sửa đổi hành vi hoặc thái độ của người khác. Một cá nhân có khả năng ảnh hưởng đến hành động của người khách mà không cần đến các quyền hạn trong tổ chức
Các loại quyền lực
Thể chất
Tài nguyên
Thông qua cưỡng chế
Khen thưởng
Thông qua vị trí
Chuyên gia
Tham chiếu
Tiêu cực
Các học thuyết quản trị
Trường phái quản trị cổ điển
Henry Fayol
Lập kế hoạch
Tổ chức
Giao việc
Kết nối
Kiểm soát
Hạn chế không đề cập đến
Động viên
Giao tiếp
Frederick W Taylor
Phát triển công việc khoa học thật sự
Lựa chọn khoa học và phát triển sự tiến bộ của người lao động
Áp dụng các kỹ thuật để lập kế hoạch, đo lường và kiểm soát công việc để đặt được năng suất tối đa
Sự hợp tác thường xuyên và mật thiết giữ người quản lý và người lao động
Henry Fayol và Taylor đặt mục tiêu quản trị "khoa học" lên hàng đầu
Nhấn mạnh việc có tổ chức, có kế hoạch, làm việc bài bản, khoa học.
Không quan tâm đến yếu tố con người, cảm xúc.
Trường phái quan hệ con người
Quan hệ giữ người với người quyết định đáng kể đến hiệu quả công việc
Giao tiếp: Networking, giao thiệp xã hội, mở rộng quan hệ rất quan trọng trong giới kinh doanh, tài chính
Trường phái quản trị hiện đại
Peter Drucker: Quy trình quản lý
Nhiệm vụ quản lý
Quản lý một doanh nghiệp
Quản lý nhà quản lý
Quản lý nhân viên và công việc
Quy trình quản lý
Thiết lập mục tiêu cho tổ chức
Tổ chức công việc
Động viên và truyền đạt thông tin
Đo lường công việc
Phát triển con người
Mintzberg: Vai trò của người quản lý - 3 vai trò quản lý và 10 kỹ năng cần học tập để phát triển bản thân
Giao tiếp ứng xử
Đi đầu
Lãnh đạo
Liên lạc
Thông tin
Giám sát
Phát ngôn viên
Tuyên truyền
Ra quyết định
Doanh nhân
Xử lý xáo trộn
Phân bổ tài nguyên
Đàm phán
Lãnh đạo
Được xác định là:
Hoạt động gây ảnh hưởng đến mọi người để sẵn sàng phấn đấu cho các mục tiêu của nhóm
Ảnh hưởng giữa các cá nhân được thực hiện trong một tình huống và được chỉ đạo, thông qua trong quá trình giao tiếp.
Kotter lập luận rằng lãnh đạo và quản lý liên quan đến 2 cách hành động riêng biệt.
Quản lý
Là việc đối phó với các sự phức tạp
Có thể được thực hiện dựa trên các nguồn lực, dự án...
Lãnh đạo
Là việc đối phó với sự thay đôi
Chỉ được thực hiện trên con người
Kotter đưa ra cách tiếp cận như sau
Vấn đề
Cảm nhận
Thay đổi
Kỹ năng lãnh đạo quan trọng đối với nhà lãnh đạo giỏi
Khả năng kinh doanh
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề
Quản lý thời gian và quản lý con người
Kỹ năng tự phát triển
Các học thuyết lãnh đạo
Học thuyết tính cách
Đặc điểm về thể chất
Drive
Energy
Appearance
Đặc điểm tính cách
Adaptability
Anthusiasm
Self - confident
Đặc điểm xã hội
Co - operation
Tact
Courtesy
Học thuyết về phong cách lãnh đạo
Trường phái quản lý Ashridge: 4 phong cách lãnh đạo
Chuyên quyền
Thuyết phục
Tư vấn
Dân chủ
Ưu điểm
Khuyến khích tham gia vào công việc chung
Mở rộng góc nhìn và quan điểm
Giải quyết vấn đề hiệu quả hơn
Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Thích hợp với nhiều môi trường doanh nghiệp
Nhược điểm
Bất đồng quan điểm
Trì hoãn ra quyết định
Nguy cơ giải pháp kém chất lượng
Blake and Mouton: Cân bằng giữa con người và nhiệm vụ
1.1 (impoverished) Poor management
1.9 (country club) People management
9.1 (task) Task management
5.5 (middle road) Middle of the road management
9.9 (team) Best management
Học thuyết dự phòng lãnh đạo
Fiedler
Tùy vào hoàn cảnh, nhà lãnh đạo thành công phải thỏa mãn 3 yếu tố
Công việc
Con người
Quyền lực
Có 2 dạng nhà lãnh đạo
Psychologically distant managers (PDMs)
Psychologically close managers (PCMs)
John Adair: Lãnh đạo tập trung hành động
Yêu cầu của tập thể
Vai trò trong công việc
Nhu cầu của bản thân
Bennis: Sự khách biệt giữa quản lý và lãnh đạo
Transactional manager: Quan hệ đôi bên chỉ mang tính "giao dịch"
Transformational leader: Quan hệ đôi bên mang tính "tình cảm"
Để đạt được mức độ "Transformational" nhà lãnh đạo cần các yếu tố sau
Lòng tin
Bất đồng và xung đột
Tài nguyên
Yếu tố bên ngoài
Heifetz: Lãnh đạo phân tán
Nhà lãnh đạo có 2 sự lựa chọn trước sự biến đổi không ngừng của xã hội
Technical change: Thay đổi kỹ thuật
Adaptive change: Thay đổi thích nghi
2. Tuyển dụng và chọn lọc
Tuyển dụng và chọn lọc ứng viên là hai hoạt động cốt lõi của lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực (HRM)
Qúa trình tuyển dụng là một phần của kế hoạch xây dựng nguồn nhân lực của tổ chức
Quy trình tuyển dụng hiệu quả đảm bảo cho công ty có đủ lao động với những kỹ năng phù hợp
Quy trình tuyển dụng
Phân tích nhu cầu công việc
Invitation
Family
Friends
Coworkers
Invitation accepted
Family
Friends
Coworkers
Xác định mẫu người phù hợp
Tuyển dụng là việc đăng thông tin, thu hút các ứng viên tiềm năng
Chính sách đa dạng hóa
Tuyển nội bội
Tuyển bên ngoài
Chọn lọc
Chính sách công bằng
Lọc hồ sơ
Xem xét hồ sơ
Kiểm tra
Phỏng vấn
Công việc đề nghị
Hợp đồng lao động
Đào tạo nhân viên mới
3. Cá nhân, nhóm và đội
Cá nhân
Hành vi ứng xử của từng cá nhân trong doanh nghiệp là kết quả của tất cả các yếu tố sau
Tính cách
Chức vụ
Quan điểm
Thái độ
Vai trò: Mỗi cá nhân cần có hành vi ứng xử tương ứng
Lợi ích của thái độ làm việc tốt
Thành công trong sự nghiệp
Tiềm năng được đảm nhiệm các vị trí lãnh đạo
Hiệu quả làm việc nhóm cao hơn
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp
Cách để luôn giữ thái độ tốt trong công việc
Luôn giữ thái độ tích cực
Luôn hướng đến giải pháp
Luôn thể hiện thái độ chuyên nghiệp
Chủ động trong mọi vấn đề
Nhóm
Là chỉnh thể gồm các cá nhân có quan hệ với nhau trong tứng nhóm xã hội trên cơ sở những quan điểm chung về nhu cầu lợi ích trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, tư tưởng. Từ đó hình thành nên các gia đình, lớp học, cơ quan, xí nghiệp, câu lạc bộ,...
Hiệu ứng đồng tâm hiệp lực (Synergy)
Tập thể hiệu quả (Cohensive Group) cấn có 5 yếu tố
Mục tiêu
Vai trò
Kỹ năng
Thống nhất
Nhận biết
Nhóm chính thức và nhóm không chính thức
Đội
Là một tập thể các cá nhân với những khả năng, năng lực, kinh nghiệm và nền tảng giáo dục khác nhau cùng đến với nhau vì mục đích chung. Bên cạnh sự khác biệt của mỗi cá nhân, mục tiêu chung ấy mang lại sợi chỉ xuyên suốt khẳng định rằng họ là một đội
Vai trò của đội
Nhóm Người hành động
Người lập kế hoạch (Shaper - SH)
Người thực hiện (Implementer - IMP)
Người theo dõi tiến độ (Completer finisher - CF)
Nhóm Người giỏi quan hệ
Điều phối viên (Coordinater - CO)
Người làm việc theom nhóm (Team worker - TW)
Người sáng tạo (Resource investigator)
Nhóm Người giỏi tư duy
Người có nhiều ý tưởng (Plant - PL)
Người giỏi phân tích (Monitor evaluator - ME)
Chuyên gia (Specialist - SP)
Phân loại đội
Nhiều phòng ban
Nhiều kỹ năng
Đội ảo
Phát triển đội
GĐ 1: Thành lập đôi
GĐ 2: Sóng gió
GĐ 3: Chuẩn mực
GĐ 4: Thể hiện
Các nhà nghiên cứu sau đã thêm vào hai giai đoạn của mô hình Tuckman
Chuyển tiếp
Điều chỉnh
Đội thành công
Các yếu tố để thành công
Độ hiệu quả
Sự phối hợp
Sự hài lòng
Một đội thành công thường
Nhỏ, ít thành viên, thân thiết
Tình nguyện, cùng chung chí hướng
Hợp tác trong khoảng thời gian ngắn
Thoải mái, không bị gượng ép
Khi thành công, phần thưởng được chia theo quy tắc.
Profit sharing: Phân chia theo lợi nhuận
Gain sharing: Phân chia theo giá trị cống hiến bỏ ra
Employee share option: Phân chia cổ phiếu
6. Đánh giá hiệu quả công việc
Quản lý và đánh giá hiệu quả
Quản lý hiệu quả (Performance management) nhằm mục đích có được một kết quả tốt hơn thông qua việc đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân.
Đánh giá hiệu quả (Performance assessment) có thể được sử dụng trong khen thưởng nhưng cũng được sử dụng để xác định tiềm năng
Quy trình quản lý hiệu quả
B1: Từ kế hoạch kinh doanh, xác định các yêu cầu và kế hoạch cần thiết để thực hiện
B2: Lập thỏa thuận về hiệu quả, xác định kỳ vọng cá nhân và tệp thể.
B3: Đưa ra kế hoạch hiệu quả và phát triển kế hoạch cá nhân. Báo cáo hành động cần thuyết để cải thiện hiệu quả trong công việc hiện tại, được thông qua bởi quản lý của công ty
Các lĩnh vực hoạt động mà cá nhân thấy cần phát triển
Những vấn đề các nhân và quản lý đồng ý để nâng cao hiệu quả
Sáng kiến phát triển đào tạo
Bước 4
Các nhà quản lý có thể so sánh hiệu quả thực tế với đánh giá tạm thời vào các thời điểm khác nhau trong năm
Hiệu quả cao cần đươợc động viên bởi lời khen ngợi, công nhận vàtăng trách nhiệm. Xử lý kịp thời các kết quả hiệu quả thấp, cập nhật kế hoạch làm việc khi cần thiết.
B5: Đánh giá hiệu quả: Tại các khoảng thời gian xác định trong năm cần đánh giá lại hiệu quả so với kế hoạch nhằm để xem xét các vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai
Kế hoạch doanh nghiệp
Xét thưởng
Đánh giá hiệu quả
Đánh giá tiềm năng
Các tiêu chí đánh giá
Cam kết
Năng lực
Chi phí
Nhất trí
Báo cáo đánh giá
Báo cáo đánh giá của chủ doanh nghiệp
Bảng tự đánh giá của nhân viên
Kỹ thuật đánh giá
Phỏng vấn
Xếp hạng
Tổng thể
Hành vi thái độ
Theo định hướng kết quả
Maier's interview: Phương pháp phỏng vấn
Phong cách nhân viên bán hàng
Phong cách chuyên gia tâm lý
Phong cách chuyên gia tư vấn
Kết luận
Ý kiến phản hồi
Để phản hồi hiệu quả cần chú ý
Tránh định kiến nhìn việc không nhìn người
Đóng góp theo hướng xây dựng chứ không phải để chỉ trích
Nêu điểm tốt trước, nói giảm nhẹ điểm chưa tốt
Dùng hậu quả để thuyết phục
Đánh giá cụ thể rõ ràng, tránh chung chung hay khó hiểu.
Hành động tiếp theo.
Vấn đề/ Rào càn
Rào cản 1: Xem nhẹ việc đánh giá
Rào cản 2: Thiếu phối hợp hay thiếu công bằng
Rào cản 3: Yếu tố con người
Đánh giá hiệu quả
Khen trước, chê sau
Có bằng chứng
Mưa dầm thấm lâu
Lắng nghe
Gạt bỏ thành kiến
5. Đào tạo và phát triển.
Khái niệm
Theo Michael Armstrong
Training (Đào tạo): được thực hiện trong hiện tại, học thông qua các sự kiện hay chương trình, hay bản thân công việc, tập trung vào các kỹ năng, cách ứng xử, cách làm việc hiệu quả.
Education (Giáo dục): được thực hiện trong tương lai gần, tập trung về kiến thức, giá trị cuộc sống, các ngành chuyên môn.
Development (Phát triển): hướng tới tương lai xa, phát triển tiềm năng, đột phá giới hạn của một người, thay đổi lớn về chất
Học là một quá trình
Chính thức
Không chính thức
Bất ngờ
Đào tạo
Quy trình đào tạo nhân viên
Xác định mục tiêu của việc huấn luyện
Xem xét cần đào tạo kỹ năng gì
Đưa ra chương trình huấn luyện thích hợp
Áp dụng chương trình
Đánh giá hiệu quả việc huấn luyện so với mục tiêu ban đầu
Phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo
Hiệu quả công việc
Đào tạo chủ yếu để tăng hiệu quả công việc.
Đánh giá hiệu quả của việc trước và sau khi được huấn luyện để xem xét việc huấn luyện có thực sự hữu ích không
Tính chất công việc
Công việc khác nhau đòi hỏi kỹ thuật khác nhau, cách đánh giá hiệu quả khác nhau
Nên thiết kệ việc huấn luyện phù hợp theo tính chất và mô tả công việc
Cấu trúc công ty
Đối với huấn luyện chung cho toàn thể nhân viên, bất kể phòng ban, cần tập trung đào tạo chủ lực về các yếu tố quyết định sự thành bại (critical success factor), chiến lược lâu dài
Đào tạo ngoài giờ
Học online
Học buổi tối
Học luân phiên
Học bằng ngày phép
Học bằng tài trợ
Đào tạo trong công việc
Luân chuyển công việc
Tạm đề bạt lên chức
Trợ lý
Làm dự án
Đào tạo nhân viên mới
Tham gia toàn bộ các bộ phận, phòng ban. Giới thiệu làm quen với mọi người
Giới thiệu, hướng dẫn về an toàn lao động, nội quy, chính sách, các vấn đề thường gặp trong công việc
Chỉ định một số đồng nghiệp hay người đi trước trợ giúp nhân viên mới khi cần
Đào tạo sơ bộ về công việc, quy trình hay tính chất đặc thù của vị trí tuyển dụng
Đánh giá việc đào tạo - Hamblin
L1: Reaction
L2: Learning
L3: Job behavior
L4: Organisation
L5: Untimate value
Giáo dục
Vai trò của bộ phận nhân sự
Chịu trách nhiệm tuyển người
Chịu trách nhiệm phát triển con người
Đánh giá khả năng và tiềm lực từng người
Đề nghị điều chuyển nhân sự khi thích hợp
Phương pháp học
Hành vi tâm lý
Tiếp cận nhận thức
Phong cách học
Học thuyết Honey & Mumford
Nhà lý luận (Theorist)
Nhà hoạt động (Activist)
Nhà quan sát (Reflector)
Nhà thực dụng (Pragmatists)
Học thông qua thực hành - David Kolb
Bốn giai đoạn học
Trải nghiệm (Experience) - Feel
Quan sát (Observation) - Watch
Thực hành (Experimentation) - Do
Tổng kết (Abstract & Formation) - Think
Bốn cách học
Hội tụ (Convergent): Think + Do
Đồng hóa (Assimilative): Watch + Think
Khác biệt (Divergent): Feel + Watch
Thích nghi (Accommodative): Feel + Do
Phát triển
Phát triển quản lý
Phát triển nghề nghiệp
Phát triển chuyên môn
Phát triển cá nhân
4. Tạo động lực cho cá nhân và nhóm
Khái quát về động lực
Động cơ là nguyên nhân gồm: tiền, quyền lực, quan hệ,... những điều thúc đẩy con người làm một việc gì đó
Động lực là sự thúc đẩy, ước muốn, nguyện vọng, sự mong đợi hay nguồn lực giúp ta theo đuổi điều gì đó.
Khen thưởng và đãi ngộ
Phần thưởng (Reward) là tiền hay các phần thưởng tương đương với tiền
Đãi ngộ (incentive) hứa hẹn đãi ngộ khác như thăng chức, công việc tốt hơn
Khen thưởng hiệu quả (Performance related pay)
Thiết kế công việc
C1: Thiết kế theo chiều dọc (Job enrichment)
C2: Thiết kế theo chiều ngang (Job enlargement)
C3: Thiết kế theo kiểu đổi việc (Job retation)
C3: Tối ưu việc (Job optimization)
Các học thuyết nội dung về động lực
Tháp nhu cầu của Maslow
Nhu cầu được thể hiện bản thân (Self actualization)
Nhu cầu danh vọng (Esteem needs)
Nhu cầu xã hội (Social needs)
Nhu cầu an toàn (Safety needs)
Nhu cầu sinh lý (Physiological)
Học thuyết hai yếu tố của Herzberg
Theo Herzberg con người có 2 sở thích chính (nhu cầu)
Nhu cầu tránh khó chịu được thỏa mãn thông qua các yếu tổ duy trì
Nhu cầu phát triển cá nhân được thỏa mãn bởi các yếu tố động viên
Theo lý thuyết Herzberg, các yếu tố vệ sinh liên quan đến môi trường nơi thực hiện công việc có thể là
Chính sách quản lý của công ty
Điều kiện làm việc bình thường
Thu nhập khá
Trạng thái
Mối quan hệ giữa các cá nhân với sếp, đồng nghiệp với cấp dưới
Mức độ kiểm soát trực tiếp công việc
Theo lý thuyết Herzberg, các yếu tố thúc đẩy là những yếu tố bên trong gắn liền với bản chất của công việc
Sự thành công
Thăng tiến trong sự nghiệp
Công nhận và phê duyệt kết quả công việc
Mức độ trách nhiệm cao đối với công việc đã thực hiện
Cơ hội và tăng trưởng kinh doanh
Để tạo động lực, người ta thường có 2 xu hướng:
Nghĩ tới điều tồi tệ sẽ xảy ra
Nghĩ tới những điều mình sẽ đạt được
Học thuyết về quá trình tạo động lực - Lỹ thuyết kỳ vọng của Vroom
Điều cốt lõi của thuyết này là hiểu được mục tiêu cá nhân và mối quan hệ giữa nỗ lực và thành tích, giữa thành tích và phần thưởng và cuối vùng là giữa phần thưởng và sự thỏa mãn mục tiêu cá nhân.
B1: Expectancy (Kỳ vọng)
B2: Instrumentality (Phương tiện)
B3: Valence (Giá trị)
Chọn cách tiếp cận động lực - Lý thuyết X và lý thuyết Y (McGregor)
Theory X
Con người
Có bản tính lười biếng, chỉ muốn làm việc ít
Thiếu chí tiến thủ, không dám gánh vác trách nhiệm, cam chịu để người khác lãnh đạo
Tự coi mình là trung tâm, không quan tâm đến nhu cầu tổ chức
Chống lại sự đổi mới
Các nhà quản lý hay có cách hành xử tiêu cực và cực đoan
Nhà quản lý không tin tưởng bất kỳ ai
Theory Y
Con người
Lười nhác không phải là bản tính bẩm sinh của con người nói chung
Lao động trí óc, lao động chân tay cũng như nghỉ ngơi, giải trí đều là hiện tượng của con người
Điều khiển và đe dọa không phải là biện pháp duy nhất thúc đẩy con người thực hiện mục tiêu của tổ chức
Tài năng con người luôn tiềm ẩn, vấn đề là làm sao để khơi dậy được tiềm năng đó
Con người sẽ làm việc tốt hơn nếu đạt được sự thỏa mãn cá nhân
Các nhà quản lý cho rằng việc tạo cơ hội, người lao động sẽ hết sức sáng tạo và tiến bộ trong công việc
Nếu cho người lao động quyền tự do thể hiện khả năng tốt nhất của mình mà không bị sàng lọc bởi các hướng dẫn, luật lệ quá chặt chẽ, họ sẽ có khả năng làm gia tăng năng suất lao động đáng kể
Nhà quản lý cũng tin rằng việc tạo ra những điều kiện làm việc tốt, gây cho người lao động hứng thú với công việc họ yêu thích, họ sẽ có những cống hiến tuyệt vời
Nhà quản lý cố gắng làm hết sức để giải phóng giúp người lao động khỏi các hàng rào ngăn cản sự thể hiện khả năng của bản thân họ